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Ambiente de qualidade em
uma biblioteca universitária:
aplicação do 5S e de um
estilo participativo de
administração
Palavras-chave
sidera-se a disciplina como um sinal uma organização do trabalho extrema- zir as pessoas e administrar as dife-
de respeito aos outros. À medida que mente autoritária. renças entre elas de forma democráti-
as pessoas se mantêm comprometi- ca, comunicativa, justa e não-arbitrá-
das com o fiel cumprimento dos pa- Segundo assevera Kanaane9 (p.21), “as ria, preocupando-se com as questões
drões técnicos e éticos, é produzida organizações necessitam adotar pos- humanas dos membros da equipe (Ka-
uma evidente melhoria individual e or- turas mais flexíveis com relação às naane9 , Chiavenato8, Alencar10).
ganizacional. Este último senso apre- concepções sobre poder e influência,
goa a luta permanente para manter e o que implica a adoção de estratégias Outro aspecto de extrema importância
melhorar os quatro sensos anteriores compatíveis com o envolvimento e o a ser considerado para a obtenção de
e a capacidade de fazer as coisas como engajamento dos trabalhadores, pos- sucesso em uma administração parti-
devem ser feitas, demonstrando sibilitando a valorização do potencial cipativa é a motivação. Além de uma
como, em definitivo, os cinco sen- humano”. liderança eficaz, faz-se necessária uma
sos estão interligados (Silva2 , Ribei- contínua motivação da equipe, atuan-
ro5 , Osada4 ). O gerente que se propõe a dar um en- do como dinamizadora do comporta-
foque mais humano ao seu estilo de mento humano, a partir de uma ênfase
Gestão participativa administração deve sempre tentar cri- na liberdade pessoal, valorização da
ar melhores condições de trabalho e criatividade inovadora e reafirmação do
A gestão participativa caracteriza-se um ambiente psicológico mais favorá- senso de responsabilidade individual
por uma administração profundamente vel, melhor qualidade de vida para os (Chiavenato8). Como ressalta Alencar10
democrática, permitindo aos membros funcionários, assegurando, desta for- (p. 25), no mesmo sentido, “a motiva-
de toda organização manifestar suas ma, produtividade mais elevada, melhor ção é considerada o componente mais
opiniões em relação aos caminhos a relacionamento interpessoal e maior importante tanto no âmbito do indiví-
serem seguidos. Esta forma de geren- satisfação por parte do cliente ou usu- duo quanto da organização. Embora
ciar representa o estilo moderno de ário. Deve procurar, outrossim, evitar a sejam recursos e competências de
administração que Chiavenato8 identifi- superespecialização e a rotinização de gerenciamento que tornam a inovação
ca com as seguintes características tarefas, ampliando e diversificando os possível, a motivação é o elemento
em relação à natureza do ser humano: cargos e multiplicando a gama de ati- catalisador das ações voltadas para a
as pessoas não necessariamente sen- vidades, para que todos possam en- inovação”.
tem desprazer em trabalhar, o trabalho tender melhor o que fazem e perceber
pode ser fonte de grandes satisfações, a sua contribuição individual no proces- Em síntese, o administrador que pos-
as pessoas contam com motivação so geral de trabalho. Masiero1 assina- sibilite que cada um assuma a gestão
individual e ambições e ainda são ca- la que cabe ao chefe atuar como facili- do seu próprio tempo, torne as tarefas
pazes de assumir novas responsabili- tador e assumir o papel de líder social, compatíveis com as habilidades de
dades e desafios. criando um clima favorável na organi- cada um, estimule processos empáti-
zação que preside ou administra. cos, gerencie de forma amigável e fo-
Este estilo de administração prioriza a mente a participação dos funcionári-
tomada de decisões por consenso, pro- Como destaca este último autor, “o os nas decisões – propiciando a res-
curando contemplar todas as opiniões princípio básico da Administração Par- ponsabilidade pelos resultados, orgu-
e pontos de vista dos integrantes de ticipativa é valorizar e respeitar o tra- lho e reconhecimento de todos –, es-
uma equipe de trabalho. Para isto, es- balhador enquanto ser humano, como tará, de alguma maneira, contribuin-
timula a exposição constante de ra- fundamental para a condução dos ne- do para a melhoria contínua do con-
zões, argumentos, críticas, sugestões gócios, e não simplesmente um com- texto social de trabalho e da redução
e idéias por parte de todos os mem- ponente da estrutura produtiva como da alienação. Todos estes elementos
bros, inclusive dos mais introvertidos. uma máquina qualquer” (Masiero 1 , configuram a essência da gestão par-
Esta proposta busca um permanente p.111). ticipativa e democrática, tão necessá-
envolvimento mental e emocional, ria na conjuntura social e econômica
apontando para a motivação e a assun- Em uma gestão participativa, a comu- em que se encontram as organizações
ção de maiores responsabilidades por nicação fluida entre os integrantes do no limiar do século XXI.
