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Dicas

Ajuda do Microsoft Access linha dos campos que serão a chave primária.
1 A Ajuda do Access é uma valiosa
ferramenta para iniciantes obterem in- Mais consistência ao Banco de
formações sobre os termos do mundo 9 Dados
dos banco de dados. Para utilizar esse recurso, Para que um banco de dados seja
clique na caixa Digite uma pergunta, localizada mais consistente, é necessário que
no canto superior direito da janela, digite ter- sejam atribuídos os tipos de dados corretos para
mos relacionados ao assunto e pressione Enter. cada campo. Ao designar o tipo data numérico
para o telefone, você oferecerá mais confiabili-
Assistente de Banco de Dados dade nas informações do banco.
2 Se você pretende montar uma base
de dados para organizar informações e Crie índices somente se necessário Livre-se de espaços vazios do
nunca trabalhou com o Microsoft Offi-
ce, uma boa opção é o Assistente de Banco de
10 O Access faz a atualização de todos os
seus índices toda vez que um registro
15 seu Banco de Dados
Conforme atualizamos o banco
Dados. Com ele você cria bancos de dados sim- de qualquer tabela for incluído ou de dados, tabelas e registros
ples rapidamente. Há vários modelos pré-con- alterado. Por este motivo, evite criar índices des- são adicionados ou removidos. Com essa
figurados, como Controle de Inventário, Des- necessários, pois eles podem tornar mais demo- constante mutação do Banco de Dados,
pesas, Gerenciamento de Contatos, Gerencia- rada a entrada de dados em seu sistema. são criados espaços vazios no arquivo, que
mento de Eventos e Inventário de bens. passa a ocupar um tamanho maior do que
Exibir Lista de Campos no 15
o conteúdo real. Para eliminar esses vácuos,
Banco de dados exemplos 11 modo Estrutura execute de tempos em tempos o comando
3 Nem todos os bancos de dados exemplos
mostrado na guia Banco de Dados estão
Com um formulário aberto no modo
Estrutura, você pode mostrar a Lista de
Compactar e Reparar Banco de Dados, que
pode ser acessado pelo menu Ferramentas,
disponíveis no sistema. Caso tenha esco- Campos. Para isso, basta pressionar a tecla F8. Utilitários de Banco de Dados. Além de eco-
lhido um modelo de banco de dados e o Access so- nomizar espaço, você ganha performance
licite que você o instale, clique em Sim para iniciar a Acessando bases externas no processamento de suas informações do
Banco de Dados.
instalação. Para essa tarefa, será necessário o CD do
Microsoft Office em sua unidade de CD-ROM.
12 Se a sua aplicação em Access precisa
acessar dados de outras fontes (como
os bancos de dados Paradox, dBase, Nome universal
Painel de tarefas FoxPro etc), é possível fazê-lo através da importa-
16 Para criar um vínculo com um arqui-

4 Caso o Painel de Tarefas não apareça, você


pode habilitá-lo por meio do menu Exibir,
ção de dados ou pela vinculação de tabelas. Para
importar tabelas, vá para Arquivo, Obter Dados
vo de Banco de Dados em uma rede,
use preferencialmente nomes UNC
Barra de Ferramentas, Painel de tarefas. externos, Importar e indique a localização do no formato \\nomedoservidor\nomedoarqui-
arquivo. Para vincular tabelas, acesse Arquivo, vo. Usando essa convenção, você evita que o
Maximizando janelas Obter Dados Externos, Vincular tabelas. Banco de Dados fique indisponível, caso a letra

5 Clicar duas vezes na barra de título de uma


janela faz com que ela seja maximizada. Dados do Access no Word
do drive mapeado seja diferente para outro usu-
ário que faça uso do mesmo recurso.

Imprimindo somente o necessário


13 Mover tabelas do Access para o Word é fácil, bas-
ta estar com os dois programas abertos e arrastar
6 Fique atento ao clicar no botão Impri-
mir, pois o Access por padrão imprimirá
03 a tabela do Access para a página do Word.

o conteúdo completo da tabela (formu-


lário, consultas e relatórios, entre outros objetos)
que foi selecionada ou estiver aberta. Dessa forma,
sempre que quiser limitar os registros para impres-
são, escolha a opção Imprimir do menu Arquivo
e use os controles na janela que aparecer para
identificar exatamente o que deseja imprimir.

Teclas de atalho
7 Para ter a lista completa das teclas de
atalho do Access, digite atalhos do
17 Desative os assistentes
Se você for um usuário avançado
teclado na caixa de texto Digitar uma Intercâmbio com o Outlook 17 em Access e quiser desabilitar
pergunta, tecle Enter e depois acesse os tópicos
correspondentes ao assunto na lista que aparecer.
14 A partir da versão 2000 do Access, você
pode importar dados do Outlook para
os assistentes, faça o seguinte: na versão
2000, acesse o menu Ajuda e escolha Ocultar
o programa. Para isso, vá para Arquivo, Assistente. Para desativá-lo permanentemente,
Chave primária Obter Dados Externos, Vincular tabelas. Em clique nele com o botão direito do mouse e

8 Se você necessita criar uma chave


primária que envolva vários campos,
Vincular, indique o tipo de arquivo e depois siga
as instruções. É importante ressaltar que, com os
escolha Opções. Desabilite a caixa de seleção
Usar o assistente do Office. Com essa opção, o
clique sobre as áreas desejadas man- dados vinculados, qualquer alteração efetuada nos assistente somente será mostrado por meio do
tendo a tecla Ctrl pressionada nos seletores de programas refletirá automaticamente em outro. menu Ajuda, Mostrar Assistente.

2
uma janela chamada Zoom, que permite ler o Avançar. O Assistente de Gráfico irá ajudá-lo
seu texto sem ter que usar barras de rolagem. somente na criação do gráfico. Depois da mon-
tagem, acesse o relatório em Modo de Estrutura
e adicione os objetos ao seu relatório.

18 Entrada de Dados
No Access, é possível visualizar apenas
as informações novas, sem misturá-las
Tamanho do campo
com os dados previamente cadastrados. Para isso,
basta abrir uma tabela, acessar o menu Registros 22 Para dimensionar o tamanho do campo
da tabela de acordo com o seu número Critério OU
e escolher Entrada de Dados. A partir de então,
só serão visualizados os registros recém-digitados.
de caracteres, basta acessar as Proprie-
dades do Campo através do modo Estrutura.
27 Algumas consultas podem ser criadas
com o critério OU. Suponha que você te-
Esse recurso é útil para controlar o número de
nha uma tabela de Pedidos e gostaria de
registros cadastrados em sua sessão de trabalho.
Alinhamento dos campos encontrar clientes de São Paulo ou de Belo Horizonte.
Para retornar e ver o total dos registros, volte ao
Registro e escolha Remover Filtro, Classificação. 23 Para aplicar uma formatação já definida,
selecione todos os campos, acesse o
Para você obter essa informação, acesse a consulta
desejada no Modo Estrutura e adicione a palavra pro-
menu Formatar, e em seguida, escolha curada entre aspas. Por exemplo: “Rio de Janeiro”.
Combine o melhor da caixa de lis-
um alinhamento pré-definido na opção Alinhar.
19 ta e de caixa de combinação
Crie uma caixa de combinação com
XML
lista drop-down. Esse controle é
Formulários em HTML
28 Para exportar dados para XML, clique no menu
muito útil para economizar espaço em seus 24 Para salvar um formulário em HTML,
basta clicar no botão Formulários da
Arquivo e escolha Exportar. Na caixa de
diálogo Nome do Arquivo, insira o nome
formulários. Para essa tarefa, adicione uma caixa
janela do Banco de Dados. Em segui- do seu projeto. Clique em Salvar como tipo e poste-
de combinação (chamada comb) no formulário
da, escolha o formulário a ser exportado e aces- riormente escolha a opção Documento.
e adicione o código a seguir:
se a opção Exportar do menu Arquivo. Na caixa
Private Sub comb_GotFocus()
de diálogo Exportar, defina o nome e o tipo de Assistente de segurança
Me!comb.Dropdown
End Sub
arquivo em Salvar como tipo e, depois, clique
em Exportar para salvar o seu arquivo.
29 Para executar o assistente de segurança
do Access, clique no menu Ferramen-
tas, Segurança e escolha o Assistente
de segurança em nível de usuário. Siga os pas-
sos de configuração do assistente para definir
algumas opções de segurança, como Logon de
acesso, permissões de usuários e grupos.

