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Avenida Brigadeiro Luís Antônio, 580, 6° andar – conjunto 62 – Bela Vista – São Paulo/SP
CNPJ: 26.128.490/0001-08
Manual 55 PBX
Aqui será explicada toda a configuração disponível para as contas da 55PBX;
mostrando os campos que podem ser vistos no link https://admin.55pbx.com:3001
Índice
1 Ramais……………………………………..………….……………………………2
2 Filas………………………………………..………………...……………………..3
3 Menu de Voz (URA)……………………..……………………...…………………6
4 Questionário………………………….…………………………………………….8
5 Feriados…………………………….………………………………………………9
6 Música de Espera………………………….……………………………………….9
7 Lista de Pausas e Escala de Trabalho……..………………………………………11
8 Grupo de Supervisão…………………….………………………………………..12
9 Configuração Geográfica………………….……………………………………...12
10 Segurança…………………………….………………………………………….13
11 Active Directory………………………..………………………………………..13
12 Menu Dinâmico…………..………………………………………...……………14
13 Discadora……………………………..………………………………………….15
13.1 Lista de Contatos………………….……………………………………….15
13.2 Lista Negra de Contatos………….………………………………………..16
13.3 Campanhas……………………….………………………………………..16
14 Formulários………………………….…………………………………………..18
15 Relatórios…………………………….………………………………………….18
1 Ramais
Para chegar aos ramais, basta usar o menu do lado esquerdo da tela,
seguindo o caminho “Configurações” e depois “Ramais”.
Então, você verá a tela a seguir:
Aqui podese ver as informações básicas dos ramais; da direita para a esquerda temos: Status,
mostrando se o ramal está conectado, desconectado, em chamada ou tocando; Número, o qual deve
ser utilizado por outros ramais para ligações internas ou transferências de chamada; Usuário,
mostrando o nome de usuário do ramal; Suspensão do ramal; Licença, (Premium ou Basic); Modo
(WebPhone, SoftPhone ou Telefone IP); Função (Ativo/Receptivo); Último acesso; e por fim, a
opção de editar, para fazer alterações nos ramais.
Para um novo ramal, clique no botão “+ Novo”, no canto superior direito.
No novo ramal, devese primeiramente escolher a “Tecnologia”. Aplicativo WebPhone será a
extensão do Google Chrome, um telefone virtual. Aplicativo Softphone será um telefone virtual,
mas apenas para celulares. E o Telefone IP convencional é um telefone voip.
Caso você utilize o telefone IP, não é necessário cadastrar um email de login como nas outras
duas opções, mas será necessário salvar o IP público de sua rede no ramal para que consiga conexão
conosco.
O operador poderá ser um dos três: Usuário, que pode apenas realizar ou receber ligações;
Supervisor, que pode usar seu login para puxar relatórios, ou escutar e monitorar ligações; ou
Administrador, que poderá alterar qualquer configuração na conta.
Descendo a tela, podese ver mais estes campos:
A Categoria pode ser Basic, que apenas realiza ligações ativas, ou Premium, que pode também
receber ligações, além de poder ter as ligações gravadas nos relatórios, e poder ter atendimento
receptivo automático (esta última opção não está disponível para telefones IP).
Selecionar DDR para o Ramal: Caso você tenha um número DDR atrelado à sua conta, você
poderá usálo como a bina de seu ramal, ou seja, quando ligar do ramal para, por exemplo, um
celular, ele apresentará o número selecionado, em vez de um número aleatório.
Qualidade de atendimento: Serve para escolher alguma pergunta sobre a qualidade do
atendimento após o término do mesmo. Mais para a frente, mostrarei as configurações disto
também.
Grupo de captura: Faz com que ligações só possam ser transferidas entre os ramais que estão no
mesmo grupo.
Isso é tudo nos ramais; após ter feito as configurações desejadas, basta clicar em “Salvar” no
canto inferior direito.
2 Filas
As filas servem para que haja mais de um ramal para atender as
ligações, e caso um ramal não atenda, tocará o próximo da fila.
Para acessálas, basta clicar em “Configurações” e depois “Filas”.
Uma janela parecida com a dos ramais aparecerá, e será clicando no
botão “+ Novo”, poderemos ver as configurações de uma nova fila:
Nome e Descrição: Servem para diferenciar esta fila de outras, apenas para organização.
Estratégia de toque entre Ramais: Esta configuração tem várias opções, que são
• Cíclico: Os ramais tocarão em ordem aleatória.
• Linear: Os ramais tocarão sempre na mesma ordem, que será a ordem de login dos
mesmos.
