Sistema Gestão de Contratos

SGC - Mobilização

Guia do Solicitante (Rev. 01)_______

 Guia do Solicitante (Rev. 01)

ÍNDICE
SISTEMA GESTÃO DE CONTRATOS 1

SGC - MOBILIZAÇÃO 1

O QUE É O SISTEMA GESTÃO DE CONTRATOS (SGC) – MOBILIZAÇÃO? 4

BENEFÍCIOS 4

O SGC - MOBILIZAÇÃO TRAZ DIVERSOS BENEFÍCIOS PARA A VALE E SEUS FORNECEDORES. 4

 PADRONIZAÇÃO DO PROCESSO DE MOBILIZAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO 4

 ACESSO FORA DO AMBIENTE DA VALE 4
 INTEGRAÇÕES COM OS DEMAIS SISTEMAS DA VALE 4
 MELHOR CONTROLE DE SLA DAS ÁREAS ENVOLVIDAS 5
 GARANTIA DE CONFIABILIDADE/QUALIDADE DOS DADOS CADASTRAIS DOS TERCEIROS 5
 VIABILIDADE DE GLOBALIZAR O PROCESSO 5

GESTÃO DA MOBILIZAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO E ENVOLVIDOS NO PROCESSO 5

 SOLICITANTE 5
 APROVADOR 5
 NORMATIVO - ADMINISTRADOR 6

CONHEÇA O SISTEMA DE MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS 6

REALIZANDO SOLICITAÇÕES NO SGC - MOBILIZAÇÃO 6

 FLUXO DE MOBILIZAÇÃO 7
 CONHECENDO O SISTEMA 8

CAIXA DE ENTRADA 9

 SOLICITAÇÕES 10

 TIPOS DE SOLICITAÇÕES 10
 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS – INCLUSÃO 11
 INCLUIR TERCEIRO – FORMULÁRIO ELETRÔNICO 14
 IMPORTAR TERCEIROS – PLANILHA DE CARGA 16
 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS – ALTERAÇÃO 17
 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS – INATIVAÇÃO 23

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

SOLICITAÇÕES – MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 26

 MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 26
 ALTERAÇÃO COMPLETA 29
 CADASTRO E MANUTENÇÃO DE CONTRATO NÃO - ERP 30
 DADOS DO CONTRATO 33
 DADOS DO GESTOR 33

PESQUISA 34

 PESQUISA DE TERCEIROS 34
 PESQUISA POR CONTRATO 35
 PESQUISA DA SOLICITAÇÃO 37
 PESQUISA ATRAVÉS DE AUSÊNCIA 38

EMISSÃO DO PASSAPORTE 38

 EMISSÃO DO PASSAPORTE ELETRÔNICO 38

AUSÊNCIA 41

 AUSÊNCIA 41

41

ANEXO I 42

GUIA DE ORIENTAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SGC - MOBILIZAÇÃO 42

ANEXO II 43

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

O que é o Sistema Gestão de Contratos (SGC) – Mobilização?

O SGC Mobilização - Mobilização é um módulo do Sistema de Gestão de Contratos que
centraliza o processo de mobilização de terceiros da Vale no Brasil.
Esse sistema visa garantir a uniformidade dos dados cadastrais dos prestadores de serviço,
gerenciar as mobilizações e integrar todas as informações aos outros processos de controle de
prestadores de serviço.
Além de permitir mobilizar e desmobilizar prestadores de serviço, o SGC - Mobilização apoia os
solicitantes e os gestores de contrato no gerenciamento das informações relativas às solicitações
abertas no sistema.

Benefícios
O SGC - Mobilização traz diversos benefícios para a Vale e seus fornecedores.

 Padronização do processo de mobilização de prestadores de serviço

A implantação do SGC - Mobilização em toda a Vale, no Brasil, contribuirá para a

padronização do processo de mobilização de prestadores de serviço, sempre levando em
conta as especificidades locais.

