Introdução

O Microsoft Excel é uma ferramenta bastante poderosa que permite a

manipulação de dados e que permite tirar proveito da grande capacidade
cálculo dos computadores.

Estes apontamentos sucintos visam utilizadores de Excel que conhecem as suas

funcionalidades básicas e que pretendem tirar proveito das funcionalidades
avançadas por forma a tirar estatísticas diversas com base em listagens no
Excel.

São indicadas as funções mais úteis mas o utilizador terá que consultar a ajuda
do próprio Excel para saber quais os parâmetros necessários para cada função.
(Ao escrever uma fórmula se carregar no = existente à esquerda vai ter uma
ajuda na introdução da fórmula).

Funções

Funções estatísticas no Excel

As fórmulas em Excel começam sempre por um sinal + ou por um sinal de =. A
seguir à indicação da função deve ser indicado o conjunto de células sobre o
qual se pretendem efectuar os cálculos. O conjunto de células pode ser
continuo ou descontinuo. Por exemplo SUM(A1:A10;C10:C14). Para se indicar
conjuntos descontinuos com o rato usar a tecla CTRL ao mesmo tempo. Para
qualquer conjunto de valores existem algumas funções básicas no Excel.
SUM Calcula a soma das células
AVERAGE Calcula a média dos valores das células
COUNT O número de células que têm valores
COUNTA O número de células não vazias
MAX O valor máximo no conjunto de células
MIN O valor mínimo no conjunto de células
STDEV O desvio padrão do conjunto de células

Função IF

A função IF permite efectuar cálculos de uma forma diferente de acordo com

uma expressão. A sua forma é IF( condição; valor se verdadeira; valor se
falsa).

Funções de análise de erro

Estas funções permitem com a função IF verificar se existem valores

incorrectos e colocar novos valores. Por exemplo =+IF( ISBLANK(A1);0;A1)
ISBLANK Verdadeiro se a célula estiver vazia
ISERROR Verdadeiro se erro (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NAME?, or #NULL!).
ISNONTEXT Verdadeiro se não for texto
ISNUMBER Verdadeiro se for um número
ISTEXT Verdadeiro se for texto
Funções matemáticas

ABS Valor absoluto

COUNTIF Conta o número de células que obedeçem a uma condição
INT Devolva a parte inteira de um número
SIGN Retorna -1, 0 ou +1 de acordo com o sinal
SUMIF Soma os valores das células que obedeçam a uma condição
SUMPRODUCT Dá o valor da soma do produto de 2 colunas

Para arredondamento de números existem ainda as funções CEILING, FLOOR,

ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP, TRUNC

Funções de pesquisa

As funções de pesquisa são essenciais no relacionamento de valores de uma

lista com outra lista.
CHOOSE Permite escolher um valor de uma lista
COLUMN Indica o número da coluna
HLOOKUP Pesquisa na horizontal um valor e retorna o valor que se
encontra n linhas abaixo.
INDEX Permite indicar dentro de uma lista qual a linha e coluna da
qual se pretende obter o valor
INDIRECT Serve para fazer uma referência indirecta a uma célula. Se
forem apagadas ou deslocadas células a referência mantêm-se
LOOKUP Igual ao HLOOKUP e VLOOKUP mas em vez de procurar um
valor específico retorna o valor correspondente ao valor mais
próximo
MATCH Funciona de forma semelhante ao LOOKUP mas retorna a
posição do item
ROW Retorna o número da linha
VLOOKUP Pesquisa na vertical um valor e retorna o valor que se encontra
n colunas à direita

Funções de bases de dados

As funções de bases de dados requerem 3 partes:

• Indicação do bloco correpondente à base de dados. No cimo de cada

bloco é necessário que esteja indicado o nome da coluna
• Indicação do campo sobre o qual se pretende efectuar a operação
• Indicação do critério de pesquisa