Adicione data ou hora no relatório


20 Descrição de campos
Adicionar descrição e comentários nos 25 Para inserir a data ou a hora atual em
seu relatório, siga os passos a seguir:
campos da tabela facilita a compreen- abra o relatório no Modo de Estrutura,
são e até mesmo às futuras alterações na estru- clique no menu Inserir e escolha Data e Hora.
tura da tabela. Ao construir uma tabela no Modo Autocorreção
Estrutura, o Access mostra três colunas: Nome do Gráficos em relatórios 30 Para personalizar o recursos de
campo, Tipo de Dados e Descrição. Posicione o
ponteiro do mouse sobre a coluna Descrição e 26 Para montar um gráfico, é importante
que exista em seu banco de dados
Autocorreção, acesse o menu Ferra-
mentas, Opções, depois vá à guia Ortografia e
digite um comentário para o campo. alguma tabela ou consulta com clique sobre o botão Opções de AutoCorreção.
dados numéricos. Para incluir gráficos em seus
21 Janela Zoom relatórios, crie um novo relatório por meio do Registros duplicados
Para visualizar formulários, consultas ou ta-
belas que não caibam na área de visualiza-
Assistente de Relatórios e escolha Assistente
de Gráfico. Feito isso, escolha a consulta ou a
31 Para localizar registros duplicados em
sua base de dados, clique no botão
ção, pressione as teclas Shift+F2. O Access abrirá tabela origem para gerar o gráfico e clique em Consultas localizado na janela de

3
Dicas
banco de dados. Em seguida, pressione o botão e, em seguida, atribua o valor Sim para o item re-
Novo. Escolha a opção Assistente de Consul- querido. Com essa configuração, o usuário é obri-
ta localizar duplicatas e pressione Ok para gado a digitar os dados do campo em questão.
prosseguir . O assistente vai solicitar a tabela
desejada para verificação dos registros duplica-
dos. Depois de selecioná-la, escolha os campos
duplicados na tabela e, por fim, selecione os
dados a serem analisados. Depois destas etapas,
clique em Avançar. Em seguida, digite o nome
da consulta e conclua.

Abra o arquivo MDB em versões


40 antigas do Access
Se você precisa modificar o formato
padrão de um arquivo do MS Access para abri-lo
Imprima relatórios em formato
36 simples
em outra versão do programa, faça o seguinte:
vá ao menu Ferramentas, Opções e clique na
Para imprimir seus relatórios sem os recur- guia Avançado. Na seção Formato de Arquivo
sos gráficos, abra o relatório e clique na Padrão, selecione o formato desejado.
tela com o botão direito do mouse. Escolha a opção
Configurar Página. Em seguida, o Access exibirá
as configurações da página. Habilite Imprimir so-
Remova a chave primária mente dados e confirme clicando em OK.
32 Para remover a chave primária de alguma ta-
bela, acesse a tabela em Modo de Estrutura e
selecione o campo que contém a chave pri-
mária. Clique no botão Chave Primária com o botão
direito do mouse para removê-la ou adicioná-la.

Máscara de entrada
33 Esse recurso é muito útil para simplificar
a entrada de dados com um padrão Excluir uma planilha
que você tenha determinado. Para criar
uma máscara de entrada, abra uma tabela em
41 Para excluir uma planilha, basta
clicar na guia da planilha com o
Modo de Estrutura, selecione um campo. Nas pro- botão direito do mouse e no menu
priedades do campo, localize a opção Máscara de Configure a ordem de tabulação que aparecer, escolha a opção Excluir.
Entrada e pressione o botão da propriedade. 37 Ao usar a tecla Tab, o Access move o cur-
sor para o próximo campo ou objeto de Imprimir com linhas de grade
controle do formulário. Para alterar essa
seqüência padrão, acesse o modo de estrutura do
42 Por padrão, o Excel imprime planilhas e ta-
belas sem as grades das células. Se você
formulário, clique no menu Exibir e depois escolha quiser que suas impressões saiam da
a opção Ordem de tabulação. Na janela que apa- mesma maneira que são exibidas na tela do com-
recer, organize a nova seqüência de tabulação dos putador, faça o seguinte: acesse Configurar página
campos. Basta arrastá-los para a seqüência desejada. no menu Arquivo, clique na guia Planilha, marque
a caixa de seleção Linhas de grade e Imprimir.
Número de páginas no relatório
38 Para dar um aspecto mais profis- Inserir borda de contorno
sional aos seus relatórios, adicione
número nas páginas. Para essa tarefa,
43 Para aplicar uma borda de contorno,
pressionar as teclas Ctrl+Shift+7.
Indexação de campos abra o relatório no modo de estrutura. Clique
34 A indexação de campos torna a criação
de consultas mais rápida. Para usar esse
no menu Inserir, Número de Páginas. Na janela
que aparecer, defina o formato, posicionamento 44
Mover botões da barra
de ferramentas
recurso, acesse a tabela em Modo de e o alinhamento dos números. Nos programas da Microsoft, geral-
Estrutura e clique no campo no qual deseja usar o mente os botões Salvar e Imprimir
índice. Encontre o item indexado nas propriedades SQL no Access aparecem lado a lado. Por este motivo,
do campo, que pode ser indexado com Duplica-
ção autorizada ou Duplicação não-autorizada.
39 Para visualizar ou editar as instru-
ções SQL criadas em uma consulta,
muitas vezes mandamos imprimir um docu-
mento quando queriamos apenas salvá-lo.
clique na opção Modo SQL do menu Para evitar esse problema, pressione a tecla
Dados requeridos Exibir no Access XP. Feito isso, clique com o Alt e arraste um dos botões para um posição
35 Para criar campos com preenchimento obri-
gatório, acesse o Modo de Estrutura da tabela
mouse em qualquer região da tela para editar
ou adicionar uma instrução.
mais distante. Essa dica é válida para qualquer
aplicativo do Office.

4
o seu arquivo. Para essa tarefa, clique em Salvar
como no menu Arquivo, acesse o botão Ferra-
mentas, Opções Gerais e configure a senha.

Personalize a barra de ferramentas


55 Aumente o tamanho dos ícones da sua
barra de ferramentas, selecionando o
menu Ferramentas, Personalizar, Op-
ções e depois marque a opção Ícones grandes.

Sublinhado duplo
Inverter linhas para colunas 56 Aplique sublinhado duplo sobre os dados de
45 Se você precisa alterar a ordem das
linhas para colunas, não se preocupe,
uma célula, mantendo a tecla Shift pressio-
nada quando clicar no botão Sublinhado.
você não terá que digitar tudo nova-
mente. Através da opção Colar Especial, essa Trabalhar sem o mouse
tarefa se torna bem mais simples. É só copiar as
células desejadas. Em seguida, clique com o bo-
51 Por acaso, você precisa usar os comandos
do menu suspenso para editar células de uma
tão direito do mouse sobre a posição inicial da planilha em um computador portátil, mas só
nova tabela e, no menu suspenso, escolha a op- pode contar com o teclado, já que o mouse não
ção Colar Especial. Marque a opção Transpor e está presente? Não se desespere, o Excel conta
clique em OK. Essa técnica da transposição tam- com teclas que funcionam como o clique do
bém funciona para copiar linhas e colar colunas. botão direito do mouse. Para acessar esta função,
pressione simultaneamente as teclas Shift + F10.
Navegação fácil entre as planilhas
46 Quando a pasta de trabalho possui um Imprimir apenas uma parte da
grande número de planilhas, nem todas
as orelhas de acesso ficam visíveis. Para
52 planilha
O seu chefe solicitou o relatório de 57
Divisão de janelas
Divida uma planilha em até quatro pai-
localizá-las, o método padrão é clicar várias vezes vendas do mês anterior, mas a planilha néis para criar diferentes áreas de visuali-
nas setas localizadas à esquerda das orelhas. Uma com esses dados possui mais informações do que zação. Para isso, movimente as caixas de
forma rápida de localizar suas planilhas é clicar com as que foram solicitadas. Para imprimir apenas as divisão horizontal e vertical.
o botão direito sobre essas setas. Em seguida, o informações pedidas pelo seu chefe, como por
Excel apresenta um menu com a lista completa exemplo, as vendas por produto ou vendedor, é só Acesso rápido à janela Formatação
de planilhas. Basta clicar na planilha desejada e ir
direto a ela.
selecionar a área exata que deseja imprimir no Ex- 58 Abra a caixa de diálogo de formatação
pressionando as teclas Ctrl+1.
cel. Depois, vá ao menu Arquivo, escolha Área de
impressão e clique em Definir área de impressão.
Rolar planilhas extensas Função Limpar Tudo
47 Se você trabalha com planilhas muito
longas, mantenha a tecla Shift pres-
59 Para remover dados, comentários e
formatação de uma célula, selecione-
sionada e arraste a caixa de rolagem a e acesse Editar, Limpar Tudo.
para cima ou para baixo. Assim você poderá
deslocar-se rapidamente pela sua planilha. Adicionar planilhas à sua pasta

Adicione data e hora rapidamente


60 de trabalho
Para inserir novas planilhas ao seu documen-
48 Para inserir a data atual do sistema em sua
uma planilha, basta teclar Ctrl+; (ponto e 53
Inserir comentários
Esse recurso é muito útil quando a
to pressione as teclas Shift + F11.

vírgula). Já no caso de adicionar a hora, planilha é compartilhada em grupos Pré-visualizar planilha


pressione as teclas Ctrl +: (dois pontos). de trabalho. Por meio dos comentários adicio-
nados às células, é possível inserir anotações
61 Para ver como todas as páginas de sua
planilha serão impressas, selecione
Impressão de títulos sobre o conteúdo das linhas e colunas. Para Exibir, Visualizar quebra de página.
49 No Excel, você pode definir linhas ou colu-
nas como títulos que serão mostrados em
usá-lo, clique na célula sobre a qual você deseja
comentar, aponte para o menu Inserir e clique Reunindo várias células em uma só
todas as páginas impressas. Para esta tare- em Comentário. 62 Você criou uma tabela e gostaria
que uma célula ocupasse o espaço
fa, clique em Configurar página no menu Arquivo e
depois especifique na guia Planilha, Imprimir títulos Adicionar imagem como plano de duas ou mais células, funcionan-
quais serão as linhas e/ou colunas a serem impressas.
54 de fundo
Para personalizar suas planilhas,
do como um título? Simples. Com o recurso
Mesclar células, este trabalho fica fácil. Basta
Senha de proteção insira uma imagem que fi cará dis- selecionar as células que deseja mesclar. Em
50 Para evitar que pessoas não-autoriza-
das abram sua pasta de trabalho, o Ex-
posta sob os dados de sua planilha. Para isso,
vá para Formatar, Planilha, Plano de Fundo e
seguida, clique com o botão direito do mouse e
selecione Formatar células. Depois, vá à guia Ali-
cel permite criar senhas para proteger indique a figura que será adicionada. nhamento e marque a opção Mesclar células.