 Acesso fora do ambiente da Vale

O SGC - Mobilização, por ser extranet, pode ser acessado via internet através da URL
https://sgcvale.com.br.
Os fornecedores que não possuírem chave de rede Vale deverão solicitar aos seus
gestores de contrato que criem uma chave de acesso externo através do IAM (Identity and
Access Management). O passo a passo para criação desta chave está descrito no
documento Guia para Criação de Chave de Acesso para Usuário Externo via IAM
disponível em https://sgcvale.com.br/SGP/iam.html
Obs.: O guia segue nesse documento como Anexo II.

 Integrações com os demais sistemas da Vale

O SGC - Mobilização é integrado, em tempo real, com os demais sistemas que fazem parte
do processo de mobilização na Vale, são eles: SAP, SIGS Lenel (Segurança Empresarial),
IAM (TI) e MDM.
Além disso, todo o histórico é armazenado no repositório do sistema, portanto os dados de
prestadores de serviços mobilizados pelo SGC - Mobilização estarão disponíveis para
todos os demais módulos da aplicação e sistemas da Vale que façam conexão com o
mesmo.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

 Controle de SLA das áreas envolvidas

Com a implantação do SGC - Mobilização, será possível identificar e medir o tempo gasto
por cada área envolvida no processo de mobilização, inclusive do próprio solicitante.
O tempo médio de mobilização será calculado a partir da primeira solicitação de
mobilização de contrato inserida no sistema, conforme definido pela área normativa em
conjunto com as áreas de negócio.

 Garantia de confiabilidade/qualidade dos dados cadastrais dos terceiros

O SGC - Mobilização é a ferramenta oficial de gestão da mobilização de terceiros na Vale

Brasil, e, por isso, o cadastro de terceiros deve ser efetuado exclusivamente neste sistema.

 Viabilidade de globalizar o processo

O SGC - Mobilização foi concebido de forma a permitir sua implantação em todas as

unidades da Vale, dentro e fora do Brasil, no futuro.

Gestão da Mobilização de Prestadores de Serviço e Envolvidos no

Processo
Para que a mobilização de terceiros aconteça, há papéis e responsabilidades bem definidos
durante todo o processo, não apenas na gestão da mobilização, mas também na administração
do sistema.
Conheça, então, o perfil de todos os envolvidos:

 Solicitante

Qualquer usuário pode solicitar a mobilização ou a desmobilização de um terceiro no SGC

- Mobilização.

 Aprovador

Grupo responsável pela aprovação dos requerimentos legais e internos para que um
terceiro possa realizar os serviços contratados nas instalações da Vale.
Os aprovadores são:

 Gestor de contrato, conforme cadastrado no sistema de contrato, ou a célula de

gestão de contratos conforme definição de cada diretoria;
 Segurança do Trabalho;
 Saúde Ocupacional;
 Infraestrutura
 Segurança Empresarial.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

 Normativo - Administrador

Os administradores realizam a configuração geral do sistema e cadastram novos itens que

sejam necessários ao uso dos solicitantes e aprovadores.

Conheça o Sistema de Mobilização de Terceiros

Para acessar o Sistema de Mobilização de Terceiros, basta ter uma chave de rede Vale ativa. A
aplicação está disponível em http://sgcvale (acesso interno, rede Vale) e https://sgcvale.com.br
(acesso externo, internet).

Realizando Solicitações no SGC - Mobilização

Qualquer empregado Vale ou terceiro que tenha uma chave de rede válida pode realizar
solicitações de mobilização e desmobilização de terceiros.
Para realizar os procedimentos citados, relembre alguns conceitos importantes.
Mobilização – É o processo de integração Contrato ERP – Contratos cadastrados nos
da empresa fornecedora, de seus sistemas de gestão da Vale, atualmente
funcionários e equipamentos para a SAP.
prestação de serviços nas unidades Vale.
Contrato não ERP – Contratos não
Desmobilização – É o processo de retirada cadastrados nos sistemas de gestão da
da empresa fornecedora, de seus Vale. Por exemplo: Solicitação de
funcionários e equipamentos ao final da Pagamentos de Serviços – SPS.
prestação de serviços nas unidades Vale.
Local SSO – Localidade Vale para onde o
Terceiro Interno – Terceiro que terceiro está sendo mobilizado. Pode existir
desempenha suas atividades nas mais de um Local SSO no mesmo
dependências da Vale. estabelecimento, dependendo da
quantidade de CNAEs (Código Nacional de
Subcontratada – Empresa que assume a
Atividade Econômica) existentes no mesmo.
posição da contratada na execução de parte
do contrato.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