• Mais ocioso: Sempre tocará o ramal há mais tempo sem atender.
• Menos ocioso: Sempre tocará o ramal há menos tempo sem atender.
• Todos: Todos os ramais tocarão ao mesmo tempo, e quem atender primeiro pegará a
ligação.
Tempo entre atendimendo/seg: Determina quanto tempo deve passar antes que um ramal toque
novamente após desligar a última ligação.
Tempo de toque entre ramais/seg: Determina por quanto tempo um ramal tocará antes de passar
a ligação para o próximo da fila, caso este não atenda. (Adendo: Caso a estratégia seja “Mais
ocioso” ou “Menos ocioso”, a ligação continuará tocando no mesmo ramal)
Máscara de transferência: Funciona como o número de um ramal, servindo para transferir
ligações para o número escolhido nesta máscara.
Modo de Distribuição: Em fila/independente : As ligações tocam sempre para o primeiro ramal
da fila, e apenas se este atender ou recusar (nas estratégias de Cíclico ou Linear) que a ligação
tocará no ramal seguinte. No entanto, com esta opção ativa, a primeira ligação esperando na fila
tocará no primeiro ramal, a segunda ligação tocará no segundo ramal, e assim por diante.
Habilitar sopro: Nesta opção você pode colocar um áudio que irá tocar apenas para o usuário do
ramal. (Normalmente é usado para dar um contexto do assunto que será tratado caso o usuário do
ramal esteja em mais de uma fila de atendimento)
Esta opção permitirá que um áudio toque para o cliente, e caso ele selecione o número salvo em
“opção de callback”, seu número será salvo na campanha da discadora (que será explicada mais
para a frente) para que os ramais desejados retornem estas ligações automaticamente.
Anúncios Periódicos: Esta opção tocará um áudio após o intervalo de tempo desejado.
Música de espera da fila: Selecione uma playlist: Aqui, você escolhe uma lista músicas para
tocar para as pessoas que estiverem esperando na fila. Caso não seja selecionada nenhuma música,
irá tocar a música padrão da 55PBX.
Qualidade de atendimento: Selecione o questionário: Funciona da mesma forma que a opção de
qualidade de atendimento descrita no ramal.
Agentes na fila: Mostra os agentes que estão na fila. Para tirálos, basta selecionar os quadrados
ao lado dos nomes dos ramais, e clicar na seta que aponta para a direita. Os números (0, 1 e 2) são a
prioridade do ramal; sendo o menor número, a maior prioridade. Todas as ligações tocaram
primeiro para os ramais de maior prioridade, e apenas tocarão para os ramais de menor prioridade
caso os primeiros estejam todos em atendimento ou ocupados.
Lista de agentes: Mostra todos os ramais que não estão na fila. Para colocálos na fila, basta
clicar nos quadrados ao lado do nome da ramal, e depois na seta apontando para a esquerda.
Após ter feito todas as configurações, basta clicar em “Salvar” no canto inferior direito.
3 Menu de Voz (URA)
Na URA você pode configurar o que acontece quando alguém liga para o
seu número.
Novamente aparecerá uma janela semelhante à dos ramais e das filas, e
clicando em “+ Novo”, poderemos ver as configurações da nova URA.
Nome e Descrição: Assim como nas filas, são apenas para organização.
Áudio menu voz:
Aqui você escolhe o áudio que tocará quando alguém ligar em seu número, ou quando for
transferido para a URA. Você pode selecionar um áudio criado previamente, nos formatos mp3 ou
WAV, e de no máximo 5 MB; pode também gravar um áudio na hora; ou pode converter um texto
para áudio. Após decidido, basta salvar.
Máscara: Funciona da mesma forma que números dos ramais ou das filas, para transferências
de ligações.
Repetir menu: Aqui você decide quantas vezes irá tocar o áudio selecionado na URA. Mesmo
que não tenha sido colocado nenhum áudio, é obrigatório haver ao menus uma repetição.
Configuração de horários: Como pode ser visto na página seguinte, podese escolher em qual
horário sua URA funcionará; basta escolher seu fusohorário e os horário de cada dia. Podese
escolher que seja um atendimento 24 horas; e podese também selecionar um horário de almoço,
quando a URA funcionará como se estivesse fora do horário de atendimento.
Também podese escolher uma lista de feriados, que mostraremos melhor mais para a frente.
Na parte inferior da tela, podese decidir o que acontece com as chamadas fora do horário de
atendimento. No botão “ + “, é possível salvar um áudio, que tocará neste período de tempo, e caso
não seja escolhida nenhuma ação abaixo, a ligação cairá após o áudio. Caso não deseje isso, você
pode escolher Caixa Postal, em que a pessoa poderá gravar uma mensagem após seu áudio, que será
enviada no email escolhido nesta opção. Também podese encaminhar a chamada para outro
número, ou para outra URA.
