CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

CONTROLE ORÇAMENTO CENTROS DE CUSTOS

Já tinha recebido mensagens sobre essa nova funcionalidade do S/4HANA, inclusive com links de
documentos de blogs falando sobre esse assunto.
Mas aqui, procuro mostrar como podemos saber o que há de novo nas versões do S/4HANA e como
descobrir a melhor forma de testar a novidade.
O primeiro passo é ler o documento “WHAT’S NEW” disponibilizado pela SAP sempre que há uma nova
versão lançada. No caso, para a versão 1909, no item 3.4.7 encontramos a novidade para o controle de
orçamento.

WHAT’S NEW 1909

No documento encontramos, também, qual o Scope Item relacionado a essa novidade. E com essa
informação podemos chagar à documentação da nova funcionalidade, e processar os testes.

Nosso Teste
A ideia é testar e documentar essa nova funcionalidade que veio com a versão 1909. O controle de
Orçamento por centro de custo sempre foi um desejo de vários clientes, mas não era atendido pela SAP.
Alguns clientes ativaram o FM, que faz o controle, mas é uma solução específica para Empresas
Públicas e que muitos clientes se adaptaram para ter esse controle.
Particularmente já sabia dessa nova funcionalidade e aproveito agora para testá-la, documentar e
compartilhar com os colegas.
Não segui à risca o Scope Item, pois ele muito grande. Fiz apenas a parte realmente que interessava e
necessária para testar a funcionalidade.
O bom é que para funcionar temos uma mescla de ações no SAP GUI e utilização de apps do FIORI.
Ou seja, cada vez mais fica claro que precisamos aprender e conhecer as novas ferramentas.
Valeu a experiência.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR
IMG – SAP GUI
Aqui demonstramos a parte de customização no SAP GUI.

Podemos verificar que aqui temos a mesma lógica do perfil que criamos em ordens internas e projetos.
OBS.: Os campos circulados acima (Valores Anuais e Valores do período) definem apenas a entrada
dos dados do orçamento, se serão anuais ou mensais. Não define se o controle da verba é mensal ou
anual. Veremos mais à frente que ainda é apenas anual.
Ao dar ENTER e salvar, temos o perfil criado.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

No próximo passo, vamos efetivamente configurar o nosso controle de orçamento.

Vamos copiar o perfil existente.

Apenas a entrada porque nos detalhes a seguir não tem as estruturas definidas no perfil existente e gera
erro.
Nas colunas temos:

Coluna Informação
Tipo controle disponibilidade Tem apenas a opção de centro de custo
Nome do Perfil Livre. Podemos colocar um nome qualquer.
Intervalo de Tempo Tem apenas a opção de Orçamento Anual
Tipo de moeda do orçamento Tem duas opções: Moeda da Empresa e Moeda
do Grupo

Antes de seguir, temos que definir o grupo de contas (ou grupos) que deverão ser objeto de controle do
orçamento. E isso é feito apenas no FIORI. Não tem transação no GUI para isso.

A criação do Grupo de contas é no app:

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

ou

Como não apareceu no meu perfil, fui à Biblioteca do FIORI para ver a role a ser utilizada.

Voltando no SAP GUI, na transação PFCG, inclui a role SAP_BR_OVERHEAD_ACCOUNTANT (achei

mais em conta para CO).
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Voltando no FIORI:

Selecionar a opção “Hierarquia da conta do Razão”.

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Duplo clique
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Marcar Conta do Razão. Colocamos o intervalo de classes de custos relacionadas com despesas de
viagens (Verifiquei na KA23 a lista de classes de custos).
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Com a Hierarquia (grupo) criado e ativado, podemos voltar para as parametrizações no SAP GUI.

Marcando o perfil que já havíamos criado, vamos definir o grupo de contas.

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Inserimos o grupo que criamos no FIORI. Marcar a linha e clicar em “Limites de Tolerância”.

Podemos definir em que momentos (processos) o controle será utilizado. Selecionamos Todos os
grupos de Atividades (++).

Aqui temos a mesma lógica das definições de controle de disponibilidade de ordens internas e projetos.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR
OBS.: Podemos inserir vários grupos de contas e para cada uma delas definir os limites de tolerância.

