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Manual de Ajuda TRA-FROTA Controle de Frota

ndice de Ajuda
Primeiro Acesso e Noes Bsicas ...................... Configurando o Sistema ................................ Registrando o Sistema ................................. Telas do Sistema Caractersticas .................... Segurana Cadastrando Usurios ...................... Cadastrando clientes e fornecedores ................... Controle de Funcionrios .............................. O Controle de Funcionrios Caixa do Funcionrio Pagamento de Salrios Controle de Estoque/Materiais ......................... Frota e suas Despesas ................................. Movimentos Lucros e sadas de veculos .............. Financeiro ............................................ Consultas ............................................. Estatsticas .......................................... Ferramentas ........................................... LOG de Operaes Interpretador SQL Importador de dados do sistema antigo 002 005 006 007 009 010 011

014 019 024 025 027 028 030

APNDICE
Configurando a aparncia do sistema, logotipo e dados da empresa Como obter a quantia de KM percorrido por litro de combustvel

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Primeiro Acesso e Noes Bsicas

Aps a instalao do software deve ser criado um novo cone em sua rea de trabalho. Ao abrir este cone voc ir se deparar inicialmente com uma tela de login (caso esteja no servidor) ou com uma tela de conexo com o banco de dados (caso esteja em uma estao). A tela de conexo com o banco de dados s exibida da primeira vez em que o sistema aberto ou quando ocorre algum erro de conexo ao inici-lo. Para mais detalhes sobre a tela de conexo com o banco de dados, consulte manual de ajuda no site http://www.soriodev.com.br, na pgina do seu sistema. Voltando a tela de usurios, para acesso ao sistema, o usurio administrador que vem cadastrado na instalao do sistema : USURIO: ADM SENHA: ADM Utilize este login para primeiro acesso ao sistema ou caso no tenha alterado ainda. Aps entrar no sistema, voc ver uma tela principal, parecida com esta:

Na tela acima existem 4 regies grifadas. A regio 1 ( esquerda) possui uma lista com botes que substituem os tradicionais menus dos sistemas comerciais padro e da verso antiga do sistema. Ao clicar em um destes botes, ser exibida na segunda regio (no centro) uma segunda lista de botes com as funes do sistema. Sendo assim, sempre que for mencionada a palavra menu neste manual, estar se referindo a estes botes. Na terceira regio, direita, encontra-se a barra de alertas. Ela estar sempre

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visvel e representar pendncias existentes dentro do sistema. Estas pendncias referem-se a situaes que requerem sua ateno, como uma conta vencendo, por exemplo. Ao clicar no boto onde exibido o alerta, ser aberto o mdulo correspondente e a lista de pendncias. Por fim, a quarta regio, na rea inferior, representa apenas uma barra de status que trs algumas informaes relevantes. Primeiramente, ela indica que a tecla F11 um atalho para a calculadora do Windows. Assim que o programa for aberto esta tecla se torna ativa e global, ou seja, mesmo que o programa esteja minimizado e voc esteja momentaneamente trabalhando em outro programa, poder usar esta tecla para chamar a calculadora. Logo a seguir, so exibidos os endereos IP de rede e de internet, auxiliando a conexo em rede, j que, para instalar o programa nos terminais, voc ir precisar indicar o endereo IP do servidor. Por fim, so exibidos tambm na barra de status o usurio logado e algumas teclas de atalho, para personalizar as cores (temas) do sistema, visualizar a tela sobre e a pgina de contato no site da SorioDev. Voc deve ter percebido na imagem anterior que no menu direita existe um boto FAVORITOS. Cada mdulo que voc acessar no sistema usando seu login de usurio ser memorizado em sua conta internamente. Toda vez que voc abrir o sistema ou clicar em FAVORITOS sero exibidos os mdulos que voc mais acessa naturalmente. Ou seja, o sistema ir se adaptar aos seus hbitos, oferecendo os mdulos que mais utiliza de forma mais rpida. Aps um certo tempo de uso, sua tela ficar parecida com a imagem a seguir:

Um ponto interessante a ressaltar que na frente de cada boto existe um nmero (no menu direita) ou uma letra (no menu central). Se voc pressionar o nmero ou a letra

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correspondente, poder clicar no boto sem usar o mouse, ou seja, estes nmeros e letras so as teclas de atalho daquele boto.

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Configurando o Sistema

A primeira e mais importante funo que voc dever acessar no sistema so suas configuraes. Voc pode alter-las a qualquer momento e elas definiro a forma como o sistema ir se comportar. As configuraes do sistema podem ser acessadas no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Ao abrir esta tela, voc ver diversas opes de configurao organizadas em guias. Com o tempo, estas configuraes eventualmente podero mudar um pouco aps a atualizao do sistema e, por isso, aps fazer uma atualizao interessante checar esta tela para verificar se algo novo que lhe interesse tenha aparecido. Em geral, as configuraes so muito importantes porque atravs delas que voc pode personalizar a maior parte do sistema. Em geral, algumas configuraes tem uma importncia maior para o sistema, entre elas: Logotipos dos Relatrios: permite definir um logo baseado em uma imagem no formato jpg. O sistema possui uma funo interna que faz o ajuste das medidas do logotipo para que se adapte perfeitamente ao relatrio. Guia COMBUSTVEIS/LEO: nesta guia voc pode configurar o nome de at 4 combustveis e ainda associ-los a materiais cadastrados. Com esta associao possvel baixar o estoque destes materiais quando registra-se um abastecimento, til para casos onde a empresa possui sua prpria bomba de combustvel. Tambm pode configurar um produto para o leo, para a mesma finalidade, ou seja, baixar nas trocas de leo. Alertas: possvel configurar alertas para exibio na barra de alertas. Voc pode definir com quantos dias de antecedncia ser alertado de contas a receber, pagar, impostos e pendncias, alm de quantos KM de antecedncia quer ser alertado sobre a manuteno peridica e a troca de leo.

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Registrando o Sistema

Alm das configuraes do sistema, interessante tambm registra-lo com as informaes de sua empresa. Estas informaes so eventualmente usadas nos demais mdulos do sistema. Para acessar o REGISTRO, v ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e altere os dados. Voc pode passar seus dados no sistema mesmo estando usando uma verso demonstrao. No topo da tela de registro voc pode indicar o nome da empresa e mais trs linhas para serem impressas nos cabealhos de todos os relatrios. J na parte inferior, pode realmente indicar o cadastro das informaes da empresa. Atravs do boto REGISTRO voc poder ativar sua licena quando fizer a compra. Neste ponto, voc ser orientado por nosso suporte.