parte dos integrantes do grupo. Pres- grupo de trabalho e seu condutor é fun-
supõe ampla liberdade de ação e pen- damental. Sem comunicação, é difícil APLICAÇÃO EM UMA BIBLIOTECA
samento, tanto nos relacionamentos manter um bom desempenho em equi- UNIVERSITÁRIA
humanos dentro do local de trabalho, pe. Todas as decisões devem sujeitar-
quanto na forma de levar a cabo as di- se à ratificação dos trabalhadores en- Pretende-se relatar, nesta seção, a
versas tarefas. Como destaca Silva2, é volvidos, ampliando, para isto, os ca- experiência de aplicação em uma bi-
imprescindível criar um clima de serie- nais de comunicação, enfatizando o blioteca universitária das duas formas
dade, mas também de absoluta demo- aspecto humano e gerando situações de administração organizacional des-
cracia, em que todos tenham oportuni- estimuladoras. Em um processo com
dade de expressão e predominem ati- estas caraterísticas, o estilo de lide-
tudes que favoreçam o trabalho em rança é determinante para o grau de
equipe. Isto implicaria deixar para trás sucesso que possa ser alcançado. Um
o sistema taylorista, que resulta em bom administrador há de saber condu-
critas nas páginas precedentes. Con- Sistema de Bibliotecas da UFRGS, nea possível, com objetivo de estimu-
cretamente, examinar-se-á quais têm aprendi, na teoria, a filosofia do 5S e lar a capacidade de autoditatismo de
sido os resultados da implementação os princípios que norteiam sua aplica- cada um, apontando para a realização
prática destes estilos gerenciais na ção. Considerei que seria de suma uti- de resultados visíveis e concretos.
Biblioteca da Faculdade de Veterinária lidade, naquele momento, sua imple-
da Universidade Federal do Rio Gran- mentação na Biblioteca da Veterinária. Tentou-se produzir melhorias imediatas
de do Sul (UFRGS), onde desempe- dentro das limitações orçamentárias e
nhei a função de bibliotecária-chefe de Antes de efetuar qualquer aplicação do de pessoal que tínhamos, em relação
abril de 1997 a março de 1999. Programa 5S, foi feito um diagnóstico a questões que vinham sendo reivindi-
da situação inicial da biblioteca, a fim cadas pelos usuários e pelos próprios
A Biblioteca de Veterinária ‘Desidério de detectar os principais problemas, funcionários há algum tempo. Com um
Finamor’ foi fundada em 1962 e se des- suas causas, possíveis soluções, co- melhor e mais imaginativo uso dos re-
tina a ser suporte de informação para nhecer melhor os recursos disponíveis cursos existentes, conseguiram-se al-
o ensino, pesquisa e extensão do Cur- e estabelecer certas prioridades. Quan- guns resultados que serviram para
so de Medicina Veterinária da UFRGS. do se pretende reorganizar uma biblio- motivar e mobilizar a equipe. No de-
Seu acervo é composto, aproximada- teca, como postula Maciel12 (p.20), a correr desta gratificante experiência,
mente, por 5000 livros, 1900 folhetos, primeira fase a ser cumprida é o co- percebeu-se que é fundamental educar
130 títulos de periódicos correntes e nhecimento minucioso da organização dando o exemplo, mediante real com-
280 não correntes, 33 fitas de vídeo, que apresenta... problemas em todos prometimento com as ações do coleti-
12 fitas-cassete e uma base de dados os seus setores, serviços, rotinas e vo, ganhando assim credibilidade, e
em CD-ROM. Possui uma área física recursos e, após este levantamento, a também ressaltar, constantemente, a
de 164m2 no total, divididos entre hall análise dos dados obtidos para o con- importância da contribuição dos funci-
de entrada, sala de processamento seqüente estabelecimento das causas onários. Desta maneira, começou um
técnico, sala da chefia e um espaço reais e das falhas estruturais que os processo de melhoria contínua no fun-
único para o acervo e consulta ao ma- ocasionaram. cionamento da biblioteca.
terial bibliográfico (composto de cinco
mesas para trabalhos em grupo, sete De tal forma, buscou-se avaliar, mes- No que se refere ao senso de utiliza-
individuais e 32 assentos para leitura). mo que informalmente e de maneira ção, procurou-se descartar todo aque-
Os usuários da biblioteca são os alu- nem sempre sistemática, como teria le material bibliográfico desatualizado
nos matriculados na graduação (1751) sido desejável, o nível de satisfação e que não estava sequer processado.
