Dicas

Ajuda do Microsoft Access linha dos campos que serão a chave primária.
1 A Ajuda do Access é uma valiosa
ferramenta para iniciantes obterem in-
formações sobre os termos do mundo
dos banco de dados. Para utilizar esse recurso,
clique na caixa Digite uma pergunta, localizada
no canto superior direito da janela, digite ter-
mos relacionados ao assunto e pressione Enter.
Assistente de Banco de Dados
2 Se você pretende montar uma base
de dados para organizar informações e
nunca trabalhou com o Microsoft Offi-
ce, uma boa opção é o Assistente de Banco de
Dados. Com ele você cria bancos de dados sim-
ples rapidamente. Há vários modelos pré-con-
figurados, como Controle de Inventário, Des-
pesas, Gerenciamento de Contatos, Gerencia-
mento de Eventos e Inventário de bens.
Banco de dados exemplos
3 Nem todos os bancos de dados exemplos
mostrado na guia Banco de Dados estão
disponíveis no sistema. Caso tenha esco-
lhido um modelo de banco de dados e o Access so-
licite que você o instale, clique em Sim para iniciar a
instalação. Para essa tarefa, será necessário o CD do
Microsoft Office em sua unidade de CD-ROM.
Painel de tarefas
Mais consistência ao Banco de
9 Dados
Para que um banco de dados seja
mais consistente, é necessário que
sejam atribuídos os tipos de dados corretos para
cada campo. Ao designar o tipo data numérico
para o telefone, você oferecerá mais confiabili-
dade nas informações do banco.
Crie índices somente se necessário Livre-se de espaços vazios do
10 O Access faz a atualização de todos os
seus índices toda vez que um registro
15 seu Banco de Dados
Conforme atualizamos o banco
de qualquer tabela for incluído ou de dados, tabelas e registros
alterado. Por este motivo, evite criar índices des- são adicionados ou removidos. Com essa
necessários, pois eles podem tornar mais demo- constante mutação do Banco de Dados,
rada a entrada de dados em seu sistema. são criados espaços vazios no arquivo, que
passa a ocupar um tamanho maior do que
Exibir Lista de Campos no 15
o conteúdo real. Para eliminar esses vácuos,
11 modo Estrutura execute de tempos em tempos o comando
Com um formulário aberto no modo
Estrutura, você pode mostrar a Lista de
Compactar e Reparar Banco de Dados, que
pode ser acessado pelo menu Ferramentas,
Campos. Para isso, basta pressionar a tecla F8. Utilitários de Banco de Dados. Além de eco-
nomizar espaço, você ganha performance
Acessando bases externas no processamento de suas informações do
Banco de Dados.
12 Se a sua aplicação em Access precisa
acessar dados de outras fontes (como
os bancos de dados Paradox, dBase, Nome universal
FoxPro etc), é possível fazê-lo através da importa-
16 Para criar um vínculo com um arqui-

4 Caso o Painel de Tarefas não apareça, você

pode habilitá-lo por meio do menu Exibir,
Barra de Ferramentas, Painel de tarefas.
Maximizando janelas
ção de dados ou pela vinculação de tabelas. Para
importar tabelas, vá para Arquivo, Obter Dados
externos, Importar e indique a localização do
arquivo. Para vincular tabelas, acesse Arquivo,
Obter Dados Externos, Vincular tabelas.
vo de Banco de Dados em uma rede,
use preferencialmente nomes UNC
no formato \\nomedoservidor\nomedoarqui-
vo. Usando essa convenção, você evita que o
Banco de Dados fique indisponível, caso a letra

5 Clicar duas vezes na barra de título de uma

janela faz com que ela seja maximizada. Dados do Access no Word
do drive mapeado seja diferente para outro usu-
ário que faça uso do mesmo recurso.

Imprimindo somente o necessário

13 Mover tabelas do Access para o Word é fácil, bas-
ta estar com os dois programas abertos e arrastar
6 Fique atento ao clicar no botão Impri-
mir, pois o Access por padrão imprimirá
03 a tabela do Access para a página do Word.

o conteúdo completo da tabela (formu-

lário, consultas e relatórios, entre outros objetos)
que foi selecionada ou estiver aberta. Dessa forma,
sempre que quiser limitar os registros para impres-
são, escolha a opção Imprimir do menu Arquivo
e use os controles na janela que aparecer para
identificar exatamente o que deseja imprimir.

Teclas de atalho
7 Para ter a lista completa das teclas de
atalho do Access, digite atalhos do
teclado na caixa de texto Digitar uma
pergunta, tecle Enter e depois acesse os tópicos
correspondentes ao assunto na lista que aparecer.
Chave primária
Intercâmbio com o Outlook 17
14 A partir da versão 2000 do Access, você
pode importar dados do Outlook para
o programa. Para isso, vá para Arquivo,
Obter Dados Externos, Vincular tabelas. Em
17 Desative os assistentes
Se você for um usuário avançado
em Access e quiser desabilitar
os assistentes, faça o seguinte: na versão
2000, acesse o menu Ajuda e escolha Ocultar
Assistente. Para desativá-lo permanentemente,
clique nele com o botão direito do mouse e

8 Se você necessita criar uma chave

primária que envolva vários campos,
clique sobre as áreas desejadas man-
tendo a tecla Ctrl pressionada nos seletores de
Vincular, indique o tipo de arquivo e depois siga
as instruções. É importante ressaltar que, com os
dados vinculados, qualquer alteração efetuada nos
programas refletirá automaticamente em outro.
escolha Opções. Desabilite a caixa de seleção
Usar o assistente do Office. Com essa opção, o
assistente somente será mostrado por meio do
menu Ajuda, Mostrar Assistente.

