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MIRIAM FUCKNER
Assistente Social
Dar voz e voto aos vários segmentos sociais, onde participam representantes do
poder público gestor da política em questão e beneficiários da política pública,
organizações não governamentais, movimentos sociais e profissionais ligados ao
tema. A conferência é um momento de debate para avaliar e propor melhorias na
gestão da política pública, por isso é importante garantir espaço para os diversos
segmentos da sociedade como jovens, mulheres, populações indígenas e de
comunidades tradicionais entre outros.
(POLIS:2003)
A gestão da maioria políticas públicas sociais é realizada pelos conselhos que são
formados em nível nacional, estadual e municipal. Alguns destes conselhos já prevêem
em sua organização a realização das conferências, em períodos de dois ou quatro
anos, dependendo de como está regulamentado. Nestes casos os conselhos começam
a se organizar para a realização da conferência, com antecedência.
a) Data e local do evento: Deve ser organizada com pelo menos 30 dias de
antecedência, observando-se os prazos definidos pela conferência nacional e
estadual. A escolha do local deve se feita levando em conta o número de
delegados e a capacidade financeira.
4. DOCUMENTAÇÃO
Para que uma conferência seja legitima, isto é tenha validade legal, há necessidade de
que a mesma seja documentada. Alguns documentos são importantes e têm prazos
para terem validade.
d) Convites para compor a Mesa de Abertura: Deve ser enviado no mínimo duas
semanas antes do evento, mandar junto programação. Solicitar confirmação.
5. NO DIA DA CONFERÊNCIA:
No dia da Conferência, os preparativos iniciam-se logo cedo, e há necessidade que as
responsabilidades estejam bem distribuídas entre as pessoas para que tudo ocorra de
forma organizada. Para isso é necessário observar alguns itens importantes:
5.1. CREDENCIAMENTO:
5.1.1 Dos Delegados: Caso as inscrições tenham sido feitas com antecedência dá
para levar a lista de presença pronta só para ser assinada. Se não foram feitas as
inscrições antes, levar listas com cabeçalhos prontos, para serem preenchidas e
assinadas no momento do recebimento do material. No momento do credenciamento
será necessário verificar os percentuais de participação da sociedade civil e poder
público e outros, conforme está previsto no regimento e regulamento.
Regra do centro métrico: Esta é a regra mais utilizada. A pessoa com maior hierarquia se
localiza no centro. A partir dela se localizam o restante alternando entre a direita e a esquerda,
começando pela direita. Nesse caso a quantidade de pessoas a serem chamadas deve ser
ímpar.
Como se determina a hierarquia das pessoas que participarão nessa disposição? Há duas
possibilidades:
Por Presidência: Pode ser unipessoal ou compartilhada. Pode estar dada por ser o anfitrião
do evento, a comissão organizadora ou quem eles decidirem que ocupará o “lugar de honra”.
Por precedência: É a disposição pelos méritos das pessoas. Pode dar-se segundo os níveis
de poder e de honras ou por cortesia (pela preeminência social, se participarem homens e
mulheres).
Ordem de Fala: Do menos importante para o mais importante. O Presidente da cerimônia
fecha o evento, dá a última palavra.
Fonte: http://protocolocomentarios.blogspot.com.ar/
Legenda:
1 – Presidente do ato ou maior autoridade
2 – Segunda maior autoridade
3 – Anfitrião (quando não for o presidente)
4 – Terceira autoridade na precedência
5 – Quarta autoridade
6 – n, n’ – ordem em que continua a
montagem, para mesas de 7 lugares, 9
lugares, etc.
Mesa com número par de lugares (para este tipo de mesa deve ser estabelecida uma
linha imaginária no centro da mesa).
Legenda:
1 – Presidente do ato ou maior
autoridade
2 – Anfitrião (quando não for o
presidente do ato)
3 – Segunda maior autoridade
4 – Terceira maior autoridade
5 – n, n’ – continuação da montagem
para 8, 10 pessoas, etc.
5.4. Debates:
O coordenador de cada mesa deverá conduzir os debates de forma a aproveitar o
máximo do tempo disponível, se tiverem muitas pessoas inscritas, juntar grupos de três
falas antes do palestrante se pronunciar, enquanto a platéia faz as perguntas o
coordenador vai direcionando as perguntas escritas para serem respondidas junto com
as que foram feitas oralmente.
5.5. Intervalos:
Os intervalos de lanche e de almoço devem ser combinados com o pessoal que está
coordenando as mesas para evitar que os lanches sejam servidos antes do término dos
trabalhos, dispersando os participantes e ou o contrário, no horário dos intervalos o
lanche não esteja pronto.
5. 6. Trabalhos de Grupo:
Tem por objetivo sintetizar os problemas levantados e formular propostas sobre a
política Municipal que está em debate, para um período determinado no Regimento.
Os trabalhos de grupo devem ser organizados conforme o tempo disponível para
realização dos mesmos.
Os temas a serem discutidos no grupo devem estar relacionados ao tema central e
subtemas da Conferência.
A conferência municipal deve seguir as orientações sobre a metodologia de trabalho,
determinadas pela Comissão Nacional e/ou Estadual.
Para facilitar a condução dos trabalhos, é necessário que a comissão organizadora
indique um relator para cada grupo, pois o mesmo será responsável pela leitura do
relatório do grupo na plenária final. Poderá ser escolhido pelo próprio grupo um
coordenador para atuar como mediador do grupo e garantir a participação de todos.