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Telas do Sistema - Caractersticas

O trabalho com o sistema bastante simples, pois quase todas as telas dele seguem um layout padro. Pegaremos como exemplo o controle de frota (voc pode acess-lo pelo menu CONTROLES, em CONTROLE DE FROTA):

Quando voc abre a tela, mesmo aps ter vrios veculos cadastrados, o sistema ir apenas exibir uma tela em branco com uma orientao para que voc faa uma pesquisa. Sendo assim, se voc possui algum veculo cadastrado e deseja encontr-lo, deve clicar em PESQUISAR. Perceba que na frente dos botes tambm existem teclas de atalho (F2, F3 ), ou seja, voc pode acess-los sem o mouse. Aps clicar em PESQUISAR, ser exibida uma nova tela, com vrio campos em branco. Cada campo refere-se a uma informao do cadastro do veculo. Sendo assim, voc pode preencher um ou mais campos para fazer um filtro que facilite a visualizao dos itens, principalmente se forem muitos. No entrarei em detalhes neste ponto, pois a prpria tela auto explicativa (observe o rodap da tela enquanto voc se locomove de um campo para outro, pois nele so exibidas dicas sobre o campo selecionado). Aps informar os dados que deseja (ou no informar nada, se quiser ver a lista inteira de veculos), clique em PESQUISAR novamente (no boto PESQUISAR dentro da tela, no rodap direita). Feito isto, os itens correspondentes pesquisa vo aparecer. Se a tela continuar em branco, significa que no h nada a visualizar. Voc poder adicionar registros pelo boto ADICIONAR. Quando faz isso, novamente,

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uma nova tela ser aberta. Ela ser mais completa que a tela de pesquisa, pois nela ir constar todos os campos possveis de cadastro (o sistema no faz pesquisas usando todos os campos do cadastro). Alguns campos devem aparecer grafados em marrom, em uma tonalidade mais forte. Estes so campos de preenchimento obrigatrio. Alguns tambm podem aparecer acinzentados, sendo estes campos apenas de visualizao, ou seja, voc no pode alter-los. No geral, o sistema ir bloquear o que for preciso e lhe orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Aps digitar tudo, clique em SALVAR ou em CANCELAR, se no quiser gravar oque foi feito. Assim como a tela de pesquisa, na rea inferior existem informaes relevantes sobre o campo selecionado, para ajud-lo no preenchimento. Alm destas funes, voc pode alterar um registro selecionado usando o boto ALTERAR, ou exclu-lo, usando o EXCLUIR. No entanto, o sistema possui algumas travas que impedem a excluso de um registro quando ele for relacionado a outro em outro mdulo, por exemplo, um cliente que j possui vendas registradas. Para emitir RELATRIOS, utilize este boto e selecione o relatrio no menu. Os 2 ltimos relatrios em cada mdulo representam as informaes da lista da forma como esto dispostas, ou seja, so as mesmas colunas com o mesmo espaamento proporcional. Voc pode clicar com o boto direito sobre a lista de dados e em OCULTAR/EXIBIR COLUNAS, para modificar tanto a lista de visualizao de dados quanto os relatrios. Finalizando, algumas telas podem ter ainda um boto AO e/ou um boto GRFICOS. Quanto aos grficos no h segredo, algumas telas podem permitir a visualizao de grficos com base em alguns dados da pesquisa. J o boto ao fornece algumas funes adicionais vinculadas ao cadastro ou consulta.

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Segurana Cadastrando de Usurios

Voc pode limitar o nvel de acesso que cada pessoa possui ao sistema, criando contas de usurio para isso. Para criar o modificar contas de usurio, v ao menu CONTROLES, em CONTROLE DE USURIOS. O controle j conta inicialmente com uma conta de administrador para permitir acesso completo ao sistema. Esta conta no pode ser removida, mas voc pode alterar o usurio/senha de acesso. Para criar um novo usurio, use o boto ADICIONAR. O bloqueio de acesso aos mdulos ou funes feito no campo PERMISSES. Alm de ser possvel bloquear acesso aos mdulos, voc tambm pode bloquear o acesso de algumas funes dentro do sistema, relacionadas a todos os mdulos como, por exemplo, bloquear a excluso de informaes em qualquer mdulo (ADICIONAL PERMITIR ESCLUSES).

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Cadastrando clientes e fornecedores

O controle de clientes e fornecedores pode ser acessado pelo menu CONTROLES, em CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES. Ao acessar, ser exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como j foi explicado anteriormente no tpico Telas do Sistema o funcionamento deste tipo de mdulo, irei apenas ressaltar as informaes mais relevantes deste cadastro. Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema, entre eles: Categoria: permite classificar o cliente, sendo um campo opcional; Tipo: indica se cliente ou fornecedor; Ativo: indica se o cliente est ou no ativo. Uma vez que voc registre qualquer tipo de movimento para o cliente dentro do sistema no ser mais possvel remove-lo. Sendo assim, voc desmarca este campo para torn-lo oculto no sistema.

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Funcionrios
O Controle de Funcionrios

O controle de funcionrios pode ser acessado no menu FUNCIONRIOS, em CONTROLE DE FUNCIONRIOS. Caso tenha lido este manual at este ponto, no sentir dificuldades em us-lo, pois igual aos demais cadastros que j vimos. Tambm no h muitas informaes em especial, apenas alguns campos que valem ser ressaltados: Tipo: permite indicar se o funcionrio um motorista ou auxiliar, se funcionrio interno (outros) ou se terceirizado. Este campo importante pois o sistema ir filtrar os funcionrios em determinados mdulos baseado no valor indicado nele; Salrio: valor do salrio bruto do funcionrio; Descontos: total de descontos no holerite do funcionrio (INSS, IRPF ...); Adiantamento: valor do adiantamento, caso o funcionrio receba; Vale Transporte: valor do vale transporte, caso o funcionrio receba.

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Funcionrios
Caixa do Funcionrio

Assim como o nome diz, o caixa do funcionrio representa um fluxo de caixa individual para cada funcionrio. O objetivo deste mdulo o controle de despesas e receitas adicionais em folha de pagamento. Para acessar o caixa do funcionrio, v ao menu FUNCIONRIOS, em CAIXA DO FUNCIONRIO. Voc deve lanar o movimento indicando o funcionrio, motivo e o valor, que pode ser a crdito (caso ele represente um crdito para o funcionrio), ou a dbito, caso seja uma despesa.

