Produtividade e Gestão

de Tempo para Advogados

O AC
AT A
R
T
D
M

E
MY
BO
MY

BO
E

M
D

T
A R
AC AT
O
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Introdução

O artigo tem o objetivo de lhe trazer iluminação quanto a se tornar um

advogado mais produtivo.

Você terá acesso ao conceito de energia, o poder do foco e como o cérebro

humano reage aos estímulos internos e externos, além de entender como as

distrações de um mundo moderno podem acabar com o seu dia.

O mito do advogado produtivo te mostrará que você carrega uma capacidade

gigantesca de produção, mas pode estar desperdiçando e fragmentando a

sua energia. Pior ainda é não perceber isso acontecendo!

Entenda sobre o controle de tempo e de tarefas, a real importância dos

intervalos e técnicas validadas para isso, junto do detalhamento do método

Kanban e cultura de códigos para arquivos físicos e digitais.

Conseguirá acessar as técnicas para melhorar a sua produtividade como

profissional ou, até mesmo, como gestor de um escritório de advocacia.

Conseguindo ter uma visão individual do que pode lhe auxiliar a ser um

profissional mais organizado, objetivo, assim como ter uma melhor direção
para o seu negócio.
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Resumo do Material

• O ponto de partida 03
• A máquina mais complexa do universo: o cérebro 05
• O poder do foco 06
• O mito do advogado produtivo 07
• Acostumando-se ao caos 07

• Técnicas para aumentar a produtividade 10

Organização do ambiente e momento de trabalho

Ser multitarefa é ser um motor em chamas
Matriz Eisenhower como forma de solução de tempo e prioridades
Os intervalos podem salvar o seu dia
A Técnica Pomodoro
Organização visual com o Método Kanban
Cultura de códigos

• Metodologias que auxiliam nos objetivos do escritório 17

Meta SMART
Ciclo PDCA

• O desfecho 21
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

O PONTO DE PARTIDA

Antes de tudo, precisamos mergulhar neste universo de ser ou não ser produtivo,

o que pode prejudicar e como conseguir ter alguma melhora. Algo que consegue

ilustrar muito bem a nossa capacidade de agir e produzir coisas ao mundo é a

imagem de um motor, vou te explicar!

O conceito de motor é um conjunto de componentes que convertem um tipo de

energia em uma outra energia, com algum tipo de fim com essa conversão.

Observamos no decorrer da história humana, que a evolução dos motores se dá, em

boa parte, por uma força primária exercida e controlada que produz um resultado.

Um perfeito exemplo histórico é a utilização de animais como motores em charretes, a

famosa tração animal, sendo a força do animal gerando movimento que, direcionado

pelo homem, o leva ao seu destino ou objetivo.

Força + direção
= resultado
Outra ilustração é a utilização das correntes de água em usinas hidroelétricas, em que

o movimento ou força da água gera energia para a estrutura. Assim como barcos a

vela utilizam a energia do vento como força, direção do homem e resultado alcançado.

Provavelmente o exemplo mais nítido que possamos observar quanto à ideia de um

motor é, de fato, um motor moderno a combustão: combustível, reações químicas e

térmicas gerando força e, consequentemente, resultado.

03
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Para onde estamos indo, autor?

Agora que você tem em mente a ideia de um motor ou gerador de energia, é hora de

entender que nós, seres humanos, somos como os motores, alimentados de outras

fontes de energia humana ou estímulos do mundo.

São exemplos claros o aprendizado de algo e a criação de experiência, um sonho

inicial até sua concretização, o primeiro dia em um ginásio até uma medalha olímpica.

Essa “ponte” que separa o passo 1 do último passo (o resultado) só ocorre quando

guiada pelo chamamos de: foco.

O foco move e direciona a nossa energia a um objetivo, nosso foco são as rédeas

que apontamos a nossa força. Tal qual o exemplo com as charretes.

É o que nos faz ter disciplina em uma atividade ou na execução de uma tarefa, seja a

tarefa mais complexa possível ou parte da rotina de um escritório de advocacia comum.

A intenção aqui é entendermos que antes de sermos profissionais gabaritados e

experientes em uma profissão, como na área jurídica, somos energia e direcionar

essa energia é a chave para as micro ou macrorrealizações na vida pessoal de um

ser ou, até mesmo, nos objetivos de carreira de um advogado!

 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

A MÁQUINA MAIS COMPLEXA

DO UNIVERSO: O CÉREBRO

O cérebro humano é, possivelmente, a estrutura mais complexa que existe na terra,

e quando tratamos sobre foco e disciplina em algo, estamos lidando com toda essa

complexidade genuína, junto com uma gigante variação de coisas que podem afetar

a concentração, e colocar o nosso cérebro para alocar a energia em outra coisa.

Em um estudo realizado pelas universidades Harvard, Stanford e Claremont foi

possível constatar que cerca de 80% das pessoas têm a produtividade prejudicada

e está sujeita à perda de foco no trabalho.

Segundo o psicólogo Daniel Goleman, referência em temas voltados ao

comportamento humano, em um de seus livros chamado de: Foco, traz em sua

teoria que há 2 tipos principais de distrações existentes: Sensorial e Emocional.

Uma Distração Sensorial se dá pelos sons, sabores, cheiros ou sensações que

capturam a atenção enquanto exercemos algo, já a Distração Emocional trata das

sensações internas e sentimentais que nos tiram de qualquer atividade, por exemplo,

a preocupação com uma pessoa próxima ou as dores de uma relação amorosa.

05
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

O PODER DO FOCO

Até aqui percebemos que para muitas realizações pessoais ou como profissional,
dependerá da energia direcionada corretamente ao fim que se espera, ao mesmo
tempo em que estamos expostos a distrações que podem nos fazer não seguir essa
tal direção e, consequentemente, nos distanciar do nosso resultado esperado.

Ser produtivo em algo pode depender da qualidade do seu foco ou estado mental em
meio ao ambiente em que está inserido naquele momento. Por isso, a produtividade
(ou a energia para fazer algo) não é apenas um fator de sentir vontade ou não de
fazer aquela atividade.

Em um estudo realizado pela Fundação Estudar em parceria com a MindMiners,

especialista em pesquisa de mercado, nos traz alguns números interessantes
quanto à produtividade, e reforça a questão da falta de foco nas pessoas.

A pesquisa mostra que os maiores vilões da produtividade de uma pessoa jovem

é, em primeiro lugar, a procrastinação (52%), seguido pelo acúmulo de tarefas ao
mesmo tempo (34,7%), dificuldade de se concentrar (11,3%) e com 10,2% não saber
planejar o dia.

É claro que o estudo do foco humano e as reações cerebrais para os estímulos que
ocorrem segundo após segundo na vida ou trabalho de uma pessoa comum, é uma
discussão extensa e bastante interessante de ser tratada.

Porém, aqui, direcionaremos nossa força para lhe trazer meios e métodos de melhorar
o seu foco e produtividade para as rotinas jurídicas.

Com isso, conseguirá conduzir a sua energia para um objetivo seu, que uma vez
foi desejado.

06
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

O MITO DO ADVOGADO PRODUTIVO

O exercício das atividades jurídicas é algo que, por si só, já demanda um nível de

atenção alto para a realização de alguma tarefa. A quantidade de informação que

compõe o universo jurídico é gigantesca e podendo conter uma série de variáveis

para serem observadas ao mesmo tempo.

Não só a atuação do profissional em um caso específico, ainda há uma grande

exposição à rotina de um escritório, com inúmeros pontos de distração e ladrões

de tempo que podem fazer com que a concentração seja um desafio.

Isso se intensifica ainda mais quando o advogado também exerce o papel de

gestor do escritório, tendo de estar atento não só com o a atividade central, como

também com a saúde financeira, gestão de pessoas, marketing e atividades

administrativas gerais. O grande erro é acharmos que podemos tudo!

ACOSTUMANDO-SE AO CAOS
Se observarmos um escritório de advocacia como um ambiente que, muitas vezes,

pode ser barulhento, frenético e, em alguns casos, desorganizado fisicamente, há

um enorme desafio de não se distrair.

É comum que o ser humano se adapte ao ambiente no qual está exposto e, mesmo que

haja uma grande instabilidade e falta de organização, nós, como seres adaptadores,

nos ajustaremos ao ritmo do ambiente, mesmo que esteja sendo desastroso.

07
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Entretanto, a qualidade do que é exercido tende a ser inferior à de um ambiente voltado

para uma equipe produtiva, tanto pela qualidade e saúde mental dos membros da

equipe, pelo nível de estresse, pela organização de informações e espaço físico.

" Um exemplo é a estranheza de equilíbrio nos primeiros minutos em um barco

e como esse desconforto vai se perdendo com o passar do tempo, até que

seja quase imperceptível o balançar da estrutura.

Isso também acontece nas relações de trabalho de um advogado, tendemos a nos

adaptar ao caos, individual ou em grupo, em vez de buscar reduzi-lo.

Com o tempo, o agitado escritório começa parecer um ambiente em que já não se muda,

as coisas simplesmente acontecem e mudá-las parece uma tarefa muito complexa.

O estresse é alto, a rotina começa a ter um peso maior, o ambiente é repetitivo e o

dia carrega a impressão de ser longo demais. Mas, o que fazer?

Se você está aqui, tenho certeza de que está em busca de melhorar o seu desempenho

como advogado em suas tarefas gerais. Encontre algumas metodologias para ser

mais produtivo e levar também essa cultura à sua equipe.

08
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

TÉCNICAS PARA AUMENTAR

A PRODUTIVIDADE

Organização do ambiente e momento

de trabalho

Reduza os estímulos visuais que fazem parte do seu ambiente ou mesa, com isso,

você conseguirá se organizar melhor e não estar sujeito, com tanta frequência, a

perder o foco de uma atividade.

Isso inclui também toda a questão tecnológica que faz parte da rotina de todo

profissional, como celulares, e-mails, telefones ou chats ativos.

Busque manter horários de checagem da tecnologia ao seu redor, junto de horários

definidos para resolver todas as questões relacionadas ao e-mail ou recados.

Caso tenha um membro da equipe responsável pelo atendimento ou funções

administrativas, crie a cultura de filtros com os assuntos ou prioridades, diretamente

da sua caixa de e-mail corporativo ou recados no telefone e WhatsApp corporativo.

A maioria dos serviços de e-mail contém essa funcionalidade, facilitando assim sua

visualização no momento do dia que acessar.

09
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Ser multitarefa é ser um motor

em chamas

Por mais que as informações não parem de chegar no escritório, tenha o hábito de criação

e resolução de tarefa por tarefa, mesmo que algo apareça repentinamente, dependendo

da prioridade, coloque em seu fluxo de tarefa e continue a que estava executando.

É comum que nosso instinto de resolução de problemas queira solucionar logo para

se livrar logo, porém, isso sem controle pode te gerar uma sobrecarga de informações

e fazer com que seu poder criativo se reduza.

Sobre prioridades, há uma técnica que deve conhecer:

Matriz Eisenhower como forma de

solução de tempo e prioridades

A Matriz Eisenhower é fruto do livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes,

de Stephen Covey. Trata-se da divisão das tarefas do dia em pilares de importância:

10
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Entenda abaixo como é realizada a separação das informações para preparar

durante o seu dia. Implantar essa técnica em uma equipe pode facilitar também a

resolverem os problemas em conjunto, sem sobrecarga.

(UI) Urgentes e importantes – são tarefas que não devem ser evitadas e carregam

grande prioridade para o dia, sendo feitas o mais rápido possível;

(NUI) Não urgentes e importantes – tarefas que carregam importância, porém o

prazo ainda está positivo, dando espaço para o foco nas tarefas UI;

(UNI) Urgentes e não importantes – são tarefas que, podem não estar ligadas ao

dia planejado do advogado, mas podem impactar em sua organização: surpresas,

problemas ou acontecimentos que precisam de atenção. Em alguns casos, cabe

delegar para outro membro;

(NUNI) consideradas tarefas sem peso para o objetivo do dia do advogado, podendo

ser facilmente eliminada ou postergada.

Os intervalos podem salvar o seu dia

Nosso cérebro é um músculo e quando exigido por longas horas tende a se cansar e

não entregar mais a mesma capacidade de raciocínio, produção ou criatividade.

Assim explica Tom Rath, autor bestseller do New York Times ao tratar das pausas:

“não se preocupe com perder o foco em uma tarefa se você fizer pausas a cada 20
minutos. Ao contrário do que eu teria adivinhado, fazer intervalos regulares de tarefas
mentais melhora a criatividade e a produtividade. Pular as pausas, porém, aumenta o
stress e o cansaço.”

11
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

A Técnica Pomodoro de intervalos

A técnica criada na década de 80 por Francesco Cirillo trata sobre organização de

tempo, dividindo um tempo em blocos de produção + tempo de pausa.

O conceito traz o tempo de 25 minutos com 5 ou 10 minutos de pausa, ou seja,

durante o bloco de 25 minutos deve direcionar seu foco para aquela tarefa específica

e, após o fim desse tempo, realiza a pausa de 5 ou 10 minutos. Se sentirá menos

cansado ao final do dia, dando um certo respiro ao cérebro de algo constante.

O controle do tempo pode ser feito por meio de um relógio comum ou, se optar, pode

utilizar o lembrete do celular, ou do próprio computador, por exemplo os lembretes

do Windows 10, podendo fazer uso também de aplicativos de celular que fazem

essa contagem.

