Implementações de Microsoft Teams

Nota Introdutória
O texto abaixo expressa opiniões baseadas na experiência: boa e má. O autor não se responsabiliza, seja de que forma for, pelas decisões tomadas, tendo
por base a informação disponibilizada neste documento. Este documento é uma visão pessoal, disponibilizada no sentido de tentar facilitar o percurso de
adoção. Se chegar à conclusão de que o Microsoft Teams não é a solução adequada ou a sua escola não tem Office 365 será talvez melhor escolher outra
solução a montar.

As decisões de implementação de uma infraestrutura deste tipo devem ser tomadas com um profundo conhecimento das ferramentas escolhidas, e de uma
análise precisa das consequências das decisões tomadas, ponderando todos os elementos, inclusive elementos de natureza pedagógica que não são
abordados neste documento.

É muito aconselhável, dentro de uma instituição, limitar a definição de estrutura a um grupo restrito de pessoas, que conheçam bem ferramentas a utilizar,
mas particularmente a instituição. Este grupo deverá conhecer detalhadamente a aplicação, para poder decidir.

As definições de uma estrutura deste tipo, deverão ter em linha de conta, não apenas os critérios técnicos, mas também, e especialmente, a metodologia
pedagógica subjacente escolhida ou em uso. Ignorar este facto poderá ser severamente prejudicial à implementação e ao sucesso.

Neste documento, não são discutidas quaisquer opções pedagógicas ou restrições de cariz legal. Tal é particular a cada instituição e deverá ser tido em
conta.
FAQs e Recomendações

1 – Definir claramente uma “taxonomia” e nomenclatura

Definir uma nomenclatura clara para as equipas a criar.

Não existe uma hierarquia, de momento, entre equipas, logo a única forma de “criar“ essa hierarquia é através do nome da equipa (definido aquando da
criação da equipa).

Exemplo: 2019-2020-5A-MATE

Esta equipa vai durar durante o ano 2019 -2020, sendo arquivada no final do ano letivo e representa o trabalho desenvolvido pela turma 5A em matemática.

2 – Evitar a todo o custo mudar os nomes das equipas.

O nome da equipa original é usado para criar email, site de SharePoint, Grupo de O365, etc. Alterar o nome da equipa não altera o que está por trás e pode
dar alguma confusão para os administradores de TI. Conselho: façam correto à primeira!

3 – Definir claramente quando a equipa vai ser criada, usada e arquivada e quem a vai administrar.

Ver ponto 1

4 – Limitar quem pode criar equipas no Teams

Apesar de ser algo muito democrático, permitir a criação de equipas dentro da organização por várias pessoas pode ser problemático. Garantir que dentro
da organização apenas um grupo muito restrito de pessoas que conhece bem as regras de organização das equipas, é autorizado a criar equipas.

Quem cria uma equipa deve ter noção se a equipa existe ou não no Tenant e por isso acesso de administrador ao Teams seria interessante.

5 – Usar o comando /ir-para para procurar a equipa onde quer trabalhar

O código de equipa corretamente construído mitiga o facto de haver várias equipas. (Eu tenho cerca de 400 equipas e corre bem… quase sempre!)
6 – Evitar alterar a composição da equipa

Não andem a adicionar e remover alunos/professores a uma equipa. Cria muita confusão a nível de tarefas e permissões, que não vale a pena, pois o ganho
é, provavelmente, nulo. Tentar criar a equipa toda correta e depois sim usar.

7 – Optar por minimizar o número de utilizadores que são proprietários de uma equipa

Quando há muitos a mandar pode correr mal!

Há várias hipóteses de estruturar equipas em Teams – a hierarquia é algo a pensar. Ter vários users que são proprietários pode comprometer a segurança
do trabalho de todos se um os users for menos proficiente, poderá, inadvertidamente estragar o trabalho de todos.

8 – Diminuam a área de ataque

Se um utilizador for comprometido tudo o que ele tem acesso pode ser comprometido. Logo, atribuam permissões de administração/propriedade numa
base de ser absolutamente necessário e na menor quantidade possível.

9 – Garantir a privacidade dos alunos

Evitem equipas com muitos alunos. Pode ser prejudicial em termos de organização e de gestão complicada, especialmente se surgirem conflitos.

10 – Criar espaços de comunicação informal Professores-Alunos

Criar uma equipa, que não do tipo Turma, para ter alunos e professores pode ser interessante para servir de ponto de conversa entre alunos
(Exemplo 2019-2020-5A-Alunos ou algo parecido)

11 – Evitar apagar equipas

Deve-se evitar apagar equipas. É preferível arquivar uma equipa quanto já não se necessita dessa equipa e cristalizar aqueles dados no tempo.

12 – Usar Ocultar Equipas

Dentro do Teams (aplicação Cliente) há a opção, por utilizador, de ocultar equipas. Se uma dada equipa já não está a ser usada….
13 – Usar filtros de Equipas

Os filtros de equipas (Turmas, Outros) pode ser utilizado para separar equipas de professores de equipas de turma. Infelizmente só funciona para equipas
criadas recentemente.