 Fluxo de Mobilização

Para desempenhar a função de solicitante no sistema, é importante conhecer o

Fluxo de Mobilização de Contratos e Terceiros na Vale:

Conforme a figura acima o fluxo de mobilização é realizado em duas etapas.

Na primeira, ocorre a mobilização do contrato, quando são aprovados os
documentos legais de gestão de risco e saúde do fornecedor pelas áreas de
Saúde e Segurança (Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional):

Obs.: Para alteração completa de contrato, somente as áreas responsáveis pela

aprovação dos documentos anexados pelos solicitantes, participarão do processo de
aprovação.

A segunda etapa já realiza a mobilização de terceiro, individualmente, quando

são acompanhados todos os requisitos legais e internos para a mobilização de um
terceiro na Vale.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

 Conhecendo o Sistema

Na tela inicial do sistema, encontram-se os ícones principais para realizar as

solicitações:

Caixa de Entrada – Para solicitantes, esta caixa exibe as solicitações que estão
aguardando uma revisão. Para os aprovadores, exibe as solicitações que estão
aguardando a avaliação da área aprovadora.
Solicitações – Exibe as solicitações que poderão ser abertas no sistema.
Minhas Solicitações – Exibe relação de solicitações reivindicadas e/ou criadas
pelo usuário, e/ou aquelas que ainda não foram enviadas.
Contratos – Exibe a opção para delegação da gestão de um contrato no SGC -
Mobilização.
Pesquisa – Proporciona a realização de consultas dos dados de terceiros,
contratos e solicitações.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Ausências – Permite ao usuário registrar um período de ausência e definir quem

irá substituí-lo nesse período.
Administração - Área de acesso restrito aos usuários com perfil Normativo –
Administrador.

Caixa de Entrada
O ícone Caixa de Entrada permite o usuário visualizar as solicitações pendentes.
Para solicitantes, esta caixa exibe as solicitações que estão aguardando uma revisão.
Para os aprovadores, exibe as solicitações que estão aguardando a avaliação da área
aprovadora.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

 Solicitações
 Tipos de Solicitações

Para visualizar os tipos de solicitação disponíveis no SGC - Mobilização, basta

clicar no ícone Solicitações:

Aparecerá a tela com os sete tipos de solicitações, divididas entre Terceiros e

Contratos:

10
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Mobilização de Terceiros – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de

mobilização de terceiros.
Alteração completa – Exibe as solicitações de alteração completa que poderão
ser abertas na aplicação.
Inativação de Terceiros – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de
desmobilização de terceiros.
Emitir Passaporte S&S – Permite ao usuário emitir o passaporte de acesso
liberado pelas áreas de Saúde e Segurança para os terceiros mobilizados.
Mobilização de Contrato – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de
mobilização de um contrato para uma ou mais localidades (locais SSO).
Alteração Completa - Exibe as solicitações de alteração de contrato completa
que poderão ser abertas na aplicação.
Cadastro e Manutenção de Contrato Não ERP – Permite ao usuário a abertura
de uma solicitação de inclusão, alteração e inativação de contratos não ERP
(contratos que não estão no Sistema de Gestão Integrada (ERP) da Vale).

