A Verdadeira Utilidade dos Sistemas de Workflow

Por Julio Rocha1

Muitos têm dúvidas quando precisam decidir quanto ao emprego de ferramentas

de workflow em sistemas que envolvem processos de negócios. As principais
perguntas que normalmente surgem são:

1. Por que utilizar um sistema de workflow se posso desenvolver uma

máquina de estado ?

A resposta para esta pergunta, depende do tipo de aplicação que você está
desenvolvendo e de como esta aplicação deverá evoluir ao longo do tempo.
Se você está desenvolvendo um sistema que cobre um processo imutável com
regras imutáveis (o que é pouco provável hoje em dia), você pode utilizar uma
máquina de estado. Agora, se você quiser um sistema capaz de ser facilmente
adaptável à novos processos e regras de negócio, certamente você deve usar
um software de workflow. Este tipo de software, permite que você altere
processos e regras sem que seja necessário alterar sua aplicação. Vou dar um
exemplo:

Suponha que você desenvolveu uma aplicação de controle de compras para

sua empresa e decidiu usar uma máquina de estado para controlar o
processo, colocando todas as regras no código do sistema. Na sua aplicação
você tem uma regra que diz que o limite máximo de compras sem aprovação
da diretoria é de R$ 1.000,00 e uma outra que diz que se o tipo de mercadoria
for um “ativo” terá que ter aprovação do presidente. Aí um belo dia, a empresa
troca de dono e a nova diretoria decide por rever os processos e o limite que
era de R$ 1.000,00 passa a ser de R$ 5.000,00 desde que a mercadoria seja
adquirida no mercado nacional. Já a compra de “ativos” deve ser aprovada
pelo presidente somente no caso de imóveis. E agora ? Você vai ter que
mexer no código da aplicação !

Agora imagine que você tenha usado um bom software de workflow. Qual a
diferença ? Simples, você não vai precisar mexer em uma linha de código
sequer. A aplicação continua do mesmo jeito e tudo que você tem a fazer é
alterar as regras e o fluxo do processo no sistema de workflow, de forma
rápida e prática.

2. Qual sistema de workflow devo utilizar e o quê este sistema deve

disponibilizar de recursos ?

Existem dezenas, talvez centenas de produtos de workflow no mercado, cada

um com suas características particulares, portanto escolher um não é tarefa
muito fácil. Para ajudar, sugiro que verifique alguns ítens que todo produto de
workflow deveria trazer:

(c)2004 - Thate Intelligent Software - Todos os direitos reservados. Permitida a reprodução desde que citados autor e fonte.
 • Possibilidade de modelagem dos processos de forma gráfica e com
facilidade de uso;

• Criação de regras dinâmicas e bem estruturadas, com capacidade

de atender ao sem número de variáveis que existem em processos de
negócios;

• Possibilidade de integração com outras aplicações, existentes ou em

desenvolvimento;

• Política de segurança com grupos de usuários e perfis de acesso;

• Rastreamento, visando a melhoria dos processos no decorrer do

tempo;

• Capacidade de responder à eventos (exemplo: excedeu o tempo

limite de permanência em uma determinada etapa);

• Suporte aos principais bancos de dados e plataformas do mercado.

Um fator não menos importante é o preço, já que boa parte das soluções de
workflow existentes têm custos extremamente elevados, portanto pesquise
bastante antes de tomar sua decisão.

3. Quanto da inteligência do processo deve estar na aplicação e quanto

deve ficar nas regras do workflow ?

De preferência, TODA inteligência de processo deve estar no workflow. Boas

ferramentas de workflow permitem isso e simplificam muito a manutenção das
aplicações.

Atualmente fica difícil imaginar qualquer aplicação que envolva processo de

negócio, sem suporte de uma ferramenta de workflow. A velocidade das
mudanças está cada vez maior e a pressão para que as empresas evoluam seus
processos para serem mais competitivas é enorme. Aí está então a verdadeira
utilidade de um sistema de workflow: “Tornar as empresas mais ágeis e
competitivas !”

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Julio Rocha (julio.rocha@thate.com.br) é CEO da Thate Intelligent Software e trabalha com workflow desde
1998, já tendo participados de inúmeros projetos envolvendo esta tecnologia.

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