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Quer estar mais bem preparado para imprevistos? Leia nosso post sobre gerenciamento
de riscos.
Em uma primeira olhada, a impressão que temos é que as duas classificações são
parecidas. No entanto, a falta de definição de prioridades acaba por fazer empresas
perderem tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor importância. Prazos são
ultrapassados, oportunidades são perdidas e até mesmo o moral dos colaboradores é
afetado.
Uma metodologia que tem tudo a ver com priorização é a ágil. Originada na indústria de
desenvolvimento de softwares, hoje ela auxilia gestores a organizar projetos de forma
estruturada, o que facilita muito a identificação daquilo que é mais importante. Leia
mais neste post sobre metodologia ágil.
A matriz de priorização
Gestores adoram matrizes. Elas ajudam a visualizar as coisas e dão mais clareza para os
processos decisórios. Para organizar nossas tarefas de forma mais eficiente, então,
podemos montar uma matriz de priorização. Primeiro, faça um gráfico, com um eixo
horizontal e um eixo vertical. No eixo horizontal, estabeleça uma ordem de urgência.
Ou seja, quanto mais para a direita, mais urgente é a tarefa. Agora, no eixo vertical, crie
uma escala de importância, de modo que as atividades mais importantes fiquem na parte
superior do gráfico.
Divida esta área em quatro partes iguais. Repare que os quadrantes agora correspondem
a tarefas:
Uma vez classificadas as tarefas disponíveis dentro destes quadrantes, você pode então
decidir como irá proceder. Nossa sugestão?
Perceba que um quarto das tarefas já foi resolvida. Dois quartos, se você conseguir
delegar. Ótimo, não? No entanto, se você ainda precisa de ferramentas mais detalhadas,
sugerimos outra matriz, a matriz de priorização chamada GUT.
Matriz GUT
O nome desta matriz de priorização vem das iniciais das palavras Gravidade, Urgência
e Tendência. Sobre gravidade e urgência já falamos. Tendência é a direção que a
questão irá tomar no futuro, ou seja, irá piorar rapidamente? Não irá mudar? Pode ser
que se resolva sozinha?
A aplicação desta matriz, mais sofisticada, oferece soluções mais específicas para
priorização de tarefas. Para montar uma matriz GUT, liste em uma planilha as tarefas
que você deseja classificar. Por exemplo, uma atualização de sistema, a contratação de
um novo funcionário ou substituição de um equipamento.
Para cada tarefa, atribua um valor de 1 a 5 para cada coluna G, U ou T, sendo 5 o nível
mais crítico, grave ou urgente. Isto feito, veja qual tarefa alcançou a pontuação mais alta
no total e pronto, você identificou sua prioridade. Esta técnica é mais complicada, mas
fornece mais informações ao gestor para que tome decisões mais bem embasadas.
Matriz B.A.S.I.C.O.
Outra matriz de priorização muito útil para um segundo momento, quando já
detectamos quais são os problemas mais graves e urgentes, é a matriz B.A.S.I.C.O. Ela
se concentra em encontrar quais as melhores soluções para os problemas que já foram
classificados por ordem de prioridade.
Como vocês já devem ter imaginado, o nome desta matriz é mais uma sigla.
B.A.S.I.C.O se refere a:
Benefícios: Qual o tamanho do ganho que esta solução trará à empresa ou aos
envolvidos?
Abrangência: Quantas pessoas, departamentos ou qual porcentagem do mercado esta
solução irá afetar?
Satisfação: Qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente interno ou
colaborador?
Investimentos: Qual é o custo de implementação desta solução?
Clientes: Qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente externo ou
consumidor?
Operacionalidade: Qual é a facilidade de se aplicar esta solução ao problema?
De forma semelhante à matriz GUT, monte uma planilha onde as soluções são
classificadas por estes seis critérios, em notas de 1 a 5. Assim, chega-se a uma
classificação objetiva que permite uma decisão de qual solução deve ser aplicada
prioritariamente.