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ÍNDICE

- Introdução
- Sobre o Excel
- Vamos à prática
- Perguntas frequentes e chamada de
atenção para algumas armadilhas
- Próximos passos
- Quem é Luis Jó
INTRODUÇÃO:
Nesse mini livro electrónico terás a oportunidade de aprender a copiar gráficos do Excel
para o Power Point com apenas 1 clique, sem precisares de escrever nenhuma linha de
código nem de entender absolutamente nada de programação. Mas terás, acima de tudo,
uma introdução à
nossa metodologia, que consiste em simplificar o Excel e torná-lo mais acessível para ti.

Através deste material, prático e directo, poderás poupar horas de trabalho manual
desnecessário que são, frequentemente, desperdiçadas na actualização de relatórios no
Power Point.

Quem me conhece sabe que faço fortes promessas, como “Isto vai mudar a tua forma de
trabalhar” ou “eu consigo tornar-te num expert no Excel”. E, tantas vezes, as pessoas se
questionam “Mas, quem és tu, para me ensinares?” ou “Onde aprendeste isso tudo?”.
Também há quem me pergunte “por que queres partilhar, em vez de guardares este
conhecimento para ti?”.

E eu percebo. Também eu, provavelmente, teria as mesmas interrogaçóes, se estivesse no

seu lugar. A verdade é que, pouca gente, pelo menos no nosso páis, faz o que eu faço, de
falar de Excel, de forma tão apaixonada e com tanta vontade de partilhar o que sabe. Mas,
sabes, quando descobres a tua missão, nesta vida, a tua felicidade terá de passar,
obrigatoriamente, por dares vida a esse propósito. E este é o meu.
O meu conhecimento e experiência no
Excel é, de certa forma, o meu super poder. A
forma como consigo tocar nas pessoas,
despertar o seu potencial e transformar a
forma como trabalham e, em última instância,
as suas vidas.
Deixa-me falar-te um pouco do meu
percurso. Formei-me no dia 15 de Dezembro
de 2016, na UEM, como tinha dito na secção
anterior. Lembro-me bem desse dia porque,
se por um lado celebrava essa etapa
importante da minha formação, no mesmo dia
fui dispensado pela empresa onde estagiava
há dois anos. Nesse dia, em que muitos dos
meus colegas se enchiam de esperança, eu
acordava para uma realidade diferente: eu era
um profissional vulnerável e descartável no
mercado de trabalho.
Passei os próximos meses em casa, olhando
para um canudo que, nesse momento, parecia
inútil. A pressão familiar acumulava-se e, não
se desenganem, a pressão social também.
Consegui, por fim, um estágio numa empresa
de logística em Nacala-a-Velha, em
Nampula. Entrei numa empresa com mais de
dois mil colaboradores e sentia-me pequeno
no meio daquele mar de gente. Como vou
sobreviver aqui? Como me vou destacar,
desta vez? Não queria voltar a passar pela
situaçao de ser dispensado.
Como informático, o Excel era uma das
ferramentas com que tinha de trabalhar mas,
confesso, tinha pouco domínio sobre o mesmo,
na altura. Basicamente, sabia abrir e fechar o
Excel, digamos assim. Como podem imaginar,
fui bastante gozado pelos meus colegas mais
experientes, que se questionavam, em jeito
de brincadeira, se o meu curso era legítimo. E,
como consequência desta entrada tão
pouco triunfal na empresa, os primeiros
trabalhos que me davam era...colar papéis na
parede.
Tinha duas hipóteses: ou fugir do Excel e
viver para sempre com aquela frustração, ou
abraçar o desafio de me tornar bom naquela
ferramenta, para não voltar a passar por
situações como aquela.
Decidi enfrentar o meu trauma de frente.
Deixa-me ver que bicho é este, afinal,
chamado Excel. Mas como? O mais fácil
seria pedir ajuda aos meus colegas mais
experientes mas, para ser sincero convosco,
não me sentia nada à vontade ao fazê-lo.
Eles respondiam-me de uma forma que me
deixava desconfortável, com um certo tom de
gozo e desprezo nas suas vozes. Recorri ao
Youtube, onde passei a assistir, noites a fio,
a aulas online. Mas, lá está, faltava algo ali.
Talvez fosse por falha minha, mas não
encontrei a sequência que procurava para
aquilo fazer sentido para mim, nem uma
linguagem adaptada à minha realidade.
E, como costuma acontecer nas histórias de
Hollywood, aconteceu um pequeno “milagre”
na minha jornada. A empresa onde trabalhava
contratou uma profissional portuguesa para
nos dar formação. Bem, agora sim, sentia-me
no meu ambiente. Aquelas aulas abriram a
minha mente e, finalmente, comecei a saber o
que é um “Vlookup”, “IF” ou várias outras
fórmulas do Excel. Aquela sensação, de
aprendizagem, deixou-me muito
entusiasmado.
Porém, como é frequente acontecer quando
estudamos algo, percebi que começava a
esquecer mais de 75% do que ela nos tinha
ensinado. Para não voltar à estaca zero,
recorri, de forma humilde, a um coach que
tinha na altura que, por sorte minha, também