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Funcionrios
Pagamento de Salrios

O mdulo de pagamento de salrios tem a finalidade de integrar todos os movimentos financeiros dos funcionrios com os movimentos financeiros do sistema, ou seja, o fluxo de caixa. Para acess-lo, v ao menu FUNCIONRIOS, em PAGAMENTO DE SALRIOS. O mdulo abaixo ser aberto:

Como voc pode perceber, o pagamento feito funcionrio a funcionrio, selecionando um perodo de tempo. Aps preencher os campos no alto da tela, voc deve utilizar o boto PESQUISAR para visualizar os movimentos. Na frente de alguns movimentos h um boto mais detalhes que permite visualizar a origem daquele total mencionado. Uma vez definidos todos os totais da lista (as horas extras podem ser manualmente preenchidas), voc deve utilizar o boto PAGAR para lanar os movimentos no financeiro. Como forma de identificao dos lanamentos, ser utilizado como ms de referncia o MS/ANO correspondente data de incio que voc selecionou no alto da tela. Com base nesta data inicial tambm possvel estornar (cancelar) os movimentos previamente lanados, alm de ser possvel tambm consult-los. Exemplo: 1. Para fazer o pagamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique no perodo a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em PAGAR. Caso queira ver os movimentos lanados, clique em CONSULTAR logo em seguida. 2. Para cancelar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em ESTORNAR.

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3. Para consultar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em CONSULTAR. Independente da operao que deseja realizar (PAGAR, ESTORNAR ou CONSULTAR) voc sempre dever fazer uma pesquisa antes (PESQUISAR).

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Controle de Estoque e Materiais

Neste sistema voc pode indicar materiais que so usados na manuteno do veculo. Estes materiais podem ser peas de reposio, leo, combustvel, entre outros. Voc pode cadastrar o material no menu MATERIAIS, em CONTROLE DE MATERIAIS. um dos cadastros mais simples do sistema, similar aos demais j vistos, mas apenas com um campo nome, categoria e dois custos, o da ltima compra e o mdio. O custo mdio usado quando voc compra um produto que ainda tem algumas unidades em estoque e o valor que est pagando diferente do que os que esto em estoque. Durante o cadastro do material indique o mesmo valor em ambos os campos (CUSTO LT. COMPRA e CUSTO MDIO). Ainda existe um campo ATIVO que permite ocultar o material, caso esteja em desuso. Uma vez cadastrados os materiais voc pode fazer acertos de estoque no sistema. Para isso use o mdulo ESTOQUE DE MATERIAIS. Tambm no h segredo neste mdulo, voc registra a data, material, motivo e quantidade de entrada ou sada. O estoque de materiais usado apenas para acertos no sistema. Caso voc compre o material ou utilize-o no veculo o registro feito em outros mdulos, como descrito abaixo. Para registrar a compra das peas use o mdulo COMPRAS DE MATERIAS, do menu MATERIAIS. Este cadastro levemente diferente dos demais do sistema, pois ao comprar materiais a quantidade de itens que est adquirindo varivel, voc pode comprar apenas uma ou vrias peas ao mesmo tempo.

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Ao adicionar uma compra voc deve selecionar a DATA, FORNECEDOR e o FUNCIONRIO de sua empresa que est comprando. Tambm pode indicar a nota fiscal, caso precise. O valor da compra no pode ser manualmente alterado, sendo que ele calculado automaticamente conforme adiciona materiais nela. Para adicionar os materiais comprados verifique que existem 3 botes abaixo da lista de MATERIAIS COMPRADOS: ADICIONAR, ALTERAR e REMOVER. atravs destes botes que pode alterar a lista dos materiais que comprou. Apenas para que se situe, no sistema anterior a verso 3.0 voc teria que salvar a compra e adicionar os materiais comprados numa segunda tela que iria se abrir. Neste novo o processo foi simplificado, basta adicionar diretamente na compra e salvar no final. Ao adicionar ou alterar um material na compra uma pequena tela ser aberta para que selecione o material, a quantidade e o valor.

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interessante notar que, assim como no cadastro do material, existem dos campos de valor. O campo VALOR em si o preo que est pagando no produto nesta compra. O campo VALOR MDIO onde o sistema faz o clculo do custo real do produto que ficar no estoque. Voc no precisar se preocupar com este campo, j que o prprio sistema faz o clculo, sendo que voc apenas deve pressionar ENTER (ou TAB) de forma que o cursos chegue at este campo para que o clculo seja feito. Vamos explicar como o clculo com um exemplo prtico: suponha que voc tenha 200 litros de DIESEL em estoque com um custo de $ 1,30. Isso significa dizer que o valor do estoque $ 260,00. Supondo que esteja comprando mais 800 litros a um custo unitrio de $ 1,38, somando mais $ 1.104,00 ao estoque. Ou seja, seu estoque novo deve ter o valor de $ 1.104,00 + $ 260,00 = $ 1.364,00 e voc ter 1000 litros. Observando desta forma o valor unitrio do DIESEL no seu estoque ser $ 1.364,00 / 1000L = $ 1,364, ou seja, pouco mais de $ 1,36. Ao consumir o material pelo veculo o sistema usar este custo do seu cadastro para definir o valor da despesa. Sendo assim este quase um centavo e meio ($ 0,016) de diferena representaria uma diferena total de $ 16,00 quando todos os 1000L do combustvel fossem usados pelos veculos caso o sistema memorizasse como novo custo o valor da compra, como era feito no sistema anterior. Finalizando esta seo sobre o estoque, voc pode registrar o consumo dos materiais diretamente no mdulo de DESPESAS DO VECULO, do menu FROTA (para mais detalhes consulte o tpico sobre FROTA E SUAS DESPESAS). O material indicado neste

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mdulo faz a baixa do estoque na quantidade indicada a cada despesa lanada, independente se ela for ou no lanada no fluxo de caixa.

