AULA 4

Protocolo de documentos: recebimento, registro,

triagem, expedição e tramitação
1. Protocolo de documentos: recebimento, registro,
triagem, expedição e tramitação

Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, organização,

expedição, distribuição e controle da tramitação de documentos.

De uma forma mais informal, podemos dizer que é a porta de entrada de

documentos na organização. O protocolo faz a conferência e o registro de
entrada do documento. O registro possibilita o controle do fluxo documental
para rastreá-lo se necessitar. Esse processo é importante, pois possibilita a sua
recuperação rápida e o acesso a informação se necessário.

Vamos entender as responsabilidades de cada processo

1.1 Recebimento, conferência e registro de documentos

Para entender melhor os processos, vamos considerar que uma pessoa

percebe que a árvore que plantada em frente a sua residência está com risco
de cair. Ela não pode simplesmente cortá-la, a prefeitura é que deve fazer isso.
Nesse sentido, precisa fazer um pedido ao setor de poda de árvores da
Prefeitura. Assim, o munícipe descreve o problema em um papel, bem como as
identificações necessárias, tal como o local. Assim, entrega o pedido ao
funcionário do protocolo que recebe o documento e faz a conferência
(Processo de recebimento e conferência). O funcionário que trabalha no
recebimento, se estiver tudo em ordem, protocola o pedido, ou seja, dá entrada
oficial no pedido e deve entregar ao munícipe um comprovante datado de
recebimento. Atualmente, os protocolos são lançados rapidamente num
sistema de controle informatizado. Cada processo deve ter um número ou um
código de identificação.

1.2 Triagem, expedição e tramitação de documentos

 Para que os documentos protocolados (recebidos e registrados),
possam seguir o seu destino, precisa ser feita feita uma triagem, serem
separados por destino.
Pense em uma organização como uma Prefeitura, são muitos os
departamentos existentes. Normalmente ela é subdividida por Secretarias.
Somente para exemplificar, podemos citar algumas delas:
- Secretaria da Fazenda
- Secretaria da Saúde
- Secretaria de Administração e Planejamento
- Secretaria de Assistencia Social
- Secretaria de Comunicação
- Secretária de Esportes
- Secretaria de Cultura e Turismo

Os vários pedidos, reclamações, solicitações de licença etc,

protocolados diariamente na prefeitura se transformam em documentos
chamados processos. Esses, por sua vez, depois da triagem, serão
encaminhados ao seu destino. Para controle, deverá ser feito um registro de
saída, esse é o processo de expedição, ou seja, registrar a saída para o
destino correto. Na Secretaria destino, um funcionário deverá conferir se a
quantidade está correta, ou seja, se tem 10 pedidos no formulário, ele deve
receber 10 processos, caso contrário, suponhamos que só tenha 9, se ele
assinar sem conferir, poderá ficar com a responsabilidade da perda ou do
extravio (o processo foi para o lugar errado). Tudo isso é registrado no sistema
para saber onde está o processo.

1.3 Tramitação de documentos

Tramitação é o ato ou efeito de seguir os procedimentos por meio das

vias adequadas. Em outras palavras, significa percorrer os caminhos formais.

Assim, a tramitação de um processo diz respeito ao seu desenvolvimento

pelas vias legais e instâncias competentes até o resultado final.

Um processo, seja judicial ou administrativo, que se encontra em

tramitação, ou em trâmite, ainda não foi encerrado, mas está seguindo seu
curso.

Vamos lembrar do nosso processo da árvore. Suponhamos que ele foi

para a Secretaria de Administração e planejamento e os passos sejam:
 1º Secretaria recebe o processo

2º Dentro da Secretaria encaminha para o setor responsável pela

avaliação desse tipo de processo, um Engenheiro Florestal responsável por
exemplo. Suponhamos que ele aprove o processo, ou seja, defira o processo
(Obs. Processos recusados são indeferidos). Considere que para finalizar o
processo na secretaria, de acordo com o trâmite padrão, precise de uma
ciência do chefe da secretaria. Assim o Engenheiro vai passar o processo para
o Chefe e ele vai continuar tramitando. O chefe defere o processo e o setor que
vai executar o serviço é comunicado para colocarem na escala de execução.

3º O processo que já cumpriu a sua missão, que ficava em arquivos

correntes, poderá ir agora para um arquivo de processos executados (um
arquivo temporário) até ter uma destinação final, tal como digitalização e
guarda física ou reciclagem, depende do sistema da organização.