Controle Interno dos Estoques de Medicamentos nos Hospitais de Natal

Autoria: Edzana Roberta Ferreira da Cunha Vieira, Anailson Márcio Gomes, Aneide Oliveira Araújo, Anamélia
C. Carvalho de Melo, Clayton Levy Lima de Melo

Resumo

Este trabalho apresenta os resultados de um estudo exploratório realizado em hospitais

localizados na cidade do Natal, no Estado do Rio Grande do Norte, a respeito das práticas de
controle interno dos estoques de medicamentos. O ponto de partida foi uma pesquisa
bibliográfica, realizada em livros, artigos em revistas, anais de congresso, periódicos, Internet,
dissertações, teses e outros, que proporcionou o suporte teórico necessário à elaboração do
instrumento de coleta das informações necessárias na análise do segmento objeto de estudo. A
pesquisa de campo foi aplicada em quatorze dos vinte e quatro hospitais componentes da
população investigada, utilizando um questionário com quinze questões fechadas. Essa
pesquisa está limitado a uma área geográfica específica. Em todos os estabelecimentos
pesquisados observou-se a existência de controle interno para este importante item do capital
circulante, demonstrando que os gestores sabem a importância da implantação de
procedimentos de controle interno aos estoques de medicamentos, no entanto, nem sempre
foram observados o cumprimento de alguns dos princípios básicos necessários para garantir a
eficácia tanto em termos operacionais quanto da segurança e confiabilidade esperada na
implementação destes sistemas.

Palavras-chave: Controle interno. Estoques. Gestão hospitalar;

1 Introdução

O segmento hospitalar seja público ou privado, desempenha importante papel na

sociedade, tanto pela promoção da saúde quanto pela mobilização de recursos materiais e
humanos limitados. O controle eficaz destes recursos representa para estas organizações um
fator de sucesso, tanto em termos competitivos quanto do cumprimento da missão definida
pelos seus gestores. Para tanto, não se pode prescindir a implementação de sistemas de
controle, cujas políticas e procedimentos propiciam aos gestores atingir os objetivos, por meio
de métodos que visam salvaguardar e defender bens e direitos, incrementando a eficácia
operacional, observando a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, prevenindo fraudes,
reduzindo erros, identificando riscos.
O estoque de medicamentos, um importante item do capital circulante, deve ser tratado
com atenção especial pelos gestores hospitalares, por se constituir em investimentos e custos,
exercendo influência direta sobre as disponibilidades financeiras bem como na qualidade dos
serviços gerados. Erros de registro ou falhas de controle podem acarretar perdas vultosas. Por
isso, os procedimentos de controle interno devem ser eficientes e efetivos, tendo em vista sua
importância, tanto para os profissionais da saúde, quanto para as pessoas que dependem dos
seus serviços. A falta de medicamentos pode ocasionar o insucesso de uma intervenção
médica, com conseqüências diretas à saúde, podendo até, levar o paciente a óbito,
comprometendo, dessa maneira, a atividade fim de um hospital.
Um hospital é uma parte do sistema de saúde cuja função é diagnosticar e tratar
pessoas doentes, ou seja, prestar assistência tanto preventiva quanto curativa aos indivíduos
pertencentes à sociedade em geral. Para tanto são organizados em unidades econômicas cuja

1
gestão requer informações que contribuam para o aprimoramento de suas atividades e
otimização dos recursos empregados. Os gastos com medicamentos são altíssimos, mobilizam
montantes significativos o que justifica a preocupação em se estudar os procedimentos
controle interno utilizados sobre esse item do ativo, uma vez que a sua utilização eficaz pode
evitar desperdícios, fraudes ou erros, diminuindo seus custos.
De acordo com Ribeiro Filho (2005, p.16), “o aumento dos gastos com procedimentos
de saúde, a incorporação de tecnologias médicas cada vez mais caras e o domínio da indústria
farmacêutica em escala global criaram as condições para colocar as entidades hospitalares no
centro da perspectiva do controle gerencial.” Esse controle torna-se essencial devido à
necessidade do gerenciamento para que os recursos empregados no estoque de medicamentos
sejam utilizados de maneira eficaz.
Este estudo analisa os principais procedimentos de controle interno utilizados para os
estoques de medicamentos em quatorze dos vinte e sete hospitais da cidade do Natal. Para
tanto, buscou-se identificar os objetivos e funções, princípios básicos e limitações do controle
interno a partir dos conceitos e definições empregados na literatura; descrever os principais
procedimentos de controle interno e a sua importância na gestão dos estoques de
medicamentos; e verificar a aplicação da teoria na gestão dos hospitais.
Segundo Silva Filho e Costa (2003, p.1) “os medicamentos e os materiais médico
hospitalares são um dos principais itens de custo dos hospitais, sejam eles públicos ou
privados.” Nesse sentido, estoque de medicamentos compreende mercadorias adquiridas
destinadas à venda no curso das atividades ou a serem utilizadas no processo de atendimento.
Esse ativo é um item essencial do capital circulante e da posição financeira das entidades
hospitalares, o qual influencia diretamente no fluxo de caixa e na qualidade dos serviços
prestados, possuindo assim, relação direta com os custos e investimentos, fato esse, que exige
atenção especial por parte do gestor.
O estoque de medicamentos possui notória relevância para os hospitais, por isso,
exigem dos gestores maior preocupação devido às grandes possibilidades de ocorrências de
falhas, desvios, erros ou irregularidades em geral. Entretanto, retomando o que já foi relatado,
esses profissionais podem fazer uso do controle interno, uma ferramenta indispensável à
gestão dos estoques de medicamentos.