dominava o Excel. Com ele, e com o trabalho
que fizemos juntos, descobri que, para além da
dimensão básica e inicial do Excel, existe toda
uma nova dimensão chamada “Automação”.
É que, sabem, este meu coach era obcecado
por colocar as tarefas num modo automático,
sempre que fosse possível, para poder
focar-se em desenvolver novos projectos. Isso
fazia dele um colaborador totalmente
diferenciado e eu, tendo a oportunidade de
estar próximo dele, inspirei-me ao máximo e
procurei absorver o seu conhecimento.
A dada altura, o coach viajou. Em vez de me
sentir perdido, vi aquilo como uma
oportunidade. Oportunidade para mostrar
aos colegas e superiores que eu estava ali
e era capacitado para fazer um trabalho de
qualidade. E foi assim que, depois de muita
persistência, estudo e aprendizagem,
finalmente consegui que me passassem um
projecto significativo para as mãos. Passei
noites a fio dedicado a ele, mas consegui
entregá-lo, bem feito e dentro do prazo. Aquilo
despertou atenção na empresa. Comecei a ter
novas missões, de treinar outras pessoas na
empresa. E comecei a ver pessoas improváveis
a terem resultados extraordinários. Foi aí que
percebi que tinha nas mãos um método que
pode ajudar a várias outras pessoas.
Agora sim, era alguém no meio daquelas duas
mil pessoas da empresa. Tinha admiração e
respeito, por parte dos meus pares. Já não me
sentia uma peça descartável. E percebi que
era assim que me queria sentir, daí em diante:
seguro, confiante, produtivo e útil.
Os pedidos vinham de forma constante.
Vários colegas pediam-me formações cada
vez mais completas. Quando a pandemia
chegou, em 2020, e passámos a trabalhar de
forma remota, colega desesperados procura-
vam por mim e o meu telefona quase não
parava de tocar.
Faltava-me alguma clareza, neste momento:
como iria lidar com esta avalanche de
procura, de forma que fosse positiva para eles
e gerível para mim?
Falei com alguns dos meus coaches que me
ajudaram a perceber o meu propósito e papel.
Percebi que o que mais fazia o meu coração
sorrir era a oportunidade de ver pessoas
improváveis a atingirem resultados
extraordinários e, com isso, conquistarem
respeito e admiração no local de trabalho.
Desenhei e arranquei, então, este projecto
que hoje vos ofereço. Tenho recebido
inúmeros testemunhos de pessoas que têm
aprendido comigo que, por um lado me
emocionam e, por outro lado, me deixam mais
confiante para continuar a fazer este trabalho.
O meu curso, na sua versão completa, tem
vagas limitadas, para eu poder dedicar-me,
com profundidade às necessidades dos
participantes. E o material que aqui vos
disponibilizo é apenas um aperitivo do que
podem encontrar no curso completo.
O que motivou a partilha desse material de
forma 100% gratuita foi o facto de perceber
que existem várias pessoas que ainda fazem
relatórios no Power Point apesar de
consolidar os gráficos no Excel. Resolvi, então,
partilhar este conhecimento convosco, como
parte da minha missão de ajudar pessoas
comuns a gerarem resultados extraordinários.
Prepara-te, porque chegou a tua vez de te
destacares no teu local de trabalho!
SOBRE O EXCEL
Existem dois tipos de trabalhos que
executamos com maior frequência no Excel:
Trabalhos esporádicos:
são trabalhos repentinos, que surgem para
atender a uma certa necessidade. Não têm
data prevista para voltarem a ser executados.
Este tipo de trabalho normalmente tende a
ser urgente, mas não nos desgasta tanto, pois
uma vez finalizado não voltaremos a pegar
nele.
Trabalhos rotineiros:
são trabalhos que têm data para voltar a
acontecer, ou seja, existe uma agenda
definida na qual esse trabalho deve voltar a
acontecer. São exemplos de trabalhos
rotineiros:
• Relatórios de fecho mensal;
• Relatórios diários;
Os trabalhos rotineiros que são executados
por um, dois ou mais anos acabam
desgastando-nos por causa da monotonia e
da sua ineficiência, quando executados de
forma manual.
Eu sempre recomendo às pessoas para
automatizarem todo trabalho rotineiro que
executam no Excel, para que possam investir
tempo em funções e tarefas que realmente
agregam valor.
E, coincidentemente, uma das tarefas
rotineiras que consomem o tempo e energia
de vários profissionais é a actualização de
relatórios de fecho mensal.
Apesar de haver a possibilidade de criar
Dashboards 100% dinâmicos no Excel, ainda
assim várias empresas não conseguem
abandonar a cultura de usar Power Point.
Para responder a estehábito, apresento, no
próximo capítulo o passo a passo exacto para
copiares gráficos do Excel para o Power Point
de forma 100% automática com apenas 1
clique.
VAMOS À PRÁTICA
Nota prévia: a explicação aqui apresentada aplica-se a vários gráficos vindos de várias planilhas.

