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GUIA
COMPLETO
COMO INICIAR
A EMISSÃO DE
NOTA FISCAL
O passo a passo essencial para
iniciar a emissão de notas e
economizar muito tempo
Neste Livro Digital de 8 Capítulos você vai descobrir o passo a passo para iniciar
sua empresa na emissão de nota fiscal da maneira mais prática e direta.
Você vai ver todos os requisitos necessários e dicas essenciais para que não
tenha dor de cabeça e começe tudo de maneira simples. Além disso terá
um Bônus de como estruturar sua empresa para controlar suas vendas
diariamente.... e muito mais!
SUMÁRIO
O inicio no mundo das notas fiscais eletrônicas vai mudar a forma de "conversar"
com as empresas e abrirá um novo leque de oportunidades. Um deles será a
possibilidade de interagir diretamente com empresas de grande porte, já que se
faz necessário a utilização de NF-e.
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Entendendo o mundo da NF-e
Este livro tem como intuito de esclarecer os pontos mais importantes para iniciar
a emissão de nota fiscal eletrônica mercantil, para empresas de qualquer
tamanho ou registro fiscal.
As dicas usadas foram testadas por muitas empresas e estão ativas no mercado
brasileiro.
Todos os dados inseridos na nota fiscal irão definir quais impostos sua empresa
irá pagar e que classe se enquadrará.
Quero deixar bem claro que recomendamos sempre a consulta com seu contador
para definir corretamente todos os seus impostos e códigos utilizados em suas
notas fiscais.
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Quero iniciar a emissão de NF-e,
por onde começo?
A emissão de nota vai permitir que sua empresa concretize suas vendas,
fazendo com que seus produtos circulem por este Brasil.
Nos próximos 8 passos estarei detalhando como você deverá prosseguir para
conseguir vender seus produtos utilizando a nota fiscal eletrônica. Estes passos
serão:
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1º Passo – Ter um CNPJ habilitado
O primeiro passo será ter sua empresa devidamente registrada e apta na Receita
Estadual. Este passo é necessário pois apenas empresas podem emitir nota
fiscal de mercadoria.
Realize o processo com calma, para que tudo esteja correto, evitando dores de
cabeça. Sempre será importante usar uma consultoria contábil ou fiscal para
realizar estes processos.
Após o registro do seu CNPJ e aprovação do seu cadastro, você poderá a iniciar
sua empresa a todo vapor com as dicas que receberá nos próximos capítulos.
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2º Passo – Registrar CNPJ como
Emissor de NF-e na Receita Estadual
Este passo evita muita dor de cabeça e tempo. Pode não parecer, mas muitas
empresas pulam este passo, pensando que a emissão de NF-e já está habilitada
por padrão para todas as empresas.
O registro deverá ser feito no site da Receita Estadual, nas opções de NF-e
(Nota Fiscal). O pedido é enviado e somente após a aprovação é que sua
empresa poderá iniciar a autorizar notas eletrônicas.
SEFAZ
MINHA
EMPRESA
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2º Passo – Registrar CNPJ como
Emissor de NF-e na Receita Estadual
Para auxiliar empresas que desejam realizar o processo por si só, deixo em
anexo os links de acesso para credenciamento. Abaixo um exemplo de como
deverá aparecer no seu cadastro estadual após a aprovação.
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3º Passo – Adquirir um Certificado
Digital
Toda emissão de nota fiscal será assinada com o certificado digital da sua
empresa, confirmando assim que é realmente o seu CNPJ que está autorizando
aquela nota. Este processo é obrigatório para trazer segurança as operações na
internet com a Receita Estadual.
Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas
com o e-CNPJ:
• Acessar o e-CAC
• Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
• Acessar ao Receitanet
• Acessar o Conectividade Social ICP
• Emitir e parcelar a DAS
• Emitir e Retificar o Redarf
• Realizar transações no Sisprouni
• Utilizar o GESP
• Emitir declaração do CAGED
• Assinar Escrituração Fiscal
• Declarar o DMED (profissionais da saúde)
• Cadastrar no INPI
• Acessar o CNES
• Solicitar financiamento no Finep
• CEBAS
• Assinatura de Contratos de Câmbio
• Serviços da Receita Federal
• CT-e
• Enviar a DIPJ
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3º Passo – Modelo A1
Este certificado pode ser utilizado para emissão de notas fiscais, consulta na
Receita Estadual, Registro de livros fiscais, consultas no governo via
contabilidade, etc.
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3º Passo – Modelo A3
O modelo A3 pode ser usado para as mesmas operações realizadas com o A1.
Uma das vantagens deste certificado é o prazo de validade maior. O seu custo a
longo prazo também será mais vantajoso, tendo em conta você o utilizará por 3
anos ao invés de 1.
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3º Passo – Comparação A1 x A3
Certificado A1 X A3
Preços
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4º Passo – Organizar todos os dados
de produtos e impostos
Esta etapa é uma das mais importantes, pois é nela que você descobre como
sua empresa vai trabalhar perante as operações de venda, devolução, estorno,
transferência, etc.
O papel da Contabilidade aqui entra com muita força, pois ela poderá lhe
direcionar para o caminho correto das tributações. Várias informações de
impostos, regime, código de operações, informações adicionais deverão ser
preenchidas em sua nota fiscal.