2

18 Entrada de Dados
No Access, é possível visualizar apenas
as informações novas, sem misturá-las
com os dados previamente cadastrados. Para isso,
basta abrir uma tabela, acessar o menu Registros
e escolher Entrada de Dados. A partir de então,
só serão visualizados os registros recém-digitados.
Esse recurso é útil para controlar o número de
registros cadastrados em sua sessão de trabalho.
Para retornar e ver o total dos registros, volte ao
Registro e escolha Remover Filtro, Classificação.
Combine o melhor da caixa de lis-
19 ta e de caixa de combinação
Crie uma caixa de combinação com
lista drop-down. Esse controle é
muito útil para economizar espaço em seus
formulários. Para essa tarefa, adicione uma caixa
de combinação (chamada comb) no formulário
e adicione o código a seguir:
Private Sub comb_GotFocus()
Me!comb.Dropdown
End Sub
20 Descrição de campos
Adicionar descrição e comentários nos
campos da tabela facilita a compreen-
são e até mesmo às futuras alterações na estru-
tura da tabela. Ao construir uma tabela no Modo
Estrutura, o Access mostra três colunas: Nome do
campo, Tipo de Dados e Descrição. Posicione o
ponteiro do mouse sobre a coluna Descrição e
digite um comentário para o campo.
21 Janela Zoom
Para visualizar formulários, consultas ou ta-
belas que não caibam na área de visualiza-
ção, pressione as teclas Shift+F2. O Access abrirá
uma janela chamada Zoom, que permite ler o
seu texto sem ter que usar barras de rolagem.
Tamanho do campo
22 Para dimensionar o tamanho do campo
da tabela de acordo com o seu número
de caracteres, basta acessar as Proprie-
dades do Campo através do modo Estrutura.
Alinhamento dos campos
23 Para aplicar uma formatação já definida,
selecione todos os campos, acesse o
menu Formatar, e em seguida, escolha
um alinhamento pré-definido na opção Alinhar.
Formulários em HTML
24 Para salvar um formulário em HTML,
basta clicar no botão Formulários da
janela do Banco de Dados. Em segui-
da, escolha o formulário a ser exportado e aces-
se a opção Exportar do menu Arquivo. Na caixa
de diálogo Exportar, defina o nome e o tipo de
arquivo em Salvar como tipo e, depois, clique
em Exportar para salvar o seu arquivo.
Adicione data ou hora no relatório
25 Para inserir a data ou a hora atual em
seu relatório, siga os passos a seguir:
abra o relatório no Modo de Estrutura,
clique no menu Inserir e escolha Data e Hora.
Gráficos em relatórios
26 Para montar um gráfico, é importante
que exista em seu banco de dados
alguma tabela ou consulta com
dados numéricos. Para incluir gráficos em seus
relatórios, crie um novo relatório por meio do
Assistente de Relatórios e escolha Assistente
de Gráfico. Feito isso, escolha a consulta ou a
tabela origem para gerar o gráfico e clique em
Avançar. O Assistente de Gráfico irá ajudá-lo
somente na criação do gráfico. Depois da mon-
tagem, acesse o relatório em Modo de Estrutura
e adicione os objetos ao seu relatório.
Critério OU
27 Algumas consultas podem ser criadas
com o critério OU. Suponha que você te-
nha uma tabela de Pedidos e gostaria de
encontrar clientes de São Paulo ou de Belo Horizonte.
Para você obter essa informação, acesse a consulta
desejada no Modo Estrutura e adicione a palavra pro-
curada entre aspas. Por exemplo: “Rio de Janeiro”.
XML
28 Para exportar dados para XML, clique no menu
Arquivo e escolha Exportar. Na caixa de
diálogo Nome do Arquivo, insira o nome
do seu projeto. Clique em Salvar como tipo e poste-
riormente escolha a opção Documento.
Assistente de segurança
29 Para executar o assistente de segurança
do Access, clique no menu Ferramen-
tas, Segurança e escolha o Assistente
de segurança em nível de usuário. Siga os pas-
sos de configuração do assistente para definir
algumas opções de segurança, como Logon de
acesso, permissões de usuários e grupos.
Autocorreção
30 Para personalizar o recursos de
Autocorreção, acesse o menu Ferra-
mentas, Opções, depois vá à guia Ortografia e
clique sobre o botão Opções de AutoCorreção.
Registros duplicados
31 Para localizar registros duplicados em
sua base de dados, clique no botão
Consultas localizado na janela de
3
Dicas
banco de dados. Em seguida, pressione o botão
Novo. Escolha a opção Assistente de Consul-
ta localizar duplicatas e pressione Ok para
prosseguir . O assistente vai solicitar a tabela
desejada para verificação dos registros duplica-
dos. Depois de selecioná-la, escolha os campos
duplicados na tabela e, por fim, selecione os
dados a serem analisados. Depois destas etapas,
clique em Avançar. Em seguida, digite o nome
da consulta e conclua.
Remova a chave primária
32 Para remover a chave primária de alguma ta-
bela, acesse a tabela em Modo de Estrutura e
selecione o campo que contém a chave pri-
mária. Clique no botão Chave Primária com o botão
direito do mouse para removê-la ou adicioná-la.
Máscara de entrada
33 Esse recurso é muito útil para simplificar
a entrada de dados com um padrão
que você tenha determinado. Para criar
uma máscara de entrada, abra uma tabela em
Modo de Estrutura, selecione um campo. Nas pro-
priedades do campo, localize a opção Máscara de
Entrada e pressione o botão da propriedade.
Indexação de campos
34 A indexação de campos torna a criação
de consultas mais rápida. Para usar esse
recurso, acesse a tabela em Modo de
Estrutura e clique no campo no qual deseja usar o
índice. Encontre o item indexado nas propriedades
do campo, que pode ser indexado com Duplica-
ção autorizada ou Duplicação não-autorizada.
Dados requeridos
35 Para criar campos com preenchimento obri-
gatório, acesse o Modo de Estrutura da tabela
4
e, em seguida, atribua o valor Sim para o item re-
querido. Com essa configuração, o usuário é obri-
gado a digitar os dados do campo em questão.
Imprima relatórios em formato
36 simples
Para imprimir seus relatórios sem os recur-
sos gráficos, abra o relatório e clique na
tela com o botão direito do mouse. Escolha a opção
Configurar Página. Em seguida, o Access exibirá
as configurações da página. Habilite Imprimir so-
mente dados e confirme clicando em OK.
Configure a ordem de tabulação
37 Ao usar a tecla Tab, o Access move o cur-
sor para o próximo campo ou objeto de
controle do formulário. Para alterar essa
seqüência padrão, acesse o modo de estrutura do
formulário, clique no menu Exibir e depois escolha
a opção Ordem de tabulação. Na janela que apa-
recer, organize a nova seqüência de tabulação dos
campos. Basta arrastá-los para a seqüência desejada.
Número de páginas no relatório
38 Para dar um aspecto mais profis-
sional aos seus relatórios, adicione
número nas páginas. Para essa tarefa,
abra o relatório no modo de estrutura. Clique
no menu Inserir, Número de Páginas. Na janela
que aparecer, defina o formato, posicionamento
e o alinhamento dos números.
SQL no Access
39 Para visualizar ou editar as instru-
ções SQL criadas em uma consulta,
clique na opção Modo SQL do menu
Exibir no Access XP. Feito isso, clique com o
mouse em qualquer região da tela para editar
ou adicionar uma instrução.
Abra o arquivo MDB em versões
40 antigas do Access
Se você precisa modificar o formato
padrão de um arquivo do MS Access para abri-lo
em outra versão do programa, faça o seguinte:
vá ao menu Ferramentas, Opções e clique na
guia Avançado. Na seção Formato de Arquivo
Padrão, selecione o formato desejado.
Excluir uma planilha
41 Para excluir uma planilha, basta
clicar na guia da planilha com o
botão direito do mouse e no menu
que aparecer, escolha a opção Excluir.
Imprimir com linhas de grade
42 Por padrão, o Excel imprime planilhas e ta-
belas sem as grades das células. Se você
quiser que suas impressões saiam da
mesma maneira que são exibidas na tela do com-
putador, faça o seguinte: acesse Configurar página
no menu Arquivo, clique na guia Planilha, marque
a caixa de seleção Linhas de grade e Imprimir.
Inserir borda de contorno
43 Para aplicar uma borda de contorno,
pressionar as teclas Ctrl+Shift+7.
44
Mover botões da barra
de ferramentas
Nos programas da Microsoft, geral-
mente os botões Salvar e Imprimir
aparecem lado a lado. Por este motivo,
muitas vezes mandamos imprimir um docu-
mento quando queriamos apenas salvá-lo.
Para evitar esse problema, pressione a tecla
Alt e arraste um dos botões para um posição
mais distante. Essa dica é válida para qualquer
aplicativo do Office.

