Apresentação da empresa

A Eletrocoisa é uma loja que vende eletrônicos e móveis aos clientes que residem na região
onde esta instalada.

Gerente Geral

Gerente de
Gerente de Gerente de
Negócios com
Produtos Despacho
Cliente

Gerente Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Financeiro Vendas Compras Estoque Transporte Entregas

Fig. Estrutura organizacional da Eletrocoisa

O gerente geral é o proprietário da Eletrocoisa e é o responsável por definir as estratégias de

condução dos negócios da organização.

O gerente de negócios com cliente é o responsável pela área da organização que tem por
missão a condução do principal negócio da Eletrocoisa que é a venda de produtos aos clientes
da região em que se encontra instalada.

O gerente financeiro é o responsável por toda a movimentação de recursos financeiros, sejam

para pagar ou para receber.

O gerente de produtos é o responsável por dar condições para que a Eletrocoisa realize os seus
negócios, sejam eles com os cliente ou fornecedores de produtos.

O gerente de compras é responsável pelo relacionamento com os fornecedores no que diz

respeito às compras para manutenção do estoque o qual deve atender a política da estoque
mínimo conforme o período do ano.

Gerente de vendas é responsável pela equipe de vendedores que recebem e atendem os

clientes no processo de vendas dos produtos.

O gerente de estoque é o responsável por manter o controle das saídas e entradas de

produtos do estoque o que acontece com as vendas e compras respectivamente.

O gerente de despacho é o responsável pela entrega dos produtos no endereço indicado pelos
clientes que compram na Eletrocoisa.
Gerente de transporte é o responsável pela entrega dos produtos aos clientes. A entrega pode
acontecer no município sede da Eletrocoisa ou em outro município.

Gerente de entrega é o responsável administrar toda preparação dos produtos retirados do

estoque para serem enviados aos clientes através da área de transporte.

Descrição dos processos operacionais da Eletrocoisa

Vendas

Gerente de vendas possui uma equipe de vendedores que possuem metas de vendas a serem
atingidas conforme o período do ano. Nesse caso ele mantém uma planilha com o nome do
vendedor, meta de venda para o período e o total vendido até o momento, esta informação é
obtida da nota fiscal no fim do dia para cada vendedor.

O Gerente de vendas se utiliza da planilha de produtos em estoque elaborada pelo Gerente de

Estoque com os seguintes dados: nome do produto, unidade e quantidade em estoque, esta
planilha é atualizada pela manhã e após o almoço.

O gerente de vendas também recebe uma planilha do gerente de entregas contendo o nome
do cliente que será atendido nas entregas do dia. Muitas vezes os cliente telefonam para o
gerente de vendas para saber se o produto vai ser entregue no dia.

Financeiro

O gerente financeiro faz a análise de todos os recebimentos de dinheiro que estão previstos
para o dia. O recebimento poderá ocorrer no Caixa da Eletrocoisa ou disponibilizado na conta
do banco pelas financeiras e operadoras de cartões. Faz também a análise dos pagamento
previstos no dia conforme o tipo, podendo ser água, luz, telefone, folha de pagamento,
fornecedores, impostos, etc.

No setor existe uma secretária administrativa que faz o lançamento das despesas em uma
planilha Excel contendo as seguintes informações: data do pagamento, tipo do pagamento,
beneficiário do pagamento, valor do pagamento.

Compras

O gerente de compras faz uma análise dos produtos em estoque segundo uma política de
estoque mínimo estabelecida pela gerencia estratégica da empresa. Quando um produto
atinge o seu estoque mínimo para o período o mesmo deverá negociar junto aos fornecedores
o melhor preço, melhor condição de pagamento e prazo de entrega.

O gerente alimenta uma planilha com as seguintes informações: produtos pedidos,

fornecedor, quantidade, valor unitário, valor total, data de entrega, data do pedido, data do
pagamento. Estas informações são compartilhadas pelo gerente financeiro na geração das
informações que precisa para análise dos pagamentos.

Estoque
O gerente de estoque ao receber os produtos entregues pelos fornecedores, acompanhados
da nota fiscal, lança em uma planilha de entrada de produto contendo o código do produto,
nome do produto, quantidade recebida, valor unitário do produto. Esta planilha esta vinculada
a planilha de estoque que contem o código do produto, nome do produto, quantidade em
estoque, unidade de medida, quantidade mínima e preço do produto (preço de aquisição x
1,80). Esta ultima planilha é compartilhada pelo gerente de compras para análise do estoque e
decisão sobre compras.

Transporte

Gerente de transporte todos os dias recebe uma planilha impressa pelo setor de entregas
contendo as informações das entregas com os seguinte dados: nome do cliente, endereço de
entrega (rua, bairro e cidade), telefone de contato, numero da nota fiscal. Para a entrega o do
dia o gerente gera sua própria planilha contendo os seguintes dados nome do cliente,
endereço de entrega (rua, bairro e cidade), telefone de contato, numero da nota fiscal, nome
do motorista e o veiculo da entrega (van ou caminhão).