5
Dicas
Cálculos automáticos um menu de acesso rápido. Selecione a opção Pre-
63 A função Soma é ideal para calcular
o resultado de várias células. Além
encher Dias da Semana. Feito isso, somente as datas
entre segunda e sexta-feira serão preenchidas
de somar, esta função mantém atu-
alizado o valor total de acordo com mudanças
numéricas nas células envolvidas. Para usá-la,
selecione a célula que terá o valor total e clique
no botão Autosoma localizado na barra de
ferramentas. Em seguida, selecione as células
cujos resultados deseja somar e tecle Enter.

Verificação de erros
64 Se você criou uma planilha cheia
de cálculos e precisa verificar se
eles estão corretos, use a ferramenta
Verificação de erro. Para acessá-lo, vá até o menu
Ferramentas e escolha a Verificação de erro.
72 Imprimir em escala personalizada
Para personalizar o tamanho da im-
Compartilhar pastas de trabalho pressão de sua planilha, acesse a opção
68 Por acaso, você trabalha em equipe
e precisa compartilhar suas planilhas
Configurar página do menu Arquivo. Vá à guia
Página e modifique as opções no item Dimen-
para que os demais componentes sionar. Aqui, é possível ajustar o percentual para
possam acessá-las no momento em que você impressão da sua planilha, além de fazer ajustes
estiver trabalhando? Simples. Com o Excel, você para que ela caiba em uma ou mais páginas.
pode utilizar o recurso de Compartilhamento.
Para acessá-lo, vá ao menu Ferramentas e cli- Como inserir horas baseadas no re-
que em Compartilhar pasta de trabalho. Feito
issso, clique no guia Editar. Selecione a caixa 73 lógio de 12 horas ou de 24 horas?
Para adicionar uma hora baseada no
de seleção Permitir alterações por mais de um relógio de 12 horas, digite a hora e um
usuário ao mesmo tempo e clique em Ok. De- espaço seguido por am ou pm. Caso contrário, o
pois, salve a pasta de trabalho em um local na Excel baseará a hora pelo relógio de 24 horas. Por
rede acessível aos usuários. exemplo, se você digitar 6:00 ao invés de 6:00 p.m.,
a hora será guardada como 6:00 a.m..
Adicionar anotações aos gráficos
69 Se for preciso mostrar os seus gráficos
para outra pessoa, certifique-se de
que as descrições que indicam o
nome e o valor dos itens do gráfico estejam ati-
vos quando passamos o mouse. Para isso, sele-
cione Ferramentas, Opções, Gráfico e marque
as opções Mostrar nomes e Mostrar valores.
65 Nomeando conjunto de células
No Excel, é possível nomear um Copiar fórmulas para
conjunto de células selecionadas,
facilitando assim a localização de partes de
70 células seqüenciais
Depois de elaborar uma fórmula em
uma planilha. Para essa tarefa, selecione as uma célula, você poderá copiá-la para Protegendo ou ocultando a fór-
células que serão nomeadas. Vá ao menu
Inserir, clique em Nome e escolha Definir. No-
as outras células na mesma coluna. Para executar
essa tarefa, selecione a célula que contém a fór-
74 mula de uma célula
Se você não quer que o conteúdo de
meie essa seleção e clique em Ok. Para localizar mula, posicione o cursor do mouse sobre o canto uma fórmula seja alterado ou visto por
esta seleção de células, pressione Ctrl+L. inferior direito da célula e arraste o mouse para usuários, faça o seguinte: selecione as células que
as colunas desejadas. Todas as células da mesma você deseja proteger e esconder a fórmula. Note
Movimentação entre as células coluna estarão com as fórmulas copiadas. que estamos ocultando a fórmula, não o resulta-
66 Vá para qualquer célula da planilha. É
só clicar em F5, escrever a referência Preencher dias da semana
do. Em seguida, acesse o menu Formatar, Célu-
las e, na caixa de diálogo que aparecer, vá à guia
da célula e clicar sobre o botão Ok. 71 Para fazer o preenchimento de datas so-
mente com os dias úteis, faça o seguinte:
Proteção. Marque a opção Ocultar e mantenha a
opção Travar selecionada.
Ordenação de dados insira a data inicial e deixe esta célula ativa.

67 É uma boa opção para aquela hora Em seguida, posicione o cursor do mouse no canto Visualizar parte
que você precisa ordenar uma tabela
de acordo com o valor de vendas de
inferior direito da célula. Com o botão direito do
mouse, clique e arraste para baixo ou para a direita
75 de uma planilha
Para visualizar apenas uma parte de
determinados produtos. Para acessar essa fun- até atingir a quantidade de células que deseja preen- uma planilha, selecione as células que
ção, vá para Dados, Classificar. cher. Ao soltar o botão direito do mouse, aparecerá deseja visualizar e, em seguida, acesse o menu Ar-

6
quivo e escolha a opção Imprimir. Na janela que Ocultar planilha personalizar estas mensagens, use a função ÉER-
surgir, marque a opção Seleção e clique sobre o
botão Visualizar para ver a seleção a ser impressa.
81 Para proteger os dados de sua pla-
nilha, é possível ocultá-la por inteiro.
ROS (ISERROR, na versão em inglês). No caso de
divisão por zero, A1=2 e B1=0, a fórmula A1/B1
Para essa tarefa, acesse Formatar, produzirá erro. Para evitar isso, use a fórmula:
Planilha e, por fim, escolha a opção Ocultar. =SE(ÉERROS(A1/B1);Divisão por zero;A1/B1)

Crie botões para acessar a Inter- Função Máximo


82 net pelo Excel
Se toda vez que você trabalha com uma
86 A função máximo é muito útil para che-
car o maior valor de uma determinada
planilha, precisa acessar informações faixa de células. Para utilizá-la, basta digi-
Lembrando fórmulas de um determinado site, pode ganhar tempo tar a fórmula =máximo (faixa de células) para ob-
76 Esqueceu da sintaxe de uma fórmula?
Lembrar é fácil. Basta digitar a primeira
adicionando um botão de acesso à sua planilha.
Para essa tarefa, vá ao menu Ferramentas, Perso-
ter o valor máximo dentro das células em questão.

parte da fórmula (como, por exemplo, nalizar e escolha a aba Comandos. Na categoria
=Arred(), e aguarde. Surgirá uma dica, informan- Macros, clique no item Personalizar Botão e, com
do a sintaxe da fórmula desejada. Com o mouse, o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste-
clique sobre os outros argumentos das fórmulas o até o local na barra de menus ou de tarefas.
para obter mais informações. Em seguida, solte o botão do mouse. Com a
janela Personalizar aberta, clique no ícone com
Ferramenta Auditoria de Fórmulas o botão direito do mouse e escolha a opção
77 Está em dúvida quanto ao resul-
tado de uma fórmula? Cheque o
Atribuir Hyperlink no menu que aparecer.. Logo
depois, clique em Abrir. Informe o endereço do
resultado através da opção Avaliar site na linha correspondente ou selecione-o na
Fórmula do menu Auditoria de Fórmulas. lista. Por fim, clique no botão OK e em Fechar.
Altre a altura das linhas
O que significa ######## nas células? Capriche na aparência de seus gráficos 87 Para mudar a altura das linhas, posi-
78 Nada preocupante. O Excel apenas está
informando de que há falta de espaço
83 Você deve ter percebido que, depois
de destacar qualquer elemento de um
cione o cursor do mouse entre uma li-
nha e outra, até que apareça uma seta
para mostrar o resultado numérico na gráfico, surge um menu suspenso com preta dupla. Em seguida, clique e arraste-o para
célula. Para resolver este problema, dê um du- opções de formatação. Você pode alterar a apa- cima ou para baixo para alterar a altura da linha.
plo clique na margem direita do cabeçalho da rência de qualquer item que faça parte do seu Caso queira definir um valor exato da altura da
coluna correspondente a célula afetada. gráfico, como linhas, área de plotagem entre ou- linha, acesse o menu Formatar, Linha, Altura.
tros. Essa independência dos elementos permite Digite o valor e tecle Enter.
Números com função de texto que se trabalhe de forma fácil e rápida a formata-
79 Para adicionar um número como
texto, digite antes uma apóstrofe ( ‘ ).
ção de cada item, incluindo títulos e legendas.
88
Trabalhando com frações
Para visualizar o formato fração em
Nunca use este recurso em números Importação de dados uma planilha do Excel, é bastante
relacionados a cálculos. 84 O Excel permite que você utilize
dados externos em sua planilha que
simples. Digite um valor fracionário
em uma célula (por exemplo, =3/2), selecione-a
podem estar em outras pastas de tra- e pressione Ctrl+1. Na janela de formatação, lo-
balho, na rede local ou até mesmo na Internet. calize na lista a categoria Fração e clique sobre
Para isso, você terá que informar corretamente ela. Na caixa ao lado, escolha o tipo de fração.
o endereço dos dados externos. Confira a seguir Neste caso, você pode definir a quantidade de
alguns exemplos: para somar os valores da números que o denominador da fração vai ter.
célula D2 na planilha atual com a célula A4 da Feito isso, clique em OK.
planilha Salario, use a fórmula: =D2+Salario!A4.
Para dividir o valor de A1 da planilha atual pelo Mude a cor de fundo da célula
valor da célula D1 na planilha Plan1 da pasta
de trabalho Resultados.xls, digite: =A1/c:\meus
89 Caso queira mudar a cor de fundo
branco das células para alguma outra
documentos\[resultados.xls]Plan1!D1. mais atraente, selecione o intervalo de
Para acessar um arquivo na Internet, digite: células que deseja mudar o fundo e vá ao menu
=A1*http://www.dominio.com. br/planilha/ Formatar,Células. Na janela Formatar Células,
[vendas.xls] Plan1! B1. clique na guia Padrões, escolha a cor desejada
e clique em OK.
Personalize as mensagens de erro
85 Ao encontrar erros em fórmulas ou sinta- Localize a célula ativa