 Solicitação para Mobilização de Terceiros – Inclusão

Uma vez aprovada a solicitação de mobilização do contrato, a solicitação da

mobilização de terceiros é permitida.
Nessa etapa, são verificados todos os requisitos legais e internos para a
mobilização de um prestador de serviços na Vale.
Para iniciar o processo de solicitação de inclusão de terceiros, é necessário clicar
no ícone Mobilização de Terceiros:

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

O solicitante deverá informar os campos obrigatórios destacados com asteriscos

na cor vermelha (*). No campo Observação o solicitante deverá incluir qualquer
comentário para envio aos aprovadores, no que se refere àquela solicitação.
Depois deverá informar o Sistema de origem no qual o contrato encontra-se
cadastrado (para os contratos cadastrados no SAP no template One Vale
Américas devem selecionar o Sistema SAP One Vale), em seguida digitar o
número do contrato e clicar em .
Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos
Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor, além de preencher os
Detalhes do Contrato.
Para contratos do SAP One Vale é necessário informar o campo Planta do Gestor
para determinar qual o gestor de contrato que será o responsável pelos terceiros
em processo de mobilização. Uma vez selecionada Planta, os dados do Gestor
do Contrato serão automaticamente preenchidos pelo sistema.
Em seguida o solicitante deverá informar a Abrangência do contrato. Os campos
Alimentação e Transporte indicam se o contrato prevê estes serviços providos
pela Vale, indicando que SIM o solicitante deverá preencher um Centro de
Custo para que sejam debitados os custos destes serviços. O solicitante
também deverá informar os dados de contato do preposto do contrato.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Ao selecionar a Planta do Gestor, caso não haja planta configurada o solicitante

poderá utilizar a opção NÃO SE APLICA.

Caso o contrato possua Subcontratações, o usuário deverá clicar em Incluir para

expandir os campos referentes ao cadastro das Informações da (s)
subcontratada (s).

Após preencher os campos Tipo de Inscrição e Número de Inscrição, o solicitante

deverá clicar em Validar para que o sistema exiba a Razão Social. Após preencher

13
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

os dados da Subcontratada, deverá clicar em Ok para incluir os dados na

solicitação.

Após validados os dados, a Subcontratada aparecerá como cadastrada no

contrato.

No Dados da Mobilização o campo Localidade exibirá os Locais de SSO que o

contrato se encontra mobilizado. Ao selecionar uma localidade serão carregadas
as Diretorias Aprovadoras disponíveis para mobilização naquele Local de SSO.

Em seguida o solicitante deverá cadastrar os dados dos prestadores de serviço

que estão sendo incluídos na solicitação de mobilização de terceiros. O SGC –
Mobilização dá duas opções para que sejam incluídos: através de planilha de
carga (Importar Terceiros) ou formulário eletrônico (Incluir Terceiro).

 Incluir terceiro – Formulário Eletrônico

Passo 1
Primeiro, o solicitante deverá informar os campo Tipo de Documento, Número do
documento, Data de Nascimento e selecionar a opção para validação
dos dados pessoais do terceiro na base SGC - Mobilização e na Receita Federal.
Em seguida, preencher os demais dados.

Passo 2
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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Os campos relativos a Endereços não são informações obrigatórias. Caso deseje

complementar o cadastro com os dados pessoais do prestador de serviços, o
solicitante deverá informar os dados referentes ao endereço. Primeiro, selecionar
o tipo de endereço que irá cadastrar e, em seguida, preencher os demais campos.

Passo 3
Para saber os documentos obrigatórios, é necessário consultar o Guia de
Mobilização de Prestadores de Serviços da localidade. O preenchimento dos
campos relativos aos documentos será determinado pelo tipo de documento
selecionado.
Um prestador de serviço só pode possuir um documento por tipo cadastrado.

Passo 4
Os campos relativos a Telefones não são informações obrigatórias. Caso deseje
complementar o cadastro com os dados pessoais do prestador de serviços, o
solicitante deverá informar os telefones para contato Vale. Primeiro, selecionar o
tipo de que irá cadastrar e, em seguida, preencher os demais campos.

Passo 5

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Todos os documentos pessoais dos terceiros, informados no quadro Documentos

deverão ser incluídos como evidência ao processo de Mobilização.

Ao selecionar a opção , o sistema exibirá um popup no qual deverá

clicar em Escolher arquivo para buscar os arquivos no computador.

