MANUAL

DO GESTOR
DE FROTA

UMA EMPRESA DO GRUPO

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Prezado Gestor,
O Manual do Gestor foi criado para ajudar você a utilizar com mais
facilidade todas as funcionalidades do Portal VB Frota.
Aqui, você vai conhecer, por meio de telas ilustradas e itens indicados,
todas as funcionalidades disponíveis no Portal.
A VB espera que você aproveite ao máximo a nossa completa
ferramenta feita especialmente para o seu negócio.
Boa leitura!
ÍNDICE
CONTENTS
ACESSO AO PORTAL VB FROTA...................................................6
1. CADASTRO...............................................................................8
Dados Cadastrais ..........................................................................8
Adicionar ou consultar Centro de Custos.........................................10
Consultar ou Incluir Veículos ..........................................................11
Consultar Veículos..........................................................................11
Incluir Veículos ..............................................................................12
Consultar ou Incluir Motoristas........................................................16
Consultar Motoristas......................................................................16
Incluir Novo Motorista.....................................................................17
Gerar Senha Motorista...................................................................21
Regras de Operação......................................................................22
Regras de Posto............................................................................26
Transferir Veículo...........................................................................29
2. CARTÃO...................................................................................30
Regenerar Senha cartão.................................................................32
Solicitar cartão coringa...................................................................33
Incluir Ou Consultar Aporte.............................................................33
3. CONSULTA................................................................................34
Acerto de Abastecimento................................................................35
Status Carga Veículo/Motorista.......................................................36
Postos Goodcard............................................................................37
Recolha de Nota Fiscal...................................................................38
Saldo Regra...................................................................................39
Portador de Regra..........................................................................40
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4. RELATÓRIOS............................................................................42
Utilização da Frota..........................................................................42
Relatório de Utilização - Visão Combustível......................................44
Relatório de Utilização - Visão Manutenção......................................45
Desvio de Regra de Operações ......................................................46
Abastecimentos com Desvios de KM...............................................47

5. FINANCEIRO.............................................................................48
Boleto Avulso ................................................................................48
Extrato .........................................................................................49
Agenda Financeira.........................................................................50
Demonstrativo Financeiro...............................................................51

6. ACESSIBILIDADE.....................................................................52
Alteração de Senha do Acesso ao Portal .........................................52
Controle de Acesso........................................................................52
Configurar Menu............................................................................54
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ACESSO AO PORTAL VB FROTA

Após o recebimento do seu login e senha por e-mail, você poderá acessar o
Portal VB Frota pelo www.vbfrota.com.br e iniciar a gestão e controle de
abastecimentos de sua frota.

Confira na tela
abaixo onde inserir
seu login e senha:

Após clicar em Entrar, você deverá visualizar a página abaixo:

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1. CADASTRO

DADOS CADASTRAIS
No menu, clique em Cadastro e, em seguida, em Dados Cadastrais. Deverá Na aba “Dados Cadastrais” você encontra as informações principais da sua
aparecer a tela abaixo com todos os dados cadastrais de sua empresa: empresa como CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal
entre outros.

Na aba “Endereço/Contato” você encontra as seguintes informações:

Contato Comercial: pessoa responsável pelo faturamento, pagamento

e outras atividades relacionadas à gestão financeira.

Endereço Comercial: endereço da empresa/sede e de faturamento.

Contato Gestor da Frota: contato do gestor da frota responsável pela gestão

dos veículos e recepção de senhas dos cartões, por exemplo.

Contato Entrega: contato responsável pela recepção de qualquer entrega

relacionada aos cartões ou demais entregas no âmbito da prestação de serviços.

Endereço de Entrega: endereço de entrega preferencial para envio de

cartões ou demais entregas no âmbito da prestação de serviços.

Na aba “Documento” estão todos os documentos importantes sobre a sua

empresa como Documentação Obrigatória, Procurações e Documentação
Financeira.

Se optar por alterar os dados, faça as alterações e clique em Alterar.

