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Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

SICAPES Financeiro
Sistema Integrado CAPES
Manual do Usuário

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Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

Revisões

Data Versão Descrição Responsável


04/02/2001 1.0 Criação do Documento Alexandre Trovão
15/06/2011 1.5 Revisão do Documento – Adequação Alexandre Trovão
do documentos aos conceitos do AAE

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Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

ÍNDICE

LEGENDA.............................................................................................................5

1. INTRODUÇÃO..............................................................................................6

2. SIAFI..............................................................................................................6

3. FUNCIONALIDADES....................................................................................8
3.1. Fluxo Geral do Sistema.................................................................................................8

3.2. Receber SLR................................................................................................................ 11

3.3. Análise Financeira SLR............................................................................................... 12

3.4. Análise Contábil SLR.................................................................................................. 12

3.5. Geração de Documentos............................................................................................ 13

3.6. Documentos utilizados pelo Sistema........................................................................14

3.7. Encaminhamento ao Exterior.....................................................................................19

4. INTEGRAÇÃO COM OS SISTEMAS DA CAPES.....................................21

5. ITENS DE CONFIGURAÇÃO.....................................................................21
5.1. Cadastros...................................................................................................................................21

5.2. Programa de Trabalho.............................................................................................................21

5.3. Natureza de Despesa...............................................................................................................24

5.4. Plano Interno.............................................................................................................................26

5.5. Fonte de Recurso.....................................................................................................................29

5.6. Procedimento Financeiro...........................................................................................................29

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Fluxo Geral do Sistema...............................................................................9


Figura 2 - Perfis de Acesso.........................................................................................10
Figura 3 - Login no CONTRA......................................................................................11
Figura 4 - Dashboard...................................................................................................11
Figura 5 - Recebimento da(s) SLR(s).......................................................................12
Figura 6 - Análise da SLR...........................................................................................13
Figura 7 - Geração de Documentos..........................................................................14
Figura 8 - Lista de Credor...........................................................................................15
Figura 9 - Lista de Itens...............................................................................................16
Figura 10 - NE Dados Gerais.....................................................................................17
Figura 11 - NE Lista de Itens......................................................................................17
Figura 12 - NE Dados Específicos.............................................................................18
Figura 13 - NE Cronograma........................................................................................18
Figura 14 - Exterior.......................................................................................................19
Figura 15 - Exportar Arquivos.....................................................................................20
Figura 16 - Importação de Arquivo.............................................................................20
Figura 17 - Integração do Sistema.............................................................................21
Figura 18 - Programa de Trabalho.............................................................................22
Figura 19 - Função Orçamentária..............................................................................23
Figura 20 - Subfunção Orçamentária........................................................................23
Figura 21 - Atividade Orçamentária...........................................................................24
Figura 22 - Natureza da Despesa..............................................................................25
Figura 23 - Categoria econômica da despesa.........................................................25
Figura 24 - Grupo de natureza da despesa.............................................................25
Figura 25 - Modalidade de aplicação........................................................................26
Figura 26 - Elemento de despesa..............................................................................26
Figura 27 - Plano Interno.............................................................................................27
Figura 28 - Enquadramento da Despesa..................................................................27
Figura 29 - Nível Etapa de Ensino do PI...................................................................28
Figura 30 - Categoria de Apropriação.......................................................................28
Figura 31 - Público Alvo do PI....................................................................................29
Figura 32 - Fonte de Recurso.....................................................................................29
Figura 33 - Procedimento Financeiro........................................................................30
Figura 34 - Nota de Empenho - Amparo Legal........................................................31
Figura 35- Nota de Empenho - Inciso.......................................................................32
Figura 36 - Nota de Empenho - Tipo de Empenho.................................................32
Figura 37 - Nota de Empenho – Espécie do Empenho..........................................33
Figura 38 - Nota de Empenho - Espécie de Lista de Itens....................................33
Figura 39 - Nota de Empenho - Tipo de Lista de Itens...........................................34

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1. INTRODUÇÃO

O Módulo Financeiro do SICAPES é um sistema que necessita de


integração e comunicação com diversos sistemas da CAPES e do Governo.
Sua meta é acompanhar as informações de uma Solicitação de Liberação
de Recursos (SLR), dentre uma delas, controlar as informações de seu
pagamento.
Compreenderá:
 Integração com as áreas técnicas da CAPES;
 Integração online com o SIAFI;
 Agilidade no processo de pagamento de bolsas;
 Eliminar o retrabalho das áreas envolvidas;
 Diminui possibilidade de erros;
 Banco de Dados Corporativo;
 Gestão do fluxo de recebimento de SLR;
.