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Frota e suas Despesas

No menu FROTA voc pode cadastrar seus veculos e registrar todas as despesas relacionadas a eles. O primeiro mdulo deste menu o CONTROLE DE FROTA, onde cadastra seus veculos; As informaes primordiais deste cadastro so a placa, marca e modelo do veculo, pois eles so usados para identificar o veculo no sistema. Alm disso, voc pode ainda classific-lo usando o campo CATEGORIA, ou ainda definir o tipo de veculo (nibus, van, carro ) no campo TIPO DE VECULO. Tambm pode definir a lotao do veculo e extremamente recomendvel que indique corretamente as KM disponveis. A KM atual representa a ltima quilometragem do veculo registrada no sistema. Observe que cada movimento do veculo registrado no sistema pode incrementar este campo automaticamente, ou seja, se registrar um abastecimento com KM final maior que a KM atual, ou qualquer outro movimento, o sistema ir incrementar a KM atual sempre que a KM final do mdulo correspondente for maior. Da mesma forma que o cadastro de clientes, uma vez que registra movimentos vinculados ao veculo no sistema no poder mais exclu-lo. Por isso existe um campo ATIVO, o qual voc pode desmarcar quando o veculo sair de circulao. A forma como se registra as despesas do veculo sofreu uma alterao na verso 3.0. Nesta nova verso, ao invs de existir um mdulo para cada tipo de despesa (abastecimento, leo, manuteno ) elas foram unificadas de forma a serem lanadas em um nico mdulo, o que facilita as consultas e relatrios. Para isso foram removidos os antigos mdulos e criados dois novos: TABELAS DE CUSTOS e DESPESAS DO VECULO. O mdulo TABELAS DE CUSTOS permite criar uma tabela de despesas para seus veculos. De acordo com o tipo de veculo e suas caractersticas eles podem ter diferentes tipos de despesas e neste mdulo que deve descreve-las. Se no registrar pelo menos uma tabela de despesa para o veculo no conseguir lanar nenhuma despesa para ele, mesmo abastecimentos. Ao salvar um veculo o sistema se oferece, atravs uma mensagem, para criar uma tabela de custos com algumas despesas comuns, como combustvel, leo, manuteno, IPVA, conserto A mensagem questionando se quer cadastrar estas tabelas aparece apenas caso no haja nenhuma tabela cadastrada para o veculo. A TABELA DE CUSTO composta pelos seguintes campos: NOME: indica o nome da despesa. Exemplos: ABASTECIMENTO DIESEL, TROCA DE LEO DO MOTOR, TROCA DE LEO DA DIREO, CONSERTO, IPVA, LICENCIAMENTO, TROCA DE EXTINTOR, MANUTENO PERIDICA ; VECULO: indica a qual veculo a tabela est vinculada. importantssimo destacar que voc deve cadastrar as tabelas veculo a veculo. Por exemplo, se voc possui 10 nibus a diesel ter que registrar a despesa ABASTECIMENTO DIESEL 10 vezes, uma para cada nibus; MATERIAL: caso a despesa consuma algum material do seu cadastro voc pode relacion-lo neste campo. Por exemplo, se possui sua prpria bomba de abastecimento pode cadastrar um material DIESEL e vincular ele ao abastecimento para que seja a feita a baixa de estoque quando lanar uma despesa;

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UNIDADE MAT.: um campo de pouca importncia, usado apenas no histrico do veculo para representao do consumo de combustvel. Utilize este campo principalmente no registro de despesas com abastecimento (L para GASOLINA, ALCOOL e DIESEL ou M3 para GS); TIPO: indica o tipo de despesa. importante preencher corretamente este campo pois ele usado nas estatsticas principalmente para identificar quais despesas so combustveis, por exemplo, para clculo de consumo por KM; CATEGORIA: campo opcional para classificar a despesas; VALIDADE (DATA): caso esta despesa precise ser executada em um dia especfico voc pode indicar a data neste campo para que o sistema oferea um alerta quando este dia chegar; VALIDADE (KM): a finalidade a mesma do campo anterior, mas o aviso que o sistema lhe dar baseado na KM. Este campo pode ser usado para trocas de leo e manutenes, por exemplo, que devem ser executadas a cada certa KM percorrida. Neste caso voc indica neste campo qual o intervalo em KM para que seja feito novamente; VALIDADE (DIAS): a finalidade a mesma dos dois campos anteriores. No entanto, este campo instrui o sistema que o servio deve ser executado novamente aps uma certa quantidade de dias decorridos da ltima vez que foi executado; LTIMO LTO. (DATA): indica a data em que foi registrada pela ltima vez esta despesa. Este campo preenchido automaticamente e usado para montar os alertas caso esta despesa tenha uma validade em DIAS; LTIMO LTO. (KM) indica a KM em que foi registrada pela ltima vez esta despesa. Este campo preenchido automaticamente e usado para montar os alertas caso esta despesa tenha uma validade em KM; KM ATUAL DO VECULO: campo apenas para consulta que captura a KM atual do cadastro do veculo. Para facilitar a compreenso, veja abaixo uma tabela com exemplos de despesas (valores fictcios):
NOME
ABASTECIMENTO DIESEL ABASTECIMENTO DIESEL ABASTECIMENTO DIESEL ABASTECIMENTO DIESEL ABASTECIMENTO DIESEL TROCA LEO MOTOR TROCA LEO MOTOR TROCA LEO MOTOR TROCA LEO MOTOR TROCA LEO MOTOR TROCA LEO DIREO IPVA IPVA IPVA IPVA CONSERTO GERAL

VECULO
AAA-0000 BBB-1111 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 AAA-0000 BBB-1111 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 EEE-4444 AAA-0000 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 AAA-0000

TIPO
0 = ABASTECIMENTO 0 = ABASTECIMENTO 0 = ABASTECIMENTO 0 = ABASTECIMENTO 0 = ABASTECIMENTO 1 = LEO/MANUTEN. 1 = LEO/MANUTEN. 1 = LEO/MANUTEN. 1 = LEO/MANUTEN. 1 = LEO/MANUTEN. 1 = LEO/MANUTEN. 2 = IMPOSTO 2 = IMPOSTO 2 = IMPOSTO 2 = IMPOSTO 3 = OUTRO

VALID. DATA

VALID. KM

VALID. DIAS

5000 5000 5000 5000 5000 20000 20/04/10 20/04/10 20/04/10 20/04/10 360

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CONSERTO GERAL CONSERTO GERAL CONSERTO GERAL CONSERTO GERAL TROCA EXTINTOR TROCA EXTINTOR TROCA EXTINTOR TROCA EXTINTOR TROCA EXTINTOR ALIMENTAO MOTORIS. ALIMENTAO MOTORIS. ALIMENTAO MOTORIS. ALIMENTAO MOTORIS. ALIMENTAO MOTORIS. BBB-1111 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 AAA-0000 BBB-1111 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 AAA-0000 BBB-1111 CCC-2222 DDD-3333 EEE-4444 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 3 = OUTRO 720 720 720 720 720