2 Controle interno

O controle interno constitui-se atividade essencial para as empresas na medida em que

propicia a garantia de continuidade do fluxo de operações, bem como o fornecimento de
informações precisas e confiáveis necessárias ao processo decisório (ATIE, 1998; PEREIRA
2004).
Suas ações visam, segundo Thomé e Tinoco (2002): impedir que sejam executadas
ações em desacordo com os planos estabelecidos; racionalizar recursos; evitar que se
pratiquem atos ilegais; prover informações adequadas ao planejamento das atividades;
oferecer tranqüilidade e segurança aos gestores e outros interessados na organização.
O controle, exercido por meio de documentos contábeis ou não, é resultante de
diversas ações administrativas, no entanto, não existe total segurança de que estes cumpram
efetivamente os propósitos para os quais foram criados. Para tanto são adotados políticas e
procedimentos que ajudam a administração a garantir o cumprimento das metas estabelecidas

2
e que propiciam aos gestores razoável segurança de que suas decisões sejam pautadas em
dados livres de qualquer ação fraudulenta (MAHER, 2001).
Os controles internos são instrumentos de vigilância, fiscalização e verificação a
serviço da governança organizacional. Segundo Migliavacca (2002, apud MORAES, 2003)
podem ser administrativos ou contábeis. Os administrativos incluem planejamento,
procedimentos e registros referentes aos processos de decisão, enquanto que os contábeis
referem-se à salvaguarda de ativos e à veracidade dos registros financeiros. Na definição
revisada do SAS n° 1, os conceitos de controles internos administrativos e contábeis não são
mutuamente excludentes, uma vez que determinados procedimentos e registros podem
compor-se os dois controles.
Para Jund (2002, p.222) os objetivos básicos são: “garantir informações adequadas,
visando à tomada de decisões; estimular o respeito e a obediência às políticas da
administração; proteger os ativos; promover a eficiência e eficácia operacional.”
Em geral, o controle interno destina-se a: proteger o patrimônio da empresa; garantir
exatidão e confiabilidade dos relatórios contábeis, promover a eficiência operacional; bem
como estimular a obediência às políticas e diretrizes administrativas. (ATIE, 1998;
BOYNTON, JOHNSON E KELL, 2002; MAUTZ, 1976)
Quanto à função, os controles internos podem ser preventivos, detectivos ou
corretivos. Preventivos quando são projetados para evitar a ocorrência de erros, desperdícios
ou irregularidades, dificultando e desestimulando fraudes. Agindo a priori eles reduzem a
freqüência com que as causas de exposição ocorrerão; agem com um guia, auxiliando para
que os fatos aconteçam de acordo com o previsto, procurando prever de antemão problemas
ou desvios; Os detectivos são projetados para identificar erros ou fraudes e tomar
providências necessárias antes que se agravem as conseqüências; Os corretivos agem a
posteriori, ou seja, depois do fato. Servem para corrigir as causas de problemas no processo
(JUND 2002; KPMG AUDITORES INDEPENDENTES, 2000; REZENDE e FÁVERO,
2004).