O SICAPES – Financeiro foi idealizado com o objetivo de unir as


áreas demandantes de solicitações de liberações de recursos (SLRs) à
Coordenação Geral de Orçamento e Finanças, com o fim de agilizar o processo
de recebimento e pagamento destas solicitações junto ao SIAFI, através do
registro online das operações orçamentárias e financeiras em tal sistema.

O Benefício para a CAPES é a integração entre as áreas técnicas


e o setor financeiro; integração on-line com o SIAFI, dando maior agilidade na
execução orçamentária e financeira da instituição, através da geração
automática de documentos necessários para efetivação do processo de
pagamento no SIAFI; diminuição do retrabalho; e diminuição da possibilidade
de erros.

2. SIAFI

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O SIAFI foi desenvolvido pela Secretaria do Tesouro Nacional e


pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) e é o sistema
responsável pelo controle e administração dos gastos públicos da União.
Trata-se de Sistema de acompanhamento das atividades
relacionadas com a Administração Financeira dos recursos da União. Ele
centraliza e uniformiza o processamento da execução orçamentária, recorrendo
a técnicas de elaboração eletrônica de dados, com o envolvimento das
unidades centrais e setoriais do Sistema. Participam também as UG’s
(Unidades Gestoras) e Entidades Supervisionadas, sob a supervisão técnica da
STN e sem prejuízo da subordinação hierárquica ministerial.
O resultado dessa integração abrange essencialmente a
programação financeira, execução contábil e a administração orçamentária. É
importante ressaltar que esses resultados são obtidos sem que a gestão seja
prejudicada. A centralização do processamento não introduz qualquer rigidez
ou restrição à realização das despesas pelos gestores.
O módulo Financeiro do SICAPES comunica-se com o SIAFI
através da importação de alguns dados como:
 Plano de Trabalho (Função Orçamentária,
Subfunção Orçamentária, Subatividade Orçamentária);
 Natureza de Despesa (Categoria Econômica, Grupo
de Despesa, Modalidade de Aplicação, Elemento de
Despesa);
 Plano Interno: (Enquadradamento de Despesa,
Nível de Etapa de Ensino do PI, Categoria da Apropriação,
Público Alvo do PI);
 Fonte de Recurso;
 Informações para uso nas Notas de Empenho
(Amparo Legal, Inciso, Tipo de Empenho, Espécie de
Empenho, Espécie de Lista de Item, Tipo de Lista de Item);
 Informações para uso nos Documentos Hábil
(Atividade Econômica, Categoria de Gasto, Esfera

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Orçamentária,Tipos de Documento de Arrecadação, Tipos de


Documento Hábil, Vinvulação de Pagamento);

A comunicação com o SIAFI através de exportação dos dados


(documentos). Dentre esses dados estão os de Nota de Dotação, Lista de
Credores, Lista de Itens, Nota de Empenho, Documento Hábil e Ordem
Bancária, os quais que são essenciais para operações de pagamento de
credores.

3. FUNCIONALIDADES
4. Fluxo Geral do Sistema
Abaixo está o Fluxo do Sistema, desde o Recebimento de uma
SLR, até o pagamento do credor:

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Figura 1 – Fluxo Geral do Sistema

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Figura 2 - Fluxo Módulo Financeiro

Abaixo, estão os perfis criados no sistema. Eles seguem a


estrutura organizacional presente na CGOF:

Figura 3 – Perfis de Acesso

Foi criado grupos de usuários, com cada grupo tendo o seu


gestor. Cada gestor administra (concede e tira permissões de acesso) o seu
grupo de usuários.
Os grupos com perfil superior terá acesso a todas as
funcionalidades do perfil filho conforme a estrutura da Figura 2. A descrição
dos grupos é a seguinte:
 Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças (CGOF)
 Coordenação de Finanças e Contabilidade (COF)

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 Divisão de Contabilidade (DCON)


 Divisão de Execução Orçamentária e Financeira (DEF)

Resumidamente, o fluxo do sistema se inicia quando a GCOF


recebe as SLRs oriundas de sistemas tais como SAC / SGB / CCEX / SAE,
faz uma pré-anãlise e a encaminha a para COF. Esta verifica a tipo de
despesa de cada SLRs, verifica suas deduções caso necessário, e
determinar os seus destinos.
Caso a SLR seja seja para pagamento no Exterior, então serão
gerados os arquivos de remessa para envio e pagamento ao Banco do
Brasil.
Após o recibo, o BB, com posse das informações, tratará do
pagamento aos bolsistas, e enviando, em seguida, um arquivo com
resultado do processamento do envio dos dados pelo Financeiro.
Caso não seja exterior, a DEF tratará da geração dos documentos
das SLRs até o pagamento dos credores.