Impostos
ICMS
• Regime (Simples Nacional ou Regime Normal)
• Código Situação Tributária
• Alíquotas quando aplicável
IPI
• Código Situação Tributária
• Código de Enquadramento
• Alíquotas quando aplicável
PIS E COFINS
• Código Situação Tributária
• Tipo de Cálculo (Percentual ou Valor) – quando aplicável
• Alíquotas quando aplicável
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4º Passo – Organizar todos os dados
de produtos e impostos
Produtos
CFOP
• Obtenha os código de CFOP que serão conforme suas operações
• CFOPs para operações dentro do estado e fora do estado
NCM
• Código NCM dos produtos que serão vendidos
OUTROS
• Código do produto
• Descrição do produto
• Unidade Comercial – UN, KG, PÇ, CX, etc…
• CEST – quando aplicável
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5º Passo – Instalar programa emissor
de nota fiscal
Sua empresa precisará de um software para emitir as notas fiscais. Isso envolve
vários pontos que devem ser analisados, como custo, benefício,
disponibilidade para investir, funcionalidades e segurança.
Viso lembrar que os 2 softwares foram testados pela nossa equipe e utilizados
exaustivamente por muitos clientes e empresas. Deixaremos você livre para
escolher qualquer emissor, listado aqui ou não. Escolha o que se adeque melhor
as suas necessidades.
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5º Passo – Emissor do Governo
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5º Passo – Emissor Grátis Gosocket
Sua empresa pode optar por usar emissores de nota fiscal que não precisem de
instalação e ainda alguns que não tenham custos mensais. O emissor que você
vai escolher deve atender suas necessidades diárias, para que não precise ficar
preocupado com suas notas e apenas lidere seu tempo para fechar seus
negócios.
Com estes passos sua empresa estará apta a emitir a nota, tudo online. Lembre-
se de deixar o java atualizado e usar de preferência o Internet Explorer 11 ou
Firefox até a versão 51.
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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e
Por isso toda emissão de NF-e passa pela validação prévia do governo para que
depois disso possa ser circulada no Brasil. Este envio e autorização levam
apenas alguns segundos, pois trata-se de comunicação entre computadores.
MINHA
SEFAZ
EMPRESA
FORNECEDOR CLIENTES
Sua empresa recebe 100% dos XMLs
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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e
Lembro que o DANFE não tem validade fiscal e jurídica para empresas que
emitem e recebem notas fiscais. Veja como uma multa de R$1.000,00 pode ser
aplicada na sua empresa por esquecer de salvar estes documentos.
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6º Passo – Emitindo minha 1ª NF-e
Quero lhe ajudar a entender a emissão e com base em muitos clientes, e por
isso montamos uma configuração simples para a emissão de uma NF-e de
venda. Você verá como uma nota de venda simples poderá ser preenchida,
gerando o DANFE já mostrado.
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7º Passo – Imprimir DANFE
O DANFE somente poderá ser impresso após a NF-e estar autorizada pela
SEFAZ, liberando assim um protocolo de autorização válido. O DANFE permite
também ler seu código através de um leitor de código de barras. Isso é utilizado
para usar os 44 números que identificam a nota fiscal na SEFAZ.
A impressão do DANFE pode ser feita quantas vezes e vias necessárias para a
empresa, pois sua validade está em seu arquivo XML.
Resumindo, deve-se imprimir 1 via para transporte e enviar para o cliente por e-
mail a via dele.
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8º Passo – Enviar NF-e para cliente
Bom, chegamos ao passo final. Sua empresa já vendeu e emitiu a nota, tudo
certinho na SEFAZ e pronta para despachar a mercadoria. Como mencionado,
você também deixará uma cópia com seu transportador.
Portanto após emitir a nota fiscal, você fica obrigado a disponibilizar o XML da
nota fiscal para o seu cliente e armazena-lo por 5 anos. Sugerimos também
enviar o DANFE.
A maneira mais simples e natural é o e-mail. Por isso assim que emitir a nota,
envie o XML e DANFE por e-mail para seu cliente. Se seu sistema não faz isso
automaticamente, faça-o manualmente.
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Revise Tudo
Quero deixar de forma simples um resumo do que precisa fazer para que possa
baixar e fazer o seu checklist pessoal. Lembro que informações fiscais devem
ser consultadas em sua Contabilidade.
4. Sua empresa deverá instalar e configurar um software para emissão das notas
fiscais. Escolhemos mostrar apenas 2 que são gratuitos e podem ser usados
sem custos.
5. A emissão da primeira nota exigirá certo esforço de sua parte, mas as vendas
poderão ser feitas para concretizar suas negociações.
Ao transmitir e autorizar a nota fiscal, ele resultará em 2 documentos
importantes:
XML – Arquivo legal da nota fiscal, apenas este tem validade jurídica e fiscal
DANFE – Representação gráfica da nota fiscal, pode ser impressa e levado
junto ao transporte
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Obrigado !
Obrigado por ter baixado este ebook. Ele foi criado com muito carinho para que
empresas que realmente precisem de ajuda em seus primeiros passos.
www.ativasoft.com.br ou www.xmlspc.com.br
Um forte abraço,
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ANEXOS
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BÔNUS
PLANILHAS
EXTRA
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