Suponhamos temos a rotina de actualizar um Power Point com o gráfico actualizado a cada final
do mês. Para automatizar essa tarefa reincidente, basta seguir os passos abaixo:

Passo 1: Criar um novo ficheiro Power Point Passo 2: Colocar títulos e informações
que servirá de base para fazer a actualização; padrão no ficheiro Power Point e reservar
o espaço para colocar gráficos

Passo 3: Actualizar os gráficos no Excel Passo 4: Seleccionar o gráfico e fazer “copy”

 Passo 4: No Power Point selecciona a
secção onde pretendes colar o
gráfico e clica na opção de “colar
especial”:

Passo 5: Selecciona a opção “Past Link”

e depois a opção “Microsoft Excel Chart
Object”. Isso fará com que o Power Point
apresente o gráfico que está no Excel e
é exactamente isso que vai possibilitar a
actualização automática do gráfico no
Power Point. Isto é, sempre que o
gráfico for actualizado no Excel esta
poderá reflectir uma actualização no
Power Point, caso o usuário queira, com
apenas um clique.

Passo 6: Clica Ok e ajusta o gráfico para

aparecer de uma forma que seja agradável
a quem vai ver ou usar o documento.

Nesse exacto momento, o Power Point está 100% vinculado ao Excel. Isso significa que se
alguma actualização ocorrer no gráfico do Excel o gráfico do Power Point será actualizado
sem necessidade de intervenção humana.
Depois de fechar o Excel e o Power Point pode ser que haja necessidade de actualizar o
Excel várias vezes e não tem problema nenhum em fazer isso.

Pode ser que no meio do mês haja necessidade de abrir o Power Point e verificar os dados
apresentados no mês anterior. Quando assim for, sugiro que, ao abrir o ficheiro, selecciones
a opção “cancel” para recusar a actualização dos gráficos:

E, caso haja necessidade de actualizar as informações no Power Point, é importante que

primeiro abras o ficheiro Excel que contém o gráfico e, de seguida, abras o ficheiro Power
Point. Selecciona, por fim, a opção “Update links” e todos os gráficos serão actualizados de
forma 100% automática:

PERGUNTAS FREQUENTES E CHAMADA DE ATENÇÃO PARA

ALGUMAS ARMADILHAS
Aproveito para esclarecer algumas dúvidas frequentes e para chamar a atenção para um
par de armadilhas que podem interromper ou comprometer o funcionamento da nossa
automação na sua plenitude.