5. Receber SLR

Após feito o login no sistema, conforme a Figura 4, surge a tela


de Dashboard que trará as Tarefas Pendentes com os passos percorridos
por uma SLR - Recebimento, Análise da SLR, Análise Contábil, Geração
de Documentos, etc - com suas quantidades respectivas, devidamente
consolidadas., conforme a Figura 4.

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Figura 4 – Login no CONTRA

Figura 5 - Dashboard

6. Análise Financeira SLR

Para realizar o fluxo da SLR foi criado o menu SLR, contendo as


opções correspondentes às diversas etapas do processo.

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Basicamente uma Solicitação irá ser recebida pela tela de


Recebimento da(s) SLR(s), conforme a Figura 5.

Figura 6 – Recebimento da(s) SLR(s)

7. Análise Contábil SLR

Após a SLR ser recebida, ela será encaminhada para Análise


Financeira que irá analisar e determinar se a SLR em questão será tratada
como proveniente de pagamento para o Exterior ou será enviada para
Geração de Documentos.

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Figura 7 – Análise da SLR

8. Geração de Documentos

Na opção de Geração de Documentos o usuário com perfil


autorizado irá inserir os documentos necessários para realizar a execução
da SLR. No momento em que o usuário encaminhar a SLR para execução,
os documentos necessários serão gerados com os valores já presentes,
vindos dos sistemas externos (SAC, SAC Exterior SGB), bastando que o
técnico verifique e altere os dados, caso seja necessário, antes de exportá-
los para o SIAFI. Dependendo do Tipo de Pagamento que irá ser feito, os os
documentos para o pagamento de bolsistas serão Nota de Dotação, Lista
de Credor, Lista de Itens, Nota de Empenho, Documento Hábil, Nota de
Lançamento e finalmente a Ordem Bancária. A opção de Acompanhamento
da SLR no menu terá a função de visualizar em que processo se encontra
determinada SLR ou conjunto de SLRs.

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Figura 8 – Geração de Documentos

Os fatos contábeis são escriturados através de códigos de


eventos que são informados em documentos padronizados pelo
sistema para esse fim, abaixo comentaremos os principais. Para
isto, o sistema possibilita que, para cada SLR, seja criada um
documento contábil, conforme a Figura 5.
Os outros fluxos de execução serão abordados nas próximas
etapas do projeto.

9. Documentos utilizados pelo Sistema

Nota de Dotação (ND) – Permite registrar


valores decorrentes de desdobramento, por Plano Interno e/ou por
Fonte de Recursos (quando detalhada), dos créditos previstos no OGU, bem
como a inclusão dos créditos nele não consignados.

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Lista de Credores (LC) – documento utilizado por todos os credores a


serem pagos numa determinada data, ainda que as contas bancárias dos
favorecidos estejam em diversos estabelecimentos bancários, através de
uma única OB - Ordem Bancária de Banco, e tendo como favorecido o
domicílio bancário da UG emitente.

Figura 9 – Lista de Credor

Lis ta de Itens (LI) – documento que cadastra os Itens a ser vinculados a


uma Nota de Empenho. Esta lista está dentro do Documento de Nota de
Empenho.

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Figura 10 – Lista de Itens

Nota de Empenho (NE) - utilizado para formalizar o empenho, ou seja, ao


comprometimento, no SIAFI das despesas autorizadas pelo Ordenador de
Despesas. Registra no sistema o primeiro ato de utilização do orçamento.
Pode ser feito também com a característica de “Reforço”, quando os
empenhos anteriores tiverem sido emitidos a menor, ou também de
“Anulação”, quando os empenhos anteriores tiverem sido emitidos a maior.

O documento de NE possui seus dados divididos nas seguintes abas, com


o intuito de melhor apresentação de sua informação:

 Dados Gerais;

Figura 11 – NE Dados Gerais

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 Lista de Itens;

Figura 12 – NE Lista de Itens

 Dados Específico;

Figura 13 - NE Dados Específicos


 Cronograma

Figura 14 - NE Cronograma

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Documento Hábil (DH) - é aquele que dá origem aos compromissos de


pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão (Nota de
Empenho, Contrato, Proposta de Programação Financeira etc.) ou de
realização (Nota Fiscal/Fatura, Recibo, Folha de Pagamento, Programação
Financeira Aprovada etc.).

