Organizando eventos: as principais etapas de um projeto e o que fazer em

cada uma

Pré-evento

A etapa mais longa enquanto está organizando eventos é o pré-evento.

Ela pode ter de alguns meses a um pouco mais de um ano, dependendo
de diversos fatores, dentre eles tamanho do evento, quantas pessoas você
tem em sua equipe e qual a experiência de todos com organização de
eventos.

Os primeiros passos aqui são: planejar o evento, o seu orçamento e sua

divulgação.

Planejamento do evento

Essa é a parte mais importante de toda a organização do evento. Sem

pressão mas se você errar aqui, as chances são de que você não vai
conseguir acertar mais para frente.

A principal dica é planejar tudo com calma, ter cenários realistas em

mente e se possível, validar suas ideias com pessoas que já tenham mais
experiência na produção e planejamento de eventos.

Estabeleça objetivos

Depois de já ter o tema e a razão pela qual você está organizando eventos,
você deve definir seus objetivos.

Você pretende gerar lucro?

Educar um certo público?

Usar o evento como plataforma para a venda de um produto ou serviço?

Dependendo do evento, você pode ter mais de um objetivo, ou times
diferentes de sua empresa terem objetivos diferentes, mas é importante
ter alinhado desde o dia 0 o que você pretende alcançar com o seu
evento, para a partir daí começar a desenhar o caminho para chegar até
esse objetivo.

Se você quer gerar lucro, você provavelmente vai ter o interesse de

vender o maior número possível de espaços no seu evento, ter um time
específico para vendas de cotas de patrocínio e uma estratégia agressiva
de vendas de ingresso será muito importante.

Agora se o seu principal objetivo for educar o público-alvo do evento, com

certeza você ainda pode ter um time para vender cotas ou uma estratégia
agressiva de vendas de ingresso, porém seu foco principal deve ser em
achar os melhores palestrantes/painelistas possíveis, possivelmente
investir em um treinamento específico para eles, e boa parte do seu
tempo deve ser dedicado na educação do seu público.

Já definiu os seus objetivos?

Tem em mente um caminho para chegar lá? Ótimo, coloque isso no papel
(ou no computador/celular… O importante é escrever o que pensou).

Leia e releia, mostre para pessoas, peça pelo feedback delas, se possível
em especial pessoas que já organizaram eventos com objetivos parecidos,
eles podem te dar dicas valiosas que podem ajudar a melhorar o seu
evento.

Defina a data, o local e o horário do evento

E agora? Já tem uma ideia de como chegar alcançar os seus objetivos e

quais as suas prioridades? hora de definir a data, o local e o horário do
evento!
Alguns dos fatores que devem ser considerados ao decidir a data são:

Se os participantes e o convidado especial estão disponíveis no(s) dia(s);

O que funciona melhor para sua audiência (Não conhece sua audiência
ainda? Personas podem te ajudar!).

Existe algum feriado próximo? Lembre-se que isso pode tanto atrapalhar
quanto ajudar a logística do seu evento.

Alguns dos fatores para levar em consideração decidindo o local:

Muitos participantes e convidados vão precisar estar em um hotel? Existe

uma boa estrutura próxima?

As pessoas precisarão chegar até seu evento de táxi ou carro particular?

Como é o aeroporto/rodoviária da cidade que planeja fazer o evento?

O translado até o evento é fácil?

Existe na cidade que você planeja pontos turísticos que possam ajudar a
atrair o público para o evento?

Dependendo da duração e tamanho do evento, tem uma estrutura para

refeições no local?

Se não tiver, existe em algum lugar próximo?

Como é o suporte para estrutura de internet? Hoje mais do que nunca

uma boa conexão de internet é essencial para boa parte dos eventos. Caso
você não saiba como calcular a estrutura de internet necessária para o seu
evento sozinho, essa ferramenta que fizemos pode ajudar você.

Na etapa anterior você deve ter definido um objetivo de total de

participantes esperados, certo? Leve isso em consideração na escolha de
um local, muito pequeno e não caberão todos, muito grande e mesmo seu
evento alcançando o objetivo, vai parecer vazio e incompleto.
Sobre os horários:

Leve em consideração o tempo de deslocamento das pessoas até o local

do seu evento, tanto antes quanto depois dele.

A atenção dos participantes tem uma “data de validade”, pessoas

precisam descansar entre palestras e esse tempo também pode ser usado
para networking, coffee breaks são essenciais e, dependendo do evento,
happy hours e festas podem ser uma boa pedida.

Defina os palestrantes, painelistas, mestre de cerimônias…

Escolher bons palestrantes, com temas interessantes e que saibam

apresentar pode ser o divisor de água entre um ótimo e um péssimo
evento, isso torna essa uma das etapas mais sensíveis do pré-evento.

Temos um post que explica como saber qual palestrante o seu público
realmente quer, recomendo a leitura dele, mas em resumo ele diz:

Primeiro de tudo, conheça o público do seu evento;

Faça uma pesquisa de palestrantes referência no tema;

Fique de olho nas redes sociais antes de contratar um palestrante;

Verifique o compromisso do profissional (pontualidade, profissionalismo,

domínio do tema…)

Faça (bem) a matemática

Como dizem, o diabo mora nos detalhes, e é neles que você não pode
errar. São diversas as contas que você deve fazer em um evento, e não
estou nem entrando na parte do orçamento ainda, elas vão desde a
quantidade de comida em um coffee-break, cerveja em um happy hour
até qual seria a distância ideal entre o telão e as primeiras fileiras de
participantes.
Sabendo da dificuldade que muitas pessoas tem com alguns desses
cálculos, nós criamos algumas calculadoras gratuitas para ajudar
organizadores e produtores de eventos, e chamamos elas de mobLee
Tools.

No total, atualmente temos 4 ferramentas, são elas:

A calculadora de tamanho de salas para eventos. Independente do

formato que você pretende montar a sala (conferência, banquete…), diga
quantas pessoas você planeja colocar na sala que a calculadora vai te
entregar o tamanho ideal que essa sala deve ter.

A calculadora de distância entre telão e plateia. Você sabia que

dependendo da resolução do seu telão e o tamanho total dele, a distância
ideal entre ele e seu público muda? Com essa ferramenta saber qual é
essa distância fica bem fácil.

Nossa ferramenta de comes e bebes. O que é pior, sobrar comida e você

perder dinheiro com o coffee break ou um happy hour ou sua audiência
ficar com fome? Ambos os cenários são horríveis e essa calculadora te
ajuda a fugir deles!

Calculadora de velocidade de internet para grandes públicos. Todos já

fomos para um evento que a internet era praticamente impossível de
usar, certo? Ninguém quer ser quem organizou esse evento, não seja essa
pessoa! Com essa ferramenta você vai saber como negociar a internet
com seu provedor, conseguindo o melhor negócio para você e seu público.
Dividir para conquistar: monte um time

Você pode até estar puxando a frente do evento, mas não conseguirá
fazer tudo sozinho. Ter um time te ajudando desde o começo é essencial!
É claro que quem são essas pessoas e quantos são vai depender de
diversos fatores mas no geral, antes do evento, tenha pelo menos uma
pessoa ou comitê responsável por:

Patrocinadores;

Participantes;

Palestrantes, painelistas e mestre de cerimônias;

Design, impressões, identidade visual;

Prêmios, lembranças, presentes, faixas, certificados, brindes;

Transporte, bufê, organização do local, decoração, cenário,

estacionamento;

Mídia, Relações Públicas, Marketing.

Para trabalhar com um time, de funcionários ou voluntários, você vai

precisar entender algo sobre gestão de equipes. Um ótimo lugar para
começar os estudos sobre como gerir um time, calcular metas e incentivar
engajamento pode ser encontrado no artigo: Gestão de projetos em
equipe: calculando metas e incentivando o engajamento.

Nós também temos um artigo sobre como atrair e montar uma equipe de
vendas para o seu evento, outra leitura mais do que recomendada para
você que está montando o seu time agora.

Certifique-se que tem aprovação para tudo

Já pensou você fazer tudo certinho enquanto está organizando eventos:

ter montado um evento com um line-up matador de palestrantes, vendido
todos os ingressos com antecedência, comprado milhares de litros de
chopp para o happy hour para na hora do evento o corpo de bombeiros
ou a polícia te impedem de iniciá-lo? Ou pior, param o evento no meio?
Seria praticamente um pesadelo, poderia prejudicar a imagem do evento
e de quem está organizando ele para sempre! Então é, nunca se esqueça
do Alvará para seus eventos… E se você está aí se perguntando, como eu
consigo isso? Aqui nesse artigo é explicado certinho: Como conseguir
alvará para eventos. Saiba mais!

Faça os crachás do evento

Já falei bastante sobre como crachás são importantes, muito importantes

em um evento! Às vezes não olhado com muito carinho, um crachá bem
planejado pode ser uma ferramenta muito importante para a
comunicação do seu evento, uma plataforma de networking para seus
participantes e uma fonte de renda para seus patrocinadores.

Gastar algum tempo a mais para fazer os crachás se tornarem

interessantes e funcionais pode ser, além de uma ferramenta de
marketing e comunicação, um dos vários diferenciais entre o bom e o
ótimo evento.

Contrate um aplicativo para o seu evento

Os aplicativos para eventos são soluções tecnológicas utilizadas pelos

organizadores para agrupar e comunicar informações importantes como
programação, local e palestrantes. Além disso, os aplicativos para eventos
facilitam o networking entre participantes e promovem mais
engajamento.

Nós temos uma página sensacional com um conteúdo muito completo

sobre apps, nela você pode ver:

O impacto e os benefícios que um aplicativo pode trazer ao seu evento;

Os principais medos dos organizadores na adoção dessa tecnologia;

Os resultados reais que você pode mensurar com a ferramenta;

O que você deve observar na hora de contratar e escolher o melhor

fornecedor.
Quero saber tudo sobre apps para eventos

Como controlar e definir o orçamento do evento

Definir valores na hora de organizar eventos é essencial para evitar

imprevistos e ter mais controle sobre o que pode (ou não) oferecer ao
público. O primeiro passo antes de definir o orçamento do seu evento é
saber se ele realmente é viável financeiramente falando. Recomendo dar
uma olhada no fluxograma que fizemos sobre o assunto, que também
atinge outros pontos da produção de um evento.

Ter um software específico de gestão financeira, ou uma planilha

organizacional de entradas e saídas, pesquisar bem os valores praticados
no mercado e negociar cada contrato, são alguns pontos fundamentais
que devem ser levados em consideração quando trabalhando com a parte
financeira de um evento.

Um dos principais canais de receita que você pode ter em um evento são
patrocinadores. Além de trazerem benefícios financeiros para o seu
evento, patrocinadores são também parceiros que podem ajudar a trazer
uma experiência melhor para todos os participantes.

Antes de iniciar a busca por patrocinadores para um evento, é importante

que o organizador faça a sua lição de casa: em resumo, é fundamental que
você conheça os seus patrocinadores em potencial e, dessa forma,
determine se o seu evento é compatível com seus objetivos de marketing
e sua audiência.
A promoção e venda de ingressos

Ok, você já tem o seu evento planejado, ou ainda está planejando ele, mas
não pode se esquecer que ele não vai se vender sozinho.

Essa parte pode até ser ignorada para eventos internos, porém para
eventos comerciais, você deve ter planejado desde cedo uma plataforma
de divulgação para seu evento, e a internet é a melhor que você vai
encontrar, seu evento PRECISA de um bom site.

Em resumo, um site e/ou um aplicativo móvel para o seu evento são as

formas mais baratas e eficientes de estar conectado a qualquer momento
com seus participantes (e/ou futuro participantes) e aumentar o
engajamento do seu evento em todas suas fases.