e pós-graduação (95), professores e dos usuários e funcionários da unida- Nos casos em que havia dúvidas quan-
funcionários. Em relação aos recursos de. Partiu-se do pressuposto de que to à sua utilidade, pediu-se a opinião
humanos, a biblioteca conta com um era fundamental, como explica Silva2, dos professores especialistas no as-
chefe, quatro funcionários permanen- levar em conta as condições preexis- sunto para avaliá-los e, quando eram
tes e um bolsista*. tentes para não traumatizar as pesso- realmente considerados importantes,
as com as mudanças a serem realiza- foram incorporados ao acervo. Materi-
Ao assumir a administração da biblio- das. ais em outros idiomas que jamais ha-
teca, procurei desempenhar um papel viam sido consultados, como em ale-
empreendedor, incorporando idéias de Após o diagnóstico, a primeira atitude mão antigo, foram repassados ao pro-
inovação, mudança e criatividade, vi- foi realizar uma limpeza geral – pré-re- fessor que possuía conhecimento deste
sando a modificar o ambiente organi- quisito para a implementação do Pro- idioma e tinha interesse no assunto.
zacional e melhorar os serviços de in- grama 5S – que permitiu a verificação Dissertações e teses em duplicata fo-
formação oferecidos. Como bem sali- dos problemas mais sérios. A apli- ram colocadas no depósito. Ao des-
enta Dias11 (p.19), são características cação deste Programa na Biblioteca da cartar material que não servia, conse-
fundamentais no papel do empreende- Veterinária foi quase que intuitiva, pois guimos ganhar espaço para aquilo que
dor... planejar e implementar mudan- pessoalmente tenho por hábito fazer realmente interessava e era de maior
ças do serviço, estimular mudanças, muitas coisas que o programa sugere, valor para o usuário. Tentamos justifi-
resolver problemas através da introdu- porém foi necessário transmitir aos car a utilidade de cada item, o que não
ção de mudanças, identificar melhori- colegas estes conceitos para conse- podia ser justificado foi eliminado da
as que possam ser introduzidas no guir que todos colaborassem na cria- biblioteca.
serviço. Acompanhar as mudanças ção de um verdadeiro ambiente de qua-
advindas com o surgimento das novas lidade. Seguindo a Osada4 (p. 45), o senso de
tecnologias também faz parte de uma utilização (seiri) é realmente a arte de
visão empreendedora na gestão de Discordando em parte com o que su- eliminar as coisas desnecessárias.
uma unidade de informação. gerem alguns autores, para os quais Considerou-se importante, na bibliote-
usar e divulgar a nomenclatura 5S se- ca, saber o que eliminar e o que guar-
Um mês após o início da gestão como ria um elemento fundamental para atin- dar (e quanto), estabelecendo a estra-
chefe da biblioteca, ao ser convidada a gir o sucesso, neste caso não foi reali- tificação dos materiais por ordem de
fazer um curso de 5S oferecido pelo zada uma campanha explícita para a importância, a partir do qual foi deter-
aplicação do Programa. Procurou-se minado o que conservaríamos e o que
* Dados correspondentes ao ano de 1998. gerar entusiasmo e sensibilizar as pes- descartaríamos e onde colocaríamos
soas da forma mais natural e espontâ- cada coisa. Orientaram-se os funcio-
nários para que eles próprios pudes- os funcionários quanto para os usuári- higiene resultou da estandardização de
sem avaliar a importância de cada item os. Por outro lado, foi reforçada a si- certos comportamentos e da instaura-
e poder decidir o que fazer, com vistas nalização visual em diferentes lugares ção de controles visuais, facilitando a
a evitar que adotassem a idéia do sim- da biblioteca: nas estantes, no setor detecção de anormalidades. Foi im-
ples descarte, ao invés da concepção de empréstimo, de referência etc., fa- plantada a ‘carteirinha’ da biblioteca
da plena e efetiva utilização dos recur- cilitando a orientação. Mudou-se, tam- para fiscalizar melhor a saída e retor-
sos existentes. Equipamentos que bém, o setor de empréstimo para um no do material bibliográfico para em-
estavam encostados dentro de armári- ponto mais estratégico e adquiriu-se préstimo e criado um registro para o
os foram encaminhados para o Depar- um balcão – na biblioteca ainda não controle dos periódicos retirados para
tamento de Patrimônio da Universida- existia balcão de empréstimo, contá- cópia. Por outro lado, houve uma preo-
de, ou, quando houve possibilidade, vamos apenas com uma pequena mesa cupação da equipe com a manutenção
consertados e colocados novamente para o funcionário realizar esta tarefa. de uma iluminação adequada na bibli-
em uso. Em definitivo, foi feito um re- oteca, trocando as lâmpadas queima-
manejamento dos recursos não utiliza- Quanto ao senso de limpeza, a primei- das para não prejudicar a visão tanto
dos, com o propósito de evitar o des- ra providência foi distribuir recipientes de funcionários quanto de usuários no
perdício. de coleta de lixo nos diferentes locais trabalho ou pesquisa.