Vamos analisar algumas caractersticas da tabela acima. Possui 5 veculos a diesel, veja que registrei a despesa ABASTECIMENTO DIESEL 5 vezes, uma para cada veculo. Algumas empresas possuem bomba prpria, neste caso poderiam vincular a um material cadastrado. Nestes empresas algumas vezes o controle feito por KM rodado, ou seja, a cada 500 KM faz um abastecimento e enche o tanque. Neste caso poderia ser indicado 500 no campo VALIDADE (KM). Todos os veculos tambm tem troca de leo do motor mas apenas o EEE-4444 tem direo hidrulica e, por isso, tambm tem troca de leo da direo. Veja que na troca de leo da direo inseri dois prazos, um em KM e outro em dias (no necessariamente existem estes 2 prazos, inseria apenas como demonstrao). Voc pode ter diferentes alertar para uma mesma despesa, por exemplo, ela deve ser executada a cada 20000 KM rodados ou a cada 2 anos. O veculo BBB-111 muito antigo e no paga IPVA, por isso este imposto foi registrado apenas para os outros 4. A ltima despesa lanada ALIMENTAO MOTORISTA. Embora no faa parte dos custos diretos de um veculo esta despesa um custo indireto que pode ocorrer em uma viagem. Uma vez criadas as tabelas de despesas voc poder realmente realizar o lanamento dos custos dos veculos no mdulo DESPESAS DO VECULO do menu FROTA. Para lanar as despesas do veculo o mdulo dispe dos seguintes campos: DATA: quando ocorreu a despesa; VECULO: para qual veculo ser lanada a despesa; TABELA: a tabela de custo que cadastrou anteriormente. Ao selecionar um veculo e entrar neste campo o sistema far um filtro das despesas j cadastradas para o veculo; FORNECEDOR: caso a despesa tenha ocorrido fora da empresa pode indicar qual o fornecedor; MATERIAL: caso a despesa tenha ocorrido dentro da empresa pode indicar um material para baixar o estoque (por exemplo, caso possua uma bomba de combustvel para registrar o abastecimento ou caso tenha trocado uma pea do veculo); CATEGORIA: permite classificar a despesa; KM ANTERIOR: representa a KM em que a despesa ocorreu pela ltima

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vez. Esta KM capturada do campo LTIMO LTO (KM) do controle de TABELAS DE CUSTOS; KM ATUAL: representa a KM do veculo quando que a despesa ocorreu; VALIDADE (DATA): permite definir uma nova data de validade, um novo prazo para a execuo da despesa. Por exemplo, caso saiba a data de lanamento do IPVA e esteja fazendo o pagamento dele pode indicar esta nova data para que o sistema lhe avise quando o dia chegar; VALIDADE (KM): representa o prazo em KM para que esta despesa ocorra novamente (ex.: prazo para troca de leo); VALIDADE (DIAS): indica em quantos dias a despesa/servio dever ser realizado novamente. Vale lembrar que voc pode usar mais de um dos campos de validade ao mesmo tempo (ex.: o servio deve ser executado aps N KM rodados ou N dias); QTDE.: para consertos e manutenes a quantidade provavelmente sempre ser 1, sendo que ser mais usada para trocas de leo (quando tiver que baixar estoque) ou abastecimentos (ex.: quantos litros foram abastecidos); VALOR UNITRIO, DESCONTO e ACRSCIMO: valores referentes a uma unidade do produto (ex.: valor do litro de combustvel). Obs.: no sistema antigo voc registrava apenas o valor total da nota, neste pode registrar o valor unitrio; LANAR FINANCEIRO: desmarcando este campo o sistema no faz o lanamento financeiro da despesa. Este procedimento til quando a despesa ocorre dentro da empresa (ex.: abastecimento em bomba da empresa ou troca de uma pea do veculo). Alm das despesas acima existe um outro custo direto relativo ao veculo que foi mantido de forma individual: o CONTROLE DE PNEUS. Atravs deste controle (menu FROTA) voc pode anexar pneus ao veculo e controlar a KM de cada pneu individualmente. possvel descrever detalhes do pneu e controlar sua recapagem usando a funo RECAPEAR, do boto AO. Tambm possvel revender o pneu e definir sua validade em KM para que o sistema lhe avise quando o prazo for atingido. Os campos mais importantes deste controle so: DATA: quando o pneu foi adquirido; N SRIE: usado para identificao em algumas estatsticas, como histrico do veculo; RECAPEADO: indica se foi recapeado; CDIGO ORIGINAL: campo automtico, preenchido quando voc usa a funo RECAPEAR. Neste caso o sistema lana um novo registro do pneu, duplicando ele no sistema e colocando o antigo em desuso; VECULO: veculo ao qual o pneu pertence. Este campo no necessariamente obrigatrio, j que voc pode ter comprado o pneu para deix-lo em estoque. Caso seja um estepe voc deve indicar em qual veculo ele est e desmarcar o campo EM USO para que no contabilize KM rodada; CUSTO: valor que pagou no pneu ou na recapagem; KM INICIAL: indica a KM que o veculo estava quando o pneu foi colocado nele; KM ACUMULADA: indica quantos KM o pneu rodou no veculo; VALIDADE KM: indica a validade do pneu, em KM; DATA REVENDA: caso revenda o pneu este campo importante pois

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usado nas estatsticas; REVENDA VALOR: indica o valor pelo qual revendeu o pneu; REVENDA MOTIVO: descreve porque revendeu o pneu e tambm usado nas estatsticas (apenas caso tenha sido revendido); EM USO: indica se o pneu est em uso pelo veculo. Apenas quando est em USO contabilizada a KM quando o veculo est em movimento. Sempre que for registrado no sistema uma sada de veculo ou uma despesa, caso a KM final indicada nestes mdulos seja superior a KM atual do veculo no cadastro esta KM atual ser automaticamente incrementada para indicar que o veculo est se locomovendo. E sempre que a KM atual do veculo for incrementada em sue cadastro os pneus que esto em uso por este veculo tambm tero a sua KM ACUMULADA incrementada proporcionalmente, ou seja, todo o processo automtico. Assim o sistema poder gerar alertas para a troca de pneus.