2.1 Princípios básicos de controles internos

Na implementação do controle interno alguns princípios básicos mínimos devem ser

observados, tais como: relação custos versus benefícios, segregação de funções,
responsabilidade, qualidade adequada, treinamento e rodízio de funcionário e controle de
acesso e salvaguarda dos ativos.
Segundo Almeida, M. (1996, p.57) e Jund (2002, p.228), “o custo do controle interno
não deve exceder aos benefícios que dele se espera obter.” Ou seja, as transações de valores
mais relevantes devem possuir controles internos mais sofisticados, por serem mais onerosas,
enquanto que para as transações de menores valores, os controles podem ser menos rígidos.
A segregação de função consiste em evitar que uma pessoa que tenha a posse de bens
não tenha acesso aos correspondentes registros, evitando que a mesma, deliberadamente
encubra seus erros mesmo que eles tenham sido cometidos involuntariamente (ALMEIDA,
M., 1996; CREPALDI, 2000; REZENDE e FAVERO, 2004).
Conforme Atie (1998, p.117), a segregação de função:

3
 Estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física
e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases
inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser
executada por pessoas e setores independentes entre si.
Segregar função auxilia a efetividade dos controles internos, por diminuir tanto o risco
erros e fraudes. A custódia e o inventário, a administração de recursos próprios e de terceiros,
a contabilidade e a conciliação, a informação e a autorização, a contratação e o pagamento
devem estar segregadas entre os funcionários para evitar os desfalques permanentes.
As responsabilidades devem ser delimitadas e definidas nos manuais de rotinas e
procedimentos, para que o controle seja eficiente. Segundo Crepaldi (2000) os colaboradores
devem ser escolhidos e treinados cuidadosamente, isso oferece como resultados: melhor
rendimento, custos reduzidos e empregados mais atentos e ativos. Além disso, sempre que
possível deve existir a rotatividade entre os empregados destinados a cada trabalho, deve ser
imposta a obrigação de usufruto de férias para todas as pessoas que ocupam postos de
confiança, reduzindo as oportunidades de fraude e indicando a adaptabilidade do empregado.
Yunes Neto (2004, p.20) afirma que “antes da contratação para exercer cargos que têm
função de controle, torna-se necessário que seu passado seja investigado e sua referências
conferidas. O funcionário deve ser criteriosamente selecionado e, em seguida, treinado
adequadamente.” E o rodízio se faz necessário para permitir que vários funcionários possam
desenvolver múltiplas tarefas evitando a dependência, bem como motivando o pessoal e
aumentando a segurança do sistema de controle.
Para obter e manter pessoas íntegras e qualificadas, de acordo com Jund (2002, p.228),
as seguintes etapas deverão ser abrangidas: “procedimentos que garantam a contratação de
pessoal de qualidade; treinamento e capacitação constante para manter a motivação; avaliação
de desempenho, rodízio periódico de funções e adequada política de remuneração.”
Para salvaguarda dos ativos o acesso deve ser restrito bem como devem ser adotados
dispositivos de custódia mediante controle físico de entradas e saídas, manutenção e guarda
(ALMEIDA, M., 1996; JUND, 2002; GALLORO & ASSOCIADOS, 2000).

2.2 Procedimentos de controle interno

A definição de procedimentos leva em conta as especificidades de cada organização,

tais como: estrutura organizacional, complexidade das operações e natureza do negócio. No
entanto, alguns princípios básicos mínimos devem ser considerados, dentre os principais estão
o monitoramento de forma regular, revisões e atualizações periódicas, promoção de feedback,
atribuições e responsabilidades definidas no organograma institucional, controle periódico dos
saldos físicos e financeiros e o confronto desses saldos com o inventário físico, registro
imediato das aquisições no controle de estoque, restrição do acesso ao estoque e formulários
autorizados.
O monitoramento é uma forma de avaliar os controles internos ao longo do tempo,
sendo ele, o melhor indicador de sua efetividade, cuja função é verificar se os controles
internos são adequados e efetivos (FERREIRA, 2002). Pode ser realizado por meio do
acompanhamento contínuo das atividades e por avaliações periódicas. Para serem adequados,
o ambiente, a avaliação de riscos, a atividade de controle, a informação, a comunicação e
monitoramento devem estar presentes e funcionando conforme planejado. Enquanto que para
serem eficientes, precisam que a alta administração tenha uma certeza razoável do grau de