14 – Número máximo de pessoas numa equipa?

250

15 – Número máximo de equipas?

500.000 por Tenant

16 – Número de Canais por equipa?

200 (incluindo os eliminados nos últimos 30 dias)

17– Número de Canais privados?

30

18– Número de Canais privados por equipa?

30

19 – Número máximo de vídeos simultâneos

20 – Número máximo de pessoas numa equipa

5000

21 – Posso instalar aplicações adicionais no Teams (e.g. Zoom)

Pode, mas é conveniente ter uma licença específica para educação no Zoom, bem como ter autorização/poder dentro da organização para o fazer.
22 – Como eliminar o histórico de conversa?

Impossível por razões de compliance. A um dado user pode-lhe ser possível eliminar as suas próprias mensagens.

23 – Posso usar 2 contas em simultâneo no Teams?

Sim. Mas alternadamente.

24 – É absolutamente fundamental treinar os utilizadores

Deve-se, obviamente, treinar os utilizadores. Todos. Alunos, professores, direção e encarregados de educação. O treino deve ser muito orientado para a
infraestrutura montado. Sempre que possível devem ser criados guias de apoio, vídeos, etc.

25 – Documentar e acompanhar

Como em qualquer sistema, é absolutamente fundamental documentar as opções tomadas, elencando claramente os ganhos esperados das decisões
tomadas. Por outro lado, é conveniente acompanhar com muito cuidado a implementação. De todos os níveis.

Deve-se, particularmente, acompanhar o evoluir da própria plataforma. Não esquecer que se trata de um serviço.

26 – Sistema de Arquivo

É absolutamente fundamental definir qual a metodologia de arquivo a implementar. Quais os dados críticos que devem prevalecer. Quem protege. Como
protege.

27 – Equalizar procedimentos

Todos os utilizadores devem ver os seus procedimentos guiados por um documento uniformizador de metodologias e processos. É fundamental que todos
saibam o que se espera. Este documento deve ser realizado ao nível da escola para evitar diferenças entre turmas.
28 – Segurança Informática

Num momento em que vários utilizadores, com parcos conhecimentos, “saltam” para a Internet, é fundamental ativar medidas extra de segurança
informática:

• Ativar autenticação multifactor para todos os utilizadores que não alunos… pelo menos;
• Controlar quem pode receber emails do exterior na instituição;
• Ativar políticas de palavras passe seguras;
• Limitar o número de administradores do sistema;

29 – Criar mecanismos de avaliação do sistema

A implementação da solução (e aqui estou apenas a falar do ponto de vista técnico, embora também se devam controlar outras vertentes) deve ser
exaustivamente avaliada. Alguns indicadores importantes

• Opinião dos alunos, professores, encarregados de educação e outros utilizadores do sistema

• Número de mensagens geradas;
• % de execução de tarefas;
• Atividade de utilizadores;
• Utilizadores Ativos vs não ativos;
• Qualidade de chamadas (quando e se se utilizarem sessões síncronas)
• Quantidade de dados gerada;

Apesar de estes indicadores poderem também servir para outro tipo de avaliação do sistema, são fundamentais para uma avaliação da capacidade técnica
do sistema montado. O dashboard de administração do Microsoft Teams tem várias ferramentas de gestão e relatórios adequados.

30 – Criar uma equipa de apoio Técnico

É aconselhável criar uma equipa de apoio Técnico a todos os envolvidos constituída por um grupo de utilizadores que domina tecnicamente as ferramentas
em causa, mas que tem também uma visão das potencialidades pedagógicas associadas. Esta equipa não deve ser constituída apenas por elementos de TI.
31 – Testar antes de implementar

Antes de implementar qualquer solução técnica esta deve ser testada, dentro dos limites do possível. Deve-se criar um espaço onde os utilizadores testam
as suas implementações e verificam aquilo que acontece face às decisões tomadas. A todos os níveis.

Os testes devem incluir também a visão do aluno e encarregados de educação – a solução não está apenas a ser montada para os professores.

Hierarquia e estrutura
Na tabela seguinte é dada uma visão daquilo que podem ser as diferentes metodologias de implementação de equipas.

Não se defende aqui nenhuma em particular, mostrando-se as diferentes vantagens e desvantagens.

Não é uma análise exaustiva: de todo. É apenas uma visão de alguns pontos a considerar.

Não é forçoso que se escolha apenas uma metodologia organizacional – esta poderá ser distinta por ciclo de escolaridade, face às competências digitais dos
alunos.

Todas as implementações devem ser guiadas pelo contexto da escola.

O caminho a escolher deve ser testado e decidido dentro da instituição.