As funções correspondem as funções matemáticas existentes anteriormente. Os

critérios são definidos através da utilização de células com a indicação do nome
do campo por cima e do critério por baixo.
DAVERAGE Valor médio
DCOUNT Número de células com números
DCOUNTA Número de células preenchidas
DMAX Valor máximo
DMIN Valor mínimo
DSTDEV Desvio padrão
DSUM Soma da coluna das fichas que obedecem ao critério

Auditing
Quando começa a encher uma folha de cálculo de fórmulas complexas por
vezes torna-se complicado ver de onde é que resulta cada valor. Nesses casos
deverá usar a função TOOLS AUDITING. Com esta função consegue ver através
de setas com que células está uma célula relacionada.

Pivot Table
A funcionalidade Pivot Table é das funcionalidades mais potentes do Excel e
permite efectuar um tratamento de dados potente e multidimensional. Mesmo a
nível de bases de dados como o Access não tem esta capacidade.
Seleccionando a tabela faz-se DATA PIVOT TABLE REPORT.

Carregando Next neste ecrã e no seguinte onde se definem os dados que estão
a ser tidos em conta tem-se:
Aqui pode-se escolher o que se pretende ter nas linhas e o que se pretende ter
nas colunas. Em Data será os dados que se pretende. Para tal arrasta-se o
título das colunas para os locais correspondentes e no caso dos valores um
duplo clic permite indicar a função de agragação pretendida. A Page permite
gerar uma página por cada valor do campo aí colocado.

Carregando em NEXT 2 vezes vai-se obter a página seguinte. Nesta imagem é

possível ver os totais agregados de acordo com o que foi especificado.

Através da Toolbar do Pivot Table é possível indicar o critério de ordenação que

se pretende, os valores que se pretendem esconder e ainda se pode fazer
agrupamentos diversos dos valores.

É ainda possível rever os campos e valores que se pretendem visualizar. É

ainda possível acrescentar campos e valores calculados a estas tabelas.
O ponto de exclamação permite fazer o refrescamento e faz com que a tabela
seja recalculada de acordo com as alterações que tenham sido efectuadas no
sistema de base.

Ligação a outros ficheiros e folhas

No Excel pode estabelecer ligação a outros ficheiros. Para tal a forma mais fácil
é de abrir os 2 ficheiros entre os quais pretende estabelecer ligação e depois
criar a fórmula num ficheiro com referência ao outro ficheiro.

A fórmula ficará do tipo +[Book1]Sheet1!$E$7 onde Book1 é o nome do

ficheiro e Sheet é o nome da folha. No caso de várias folhas ficará só +Sheet1!
$E$7.

Para mudar entre vários ficheiros no Excel poderá usar o CTRL + F6 ou o menu
Window. Para mudar entre várias páginas pode usar CTRL+PG DN ou CTRL+ PG
UP ou o rato.

Programação simples
O Excel permite efectuar programação em Visual Basic para automatizar uma
série de tarefas. No entanto para quem começa a forma mais fácil é usar o
gravador de macros e a partir daí fazer a programação que pretenda. Para
gravar uma macro o que tem a fazer é:

1. TOOLS - MACROS - RECORD NEW MACRO.

 2. Indicar o nome da macro a gravar
3. Executar os passos que se pretendem tornar automáticos
4. Carregar em TOOLS - MACROS - STOP RECORDING ou no botão de parar

A partir deste ponto tem já criado um ficheiro com um programa em Visual

Basic que pode em seguida editar fazendo TOOLS - MACROS - MACRO… -
EDIT.

Para editar programas assim criados é conveniente ter instalado no seu

computador o Help do Excel sobre programação.

O exemplo abaixo foi gerado automaticamente e copia o bloco de células

A1:C13 para E1 e coloca na célula H3 o valor 3.

Sub Macro1()

Range("A1:C13").Select
Selection.Copy
Range("E1").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Range("H3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "3"

End Sub

Pode igualmente criar macros para abrir outros ficheiros de Excel e copiar os
dados para outra folha ou gerar gráficos automaticamente.