Associar número: Aqui, você escolhe o número de sua URA, ou seja, quando alguém ligar
neste número, acontecerá o que foi configurado na URA.
Configure as opções de atendimento do menu eletrônico (URA):
Clicando em adicionar, você pode criar quantas configurações for necessário, que aparecerão, a
princípio, como na imagem. Explicarei abaixo as configurações.
Opção:
• Aguarde: A configuração ocorrerá assim que o áudio da URA terminar de
tocar, ou caso não haja áudio, acontecerá imediatamente.
• Inválido: A configuração ocorrerá caso a pessoa que ligou clique em um
número não configurado.
• Máscara: Transfere a chamada para esta máscara (podendo ser ramal, URA,
fila, etc)
• Numérico: A configuração ocorrerá quando clicarem no número configurado.
Descrição: Uma descrição, apenas para organização.
Tipo:
Em tipo, podese escolher o que ocorre quando acontece uma opção
escolhida anteriormente.
• Ramal: A ligação é transferida para para o ramal selecionado.
• Voltar para o início: O áudio da URA é reiniciado.
• Todos os Ramais: Todos os ramais tocam, e quem atender primeiro
ficará com a chamada.
• Mensagem: Um áudio tocará, e então a chamada será encerrada.
• Encaminhar Chamada: A ligação é encaminhada para um número.
• Menu eletrônico: A ligação é encaminhada para outra URA.
• Enviar Voicemail: Um áudio tocará, e então a pessoa gravará uma
mensagem, que será enviada no email escolhido.
• Menu dinâmico: Encaminha a chamada para um menu dinâmico,
que será explicado mais para a frente.
Após terminar as configurações da URA, basta salvála.
4 Questionário
Você verá uma tela semelhante às da URA, filas, etc; e clicando no botão
“+ Novo”, verá as configurações de questionário.
Nesta imagem, estou mostrando todas as opções juntas, mas podese ter apenas uma delas,
basta escolher sua configuração.
O nome da questão é apenas para organização. O número determina qual questão irá tocar para
o cliente primeiro, e a ordem pode ser alterada no botão “Alterar prioridade”, e outras opções
podem ser criadas ao clicar no botão “+ Adicionar”.
As opções são:
• Sim/Não: O seu áudio será uma pergunta de sim ou não, e você escolhe um número que
deve ser digitado para responder “sim”, e outro número para responder “não”.
• Nível: Seria para dar uma nota, como algo entre 0 e 10. (Exemplo: ‘Qual nota entre 0 e
10 você daria a este atendimento?’)
• Personalizado: Neste caso, você escolhe quaisquer números desejados como
parâmetros.
• Somente áudio: O áudio irá tocar, e então a ligação será encerrada.
5 Feriados
Aqui serão feitas as configurações de feriados, que poderão ser configurados
dentro de sua URA.
Uma página semelhante às da URA e das filas abrirá, com os botões a seguir
no canto superior direito:
No botão “+ Lista”, criaremos uma lista de feriados; é obrigatório haver ao menos uma lista.
Então, em “+ Feriado”, podemos criar um novo feriado.
No feriado, escolhemos primeiramente seu nome e em quais listas de feriado ele estará salvo.
(Pois na sua URA, você escolherá uma lista, e não apenas um feriado). Além disso, escolhemos o
dia e o mês, assim como o horário de início e fim do feriado. (Caso seja o dia inteiro, das 00:00h às
23:59h. Ou caso seja meio período, das 12:00h às 23:59h, por exemplo). Por fim, podese também
escolher um áudio que tocará quando alguém ligar durante o feriado. Caso nenhum áudio seja
escolhido, a ligação será encerrada imediatamente.
6 Música de Espera
A música de Espera é aquela que irá tocar para as ligações que estiverem
aguardando na fila enquanto não forem atendidas.
Novamente abrirá uma página semelhante às da URA, das filas, entre
outras, com estes botões no canto superior direito:
Clicando em “Áudios”, você abrirá a página com os todos os áudios já salvos, e com a opção de
salvar novos áudios, como mostrado a seguir.
Basta escrever o nome do Áudio, então clicar no botão “ + “ para escolher o áudio, e por fim no
botão amarelo do lado direito da tela. Então, o áudio estará registrado na parte inferior da tela, como
pode ser visto na imagem. Estes áudios registrados poderão ser selecionados em uma playlist.