Esconder colunas
xes incorretas de funções, o Excel mostra
mensagens incompreensíveis para um
90 Se a sua planilha é muito grande e
você não sabe em que célula está po-
80 Esconda qualquer coluna que desejar. Para usuário desavisado, como, por exemplo, #N/D sicionado o cursor do mouse, vá até
isso, clique com o botão direito do mouse na (dado não disponível ), #DIV/0! (divisão por zero) ela pressionando as teclas Ctrl+Backspace.
letra dessa coluna e escolha a opção Ocultar. ou #NÚM! (argumento não é um número). Para

7
Dicas
Cor transparente suas cores e selecione Salvar esquema. Caso escolha Sim, você poderá abrir qualquer
91 Para definir uma cor transparente para uma
imagem, a partir da barra de ferramentas Aplicando temas de design
página da Internet com apenas dois cliques
simultâneos.
Imagem, clique em Cor Transparente e
também na cor que deseja tornar transparente.
102
Para usar os temas que acompanham o
FrontPage, vá ao menu Formatar e esco- Publicação

Zoom
lha Tema. Na janela Tema, clique em
Todas as páginas. Depois, clique no tema dese-
110 Assim que tiver concluído a sua página, o pró-
ximo passo será publicá-lo na Internet. Para
92 Para visualizar todo o seu site, clique jado e em Modificar para mostrar os botões Co-
com botão direito do mouse na janela e res, Elementos Gráficos e Texto, podendo alterar
essa tarefa, vá ao menu Arquivo e escolha a
opção Publicar. Na janela que aparecer, informe os
escolha Zoom, Ajustar tamanho. o tema escolhido. Para concluir, clique em OK. dados de seu servidor, incluindo o nome do usuário
e a sua senha. Certifique-se de que você esteja
Checagem de links Imprimir código HTML conectado à Internet e automaticamente os seus
93 Para verificar se todos os links do seu site estão fun-
cionando, salve o seu site, clique em Hyperlinks
103 Para imprimir o código de sua página,
clique no modo Página, selecione a
arquivos serão enviados para o servidor.

localizado em Modos, clique na Lista de Pas- página que deseja imprimir, escolha o Notificação de recebimento de e-mail
tas e escolha a página que deseja verificar os links. modo HTML, pressione Ctrl+P para abrir a jane-
la de impressão e clique em OK.
111 Para que o usuário tenha certeza que o e-
mail enviado foi lido, basta ativar a função
Cores em valores hexadecimal de confirmação de leitura. Para ativá-la,
94 Para especificar uma cor usando o seu Visualização de páginas abra uma nova mensagem e, antes de enviá-la,
número hexadecimal, vá à paleta de
cores, escolha a opção Mais Cores e, na
104 Caso você tenha instalado outro nave-
gador depois da instalação do FrontPa-
clique no botão Opções. Em seguida, selecione
a caixa Solicitar confirmação de leitura para
área Valor, escreva o número com o # no começo. ge, é possível incluí-lo na lista dos na- esta mensagem. Ao receber o e-mail, surgirá
vegadores que podem ser usados para visualizar uma caixa pedindo para o destinatário confir-
Espaço menor entre os parágrafos uma página de Internet. Basta escolher no menu mar o recebimento. Porém, ele pode optar por
95 Para diminuir o espaçamento entre os
parágrafos, pressione as teclas Shift + En-
Arquivo a opção Visualizar no Navegador e
clicar em Adicionar para fazer a inclusão.
não efetuar a confirmação.

ter em vez de usar apenas a tecla Enter. Formato da mensagem


Relatórios 112 Para aumentar o nível de segurança
Thumbnails 105 Através da opção Relatórios, localiza- de seu e-mail, habilite a opção para
96 Para criar miniaturas de imagens, clique
nelas. Na barra de ferramentas Imagem,
da ao lado direito da tela em Modos,
você pode gerar uma documentação
o recebimento de mensagens no
formato texto. Essa opção desabilita o forma-
clique em Auto Thumbnail. informativa e estatística sobre o seu site. Para to HTML, mais vulnerável ao recebimento de
usar, é só clicar sobre a opção Relatórios. vírus devido aos efeitos e arquivos de imagens
Retirar formatação contidos dentro dos e-mails. Para ativar essa
97 Para retirar qualquer formatação que Estilo opção, vá para Ferramentas, Opções. Na aba
tenha sido adicionada ao seu site, sele-
cione o texto, acesse o menu Formatar
106 Para salvar um formato de parágrafo
com um estilo, selecione o parágrafo de-
Formato da mensagem, modifique o valor da
primeira caixa para Texto sem formatação.
e escolha a opção Remover Formatação. sejado, digite um nome para o estilo na
caixa Estilo na barra de ferramentas Formatando e Checagem de mensagens
Transições pressione a tecla Enter. Feito isso, clique em OK.
113 Programe seu cliente de e-mail para efe-
98 Para criar transições, vá para Forma-
tar, Transição de Páginas e, na lista Rotacionando objetos
tuar a checagem de novas mensagens
em um determinado tempo de forma
de Eventos, escolha Entrar na Página,
selecionando outras opções se desejar.
107 Para rotacionar um objeto com um de-
terminado número de graus, selecione-
automática. Para aumentar ou diminuir o tempo
de verificação, vá ao menu Ferramentas, Opções
o com o botão direito do mouse, esco- e, na aba Entrega de correio, mude o tempo na
Tabelas lha Ajustar, Rotacionar, Rotação personalizada e caixa Verificar novas mensagens a cada.
99 Para incluir tabelas do Word ou do Ex-
cel, basta selecioná-la e arrastá-la para a
digite o número de graus na caixa Ângulo.
Baixe só mensagens pequenas
sua página. Essa tabela está disponível Templates 114 Configure o Outlook para receber
para alterações com ferramentas do FrontPage. 108
Caso esteja iniciando na área de criação
de páginas, uma boa alternativa são os
e-mails com um tamanho fixo, como
por exemplo 100Kb. Com essa op-
Lista de pastas modelos de sites que estão disponíveis ção, o programa somente baixará os e-mails
100 Se a Lista de Pastas não estiver dispo- na página do Office. Na área Novo(a) com Base com até este tamanho, evitando a longa es-
pera por download desnecessários. Os e-mails
nível, clique na seta abaixo de Alternar em Modelo do painel de tarefas Nova Página ou
Painel da barra de ferramentas Padrão e Web, clique em Modelos em Microsoft.com para superiores ao tamanho estipulado poderão ser
escolha Lista de Pastas. acessar os modelos existentes no site da Microsoft. baixadas posteriormente. Para ativar essa fun-
ção, vá ao menu Ferramentas, Opções, escolha
Esquema de cores Carregamento inicial do FrontPage a aba Entrega de correio e selecione a caixa
101 Para criar o seu próprio esquema de
cores, escolha Formatar, Esquema de
109 Ao executar o FrontPage, uma men-
sagem solicita que você torne o
Não fazer download de mensagens maiores
do que, adicionando o valor desejado.
cores. Na janela Personalizar, defina programa o seu editor HTML padrão.

8
clique em Avançar. Na janela Configurações de parte da lista. Digite ou selecione um nome da
e-mail na Internet, informe seus dados como lista que você deseja adicionar e clique em Parti-
nome, endereço de e-mail, nome de usuário e cipantes. Clique em OK e em Salvar e Fechar.
senha. Em informações do servidor, insira o en-
dereço do webmail - caso seja Hotmail ou MSN,
o Outlook preenche automaticamente.
Clique em Avançar e em Concluir.