4
alcance dos objetivos estabelecidos, ou seja, verificar se as informações fornecidas pelos
relatórios são confiáveis e as leis, regulamentos e normas pertinentes estão sendo cumpridos.
Segundo Peleias (1999, p.1), as empresas devem promover mudanças internas para
adaptar-se ao atual cenário de negócios, dentro desse cenário o controle interno deve estar em
constante evolução, não devendo ser inibidor da criatividade e da inovação. Diante dessa
afirmação, conclui-se que os procedimentos implantados não são elementos estáticos, pelo
contrário, devem ser periodicamente revisados e atualizados para acompanhar a evolução da
entidade, avaliar sua eficiência e verificar a qualidade das normas e procedimentos existentes.
As revisões e atualizações são procedimentos necessários, uma vez que identifica se os outros
procedimentos continuam atingindo adequadamente os objetivos para os quais foram
implantados, se já se tornaram ineficientes ou obsoletos, podendo ser excluídos ou
aperfeiçoados.
Garrison e Noreen (2001) afirmam que o feedback é a chave para o controle eficiente,
sinalizando se as operações estão dentro do programado. Desta afirmação depreende-se que
esse procedimento utilizado da forma adequada, fornece dados que ajudam a empresa avaliar
melhor o controle interno, permitindo que os gestores acompanhem o desenvolvimento do
controle interno e centrem em problemas que sem ele poderiam passar despercebido. Por
meio do feedback, a organização pode modificar os procedimentos existentes e, com isso,
contribuir para o funcionamento eficiente do controle interno, visto que esse procedimento é
capaz de verificar se as ações estão ocorrendo conforme as previsões.
A estrutura organizacional de uma entidade contribui para o alcance dos objetivos, por
fornecer um arcabouço para planejamento, execução, controle e monitoração das suas
atividades. O desenvolvimento dessa estrutura envolve a determinação das principais áreas de
autoridade e responsabilidade e as correspondentes linhas de subordinação (BOYNTON,
JOHNSON e KELL, 2002).
Para implantar esse procedimento, a empresa deve estruturar seu organograma de
modo que as linhas de autoridade e responsabilidade sejam bem definidas entre os diversos
departamentos, administração, encarregados, satisfazendo às necessidades da organização.
Definir responsabilidade é atribuir uma tarefa a uma pessoa, que deverá desempenhá-la,
enquanto que delimitar autoridade é a concessão do poder e do direito a um indivíduo para
tomar decisões, prover recursos e dar ordens, assegurando maior rapidez e objetividade às
decisões. Tanto a responsabilidade quanto a autoridade devem ser bem delimitadas, pois se
assim não forem, o controle será ineficiente.
A empresa, periodicamente, deve fazer o controle dos saldos físicos e financeiros, para
evitar que pequenas fraudes transformem-se em prejuízos irrecuperáveis. Esse procedimento
permite descobrir a existência de erros e fraudes, se implantado em conjunto com o confronto
desses saldos com o inventário físico, torna-se mais eficiente. Essa afirmação confirma a
opinião de Almeida, M. (1996, p.54):
A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a
responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os
registros da contabilidade. O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de
bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos.
A não implantação desses procedimentos implica na possibilidade de que o
funcionário responsável pela custódia dos bens se aproprie indevidamente desses itens, sem
que essa apropriação seja descoberta por muito tempo. Funcionários que têm acesso aos
ativos não podem realizar esses procedimentos, devido à possibilidade de desvio por parte dos
mesmos e a manipulação da informação para administração de que o saldo dos bens existentes
coincide com os registros contábeis.

5
 Os documentos fornecem evidências da ocorrência de transações, fornecendo base
para registro de transações, que compreende todos os registros mantidos pela empresa com
referência à anotação de detalhes inerentes à identificação do fato (CARDOZO, 1994). No
momento da aquisição, após conferência do estoque com a nota fiscal, os mesmos devem ser
registrados no controle de estoque, para em seguida, passar para o funcionário responsável
pela custódia. Esse procedimento permite que posteriores fraudes sejam descobertas quando
confrontado o saldo físico com os registros iniciais.
De acordo com Peleias (1999, p.5), “os ativos de uma empresa representam a
aplicação de parte de seus recursos e devem ser protegidos contra o mau uso, a destruição e
roubo, acidentais ou intencionais.” Um dos procedimentos utilizados para a proteção dos
ativos é restringir o acesso desses itens apenas a pessoas autorizadas. Os medicamentos são
exemplos típicos de bens que necessitam dessa medida, por serem de fácil manuseio.
Para atingir um grau de segurança adequado, as ações, procedimentos e instruções
devem ser disciplinados e formalizados por meio de instrumentos claros e objetivos, emitidos
por autoridade competente (JUND, 2002). Os formulários são exemplos desses instrumentos,
que para sua completa eficácia precisam ser devidamente autorizados. A autorização implica
que um superior verificou e validou a atividade ou transação, assegurando que a mesma está
em conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos.