Enquanto o SGC - Mobilização carrega o arquivo selecionado, o usuário deverá

aguardar. Após concluído o upload do arquivo, o sistema deverá incluir o anexo
no cadastro do terceiro.

Ao finalizar o preenchimento, o solicitante deverá clicar em para incluir

o terceiro na solicitação. É possível incluir diversos terceiros na solicitação.

 Importar Terceiros – Planilha de Carga

Para realizar a inclusão via planilha, é necessário selecionar a opção

para exibir o formulário de importação dos dados do terceiro.

Passo 1 – Importação de Planilha

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

É necessário preencher o arquivo que fica disponível para download na opção

Clique aqui. As instruções de preenchimento encontram-se na aba “Orientações”
da planilha. É importante utilizar o botão “Validar” para fazer uma validação dos
dados informados.

Fotos
As fotos dos terceiros podem ser anexadas em massa na opção Fotos, seguindo
as orientações disponíveis na área “Entenda as regras para o envio de fotos”.
Anexo do Terceiro
Os anexos dos terceiros podem ser incluídos em massa na opção Anexo do
Terceiro, através de uma pasta única zipada identificada com o número do
documento do terceiro.
Faz-se necessário incluir toda a documentação dos terceiros em um arquivo .zip,
nomeado por número do CPF para que o sistema identifique a quem pertence
cada documento e realize o vínculo na solicitação de mobilização dos
prestadores de serviço.
Após preencher todos os dados dos terceiros, o sistema deverá atualizar o
quadro “Cadastro de Terceiros” e a solicitação poderá ser encaminhada para
aprovação.

Quando a inclusão de terceiros é feita via planilha, a validação das informações

pelo sistema ocorre somente após o envio da solicitação e neste caso, o
solicitante recebe um e-mail com o número da solicitação. Quando a solicitação
é realizada por formulário eletrônico o número da solicitação já é exibido pelo
sistema após o envio da solicitação. Anote este número para futuras
consultas.

Além dos dados pessoais, deverá incluir em anexo os documentos referentes a

mobilização dos terceiros conforme as orientações do Guia de Mobilização de
Terceiros.
Consulte o Anexo I - Guia de Orientações para Digitalização de Documentos a fim
de otimizar o tamanho dos arquivos, reduzindo o tempo para carrega-los no SGC
- Mobilização.

 Solicitação para Mobilização de Terceiros – Alteração

Além das solicitações para mobilização de contratos e terceiros, o SGC -

Mobilização disponibiliza também solicitações para alterações de dados e
desmobilização ou inativação de terceiros, por meio dos ícones em destaque.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Ao clicar no ícone Alteração Completa, você terá acesso a algumas solicitações

mais específicas. São elas:
Alocação – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de
alocação de terceiros.
Cargo – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de cargo
de terceiros.
Contrato – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de
contrato de terceiros.
Data de Desmobilização – Permite ao usuário abrir uma solicitação para
alteração da data de desmobilização de terceiros.
Localidade – Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de
localidade de terceiros.
Seja qual for a alteração solicitada, é sempre necessário selecionar o Sistema de
origem no qual o contrato encontra-se cadastrado e em seguida digitar o número
do contrato e clicar em Buscar.
Ao entrar na tela de Alteração Completa, será necessário que o usuário preencha
alguns campos necessários: Sistema, Contrato, Planta do Gestor

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Ao selecionar a Planta do Gestor, caso não haja planta configurada o solicitante

poderá utilizar a opção NÃO SE APLICA

Caso o contrato possua Subcontratações, o usuário deverá clicar em Incluir

para expandir os campos referentes ao cadastro das Informações da (s)
subcontratada (s).

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Contratos com subcontratos cadastrados

A Alteração Completa consta opção de Terceiros Selecionados nesse campo é

permitida informar a Lista de Alocados para selecionar um alocado é necessário

informar a Localidade e clicar na opção para carregar os

Alocados cadastrados na Mobilização de Terceiros.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

A tela de Lista de Alocados permite selecionar um único documento ou clicar na

opção o sistema permite

incluir, mas de um terceiros quando incluso um Terceiro o sistema retorna a
mensagem de confirmação com a pergunta abaixo.