Configure dois fusos horários


115 Se a sua empresa possui clientes e for-
necedores fora do país e você precisa se
comunicar com eles de acordo com o horário do lugar,
Localize contatos rapidamente
você poderá trabalhar com dois fusos horários
em vez de ficar fazendo contas. Para isso, acesse o 121 Se você tiver um número considerável
de contatos em sua lista do Outlook, é
menu Ferramentas e clique em Opções. No guia
Anotações na área de trabalho possível que encontre dificuldades em localizar
Preferências, clique em Opções de Calendário e
em seguida, no botão Fuso Horário. Na janela que 118 Para se lembrar de fazer algumas tarefas du-
rante o dia, você pode usar o recurso de ano-
um determinado endereço. Para ganhar tempo,
digite o nome do contato a ser encontrado na
aparecer, marque a caixa de seleção Mostrar outro
tações. Essas pequenas notas que parecem caixa Localizar um contato. Escreva o nome da
fuso horário, localize o nome da cidade e escolha
um post-it podem ser deixadas na área de trabalho. pessoa e tecle Enter. Depois, é só escolher o en-
o fuso no menu suspenso. Feito isso, clique em OK
Basta minimizar o Outlook e arrastar a anotação dereço desejado entre os resultados retornados.
para confirmar as alterações nas janelas ativas.
para o local que desejar em sua área de trabalho.

Escolha a conta de envio


119 Você tem várias contas cadastradas em
seu Outlook, mas quer responder suas
mensagens por meio de apenas uma
delas. O que fazer? Calma, no Outlook essa tarefa
é possível. Na versão 2002 ou XP, clique no botão
Novo para criar uma nova mensagem e depois
no botão Contas que está disponível na barra de
ferramentas para ver a lista das contas cadastradas.
Escolha a conta que deseja e envie a mensagem.
Já na versão 2000, acesse o menu Ferramentas, Veja as todas mensagens de um
116 Alarme
Se você não tem uma boa memória para
clique em Enviar, Receber e selecione a conta. 122 determinado remetente
Caso queira checar todas as mensa-
compromissos, uma boa alternativa é
gens recebidas de um determinado
configurar o alarme do Outlook para avisá-lo desses
remetente, faça o seguinte: clique com o botão
eventos. A configuração é simples: basta acessar o
direito do mouse sobre a última mensagem rece-
menu Arquivo, Novo e escolher a opção Tarefas.
bida deste remetente. Depois, escolha Localizar
Na nova tarefa criada, digite o seu compromisso
Todas, Mensagens do remetente. Automatica-
no campo Assunto. Defina a data de início deste
mente, o Outlook fará uma busca deste e-mail.
compromisso, marque a opção Lembrete e escolha
o horário que você quer ser avisado. Clique sobre
Tamanho da pasta
o botão com o auto-falante e deixe selecionada a
opção Tocar este som. Feche a tarefa e a salve. 123 Para saber o tamanho de suas pastas,
clique sobre elas com o botão direito
do mouse, selecione Propriedades,
Webmail
117 Configurar a sua conta de webmail no
Grupos
Ao criar grupos específicos de amigos,
Geral e clique sobre o botão Tamanho da Pasta.
seu Outlook facilita a leitura de suas
familiares, colegas de trabalho, entre Detalhes do contato
mensagens, já que estas estarão no seu disco
rígido. Além disso, se você usa conexão discada,
outros, torna-se mais fácil o encami-
nhamento de uma mensagem para todos de
124 Para enviar os detalhes de um determi-
nado contato para para qualquer pessoa,
também economiza pulsos telefônicos, pois
uma vez só. Para criar uma lista de e-mails, acesse clique com o botão direito do mouse so-
com as mensagens baixadas, não é necessário
o menu Arquivo, Novo e escolha Lista de distri- bre o respectivo contato e selecione Encaminhar.
manter-se conectado. Para configurá-la, vá a
buição. Acesse a guia Participantes, no campo
Ferramentas e clique em Contas de Email.
Nome, inclua um nome para o grupo e clique em Adicione contatos rapidamente
Na janela que surgir, selecione Adicionar uma
nova conta de e-mail e clique em Avançar.
Selecionar Participantes. Na janela que aparecer,
escolha o catálogo com os endereços que farão
125 Ao receber uma mensagem, você pode
adicionar o remetente à sua lista de con-
Em Tipo de servidor, selecione a opção HTTP e

9
Dicas
tatos rapidamente. Para isso, basta arrastar a mensa- Pasta. Inclua um nome para a nova pasta e, a par- nas seguintes situações: quando você precisa
gem até a pasta Contatos na barra de atalhos. tir do menu Conteúdo da Pasta, selecione Itens interromper a sua apresentação para expor com
de ‘Email e Remessa’ e indique sua localização. mais detalhes um determinado tópico da palestra
e não quer que a atenção da platéia seja desviada
Assinatura para os slides. Ou então, quando deseja exibir uma
129 Para criar uma assinatura com o Outlook,
selecione Ferramentas, Opções, clique na
transparência na mesma tela e não quer desligar o
projetor de dados usado pelo PowerPoint.
guia Formato de Email e depois em As- Para escurecer a tela, basta pressionar a tecla “.“ (pon-
sinaturas. Na janela que aparecer, clique em Novo. to) ou “E” (se a sua versão do PowerPoint estiver
Digite um nome para a nova assinatura, selecione a em inglês, pressione a tecla “B”). Caso prefira
opção Iniciar com assinatura em branco e clique uma tela clara, pressione “,” (vírgula) ou “C” (na
em Avançar. Na caixa de edição, digite o texto de versão em inglês, “W” de white). Para retornar à
sua assinatura, clique em Concluir e depois em OK. apresentação, pressione a mesma tecla ou barra
de espaço, setas direcionais, tecla PgDn ou “P”,
de “próximo” (“N”, de “next”, na versão em inglês).

Autorize mensagens automáticas


126 Muitas vezes, um spammer faz a checagem
do seu e-mail enviando uma mensagem
com solicitação de resposta automática
do Outlook quando o e-mail for lido. Para evitar isso,
acesse o Ferramentas, Opções e, na guia Prefe-
rências, clique em Opções de email e depois em
Opções de Controle. Nesta janela, habilite a opção
Perguntar antes de enviar a resposta. Essa confi-
guração fará com que o Outlook pergunte a você se Desabilite o recuo das mensagens Alterações de layout
deve ou não confirmar a leitura da mensagem. 130 Se o sinal de recuo (como o “>”) é adi- 134 NoPowerPoint, caso você queira fazer alte-
cionado toda vez que responder suas rações de fonte e espaçamento entre as
mensagens e isso é um incômodo linhas de todos os slides, você pode fazê-lo através
para você, desabilite esse recurso através do do Slide Mestre. Para acessá-lo, vá ao menu Exibir
menu Ferramentas,Opções. Na janela Opções, e escolha a opção Mestre. Todas as modificações
acesse a guia Preferências e clique em Opções feitas neste slide serão válidas para os demais.
de email. Na janela que aparecer, vá na seção
Ao responder e encaminhar e escolha a opção Abrir direto na apresentação
Incluir o texto da mensagem original nas duas
caixas e depois clique em OK.
135 Para que a apresentação seja aberta di-
retamente no modo Exibição de Slides,
faça o seguinte: acesse Arquivo, Salvar
Mais segurança para as suas Como e, na caixa Salvar Como Tipo, escolha

Tenha acesso a tudo


131 apresentações
Para impedir que suas apresentações
a opção Apresentação do Power Point com a
extensão .pps. Se o arquivo já estiver sido salvo, é
127 Para visualizar todos os seus com-
promissos, tarefas e posição de men-
sejam vistas ou alteradas por pessoas não
autorizadas, o PowerPoint 2002 oferece a função de
só renomeá-lo com a extensão .pps.

sagens simultaneamente, clique na segurança que protege a apresentação enquanto


opção Outlook hoje. você trabalha nelas. Para ativá-la, vá ao menu Ferra-
mentas, Opções e acesse a guia Segurança. De-
fina uma senha e digite-a no campo Senha para
Abrir ou Senha para Alterar e clique em OK.

Retornar para a começo


132 da apresentação
Para voltar ao início de uma apresentação,
pressione os botões esquerdo e direito do
mouse simultaneamente por dois segundos.
Girar de clipart com extensão .bmp
Escurecendo a tela 136 Por padrão, o PowerPoint não permite a ro-
133 durante a apresentação
Recurso muito útil do Power Point que
tação de imagens em formato bitmap. Para
Novas pastas driblar essa limitação, acesse a barra de Ferramentas De-
128 Para criar novas pastas e organizar as permite o escurecimento da tela em
certas ocasiões. Este recurso pode ser utilizado
senho por meio do menu Exibir, Barra de Ferra-
mensagens, vá para Arquivo, Novo, mentas e agrupe todas as partes que compõem o

10
desenho em uma única imagem. Para essa tarefa, nograma e clique em OK. O modelo-padrão conta Imprima apresentações
ative a opção Desagrupar da Barra de Ferramen-
tas Desenho para selecionar todos os elementos e
com quatro caixas. Caso seja necessário adicionar
novas caixas, clique sobre qualquer uma delas e,
144 em branco e preto
Para economizar tinta colorida de sua im-
depois, selecione o comando Agrupar. Feito isso, na barra Organograma, clique sobre Inserir for- pressora, você pode imprimir seus slides em
clique em Girar ou Inverter,Girar Livremente para ma para adicionar Colaboradores, Assistentes ou preto e branco. Pode ficar tranquilo que esse processo
alterar a imagem da maneira que quiser. Subordinados ao organograma. não muda as cores da apresentação original colorida. No
menu Arquivo, Visualizar impressão, escolha Op-
Cópia de apresentações ções, Cor/Escala de Cinza e Preto e Branco Puro.
137 Quando arrastamos um slide de uma apre-
sentação para outra, o elemento é movido e
não copiado. Para que o PowerPoint a copie,
pressione Ctrl enquanto realiza a movimentação
dos slides, ou então, clique com o botão direito
do mouse em vez do esquerdo ao arrastar. Dessa
forma, o PowerPoint mostrará um menu suspenso
com as opções Mover, Copiar e Cancelar.