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ADICIONAR OU CONSULTAR CENTRO DE CUSTOS
Se pretender apenas consultar, clique em Consultar.
Para alterar o centro de custos, clique em Editar.
Para inativar o centro de custos, clique em Inativar e, se pretender ativar,
clique em Reativar.
Para adicionar um novo centro de custos, clique em Novo Centro de Custos.
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CONSULTAR OU INCLUIR VEÍCULOS
• Consultar Veículos
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1. Editar dados cadastrais: editar os veículos, associar cartão,
associar regra e associar regra de combustível.
2. Associar cartão ao veículo: associar cartão ao veículo.
3. Associar Regra: para associar uma regra de combustível no veículo.
4. Associar Combustível: associar regra de combustível.
5. Excluir Veículo: para realizar exclusão do veículo na base.
É possível consultar seu(s) veículo(s) por meio do tipo de veículo (caminhão,
automóvel, pick-up etc.), pela placa, tipo cartão, centro de custo ou pelo número
da frota. Se pretender consultar todos os veículos da sua frota, clique apenas
em Consultar.
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• Incluir Veículos Baixe o Modelo de Planilha de Carga de Veículo e preencha os dados e

informações relativas aos seus novos veículos.
Para incluir um novo veículo, clique em Novo Veículo, preencha as informações
cadastrais conforme tela abaixo e clique em Incluir. Solicite posteriormente um Importante: você deve seguir o formato sugerido na planilha e preencher
cartão, uma regra e uma regra específica de combustível. todos os campos obrigatórios.

Antes de preencher
a lista de veículos,
leia as instruções de
preenchimento.

Para incluir mais que um novo veículo, clique em Inserir Lista de Veículos.
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Modelo de cadastro de veículos: Para consultar o status de carga da sua planilha, clique em
Consulta Status Carga Veículo/Motorista Consultar.

Campos obrigatórios de preenchimento: Placa, Tipo de Veículo, Categoria,

Marca, Modelo, UF, Ano do veículo, Capacidade do tanque, Média de consumo,
Hodômetro e Quantidade de Dígitos do Hodômetro.

Após cadastrar todas as informações dos novos veículos, salve o arquivo em

Caso a planilha apresente algum erro, como por exemplo “veículo já cadastrado
uma área de documentos no seu computador.
na base”, “data de CNH incorreta” ou “dados obrigatórios não preenchidos”, a
carga não será efetuada.
Para realizar a carga da planilha, clique em Selecionar Planilha, depois clique
na planilha que salvou na sua área de documentos e, por último, clique em
Status da situação de carga:
Enviar.
Parcialmente processado - indica que ocorreu um erro no upload da planilha
e será necessário clicar na “lupa” ao lado direito, em Motivo Erro. Após verificar,
O tempo médio o erro deverá ser corrigido na planilha salva em seu computador: Cadastro
de carga da sua Incluir ou Consultar Motorista ou Incluir e Consultar Veículo
planilha no sistema Selecionar Planilha Enviar.
é de 1 hora.
Processado - cadastro da planilha efetuado com sucesso.

Pendente processamento - em fase de Lembre-se de colocar

processamento das informações pelo sistema. as informações corretas
conforme formato da
planilha e as de campo
obrigatório.
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CONSULTAR OU INCLUIR MOTORISTAS

• Consultar Motoristas • Incluir Novo Motorista

Para consultar todos os motoristas da sua base cadastral, clique em Consultar. Para incluir um novo motorista, clique em Novo Motorista, informe os dados
cadastrais (abaixo listados), clique em Incluir e, posteriormente, associe um
cartão e uma regra para o motorista.

O tempo médio
de carga da sua
planilha no sistema
é de 1 hora.

Para incluir mais que um novo motorista, clique em Inserir Lista de Motoristas.

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1. Editar dados cadastrais: editar os veículos, associar

cartão, associar regra e associar regra de combustível.
2. Associar cartão ao motorista: associar cartão ao veículo.
3. Associar Regra: associar regra para o veículo.
4. Inativar: ativar ou inativar o motorista.
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Baixe o Modelo de Planilha de Carga de Motoristas e preencha os dados e Modelo de cadastro de motoristas:
informações relativas aos seus novos motoristas.

