EXCEL: O GUIA COMPLETO

PARA ANÁLISES EMPRESARIAIS

3  Introdução 15   Outras funcionalidades do programa

6   Como usar o Excel na gestão? 18   Por que capacitar nessa ferramenta?

12   As vantagens do uso do Excel 20  Conclusão

23   Sobre o Grupo Impacta Tecnologia

INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Desde planilhas cotidianas até complexos cálculos

de dados, o Excel é um programa imprescindível
para que empresas de qualquer ramo possam ter
certeza de que sua administração é realizada da
melhor maneira possível. Encontrado em pelo
menos 90% dos computadores, o software é
mundialmente reconhecido por sua praticidade,
eficiência e diversidade de funcionalidades.

4 4
 INTRODUÇÃO

Portanto, mesmo sendo um velho conhecido no mundo da informática, o Microsoft Excel é cada vez mais
valorizado pelos gestores e colaboradores, pois traz facilidade, agilidade e organização fundamentais para
todos os negócios.

Sua empresa ainda não se rendeu a tudo o que o Excel pode oferecer? Você quer aprimorar seu
uso das planilhas? Então, não perca os próximos capítulos deste e-book, nos quais mostramos
exatamente por que você deve entender o Excel e, com ele, revolucionar definitivamente a gestão da
sua empresa.

Boa leitura!

5 5
COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?
 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?

Com sua capacidade de até 1 milhão de linhas

por 16 mil colunas, o Excel comporta uma enorme
quantidade de dados e possibilita cálculos ágeis.
Com isso, o programa se mostra como uma
ferramenta fundamental, que pode ser utilizada para
a organização de informações, registro de dados,
cálculos e previsões.

Portanto, não é à toa que a maioria das empresas,

hoje, exige que os candidatos a uma vaga de
emprego tenham conhecimentos no mínimo básicos
do software da Microsoft. Entretanto, são aqueles
que entendem o programa de forma avançada que
realmente se destacam em suas candidaturas e fazem
a diferença na empresa.

7
 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?

INTRODUZINDO O EXCEL NA SUA EMPRESA

Se você ainda não usa o Excel na sua empresa com frequência, à primeira vista, o software pode parecer
complicado. Entretanto, logo que você começar a desvendá-lo, verá que o programa é prático, intuitivo e
dinâmico. Ou seja, não há por que perder mais tempo!

A flexibilidade do Microsoft Excel permite que o programa seja utilizado para organização ou listagem de
dados, cálculos simples ou complexos, análises de informações, conversão de dados, detecção de tendências
e lacunas, criação de gráficos e panoramas ou para a exibição dos dados registrados de forma organizada e
dinâmica. Altamente personalizável, o software é um companheiro fiel desde os primórdios da computação
pessoal, tanto nas empresas quanto nos lares.

Mesmo que ele ainda não seja muito utilizado na sua empresa, seus colaboradores provavelmente
já têm alguma familiaridade com o Excel, pois ele também é extremamente útil para demandas
pessoais cotidianas e até mesmo para tarefas da faculdade. Dessa forma, introduzir o software na
empresa está longe de ser um processo complexo.

Além disso, mesmo que os colaboradores sintam alguma dificuldade com o programa e que precisem de algum
tempo para se familiarizar com ele, os benefícios mais do que compensam esse trabalho.

8
 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?

USANDO O EXCEL NO LUGAR DE PROCESSOS TRADICIONAIS

Fluxo de caixa

Uma das práticas mais importantes de um negócio é a realização correta do fluxo de caixa, que representa
a base da análise financeira de uma empresa. Esse registro de todo o dinheiro que entra e sai da empresa é
essencial para que toda a contabilidade aconteça com eficiência e transparência, além de possibilitar cortes de
custos quando necessário e um planejamento verossímil para o desenvolvimento da empresa.

Fazendo o fluxo de caixa no Excel, você se certifica da atualização, precisão e segurança dos dados. Assim, você
poderá decidir com clareza quais benefícios e melhorias podem ser implementados na empresa, quais áreas estão
gastando além do necessário e o que a empresa pode fazer para diminuir despesas e aumentar seus lucros.

Contas

Aliás, para tarefas envolvendo valores, o Excel é sempre a melhor opção. Além do fluxo de caixa, o controle de
contas pagas e a quitar também pode ser feito por ele. Esses valores também entram no fluxo de caixa, é claro,
mas é importante ter um registro próprio para eles. Dessa maneira, você saberá exatamente o que já foi pago
e o que tem data de vencimento próxima, evitando assim desentendimentos e confusões.

9
 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?