Alterar eixo de rotação de figuras


138 A opção default do PowerPoint para a
rotação de imagens é o centro da figura 141 Criar
Fluxogramas
fluxogramas com o PowerPoint é
como eixo giratório. Caso deseje que muito fácil. Para essa tarefa, acesse a barra
o movimento tome por base um dos cantos
da imagem, mantenha pressionada a tecla Ctrl
de ferramentas Desenhar, clique sobre
AutoFormas e depois em Fluxograma. Nesta op-
145 Envie sua apresentação por e-mail
Você pode enviar a sua apresentação por
enquanto é feita a rotação a partir do ponto ção, você encontra retângulos, losangos, trapézios, e-mail seguindo as mesmas regras de
oposto. círculos e diversas formas geométricas necessárias envio de e-mails com arquivos anexados. Porém, para
para a criação de um fluxograma. Selecione uma não lotar caixas de e-mail alheias, uma boa alterna-
figura e clique sobre o slide para adicioná-la. Feito tiva é deixar sua apresentação mais leve. Para essa
isso, ajuste o tamanho e a posição desejados da tarefa, salve uma cópia da apresentação e comece
forma geométrica e repita o procedimento para as a retirada dos enfeites que tornam o arquivo mais
demais figuras. Para ligar os elementos, clique na pesado. Clique com o botão direito do mouse
linha ou na seta (caso queira indicar direção) que e escolha Plano de Fundo. Troque as figuras e
fica ao lado do menu Autoformas. texturas existentes pelo fundo branco, selecione
a opção Ocultar elementos gráficos de plano de
Facilite sua vida com atalhos fundo do mestre e clique em Aplicar em tudo.
142 Para agilizar suas tarefas, você pode usar
teclas de atalho. Na versão 2000, os mais
Salve a nova versão e envie-a por e-mail.

Altere a ordem dos slides úteis são: Ctrl+M, para adicionar um


139 Sedigitevocêo número
precisa abrir um slide fora de ordem,
do slide desejado e tecle
novo slide; F5, para iniciar a apresentação; Ctrl+T,
para ativar a barra de ferramentas Figura; Ctrl+Y
Enter. Neste caso, a maior dificuldade para repetir a última ação; Ctrl+G para visualizar as
será saber o número do slide correto sem perda guias e Ctrl+K para adicionar um hyperlink.
de tempo. Aqui, uma boa alternativa é imprimir as
miniaturas da apresentação. Pressione Ctrl+P para
abrir a caixa de diálogo Imprimir. Selecione a opção
Folhetos, defina o número de slides que você quer
que seja impresso em cada página e a ordem da
seqüência (vertical ou horizontal). Outra maneira de
descobrir o número do slide é clicar com o botão
direito do mouse sobre ele, escolher a opção Ir
Para, em seguida selecione a opção Por Título e
clique sobre o título do slide que quiser visualizar. Hyperlinks no PowerPoint
146 No PowerPoint, você pode transitar
entre diferentes slides, apresentações
Anotações nos slides ou até mesmo para um site na Inter-

Montando organogramas
143 Para fazer anotações, grifar e destacar pontos
importantes nos slides durante a apresenta-
net. Essa interação ocorre devido ao recurso de
hiperlink. Para utilizá-lo, digite um texto em seu
140 Para montar organogramas com a ver-
são XP do PowerPoint, acesse a barra de
ção com o PowerPoint, basta usar a cane-
ta virtual que faz parte deste programa. Para ativar
slide . Por exemplo, Clique aqui para visualizar
o gráfico. Selecione-o, clique com o botão di-
ferramentas Desenhar e clique sobre o essa opção, clique com o botão direito do mouse reito do mouse sobre o texto e escolha a opção
botão Inserir Diagramas ou Organogramas. Na sobre o slide e, no menu suspenso que aparecer, Configurar a ação. Na caixa de diálogo que
Galeria de Diagramas, escolha o modelo de orga- escolha Opções de Ponteiro e clique em Caneta. aparecer, defina se o hiperlink será disparado

11
Dicas
pelo mouse ou não e indique qual slide, apre- sentação na Web, basta salvá-la como página da Para desativar a primeira caixa de diálogo, basta desmar-
sentação ou site da Internet deve ser aberto. Feito Internet através do menu Arquivo, Salvar como car a caixa de seleção que aparece na base da janela.
isso, clique em OK para aceitar as configurações. página da Web. Nomeie a sua apresentação, No caso da segunda janela, o processo é um
defina a pasta na qual ela será salva e clique pouco mais complicado. E vale lembrar que, uma
Usando as anotações em Publicar. Na caixa de diálogo que aparecer, vez desativada esta opção, todas as suas apresen-
147 Quando se cria uma apresentação escolha quais são os slides que deseja publicar tações adotarão o slide padrão do programa.
no PowerPoint, pode ser útil ter à na Internet e marque a opção Exibir anotações Para desativar a janela dos slides, vá ao menu Ferra-
mão algumas informações auxiliares que não do orador, caso queira visualizar as anotações do mentas e escolha Opções. Na guia Exibir, des-
se deseja apresentar nos slides. palestrante. Depois, selecione os navegadores que marque a opção Caixa de diálogo ‘Novo Slide’
Para esses casos, o PowerPoint dispõe do modo de a apresentação deve suportar. Clique em Opções e confirme clicando em OK.
anotações. Para exibi-lo, vá ao menu Exibir e esco- da Web para inserir configurações adicionais de
lha a opção Anotações. Este modo mostra na parte formatação às suas apresentações. Clique em OK e Problemas com a execução de
superior da tela o slide que você está trabalhando
e, na parte inferior, um espaço em branco na qual
depois em Publicar para finalizar o processo. 153 músicas em suas apresentações
Se você adicionou uma trilha de
pode inserir as anotações desejadas. Este não apa- CD de áudio em sua apresentação
rece quando o slide é projetado, mas faz parte dele. e ela não está sendo executada, verifique se a
Caso você queira consultar as anotações durante a bandeja do CD-ROM está fechada.
apresentação, basta imprimí-las juntamente com o
slide. Para esta tarefa, escolha a opção Imprimir do Formato panorâmico
menu Arquivo. Ao surgir a caixa de diálogo Impri-
mir, escolha a opção Anotações no menu Imprimir
154 Esse formato geralmente encontrado
em câmeras fotográficas e em filmes
situado na parte inferior à direita da janela. Feito isso, de DVD também pode ser inserido
efetue os ajustes necessários e clique em OK. em suas apresentações do PowerPoint. Para isso,
basta ajustar a altura de seus slides por meio do
Usando a barra de menu Arquivo, Configurar Página. Na caixa de
148 ferramentas “Desenhar” Use macros e automatize tarefas diálogo que aparecer, altere a altura para dez
Para tornar mais atraente a aparência de
uma apresentação, utilizamos ilustrações.
150 As macros são recursos muito eficientes
para evitar tarefas repetitivas. Para adicio-
centímetros e depois clique em OK.

O meio tradicional para fazermos isso é por meio das nar uma imagem em todos os slides de Adicione cliparts rapidamente
opções do menu Inserir, Figura. Mas se deseja algo
mais simples, como uma linha ou uma figura geo-
sua apresentação, é interessante criar uma macro,
pois com ela, você ecomizará mais tempo. Para
155 Oimagens
método tradicional para adicionar
em suas apresentações é atra-
métrica, utilize os recursos da barra de ferramentas essa tarefa, acesse o menu Exibir, Barra de Ferra- vés do menu Inserir, Figura. A partir da
Desenho. Caso não esteja visível na tela, vá ao menu mentas e escolha Visual Basic. Depois, clique no versão 2000, há uma maneira mais prática para
Exibir, Barra de Ferramentas e escolha Desenho. botão Gravar Macro e, na janela Gravar Macro, essa tarefa: arrastar a figura com o mouse.
Com os seus ícones, é possível criar elementos nomeie-a e clique em OK. A partir daí, o editor de
gráficos; alterar suas cores, a espessura e o estilo macro registrará todas as ações até que o botão
das linhas e setas. Experimente as inúmeras pos- Parar gravação seja acionado. Adicione uma
sibilidades que esta ferramenta oferece. imagem no slide e depois clique em Parar gra-
Antes de começar, conheça alguns truques que vação. Para executar a macro recém-criada, cli-
podem ser feitos com o uso da tecla Shift. Por que no botão Executar macro, escolha a macro
exemplo: se você manter a tecla Shift pressiona- desejada e clique sobre o botão Executar.
da enquanto desenha um retângulo, este toma-
rá a forma de um quadrado ou de um círculo, Slide em branco
caso esteja desenhando uma elipse. Pressionar a
tecla Shift enquanto projeta retas ou setas resul-
151 Para adicionar rapidamente um slide em
branco em sua apresentação, pressione a
ta em linhas horizontais e verticais. tecla Shift enquanto inserir um novo
slide pelo menu Inserir, Novo Slide. Dessa
forma, você evita que a caixa de diálogo Novo
Slide seja carregada.