Pergunta 1:
Como vai funcionar a actualização se os dados vierem de mais de um ficheiro Excel?

R: Vai funcionar da mesma forma, ou seja, abre todos os ficheiros Excel e, por último, abre
o Power Point e selecciona a opção “Update Links”;

Pergunta 2:
Isso funciona apenas com gráficos?

R: Isso funciona com outros objectos do Excel. Apresentamos o conceito usando gráficos
por ser um caso de estudo mais abrangente.

Armadilhas 1:
Não alteres a pasta. Sugiro que cries uma pasta única para o Power Point e todos os ficheiros
Excel com os gráficos.

Armadilha 2:
Não alteres o nome dos ficheiros Excel. Se tiverem várias versões, sugiro que copies os
gráficos do ficheiro de actualização e coloques no ficheiro base que está vinculado ao
Power Point. Isso também pode ser automatizado usando alguns poucos cliques.
PRÓXIMOS PASSOS
Neste livro, um dos meus principais objectivos era mostrar-te que tu podes. Podes
aprender.
Podes melhorar. Podes evoluir. Podes alcançar resultados extraordinários. Podes
transformar a tua vida.

O Excel tem um valor que muita gente subestima. Mas tu não, se leste tudo até agora e
estás pronto para dar o próximo passo. Não interessa o nível de maturidade das pessoas,
tenho a certeza absoluta que qualquer um pode se tornar Expert em Excel e se passar a
destacar. Basta ter acesso às ferramentas certas.

Então, se leste tudo até o fim, mereces os meus parabéns, porque, diferentemente da
maioria das pessoas, já deste o primeiro passo para mudar a tua forma de trabalhar.

Convido-te a continuares nesta jornada de aprendizagem connosco, a aprender

conceitos-chave que podem gerar grandes resultados pois, somente assim, poderás
chamar a atenção das pessoas que trabalham contigo.

Uma das coisas que tem me ajudado a aprimorar cada vez mais o meu trabalho é conhecer
as pessoas que interagem com os meus conteúdos e receber sugestões de temas e
perguntas.

Então, caso tenhas interesse em ver o meu conteúdo customizado às tuas necessidades,
sugiro que preenchas este formulário, que leva menos de 2 minutos: preencher formulário

Caso tenhas interesse em acompanhar o meu trabalho de perto, convido-te a seguires-me

nas redes sociais: seguir nas redes sociais

Caso queiras receber dicas exclusivas em formatos de áudios e vídeos, acede ao meu canal
de telegram através deste link: entrar no canal de telegram

Espero que estas páginas te inspirem a dar o próximo passo. A tua jornada de
transformação está apenas a começar. E eu estou aqui para te guiar, passo a passo, nesta
fascinante aventura do Excel.
QUEM É LUIS JÓ

Em primeiro lugar, é filho orgulhoso

de Siza Jó e Rosa Domingos.
Luis é moçambicano e nasceu na
cidade Cidade da Beira em 1994

Formou-se em informática pela

Universidade Eduardo Mondlane
(UEM) em Maputo, no ano de 2016.

Ao longo do seu percurso como

formador em Excel, Luis tem
orientado formações a empresas
nacionais e, através dessas
experiências, tem vindo a perceber
quais os problemas mais comuns e
qual a forma mais fácilde apresentar
as soluções para os mesmos, de uma
forma simples e compreensível por
qualquer pessoa,
independentemente do seu nível de
experiência prévia com Excel.

Luis recebe, todos os dias, dúvidas

e perguntas de usuários do Excel de
norte a sul de
Moçambique.

Jó assume que a sua missão é ajudar

a fazer do Mundo um lugar melhor
para se viver através das tecnologias
de informação e comunicação. E, por
isso, deu início a este projecto.