Sistema Integrado de Gesto Empresarial (SIG) Planejamento dos Recursos da Empresa (ERP - Enterprise Resource Planning)

Definies Forma Integrada de administrao da informao em uma empresa dando suporte aos processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. Ferramenta de TI para integrar os processos empresariais e as atividades dos vrios departamentos e ou empresas da cadeia produtiva. SOFTWARES (MDULOS) NO INTEGRADOS Evoluo at o ERP Nos anos 70, falava-se em MRP: Material Requirements Planning (planejamento dos materiais, explodindo-se as necessidades pela Lista de Materiais do Produto). Nos anos 80, surge o MRP II (Manufacturing Resources Planning), que alm do Plano de Materiais, foca tambm a Produo e Vendas. Nos anos 90, surge o ERP (Enterprise Resources Planning), que, alm de tudo que estava includo no MRP II, integra tambm a rea de Finanas e RH. Os sistemas ERP trazem o conceito de Integrao das Funes e (alguns), orientao a processos. O ERP torna o sistema aplicvel fora da rea industrial. Reduo de custos + eficcia Sobreviver o objetivo Abrange a empresa No necessariamente aumenta a vantagem competitiva INTEGRAO DOS DADOS VISO SISTMICA DA EMPRESA

Criao de valor, aumento na participao de mercado O objetivo materializar novas oportunidades Abrange a cadeia de valor estendida Necessariamente aumenta a vantagem competitiva

O Software ERP o Instrumento de Transformao dos Negcios. E aps a Transformao ser o Painel de Comando da Empresa.

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Exemplo das funcionalidades de um sistema ERP

Fonte: LMCA Cons. e Desenv. De Sist., 2004.

Etapas do ciclo de vida de um sistema ERP Utilizao Deciso da Adoo Escolha da arquitetura Implantao Manuteno

Uma das etapas mais crticas Anlise de aderncia: o s polticas da empresa; o s regras de negcio; o aos sistemas existente; o aos processos internos e externos. Benefcios Tpicos na Implementao de um sistema ERP
Fonte: Duran, 2000.

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Detalhamento das etapas principais para a implantao de um sistema ERP 1) Levantamento das necessidades do cliente: avaliao das prticas e regras de negcio atuais; conhecimento dos documentos e instrumentos gerenciais utilizados; identificao das necessidades da empresa, e o que no ser contemplado efetivamente pelo sistema; necessitando de customizaes (desenvolvimentos especficos personalizados, integrados ao ERP). 2) Planejamento: objetivos a serem alcanados; especificar, mdulo a mdulo; definir um cronograma de implantao, determinando as atividades, prazos e os critrios para validao do sistema por parte dos usurios. 3) Anlise dos Processos: anlise dos processos da empresa, automatizados ou no, definindo os dados e as informaes que devero ser migrados para o novo sistema; analisar as alteraes necessrias nos processos (internos e externos) existentes, para que sejam operacionalizados no ERP. 4) Treinamento dos usurios sobre as funcionalidades do sistema pertinentes s suas atividades operacionais e gerenciais. 5) Anlise dos Processos e Parametrizao do Sistema: anlise dos processos internos da empresa (identificar melhorias e propor novas solues envolvendo a configurao dos parmetros do sistema, para que ele contemple os novos processos (equipes com especialistas das reas e do sistema); parametrizao depende da anlise dos processos e das potencialidades do sistema. 6) Desenvolvimento de Solues Especficas (customizaes): adaptao do sistema s caractersticas especficas de negcios da empresa. 7) Acompanhamento para o cumprimento do planejamento. 8) Validao: envolve a anlise crtica da implantao, confrontando-se o que foi planejado com o que foi executado e verificando-se o nvel de alcance dos objetivos previstos.