Vendas

Se sua empresa realiza vendas, o Excel também vai mudar a maneira com que você mantém o controle sobre
elas. Por meio de uma planilha construída no programa, você poderá facilmente saber quais são os produtos/
serviços mais vendidos, quem foram os vendedores que se destacaram por seu desempenho, quando foi
realizada a encomenda de algum produto, a quantidade de cada item disponível em estoque, etc.

A partir dessas informações, você poderá planejar melhor quais itens devem ficar em estoque
em maior quantidade, quais produtos devem ser repensados para conquistar mais clientes, quais
práticas de venda devem permanecer ou ser aprimoradas, quando você deve realizar encomendas de
novos produtos e muito mais.

Impostos

Outra demanda regular de qualquer empresa é o controle dos impostos, que exige alto nível de precisão e
minúcia. Dessa maneira, essa é outra tarefa extremamente facilitada pelo uso do Microsoft Excel. Do valor
total de uma venda ou compra, quanto é referente a impostos? Quais impostos e taxas já foram pagos e
quando os próximos devem ser quitados? Para manter a contabilidade da empresa sempre em dia, o Excel é
uma ferramenta fundamental.

10
 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO?

Gráficos

Quem não conhece tão bem o Microsoft Excel certamente não pensaria no software como um excelente
recurso para a criação de gráficos. Entretanto, com o programa, você poderá desenvolver gráficos
profissionais e bem organizados. Além dos gráficos em si, é possível adicionar recursos como transparências,
sombreamentos, diferentes cores e efeitos 3D. Para dispor as informações, o programa oferece ferramentas
como mapas e gradientes de cor, indicadores de desempenho com ícones diferenciados e barras de dados.

Uma das principais vantagens e praticidades deste recurso do Excel é a possibilidade de exportar
gráficos para documentos criados com o Microsoft Word ou para apresentações do PowerPoint, sem
perda alguma de organização ou design.

Gerenciamento de clientes

Para manter todas as informações disponíveis sobre seus clientes em um único lugar, o Microsoft Excel é a
escolha certeira. Monte planilhas para registrar informações de contato, dados sobre compras, pagamentos e
muito mais. Dessa maneira, ficará fácil e rápido apresentar e analisar esses dados para conhecer a situação da
empresa. Além disso, essa agilidade aprimora o relacionamento da empresa com os clientes.

11
AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL
 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL

Ao deixar o Excel encarregado de demandas

envolvendo valores e dados complexos, o processo
se torna mais automatizado e seguro, pois todas as
informações relacionadas a cada área ficarão sob
a responsabilidade de um programa especializado
em sua gestão. Outros programas não garantem
a mesma segurança do Microsoft Excel, enquanto
manter os dados em papel coloca-os sob os riscos
da umidade, do mofo, da poeira, de insetos e até
mesmo de desastres, como incêndios e enchentes.

Além disso, o programa representa uma grande

diminuição do tempo e do trabalho requeridos para
registrar e analisar todos esses dados.

13
 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL

Com isso, os colaboradores responsáveis por essa gestão terão mais tempo para se dedicar a outras demandas
que não podem ser automatizadas. Isso aumenta a motivação dos colaboradores, pois eles passarão a ter mais
certeza de que os dados estão sendo analisados e armazenados corretamente.

Além disso, os empregados não precisarão lidar de maneira tão cansativa com as exigências de
tempo e trabalho que os dados representam. O Excel diminui drasticamente as chances de erros
e enganos na hora de registrar e analisar os dados, o que também melhora a produtividade e a
eficiência das práticas cotidianas da empresa.

O aumento da produtividade, é claro, também representa um grande benefício financeiro para a empresa.
Quando os colaboradores produzem mais e apresentam mais resultados positivos, a empresa toda lucra mais.
A tecnologia, de maneira geral, é uma grande aliada da otimização da produtividade das equipes.

14
OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA
 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA

Já deu para ver que o Excel oferece

excelentes ferramentas para sua empresa.
Mas como exatamente ele pode ser usado
no dia a dia da organização? E o quais são
suas possibilidades além do já mencionado
controle financeiro? Acompanhe:

FUNÇÕES

Para otimizar a execução de cálculos e

realmente se mostrar fundamental para a
análise de dados e previsões financeiras, o
Excel conta com as funções. Basicamente,
elas são fórmulas predefinidas que você
pode incluir em uma célula e que, a partir
daí, fará o cálculo programado. Este pode
ser desde uma simples soma ou subtração
até complexas fórmulas, como veremos a
seguir.