da biblioteca, estimulando as pes-
No que diz respeito ao senso de or- soas a não jogarem papéis no chão. Visando a melhorar a organização das
denação, modificamos o leiaute da Também foram forradas pequenas es- instalações e a comodidade dos usu-
biblioteca com a perspectiva de apro- tantes que estavam enferrujadas, co- ários, adquiriu-se mais um armário de
veitar melhor o espaço, para ampliar locando sobre elas vasos coloridos e aço para que estes pudessem deixar
as possibilidades de circulação dos de tamanho padronizado com violetas, seus pertences guardados antes de
funcionários e usuários, facilitar a lim- tornando o ambiente mais agradável. entrar na biblioteca. Além disso, se-
peza e o controle de entrada e saída guindo a sugestão de um dos profes-
de pessoas e material de empréstimo. Um dos funcionários sugeriu a limpe- sores da Faculdade, foi confeccionado
A localização dos móveis e materiais za dos vidros internos da biblioteca, um armário de madeira com portas de
foi disposta de acordo com a freqüên- cada um encarregando-se de sua par- vidro para a exposição das obras raras
cia de uso. Tentou-se definir um lugar te, o que nos motivou ainda mais a criar que estavam atiradas num canto pe-
para cada coisa, criando assim regras e manter um ambiente físico agradá- gando pó, permitindo assim que estas
de arrumação. Procurou-se guardar as vel. Mediante a conscientização de que fossem notadas e valorizadas por to-
coisas em locais onde posteriormente cada um é responsável pela limpeza dos.
pudessem ser achadas com maior fa- de sua própria área de trabalho, possi-
cilidade e menor perda de tempo. bilitou-se o entendimento das vanta- Procurou-se, na medida do possível,
gens de não sujar. Foi solicitado ao eliminar as causas de acidentes de tra-
O ambiente destinado à exposição de pessoal de limpeza da universidade, no balho e estresse, com o objetivo de
periódicos foi trocado para um local mesmo sentido, que encerassem o manter a saúde física, mental e emoci-
mais próximo à entrada da Biblioteca, chão com maior freqüência, causando onal dos integrantes da equipe. Apoi-
possibilitando melhor visualização e uma boa impressão de asseio e brilho ando, em conseqüência, a realização
aumentando a freqüência de uso da- aos olhos dos usuários e visitantes. de controles médicos e a prática de
quele espaço. Além disso, disserta- esportes. No mesmo sentido, buscou-
ções, teses e fitas de vídeo, que esta- Houve, ainda, um movimento coopera- se distribuir as tarefas de forma racio-
vam guardadas no setor interno da bi- tivo para a pintura das paredes: um fun- nal e estimular um clima de confiança,
blioteca, foram expostas junto ao res- cionário da biblioteca se dispôs a pin- amizade e solidariedade entre todos
tante do acervo para que pudessem ser tar, o diretor da Faculdade providenciou nós. As reuniões-almoço para confra-
encontradas mais facilmente pelo usu- a tinta, e o restante da equipe ajudou ternização e discussão dos problemas
ário. Os relatórios, que estavam colo- na pintura das portas e janelas e lim- tornaram-se uma constante em nosso
cados nas estantes, amarrados com pou a sujeira produzida na realização trabalho.
cordão por ordem cronológica, foram de tal tarefa. Este exemplo da pintura
mudados para um lugar mais próximo serviu, também, como excelente opor- Por último, no que se refere ao senso
das dissertações e teses e dispostos tunidade para reforçar ainda mais a de disciplina, considerando que este é
com a mesma ordenação destas últi- união dos integrantes da equipe em fundamental para a cooperação na equi-
mas (alfabética por autor). torno de objetivos comuns. Desta for- pe, procurou-se que cada um conse-
ma, o grupo sentiu-se orgulhoso por guisse internalizar as regras de forma
Havia, outrossim, documentos internos construir e trabalhar em um lugar lim- espontânea, sem coerção. A geração
da biblioteca e folhetos para consulta po, e os próprios usuários demonstra- de bons hábitos é chave para o bom
dos usuários em um só arquivo, já sem ram maior prazer em permanecer na desenvolvimento do trabalho de toda a
espaço. Foi solicitado um segundo ar- biblioteca. Um ambiente limpo, claro, equipe, junto à plena aplicação dos
quivo para separar material interno e tranqüilo e com bom aspecto atrai quatro sensos anteriores. Cada funci-
externo e ter, desta maneira, distintos muito mais às pessoas. onário foi tomando consciência das
materiais em locais diferentes, propor- tarefas que devia desempenhar e as-
cionando maior comodidade tanto para O senso de padronização, saúde ou sumindo pouco a pouco mais respon-
sabilidade pessoal por suas atividades.