Inverter linhas para colunas
45 Se você precisa alterar a ordem das
linhas para colunas, não se preocupe,
você não terá que digitar tudo nova-
mente. Através da opção Colar Especial, essa
tarefa se torna bem mais simples. É só copiar as
células desejadas. Em seguida, clique com o bo-
tão direito do mouse sobre a posição inicial da
nova tabela e, no menu suspenso, escolha a op-
ção Colar Especial. Marque a opção Transpor e
clique em OK. Essa técnica da transposição tam-
bém funciona para copiar linhas e colar colunas.
Navegação fácil entre as planilhas
46 Quando a pasta de trabalho possui um
grande número de planilhas, nem todas
as orelhas de acesso ficam visíveis. Para
localizá-las, o método padrão é clicar várias vezes
nas setas localizadas à esquerda das orelhas. Uma
forma rápida de localizar suas planilhas é clicar com
o botão direito sobre essas setas. Em seguida, o
Excel apresenta um menu com a lista completa
de planilhas. Basta clicar na planilha desejada e ir
direto a ela.
Rolar planilhas extensas
47 Se você trabalha com planilhas muito
longas, mantenha a tecla Shift pres-
sionada e arraste a caixa de rolagem
para cima ou para baixo. Assim você poderá
deslocar-se rapidamente pela sua planilha.
Adicione data e hora rapidamente
48 Para inserir a data atual do sistema em sua
uma planilha, basta teclar Ctrl+; (ponto e
vírgula). Já no caso de adicionar a hora,
pressione as teclas Ctrl +: (dois pontos).
Impressão de títulos
49 No Excel, você pode definir linhas ou colu-
nas como títulos que serão mostrados em
todas as páginas impressas. Para esta tare-
fa, clique em Configurar página no menu Arquivo e
depois especifique na guia Planilha, Imprimir títulos
quais serão as linhas e/ou colunas a serem impressas.
Senha de proteção
50 Para evitar que pessoas não-autoriza-
das abram sua pasta de trabalho, o Ex-
cel permite criar senhas para proteger
o seu arquivo. Para essa tarefa, clique em Salvar
como no menu Arquivo, acesse o botão Ferra-
mentas, Opções Gerais e configure a senha.
Trabalhar sem o mouse
51 Por acaso, você precisa usar os comandos
do menu suspenso para editar células de uma
planilha em um computador portátil, mas só
pode contar com o teclado, já que o mouse não
está presente? Não se desespere, o Excel conta
com teclas que funcionam como o clique do
botão direito do mouse. Para acessar esta função,
pressione simultaneamente as teclas Shift + F10.
Imprimir apenas uma parte da
52 planilha
O seu chefe solicitou o relatório de
vendas do mês anterior, mas a planilha
com esses dados possui mais informações do que
as que foram solicitadas. Para imprimir apenas as
informações pedidas pelo seu chefe, como por
exemplo, as vendas por produto ou vendedor, é só
selecionar a área exata que deseja imprimir no Ex-
cel. Depois, vá ao menu Arquivo, escolha Área de
impressão e clique em Definir área de impressão.
53
Inserir comentários
Esse recurso é muito útil quando a
planilha é compartilhada em grupos
de trabalho. Por meio dos comentários adicio-
nados às células, é possível inserir anotações
sobre o conteúdo das linhas e colunas. Para
usá-lo, clique na célula sobre a qual você deseja
comentar, aponte para o menu Inserir e clique
em Comentário.
Adicionar imagem como plano
54 de fundo
Para personalizar suas planilhas,
insira uma imagem que fi cará dis-
posta sob os dados de sua planilha. Para isso,
vá para Formatar, Planilha, Plano de Fundo e
indique a figura que será adicionada.
Personalize a barra de ferramentas
55 Aumente o tamanho dos ícones da sua
barra de ferramentas, selecionando o
menu Ferramentas, Personalizar, Op-
ções e depois marque a opção Ícones grandes.
Sublinhado duplo
56 Aplique sublinhado duplo sobre os dados de
uma célula, mantendo a tecla Shift pressio-
nada quando clicar no botão Sublinhado.
57
Divisão de janelas
Divida uma planilha em até quatro pai-
néis para criar diferentes áreas de visuali-
zação. Para isso, movimente as caixas de
divisão horizontal e vertical.
Acesso rápido à janela Formatação
58 Abra a caixa de diálogo de formatação
pressionando as teclas Ctrl+1.
Função Limpar Tudo
59 Para remover dados, comentários e
formatação de uma célula, selecione-
a e acesse Editar, Limpar Tudo.
Adicionar planilhas à sua pasta
60 de trabalho
Para inserir novas planilhas ao seu documen-
to pressione as teclas Shift + F11.
Pré-visualizar planilha
61 Para ver como todas as páginas de sua
planilha serão impressas, selecione
Exibir, Visualizar quebra de página.
Reunindo várias células em uma só
62 Você criou uma tabela e gostaria
que uma célula ocupasse o espaço
de duas ou mais células, funcionan-
do como um título? Simples. Com o recurso
Mesclar células, este trabalho fica fácil. Basta
selecionar as células que deseja mesclar. Em
seguida, clique com o botão direito do mouse e
selecione Formatar células. Depois, vá à guia Ali-
nhamento e marque a opção Mesclar células.
5
Dicas
Cálculos automáticos
63 A função Soma é ideal para calcular
o resultado de várias células. Além
de somar, esta função mantém atu-
alizado o valor total de acordo com mudanças
numéricas nas células envolvidas. Para usá-la,
selecione a célula que terá o valor total e clique
no botão Autosoma localizado na barra de
ferramentas. Em seguida, selecione as células
cujos resultados deseja somar e tecle Enter.
Verificação de erros
64 Se você criou uma planilha cheia
de cálculos e precisa verificar se
eles estão corretos, use a ferramenta
Verificação de erro. Para acessá-lo, vá até o menu
Ferramentas e escolha a Verificação de erro.
65 Nomeando conjunto de células
No Excel, é possível nomear um
conjunto de células selecionadas,
facilitando assim a localização de partes de
uma planilha. Para essa tarefa, selecione as
células que serão nomeadas. Vá ao menu
Inserir, clique em Nome e escolha Definir. No-
meie essa seleção e clique em Ok. Para localizar
esta seleção de células, pressione Ctrl+L.
Movimentação entre as células
66 Vá para qualquer célula da planilha. É
só clicar em F5, escrever a referência
da célula e clicar sobre o botão Ok.
Ordenação de dados
67 É uma boa opção para aquela hora
que você precisa ordenar uma tabela
de acordo com o valor de vendas de
determinados produtos. Para acessar essa fun-
ção, vá para Dados, Classificar.
6
Compartilhar pastas de trabalho
68 Por acaso, você trabalha em equipe
e precisa compartilhar suas planilhas
para que os demais componentes
possam acessá-las no momento em que você
estiver trabalhando? Simples. Com o Excel, você
pode utilizar o recurso de Compartilhamento.
Para acessá-lo, vá ao menu Ferramentas e cli-
que em Compartilhar pasta de trabalho. Feito
issso, clique no guia Editar. Selecione a caixa
de seleção Permitir alterações por mais de um
usuário ao mesmo tempo e clique em Ok. De-
pois, salve a pasta de trabalho em um local na
rede acessível aos usuários.
Adicionar anotações aos gráficos
69 Se for preciso mostrar os seus gráficos
para outra pessoa, certifique-se de
que as descrições que indicam o
nome e o valor dos itens do gráfico estejam ati-
vos quando passamos o mouse. Para isso, sele-
cione Ferramentas, Opções, Gráfico e marque
as opções Mostrar nomes e Mostrar valores.
Copiar fórmulas para
70 células seqüenciais
Depois de elaborar uma fórmula em
uma célula, você poderá copiá-la para
as outras células na mesma coluna. Para executar
essa tarefa, selecione a célula que contém a fór-
mula, posicione o cursor do mouse sobre o canto
inferior direito da célula e arraste o mouse para
as colunas desejadas. Todas as células da mesma
coluna estarão com as fórmulas copiadas.
Preencher dias da semana
71 Para fazer o preenchimento de datas so-
mente com os dias úteis, faça o seguinte:
insira a data inicial e deixe esta célula ativa.
Em seguida, posicione o cursor do mouse no canto
inferior direito da célula. Com o botão direito do
mouse, clique e arraste para baixo ou para a direita
até atingir a quantidade de células que deseja preen-
cher. Ao soltar o botão direito do mouse, aparecerá
um menu de acesso rápido. Selecione a opção Pre-
encher Dias da Semana. Feito isso, somente as datas
entre segunda e sexta-feira serão preenchidas
72 Imprimir em escala personalizada
Para personalizar o tamanho da im-
pressão de sua planilha, acesse a opção
Configurar página do menu Arquivo. Vá à guia
Página e modifique as opções no item Dimen-
sionar. Aqui, é possível ajustar o percentual para
impressão da sua planilha, além de fazer ajustes
para que ela caiba em uma ou mais páginas.
Como inserir horas baseadas no re-
73 lógio de 12 horas ou de 24 horas?
Para adicionar uma hora baseada no
relógio de 12 horas, digite a hora e um
espaço seguido por am ou pm. Caso contrário, o
Excel baseará a hora pelo relógio de 24 horas. Por
exemplo, se você digitar 6:00 ao invés de 6:00 p.m.,
a hora será guardada como 6:00 a.m..
Protegendo ou ocultando a fór-
74 mula de uma célula
Se você não quer que o conteúdo de
uma fórmula seja alterado ou visto por
usuários, faça o seguinte: selecione as células que
você deseja proteger e esconder a fórmula. Note
que estamos ocultando a fórmula, não o resulta-
do. Em seguida, acesse o menu Formatar, Célu-
las e, na caixa de diálogo que aparecer, vá à guia
Proteção. Marque a opção Ocultar e mantenha a
opção Travar selecionada.
Visualizar parte
75 de uma planilha
Para visualizar apenas uma parte de
uma planilha, selecione as células que
deseja visualizar e, em seguida, acesse o menu Ar-
quivo e escolha a opção Imprimir. Na janela que
surgir, marque a opção Seleção e clique sobre o
botão Visualizar para ver a seleção a ser impressa.
Lembrando fórmulas
76 Esqueceu da sintaxe de uma fórmula?
Lembrar é fácil. Basta digitar a primeira
parte da fórmula (como, por exemplo,
=Arred(), e aguarde. Surgirá uma dica, informan-
do a sintaxe da fórmula desejada. Com o mouse,
clique sobre os outros argumentos das fórmulas
para obter mais informações.
Ferramenta Auditoria de Fórmulas
77 Está em dúvida quanto ao resul-
tado de uma fórmula? Cheque o
resultado através da opção Avaliar
Fórmula do menu Auditoria de Fórmulas.
O que significa ######## nas células?
78 Nada preocupante. O Excel apenas está
informando de que há falta de espaço
para mostrar o resultado numérico na
célula. Para resolver este problema, dê um du-
plo clique na margem direita do cabeçalho da
coluna correspondente a célula afetada.
Números com função de texto
79 Para adicionar um número como
texto, digite antes uma apóstrofe ( ‘ ).
Nunca use este recurso em números
relacionados a cálculos.
Esconder colunas
80 Esconda qualquer coluna que desejar. Para
isso, clique com o botão direito do mouse na
letra dessa coluna e escolha a opção Ocultar.
Ocultar planilha
81 Para proteger os dados de sua pla-
nilha, é possível ocultá-la por inteiro.
Para essa tarefa, acesse Formatar,
Planilha e, por fim, escolha a opção Ocultar.
Crie botões para acessar a Inter-
82 net pelo Excel
Se toda vez que você trabalha com uma
planilha, precisa acessar informações
de um determinado site, pode ganhar tempo
adicionando um botão de acesso à sua planilha.
Para essa tarefa, vá ao menu Ferramentas, Perso-
nalizar e escolha a aba Comandos. Na categoria
Macros, clique no item Personalizar Botão e, com
o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste-
o até o local na barra de menus ou de tarefas.
Em seguida, solte o botão do mouse. Com a
janela Personalizar aberta, clique no ícone com
o botão direito do mouse e escolha a opção
Atribuir Hyperlink no menu que aparecer.. Logo
depois, clique em Abrir. Informe o endereço do
site na linha correspondente ou selecione-o na
lista. Por fim, clique no botão OK e em Fechar.
Capriche na aparência de seus gráficos
83 Você deve ter percebido que, depois
de destacar qualquer elemento de um
gráfico, surge um menu suspenso com
opções de formatação. Você pode alterar a apa-
rência de qualquer item que faça parte do seu
gráfico, como linhas, área de plotagem entre ou-
tros. Essa independência dos elementos permite
que se trabalhe de forma fácil e rápida a formata-
ção de cada item, incluindo títulos e legendas.
Importação de dados
84 O Excel permite que você utilize
dados externos em sua planilha que
podem estar em outras pastas de tra-
balho, na rede local ou até mesmo na Internet.
Para isso, você terá que informar corretamente
o endereço dos dados externos. Confira a seguir
alguns exemplos: para somar os valores da
célula D2 na planilha atual com a célula A4 da
planilha Salario, use a fórmula: =D2+Salario!A4.
Para dividir o valor de A1 da planilha atual pelo
valor da célula D1 na planilha Plan1 da pasta
de trabalho Resultados.xls, digite: =A1/c:\meus
documentos\[resultados.xls]Plan1!D1.
Para acessar um arquivo na Internet, digite:
=A1*http://www.dominio.com. br/planilha/
[vendas.xls] Plan1! B1.
Personalize as mensagens de erro
85 Ao encontrar erros em fórmulas ou sinta-
xes incorretas de funções, o Excel mostra
mensagens incompreensíveis para um
usuário desavisado, como, por exemplo, #N/D
(dado não disponível ), #DIV/0! (divisão por zero)
ou #NÚM! (argumento não é um número). Para
personalizar estas mensagens, use a função ÉER-
ROS (ISERROR, na versão em inglês). No caso de
divisão por zero, A1=2 e B1=0, a fórmula A1/B1
produzirá erro. Para evitar isso, use a fórmula:
=SE(ÉERROS(A1/B1);Divisão por zero;A1/B1)
Função Máximo
86 A função máximo é muito útil para che-
car o maior valor de uma determinada
faixa de células. Para utilizá-la, basta digi-
tar a fórmula =máximo (faixa de células) para ob-
ter o valor máximo dentro das células em questão.
Altre a altura das linhas
87 Para mudar a altura das linhas, posi-
cione o cursor do mouse entre uma li-
nha e outra, até que apareça uma seta
preta dupla. Em seguida, clique e arraste-o para
cima ou para baixo para alterar a altura da linha.
Caso queira definir um valor exato da altura da
linha, acesse o menu Formatar, Linha, Altura.
Digite o valor e tecle Enter.
88
Trabalhando com frações
Para visualizar o formato fração em
uma planilha do Excel, é bastante
simples. Digite um valor fracionário
em uma célula (por exemplo, =3/2), selecione-a
e pressione Ctrl+1. Na janela de formatação, lo-
calize na lista a categoria Fração e clique sobre
ela. Na caixa ao lado, escolha o tipo de fração.
Neste caso, você pode definir a quantidade de
números que o denominador da fração vai ter.
Feito isso, clique em OK.
Mude a cor de fundo da célula
89 Caso queira mudar a cor de fundo
branco das células para alguma outra
mais atraente, selecione o intervalo de
células que deseja mudar o fundo e vá ao menu
Formatar,Células. Na janela Formatar Células,
clique na guia Padrões, escolha a cor desejada
e clique em OK.
Localize a célula ativa
90 Se a sua planilha é muito grande e
você não sabe em que célula está po-
sicionado o cursor do mouse, vá até
ela pressionando as teclas Ctrl+Backspace.
7
Dicas
Cor transparente suas cores e selecione Salvar esquema.
91 Para definir uma cor transparente para uma
imagem, a partir da barra de ferramentas
Imagem, clique em Cor Transparente e
também na cor que deseja tornar transparente.
Zoom
Todas as páginas. Depois, clique no tema dese-
92 Para visualizar todo o seu site, clique jado e em Modificar para mostrar os botões Co-
com botão direito do mouse na janela e res, Elementos Gráficos e Texto, podendo alterar
escolha Zoom, Ajustar tamanho. o tema escolhido. Para concluir, clique em OK.
Checagem de links
93 Para verificar se todos os links do seu site estão fun-
cionando, salve o seu site, clique em Hyperlinks
localizado em Modos, clique na Lista de Pas-
tas e escolha a página que deseja verificar os links.
Cores em valores hexadecimal
94 Para especificar uma cor usando o seu
número hexadecimal, vá à paleta de
cores, escolha a opção Mais Cores e, na
área Valor, escreva o número com o # no começo.
Espaço menor entre os parágrafos
95 Para diminuir o espaçamento entre os
parágrafos, pressione as teclas Shift + En-
ter em vez de usar apenas a tecla Enter.
Thumbnails
96 Para criar miniaturas de imagens, clique
nelas. Na barra de ferramentas Imagem,
clique em Auto Thumbnail.
Retirar formatação
97 Para retirar qualquer formatação que
tenha sido adicionada ao seu site, sele-
cione o texto, acesse o menu Formatar
e escolha a opção Remover Formatação.
Transições
98 Para criar transições, vá para Forma-
tar, Transição de Páginas e, na lista
de Eventos, escolha Entrar na Página,
selecionando outras opções se desejar.
Tabelas
99 Para incluir tabelas do Word ou do Ex-
cel, basta selecioná-la e arrastá-la para a
sua página. Essa tabela está disponível
para alterações com ferramentas do FrontPage.
Lista de pastas
100 Se a Lista de Pastas não estiver dispo- na página do Office. Na área Novo(a) com Base
nível, clique na seta abaixo de Alternar em Modelo do painel de tarefas Nova Página ou
Painel da barra de ferramentas Padrão e Web, clique em Modelos em Microsoft.com para
escolha Lista de Pastas. acessar os modelos existentes no site da Microsoft.
Esquema de cores
101 Para criar o seu próprio esquema de
cores, escolha Formatar, Esquema de
cores. Na janela Personalizar, defina
8
Aplicando temas de design
102
Para usar os temas que acompanham o
FrontPage, vá ao menu Formatar e esco-
lha Tema. Na janela Tema, clique em
Imprimir código HTML
103 Para imprimir o código de sua página,
clique no modo Página, selecione a
página que deseja imprimir, escolha o
modo HTML, pressione Ctrl+P para abrir a jane-
la de impressão e clique em OK.
Visualização de páginas
104 Caso você tenha instalado outro nave-
gador depois da instalação do FrontPa-
ge, é possível incluí-lo na lista dos na-
vegadores que podem ser usados para visualizar
uma página de Internet. Basta escolher no menu
Arquivo a opção Visualizar no Navegador e
clicar em Adicionar para fazer a inclusão.
Relatórios
105 Através da opção Relatórios, localiza-
da ao lado direito da tela em Modos,
você pode gerar uma documentação
informativa e estatística sobre o seu site. Para
usar, é só clicar sobre a opção Relatórios.
Estilo
106 Para salvar um formato de parágrafo
com um estilo, selecione o parágrafo de-
sejado, digite um nome para o estilo na
caixa Estilo na barra de ferramentas Formatando e
pressione a tecla Enter. Feito isso, clique em OK.
Rotacionando objetos
107 Para rotacionar um objeto com um de-
terminado número de graus, selecione-
o com o botão direito do mouse, esco-
lha Ajustar, Rotacionar, Rotação personalizada e
digite o número de graus na caixa Ângulo.
Templates
108
Caso esteja iniciando na área de criação
de páginas, uma boa alternativa são os
modelos de sites que estão disponíveis
Carregamento inicial do FrontPage
109 Ao executar o FrontPage, uma men-
sagem solicita que você torne o
programa o seu editor HTML padrão.
Caso escolha Sim, você poderá abrir qualquer
página da Internet com apenas dois cliques
simultâneos.
Publicação
110 Assim que tiver concluído a sua página, o pró-
ximo passo será publicá-lo na Internet. Para
essa tarefa, vá ao menu Arquivo e escolha a
opção Publicar. Na janela que aparecer, informe os
dados de seu servidor, incluindo o nome do usuário
e a sua senha. Certifique-se de que você esteja
conectado à Internet e automaticamente os seus
arquivos serão enviados para o servidor.
Notificação de recebimento de e-mail
111 Para que o usuário tenha certeza que o e-
mail enviado foi lido, basta ativar a função
de confirmação de leitura. Para ativá-la,
abra uma nova mensagem e, antes de enviá-la,
clique no botão Opções. Em seguida, selecione
a caixa Solicitar confirmação de leitura para
esta mensagem. Ao receber o e-mail, surgirá
uma caixa pedindo para o destinatário confir-
mar o recebimento. Porém, ele pode optar por
não efetuar a confirmação.
Formato da mensagem
112 Para aumentar o nível de segurança
de seu e-mail, habilite a opção para
o recebimento de mensagens no
formato texto. Essa opção desabilita o forma-
to HTML, mais vulnerável ao recebimento de
vírus devido aos efeitos e arquivos de imagens
contidos dentro dos e-mails. Para ativar essa
opção, vá para Ferramentas, Opções. Na aba
Formato da mensagem, modifique o valor da
primeira caixa para Texto sem formatação.
Checagem de mensagens
113 Programe seu cliente de e-mail para efe-
tuar a checagem de novas mensagens
em um determinado tempo de forma
automática. Para aumentar ou diminuir o tempo
de verificação, vá ao menu Ferramentas, Opções
e, na aba Entrega de correio, mude o tempo na
caixa Verificar novas mensagens a cada.
Baixe só mensagens pequenas
114 Configure o Outlook para receber
e-mails com um tamanho fixo, como
por exemplo 100Kb. Com essa op-
ção, o programa somente baixará os e-mails
com até este tamanho, evitando a longa es-
pera por download desnecessários. Os e-mails
superiores ao tamanho estipulado poderão ser
baixadas posteriormente. Para ativar essa fun-
ção, vá ao menu Ferramentas, Opções, escolha
a aba Entrega de correio e selecione a caixa
Não fazer download de mensagens maiores
do que, adicionando o valor desejado.
 clique em Avançar. Na janela Configurações de parte da lista. Digite ou selecione um nome da
e-mail na Internet, informe seus dados como lista que você deseja adicionar e clique em Parti-
nome, endereço de e-mail, nome de usuário e cipantes. Clique em OK e em Salvar e Fechar.
senha. Em informações do servidor, insira o en-
dereço do webmail - caso seja Hotmail ou MSN,
o Outlook preenche automaticamente.
Clique em Avançar e em Concluir.