Importante: você deve seguir o formato sugerido na planilha e preencher

todos os campos obrigatórios.

Campos obrigatórios de preenchimento: CPF, Nome, Tipo de Relação,

Número da CNH do motorista, Data de Validade da CNH e Celular do Motorista.

Após cadastrar todas as informações dos novos motoristas, salve o arquivo em

Antes de preencher uma área de documentos no seu computador.
a lista de motoristas,
leia as instruções de Para realizar a carga da planilha, clique em Selecionar Planilha, clique na
preenchimento. planilha que salvou na sua área de documentos e, por último, clique em Enviar.

O tempo médio
de carga da sua
planilha no sistema
é de 1 hora.
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Para consultar o status de carga da sua planilha, clique em Consulta Status • Gerar Senha Motorista
Carga Veículo/Motorista Consultar.
Após cadastrar todos os motoristas, você pode gerar a senha do motorista. Para
isso: Clique em Gerar Senha.

Preencha as informações e clique em Gerar Senha.

Caso a planilha apresente algum erro, como “motorista já cadastrado na base”,

“CPF já cadastrado” ou “dados obrigatórios não preenchidos”, a carga não será
efetuada.

Status da situação de carga:

Parcialmente processado - indica que ocorreu um erro no upload da planilha.

Será necessário clicar na “lupa” do lado direito, em Motivo Erro. Após verificar,
o erro deverá ser corrigido na planilha salva em seu computador: Cadastro
Incluir ou Consultar Motorista ou Incluir e Consultar Veiculo
Selecionar Planilha Enviar.

Processado - cadastro da planilha efetuado com sucesso.

Pendente processamento - em fase de processamento das informações

pelo sistema.
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REGRAS DE OPERAÇÃO
O gestor da frota cria regras de limite de valor
No Portal VB Frota você pode criar e consultar Conjuntos de Regras de Operação. ou litragem para o abastecimento e associa esta
regra ao responsável pelo cartão, que pode ser
Para consultar um conjunto de regras clique em Consultar um veículo ou motorista. A medida que o cartão é
IMPORTANTE
utilizado o sistema calcula o saldo da regra.
Quando uma transação é cancelada, independente
do motivo do cancelamento, o sistema repõe no
saldo da regra o valor ou litragem utilizada nesta
transação cancelada.

Para cadastrar um novo conjunto de regras clique em Novo Conjunto de

Regras. Após inserir as novas regras clique em Incluir.

1. Detalhar: detalhar a regra associada. 1 2 3 4

2. Consultar histórico: consultar histórico
da regra
3. Editar: editar o conjunto de regras.
4. Portadores da regra: consultar portador
de regra.
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Incluir Conjunto de Regras: Insira o nome do conjunto de regras.

Controle de Odômetro: Selecione a opção desejada de controle de odômetro.

Na opção controlar odômetro, o POS validará o odômetro digitado de acordo
com a tolerância pré definida. Já na opção digitar odômetro, o motorista poderá
digitar qualquer odômetro e o POS autorizará todas as transações.

Restrição de Abastecimento, óleo e manutenção: Adicione restrições

de abastecimento, óleo e manutenção de acordo com quantidade, medida e
periodicidade.

Valor Mínimo e Máximo de Combustível: Defina os valores mínimos e

máximos por litro de combustível.

Intervalo de Operação: Configure o intervalo mínimo de horas entre as

operações de abastecimento.

Restrição de dia e horário: Restrinja os dias e horários permitidos para o

abastecimento.

Regras de Posto: Restrinja os postos permitidos para o abastecimento.

Importante! Nas regras de valor mínimo e máximo de combustível,

controle de odômetro, intervalo de operação e restrição de dia e horário,
o gestor de frotas pode definir qual ação o sistema realizará se houver desvio
ou violação nas regras, podendo escolher entre autorizar o abastecimento,
autorizar o abastecimento e bloquear o cartão ou não autorizar o
abastecimento. Caso deseje que o cartão seja bloqueado, o desbloqueio pode
ser feito online e em tempo real no menu Cartão.