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Movimentos Lucros e sadas dos veculos

No menu MOVIMENTOS apresenta dois mdulos que permitem contabilizar lucros obtidos com os veculos e o deslocamento destes veculos. Os mdulos so independentes e, por isso, voc no precisa necessariamente indicar o lucro do veculo para incluir um deslocamento (sada). O registro dos deslocamentos dos veculos deve ser feito em SADAS DE VECULOS. Alm de servir para incrementar a KM atual do veculo, este mdulo possui como principal finalidade possibilitar o controle de KM rodado por litro de combustvel. Voc deve registrar as sadas e os abastecimentos para conseguir obter esta estatstica. Apesar de o prprio abastecimento ter uma KM inicial e final, optamos por fazer o registro desta forma devido a variedade de empresas que podem usar este sistema. No caso de empresas que fazem vrias pequenas viagens dentro do prprio municpio, por exemplo, o clculo atravs deste mtodo d mais preciso caso queira obter uma estatstica de um perodo curto de tempo. Outra medida que pode ajudar na estatstica de KM por litro seria abastecer o veculo de forma metdica. Exemplo: sempre que o tanque chegar a 20% enche, ou a cada 300 KM rodados enche o tanque. Desta forma voc teria uma periodicidade de abastecimentos mais definida, o que facilitaria no clculo. J o mdulo LUCROS COM VECULOS tem como principal finalidade registrar o lucro obtido com um veculo. Este mdulo foi criado para suprir uma deficincia que comum em sistemas cuja nica finalidade controlar a frota. Neste tipo de sistema geralmente no se registram ordens de servio, conhecimentos de frete ou qualquer tipo de transporte que gere lucro, mas sim apenas as despesas dos veculos. Com o mdulo LUCROS COM VECULOS, que foi inserido na verso 2.0, voc pode indicar rendimentos de veculos para conseguir obter o lucro do veculo. Voc no precisa necessariamente registrar cada O.S ou fretamento neste mdulo, podendo at totalizar em um s lanamento todos os movimentos de uma semana, quinzena ou ms. O uso dos dois mdulos acima de forma combinada substitui um controle de servios ou de fretamentos, permitindo o registro dos deslocamentos de cada veculo e do lucro que eles fornecem. Entenda-se por lucro o valor que recebeu de clientes, j para as despesas ainda devem ser descontadas usando os mdulos de custos da frota.

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Financeiro

O mdulo FINANCEIRO o mais importante e utilizado do sistema, sendo que nele so lanados todos os movimentos derivados de lucros e despesas da frota. O primeiro e mais importante mdulo o FLUXO DE CAIXA, localizado no menu FINANCEIRO. Neste mdulo voc pode consultar todos os movimentos lanados no sistema. Primeiramente, vamos entender quais campos pertencem a este mdulo e suas finalidades: DATA: representa a data em que o movimento foi lanado; VENCIMENTO: representa a data em que o movimento vencer; PAGAMENTO: representa a data em que o movimento foi pago; CLIENTE/FORNECEDOR: indica se o movimento est ligado com algum cliente ou fornecedor; PLANO: representa a conta financeira onde ser creditado ou debitado o valor. Entenda-se por conta, por exemplo, uma conta corrente bancria, uma poupana ou mesmo a conta CAIXA. O campo CONTA digitvel, mas voc pode perceber que ele tambm um campo do tipo lista. Quando voc lana um primeiro movimento na conta C/C BANCO DO BRASIL, por exemplo, esta conta ser inclusa na lista para que, num prximo lanamento, ela esteja disponvel apenas para voc selecionar. Sendo assim, cabe uma ressalva importante: caso possua vrias contas bancrias e, eventualmente, 2 ou mais contas em um mesmo banco, procure identifica-las de forma a evitar falha de interpretao. Por exemplo, indique o nmero da conta (C/C B. BRASIL 4578-54). Uma vez que a conta est na lista, ela s poder ser removida caso voc remova ou altere todos os movimentos lanados nesta conta, de forma que, no final, no haja mais nenhum movimento lanado nela; CATEGORIA: este campo permite classificar o lanamento. Exemplos: AGUA, LUZ, TELEFONE, ALUGUEL, VENDA, COMPRA, DEPSITO, SAQUE, MATERIA DE ESCRITRIO, DESPESAS GERAIS O comportamento dele igual ao do campo PLANO no que diz respeito montagem da lista de categorias; FORMA DE PAGAMENTO: indica a forma do lanamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ) e tambm uma lista montada com base em lanamentos anteriores, como as duas acima; DOCUMENTO: permite relacionar o nmero de um documento vinculado ao movimento (uma nota fiscal, nmero de cheque ou de boleto, por exemplo); HISTRICO: permite detalhar melhor o movimento. Voc pode, por exemplo, indicar o ms de referncia ou alguma observao importante; TRANSF. CONTAS: permite indicar se o movimento representa uma transferncia entre 2 contas cadastradas no fluxo de caixa. Isso necessrio para a contabilidade de algumas estatsticas, principalmente a de Resultado do Ano, que conta com um ponto de equilbrio calculado pelas receitas e despesas do fluxo de caixa. A presena dos movimentos de transferncia entre contas influenciaria negativamente esta estatstica. CRDITO/DBITO: caso o movimento represente um valor que voc est recebendo ou ir receber, indique este valor no campo CRDITO. J se for um valor a pagar, indique-o em DBITO. Deixe o outro campo com valor zero,

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indicando o valor ou no dbito ou no crdito apenas; OBSERVAES: permite indicar quaisquer observaes adicionais que deseje. O campo HISTRICO deve ser usado para indicar informaes mais especficas da conta, j as OBSERVAES, para indicar algum detalhe adicional que no est diretamente relacionado, por exemplo, um resultado de negociao, juros aplicados, etc ... No fluxo de caixa voc pode personalizar bastante as pesquisas, de forma a obter os mais variados resultados. Vamos ver alguns exemplos: quero consultar as contas a receber: clique em PESQUISAR e marque a opo SIM nos campos S CRDITOS e PENDENTES; quero consultar as contas a pagar: clique em PESQUISAR e marque a opo NO em S CRDITOS e SIM em PENDENTES; quero consultar as contas a receber nos prximos 7 dias: repita os passos do primeiro item acima mas tambm seleciona a opo PRXIMOS 7 DIAS no campo VENCIMENTO; quero consultar todos os movimentos, com exceo de contas a receber e a pagar, ou seja, s os movimentos j pagos/recebidos: clique em PESQUISAR e marque a opo NO no campo PENDENTES. Como pode ver, existem vrias opes de pesquisa que permitem at mesmo transformar o fluxo de caixa em um controle de contas a receber ou a pagar. No entanto, como o controle de contas a receber e a pagar gerou dvidas em verses anteriores de sistemas como este, foram inclusos ao controle financeiro dois mdulos adicionais, ambos acessveis no menu FINANCEIRO: CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. Os 2 mdulos so verses resumidas do prprio Fluxo de Caixa e j trazem os resultados de pesquisas filtrados. O Contas a Receber exibe apenas crditos e o contas a Pagar, apenas dbitos. Eles tambm permitem, alm de consultar, adicionar novos movimentos, de forma mais resumida e com menos campos. Ainda no menu FINANCEIRO existem tambm algumas consultas que permitem obter o saldo dos movimentos do caixa, agrupando-os por conta, por categoria, por forma de pagamento e por data. No mdulo SALDOS DAS CONTAS voc consegue obter o saldo atual de cada conta, com totais de crditos e dbitos. Em SALDO POR CATEGORIA voc consegue agrupar os totais por cada categoria, obtendo os totais de vendas, compras, aluguel, agua, luz, telefone, despesas, entre outros. Em SALDO POR FORMA DE PAGAMENTO voc obtm o total de crditos e dbitos, alm do saldo, por forma de pagamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ). Por fim, no SALDO POR DIA voc obtm um extrato dia a dia dos movimentos, com crditos, dbitos e saldo por dia. Em todas estas consultas possvel filtrar os movimentos por data.