2.3 Limitações dos controles internos de uma entidade

O controle interno proporciona uma garantia razoável para o alcance dos objetivos da
empresa, no entanto, essa garantia não é absoluta devido às limitações, tais como erros de
julgamento, falhas, conluio, má intenção da administração, custo versus benefícios, inclusive,
em entidades com excelentes desenhos e rigorosa operação desses controles.
Os erros de julgamento podem comprometer a eficácia dos controles. Estes erros
podem ocorrer em razão de informação inadequada, por restrições de tempo ou outros
motivos, tais como: deficiência na compreensão das instruções, por falta de cuidado,
distração, cansaço, ou mesmo por inexperiência de substitutos temporários, por novas
tecnologias empregadas e pela complexidade dos sistemas informatizados (BOYNTON,
JOHNSON E KELL, 2002; D’ÁVILA e OLIVEIRA, 2002).
O conluio entre empregados se estabelece quando pessoas responsáveis por controles
associam-se a outras e valem-se dos seus conhecimentos e competências para burlar os
controles com objetivos ilícitos, por meio da modificação de informações ou falsificação de
documentos em benefício próprio ou em detrimento da organização. Conforme D’Ávila e
Oliveira (2002) a eficácia dos controles internos também pode ser comprometida pela ação de
pessoas da alta administração.
Os gestores, ao decidirem a respeito da implementação e manutenção de controles
defrontam-se com o dilema de aproveitamento dos recursos, sempre escassos, da organização
para minimização de riscos (UCHOA FILHO, 2005; FERREIRA, 2005). Embora uma
mensuração precisa dos custos e benefícios seja uma tarefa difícil, a administração deve
elaborar estimativas qualitativas e quantitativas para auxiliar o julgamento a respeito da
viabilidade de implementação que gere um custo menor que os benefícios esperados.

6
3 Metodologia

Trata-se de uma pesquisa do tipo exploratória, por investigar a prática do controle

interno dos estoques de medicamentos nos hospitais de Natal, visando proporcionar maior
familiaridade e conhecimento a respeito do tema.
O estudo foi desencadeado a partir de uma pesquisa bibliográfica utilizada como
subsídio a elaboração do instrumento de coleta bem como na análise dos dados coletados de
uma amostra não probabilística do tipo por acessibilidade ou conveniência, de acordo com
Beuren (2004), composta por 14 (quatorze) hospitais, representando 58% (cinqüenta e oito
porcento) da população investigada, 24 (vinte e quatro) empresas.
O instrumento de coleta de dados foi definido com o intuito de obter respostas mais
precisas e padronizadas, para facilitar a codificação e análise, respondido por pessoa detentora
de conhecimento sobre os procedimentos de controle interno utilizados nos estoques de
medicamentos da organização a que pertence, ou seja: gestores responsáveis pelo estoque de
medicamentos, administradores da entidade e farmacêuticos, conforme orientação de Cervo e
Bervian (1996).
O questionário, composto de 15 (quinze) questões fechadas, verifica se os principais
procedimentos de controle interno são utilizados, como por exemplo: monitoramento de
forma regular, revisões e atualizações periódicas dos procedimentos, cumprimento por parte
de todos os envolvidos, promoção de feedback, segregação de função, identificação de
responsabilidade pelo cumprimento das tarefas, atribuições e responsabilidades condizentes
com o organograma organizacional, realização periódica do controle de saldos físicos e
financeiros dos estoques, confronto desses saldos com o inventário físico, registro imediato,
restrição de acesso e existência de requisição.
Os hospitais componentes da amostra são Casa de Saúde São Lucas, Hospital Antônio
Prudente de Natal, Hospital Colônia João Machado, Hospital de Guarnições de Natal,
Hospital do Coração, Hospital Infantil Varela Santiago, Hospital Médico Cirúrgico, Hospital
Monsenhor Walfredo Gurgel, Hospital Naval, Instituto de Traumatologia e Ortopedia do Rio
Grande do Norte (ITORN), Hospital Professor Luiz Soares (Policlínica), Hospital
Universitário Onofre Lopes, Promater e um, que por questões institucionais, preferiu não se
identificar.

4 Resultados

Observa-se que 100% dos hospitais pesquisados aplicam procedimentos de controle

interno aos estoques de medicamentos e monitoram regularmente sua eficácia, pois sabem que
esses minimizam os níveis de exposição aos riscos desses itens. Essas empresas têm
consciência da relevância do estoque de medicamentos dentro do patrimônio e da facilidade
de manuseio desse item, por isso, implantam procedimentos de controle interno buscando,
cada vez mais, reduzir a possibilidade de ocorrências de falhas, desvios, erros ou
irregularidades em geral. Sabem que, além da implantação dos procedimentos, se faz
necessário conhecer e compreender o controle interno e verificar se o grau razoável de
segurança estabelecido para os procedimentos é atingido, para isso, regularmente, todos os
hospitais questionados monitoram a eficácia dos controles internos implantados.