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Fatores que podem comprometer o sucesso de implantao de um sistema ERP 1) Funcionalidade: consiste na no aderncia do sistema aos processos da empresa; 2) Resistncia Organizacional: consiste na no aceitao do sistema pelos componentes da organizao. um fator extremamente poderoso e intangvel; 3) Cuidados com Tecnologia: Capacidade de processamento requerido: devem-se observar os gargalos de processamento, principalmente durante processos de fechamento ou consolidao das informaes. Superestimar a capacidade da plataforma: os recursos de TI tm um custo relativamente elevado. Integrao com outros sistemas: a complexidade cresce medida que cresce a especificidade de negcio que no contemplada pelo sistema ERP. Em situaes extremas, pode-se ter tantos sistemas paralelos, que o ambiente volte a apresentar os mesmos problemas antes do ERP. Converso de dados: inconsistncia e desatualizao dos dados podendo dificultar a converso da base de dados para o sistema. Principais caractersticas de um sistema ERP Capacidade de processar vrias empresas e filiais; Realizar a consolidao das empresas e filiais; Suporte a vrios idiomas. Interesse particular para empresas que tenham operao em mais de um pas, a fim de utilizar o mesmo sistema ERP em todas as suas unidades; Suporte a mltiplas moedas; Em cada mdulo, suporte aos relatrios exigidos legalmente nos pases para o qual o ERP est homologado; Controle de calendrio por filiais, contemplando sbados, domingos e feriados locais; Escalabilidade, ou seja, possibilidade de se expandir o sistema, suportando um grande nmero de usurios e processos simultneos. Portabilidade, ou seja, possibilidade de executar o sistema em vrias plataformas tecnolgicas seja de equipamentos quanto de sistemas operacionais, de forma que a empresa possa escolher aquela que melhor lhe convenha. Possveis Incorporaes ao sistema ERP Business Inteligence (BI): Dados -> Informaes -> Tomada de Deciso Internet: B2B, B2C, acesso via Browser etc. SCM - Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management): Interao da empresa com as demais organizaes envolvidas no processo produtivo (clientes e fornecedores) -> reduo de custos com ganhos na produtividade e na qualidade. CRM - Gerenciamento das Relaes com o Cliente ou Marketing de Relacionamento (Customer Relashionship Management): Informaes dos clientes -> anlises que permitam um atendimento diferenciado, identificando necessidades e tendncias de grupos de consumidores, alm de facilitar a fidelizao dos clientes. Automao da fora de vendas, suporte a call center, telemarketing e vendas via internet.

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Principais Fornecedores SAP: A SAP AG uma empresa de origem alem e introduziu o sistema R/3 em 1993. (do alemo: System Analyse and Programmentwicklung). Atualmente lder de vendas no mercado mundial. A principal vantagem do sistema parece ser o tratamento das partes financeiras das empresas, mas possui vrias carncias quanto ao tratamento das atividades de manufatura. BAAN: A Baan uma empresa de origem holandesa. O sistema que permite aos usurios no-tcnicos definir os processos e o software configura automaticamente o sistema de acordo com os requisitos definidos. O seu ERP bastante forte no tratamento dos diversos cenrios da manufatura. Em 08/08/2003 a SSA Global incorporou a Baan. ORACLE: A ORACLE passou de uma empresa que desenvolvia bancos de dados para uma empresa que desenvolve ERP a partir de 1994. O seu ERP apresenta mais de 35 mdulos, mas ainda carece de maiores desenvolvimentos. Seu ponto forte a grande flexibilidade. PEOPLESOFT: Esta empresa surgiu a partir de um sistema para Recursos Humanos. Posteriormente evoluiu para outros mdulos, apresentando o seu primeiro sistema integrado em 1996. Sua principal vantagem competitiva no tratamento dos recursos humanos. Ela foi incorporada pela ORACLE em 18/01/2005. J.D.EDWARDS: A empresa apresenta um ERP que bastante flexvel e forte em finanas. A manufatura tratada dentro do mdulo de distribuio e de logstica e tambm apresenta os mdulos bsicos para o planejamento, programao e o controle da produo. Foi incorporada a Peoplesoft em 18/07/2003. MICROSIGA: uma empresa nacional que tem desenvolvido sistemas de controle de gesto desde 1983. O seu ERP tem mdulos que cobrem praticamente todas as operaes empresariais. DATASUL: Ela est no mercado brasileiro h mais de 10 anos com o seu ERP. Atualmente o seu software incorpora novas tecnologias incluindo Datawarehouse, EDI dentre outras. RM: fundada em 1986 quando o principal software era o sistema de folha de pagamento denominado RM FOLHA. Atualmente o seu ERP incorpora um mdulo verstil de apoio tomada de deciso. Principais Fornecedores Participao no Mercado para grandes empresas SAP com 55,7%; BAAN Brasil com 10,2%; CONSIST com 9,4%; ORACLE Brasil com 5,2%. para mdias empresas DATASUL com 28,6%; MICROSIGA com 9,5%; CONSIST com 8,5%; SISPRO com 8%. para pequenas empresas MICROSIGA com 42,7%; AUDIT com 12,1%; DATASUL com 6,5%; R2V2 com 5,9%.
Fonte: revista Computer Reseller News de 12/04/1999 (pesquisa da Fundao Getlio Vargas)