21
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

A tela de Alteração Completa permite anexar arquivos, o usuário terá que

selecionar o campo

Ao concluir toda alteração realizada no contrato clicar na opção

o sistema irá retornar a mensagem abaixo.

Será necessário para finalizar o processo, o usuário clicar no botão que fica no

início da tela para realizar a finalização das alterações realizadas.

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Para contratos do SAP One Vale é necessário selecionar uma Planta para
determinar qual o gestor de contrato que será o responsável pelos terceiros sendo
mobilizados, os demais tipos de contrato demandarão apenas a seleção de um
Local de SSO. Para ambos os casos a opção TODAS pode ser selecionada para
não utilizar este filtro na busca por terceiros mobilizados.

 Solicitação para Mobilização de Terceiros – Inativação

A solicitação de uma mobilização pode ocorrer para contratos e para terceiros.

Para terceiros, somente após a mobilização do contrato, ao qual o terceiro ficará
vinculado. Todo prestador de serviço é obrigatório ser mobilizado.

Permite realizar o processo de desmobilização do terceiro.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Ao entrar na tela de Inativação de Terceiro, será necessário que o usuário

preencha alguns campos necessários: Sistema, Contrato, Planta do Gestor

Para visualizar a Lista de Terceiros Alocados, precisa Gravar a Inativação de

Terceiro, em seguida o solicitante deverá clicar em Lista de Alocados e o SGC
exibirá todos os terceiros mobilizados no contratado informado, conforme os
critérios selecionados nos campos mencionados anteriormente:

O usuário tem a opção de selecionar individual o documento ou Marcar Todos

ou escolher a opção Incluir Terceiros.

24
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Quando incluído um Terceiro poderá visualizar na tela principal os documentos

selecionados.

Nas solicitações de alteração também é possível incluir anexos, da mesma

forma como é realizada na solicitação de Mobilização de Terceiros. Os
documentos a serem anexados devem sempre seguir as orientações do Guia de
Mobilização de Prestadores de Serviço.

25
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Solicitações – Mobilização de Contrato

 Mobilização de Contrato

Seguindo o Fluxo de Aprovação do Contrato, é nesta etapa que ocorre a solicitação

de aprovação dos documentos legais de gestão de risco (PPRA , PCMAT, PGR) e
Saúde (PCMSO) do fornecedor ou de outros documentos, dependendo da localidade.
Para dar início ao processo, é necessário clicar no ícone Mobilização de Contrato:

O solicitante deverá informar os campos obrigatórios destacados com asteriscos

na cor vermelha (*). O campo Motivo da Solicitação deve ser preenchido com o
motivo da mobilização do terceiro. No campo Observação o solicitante deverá
incluir qualquer comentário para envio aos aprovadores, no que se refere àquela
solicitação.
Depois deverá selecionar o Sistema de origem no qual o contrato encontra-se
cadastrado (para os contratos cadastrados no SAP no template One Vale
Américas devem selecionar o Sistema SAP One Vale) e em seguida digitar o
número do contrato e clicar em .
Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos
Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor.

26
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

O solicitante deverá informar a Data de Aprovação do Contrato, a Data da Reunião

Inicial e a sigla da Diretoria Aprovadora.

O solicitante deverá selecionar para quais localidades (locais de SSO) disponíveis

ele deseja solicitar aprovação e depois clicar em Adicionar ( ).

27
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Em seguida, para cada documento acordado na reunião inicial referente a

Mobilização de Contrato sempre pautado nas definições do Guia de Mobilização
de Prestadores de Serviço, o solicitante deverá selecionar o tipo de documento, o
Local de SSO que aquele documento se refere e clicar em anexar para incluir o
documento digitalizado:
Consulte o Anexo I – Guia de Orientações para Digitalização de Documentos a
fim de otimizar o tamanho dos arquivos, reduzindo o tempo para carrega-los no
SGC - Mobilização.