Ordem Bancária (OB) - utilizado para pagamento da despesa,


transferências financeiras entre unidades, devolução de valores de
terceiros, transferências de recursos entre contas bancarias, etc. A OB é
utilizada para retirar recursos da conta bancária da Unidade Gestora, exceto
quando esses recursos forem referentes a tributos federais, neste caso
utilizam-se o DARF Eletrônico ou quando forem recursos do INSS a GPS –
Guia Eletrônica da Previdência Social).
A utilização da OB é obrigatória, uma vez que trata de desembolsos
financeiros, e evita também que esses recursos sejam retirados da conta
bancária da unidade gestora sem o respectivo registro no sistema, registro
esse que possui evento de máquina, pois é responsável pela lançamento a
crédito na conta única.

9.1. Encaminhamento ao Exterior

O envio de uma SLR ao Exterior é feito através da opção Exterior


que contém as opções: Exportar Arquivos, Importar Arquivos e Gerenciar
Arquivos.

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Figura 15 – Exterior

A opção Exportar Arquivos retorna uma lista contendo as SLRs


devidamente identificadas como de envio ao Exterior e que serão geradas
arquivos de envio ao Banco do Brasil, conforme mostra a Figura 11.

Figura 16 - Exportar Arquivos

Após ser o arquivo da(s) SLR(s) ser gerado, este será enviado ao
Banco do Brasil através da sua rede de comunicações privada VPN. Este
processará o arquivo e enviará um arquivo de retorno que será importado
ao sistema através da opção de Importar Arquivos.

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Figura 17 - Importação de Arquivo

10. INTEGRAÇÃO COM OS SISTEMAS DA CAPES

Figura 18 – Integração do Sistema

11. ITENS DE CONFIGURAÇÃO


11.1. Cadastros

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O sistema disponibiliza as informações básicas que o compõem,


como Programa de Trabalho, Natureza da Despesa, Plano Interno, Fonte de
Recurso, Procedimento Financeiro, Nota de Empenho, Documento Hábil e
Informações Gerais do Sistema.

11.2. Programa de Trabalho


Programa de Trabalho (PT) diz respeito a estrutura codificada
(funcional programática) que permite a elaboração e a execução
orçamentária, bem como o controle e acompanhamento dos planos
definidos pela Unidade para um determinado período para consultar
transação.
O PTRes – Plano de Trabalho Resumido – Corresponde à
codificação resumida do Programa de Trabalho. É o número que está
relacionado à ação de governo aquela despesa está vinculada.
A Figura 14 exibe os Programas de Trabalho exibidos em uma
consulta feita pelo usuário, o qual, se este for o gestor de grupo, poderá
alterar ou excluir a informação escolhida.

Figura 19 - Programa de Trabalho

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No sistema o Programa de Trabalho apresenta a uma


composição funcional em que contém Função Orçamentária (Figura 15),
Subfunção Orçamentária (Figura 16) e Subatividade Orçamentária (Figura
17).

Figura 20 - Função Orçamentária

Figura 21 - Subfunção Orçamentária

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Figura 22 - Atividade Orçamentária

11.3. Natureza de Despesa


Agregado de níveis da estrutura do Plano de Contas, que
identifica os gastos orçamentários.

Figura 23 - Natureza da Despesa

Formato: 3.3.90.30.xx, sendo composto pelos dados:

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 Categoria econômica da despesa 1º dígito:

Figura 24 - Categoria econômica da despesa

 Grupo de natureza da despesa 2º dígito:

Figura 25 - Grupo de natureza da despesa

 Modalidade de aplicação 3º e 4º dígitos:

Figura 26 - Modalidade de aplicação

 Elemento de despesa 5º e 6º dígitos:

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Figura 27 - Elemento de despesa

11.4. Plano Interno


Identifica o detalhamento orçamentário próprio de um órgão;
Instrumento de planejamento e de acompanhamento da ação planejada,
usado como forma de detalhamento do projeto/atividade, de uso exclusivo
de cada Ministério/órgão.
Abaixo a janela com informações do Plano Interno:

Figura 28 - Plano Interno

O Plano Interno tem o seguinte formato: 9.9999.9.99.99.9 e é


constituído por:
 Enquadramento de Despesa – 1º dígito (Figura 24)

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Figura 29 - Enquadramento da Despesa

 Subação Orçamentária – 2º ao 5º dígito


 Nível Etapa de Ensino do PI – 6º dígito (Figura 25)