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Consultas

Como foi visto nos tpicos anteriores, geralmente os mdulos de controle representam cadastro e consulta ao mesmo tempo. Por exemplo, em Controle de Clientes e Fornecedores voc pode no apenas cadastrar cliente, mas tambm consult-los. Entretanto tambm existem algumas consultas que obtm dados de operaes realizadas no sistema e no de mdulos de controle propriamente dito. Estas consultas podem ser acessadas no menu CONSULTAS. So elas: HISTRICO DO VECULO: muito utilizada, esta consulta permite emitir um extrato contendo todos os movimentos financeiros relacionados a um veculo selecionado em um perodo definido. A consulta apresentada sobre a forma de relatrio e exibe as receitas e as despesas do veculo, calculando o lucro no final. Ela tambm calcula a KM rodada e o consumo de combustvel por KM. possvel exibir a consulta em dois formatos de relatrio, um contendo apenas os totais e outro que relaciona alguns detalhes, como a lista de movimentos para cada despesa/receita (lista de lucro, abastecimentos, despesas ...); CONSULTA DE ROTA ON-LINE: permite consultar rotas via internet usando o Google Maps (requer internet explorer instalado);

Alm das consultas acima, o menu CONSULTAS lhe d acesso ao mdulo de ESTATSTICAS que em verses anteriores dos sistemas era disponibilizado em um menu prprio. No prximo tpico veremos mais detalhes sobre este mdulo.

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Estatsticas

O mdulo de ESTATSTICAS pode ser acessado no menu CONSULTAS. Embora ele tenha sido separado em um mdulo, na verdade composto por vrios submdulos, um para cada estatstica disponvel. Ao acess-lo voc ver uma tela parecida com esta:

Nesta tela, as estatsticas so agrupadas em categorias, disponveis nas guias superiores (PERIDICAS, OUTRAS). Ao clicar em uma destas guias voc pode ver na lista abaixo a lista de botes que d acesso as diferentes estatsticas do sistema. Algumas estatsticas do sistema: RESULTADO DO ANO: disponvel na guia PERIDICAS, esta estatstica lhe fornece vrios totalizadores ms a ms, de forma a tornar possvel a comparao de resultados mensais, do total do ano e da mdia mensal. Aps clicar nesta estatstica, uma pequena tela se abrir e nela voc deve indicar o ano para ver a estatstica sobre a forma de um relatrio, que poder se impresso (preferencialmente no primeiro fim do ltimo dia do ano ou primeiro do ano seguinte). EVOLUO MENSAL: a evoluo mensal permite consultar a evoluo de suas contas ms a ms, ou seja, o saldo total da soma das contas no fim de cada ms, apresentando tambm um percentual de evoluo. Por exemplo, voc possui em Janeiro/2009 $ 2.000,00 em dinheiro e $ 3.000,00 em uma conta corrente, ou seja, tem $ 5.000,00. Em Fevereiro/2009 voc obtm um lucro de $ 4.000,00 com vendas vista e gasta mais $ 1.500,00 com suas despesas fixas (gua, luz, telefone ). No final do ms voc ter o saldo do ms anterior ($ 5.000,00) + saldo

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do ms atual ($ 4.000,00 - $ 1.500,00 = $ 2.500,00), ou seja, o saldo de suas contas subir para $ 7.500,00), um aumento de 50% no saldo das contas. RESULTADO DO PERODO: permite verificar totalizadores de um perodo de tempo definido por uma data inicial e uma final. PREVISO FINANCEIRA: na guia OUTRAS voc encontra esta estatstica, cuja finalidade lhe dizer se, com base no saldo atual de suas contas e no que voc tem para receber e para pagar, possuir saldo para cobrir suas dvidas. Mesmo sendo uma previso, o objetivo desta consulta muito simples e ela se baseia apenas em resultados, ou seja, em movimentos j realizados. Ela no considera, por exemplo, o provvel volume de vendas no perodo envolvido. Prever o volume de vendas algo arriscado, j que muitos fatores externos ao sistema influenciam nisso. Por isso, a previso em si tem a finalidade de apenas inform-lo se, baseado no que voc j possui, ter caixa para cobrir suas despesas futuras. CURVA ABC: situada na guia OUTRAS, uma das principais estatsticas administrativas do sistema. A CURVA ABC procura ordenar as informaes de forma a colocar no topo da lista as mais representativas. Partindo deste princpio, a consulta permite agrupar informaes de veculos, clientes e fornecedores. Vamos exemplificar: vamos supor que selecione VECULO em TOTALIZAO e LUCRO em VALOR A CALCULAR. Neste exemplo o sistema exibir a descrio do veculo na primeira coluna (depois que clicar em PESQUISAR). Na segunda (VALOR) ser exibido o lucro total que o veculo apresentou. Os veculos sero exibidos em ordem decrescente pelo valor desta coluna, ou seja, o que mais deu lucro ser o primeiro. A partir da terceira que realmente comea a haver a anlise dos dados. Na terceira coluna apresentado o percentual que aquele veculo representa no total de lucro obtido por todos os veculos juntos. Na quarta coluna ocorre um agrupamento do total apresentado na segunda coluna do registro atual com a do registro anterior. Por exemplo, o primeiro veculo rendeu $ 2.000,00 e o segundo rendeu $ 1.000,00. Na primeira linha, a do primeiro veculo, o valor desta quarta coluna ser $ 2.000,00. J na segunda linha, o total ser de $ 3.000,00. Se o terceiro veculo da lista tiver rendido $ 500,00, esta quarta coluna ter o valor de $ 3.500,00, ou seja, ela acumulativa, somando os lucros dos veculos anteriores com a do atual. Isto serve de referncia para a quinta coluna, que representa o total que este acmulo representa no total de lucro. Vamos tomar como exemplo as vendas acima (VECULO A = 2.000,00 / VECULO B = 1.000,00 / VECULO C = 500,00). Vamos supor que meu lucro total foi de 10.000,00. Sendo assim, o VECULO A representa 20% do meu lucro (coluna 3). O VECULO B representa 10% do meu lucro (coluna 3) e os VECULOS A+B juntos representam 30% do meu lucro (coluna 5). Os VECULOS A+B+C representam 35% do meu lucro (coluna 5). desta forma que voc analisa estas informaes. A ltima coluna representa o % unitrio, ou seja, se sua lista tem 10 veculos, o valor desta coluna sempre ser 10%. Se sua lista tem 20 veculos, o valor desta coluna ser 5% (100/20). Se sua lista de veculos tem 1000 itens, esta coluna ser 0,10%. Desta forma possvel fazer a ltima comparao. Ainda usando o exemplo acima, vamos supor que minha lista tem 20 itens, ou seja, o percentual unitrio 5%. Se todos veculos rendessem o mesmo lucro, cada um representaria 5% do meu lucro total. No entanto, o primeiro representa 20% e o segundo representa 10%, Sendo assim, estes veculos esto acima da mdia.