Caso uma regra já estiver sido validada

IMPORTANTE
em um abastecimento ela não poderá ser excluída
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Para consultar as regras existentes, clique em Consultar.

REGRAS DE POSTO

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Para incluir um novo conjunto de regras de posto, clique em Incluir Nova

Regra, inclua as novas regras e clique em Incluir. 1. Detalhar: detalhar a regra associada.
2. Editar: editar o conjunto de regras.
3. Excluir: excluir o conjunto de regras.

Nome: nomeie a sua regra

Selecionar Estados: selecione os estados onde poderá ocorrer o abastecimento
Selecionar Cidades: selecione as cidades onde poderá ocorrer o abastecimento
Selecionar Postos: selecione os postos onde são permitidos os abastecimentos
e os postos que não são permitidos.
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Para alterar ou excluir uma regra associada, busque pela regra desejada, clique
MANTER REGRA PARA VEÍCULOS E MOTORISTAS em Alterar ou Excluir, clique em Salvar.

Esta funcionalidade permite o Gestor VB manter (consultar, associar, alterar e

excluir) para um grupo de veículos e/ou motoristas a regra de operação asso-
ciada.

TRANSFERIR VEÍCULO
Está funcionalidade permite que o Gestor de Frota, transfira veículos entre as
empresas da mesma corporação.

Para isso selecione a empresa e clique em consultar.

Para consultar portador de regra, insira o nome da empresa, nome da regra e
clique em Consultar.

Selecione os veículos que deseja transferir, informe para qual empresa da

corporação os veículos devem ser transferidos e informe se o saldo da regra
deve ser mantido ou não.

Para associar regra, selecione a opção Associar Regra, selecione o veículo/

motorista e a regra que deseja associar, clique em Salvar.
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2. CARTÃO

Para solicitar cartões, clique em Solicitar, selecione quais motoristas ou Para bloquear cartões, clique em Bloquear, informe o número do cartão, o
veículos deseja solicitar um cartão vinculado e, ao final, clique em Solicitar. CNPJ e o motivo. Para consultar seus cartões, clique em Consultar no
número do cartão. Depois, clique em Confirmar para efetivar o bloqueio.

Para cancelar cartões, clique em Cancelar, insira o número do cartão

Para desbloquear cartões, digite o número do cartão ou, se pretender ou clique em Consultar e selecione o cartão que pretende cancelar. Depois,
desbloquear em lote, informe o número da solicitação e clique em Desbloquear. clique em Cancelar Cartão.
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REGENERAR SENHA CARTÃO SOLICITAR CARTÃO CORINGA

Para regenerar a senha do cartão selecione a opção desejada: É uma modalidade de cartão que pode ser associado ou desassociado ao
motorista ou ao veículo, quantas vezes for necessária após a sua emissão. Com
esse novo cartão você pode ter um estoque na sua empresa o que garante mais
agilidade no seu dia a dia para atender a sua frota no momento em que precisar.

Para solicitar o cartão coringa, digite a quantidade de cartões, tipo do cartão,

endereço de entrega e clique em Solicitar.

Para regenerar a senha informando a senha do cartão preencha os campos

número do cartão, CNPJ da empresa responsável do cartão, nova senha do
cartão e confirmação senha do cartão e clique em Confirmar.

INCLUIR OU CONSULTAR APORTE

Nesta funcionalidade você pode consultar, incluir, alterar e excluir aporte no
cartão. O aporte no cartão é um limite extra para o cartão abastecer, quando
utilizado o saldo do portador será o saldo da regra que está associado + aporte.

Para regenerar a senha de forma aleatória informe o número do cartão, CNPJ

da empresa responsável do cartão, como você deseja receber a nova senha e
clique em Confirmar.

Para consultar um aporte busque o cartão que deseja consultar e clique em

Consultar.