Configure dois fusos horários

115 Se a sua empresa possui clientes e for-
necedores fora do país e você precisa se
comunicar com eles de acordo com o horário do lugar,
Localize contatos rapidamente
você poderá trabalhar com dois fusos horários
em vez de ficar fazendo contas. Para isso, acesse o 121 Se você tiver um número considerável
de contatos em sua lista do Outlook, é
menu Ferramentas e clique em Opções. No guia
Anotações na área de trabalho possível que encontre dificuldades em localizar
Preferências, clique em Opções de Calendário e
em seguida, no botão Fuso Horário. Na janela que 118 Para se lembrar de fazer algumas tarefas du-
rante o dia, você pode usar o recurso de ano-
um determinado endereço. Para ganhar tempo,
digite o nome do contato a ser encontrado na
aparecer, marque a caixa de seleção Mostrar outro
tações. Essas pequenas notas que parecem caixa Localizar um contato. Escreva o nome da
fuso horário, localize o nome da cidade e escolha
um post-it podem ser deixadas na área de trabalho. pessoa e tecle Enter. Depois, é só escolher o en-
o fuso no menu suspenso. Feito isso, clique em OK
Basta minimizar o Outlook e arrastar a anotação dereço desejado entre os resultados retornados.
para confirmar as alterações nas janelas ativas.
para o local que desejar em sua área de trabalho.

Escolha a conta de envio

119 Você tem várias contas cadastradas em
seu Outlook, mas quer responder suas
mensagens por meio de apenas uma
delas. O que fazer? Calma, no Outlook essa tarefa
é possível. Na versão 2002 ou XP, clique no botão
Novo para criar uma nova mensagem e depois
no botão Contas que está disponível na barra de
ferramentas para ver a lista das contas cadastradas.
Escolha a conta que deseja e envie a mensagem.
Já na versão 2000, acesse o menu Ferramentas, Veja as todas mensagens de um
116 Alarme
Se você não tem uma boa memória para
clique em Enviar, Receber e selecione a conta. 122 determinado remetente
Caso queira checar todas as mensa-
compromissos, uma boa alternativa é
gens recebidas de um determinado
configurar o alarme do Outlook para avisá-lo desses
remetente, faça o seguinte: clique com o botão
eventos. A configuração é simples: basta acessar o
direito do mouse sobre a última mensagem rece-
menu Arquivo, Novo e escolher a opção Tarefas.
bida deste remetente. Depois, escolha Localizar
Na nova tarefa criada, digite o seu compromisso
Todas, Mensagens do remetente. Automatica-
no campo Assunto. Defina a data de início deste
mente, o Outlook fará uma busca deste e-mail.
compromisso, marque a opção Lembrete e escolha
o horário que você quer ser avisado. Clique sobre
Tamanho da pasta
o botão com o auto-falante e deixe selecionada a
opção Tocar este som. Feche a tarefa e a salve. 123 Para saber o tamanho de suas pastas,
clique sobre elas com o botão direito
do mouse, selecione Propriedades,
Webmail
117 Configurar a sua conta de webmail no
Grupos
Ao criar grupos específicos de amigos,
Geral e clique sobre o botão Tamanho da Pasta.
seu Outlook facilita a leitura de suas
familiares, colegas de trabalho, entre Detalhes do contato
mensagens, já que estas estarão no seu disco
rígido. Além disso, se você usa conexão discada,
outros, torna-se mais fácil o encami-
nhamento de uma mensagem para todos de
124 Para enviar os detalhes de um determi-
nado contato para para qualquer pessoa,
também economiza pulsos telefônicos, pois
uma vez só. Para criar uma lista de e-mails, acesse clique com o botão direito do mouse so-
com as mensagens baixadas, não é necessário
o menu Arquivo, Novo e escolha Lista de distri- bre o respectivo contato e selecione Encaminhar.
manter-se conectado. Para configurá-la, vá a
buição. Acesse a guia Participantes, no campo
Ferramentas e clique em Contas de Email.
Nome, inclua um nome para o grupo e clique em Adicione contatos rapidamente
Na janela que surgir, selecione Adicionar uma
nova conta de e-mail e clique em Avançar.
Selecionar Participantes. Na janela que aparecer,
escolha o catálogo com os endereços que farão
125 Ao receber uma mensagem, você pode
adicionar o remetente à sua lista de con-
Em Tipo de servidor, selecione a opção HTTP e