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Exemplo de fluxo de informaes em um sistema ERP

Solicitao Compras Cotao Pedido Compra Recebimento de mercadoria Controle Qualidade Estoque MP / MC

Projeo Estoque

OP

Requisies

Custos

Simulao
Preos de Venda

Previso de Vendas

Carga Mquina
Controle de Produo

Produo

Centros Improdutivos

Estatstica

Livros Fiscais

Coletor Eletrnico

Estoque Prod/Acab

Contabilidade

Cons.Bco Informao

Liberao crdito

Liberao Estoque

Fatura mento

Movimento Ttulos

Banco

Clientes

Pedidos Vendas

EDI - Cliente
Roquete et al., 2000

Pesquisa feita com 10 empresas industriais que haviam implantado o SAP/R3 (Wood, 1999) Por Que as Empresas esto Implantando SIG?
a) Integrao de processos e informaes b) Acompanhar tendncia c) Presso da matriz e/ou acionistas d) No perder terreno para concorrentes e) Presso da rea de TI f) Motivos polticos internos g) Influncia da mdia h) Influncia de consultores i) Presso de clientes e/ou fornecedores
Fonte: Wood et al. 1999.

95 % 90 % 45 % 35 % 25 % 30 % 30 % 30 % 5%

Processo de Implantao: 30% afirmam que o processo de implantao foi consensual, enquanto 25% afirmam que tratou-se de processo coercitivo. Participao do usurio na implantao: 75% responderam que observam que o nvel de envolvimento foi alto.

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Quanto a abordagem: 25% afirmam que o processo teve foco no lado humano e nos aspectos de transformao organizacional, enquanto que 35% admitem que o processo teve foco nos aspectos tecnolgicos. Quanto ao apoio externo (consultoria): 100% dos processos de implantao foram conduzidos com apoio de consultoria, porm, apenas 60% responderam que consideraram-na influente e atuante e no mais que 25% afirmaram que a equipe de consultoria tinha experincia e conhecimento adequados. Resultados aps a implantao

a) Integrao efetiva das funes e processos da empresa. b) Melhoria da comunicao e/ou coordenao. c) Melhoria do (desenho e) controle de processos. d) Melhoria da utilizao de recursos do sistema ou da TI. e) Aumento da produtividade. f) Melhoria da consistncia de dados e/ou informaes. g) Melhoria da eficincia e/ou eficcia dos processos. h) Aumento da competitividade (empresa consegue, por isso, diferenciar-se). i) Diminuio dos ciclos produtivos e/ou ciclos de processos. j) Aumento da flexibilidade. k) Melhoria do atendimento ao cliente (externo). l) Diminuio dos custos com materiais. m) Diminuio dos custos com pessoal. n) Diminuio da utilizao de capital. o) Diminuio dos custos com equipamentos e/ou ativos.
Fonte: Wood et al. 1999.

95 % 80 % 80 % 80 % 70 % 70 % 70 % 60 % 60 % 50 % 50 % 45 % 40 % 40 % 35 %

Ganhos e dificuldades aps a implantao

Ganhos Realinhamento e racionalizao de processos Melhoria do nvel de controle Maior agilidade nos processos decisrios Reduo de ciclos operacionais Maior integrao de informaes Reduo de custos internos Reduo de estoques
Fonte: Wood et al. 1999.