Para incluir um aporte clique em incluir,informe o cartão período deseja emitir o

aporte, o valor do aporte, a data de validade do aporte e clique a opção Salvar
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3. CONSULTA
CONSULTA DE CARTÕES
Para consultar cartões, clique em Cartões, consulte por número de cartão ou
consulte todos os cartões clicando em Consultar. Você poderá visualizar o
status de solicitação do cartão e a situação atual do cartão.
STATUS DA SOLICITAÇÃO DO CARTÃO:
Em Processamento - em fase de processamento.
Enviado para embossadora - solicitação do cartão enviada para a embossadora.
Rejeitado - o sistema não consegue gerar o cartão, por erros previstos pelo
sistema. Exemplo: empresa do gestor não possui endereço de entrega.
Erro - o sistema não consegue gerar o cartão, por erros não previstos pelo sistema.
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ACERTO DE ABASTECIMENTO
O Acerto de Abastecimento permite editar abastecimentos já realizados,
alterando os campos como hodômetro e volume (L).
Inclua a placa do veículo e o período desejado ou clique em Consultar e
selecione o veículo.
Para editar o abastecimento, clique em Editar conforme abaixo:
Para visualizar o relatório, você poderá ordenar as informações de outra forma.
Basta arrastar a coluna que deseja para Arraste Colunas Aqui para agrupá-las.
Para editar o hodômetro e a quantidade de litros, clique em Alterar.
É possível exportar ou imprimir o relatório. Basta clicar em Imprimir ou Excel.
Para incluir um novo abastecimento sem o cartão, clique em Novo
Abastecimento e faça a inclusão, informando a placa do veículo, hodômetro,
volume, data e hora e observação. Depois, clique em Incluir.
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STATUS CARGA VEÍCULO/MOTORISTA POSTOS GOODCARD

Você pode consultar o status da carga da sua planilha de veículos e ou motorista. A consulta dos Postos GoodCard permite visualizar a rede credenciada de
postos.

Você pode filtrar a sua busca através dos campos: Razão Social Posto, CNPJ,
Estado, Cidade e Situação. Depois clique em Consultar.

Para isso selecione o período e clique em Consultar.

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RECOLHA DE NOTA FISCAL SALDO REGRA

Esta opção , dá acesso ao serviço de recolha fiscal. Você pode filtrar por data, Esta funcionalidade permite consultar o saldo disponível para abastecimento
situação e cidade e verificar as notas. para o portador do cartão.

A consulta pode ser realizada informando o cartão ou o portador do cartão

(veículo ou motorista). Para isso selecione o cartão e clique em Consultar.

IMPORTANTE A consulta de Recolha de Nota Fiscal só está habilitada para

empresas que possuem o serviço de recolha de nota fiscal.
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PORTADOR DE REGRA
Para consultar portador de regra, informe a regra que deseja consultar, clique
em Consultar.
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4. RELATÓRIOS

UTILIZAÇÃO DA FROTA

Para gerar relatório por combustível ou por manutenção, selecione Combustível Para detalhar a utilização da frota, clique na lupa Log Registro Operação
ou Manutenção, depois clique em Consultar. Frota, conforme abaixo:

Você poderá consultar por centro de custos, por placa ou por motorista e
gerar o relatório de utilização da frota.

Também poderá imprimir ou exportar o relatório. Basta clicar em Imprimir,

Excel ou TXT. Você poderá também agrupar as informações das colunas.

O relatório acima permite arrastar as colunas, agrupar e

IMPORTANTE selecionar as informações que pretende ou não visualizar. Para visualizar a regra associada, clique na lupa.
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RELATÓRIO DE UTILIZAÇÃO - VISÃO COMBUSTÍVEL RELATÓRIO DE UTILIZAÇÃO - VISÃO MANUTENÇÃO

Preencha as informações como placa de veículo ou tipo de combustível. Para Preencha as informações como placa de veículo, motorista ou situação.
visualizar todos os veículos, clique em Consultar. Para visualizar as manutenções realizadas por todos os veículos, clique em
Consultar.
Inserir print “ relatorio_utilizacao_manutencao)

Você poderá imprimir ou exportar o relatório.