9
Dicas
tatos rapidamente. Para isso, basta arrastar a mensa-
gem até a pasta Contatos na barra de atalhos.
Autorize mensagens automáticas
126 Muitas vezes, um spammer faz a checagem
do seu e-mail enviando uma mensagem
com solicitação de resposta automática
do Outlook quando o e-mail for lido. Para evitar isso,
acesse o Ferramentas, Opções e, na guia Prefe-
rências, clique em Opções de email e depois em
Opções de Controle. Nesta janela, habilite a opção
Perguntar antes de enviar a resposta. Essa confi-
guração fará com que o Outlook pergunte a você se
deve ou não confirmar a leitura da mensagem.
Tenha acesso a tudo
127 Para visualizar todos os seus com-
promissos, tarefas e posição de men-
sagens simultaneamente, clique na
opção Outlook hoje.
Novas pastas
128 Para criar novas pastas e organizar as
mensagens, vá para Arquivo, Novo,
10
Pasta. Inclua um nome para a nova pasta e, a par-
tir do menu Conteúdo da Pasta, selecione Itens
de ‘Email e Remessa’ e indique sua localização.
Assinatura
129 Para criar uma assinatura com o Outlook,
selecione Ferramentas, Opções, clique na
guia Formato de Email e depois em As-
sinaturas. Na janela que aparecer, clique em Novo.
Digite um nome para a nova assinatura, selecione a
opção Iniciar com assinatura em branco e clique
em Avançar. Na caixa de edição, digite o texto de
sua assinatura, clique em Concluir e depois em OK.
Desabilite o recuo das mensagens
130 Se o sinal de recuo (como o “>”) é adi-
cionado toda vez que responder suas
mensagens e isso é um incômodo
para você, desabilite esse recurso através do
menu Ferramentas,Opções. Na janela Opções,
acesse a guia Preferências e clique em Opções
de email. Na janela que aparecer, vá na seção
Ao responder e encaminhar e escolha a opção
Incluir o texto da mensagem original nas duas
caixas e depois clique em OK.
Mais segurança para as suas
131 apresentações
Para impedir que suas apresentações
sejam vistas ou alteradas por pessoas não
autorizadas, o PowerPoint 2002 oferece a função de
segurança que protege a apresentação enquanto
você trabalha nelas. Para ativá-la, vá ao menu Ferra-
mentas, Opções e acesse a guia Segurança. De-
fina uma senha e digite-a no campo Senha para
Abrir ou Senha para Alterar e clique em OK.
Retornar para a começo
132 da apresentação
Para voltar ao início de uma apresentação,
pressione os botões esquerdo e direito do
mouse simultaneamente por dois segundos.
Escurecendo a tela
133 durante a apresentação
Recurso muito útil do Power Point que
permite o escurecimento da tela em
certas ocasiões. Este recurso pode ser utilizado
nas seguintes situações: quando você precisa
interromper a sua apresentação para expor com
mais detalhes um determinado tópico da palestra
e não quer que a atenção da platéia seja desviada
para os slides. Ou então, quando deseja exibir uma
transparência na mesma tela e não quer desligar o
projetor de dados usado pelo PowerPoint.
Para escurecer a tela, basta pressionar a tecla “.“ (pon-
to) ou “E” (se a sua versão do PowerPoint estiver
em inglês, pressione a tecla “B”). Caso prefira
uma tela clara, pressione “,” (vírgula) ou “C” (na
versão em inglês, “W” de white). Para retornar à
apresentação, pressione a mesma tecla ou barra
de espaço, setas direcionais, tecla PgDn ou “P”,
de “próximo” (“N”, de “next”, na versão em inglês).
Alterações de layout
134 NoPowerPoint, caso você queira fazer alte-
rações de fonte e espaçamento entre as
linhas de todos os slides, você pode fazê-lo através
do Slide Mestre. Para acessá-lo, vá ao menu Exibir
e escolha a opção Mestre. Todas as modificações
feitas neste slide serão válidas para os demais.
Abrir direto na apresentação
135 Para que a apresentação seja aberta di-
retamente no modo Exibição de Slides,
faça o seguinte: acesse Arquivo, Salvar
Como e, na caixa Salvar Como Tipo, escolha
a opção Apresentação do Power Point com a
extensão .pps. Se o arquivo já estiver sido salvo, é
só renomeá-lo com a extensão .pps.
Girar de clipart com extensão .bmp
136 Por padrão, o PowerPoint não permite a ro-
tação de imagens em formato bitmap. Para
driblar essa limitação, acesse a barra de Ferramentas De-
senho por meio do menu Exibir, Barra de Ferra-
mentas e agrupe todas as partes que compõem o
desenho em uma única imagem. Para essa tarefa,
ative a opção Desagrupar da Barra de Ferramen-
tas Desenho para selecionar todos os elementos e
depois, selecione o comando Agrupar. Feito isso,
clique em Girar ou Inverter,Girar Livremente para
alterar a imagem da maneira que quiser.
Cópia de apresentações
137 Quando arrastamos um slide de uma apre-
sentação para outra, o elemento é movido e
não copiado. Para que o PowerPoint a copie,
pressione Ctrl enquanto realiza a movimentação
dos slides, ou então, clique com o botão direito
do mouse em vez do esquerdo ao arrastar. Dessa
forma, o PowerPoint mostrará um menu suspenso
com as opções Mover, Copiar e Cancelar.
Alterar eixo de rotação de figuras
138 A opção default do PowerPoint para a
rotação de imagens é o centro da figura
como eixo giratório. Caso deseje que
o movimento tome por base um dos cantos
da imagem, mantenha pressionada a tecla Ctrl
enquanto é feita a rotação a partir do ponto
oposto.
Altere a ordem dos slides
139 Sedigitevocêo número
precisa abrir um slide fora de ordem,
do slide desejado e tecle
Enter. Neste caso, a maior dificuldade
será saber o número do slide correto sem perda
de tempo. Aqui, uma boa alternativa é imprimir as
miniaturas da apresentação. Pressione Ctrl+P para
abrir a caixa de diálogo Imprimir. Selecione a opção
Folhetos, defina o número de slides que você quer
que seja impresso em cada página e a ordem da
seqüência (vertical ou horizontal). Outra maneira de
descobrir o número do slide é clicar com o botão
direito do mouse sobre ele, escolher a opção Ir
Para, em seguida selecione a opção Por Título e
clique sobre o título do slide que quiser visualizar.
Montando organogramas
140 Para montar organogramas com a ver-
são XP do PowerPoint, acesse a barra de
ferramentas Desenhar e clique sobre o
botão Inserir Diagramas ou Organogramas. Na
Galeria de Diagramas, escolha o modelo de orga-
nograma e clique em OK. O modelo-padrão conta
com quatro caixas. Caso seja necessário adicionar
novas caixas, clique sobre qualquer uma delas e,
na barra Organograma, clique sobre Inserir for-
ma para adicionar Colaboradores, Assistentes ou
Subordinados ao organograma.
141 Criar
Fluxogramas
fluxogramas com o PowerPoint é
muito fácil. Para essa tarefa, acesse a barra
de ferramentas Desenhar, clique sobre
AutoFormas e depois em Fluxograma. Nesta op-
ção, você encontra retângulos, losangos, trapézios,
círculos e diversas formas geométricas necessárias
para a criação de um fluxograma. Selecione uma
figura e clique sobre o slide para adicioná-la. Feito
isso, ajuste o tamanho e a posição desejados da
forma geométrica e repita o procedimento para as
demais figuras. Para ligar os elementos, clique na
linha ou na seta (caso queira indicar direção) que
fica ao lado do menu Autoformas.
Facilite sua vida com atalhos
142 Para agilizar suas tarefas, você pode usar
teclas de atalho. Na versão 2000, os mais
úteis são: Ctrl+M, para adicionar um
novo slide; F5, para iniciar a apresentação; Ctrl+T,
para ativar a barra de ferramentas Figura; Ctrl+Y
para repetir a última ação; Ctrl+G para visualizar as
guias e Ctrl+K para adicionar um hyperlink.
Anotações nos slides
143 Para fazer anotações, grifar e destacar pontos
importantes nos slides durante a apresenta-
ção com o PowerPoint, basta usar a cane-
ta virtual que faz parte deste programa. Para ativar
essa opção, clique com o botão direito do mouse
sobre o slide e, no menu suspenso que aparecer,
escolha Opções de Ponteiro e clique em Caneta.
Imprima apresentações
144 em branco e preto
Para economizar tinta colorida de sua im-
pressora, você pode imprimir seus slides em
preto e branco. Pode ficar tranquilo que esse processo
não muda as cores da apresentação original colorida. No
menu Arquivo, Visualizar impressão, escolha Op-
ções, Cor/Escala de Cinza e Preto e Branco Puro.
145 Envie sua apresentação por e-mail
Você pode enviar a sua apresentação por
e-mail seguindo as mesmas regras de
envio de e-mails com arquivos anexados. Porém, para
não lotar caixas de e-mail alheias, uma boa alterna-
tiva é deixar sua apresentação mais leve. Para essa
tarefa, salve uma cópia da apresentação e comece
a retirada dos enfeites que tornam o arquivo mais
pesado. Clique com o botão direito do mouse
e escolha Plano de Fundo. Troque as figuras e
texturas existentes pelo fundo branco, selecione
a opção Ocultar elementos gráficos de plano de
fundo do mestre e clique em Aplicar em tudo.
Salve a nova versão e envie-a por e-mail.
Hyperlinks no PowerPoint
146 No PowerPoint, você pode transitar
entre diferentes slides, apresentações
ou até mesmo para um site na Inter-
net. Essa interação ocorre devido ao recurso de
hiperlink. Para utilizá-lo, digite um texto em seu
slide . Por exemplo, Clique aqui para visualizar
o gráfico. Selecione-o, clique com o botão di-
reito do mouse sobre o texto e escolha a opção
Configurar a ação. Na caixa de diálogo que
aparecer, defina se o hiperlink será disparado
11
Dicas
pelo mouse ou não e indique qual slide, apre-
sentação ou site da Internet deve ser aberto. Feito
isso, clique em OK para aceitar as configurações.
Usando as anotações
147 Quando se cria uma apresentação
no PowerPoint, pode ser útil ter à
mão algumas informações auxiliares que não
se deseja apresentar nos slides.
Para esses casos, o PowerPoint dispõe do modo de
anotações. Para exibi-lo, vá ao menu Exibir e esco-
lha a opção Anotações. Este modo mostra na parte
superior da tela o slide que você está trabalhando
e, na parte inferior, um espaço em branco na qual
pode inserir as anotações desejadas. Este não apa-
rece quando o slide é projetado, mas faz parte dele.
Caso você queira consultar as anotações durante a
apresentação, basta imprimí-las juntamente com o
slide. Para esta tarefa, escolha a opção Imprimir do
menu Arquivo. Ao surgir a caixa de diálogo Impri-
mir, escolha a opção Anotações no menu Imprimir
situado na parte inferior à direita da janela. Feito isso,
efetue os ajustes necessários e clique em OK.
Usando a barra de
148 ferramentas “Desenhar”
Para tornar mais atraente a aparência de
uma apresentação, utilizamos ilustrações.
O meio tradicional para fazermos isso é por meio das
opções do menu Inserir, Figura. Mas se deseja algo
mais simples, como uma linha ou uma figura geo-
métrica, utilize os recursos da barra de ferramentas
Desenho. Caso não esteja visível na tela, vá ao menu
Exibir, Barra de Ferramentas e escolha Desenho.
Com os seus ícones, é possível criar elementos
gráficos; alterar suas cores, a espessura e o estilo
das linhas e setas. Experimente as inúmeras pos-
sibilidades que esta ferramenta oferece.
Antes de começar, conheça alguns truques que
podem ser feitos com o uso da tecla Shift. Por
exemplo: se você manter a tecla Shift pressiona-
da enquanto desenha um retângulo, este toma-
rá a forma de um quadrado ou de um círculo,
caso esteja desenhando uma elipse. Pressionar a
tecla Shift enquanto projeta retas ou setas resul-
ta em linhas horizontais e verticais.
Publique sua apresentação
149 na Internet
Se você quiser disponibilizar a sua apre-
12
sentação na Web, basta salvá-la como página da
Internet através do menu Arquivo, Salvar como
página da Web. Nomeie a sua apresentação,
defina a pasta na qual ela será salva e clique
em Publicar. Na caixa de diálogo que aparecer,
escolha quais são os slides que deseja publicar
na Internet e marque a opção Exibir anotações
do orador, caso queira visualizar as anotações do
palestrante. Depois, selecione os navegadores que
a apresentação deve suportar. Clique em Opções
da Web para inserir configurações adicionais de
formatação às suas apresentações. Clique em OK e
depois em Publicar para finalizar o processo.
Use macros e automatize tarefas
150 As macros são recursos muito eficientes
para evitar tarefas repetitivas. Para adicio-
nar uma imagem em todos os slides de
sua apresentação, é interessante criar uma macro,
pois com ela, você ecomizará mais tempo. Para
essa tarefa, acesse o menu Exibir, Barra de Ferra-