É interessante que os relatos sejam reunidos antecipadamente e se prepare um roteiro
de discussão sobre o tema. Embora cada grupo discuta um tema específico, quando
surgirem propostas de outros temas o relator deve anotar e incorporar ao relatório
específico.
Para dividir as pessoas em cada grupo, a comissão organizadora deverá ter alguns
cuidados:
Obedecer a paridade entre representantes da sociedade civil e poder público;
Distribuir os participantes e convidados em todos os grupos;
Distribuir os profissionais da área afeta ao tema e de outros órgãos conforme
sua ocupação no órgão;
Quem ficar responsável pelo credenciamento deve conhecer a divisão dos grupos.
A divisão dos grupos deve ser feita pela própria comissão organizadora.
Quando a inscrição for feita com antecedência, pode-se dar a oportunidade para o
delegado escolher o grupo que quer participar, não se esquecendo de observar a
paridade e número de pessoas.
Os relatórios dos grupos são apresentados através de leitura do relator de cada grupo,
obedecendo aos trâmites estabelecidos no regulamento da Conferencia.
6. RELATÓRIO FINAL
O Relatório Final é um documento que registra as decisões da Conferência, o mesmo
deve ser divulgado no Município e encaminhado cópia para as instâncias superiores da
conferência, conforme determinado pela Comissão Organizadora. É importante que as
instituições que participaram da Conferência, recebam uma cópia do relatório.
O relatório final deve apresentar as principais discussões da Conferência e detalhar
propostas apresentadas pelos diversos grupos.
Descreveremos a seguir alguns pontos que devem conter no relatório:
Introdução – colocando aspectos gerais de organização da Conferência e
metodologia;
Caracterização dos participantes na conferencia – resumo indicando número de
representantes da sociedade civil, do poder público, mulheres, homens e outras
características solicitadas pela comissão organizadora;
Resumos dos temas e subtemas apresentados – não é preciso descrever a fala
de todos os palestrantes e sim um resumo. É bom pedir a cada palestrante uma
síntese da sua apresentação;
Propostas - devem ser apresentadas todas as propostas de cada grupo,
organizadas por temas específicos;
Conclusão – deve-se fazer uma avaliação da Conferência;
Quando forem escolhidos os delegados para a Conferência Regional/territorial
ou Estadual, enviar a relação dos mesmos.
7. ANEXOS:
7.1. Modelo de Decreto de Convocação
DECRETO Nº
DECRETA,
RESOLVE.
Artigo 4º - A Conferência terá uma Comissão Organizadora que se responsabilizará por todas
as atividades de sua execução.
Artigo 7º - Serão realizadas (nº) Pré-Conferências nos bairros e distritos rurais que terão por
finalidade levantar os problemas por área geográfica e escolher os delegados da Conferência
Municipal.
Artigo 9º - Os relatos das Pré-Conferências farão parte do Plano Municipal e do Relatório Final
da Conferência Municipal.
Artigo 10º - Os demais delegados serão indicados pelas entidades legalmente constituídas no
Município.
REGULAMENTO INTERNO
Art. 1º – O presente Regulamento será aprovado pelos Delegados no início dos trabalhos do
dia XXXX, conforme programação da XXª Conferência Municipal de (nome da conferencia)
CAPITULO I - DO OBJETIVO
Art. 2º - XXª Conferência Municipal de (nome da conferencia) do (nome do município), tem por
finalidade propor diretrizes, prioridades e estratégias para a construção da política (nome da
política) e do Plano Municipal de (nome do Plano)
CAPÍTULO II - DA REALIZAÇÃO
Art. 13 - Os Grupos de Trabalho servirão para aprofundar a reflexão sobre cada um dos eixos
temáticos e elaborar propostas a serem discutidas e aprovadas na plenária final.
SEÇÃO II - DO PLENÁRIO
g) A aprovação das propostas se dará por maioria simples (50% mais 1) dos votos dos
delegados presentes, por contraste, recorrendo-se a contagem em caso de dúvida.
Art. 16: Encerrada a votação dos destaques do relatório final, a mesa procederá à leitura das
moções escritas em formulário próprio, até XX horas do dia XX aprovadas nos grupos de
trabalho ou contendo assinatura de no mínimo 30% do total das/os delegadas/os, facultando-se
tempo máximo de 2 minutos aos delegados, convidados que queiram manifestar-se a favor ou
contrariamente à moção, sendo reservado, posteriormente, o mesmo tempo para defesa.
Art. 20 - Nos casos conflitantes ou omissos deste Regimento Interno caberá recurso à
Comissão Executiva e, em última instância, à Plenária da (nome da conferencia).
Os certificados podem ser feitos na gráfica ou impresso no computador podendo ser usada
a marca d’água da Prefeitura ou a logo da Conferência.
CERTIFICADO
Certificamos que (nome) , participou da
FICHA DE INSCRIÇÃO
Nome
Endereço
Bairro Cidade CEP
Fone Fax
Profissão
Entidade que representa
REPRESENTAÇÃO:
( ) agricultor familiar; ( ) indígena; ( ) quilombola; ( ) faxinalense; ( ) pescador;
( ) juventude; ( ) mulheres;
Realizada de (período da
conferencia) FORMULÁRIO DE
MOÇÃO
1. Assunto:
2. DATA DE REALIZAÇÃO:
1. MUNICIPIO:
3. ENDEREÇO:
7 – Propostas:
1.
2.
3.
4.
5..
8 - DELEGADAS/OS ELEITAS/OS: