Gerenciamento de Mudanças Organizacionais.

Prof. Eduardo Gaspar

29 de junho de 2019

O serviço público, na última década, tem sentido a pressão de acompanhar a rapidez do mundo
moderno e o peso de dos entraves causados pela desatualização de suas legislações: o que
reverbera na repetição de procedimentos e análises processuais que mantem o formato de seus
protocolos e tramitação de processos, em quase sua totalidade, realizados de forma impressa.
No contexto atual, a Secretaria Municipal do Urbanismo e Meio Ambiente – Seuma, no
município de Fortaleza, tem partido na frente com a quebra de paradigmas quanto a forma de
fazer a cidade por meio do licenciamento de negócios e construções de forma imediata ou em
até 30 (trinta) minutos – quando há serviços que necessitam atesto da compensação bancária –
assim, promovendo o exercício da cidadania, chamando o cidadão para o desempenho do papel
de ator principal ao lado do poder público municipal no compartilhamento de responsabilidades
com a criação da Fortaleza que queremos. Inovação foi a ordem da gestão para o quadriênio
2013 – 2016: a plataforma de serviços Fortaleza Online ganhou o cenário nacional, sendo
apresentado como case de sucesso no Fórum Executivo sobre Licenciamento de Construções,
em Rondônia (Diário do Nordeste, 21 de Setembro de 20181) por ofertar ao cidadão fortalezense
rapidez e rigor técnico em uma análise processual sem a intervenção humana do princípio ao
fim de seu processo.
Nos dias atuais, considerando seu campo de atuação como órgão que planeja e controla o
ambiente natural e o ambiente construído, a Seuma incorre em uma problemática que diz
respeito a mudança de práticas de trabalho com relação a quantidade de papel utilizado nos
processos que exigem análise em meio físico (licenciamentos que não são eleitos ao Fortaleza
Online devido a exigência legal e/ou que exigem – obrigatoriamente – vistoria prévia).
A mudança no uso do papel pelo registro eletrônico poderia ser a aposta para a inovação neste
processo produtivo: o reflexo viria de forma direta nos custos com a aquisição de papel e com
contratos de manutenção de impressoras (que incluem, inclusive, os insumos destas); para além
dos custos com consumo, outro fator que seria diretamente afetado é a própria relação do
indivíduo com o uso consciente do papel, posto que este é – de maneira direta – fator a ser
considerado quanto o assunto é conservação e necessidade de reflorestamento. Ainda sobre
resultados relativos à mudança, consideramos o impacto positivo na mobilidade (evitando idas
e vindas do requerente/usuário apenas para a abertura de processo e/ou entrega de novos
documentos) e na segurança, uma vez que o cidadão poderia realizar todo o processo na
segurança de sua casa.
O planejamento para uma mudança em escala, considerando a existência – ainda – de 32 (trinta
e dois) tipos de processos2 que podem ser protocolados de forma física exige o conhecimento
do porquê as coisas são realizadas daquela forma e se há limitações legais na forma de fazer o
fluxo e a montagem dos processos: (1) conhecer o arcabouço legal da situação, considerando
que o Poder Público só pode fazer o que é previsto legalmente, é fundamental. O próximo passo
é (2) analisar o desenho e os recursos de um programa de computador que permita acesso do
cidadão (de onde estiver), a qualquer tempo, para solicitar a abertura de seus processos – com
a autonomia de realizar uploads e/ou apensar novos documentos aos autos, quando solicitado.

1 https://diariodonordeste.verdesmares.com.br/projetos/imoveis/coluna/construir-1.1804553/fortaleza-online-se-torna-case-de-
sucesso-1.2002718
2 Baseado no Decreto 14.335/2019 que dispõe sobre a desburocratização de procedimentos e estabelece uma lista de serviços

ofertados no âmbito do município de Fortaleza

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Prof. Eduardo Gaspar
29 de junho de 2019
(3) Capacidade de armazenamento de dados, segurança e a manutenção dos mesmos seria mais
um ponto de extrema importância a ser planejado e bem executado.
No tocante a implementação, deve-se (3) eleger um único serviço para teste e avaliação, o qual
tenha um fluxo processual bem estabelecido de forma a trabalhar com as equipes envolvidas na
análise, acompanhando suas reações e resistências aos novos procedimentos que eliminam o
uso do papel. Considerando o tempo diminuto que a sociedade exige quando há oferta de novas
formas de fazer e o senso de urgência que é empregado pelo cidadão à resposta do serviço
público, estabelecer um período de avaliação de fluxo, resposta, segurança e aceitação (com
revisão do planejamento, avaliação e ajustes necessários à implementação) é de fundamental
importância para a determinação de continuidade e ampliação do projeto com o objetivo de
chegar à uma “taxa de modernização” de 100%3 até dezembro de 2019.
A projeção de 100% de modernização dos processos que ainda necessitam de analise
discricionária (protocolo de documentos para análise na secretaria), até a data proposta é
realizada considerando que todos os 32 (trinta e dois) serviços já possuem seus fluxos e
procedimentos estabelecidos e avaliados no âmbito do funcionamento do órgão. Uma vez que
18 (dezoito) serviços possuem um nível de complexidade alto, posto que há a necessidade de
deliberação de órgãos fora da Seuma, o mês de outubro de 2019 deverá ser utilizado para pensar
o desenho de integração da análise junto aos outros órgãos planejando-se o compartilhamento
e acesso ao sistema, bem como o tempo que cada fase irá demandar no setor “estacionário”:
neste mês, especificamente, será trabalhado um único serviço (o que menos tiver atividades
desenhada em seu fluxo completo, compartilhado com outros órgãos). O calendário de
implementação dar-se-á conforme separando-se os serviços relativos ao urbanismo e de
licenciamento com ou sem análise integrada com órgãos além da Seuma.
A resistência a mudança, ou seja, a mudança da cultura do uso indiscriminado do papel e o
treinamento quanto aos registros de análises e informações diretamente no computador com
acesso ao sistema são os dois principais pontos de resistência que devem ser constatados e
trabalhados no dia-a-dia do órgão ambiental. À equipe de implantação (formada por 01 (um)
assessor técnico do Gabinete, 01 (um) assistente, 01 (um) programador e 01 (um) técnico de
redes) deverão estabelecer, conforme planejamento de adesão dos serviços, o
acompanhamento direto e diário do comportamento dos indivíduos mediante a tomada da
limitação de impressões nas maquinas ainda disponíveis considerando a existência dos serviços
que persistirão até a data limite de novembro de 2019.
Avaliações de desempenho setoriais durante o período de implantação das mudanças deverão
traçar o perfil do trabalho de convencimento que a equipe selecionada, neste ponto, com a
ajuda da área de Recursos Humanos - RH deverá elaborar para administrar, monitorar e
implantar a modernização sem perder o foco no sucesso e na obtenção dos resultados
esperados: ter os serviço da Secretaria Municipal do Urbanismo e Meio Ambiente Seuma,
compactuando com os preceitos da sustentabilidade e do uso consciente dos recursos
disponíveis no âmbito do exercício do trabalho no serviço público.
Kélvia Canuto Martins de Albuquerque

3Taxa medida, mensalmente, com a divisão do número acumulado de Processos Físicos com os serviços de análise 100% digital pelo
número de serviços totais ofertados ainda com o protocolo realizado mediante apresentação de documentos impressos nas Centrais
de Atendimento – Seuma.

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