16
 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA

ACOMPANHAMENTO DE MÉTRICAS

Vamos supor que determinado produto vendido por sua empresa apresentou um crescimento de 5% em suas
vendas de um mês para o outro. Caso esse crescimento continue de maneira constante, qual será a saída desse
item no final do ano? E qual será seu lucro? Também é possível descobrir, por exemplo, quanto você vai lucrar
depois de oferecer um desconto de 10% em 50 produtos diferentes, vendidos para determinado número de
pessoas.

O acompanhamento de métricas, portanto, mostra-se uma das mais importantes possibilidades

do Excel para as empresas. Com o programa, será possível otimizar os planos de crescimento da
empresa, investir mais nas estratégias que estão dando certo, corrigir as práticas que não estão
apresentando os resultados esperados e, de maneira geral, ter um maior controle sobre o que está
acontecendo com o negócio como um todo.

17
POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA?
 POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA?

Agora, já conhecemos melhor todas as vantagens do Excel e por que, se ele ainda não é, logo se tornará uma
ferramenta indispensável para sua empresa. Portanto, é fácil compreender o motivo de instituições de todos
os ramos estarem procurando candidatos que dominem o programa, não é mesmo?

Se você deseja conquistar uma vaga mais interessante e crescer em sua carreira, é fundamental se capacitar
no uso do Microsoft Excel. Da mesma forma, na hora de contratar novos colaboradores para a sua empresa,
não deixe de exigir conhecimentos no programa, mesmo que básicos — se o candidato for dedicado e ágil,
logo conseguirá aprimorar suas habilidades por meio do uso constante do software.

Entretanto, é claro, o nível de conhecimento exigido vai variar de acordo com as demandas
necessárias para a execução das tarefas cotidianas de cada cargo.

Como mencionamos, mesmo que sua empresa ainda não invista com força no uso do Excel, seus colaboradores
devem conhecê-lo mesmo que superficialmente. Isso acelera muito o processo de especialização da equipe em
relação ao programa, pois capacitá-la para o uso de um software mais complicado ou desconhecido seria um
processo mais demorado e caro.

19
CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Por meio de sua capacidade de trabalhar com uma

enorme quantidade de dados ao mesmo tempo,
das possibilidades organizacionais oferecidas
pelas planilhas e por suas funcionalidades que
tornarão a gestão mais otimizada e ágil, o Microsoft
Excel conquistou seu lugar no coração e no
funcionamento cotidiano da grande maioria das
empresas da atualidade.

Como isso é uma tendência que não para de crescer,

os conhecimentos de Excel são uma exigência
crescentes em vagas de emprego e, portanto, é
altamente recomendado que todos os profissionais
que desejam crescer na carreira e fazer a diferença
em suas respectivas empresas se capacitem quanto
ao uso do programa.

21
 CONCLUSÃO

Isso traz benefícios enormes tanto para o colaborador quanto para a empresa, pois, apesar de sua
complexidade e variedade de usos, o Excel é um programa dinâmico e fácil de ser utilizado depois que o
usuário começa a desvendá-lo.

Pela variedade das possibilidades oferecidas e pelas várias utilidades para todos os departamentos
de uma empresa, é possível encontrar diversos níveis de cursos de especialização no Microsoft
Excel. Sejam aulas básicas de introdução ao programa ou cursos avançados para se aprofundar
nas planilhas, estas são excelentes oportunidades de trazer um diferencial para a empresa e para o
currículo de cada colaborador ou candidato.

Quando você conhece e compreende o Excel, todas as portas do programa se abrem para você e, com suas
planilhas, você será capaz de executar as mais variadas demandas do dia a dia da sua empresa. Não perca mais
tempo! Mergulhe agora mesmo no Microsoft Excel e mude a gestão da sua empresa de maneira definitiva,
prática, segura e otimizada.

Com as planilhas, você vai revolucionar a maneira com que a instituição lida com números, contas, vendas,
impostos e previsões, além de estabelecê-la como uma empresa que aproveita ao máximo a tecnologia
disponível atualmente e que busca a inovação e o aperfeiçoamento.

22
Conhecimento sem limites: desde 1988, essa é a mentalidade que rege a missão do Grupo Impacta Tecnologia
no treinamento de profissionais especializados e preparados para assumir posições de liderança nos mercados
de TI, Gestão e Design.

Oferecemos mais de 300 treinamentos e 40 certificações, que formam o portfólio de cursos especializados
em tecnologia e mercado digital mais completo da América Latina, fundamentado na expertise de um grupo
educacional pioneiro e instrutores altamente qualificados.

A Editora Impacta, que produz todo material didático dos cursos, desenvolvido e atualizado constantemente
em parceria com profissionais atuantes no mercado, é responsável por uma metodologia de ensino considerada
como referência pela ABTD e entidades de Recursos Humanos. Saiba mais em www.impacta.com.br.