Atualizar categoria para planejamento

Duplo clique na linha acima:

Definir verificação de orçamento para categorias

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Após as parametrizações, temos que atribuir o perfil aos centros de custos. Mas isso somente é possível
via FIORI. Não tem como fazer isso via KS01 ou KS02.

Vamos selecionar o centro de custo 14101026 criado pelo nosso colega 026 (Edson).
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

É preciso definir o centro de custo com orçamento. No caso é o mesmo centro de custo. Mas pode se
ter um cenário onde o orçamento é centralizado e o controle feito em mais de um centro de custo. Por
exemplo, a área de Marketing tem 03 centros de custo. O orçamento é feito em apenas 1 (principal) e
nos demais se ativa o controle e menciona que o centro de custo do orçamento é o principal. Os gastos
realizados nos 03 centros de custos serão controlados pelo orçamento único.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Agora, vamos realizar o orçamento de despesas nesse centro de custo. Usar o app abaixo:

Vamos importar o modelo para a carga.

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

OBS.: As 03 primeiras linhas devem ser mantidas. Não se pode eliminar nenhuma delas.

Gerou erro – Moeda indevida. Ajustamos a planilha.

Temos o relatório para verificar os dados orçados.

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Vamos lançar documento na contabilidade para verificar se o sistema vai gerar o controle conforme
definido no perfil.
Primeiramente, vamos simular um lançamento que exceda 90% do orçado, para verificar se exibe a
mensagem de aviso.
F-02 (Simulação)
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Agora vamos tentar lançar com um valor acima do orçamento.

Mesmo sem ser na simulação, o sistema gera o erro.

 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

OBSERVAÇÕES
O controle não é por conta e sim pelo grupo de contas. Com isso, temos que criar quantos grupos
(Hierarquias) quantas necessárias para se ter o controle de verbas por determinadas naturezas. Por
exemplo, Gastos de Viagens temos uma verba, Gastos Telefonia outra verba, Gastos Material Escritório
outra verba etc. Então teremos quem ter Hierarquias especificas e, nas definições do perfil e limites de
tolerância, teremos uma linha para cada grupo de contas.
O controle do orçamento é anual e não mensal. Talvez para alguns clientes não seja o desejável, pois
alguns querem o controle mensal, mas já é um avanço. Nesse ponto temos que ter em mente que de
um modo geral, e pelas boas práticas, as Empresas possuem um Budget anual e perseguem isso no
nível anual. Fora do Brasil o normal é que, por exemplo, o custo Standard dos produtos sejam calculados
apenas uma vez no ano, justamente quando se realiza o processo de orçamento para o ano seguinte.

COMPLEMENTO DO TESTE
Realizamos um lançamento real para verificar o relatório novamente.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Já temos o valor realizado.

COMPLEMENTANDO NOSSOS TESTES

Complementando os testes com o objetivo de termos mais um Grupo de Contas para o controle de
orçamento.
Voltamos no FIORI e alteramos a Hierarquia que criamos anteriormente, criando mais um “nó” (Grupo)
para despesas de escritório.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

No SAP GUI incluímos mais uma linha nas definições do Perfil de Controle de Disponibilidade, ajustamos
a parte do grupo de contas, segregando os dois grupos:

Definimos os limites de tolerância igual ao que já fizemos anteriormente.

Realizamos, também, o planejamento de despesas nesse novo grupo de contas, no mesmo centro de
custo.

Relatório de Orçamento:
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Podemos verificar que no grupo de Despesa de Escritório temos um saldo de R$ 37.860,36 e em

Despesas de Viagem R$ 3.155,03. Um total de R$ 41.015,39.
Vamos efetuar lançamentos para verificar a eficácia do controle de disponibilidade.
Primeiro, vamos tentar lançar R$ 5.000,00 em despesas de viagens (afinal o centro de custo possui um
saldo de mais de R$ 40 mil).

Ou seja, o sistema verifica o orçamento do grupo de Despesas de Viagens e não o orçamento total.
Ao tentarmos lançar uma despesa de R$ 40.000,00 em despesas de Escritório, deveremos ter a
mensagem de erro também.
 CRIADO POR PAULO VAZ – CONSULTOR SAP CO SENIOR

Mensagem gerada para o grupo de Despesa de Escritório.

Com isso confirmamos que podemos ter controle de orçamento por grupos de contas e de forma anual.