Tipo Equipa Canal Exemplo de nome Proprietários Desvantagens Vantagens
(O que (exemplos de de equipa
representa uma segmentação por
equipa?) canal)
A Turma Disciplinas 2019-2020-5A Todos os Demasiados administradores da equipa Apenas uma equipa para os alunos.
Turma do 5.º A no professores da Tarefas partilhadas entre todas as disciplinas, embora com possibilidade de Menos equipas para os professores.
ano letivo 2019-2020 Turma segmentação – implica gestão adicional. Professores podem ver diretamente tarefas
Difícil criar grupos de alunos por canal (possível, mas pode ser confuso) atribuídas por outros professores (agendadas e
Tantos canais quanto disciplinas. atribuídas).
Um professor de outra disciplina pode inadvertidamente apagar a minha tarefa,
conteúdo, etc.
Todos os professores são avisados das tarefas em falta (e.g. o professor de Matemática
vai ser avisado que o teste de Português ainda não foi corrigido!)
Só se pode arquivar no final do ano.
Em caso de problemas graves destrói o trabalho de todas as disciplinas da turma!
A pasta Material de Aula deverá ser partilhada entre as disciplinas todas – implica
organização adicional e regras adicionais a gerir entre professores.
Um único Planner para todas as disciplinas (pode ser também uma vantagem!!)
Não há forma de segmentar por períodos porque os canais já estão ocupados a ser
disciplinas.
Como o número de canais privados é limitado, pode ser complicado fazer grupos de
alunos por canal – todas as disciplinas partilham este limite.
B Disciplina (de Conteúdos 2019-2020-5A-PORT Apenas o Cada aluno vai ter uma equipa por disciplina Cada professor é responsável pela sua equipa –
Turma) Períodos Disciplina de professor da (Entre 4 a 10 Equipas) se fizer asneiras a culpa é sua e a propagação de
Grupos de Alunos Português do 5.º A disciplina Cada professor vai ter uma equipa por disciplina por turma problemas é limitada.
(Privados) no ano letivo 2019- naquela turma (Até 22 equipas para os pobres professores de TIC em casos limite) Apenas um administrador por equipa.
2020 É fácil replicar a equipa.
Os canais podem ser facilmente grupos de
alunos, conteúdos ou períodos.
Só um professor (ou dois em coadjuvâncias)
mexe na pasta Material de Aula.
Arquivos segmentados por disciplina.
C Disciplina Conteúdos 2019-2020-5-PORT Apenas os Em caso de problemas destrói o trabalho de várias turmas. O professor tem a sua vida centralizada num
(transversal a Períodos Português do 5.º professores da Pode ter na mesma equipa dezenas de alunos (TIC 22*25= 550!) único ponto.
várias turmas por Grupos de Alunos Ano (todas as disciplina para Pode inadvertidamente cruzar informações entre turmas.
ano) (Privados) turmas) no ano aquele ano Os alunos têm sempre acesso ao que está disponível para todas as turmas.
Turmas letivo 2019-2020 Para segmentar tarefas é necessário atribuí-las por grupos de alunos, ou etiquetas de
alunos.
O Livro de Notas (Pauta!) é comum a todas as turmas do lado do professor.
Cada aluno vai ter uma equipa por disciplina
(Entre 4 a 10 Equipas)
Pode ter múltiplos administradores por equipa.
Tipo Equipa Canal Exemplo de nome Proprietários Desvantagens Vantagens
(O que (exemplos de de equipa
representa uma segmentação por
equipa?) canal)
D Professor Turmas-Disciplina 2019-2020-Nome do Professor Cada aluno vai ter uma equipa por disciplina O professor tem a sua vida centralizada num
professor (Entre 4 a 10 Equipas) único ponto.
Em caso de problemas destrói o trabalho de várias turmas. Apenas um administrador por equipa.
Pode inadvertidamente cruzar informações entre turmas.
Os alunos têm sempre acesso ao que está disponível para todas as turmas.
Para segmentar tarefas é necessário atribuí-las por grupos de alunos, ou etiquetas de
alunos
A pasta Material de Aula deverá ser partilhada entre as turmas todas – implica
organização adicional ou um sincronismo muito forte entre as turmas.
Não pode criar canais privados para grupos de alunos, porque os canais já representam
as Turmas – que já são grupos privados de alunos.
Uma referência do tipo @2019-2020-Nome do professor refere todos os alunos de
todas as turmas.
O Livro de Notas (Pauta!) é comum a todas as turmas.

E Turma Professores 2019-2020-5A Muito similar ao A Muito similar ao A

F UFCD/Módulo Conteúdos TM4-2330 Professor(es) da Muito Similar ao B Muito similar ao B
(Ensino Grupos de Alunos UFCD 2330 do curso UFCD Alunos terão tantas equipas ativas quanto módulos distintos. Separação muito clara entre os conteúdos das
Profissional) (Privados) Técnico de diferentes UFCDs (Arquivo)
Mecatrónica – 4.ª Autoavaliação Segmentada e centralizada.
Turma