O Gerente de transporte também mantém um controle dos motoristas e dos veículos, todo em
planilhas. Dos motoristas a principal preocupação é com o vencimento da habilitação que não
poderá vencer durante uma viagem. Em relação ao veiculo são: data da manutenção (troca de
óleo, pneus, etc) e vencimento da documentação de licenciamento (CRV).

Entregas

Gerente de entrega todos os dias gera as planilhas acima relatadas e para a realização de seu
serviço ele gera uma planilha contendo os seguintes dados: nome do cliente, número da nota
fiscal, nome do produto e quantidade. Esta planilha é utilizada pelo encarregado em separar os
produtos em lotes a serem encaminhado para o transporte para entrega.

Descrição dos processos de gestão tática da Eletrocoisa

O gerente de negócios com cliente faz a análise do fluxo de caixa da organização. Todos os dias
ele recebe uma planilha, duas vezes ao dia (manhã e inicio da tarde) contendo o total dos
recursos disponíveis no caixa da empresa, nos bancos e previsão de entrada tanto no caixa
quanto nos bancos. Nesta planilha também estão as informações sobre os compromissos de
pagamento para o dia. A planilha é composta dos seguintes dados: identificação da origem do
recurso (caixa ou bancos), identificação do pagamento a ser realizado (serviços públicos,
fornecedores, impostos, etc) e o valor.

O gerente de produtos faz uma análise dos produtos em estoque e sua movimentação prevista
para o dia. Esta movimentação se dá pela saída dos produtos já vendidos e não entregues e
pelas entradas dos produtos vindos dos fornecedores. Em uma planilha ele tem os seguintes
dados: nome do produto, quantidade total das saídas, quantidade total das entradas, estoque
final e estoque mínimo para o período.
O gerente de despacho recebe todos os dias informações sobre as entregas a serem realizadas
no dia, verificando a disponibilidade dos veículos e pessoal para entrega. Ele recebe uma
planilha com o nome dos municípios para entrega, quantos veículos serão despachados para
cada município, data da realização da venda obtida da Nota fiscal para que ele análise qual é o
tempo entre a venda e a entrega do produto.

O gerente geral todos os anos em seu inicio, reúne-se com os gerentes do nível tático e traça
as metas de vendas dos tipos de produtos (eletrodoméstico, moveis, informática, utensílios
domésticos, etc) para cada mês do ano. No inicio do mês ele recebe uma planilha com o
resultado das vendas do mês anterior em relação ao planejado e também o planejado para o
mês que se inicia. Com esta planilha ele orienta o trabalho dos gerentes táticos.

Produtos esperados do sistema pelos gerentes

As gerencias da Eletrocoisa espera poder emitir os seus relatórios diretamente do sistema que
será desenvolvido, eliminando com isso as planilhas hoje existentes.

Como toda organização que se informatiza, será necessária a criação de uma área de TI que
terá como uma de suas funções manter atualizadas as tabelas do sistema através de um
digitador.

Produtos esperados do sistema pelos gerentes estratégicos

Seq. Relatório Objetivo Gerencia

responsável
Relatório do Avaliar a Gerencia de
fluxo de caixa da movimentação negócios com
organização financeira clientes
Relatório do Avaliar a Gerencia de
fluxo de entrada e saída produtos
produtos em de produtos em
estoque estoque
conforme
política definida
pela organização
Relatório do Avaliar o tempo Gerencia de
fluxo de entrega de atendimento despachos
dos produtos dos clientes
aos cliente desde a venda
até a entrega do
produto no
domicilio por ele
indicado
Relatório do Avaliar as Gerente Geral
comportamento vendas em
das vendas no relação as metas
período traçadas no
inicio do
exercício
Todos os produtos acima serão solicitados ao sistema pelos próprios gerentes
Controle esperados do sistema pelos gerentes operacionais

Responsável Usuário
Relação dos Gerente financeiro
recebimentos no dia
(Caixa, financeira e
bancos)
Relação dos
pagamentos no dia
(água, luz, telefone,
folha de pagamento,
fornecedores,
impostos, etc)
Relação de produto Gerente de compras
com estoque mínimo
Relação de produtos
pedidos aos
fornecedores
Relação de produtos Gerente de estoque
em estoque
Relação das entregas Gerente de transporte
do dia
Relação dos
motoristas
Relação de veiculos
Relação de vendas Gerente de vendas
por vendedor
Relação de produtos
em estoque
Relação dos clientes
programados para
entrega do dia
Relação dos produtos Gerente de entrega
para entrega no dia