7
 Nos hospitais analisados, identificou-se que a maioria, 93% das entidades, revisa e
atualiza, periodicamente, os procedimentos de controle interno utilizados, conforme
demonstra o gráfico 1.
7%

Sim
Não

93%

Gráfico 1 – Revisão e atualização periódica dos procedimentos de controle interno

Fonte: Dados Primários
A revisão e atualização são muito importantes, pois com o passar do tempo os
procedimentos de controle interno implantados tornam-se inadequados ou obsoletos, em
virtude de mudanças nas condições da empresa e do mercado. Para que o controle interno
permaneça em constante evolução, adaptando a essas mudanças, fazem-se necessárias
revisões e atualizações periódicas.
Em toda a amostra pesquisada, 14 (quatorze) hospitais, todos os envolvidos com os
estoques de medicamentos seguem os procedimentos existentes de controle interno. O total
cumprimento dos procedimentos de controle interno fornece à organização segurança
razoável para que seus objetivos sejam alcançados. Mas nada adianta uma empresa possuir
diversos procedimentos de controle interno, se os responsáveis pelo cumprimento não os
executam, por isso, ao optar pela implantação desses, deve conscientizar todo o corpo
funcional da importância do controle e verificar a existência do total cumprimento.
Como pode ser visualizado, no gráfico 2, em 86% dos hospitais analisados, os gestores
promovem feedback a respeito do controle interno. O feedback ajuda aos gestores a
acompanharem o controle interno e a centrarem-se em problemas que sem ele poderiam
passar despercebidos.
14%

Sim
Não

86%
Gráfico 2 – Promoção de feedback a respeito do controle interno
Fonte: Dados primários
O feedback é um importante procedimento para desenvolvimento e aperfeiçoamento
do controle interno. Por meio dele pode-se controlar o potencial de erro ao qual o controle
está sujeito, garantindo a excelência das atividades. Ao fazer uso desse procedimento, a
organização identifica procedimentos ineficientes e a causa dessa característica, promovendo
políticas de mudança os tornando mais eficazes.
O gráfico 3 evidencia que na maioria dos hospitais questionados existe segregação de
função dentro do setor responsável pelo estoque de medicamentos.

8
 60%
50%
40% Sim
57%
30% Não
43%
20%
10%
0%

Gráfico 3 – Existência de segregação de função

Fonte: Dados primários
Pode-se observar que é significativo o percentual dos hospitais em que não existe
segregação de função dentro do setor responsável pelo estoque de medicamentos, totalizando
43%. A inexistência desse procedimento compromete a efetividade do controle interno, por
favorecer a concretização de fraudes e erros, haja vista que as pessoas têm sob sua inteira
responsabilidade atividades como: contabilidade e conciliação, informação e autorização,
custódia e inventário, contratação e pagamento, administração de recursos próprios e de
terceiros, normatização e fiscalização, dificultando o descobrimento das irregularidades.
Quanto mais segregadas estiverem as funções, mais eficientes serão as operações e
mais rápido serão detectados os erros casuais ou intencionais. Necessário se faz enfatizar que
a eficiência desse procedimento limita-se ao conluio, pois mesmo existindo a segregação de
função, dois ou mais indivíduos podem agir conjuntamente para realizar e ocultar fraude que
dificilmente serão detectadas por outros procedimentos.
Apesar de existir esse grande percentual de empresas que não possuem segregação, o
resultado da questão 8 evidencia que em 100% da amostra existem procedimentos que
identifiquem os responsáveis pelo cumprimento das tarefas. Entretanto, nos 43% dos hospitais
pesquisados que não possuem segregação de função, a identificação de responsabilidade pelo
cumprimento das ações pode ficar comprometida, caso todos os envolvidos com os estoques
detenham todo o ciclo operacional sob seu controle, de maneira que possam encobrir
determinadas ações, dificultando o descobrimento.
Como se observa no gráfico 4, em 71% dos hospitais analisados as responsabilidades
são claramente delimitadas, evitando o comprometimento da eficiência do controle interno,
situação essa, inexistente em 29% dos componentes da amostra.

80% 71%

60%
Sim
40% 29%
Não
20%

0%
Sim Não

Gráfico 4 – Responsabilidades e autoridades condizentes com o organograma

organizacional
Fonte: Dados primários
Quando o organograma organizacional define, claramente, as autoridades e
conseqüentes responsabilidades contribuem para a satisfação plena das necessidades da
organização, por fornecer um arcabouço para planejamento, execução, controle e
monitoramento das suas atividades, conforme percebido pela pesquisa bibliográfica.