Desativando as janelas na aber-


152 tura do programa
Quando o PowerPoint é carregado
pelo método padrão, surgem duas Tempo de exposição
janelas na abertura. A primeira é caixa de diálogo na 156 para os slides
qual você pode criar uma nova apresentação ou abrir Para configurar o tempo de transição
uma apresentação existente. E a segunda é a caixa de para cada slide, clique com o botão direito do
diálogo para a escolha dos layouts para os slides. mouse sobre o slide e escolha a opção Transi-
Publique sua apresentação Há quem ache estas janelas uma chateação e ção de slides. Na versão XP, será aberto o painel
149 na Internet
Se você quiser disponibilizar a sua apre-
prefira desativá-las. Se este for o seu caso, siga
as instruções abaixo:
de tarefa ao lado direto da tela. Na parte inferior,
existe um campo para determinar o tempo de

12
pausa para cada slide (Automaticamente após). ções no formato deste software por e-mail, você Para evitar que seja impresso um documento pratica-
Determine o tempo necessário para cada slide pode visualizá-las através do PowerPoint Viewer. mente em branco com apenas uma ou duas linhas na
e, por fim, clique em Apresentação de Slides. Esse software é gratuito e pode ser baixado em segunda página, use Reduzir para caber. Para aces-
qualquer site de downloads de aplicativos. sá-lo, vá ao menu Arquivo, Visualizar Impressão
e clique sobre o botão Reduzir para Caber.

Converta letras maiúsculas para


165 minúsculas e vice-versa
Utilize o recurso de conversão do Word para
poupar tempo. Para acessá-lo, vá ao menu
Formatar e escolha Maiúsculas e minúsculas.

Proteja seus documentos


166 de bisbilhoteiros
Se você compartilha o computador
com várias pessoas, o recurso de prote-
Personalize os eixos e grades de ção de documentos do Word é uma forma eficaz
161 seus gráficos de impedir que pessoas não-autorizadas abram
Para colorir os eixos e grades de seus seus arquivos. Para ativar esse recurso, depois de
gráficos, basta clicar sobre eles com terminar o texto, acesse Arquivo, Salvar como. Na
o botão direito do mouse e escolher a opção janela que aparecer, clique no menu Ferramentas
Formatar Eixo. Na caixa de diálogo que surgir, (localizado no canto direito), Opções gerais. De-
Efeitos de transição escolha a cor que desejar para as linhas do pois, digite a senha na caixa Senha de proteção e
157 Para adicionar efeitos de transição às suas gráfico. repita-a na tela seguinte. Pronto, seu documento
apresentações, clique com o botão direito só poderá ser aberto com o uso da senha. Para
do mouse, escolha Transição de Slides. Na caixa
que aparece ao lado da tela, escolha algum dos
162 sua
Efeitos multimídia na
apresentação
permitir a abertura do documento e impedir a sua
edição, vá para Ferramentas, Proteger documen-
slides disponíveis na caixa Aplicar aos Slides se- Adicionar recursos multimídia (áudio to, escolha Comentário e digite a senha desejada.
lecionados. Feito isso, clique em Aplicar a todos e vídeo) em suas apresentações é muito simples,
os slides para que as configurações sejam feitas. basta acessar o menu Inserir, clicar em Filmes e Personalize a barra de tarefas
Sons e escolher as opções disponíveis. Na caixa
de diálogo que surgir, indique o arquivo que
167 Nem sempre é necessário usar todas as
barras de ferramentas do Word. Para elimi-
nar ou adicionar novas barras, clique em
Ferramentas, Personalizar e selecione as caixas das
barras de ferramentas que você realmente utiliza.

Numeração de páginas
168 Para numerar seu documento de
forma automática, vá até Inserir,
Números de páginas.

Mais espaço na linha


158 Caso necessite de mais espaço na linha,
reduza a distância entre o marcador e
Conte caracteres em
o texto ativando o menu Exibir e sele-
cionando a Régua. Além de ajudar a comprimir os
163 seus documentos
Para saber quantas palavras ou quantos
caracteres possui o seu documento, use
espaços, ela facilita o alinhamento dos textos.
a função Contar Palavras. Para ativá-la, acesse
o menu Ferramentas e clique sobre a opção
Gráficos animados
159 Para criar animações em seus gráficos, clique
com o botão direito do mouse no gráfico e
Contar Palavras. Outra opção na versão XP do
Office é a barra de ferramentas Contar Palavras.
Para acessá-la, vá ao menu Exibir e selecione
escolha a opção Personalizar Animação
do menu suspenso. Na janela que aparecer à direita
da tela, clique em Adicionar efeito e escolha aquele
Barra de ferramentas, Contar Palavras. Clique
em Recontar para atualizar a conta quando 169 Proteção contra vírus de macro
Para evitar que vírus de macro sejam exe-
quiser. Por esta barra de ferramentas, também é
que melhor atende às suas necessidades. cutados em seu computador pelo Word,
possível checar o número de caracteres, linhas,
configure seu PC para executar apenas macros vindas de
páginas e parágrafos.
Visualizar apresentações fontes confiáveis. Para isso, vá em Ferramentas, clique em
160 sem o PowerPoint Opções e, depois, na guia Segurança. Na tela que surgir,
Se você não possui o Microsoft Power-
Point, mas sempre recebe apresenta-
164 Reduza o tamanho do texto para
caber em uma folha
clique no botão Segurança de macro, defina o nível de
segurança como Alto e para concluir, clique em OK.

13
Dicas
você pode adicioná-los por meio da guia Símbolos. palavra digitada incorretamente, selecione Au-
Para acessar essa opção, vá ao menu Inserir, clique tocorreção no menu suspenso e clique na gra-
em Símbolo e, em seguida, na guia Símbolos. É só fia correta. O Word adicionará a palavra na lista
clicar duas vezes sobre o símbolo que deseja inserir autocorreção, corrigindo-a automaticamente da
para que ele seja incluído no seu documento. próxima vez que for digitá-la da mesma forma.

04

Opção de Auto-salvamento
170 Para evitar perdas de informações
em seus documentos, seja por trava-
mentos do PC ou quedas de energia,
habilite a opção de auto-salvamento do Word.
Esse recurso salva automaticamente o seu tra- Imprima várias páginas em uma
balho de acordo com o período determinado. Adicione hífens 177 única folha
Por padrão, o Word faz o salvamento de dez em
dez minutos. Para mudar esse intervalo, vá ao
174 automaticamente
Para ativar a opção de hifenização no
Para economizar folhas de papel, você
pode imprimir mais de uma página em
menu Ferramentas e escolha Opções. No guia Word, faça o seguinte: Vá ao menu Fer- uma única folha de papel. Para essa tarefa, pressione
Salvar, mude o tempo de auto-salvamento em ramentas, escolha Idioma e clique em Hifeniza- Ctrl+Ppara abrir a janela de impressão, vá a seção
Salvar Info. de Auto Recuperação a cada e ção. Na janela que aparecer, marque a caixa de se- Zoom e defina o número de páginas por folha que de-
depois clique em OK para confirmar. leção Hifenizar o documento automaticamente. seja imprimir. Depois é só clicar em OK para imprimir.
Feito isso, faça os ajustes nas distâncias toleradas
Retire o efeito hiperlink ao digi-
171 tar endereços de Internet
da margem e no limite de hífens consecutivos.
04
Por padrão, o Word transforma en-
dereços de e-mails e de sites de In-
ternet em hiperlink. Caso não queira esse efeito
em seu texto, pressione as teclas Ctrl+Z assim
que o texto for transformado em hiperlink.

Mova trechos de textos


172 com o teclado
Para agilizar a movimentação de
trechos de textos, você pode tirar
proveito das teclas do teclado. Confira os pas-
sos a serem seguidos: antes, selecione o trecho
desejado, por meio das setas direcionais e da Altere a fonte padrão
tecla Shift. Depois pressione F2 e posicione o
178 Se você não gosta da fonte Times New
ponteiro do mouse na nova posição na qual
deseja mover o trecho desejado. Por fim, tecle
175 Capitulares
Para adicionar a primeira letra do seu
Roman e prefere usar a Verdana, poderá
configurá-la como fonte padrão. Para
Enter para copiar o trecho. Simples, não? documento em um tamanho maior modificar a fonte padrão em um documento
- também conhecida como capitular - com o vazio, vá até o menu Formatar e escolha a
Word, basta mover o ponteiro do mouse para opção Fonte. Depois, selecione a fonte e o
qualquer ponto do parágrafo e ativar a opção tamanho desejados nessa janela. Feito isso,
Capitular do menu Formatar. Na janela que clique no botão Padrão e aceite as mudanças
aparecer, escolha o tipo de capitular que deseja na janela que aparecer. Por fim, para confirmar,
inserir em seu texto e clique em OK. clique em OK.