mentas e escolha Visual Basic. Depois, clique no
botão Gravar Macro e, na janela Gravar Macro,
nomeie-a e clique em OK. A partir daí, o editor de
macro registrará todas as ações até que o botão
Parar gravação seja acionado. Adicione uma
imagem no slide e depois clique em Parar gra-
vação. Para executar a macro recém-criada, cli-
que no botão Executar macro, escolha a macro
desejada e clique sobre o botão Executar.
Slide em branco
151 Para adicionar rapidamente um slide em
branco em sua apresentação, pressione a
tecla Shift enquanto inserir um novo
slide pelo menu Inserir, Novo Slide. Dessa
forma, você evita que a caixa de diálogo Novo
Slide seja carregada.
Desativando as janelas na aber-
152 tura do programa
Quando o PowerPoint é carregado
pelo método padrão, surgem duas
janelas na abertura. A primeira é caixa de diálogo na
qual você pode criar uma nova apresentação ou abrir
uma apresentação existente. E a segunda é a caixa de
diálogo para a escolha dos layouts para os slides.
Há quem ache estas janelas uma chateação e
prefira desativá-las. Se este for o seu caso, siga
as instruções abaixo:
Para desativar a primeira caixa de diálogo, basta desmar-
car a caixa de seleção que aparece na base da janela.
No caso da segunda janela, o processo é um
pouco mais complicado. E vale lembrar que, uma
vez desativada esta opção, todas as suas apresen-
tações adotarão o slide padrão do programa.
Para desativar a janela dos slides, vá ao menu Ferra-
mentas e escolha Opções. Na guia Exibir, des-
marque a opção Caixa de diálogo ‘Novo Slide’
e confirme clicando em OK.
Problemas com a execução de
153 músicas em suas apresentações
Se você adicionou uma trilha de
CD de áudio em sua apresentação
e ela não está sendo executada, verifique se a
bandeja do CD-ROM está fechada.
Formato panorâmico
154 Esse formato geralmente encontrado
em câmeras fotográficas e em filmes
de DVD também pode ser inserido
em suas apresentações do PowerPoint. Para isso,
basta ajustar a altura de seus slides por meio do
menu Arquivo, Configurar Página. Na caixa de
diálogo que aparecer, altere a altura para dez
centímetros e depois clique em OK.
Adicione cliparts rapidamente
155 Oimagens
método tradicional para adicionar
em suas apresentações é atra-
vés do menu Inserir, Figura. A partir da
versão 2000, há uma maneira mais prática para
essa tarefa: arrastar a figura com o mouse.
Tempo de exposição
156 para os slides
Para configurar o tempo de transição
para cada slide, clique com o botão direito do
mouse sobre o slide e escolha a opção Transi-
ção de slides. Na versão XP, será aberto o painel
de tarefa ao lado direto da tela. Na parte inferior,
existe um campo para determinar o tempo de
pausa para cada slide (Automaticamente após).
Determine o tempo necessário para cada slide
e, por fim, clique em Apresentação de Slides.
Efeitos de transição
157 Para adicionar efeitos de transição às suas
apresentações, clique com o botão direito
do mouse, escolha Transição de Slides. Na caixa
que aparece ao lado da tela, escolha algum dos
slides disponíveis na caixa Aplicar aos Slides se-
lecionados. Feito isso, clique em Aplicar a todos
os slides para que as configurações sejam feitas.
Mais espaço na linha
158 Caso necessite de mais espaço na linha,
reduza a distância entre o marcador e
o texto ativando o menu Exibir e sele-
cionando a Régua. Além de ajudar a comprimir os
espaços, ela facilita o alinhamento dos textos.
Gráficos animados
159 Para criar animações em seus gráficos, clique
com o botão direito do mouse no gráfico e
escolha a opção Personalizar Animação
do menu suspenso. Na janela que aparecer à direita
da tela, clique em Adicionar efeito e escolha aquele
que melhor atende às suas necessidades.
Visualizar apresentações
160 sem o PowerPoint
Se você não possui o Microsoft Power-
Point, mas sempre recebe apresenta-
ções no formato deste software por e-mail, você
pode visualizá-las através do PowerPoint Viewer.
Esse software é gratuito e pode ser baixado em
qualquer site de downloads de aplicativos.
Personalize os eixos e grades de
161 seus gráficos
Para colorir os eixos e grades de seus
gráficos, basta clicar sobre eles com
o botão direito do mouse e escolher a opção
Formatar Eixo. Na caixa de diálogo que surgir,
escolha a cor que desejar para as linhas do
gráfico.
162 sua
Efeitos multimídia na
apresentação
Adicionar recursos multimídia (áudio
e vídeo) em suas apresentações é muito simples,
basta acessar o menu Inserir, clicar em Filmes e
Sons e escolher as opções disponíveis. Na caixa
de diálogo que surgir, indique o arquivo que
Conte caracteres em
163 seus documentos
Para saber quantas palavras ou quantos
caracteres possui o seu documento, use
a função Contar Palavras. Para ativá-la, acesse
o menu Ferramentas e clique sobre a opção
Contar Palavras. Outra opção na versão XP do
Office é a barra de ferramentas Contar Palavras.
Para acessá-la, vá ao menu Exibir e selecione
Barra de ferramentas, Contar Palavras. Clique
em Recontar para atualizar a conta quando
quiser. Por esta barra de ferramentas, também é
possível checar o número de caracteres, linhas,
páginas e parágrafos.
164 Reduza o tamanho do texto para
caber em uma folha
Para evitar que seja impresso um documento pratica-
mente em branco com apenas uma ou duas linhas na
segunda página, use Reduzir para caber. Para aces-
sá-lo, vá ao menu Arquivo, Visualizar Impressão
e clique sobre o botão Reduzir para Caber.
Converta letras maiúsculas para
165 minúsculas e vice-versa
Utilize o recurso de conversão do Word para
poupar tempo. Para acessá-lo, vá ao menu
Formatar e escolha Maiúsculas e minúsculas.
Proteja seus documentos
166 de bisbilhoteiros
Se você compartilha o computador
com várias pessoas, o recurso de prote-
ção de documentos do Word é uma forma eficaz
de impedir que pessoas não-autorizadas abram
seus arquivos. Para ativar esse recurso, depois de
terminar o texto, acesse Arquivo, Salvar como. Na
janela que aparecer, clique no menu Ferramentas
(localizado no canto direito), Opções gerais. De-
pois, digite a senha na caixa Senha de proteção e
repita-a na tela seguinte. Pronto, seu documento
só poderá ser aberto com o uso da senha. Para
permitir a abertura do documento e impedir a sua
edição, vá para Ferramentas, Proteger documen-
to, escolha Comentário e digite a senha desejada.
Personalize a barra de tarefas
167 Nem sempre é necessário usar todas as
barras de ferramentas do Word. Para elimi-
nar ou adicionar novas barras, clique em
Ferramentas, Personalizar e selecione as caixas das
barras de ferramentas que você realmente utiliza.
Numeração de páginas
168 Para numerar seu documento de
forma automática, vá até Inserir,
Números de páginas.
169 Proteção contra vírus de macro
Para evitar que vírus de macro sejam exe-
cutados em seu computador pelo Word,
configure seu PC para executar apenas macros vindas de
fontes confiáveis. Para isso, vá em Ferramentas, clique em
Opções e, depois, na guia Segurança. Na tela que surgir,
clique no botão Segurança de macro, defina o nível de
segurança como Alto e para concluir, clique em OK.
13
Dicas
Opção de Auto-salvamento
170 Para evitar perdas de informações
em seus documentos, seja por trava-
mentos do PC ou quedas de energia,
habilite a opção de auto-salvamento do Word.
Esse recurso salva automaticamente o seu tra-
balho de acordo com o período determinado.
Por padrão, o Word faz o salvamento de dez em
dez minutos. Para mudar esse intervalo, vá ao
menu Ferramentas e escolha Opções. No guia
Salvar, mude o tempo de auto-salvamento em
Salvar Info. de Auto Recuperação a cada e
depois clique em OK para confirmar.
Retire o efeito hiperlink ao digi-
171 tar endereços de Internet
Por padrão, o Word transforma en-
dereços de e-mails e de sites de In-
ternet em hiperlink. Caso não queira esse efeito
em seu texto, pressione as teclas Ctrl+Z assim
que o texto for transformado em hiperlink.
Mova trechos de textos
172 com o teclado
Para agilizar a movimentação de
trechos de textos, você pode tirar
proveito das teclas do teclado. Confira os pas-
sos a serem seguidos: antes, selecione o trecho
desejado, por meio das setas direcionais e da
tecla Shift. Depois pressione F2 e posicione o
ponteiro do mouse na nova posição na qual
deseja mover o trecho desejado. Por fim, tecle
Enter para copiar o trecho. Simples, não?
Insira caracteres especiais
173 em seu texto
Se você precisa inserir caracteres que
não estão disponíveis no seu teclado,
14
você pode adicioná-los por meio da guia Símbolos.
Para acessar essa opção, vá ao menu Inserir, clique
em Símbolo e, em seguida, na guia Símbolos. É só
clicar duas vezes sobre o símbolo que deseja inserir
para que ele seja incluído no seu documento.
Adicione hífens
174 automaticamente
Para ativar a opção de hifenização no
Word, faça o seguinte: Vá ao menu Fer-
ramentas, escolha Idioma e clique em Hifeniza-
ção. Na janela que aparecer, marque a caixa de se-
leção Hifenizar o documento automaticamente.
Feito isso, faça os ajustes nas distâncias toleradas
da margem e no limite de hífens consecutivos.
175 Capitulares
Para adicionar a primeira letra do seu
documento em um tamanho maior
- também conhecida como capitular - com o
Word, basta mover o ponteiro do mouse para
qualquer ponto do parágrafo e ativar a opção
Capitular do menu Formatar. Na janela que
aparecer, escolha o tipo de capitular que deseja
inserir em seu texto e clique em OK.
Insira erros de ortografia à ferra-
176 menta de autocorreção
Sempre existem aquelas palavras que
teimamos em digitar errado. Para au-
tomatizar a correção delas, adicione-as na lista
de autocorreção do Word. Acesse Ferramentas,
Opções, clique na guia Ortografia e gramática
e selecione a caixa de seleção Verificar ortogra-
fia ao digitar e depois clique em OK. Feito isso,
clique com o botão direito do mouse sobre a
palavra digitada incorretamente, selecione Au-
tocorreção no menu suspenso e clique na gra-
fia correta. O Word adicionará a palavra na lista
autocorreção, corrigindo-a automaticamente da
próxima vez que for digitá-la da mesma forma.
04
Imprima várias páginas em uma
177 única folha
Para economizar folhas de papel, você
pode imprimir mais de uma página em
uma única folha de papel. Para essa tarefa, pressione
Ctrl+Ppara abrir a janela de impressão, vá a seção
Zoom e defina o número de páginas por folha que de-
seja imprimir. Depois é só clicar em OK para imprimir.
04
Altere a fonte padrão
178 Se você não gosta da fonte Times New
Roman e prefere usar a Verdana, poderá
configurá-la como fonte padrão. Para
modificar a fonte padrão em um documento
vazio, vá até o menu Formatar e escolha a
opção Fonte. Depois, selecione a fonte e o
tamanho desejados nessa janela. Feito isso,
clique no botão Padrão e aceite as mudanças
na janela que aparecer. Por fim, para confirmar,
clique em OK.
179 Quebra de páginas
Para forçar a interrupção do texto em
um determinado ponto do documen-
to, você pode usar o recurso de quebra de pági-
na. Para usar esse recurso, basta acessar o menu
Inserir, escolher Quebra e, na janela Quebra,
escolha a opção Quebra de página.
180 Tabela dentro da tabela
Criar tabelas aninhadas (também conhecidas
como tabelas dentro da tabela), ficou mais fácil a partir
da versão 2000 do Word. Para criá-la, bastar clicar sobre
uma célula da tabela na qual você pretende adicionar
outra tabela, acessar o menu Tabela, Inserir Tabela e
especificar o número de linhas e colunas que deseja.
Liste todas as teclas de Feito isso, clique em OK. Vale ressaltar que esses
183 atalho do Word
Para facilitar a sua vida e ecomizar tempo,
efeitos somente poderão ser vistos na tela do PC,
não sendo possível a sua impressão no papel.
você pode criar uma listagem com todas
as teclas de atalho do programa. Para isso, acesse
o menu Ferramentas, selecione Macro e depois
clique em Macros. Na janela Macro, clique na caixa
Macros em e escolha Comandos do Word. Feito
isso, selecione a opção Listar Comandos na caixa
Nome da Macro. Em seguida, clique no botão
Executar. Na caixa de diálogo Listar Comandos,
habilite a opção Definições atuais do menu e do
teclado e clique em OK. Automaticamente, uma
tabela com todas as teclas de atalho será carregada.
Imprima a tabela e faça bom proveito.