9
 A empresa deve estabelecer procedimentos de maneira que seus ativos sejam
confrontados periodicamente com os registros, para detectar desfalques de bens ou registros
inadequados. De acordo com os dados do gráfico 5, observa-se que 14% dos respondentes não
realizam esse procedimento periodicamente, enquanto que 86% realizam.

14%

Sim
Não

86%

Gráfico 5 – Realização periódica do controle de saldos físicos e financeiros dos estoques

Fonte: Dados primários
Nas empresas que não implantam esse procedimento, é possível que um funcionário
aproprie-se indevidamente dos estoques de medicamentos sem que seja descoberto por muito
tempo, já que não existe o confronto, periódico, dos saldos físicos com os financeiros.
O gráfico 6 demonstra que 79% confrontam os saldos físicos e financeiros com
inventários físicos e 21% não o fazem. Esse procedimento assegura razoável segurança aos
estoques de medicamentos, pois quando confrontados esses saldos é possível identificar erros
ou fraudes.

80%

60%
Sim
79%
40% Não

20% 21%

0%

Gráfico 6 – Existência de confronto dos saldos físicos e financeiros com inventários

físicos
Fonte: Dados primários
Das empresas respondentes, uma controla os saldos físicos e financeiros dos estoques
de forma periódica, porém não os confronta com o inventário físico, reduzindo o grau de
segurança do controle interno, pois pode existir conluio entre as pessoas responsáveis pelo
controle desses saldos, que se fossem confrontados com o inventário físico poderia ser
descoberta a irregularidade.
A partir do gráfico 7, verifica-se que em 93% dos hospitais componentes da amostra
as aquisições são imediatamente registradas nos controles de estoques, ao passo que apenas
7% não registram.

10
 7%

Sim
93%
Não

Gráfico 7 – Registro imediato das aquisições nos controles de estoques

Fonte: Dados primários
A falta de registro imediato prejudica o controle, devido essa omissão ser,
freqüentemente, um meio eficiente de ocultar desvios, conforme os autores consultados.
Quando implantado, esse procedimento dificulta o desfalque, pois caso exista o desvio dos
medicamentos pode ser descoberto quando confrontados com o registro inicial.
Principalmente por se tratar de medicamentos, a revisão periódica é de fundamental para
detectar medicamentos obsoletos ou de lenta movimentação. Toda a amostra pesquisada tem
consciência dessa importância e faz uso desse procedimento.
Através da revisão periódica desse ativo, é possível evitar que medicamentos vencidos
cheguem aos pacientes, pois antes que isso aconteça, eles são identificados e retirados das
prateleiras. Além disso, também é possível programar compras apenas dos itens necessários e
evitar elevados estoques de medicamentos pouco utilizados. Esse procedimento, se
implantado corretamente, é um meio de reduzir os custos, uma vez que proporciona a
diminuição dos estoques e, conseqüentemente, redução dos gastos com a manutenção,
condicionamento, segurança, até mesmo redução de erros e fraudes.
A análise dos dados, do gráfico 9, revela que 86% dos hospitais pesquisados restringe
o acesso ao estoque de medicamentos apenas à pessoas autorizadas, ao passo que 14% não
restringe.

14%

Sim
Não

86%

Gráfico 8 – Restrição do acesso ao estoque

Fonte: Dados primários
A literatura consultada foi confirmada na prática, uma vez que a restrição do acesso ao
estoque é um procedimento responsável pela integridade dos medicamentos, haja vista serem
itens de fácil manuseio não pode ser disponibilizado o contato com diversos funcionários.
Alguns medicamentos possuem valores significativos, por isso essas empresas devem limitar
o acesso, como uma medida de segurança para resguardá-lo e melhor controlá-lo.
A requisição é um tipo de formulários utilizado para o controle da liberação dos
estoques de medicamentos. Dos 14 questionários respondidos, 93% indicaram que para liberar
os medicamentos é necessária uma requisição assinada pela autoridade responsável, enquanto
que apenas 7% não fazem seu uso. Essa requisição é um tipo de formulário utilizado para
registrar as saídas de medicamentos.