Insira erros de ortografia à ferra- 179 Quebra de páginas


176 menta de autocorreção
Sempre existem aquelas palavras que
Para forçar a interrupção do texto em
um determinado ponto do documen-
teimamos em digitar errado. Para au- to, você pode usar o recurso de quebra de pági-
tomatizar a correção delas, adicione-as na lista na. Para usar esse recurso, basta acessar o menu
de autocorreção do Word. Acesse Ferramentas, Inserir, escolher Quebra e, na janela Quebra,
Insira caracteres especiais Opções, clique na guia Ortografia e gramática escolha a opção Quebra de página.
173 em seu texto e selecione a caixa de seleção Verificar ortogra-
Se você precisa inserir caracteres que
não estão disponíveis no seu teclado,
fia ao digitar e depois clique em OK. Feito isso,
clique com o botão direito do mouse sobre a
180 Tabela dentro da tabela
Criar tabelas aninhadas (também conhecidas

14
como tabelas dentro da tabela), ficou mais fácil a partir Liste todas as teclas de Feito isso, clique em OK. Vale ressaltar que esses
da versão 2000 do Word. Para criá-la, bastar clicar sobre
uma célula da tabela na qual você pretende adicionar
183 atalho do Word
Para facilitar a sua vida e ecomizar tempo,
efeitos somente poderão ser vistos na tela do PC,
não sendo possível a sua impressão no papel.
outra tabela, acessar o menu Tabela, Inserir Tabela e você pode criar uma listagem com todas
especificar o número de linhas e colunas que deseja. as teclas de atalho do programa. Para isso, acesse
o menu Ferramentas, selecione Macro e depois
clique em Macros. Na janela Macro, clique na caixa
Macros em e escolha Comandos do Word. Feito
isso, selecione a opção Listar Comandos na caixa
Nome da Macro. Em seguida, clique no botão
Executar. Na caixa de diálogo Listar Comandos,
habilite a opção Definições atuais do menu e do
teclado e clique em OK. Automaticamente, uma
tabela com todas as teclas de atalho será carregada.
Imprima a tabela e faça bom proveito.

Mude o nome do autor


187 do documento
Nomear os documentos ajuda na
identificação autoral do mesmo. Para
incluir essa opção em seus documentos, vá ao
menu Ferramentas, Opções e clique na guia
Usuário. Digite o nome do autor na caixa Nome
e depois escreva as iniciais e um endereço para
correspondência. Por fim, clique em OK.

Fechar todos os documentos


181 de um só vez Texto em colunas
No Word 2000, é possível fechar ou salvar
todos os documentos abertos de uma
184 Para dar um aspecto mais profissional
ao seu texto, você pode dividi-lo em
só vez. Para isso, basta pressionar a tecla Shift en- colunas. Para essa tarefa, selecione
quanto acessa o menu Arquivo. Depois disso, é só todo o texto através das teclas na caixa Ctrl+T.
selecionar as opções Fechar Tudo ou Salvar Tudo. Depois, vá ao menu Formatar, escolha a opção
Colunas e o número de colunas desejado.

Marcadores e numeração
185 Certos tipos de trabalho exigem marca-
dores e numeração para organizar a es-
trutura de tópicos. E como não poderia Fontes ausentes
deixar de ser, uma ferramenta tão poderosa como
o Word certamente possui um recurso que cum-
188 Ao abrir um documento com fontes
esquisitas, não se assuste, você deve ter
pre essa tarefa. Para usá-la, selecione o trecho a ser usado uma fonte que não está insta-
marcado ou numerado. Em seguida, vá ao menu lada em seu computador. Quando isso ocorre, o
Formatar e escolha Marcadores e numeração. Word troca a fonte que está faltando para uma
Na tela que aparecer, escolha uma das opções dis- padrão. Felizmente, essa substituição é fácil de
poníveis e clique no botão OK para concluir. ser efetuada. Veja como proceder nessa tarefa:
acesse o menu Ferramentas,Opções e clique
na guia Compatibilidade. Feito isso, clique no
botão Substituição de fonte. O Word fará uma
detecção de fontes no sistema para verificar
182 Acabe com “viúvas e órfãos” quais fontes estão faltando. Depois disso, ele for-
Antesquevocêpergunteosignificadodesses necerá uma lista de fontes e as suas substituições
termos,vamosexplicá-los.Viúva é a palavra dei- correspondentes. Para efetuar a substituição,
xada sozinha em uma linha e um órfão é a última linha selecione uma fonte ausente na lista, abra a lista
de um parágrafo que aparece no topo de uma coluna de fontes substituídas e selecione uma adequada
de texto. Essas situações na área de publicações são ti- Efeitos de texto para a troca. Em seguida, clique em OK para
das como verdadeiros pecados que devem ser evitados, 186 Para criar efeitos especiais em seu texto, aplicar temporariamente as substituições no do-
uma vez que interrompem o fluxo dos seus documen- acesse o menu Formatar, clique em cumento vigente ou então, clique em Converter
tos. Para corrigir , acesse Formatar , Parágrafo. Depois, Fonte. Na guia Efeitos de Texto, escolha permanentemente para trocar as fontes em de-
vá à guia Quebras de linha e de página e verifique se o o efeito que quiser. É só selecionar a opção para finitivo no documento. Clique em OK na caixa de
Controle de linhas órfãs/viúvas está selecionado. saber como o efeito ficará na tela do computador. diálogo para finalizar as substituições.

15
Dicas
Impressão inversa Manual da caixa de diálogo Imprimir. Documentos recentes
189 Oútilrecurso de impressão inversa é muito
quando se tem centenas de páginas
198 Por padrão, o menu Arquivo do Word
mostra os quatro últimos documen-
a serem impressas, pois você não preci- tos abertos. No entanto, você pode
sa organizar as páginas ao fim da impressão, já que listar até nove arquivos. Para isso, vá ao menu
elas foram impressas na ordem correta. Para ativar Ferramentas, Opções e clique na guia Geral. Na
essa opção no Word, acesse o menu Ferramentas, caixa de seleção Lista de Arquivos Utilizados,
escolha Opções e clique na guia Imprimir. Em se- insira o número desejado. Caso não queira mos-
guida, marque a caixa de seleção Ordem Inversa. trar os documentos mais recentes, desabilite
essa opção.
Comentários ocultos
190 Comentários é um recurso muito útil Aumente ou diminua o tama-
para revisão e finalização de textos,
além de dispor de informações impor-
199 nho da fonte
Para aumentar uma fonte, pressione
tantes para grupos de trabalho que compartilham as teclas Ctrl + ]. Para diminuir, pres-
documentos. Para incluir um comentário, selecio- sione Ctrl + [.
ne o trecho do texto que deseja comentar e vá ao
menu Inserir, Comentário. Ao fazer isso, surgirá Legenda em imagens
um balão no qual você terá que incluir o seu co-
mentário. Pronto! Qualquer pessoa que abra esse
200 Para adicionar legendas em imagens dos
seus trabalhos, vá ao menu Inserir, Refe-
documento verá os comentários inclusos, que só Notas de rodapé rência e escolha a opção Legendas. Na
não estão disponíveis na versão impressa. 194 Para incluir notas de rodapé em seus caixa Legenda, defina um novo nome para a legen-
trabalhos, posicione o ponteiro do da, clicando sobre o botão Novo Nome e digitando
Controle de alterações mouse na frente da palavra ou citação o nome que preferir. Para finalizar, clique em OK.
191 Você pode controlar as mudanças que
fez em um documento. Tal recurso é
que necessita de rodapé. Vá ao menu Inserir, esco-
lha a opção Referência e clique em Notas. Defina Índices
muito útil para checar quais foram as
correções e alterações feitas no documento. Para
as configurações das notas na janela que aparecer
e, por fim, dê um clique no botão Inserir.
201 Trabalhos universitários como teses
e dissertações, por serem extensos,
utilizá-lo, selecione Ferramentas, Controlar al- geralmente requerem índices para
terações. Feito isso, visualize seu documento em Recurso de autoformatação orientar o leitor. Para criar um índice no Word,
modo Web ou Layout de impressão para checar
as adições ou extrações feitas no texto.
195 Para excluir espaços em branco em
seu documento, use o recurso Auto-
clique no menu Inserir, Referência e depois em
Índice. Na tela que será exibida, escolha os dife-
Formatação. Acesse o menu Forma- rentes tipos de índices disponíveis e selecione
tar, clique em AutoFormatar e dê OK. algumas opções, como formato e alinhamento.

Desativando macros
196 Para desativar todas as macros de um docu-
mento, mantenha a tecla Shift pressionada
enquanto o arquivo está sendo aberto.

Crie atalhos personalizados


192 Defina seus próprios atalhos de teclado
acessando o menu Ferramentas, Perso- Adicione saudações com a fer-
nalizar e clicando na guia Comandos. 202 ramenta de Autotexto
Para incluir mensagens pré-configura-
Use o Word para imprimir livros das, acesse o menu Inserir e escolha
193 Com o Word, você pode imprimir as
folhas de seu documento no formato
a opção Autotexto. Nessa opção, você terá uma
série de opções de saudações, referências e as-
de um livro. Para isso, basta acessar Marca d’água suntos padronizados de acordo com as formas
Arquivo, Configurar página. Na janela Mar-
gens, acesse a seção Página e escolha Livro na
197 Para incluir uma marca d’água em
seu documento, acione o menu
de apresentação de relatórios, cartas e corres-
pondências. Basta escolher a mensagem que
caixa Várias Páginas e Tudo na caixa Folhas Formatar, escolha a opção Plano de melhor atende às suas necessidades e utilizá-la.
por livreto. Ao imprimir um documento dessa fundo e depois Marca d’água impressa. Na
maneira, é necessário imprimir os dois lados do janela que aparecer, ative as opções necessárias Observação: As dicas foram testadas na
papel. Caso a sua impressora não conta com e crie a sua marca d’água a partir de uma figura versão 2002 do Office.
este recurso, marque a opção Frente e verso ou de um texto.

16