Ao clicar no ícone um popup será exibido no qual deverá clicar

em Escolher arquivo para buscar os arquivos no computador.

Enquanto o SGC - Mobilização carrega o arquivo selecionado, o usuário deverá

aguardar. Após concluído o upload do arquivo, o sistema deverá incluir o anexo
na solicitação.

28
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Ao gravar a solicitação, o sistema exibirá as opções para alterar, excluir e atualizar

os dados da solicitação.

Caso a solicitação seja revisada pelas áreas aprovadoras, o solicitante receberá

uma notificação por e-mail e deverá acessar sua Caixa de Entrada no SGC -
Mobilização para visualizar a solicitação. Para realizar as alterações necessárias
ou mesmo cancelar a solicitação, o solicitante deverá reivindicar a solicitação
através da Caixa de Entrada.

Só é possível mobilizar terceiros para contratos e localidades já aprovados por

Saúde e Segurança.

 Alteração completa

29
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Ao clicar na tela de alteração será visualizado os campos que permitem criar uma
Solicitação de Alteração Completa de Contrato. O processo para preenchimento, é
semelhante ao processo de Solicitação de Mobilização de Contrato. Nesse caso só
é possível solicitar a alteração de um contrato, que já esteja mobilizado para o local
SSO que se deseja alterar.

 Cadastro e Manutenção de contrato Não - ERP

No Sistema de Mobilização de Terceiros, pode-se mobilizar serviços que não

tenham um contrato cadastrado nos sistemas da Vale, como por exemplo, os
serviços contratados via SPS.
É possível cadastrar esse contrato indicando, obrigatoriamente, um gestor para
ele. Outros procedimentos como alterar informações já cadastradas e inativar o
contrato também são permitidos, acessando o ícone em destaque.
Esse procedimento ocorre para prestadores de serviços avulsos.

30
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Na tela de cadastro de Contrato Não ERP, todas as informações referentes ao

fornecedor, ao contrato, ao gestor do contrato e ao preposto precisarão ser
preenchidas pelo solicitante, além de anexadas as evidências da contratação para
que, então, o cadastro do contrato seja válido no sistema.

31
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

A tela de Dados de Cadastro valida o tipo de inscrição por CNPJ, CPF e Outros.
As opções CNPJ e CPF quando preenchidos são validados com a Receita
Federal.

Ao informar o CNPJ ou CPF errados ou que não constam cadastrados na Receita

Federal o sistema retorna a mensagem: O CNPJ não é válido!
Essa mensagem também será apresentada ser for informado um CPF errado ou
não cadastrado na Receita Federal, depois de preencher os dados clicar na opção

32
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

 Dados do contrato

Os campos Dados do Contrato são preenchidos com as informações do contrato: Tipo

do Contrato, Número do Contrato, Abrangência, Data de Início, Data de Término
e Empresa.

 Dados do Gestor

Os campos Dados do Gestor são preenchidos com as informações: Chave Vale,

Diretoria, Nome, Telefone, E-mail e E-mail Contratada

33
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Para realizar as mobilizações de prestadores de serviços num contrato Não -

ERP, este deverá ter o processo de Mobilização de Contrato realizado assim como
um contrato ERP.

Pesquisa
O ícone de Pesquisa contempla quatro opções de tipos de pesquisas: Terceiros,
Contratos, Solicitações e Ausências.

 Pesquisa de Terceiros

Opção de Pesquisa através da opção Terceiros, pode ser consultada através das
opções: Nome do Terceiro, Tipo de documento, Contrato, Status, Planta e

Localidade selecionar através do ícone

34
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Todas as opções de Pesquisa constam na tela

 Pesquisa por Contrato

O ícone de Pesquisa por Contrato, na tela inicial, permite que sejam realizadas
consultas nos dados de terceiros através das opções: Contratos, Localidade, Tipo de
Inscrição, Número de Inscrição, Abrangência, Diretoria Aprovadora, Status da
Aprovação, Planta.
No exemplo abaixo, está sendo realizada uma pesquisa de solicitação através da opção
Localidade, após inserir as informações em um desses parâmetros de busca, basta

clicar em e o sistema apresentará o resultado da pesquisa.