Estar online também vendendo, além de divulgando, é uma forma

eficiente de aumentar o engajamento com o evento, uma vez que é maior
a interação e o compartilhamento de informações dispostas na web.

Caso o seu evento seja de menor porte, você pode vender os ingressos
“na mão”, fazendo o controle de caixa em uma planilha e todo o contato
por e-mail diretamente com cada interessado, em qualquer evento com
mais de 100 participantes isso se torna inviável ou, mesmo ainda possível,
o custo humano da operação sairá muito mais caro do que a utilização de
uma ferramenta especializada para venda de ingressos.

Pretende fazer o site do seu evento você mesmo, e/ou está interessado
em conhecer um pouco mais sobre técnicas de conversão e de otimização
para navegadores? Aqui tenho algumas dicas simples e avançadas para
você fazer o site do seu evento ainda melhor.
Evento, o grande dia chegou

O mais importante agora é manter a calma e fazer o que você tinha

planejado nos últimos meses. O frio na barriga pode até chegar, mas você
já se preparou e vai tirar tudo de letra.

Antes de tudo, chegue cedo ao local do evento com sua equipe. Aqui é o
momento de ter uma última reunião, ajustar os últimos detalhes e
garantir que as pessoas que importam sabem o que está acontecendo,
quando e como.

Se o seu evento for de médio ou grande porte, é recomendável que pelo

menos parte da comunicação tenha rádio-transmissores para manter a
comunicação em tempo real.

Enquanto está organizando eventos, lembre-se de arrumar tudo, do lado

de dentro e do lado de fora vai ser hora do show.

No dia do evento, tenha uma pessoa ou equipe responsável por cada um

dos seguintes itens:

Coordenação geral;

Sala de espera;

Comida;

Atividades de palco;

Mestre de cerimônias;

Computador e projetor;

Fotógrafo;

Recepção;

Gerenciamento de pessoas e Relações Públicas;

Estacionamento;

Segurança.
Pós-evento

Esses são alguns dos pontos a se lembrar nessa fase enquanto está
organizando eventos:

Agradeça os membros da equipe, especialmente os patrocinadores e

voluntários. Você não teria conseguido sem eles;

Finalize e pague as contas. Isso deverá ser feito assim que possível.
Quanto menos pontas soltas, melhor;

Entregue os recibos e notas fiscais para os patrocinadores e outros;

Coloque as fotos e vídeos no site do evento;

Faça uma reunião de análise, também conhecida como pós mortem, para
poder dar uma olhada em que pontos melhorar para que todos façam
ainda melhor na próxima vez.

No caso de eventos que terão mais de uma edição, é no fim de um evento

que você já deve começar a divulgação do próximo, ou seja, é esperado
que a próxima edição já tenha passado por algumas etapas do pré-evento
enquanto você está finalizando o evento da vez.

Também é no pós-evento que devemos nos perguntar como a sua

empresa realiza o follow up do evento? Que tipo de tratamento de dados
é realizado com os formulários preenchidos por seus visitantes?
Abandonar o seu público após o evento é um dos erros mais comuns entre
as empresas na hora de organizar eventos empresariais.

Convenhamos, depois de tanto tempo, esforços e recursos investidos na

captação do seus visitantes, perder as novas oportunidades de negócio
que eles representam por falta de follow up é o complicado, não é
mesmo?

Páginas de evento em redes sociais, um site atualizado e um aplicativo são

algumas das ferramentas que você pode utilizar para manter o público
engajado e esperando para a próxima edição do seu evento.
Conclusão

Organizar um evento é uma atividade complexa porém muito gratificante

e, quando bem feito, traz resultados fantásticos para quem o está
produzindo.

Restaram dúvidas ainda? Não deixe de conferir a nossa página de livros e

materiais educativos gratuitos. São diversos materiais, com diversos níveis
de dificuldade que te ajudam em cada uma das etapas do seu evento.

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gostou do conteúdo, compartilhe nas suas redes sociais.

Boa sorte e bons eventos!