A técnica deve ser utilizada todos os dias e é possível que em algum momento

se acostume com as pausas e já não precise do contador, mas é importante que

tenha esses momentos de respiro para você mesmo. A técnica Pomodoro não é tão

complexa de ser exercida, comece testando-a assim que possível!

 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Organização visual com o Método Kanban

Dentro de um escritório é preciso que aconteça o controle de tarefas e, considerando

um grupo de pessoas, esse controle perde o sincronismo se cada um individualizar

a sua organização.

Uma maneira de conseguir manter os membros do escritório dentro da mesma

filosofia é implantando um modelo de gerenciamento coletivo, em que todos

contribuem para o avanço das tarefas.

Lembra que citamos sobre as distrações no ambiente com o excesso de estímulos

visuais? Agora temos um direcionamento mais organizado para o que olharemos

durante o dia.

O Kanban é um modo de trabalho para a organização e acompanhamento de

informações e status de forma visual, seja em um quadro fixo no escritório ou de

forma digital, podendo ser adaptado em programas de computador como o famoso

Trello ou também em aplicativos para celular.

É composto pelos sinais visuais (os cartões e cores) e as colunas ou listas da

esquerda para à direita, geralmente colocadas como:

13
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Backlog: essa coluna representa o que será trabalhado no futuro ou o que

está sendo avaliado. Também pode ser utilizado para ideias dos membro que

precisam ser avaliadas pela equipe;

Elaboração: o que o que estava no Backlog agora está sendo planejado para

que inicie, de fato, as ações. Nessa etapa o foco é planejar e considerar os

acertos e possíveis erros que podem acontecer.

É interessante, ao lidar com uma série de clientes do escritório, utilizar cores que

os diferencie ou padrões que consigam ser identificados por todo do escritório.

A executar: após ser elaborada e planejada na coluna anterior, está pronta

para ser executada, geralmente um membro da equipe se torna o dono da

tarefa e, se preciso, consegue solicitar auxílio de outro membro para um

apoio adicional.

Em andamento: coluna em que as ações estão sendo colocadas em prática e

todos da equipe conseguem visualizar esse status.

Revisão (opcional): momento em que um membro da equipe revisa o que foi

feito, corrige algo pontual ou sinaliza pontos de melhoria que podem ser

aplicados no futuro.

Finalizadas: quando a tarefa se encerra.

Além das informações navegando pelos quadros, é possível a criação

de sistemas de encontro de arquivos via códigos e isso não é de tanta

complexidade, talvez apenas de adaptação e entendimento por parte

da equipe.

14
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Cultura de códigos
Por conta da quantidade de documentos e informações que trafegam pelo escritório,

codificar os arquivos em todas as fases de contato poderá reduzir o tempo de procura

de algum tipo de material.

Não apenas para documentos físicos, os arquivos enviados e recebidos por e-mail

acabam também fazendo parte desse fluxo de código único e sendo útil nos

mecanismos de pesquisa de arquivos de e-mail, computador, pastas, armários ou

algum tipo de plataforma.

ENC 48.21.08 (PROCESSO 3)

Uma fácil montagem de código para um escritório pode se dar pela sigla do cliente,

número fixo e inalterável, ano + mês e tipo de material.

ENC - Exemplo Nome do Cliente;

48 – número fixo;

21 – Ano atual;

08 – Mês.

Observe que ao aplicar esse tipo de olhar para os documentos físicos e digitais,

todos os membros terão noção do cliente, o ano e mês de construção do material

e a sua classificação. Além de poder copiar e colar o código (ENC 48) em todos os

ambientes digitais (e-mails ou nuvem), encontrar os arquivos filtrados e escolhê-los

por tipo e data.

15
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

METODOLOGIAS QUE AUXILIAM NOS

OBJETIVOS DO ESCRITÓRIO
Metodologia é o estudo dos caminhos para se chegar a um determinado fim e como

cada uma das etapas conseguem aproximar, na prática, o que foi planejado.

Além de trazer um direcionamento e clareza dos passos para o atingimento de um

objetivo, metodologias validadas conseguem reduzir o tempo de implementação de

uma ideia.

Ponto importante: todo método requer um objetivo a ser buscado ou um problema

a ser resolvido.

Antes de te mostrar algumas metodologias que poderá utilizar nos objetivos como

advogado, deve entender que todo método precisa ser testado, mesmo que possam

parecer passos simples ou abstratos em alguns casos, uma metodologia é um todo,

a junção de pequenas etapas que podem gerar um impacto positivo.

Por isso, teste! Faça tanto testes individuais como em grupo e avalie os resultados

obtidos com cada uma delas.