35
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Caso queira selecionar o contrato sem filtrar pela opção Contrato e Código de
Solicitação, selecionar com dois cliques duplos na solicitação que irá visualizar o
documento.

36
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Todas as opções de Pesquisa constam na tela

 Pesquisa da Solicitação

O ícone de Pesquisa através Solicitação permite que sejam realizadas consultas nos
dados de terceiros através das opções: Tipo de Solicitação, Código da Solicitação,
Status da Solicitação, Abrangência, Contrato, Data Término e Planta selecionar

através do ícone

Todas as opções de Pesquisa constam na tela

37
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

 Pesquisa através de Ausência

O ícone de Pesquisa através do ícone Ausência permite que sejam realizadas

consultas nos dados de terceiros através das opções: Ausência de (Chave de rede),
Data de Início, Status, Substituto (Chave de rede), Data de Retorno selecionar

através do ícone

Todas as opções de Pesquisa constam na tela

Emissão do Passaporte
 Emissão do passaporte eletrônico

Para a emissão do passaporte eletrônico dos terceiros que tiveram sua mobilização
concluída, temos duas opções que seguem:

38
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

1) Através do ícone “Emitir Passaporte S&S” em “Solicitações”, acessar o

formulário para emissão do passaporte;

No formulário exibido, selecionar o terceiro desejado e em seguida clicar em

“Emitir Passaporte”;

O Passaporte será emitido conforme abaixo;

39
 Guia do Solicitante (Rev. 01)

2) Através do formulário “Cadastro Individual” do terceiro, clicando em “Emitir

Passaporte”;

40
Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Ausência
 Ausência

O ícone Ausências permite ao usuário registrar um período de ausência e definir um

substituto nesse tempo, na tela constam os botões:

Para incluir uma Ausência informar: Nome, E-mail, Período, Motivo, Substituto, E-
mail, Marcar a opção Ativo.

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 Guia do Solicitante (Rev. 01)

Anexo I
Guia de Orientações para digitalização de documentos no SGC -
MOBILIZAÇÃO

Para evitar uma sobrecarga desnecessária no SGC - Mobilização e utilizá-lo da

melhor forma, é recomendado seguir as orientações abaixo, evitando anexar
arquivos acima do permitido e digitalizando os documentos de forma otimizada.
O limite de tamanho para anexar documentos nas solicitações do SGC –
Mobilização é de:
50 MB para cada arquivo na Mobilização de Contratos;
120 MB para cada arquivo nas transações referentes a Mobilização de Terceiros.
Para reduzir o tamanho dos arquivos ao digitalizá-los, siga o passo a passo abaixo:
1. Ajuste da Resolução: O documento digitalizado gera um arquivo em dpi, quanto
maior este número, mais definida será a imagem resultante no computador, portanto
maior o tamanho do arquivo. A resolução ideal para os documentos de maneira geral
é 150 dpi;
2. Ajuste da Cor: digitalizar todos os documentos sempre em preto e branco
(P&B);
3. Ajuste do Formato: os documentos deverão ser salvos sempre no formato .pdf;
4. Qualidade da saída: caso o scanner possua esta opção, utilizar a qualidade
média;
5. Modo de digitalização (otimizar texto / figura): Digitalizar o documento como
texto. Caso a resolução fique muito prejudicada, alterar para o modo automático.
Para documentos com papel escuro, como o reciclado, o modo automático poderá
identificar a página inteira como imagem, o que aumenta o tamanho do arquivo.
Neste caso, recomenda-se manter o modo texto.
Ao seguir as recomendações acima, o resultado aproximado do tamanho dos
arquivos, por página, será de:

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Sistema Gestão de Contatos – SGC Mobilização

Anexo II

Guia para Criação

de Chave de Acesso para Usuário Externo via IAM.pdf

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