11
 7%

Sim
Não

93%

Gráfico 9 – Exigência de requisições para liberação dos medicamentos

Fonte: Elaboração própria
Os hospitais, a partir dessas requisições, podem estruturar um banco de dados capaz de
identificar quais os medicamentos têm saídas constantes ou quais possuem uma rotatividade
menor, informação essa, que influenciará no montante a ser adquirido, evitando compras
desnecessárias e, conseqüentemente, maiores desembolsos.
As empresas que não implantam esse procedimento comprometem a segurança, visto
que favorece a ocorrência de irregularidades, por não existir meio que comprovem a
solicitação dos medicamentos, então esses podem ser retirados sem que sejam para atender as
necessidades internas do hospital.
Diante do questionário aplicado verificou-se que em média 13 (treze) dos hospitais
pesquisados aplicam os principais procedimentos de controle interno aos estoques de
medicamentos. De uma forma geral, esse total indica que essas empresas sabem da
importância de controlar esses itens para obtenção da eficácia na prestação dos serviços, na
redução de erros, fraudes ou irregularidades, além de ter informações oportunas e confiáveis.
Em síntese, todos os resultados analisados no decorrer dessa pesquisa, são
demonstrados na tabela 1, proporcionando assim o cálculo da média entre as opções de
resposta.
Tabela 1 – Análise dos resultados dos principais procedimentos de controle interno
Quantidades
Principais procedimentos implantados
Sim Não
Aplicação de procedimentos de controle interno aos medicamentos 14 0
Monitoramento regular da eficácia dos controles internos dos estoques 14 0
Os controle minimizam os níveis de risco dos estoques 14 0
Revisão e atualização periódica dos procedimentos 13 1
Cumprimento dos procedimentos existentes de controle interno 14 1
Promoção de feedback a respeito do controle interno 12 2
Existência de segregação de função 8 6
Identificação dos responsáveis pelo cumprimento das tarefas 14 0
As autoridades e as responsabilidades condizentes com o organograma 10 4
Controle periódico de saldos físicos e financeiros dos estoques 12 2
Confronto dos saldos físicos e financeiros com inventários físicos 11 3
Registro imediato das aquisições nos controles de estoques 13 1
Revisões periódicas dos estoques 14 0
Restrição do acesso ao estoque 12 2
Existência de requisição assinada pelo médico 13 1
Média 13 1
Fonte: Dados primários

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5 Considerações Finais

Os procedimentos de controle interno fornecem aos gestores dos estoques de

medicamentos, informações para assessorá-los no controle de processos, auxiliá-los a
desempenhar efetivamente funções e definir suas responsabilidades, atender demandas e
prioridades dos pacientes, além de capacitá-los a lidar com ambientes econômicos e
competitivos em constante mudança. Esses procedimentos são meios utilizados para
resguardar os interesses dos hospitais, buscar o alcance de suas metas, com eficiência,
reduzindo o risco de perdas de medicamentos, fraude e erros, bem como auxiliar a garantir a
confiabilidade das demonstrações financeiras.
Nessa perspectiva, a presente pesquisa apresentou como objetivo geral à verificação
dos principais procedimentos de controle interno utilizados para os estoques de medicamentos
dos hospitais da cidade do Natal, buscando identificar se essas entidades prestadoras de
serviços fazem uso do controle interno e se utilizam alguns dos procedimentos essenciais para
segurança e redução de custos desse ativo. Para tanto, buscou-se, na literatura pertinente,
identificar os objetivos, funções, princípios básicos e limitação do controle interno a partir dos
conceitos e definições empregados e descrever os principais procedimentos de controle
interno e a importância do controle interno para os estoques de medicamentos.
À luz desta teoria procurou-se verificar, em uma amostra composta por 14 (quatorze)
dos 24 (vinte e quatro) existentes na cidade do Natal, a aplicação da teoria no cotidiano destas
organizações. A análise concluiu que, em média, 13 (treze) hospitais pesquisados fazem uso
dos principais procedimentos de controle interno. Verificou-se que, nos hospitais
componentes da amostra, os gestores sabem a importância da implantação de procedimentos
de controle interno aos estoques de medicamentos. Suas respostas mostraram que o uso de
controle interno para estoque de medicamentos não é apenas um diferencial dentro das
empresas, mas sim, uma ferramenta já implantada e comprovadamente eficaz.
O estudo ficou limitado a uma amostra possível, representativa de 58% da população,
tendo como foco principal à verificação da adoção de alguns procedimentos básicos. Seus
resultados não podem ser extrapolados para o universo das organizações hospitalares da
cidade do Natal, no entanto, servem como estímulo ao desenvolvimento de pesquisas futuras
orientadas para a verificação de outros procedimentos tais como a implantação de sistemas
informatizados, bem como a prática da auditoria interna.
Sugere-se a expansão da amostra para toda a população de hospitais existentes na
cidade do Natal, bem como a utilização de métodos de pesquisa mais precisos, de modo a
possibilitar comparações e conclusões fidedignas com a realidade de um maior número de
empresas.

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