Na página de Música de Espera anterior, clique em “+ Novo” para criar uma nova playlist. É
necessário haver ao menos uma playlist para que seja selecionada na fila de espera. Nas
configurações da nova playlist, você verá a tela a seguir:
Novamente, o nome servirá para melhor organização. Mas abaixo, você poderá escolher um
arquivo de áudio registrado anteriormente, ou poderá colocar um novo arquivo na playlist; que
aparecerá na parte inferior da tela. Por fim, basta clicar em “Salvar”.
7 Lista de Pausas e Escala de Trabalho
Esta é a lista de pausas que seus ramais terão; a pausa serve para que
um ramal não receba ligações, sem a necessidade de desligálo neste
tempo. E assim, também podese saber o motivo de ele não estar
atendendo neste dado momento.
Uma tela semelhante às anteriores abrirá, e nela, clique em “+ Novo”
para uma nova pausa, e aparecerá a página a seguir:
O nome da pausa é o que aparecerá na lista do ramal. O código é o que aparecerá nos relatórios,
e também é o que deve ser utilizado em telefones IP para que eles entrem em pausa (Comando para
entrar em pausa: *21(código). Comando para sair da pausa: *22). E por fim, o tipo; improdutivo
seria, por exemplo, um almoço, pois nesta pausa no atendimento, o usuário não está trabalhando. E
o produtivo seria, por exemplo, uma reunião, em que apesar de não estar atendendo, o usuário está
trabalhando.
Caso desejese criar uma pausa ativa, (para que o ramal não receba chamadas, mas possa
realizar ligações ativas) o código deve obrigatoriamente ser 99.
8 Grupo de Supervisão
Aqui, você irá administrar os ramais com categoria “Supervisor”,
decidindo quais as filas e os agentes que poderão monitorar.
Para isto, basta selecionar cada fila e agente a ser supervisionado e clicar
na seta verde. Para tirar esta permissão, basta selecionálos novamente, e
clicar na seta vermelha.
9 Configuração Geográfica
Esta configuração serve para permitir que seus ramais liguem para outros
países além do Brasil.
Uma página se abrirá, e nela você poderá habilitar esta configuração e
escolher os países a ligar. Para adicionar mais países, basta clicar no botão
“+ Adicionar”.
Após haver escolhido o país, você poderá ver os valores, em reais, da minutagem para
diferentes ligações ao mesmo.
10 Segurança
A opção de segurança serve para permitir que os usuários de sua conta
realizem login apenas nas redes de internet determinadas nesta configuração.
Clique em “Habilitar uso por IP” e depois “+ Adicionar” para configurar
em quais redes o login estará liberado.
Basta colocar o IP público de sua rede e a máscara do mesmo nos devidos campos, e clicar em
“Salvar”. (Adendo: Caso sua rede tenha um IP dinâmico, esta opção não é aconselhada)
11 Active Directory
Esta opção lhe permite habilitar a integração com o Active Directory;
aqui, você deverá preencher os campos com suas informações sobre o
mesmo, para que seja habilitada a criação automática de ramais, e outras
configurações do gênero com seu Active Directory.
12 Menu Dinâmico
O menu dinâmico é como uma URA, porém mais flexível, podendo até
mesmo ser integrado a um programa externo; como por exemplo um
banco de dados.
Para facilitar, não repetiremos campos que havia na URA comum.
Especificações do menu.
Os campos nesta parte do menu dependerão de como será feita a integração com sua API. Para
que configuremos da melhor maneira possível, contatenos para discutirmos o seu projeto.
Especificações do menu eletrônico:
+ Variável de resposta:
Isto marcará o que for escrito na ligação em resposta às perguntas da URA; podese configurar
quantas variáveis desejar, sendo estas as que forem melhores para sua integração.
Após decididas as variáveis, basta salvar.
Configure as opções de atendimento do menu eletrônico.
Variável de resposta: Você escolhe qual das variáveis configuradas habilitará esta ação, caso
escrita na ligação.
Condição:
Esta configuração colocará uma condição sobre o a variável escolhida para que
esta ação ocorra, permitindo portanto que haja ações diferentes sobre uma
mesma variável.
13 Discadora
A discadora é uma forma de configurar a Campanha para que os
ramais escolhidos liguem automaticamente para os números salvos na
campanha e na Lista de Contatos.
Para a configuração da discadora, usaremos a Lista de Contatos, a
Lista Negra de Contatos e as Campanhas.
13.1 Lista de Contatos
Nome: Servirá para organização.
Formulário discadora: Aqui você escolhe um formulário salvo para para ser preenchido na
discadora. Este já foi explicado antes, e daremos mais detalhes ao explicar sua configuração, mais
para a frente.