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Ferramentas
LOG de Operaes

As operaes realizadas nos mdulo de controle do retaguarda e nos mdulos de consulta so registradas no sistema e podem ser posteriormente consultadas atravs do menu FERRAMENTAS, em LOG DE OPERAES. Este um mdulo administrativo que permite consultar quais operaes foram realizadas, em quais mdulos, quando e por quem. Ou seja, um mdulo que faz parte da rea de segurana do sistema, til para identificar possveis acessos ou alteraes indevidas em alguma informao. interessante tambm limpar este mdulo periodicamente para que ele no acumule muitos registros antigos. Para isso, use o boto EXCLUIR + 60 DIAS ou o boto EXCLUIR + 30 DIAS.

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Ferramentas
Interpretador SQL

No menu FERRAMENTAS voc pode encontrar um interpretador SQL. Neste tutorial estou descrevendo-o para ensinar voc a fazer o contrrio do que tutorais geralmente ensinam: para que voc NO O UTILIZE. O interpretador um recurso que permite no s manipular os dados dentro do seu banco de dados de forma livre, mas tambm a estrutura. A execuo de um comando errado podem comprometer totalmente seu banco de dados. Este um recurso que s pode ser usado com a instruo da SorioDev, sendo uma ferramenta til do nosso suporte.

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Ferramentas
Importar dados do sistema antigo

Tambm no menu FERRAMENTAS voc pode acessar o mdulo de importao de dados que permite capturar todos os registros lanados no TRA-FROTA 1.2.4.3 para a nova verso 2.0.0.0. importante dizer que o importador limpa o banco de dados do TRAFROTA 2.0.0.0 antes de importar os dados, mas no altera nenhuma informao no banco de dados do programa antigo. Este importador um mdulo temporrio de dever se removido entre 6 a 12 meses aps o lanamento da verso 2.0.0.0.

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APNDICE

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Configurando a Aparncia do Sistema, Logotipo e Dados da Empresa

possvel personalizar o sistema de muitas formas. A primeira e mais visvel o estilo visual do sistema. Para isso, quando estiver na tela principal, onde aparecem os menus, pressione F2 (h uma indicao desta tecla de atalho no canto inferior esquerdo). Ser exibida uma tela na qual pode aplicar diversos efeitos e cores em todo o sistema. Outra personalizao aplicvel ao sistema diz respeito ao cabealho dos relatrios. Voc pode definir o logotipo de sua empresa, indo ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. No rodap da tela h o LOGOTIPO DOS RELATRIOS, que deve preferencialmente possuir um tamanho retangular. No entanto, esta nova verso do sistema capaz de ajustar o logotipo automaticamente, alm de salv-lo em banco de dados para que voc no precise abri-lo em todos os computadores na rede. Alm do logotipo, voc pode incluir dados da sua empresa no cabealho dos relatrios. Para isso, v ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e clique em ALTERAR. No topo da tela so indicadas quais informaes vo no relatrio. Aps definir as informaes, clique em SALVAR. Com todas estas personalizaes o sistema pode ficar com a cara de sua empresa, incluindo cores, logotipo e dados da empresa.

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Como obter a quantia de KM percorrido por litro de combustvel

Esta a informao mais buscada em um controle de frota pois permite saber o quanto de combustvel o veculo est consumindo. Antes de obter esta estatstica necessrio o registro de dois tipos de informaes no sistema: abastecimentos (menu FROTA, em DESPESAS DO VECULO) e as sadas (menu MOVIMENTOS, em SADAS DE VECULOS). Nos abastecimentos contabilizado o quanto o veculo abasteceu e nas sadas o quanto ele andou. Com estas duas informaes lanadas, v ao menu CONSULTAS, em HISTRICO DO VECULO. Selecione um veculo e um perodo e clique em pesquisar. Na parte inferior do relatrio aparecer a informao que precisa: consumo de combustvel. Ela aparece indicando o nome da despesa que representa o abastecimento e, entre parnteses, quantos litros foram abastecidos. Na coluna da totalizao do valor aparecer quantos KM o veculo percorreu por litro abastecido. Quanto maior o perodo pesquisado, maior ser a preciso do clculo, Se voc pesquisar apenas de um dia, por exemplo, conseguir um clculo relativamente preciso apenas se o veculo anda bastante, o suficiente para precisar reabastecer todos os dias. Para facilitar a preciso do clculo recomendvel que adote uma poltica para os abastecimentos. Por exemplo, abastea o veculo a cada 500 KM ou quando o tanque alcanar 20% e, quando abastecer, encha o tanque. Desta forma voc ter uma maior periodicidade nos abastecimentos e conseguir interpretar melhor a consulta. Por exemplo, se o veculo abastecer em mdia a cada 3 dias, faa uma pesquisa dos ltimos 9 dias e ter 3 abastecimentos includos no clculo. J se voc encher o tanque um dia e aps 3 dias colocar apenas o suficiente para rodar por um dia durante um certo tempo e depois encher de novo, o tempo entre os abastecimentos ser muito varivel e voc precisar pesquisar um perodo maior para obter a mesma preciso.