Mude o nome do autor

187 do documento
Nomear os documentos ajuda na
identificação autoral do mesmo. Para
incluir essa opção em seus documentos, vá ao
menu Ferramentas, Opções e clique na guia
Usuário. Digite o nome do autor na caixa Nome
e depois escreva as iniciais e um endereço para
correspondência. Por fim, clique em OK.

Fechar todos os documentos

181 de um só vez
No Word 2000, é possível fechar ou salvar
todos os documentos abertos de uma
só vez. Para isso, basta pressionar a tecla Shift en-
quanto acessa o menu Arquivo. Depois disso, é só
selecionar as opções Fechar Tudo ou Salvar Tudo.
Texto em colunas
184 Para dar um aspecto mais profissional
ao seu texto, você pode dividi-lo em
colunas. Para essa tarefa, selecione
todo o texto através das teclas na caixa Ctrl+T.
Depois, vá ao menu Formatar, escolha a opção
Colunas e o número de colunas desejado.

182 Acabe com “viúvas e órfãos”
Antesquevocêpergunteosignificadodesses
termos,vamosexplicá-los.Viúva é a palavra dei-
xada sozinha em uma linha e um órfão é a última linha
de um parágrafo que aparece no topo de uma coluna
de texto. Essas situações na área de publicações são ti-
das como verdadeiros pecados que devem ser evitados,
uma vez que interrompem o fluxo dos seus documen-
tos. Para corrigir , acesse Formatar , Parágrafo. Depois,
vá à guia Quebras de linha e de página e verifique se o
Controle de linhas órfãs/viúvas está selecionado.
Marcadores e numeração
185 Certos tipos de trabalho exigem marca-
dores e numeração para organizar a es-
trutura de tópicos. E como não poderia
deixar de ser, uma ferramenta tão poderosa como
o Word certamente possui um recurso que cum-
pre essa tarefa. Para usá-la, selecione o trecho a ser
marcado ou numerado. Em seguida, vá ao menu
Formatar e escolha Marcadores e numeração.
Na tela que aparecer, escolha uma das opções dis-
poníveis e clique no botão OK para concluir.
Efeitos de texto
186 Para criar efeitos especiais em seu texto,
acesse o menu Formatar, clique em
Fonte. Na guia Efeitos de Texto, escolha
o efeito que quiser. É só selecionar a opção para
saber como o efeito ficará na tela do computador.
Fontes ausentes
188 Ao abrir um documento com fontes
esquisitas, não se assuste, você deve ter
usado uma fonte que não está insta-
lada em seu computador. Quando isso ocorre, o
Word troca a fonte que está faltando para uma
padrão. Felizmente, essa substituição é fácil de
ser efetuada. Veja como proceder nessa tarefa:
acesse o menu Ferramentas,Opções e clique
na guia Compatibilidade. Feito isso, clique no
botão Substituição de fonte. O Word fará uma
detecção de fontes no sistema para verificar
quais fontes estão faltando. Depois disso, ele for-
necerá uma lista de fontes e as suas substituições
correspondentes. Para efetuar a substituição,
selecione uma fonte ausente na lista, abra a lista
de fontes substituídas e selecione uma adequada
para a troca. Em seguida, clique em OK para
aplicar temporariamente as substituições no do-
cumento vigente ou então, clique em Converter
permanentemente para trocar as fontes em de-
finitivo no documento. Clique em OK na caixa de
diálogo para finalizar as substituições.

15
Dicas
Impressão inversa
189 Oútilrecurso de impressão inversa é muito
quando se tem centenas de páginas
a serem impressas, pois você não preci-
sa organizar as páginas ao fim da impressão, já que
elas foram impressas na ordem correta. Para ativar
essa opção no Word, acesse o menu Ferramentas,
escolha Opções e clique na guia Imprimir. Em se-
guida, marque a caixa de seleção Ordem Inversa.
Comentários ocultos
190 Comentários é um recurso muito útil
para revisão e finalização de textos,
além de dispor de informações impor-
tantes para grupos de trabalho que compartilham
documentos. Para incluir um comentário, selecio-
ne o trecho do texto que deseja comentar e vá ao
menu Inserir, Comentário. Ao fazer isso, surgirá
um balão no qual você terá que incluir o seu co-
mentário. Pronto! Qualquer pessoa que abra esse
documento verá os comentários inclusos, que só
não estão disponíveis na versão impressa.
Controle de alterações
191 Você pode controlar as mudanças que
fez em um documento. Tal recurso é
muito útil para checar quais foram as
correções e alterações feitas no documento. Para
utilizá-lo, selecione Ferramentas, Controlar al-
terações. Feito isso, visualize seu documento em
modo Web ou Layout de impressão para checar
as adições ou extrações feitas no texto.
Crie atalhos personalizados
192 Defina seus próprios atalhos de teclado
acessando o menu Ferramentas, Perso-
nalizar e clicando na guia Comandos.
Use o Word para imprimir livros
193 Com o Word, você pode imprimir as
folhas de seu documento no formato
de um livro. Para isso, basta acessar
Arquivo, Configurar página. Na janela Mar-
gens, acesse a seção Página e escolha Livro na
caixa Várias Páginas e Tudo na caixa Folhas
por livreto. Ao imprimir um documento dessa
maneira, é necessário imprimir os dois lados do
papel. Caso a sua impressora não conta com
este recurso, marque a opção Frente e verso
16
Manual da caixa de diálogo Imprimir.
Notas de rodapé
194 Para incluir notas de rodapé em seus
trabalhos, posicione o ponteiro do
mouse na frente da palavra ou citação
que necessita de rodapé. Vá ao menu Inserir, esco-
lha a opção Referência e clique em Notas. Defina
as configurações das notas na janela que aparecer
e, por fim, dê um clique no botão Inserir.
Recurso de autoformatação
195 Para excluir espaços em branco em
seu documento, use o recurso Auto-
Formatação. Acesse o menu Forma-
tar, clique em AutoFormatar e dê OK.
Desativando macros
196 Para desativar todas as macros de um docu-
mento, mantenha a tecla Shift pressionada
enquanto o arquivo está sendo aberto.
Marca d’água
197 Para incluir uma marca d’água em
seu documento, acione o menu
Formatar, escolha a opção Plano de
fundo e depois Marca d’água impressa. Na
janela que aparecer, ative as opções necessárias
e crie a sua marca d’água a partir de uma figura
ou de um texto.
Documentos recentes
198 Por padrão, o menu Arquivo do Word
mostra os quatro últimos documen-
tos abertos. No entanto, você pode
listar até nove arquivos. Para isso, vá ao menu
Ferramentas, Opções e clique na guia Geral. Na
caixa de seleção Lista de Arquivos Utilizados,
insira o número desejado. Caso não queira mos-
trar os documentos mais recentes, desabilite
essa opção.
Aumente ou diminua o tama-
199 nho da fonte
Para aumentar uma fonte, pressione
as teclas Ctrl + ]. Para diminuir, pres-
sione Ctrl + [.
Legenda em imagens
200 Para adicionar legendas em imagens dos
seus trabalhos, vá ao menu Inserir, Refe-
rência e escolha a opção Legendas. Na
caixa Legenda, defina um novo nome para a legen-
da, clicando sobre o botão Novo Nome e digitando
o nome que preferir. Para finalizar, clique em OK.
Índices
201 Trabalhos universitários como teses
e dissertações, por serem extensos,
geralmente requerem índices para
orientar o leitor. Para criar um índice no Word,
clique no menu Inserir, Referência e depois em
Índice. Na tela que será exibida, escolha os dife-
rentes tipos de índices disponíveis e selecione
algumas opções, como formato e alinhamento.
Adicione saudações com a fer-
202 ramenta de Autotexto
Para incluir mensagens pré-configura-
das, acesse o menu Inserir e escolha
a opção Autotexto. Nessa opção, você terá uma
série de opções de saudações, referências e as-
suntos padronizados de acordo com as formas
de apresentação de relatórios, cartas e corres-
pondências. Basta escolher a mensagem que
melhor atende às suas necessidades e utilizá-la.
Observação: As dicas foram testadas na
versão 2002 do Office.