Carregar arquivo de lista: Aqui você salva sua planilha com a lista de contatos para sua
campanha ler e fazer as ligações. No botão “Download modelo”, você poderá ver o formato padrão
desta planilha.
Após ter as planilhas salvas, elas aparecerão na parte inferior da tela, onde poderá deletálas, ou
baixar os números aprovados ou reprovados abaixo de “Ações”.
13.2 Lista Negra de Contatos
Funciona como a lista de contatos, mas para definir números que não deverão receber ligações;
desta forma, mesmo que alguma URA ou fila seja configurada para adicionar números à campanha
automaticamente (como será mostrado a seguir), a discadora não ligará para os números da lista
negra.
13.3 Campanhas
Aqui você faz as configurações gerais da campanha, e também a administra. Clicando no botão
“+ Novo”, você cria uma nova campanha. No entanto, mostrarei também os botões abaixo de
“Ações”.
Resumo de campanha: Este botão abrirá uma página com as informações de sua campanha,
como números que já receberam ligação, número a ligar, entre outros.
Editar Campanha: Aqui você abre as configurações da campanha, que explicarei após as ações.
Ativar Campanha: Este botão serve para ligar a campanha, e portanto iniciar as chamadas da
discadora. Se já estiver ativa, o botão servirá então para pausar a campanha.
Finalizar Campanha: Termina a campanha; as ligações param, e não será possível retomar esta
mesma campanha.
Remover Campanha: Apaga a campanha completamente. Após isso, não será possível nem ver
o resumo da campanha.
Editar Campanha: Quando clicar neste botão ou no botão “+ Novo” , a página a seguir se
abrirá:
Nome da Campanha: Serve para melhor organização.
Escolha uma velocidade de discagem:
Tentativas de discagem: Determina quantas vezes a campanha tentara uma chamada com os
números salvos na mesma, caso estes não atendam.
Escolha uma lista de bloqueio: Você escolhe alguma das listas salvas em Lista Negra de
Contatos para bloquear as ligações nesta campanha, ou deixa vazio, caso não queira bloquear
nenhum número. Caso ative a opção “Caixa Postal?” ao lado, então os números que receberem
chamadas da campanha e não atenderem serão bloqueados, e portanto, não receberão mais
chamadas.
Selecione o modo de encaminhamento da ligação:
Aqui, escolheremos o que acontecerá nas ligações para os números da
campanha; pois quando a ligação for efetuada, esta será conectada uma fila
ou URA, e portanto pode ter tanto uma mensagem automática gravada na
URA, quanto uma fila de agentes para atender ao cliente discado.
Selecione uma ou mais lista de contatos para a campanha: Aqui, você poderá selecionar ou
deletar as listas de contatos que receberão ligações de sua campanha.
14 Formulários
Nos formulários, você poderá configurar perguntas e informações a ser
completadas com textos, datas, números, validações, entre outros. O
formulário aparecerá para o agente, que fará as perguntas e preencherá o
mesmo durante ou após a ligação. Abaixo, um exemplo de configurações de
formulário:
Como pode ser visto na imagem de exemplo acima, o formulário pode servir tanto para melhor
organização, quanto para fazer questionários, entre outros. Para adicionar mais campos, basta clicar
em “+ Adicionar”, e então configurar as informações no mesmo da forma desejada.
“Invisível para o agente?” : esta opção é utilizada para o preenchimento automático do
formulário, que ocorre apenas com a Lista de Contatos da discadora, colocando o ID do formulário
no campo “form_id” da lista. Este ID do formulário aparece na parte superior da página do mesmo
após sua criação.
“Relatório?” : Caso ativado, este campo do formulário aparecerá também nos relatórios de
Metrícas, que mostraremos futuramente também.
“Obrigatório?” : Caso ativado, obriga o agente a completar este campo para que seja salvo o
formulário.
Com tudo configurado, basta salvar.
15 Relatórios
Aqui, você poderá ver os relatórios com informações sobre suas
chamadas; entre elas: data, hora, duração, número em contato, agente que
atendeu, valor, áudio para download, entre outras.
O relatório de Ligações é uma versão um pouco reduzida das Métricas,
portanto em vez de explicálo aqui, explicarei direto nas Métricas.
O Tempo Real é um relatório que mostra as ações de seus agentes em
tempo real, como diz o nome, informando se estão em ligação, se estão em
pausa, se estão deslogados, entre outras informações.
As Métricas têm um conjunto de relatórios bastante flexível, podendo
focar nas informações dos agentes, das ligações, ou dividir em pequenos
períodos de tempo, entre outros.