 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

Meta SMART
Trata-se de um método que visa estabelecer metas alcançáveis e mensuráveis para

uma equipe, cada uma sendo planejada em grupo, considerando a realidade do

escritório e capacidade de ação dos membros.

A clareza das informações é um ponto crucial para tenha sucesso com essa

metodologia, é composta pelos seguintes termos:

A ideia inicial é trazermos uma forma de medir os resultados, por exemplo, mesmo

que o seu objetivo seja: crescer o número de clientes, trata-se de um objetivo não

tão mensurável.

Dentro da meta SMART, deve focar em trazer algo para medir. Seguindo o exemplo

do número de clientes:

Aumentar o número de clientes em 20% até julho de 2022.

É UMA META ESPECÍFICA?

Sim, não é uma meta abstrata, conseguimos observar com clareza o que queremos.

Não deve trazer metas que fujam da realidade ou que estendam para mais de uma linha.

É MENSURÁVEL?

A meta é mensurável, ao atingir 20% de aumento, será concluída com sucesso.

17
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

É ALCANÇÁVEL?

A equipe chegou em um número que considera viável pelo prazo estabelecido, não é

uma missão impossível. .

É RELEVANTE?

Com 20% de aumento o escritório conseguirá fechar o semestre com superávit.

É TEMPORAL?

Há um prazo estabelecido e possível, além de todos da equipe estão cientes dele.

Após nossa meta definida, devemos preparar os meios para que seja atingida, podendo

utilizar um plano de ação, como por exemplo a forma de olhar do Ciclo PDCA:

Ciclo PDCA
É um método de gestão em quatro passos, bastante utilizado para a melhoria

contínua e adaptado para a realização de ações. É composto pelos termos: Plan, Do,

Check e Action.

18
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

PLAN (PLANEJAR)

O primeiro objetivo é planejar o que será feito. Tendo em vista a nossa meta SMART de

exemplo que é: aumentar o número de clientes em 20% até julho de 2022.

Aqui encontraremos uma estratégia que aplicaremos para que seu resultado nos

aproxime da meta SMART, por exemplo: conseguir 10 parcerias com outros escritórios.

DO (FAZER OU EXECUTAR)

Agora que temos a nossa estratégia, a colocaremos em prática, na fase Do:

- Visitar 5 escritórios já definidos na próxima semana;

- Participar do evento X no dia Y;

- Acompanhar a palestra do advogado X para networking.

CHECK (CHECAR)

Após executar todas as etapas que foram traças no Do, agora faremos toda checagem

se as nossas ações tiveram resultado e quantas parcerias conseguimos até agora.

ACTION (AGIR OU AÇÃO)

Não deve confundir o AGIR (ou ação) com o FAZER (Do), a etapa Action deve priorizar os

erros que identificamos na etapa Check para que possamos corrigi-los.

Alie o objetivo do escritório com uma metodologia de metas, junto com bons planos

de ação definidos, que conseguirá avançar no caminho que quer que o seu escritório

percorra.

19
 Produtividade e Gestão de Tempo para Advogados - Bomtrato

O DESFECHO

Ser produtivo pode depender de como se comportará frente a um mundo com uma

grande quantidade de informações acontecendo ao mesmo tempo.

Não é errado se sentir mal em um ambiente e achar que as coisas poderiam andar

em um ritmo melhor.

Há um mundo acontecendo dentro do seu escritório, fora dele, na sua vida pessoal, em

seus diálogos internos, na sua casa, dentro do seu celular, do seu e-mail pessoal ou

e-mail corporativo e sua mente não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo.

Por isso, direcionar o seu foco e sua força são primordiais para conseguir

desempenhar um bom papel como advogado e pessoa.

Os métodos de prioridade de coisas, tempo e pausa, controle de tarefas e prazos

podem fazer com que sua vida profissional seja menos prejudicial para você, que

ocorram menos picos de estresse e ansiedade, que consiga não ser pego com tanta

surpresa, dado sua boa capacidade de se organizar.

Aplique as técnicas que viu durante o material e as teste em seu escritório, compartilhe

com a sua equipe e mostre que pode ser interessante se apoiarem em alguma

metodologia de trabalho e ajustá-la para as atividades jurídicas ou forma de trabalho.

Se mantenha informado com dicas rápidas sobre rotinas jurídica em nosso perfil do

Instagram @bomtrato.br, assine nossa newsletter e acompanhe o blog para mais

materiais que podem ser significativos para você.

20
 O AC
AT A
R
T
D
M

E
MY
BO
MY

BO
E

M
D

T
A R
AC AT
O