Basta clicar em Imprimir, Excel ou TXT.
Você poderá imprimir ou exportar o relatório.
Basta clicar em Imprimir, Excel ou TXT.
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DESVIO DE REGRA DE OPERAÇÕES ABASTECIMENTOS COM DESVIOS DE KM

Neste relatório é possível consultar todos os abastecimentos que tiveram Neste relatório você pode consultar os abastecimentos com desvio de km.
desvios das regras parametrizadas. Defina os filtros e clique em Consultar. Defina os filtros e clique em Consultar.

Para gerar o relatório de desvio de regra de Para gerar o relatório é possível estabelecer
operações você pode estabelecer como critérios critérios como período, motivo do desvio,
período de abastecimento, centro de custo, motorista, centro de custo, motorista, placa e situação.
placa, motivo do desvio, número cartão e situação.

Importante! Este relatório só está disponível caso tenha optado pela opção
controlar odômetro durante a parametrização das regras.
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5. FINANCEIRO

BOLETO AVULSO EXTRATO

Para consultar os boletos já pagos, selecione o período de emissão e clique em Para consultar o extrato da conta, clique em Extrato e selecione o período.
Consultar.
Extrato consolidado - será o padrão. Para visualizar o extrato integral,
desabilite o Extrato Consolidado abaixo e clique em Consultar.

Saldo Atual - sinaliza o saldo da sua conta atual do VB Frota.

Você poderá imprimir ou exportar o relatório. Basta clicar em Imprimir ou

Excel.

Para agrupar as informações, basta arrastar a coluna que deseja para

EIMPORTANTE
TNATROPMI Arraste Colunas Aqui.

Esta funcionalidade só está disponível para empresas que operam no

modo pré pago.

Para incluir/gerar um novo boleto, clique em Novo Boleto Avulso e inclua valor
e data de vencimento não superior a um mês.
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AGENDA FINANCEIRA DEMONSTRATIVO FINANCEIRO

Consulta de débitos e créditos, status de agendado/realizado e situação. Para Para consultar o demonstrativo financeiro acesse no menu a aba Financeiro e
consultar, você deverá selecionar o tipo de conta, o tipo de operação (débito/ selecione a opção demonstrativo financeiro
crédito), o período, o tipo de visualização, se consolidado ou não consolidado.
Depois, clique em Consultar.

Você poderá imprimir ou exportar o relatório para o Excel. Basta clicar em

Imprimir ou Excel.

Para agrupar as informações, basta arrastar a coluna que deseja para

Arraste Colunas Aqui.

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1. Agenda Financeira
2. Demonstrativo Financeiro
3. Nota de Despesas

Esta funcionalidade só está disponível para empresas que

IMPORTANTE operam no modo pós pago.
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6. ACESSIBILIDADE
Você poderá também definir o nível de acesso para o usuário, clicando em
ALTERAÇÃO DE SENHA DO ACESSO AO PORTAL Adicionar Nível de Acesso. Após o preenchimento das informações, clique
em Incluir.
Para alterar a senha de acesso ao portal VB Frota, digite a senha atual, depois
a nova senha que pretende cadastrar, confirme a nova senha e depois clique Para consultar os perfis dos usuários, clique em Consultar e visualize
em Alterar. todos os perfis ou consulte por Nome, Usuário, Perfil, Nível etc.

CONTROLE DE ACESSO
Para cadastrar novos usuários, clique em Novo Usuário e digite as informações
obrigatórias abaixo:
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CONFIGURAR MENU
Além de definir os níveis de acesso, existe a possibilidade de personalizar as
funções de menu que aparecem para cada perfil. Para isso, selecione o perfil,
nível de acesso e serviço e clique em Nova Configuração.

Para desconectar o sistema, clique

em Desconectar.
www.vb.com.br

UMA EMPRESA DO GRUPO