Figura 30 - Nível Etapa de Ensino do PI

 Categoria de Apropriação – 7º e 8º dígito (Figura 26)

Figura 31 - Categoria de Apropriação

 Codificação Livre - 9º e 10º dígito

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 Público Alvo do PI – 11º dígito (Figura 27)

Figura 32 - Público Alvo do PI

11.5. Fonte de Recurso

Indica a origem dos recursos orçamentários transferidos para o


órgão e destinados a manutenção das atividades programadas. Abaixo a
janela para cadastro da Fonte de Recurso:

Figura 33 - Fonte de Recurso

11.6. Procedimento Financeiro

É a informação gerada a partir dos dados de:


 Plano Interno;
 Programa de Trabalho;
 Natureza de Despesa;
 Nível de Ensino;
 Fonte de Recurso;
 Tipo de Despesa;

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 Programa CAPES;

O Procedimento Financeiro é a referência para qualquer as


atividades seguintes do Sicapes-Financeiro. Antes de uma SLR ser
recebida pelo sistema, esta tem que ter o seu Procedimento Financeiro
devidamente cadastrado para que, posteriormente, possa ser executada.

Figura 34 - Procedimento Financeiro

11.7. Nota de Empenho


A Nota de Empenho é o documento utilizado para registrar as
operações que envolvem despesas orçamentárias realizadas pela
Administração Pública federal, ou seja, o comprometimento de despesa,
seu reforço ou anulação, indicando o nome do credor, a especificação e o
valor da despesa, bem como a dedução desse valor do saldo da dotação
própria.
Pode-se observar que a Nota de Empenho traz todas as
informações orçamentárias, contábeis e cadastrais para a execução da
despesa, a partir dos seguintes conceitos:

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 Amparo Legal
 Inciso
 Tipo de Empenho
 Espécie de Empenho
 Especie de Lista de Itens
 Tipo de Lista de Itens

Amparo Legal: Identifica a lei ou o decreto lei que regulamenta o


documento.

Figura 35 - Nota de Empenho - Amparo Legal

Inciso: informa o inciso atinente à modalidade de licitação a ser pesquisada;

Figura 36- Nota de Empenho - Inciso

Tipo de Empenho: Defini se o empenho terá valor Global, estimativo ou


ordinário.

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Figura 37 - Nota de Empenho - Tipo de Empenho

Espécie de Empenho: Especifica qual o a espécie de Empenho: exemplo:


Empenho de despesa, Reforço de Empenho, Anulação de Empenho,
Cancelamento de Empenho por falta de disponibilidade de caixa, Estorno
da Anulação do Empenho, ETC.

Figura 38 - Nota de Empenho – Espécie do Empenho

Espécie de Lista de Itens: Possíveis valores: Original, Reforço ou Anulação.

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Figura 39 - Nota de Empenho - Espécie de Lista de Itens

Tipo de Lista de Itens: Caracteriza a lista de item de uma NE segundo os


valores de Reforço, Anulação ou Despesa.

Figura 40 - Nota de Empenho - Tipo de Lista de Itens

11.8. Documento Hábil


E o documento cadastrado no sistema que gera compromissos de
pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão(Nota de Empenho,
Contrato, Proposta de Programação Financeira etc.) ou de Realização
(Nota Fiscal, Recibo, Folha de Pagamento, Programação Financeira
Aprovada etc).
É composto das seguintes informações:
 Atividade Econômica;
 Categoria de Gasto;
 Esfera Orçamentária;
 Situação do Documento Hábil;

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 Tipo de Documento de Arrecadação;


 Tipo do Documento Hábil;
 Vinculação de pagamento;

11.9. Sistema
Nesta opção encontram-se informações e configurações
essenciais para o funcionamento do sistema. São elas:
 Exercício Financeiro – Cadastro dos Exercícios
Financeiros;
 Bloqueio de Liberação – Quando uma SLR é aberta
por um usuário qualquer, esta recebe o status de NÃO
LIBERADA para o uso aos outros demais usuários. Neste
caso, o usuário sendo possuindo previlégios de administração,
ele poderá desbloquear o uso da SLR para qualquer outro
usuário.
 Erro de Envio ao BB – Tabela dos códigos e
descrição dos erros de possíveis ocorrências no envio de
dados ao Banco do Brasil no processo de pagamento de SLR
Exterior;
 Tipo de Despesa – Determina o tipo de despesa
dos fluxos padrões de pagamento;
 Tipo de Documento de Origem – Determina o tipo
de documento de Origem de uma SLR;
 Gestão -
 Unidade Gestora -
 Modalidade de Licitação -

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