Dificuldades Falta de envolvimento da alta direo Planejamento inadequado Perda de algumas funes essenciais dos negcios Perda de informaes (histrico) durante o processo de converso Baixa adequao entre os pacotes e o contexto empresarial do pas Falta de apoio (suporte) adequado para a manuteno e desenvolvimento do sistema Pouca adequao da infra-estrutura da empresa

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Medos e receios dos participantes (correntes pessimistas) O que vou ter de mudar em mim? O que se supe que eu e meu pessoal passemos a fazer de modo diferente aps a implantao do sistema? Como vai ser o nosso processo de adaptao? verdade que algumas pessoas no se adaptam? O que devo fazer para no ser uma delas? Considerando tudo o que me ensinaram at hoje em termos de como gerenciar, o que controlar, como me relacionar com as pessoas O que continua vlido e o que deve ser diferente? Se o meu trabalho desaparecer, seja porque vai passar a ser feito por pessoas espalhadas pela organizao, seja pelo sistema, o que vai ser de mim? Normalmente as dificuldades esto relacionadas com: 1 - A dimenso da perda de patrimnio intelectual que a pessoa sente que pode ter, ou seja, tudo o que ela sabe e aprendeu durante toda a sua vida na organizao poder no ser mais utilizado. E o que for novo, ela ter que aprender. 2 - A confiana que a pessoa tem em si mesma de que capaz de se adaptar e aprender a agir na nova situao ps-mudana, ou seja, as pessoas geralmente duvidam da sua prpria capacidade de adaptao e aprendizado. 3 - A predisposio natural que certas pessoas tm para enfrentar ou fugir de mudanas. E isto pode estar associado a aspectos puramente pessoais, como a tendncia da pessoa para imaginar coisas ruins, ou seja, ser pessimista. 4 - O medo de perder seu espao dentro da empresa seja deslocando-se para uma outra funo ou at mesmo sendo demitido. Quais so os critrios de escolha de um ERP? Segundo Daniel Amor, autor de The E-Business (R)evolution, antes escolherem um software ERP, os responsveis da empresa devem ter em conta os seguintes tpicos: 1 - Processos de negcio O software deve suportar todos os processos de negcio da empresa; 2 - Integrao de Componentes O software deve ter um elevado grau de integrao entre os vrios componentes; 3 - Flexibilidade Um sistema ERP deve ajustar-se s necessidades de mudana de uma empresa; 4 - Conectividade Internet Um componente deve estar disponvel para integrar os sistemas ERP com negcio on-line, de uma forma segura e fcil de usar; 5 - Suporte multi-site Funcionalidades de controle e planejamento a nvel global e local; 6 - Implementaes rpidas Um reduzido perodo de implementao reduz o tempo de espera pelo retorno de Investimento; 7 - Amigvel com o usurio Um sistema ERP deve ser utilizvel e fcil de gerir por pessoas notcnicas.
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Quais so os custos ocultos de um ERP? 1 Formao profissional 2 Integrao e testes 3 Converso de dados 4 Anlise de Dados 5 Servios de consultoria que se eternizam (contrato de manuteno) 6 Perder os melhores executivos (dificuldade de manuseio do software) 7 As equipas de implementao podem nunca terminar o seu trabalho (auto-supervalorizao) 8 Esperar pelo retorno do investimento 9 A depresso ps-implantao do ERP Viso de alguns autores sobre... ...as caractersticas do ERP:
AUTORES CARACTERSTICAS Auxilia a tomada de deciso Atende todas as reas da empresa Possui base de dados nica e centralizada Possibilita maior controle sobre a empresa Evoluo do MRPII (Plan.dos Rec.para Manufat.) Obtm a informao em tempo real Permite a integrao das reas da empresa Possui modelos de referncia um sistema genrico Oferece suporte ao planejamento estratgico Suporta a necessidade de informao das reas Apoia as operaes da empresa uma ferramenta de mudana organizacional Orientao a processos Fonte: Mendes,2002. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4

...as necessidades para implantao:

AUTORES CARACTERSTICAS Anlise dos processos Adequao de funcionalidades Etapa crtica Estratgia Confiabilidade no fornecedor Gerncia do projeto Mudana organizacional Profissionais com conhecimento tcnico e de negcio Treinamento Comprometimento da alta direo Comprometimento dos usurios Fonte: Mendes,2002. 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10

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...os objetivos Propostos:

AUTORES CARACTERSTICAS Agilidade nos negcios Base de dados nica Criao de uma base tecnolgica Controle e gesto Eficincia Obteno da informao em tempo real Permite a integrao das reas da empresa Documentao de processos Regras de negcio definidas Reduo de custos na rea de informtica Evoluo tecnolgica Empresa orientada a processo Fonte: Mendes,2002. 2 1 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1

...as barreiras e dificuldades para implantao:

AUTORES CARACTERSTICAS Anlise dos processos Atualizao constante do sistema Muitos benefcios no so atendidos Complexidade na customizao Dificuldade na comunicao Equipe experiente para conduzir a implantao Dependncia de um nico fornecedor Interface do sistema no amigvel Modelos de referncia X prticas especficas Mudana organizacional No envolvimento da alta administrao Planejamento da implantao inadequado Fonte: Mendes,2002. 1 2 3 4 5 6 7

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Resumo

Aspectos Comuns Autores e Empresas Caracterizao

1) Base de dados nica 2)Suporta todas as reas da empresa 3)Obteno da informao em tempo real 4) Permite a integrao das reas da empresa 5) Possibilita maior controle sobre a empresa 6) Auxilia a tomada de deciso 7) Orientao a processos 8) Melhor gerenciamento da informao 1) Adequao de funcionalidades 2) Etapa crtica 3) Fornecedor confivel

Aspectos Discordantes Segundo os autores Segundo as empresas

1) Evoluo do MRPII 2) Possui modelos de referncias 3) Sistema genrico 4) Suporta o planejamento estratgico 5) Ferramenta de mudana organizacional 1) Atualiza base tecnolgica 2) Automatiza tarefas administrativas

Aspectos Relevantes na Implantao

Resultados

1) Agilidade 2) Melhoria no controle e gesto da empresa 3)Obteno da informao em tempo real 4) Integrao 5) Evoluo tecnolgica 6) Base de dados nica e centralizada 7) Melhora a eficincia

1) Anlise dos processos 2) Gerncia 3) Mudana organizacional 4) Profissionais com conhecimento tcnico e de Negcio 5) Treinamento 6) Comprometimento da alta direo e dos usurios 1) Processos documentados 2) Regras de negcio definidas 3) Reduo de custos na rea de informtica 4) Empresa orientada a processo

1) Recursos financeiros escassos 2) Seleo e implantao conduzidas pela rea de informtica

1) Reduo no tempo processamento das informaes 2) Adoo de um nico sistema

de

Barreiras e dificuldades

1) Planejamento de implantao inadequado 2) No comprometimento da alta administrao 3) Equipe experiente 4) Dependncia do fornecedor 5)Customizao cara e complexa

1) Anlise dos processos 2) Atualizao constante sistema 3) Alguns benefcios no so atendidos 4) Comunicao 5) Interface no amigvel 6) Modelos de referncia X Prticas especficas 7) Mudana organizacional

3)Centralizao atividades administrativas 4) Comprometimento dos usurios 5) Reduo de custos, pela reduo de mo de obra 6) Melhoria no nvel tcnico funcionrios 1) Resistncia dos funcionrios 2) Seleo do hardware com ajuda do fornecedor 3) Funcionrios sem qualificao tcnica

Fonte: Mendes,2002.

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Bibliografia Alessandra Maria Costa e Lima e Celina Tiemi Misuqui Nakayama, Pontos a serem Considerados na Estratgia de Implantao de ERP, Disponvel em http://www.ausland.com.br/informativo/03-2002/gestao_corpo.htm, Capturado em 07/2003, maro, 2002. Duran, Meva Su, Viso Geral de Sistemas ERP, SAP Brasil, Fenasoft, So Paulo, 24 Jul 2000. Ferreira, Augusto Cantareli E da Silva, Guilherme Gadret, Um Sistema de Gesto Empresarial Baseado no Conceito de Enterprise Resource Planning ERP - Estudo para empresa Toptyre do Brasil Ltda, Monografia de Graduao de Bacharel em Anlise de Sistemas, Universidade Catlica de Petrpolis, Pelotas, 2004. LMCA Consultoria e Desenvolvimento de http://www.lmca.com.br/erp.html, Capturado em 10/2004. Sistemas, ERP, Disponvel em

Mendes, Juliana Veiga e Escrivo Filho, Edmundo, Sistemas Integrados de Gesto ERP em Pequenas Empresas: Um Confronto Entre O Referencial Terico e a Prtica Empresarial, Gesto e Produo v.9, n.3, p. 277-296, dezembro, 2002. Ozaki, Adalton Masalu e Vidal, Antonio Geraldo da Rocha, Desafios da Implantao de Sistemas ERP: Um Estudo de Caso em uma Empresa de Mdio Porte, V Seminrio em Administrao, FEA-USP, So Paulo, 2001. Roquete, Fernando, da Silva; Ethel Cristina Chiari e Sacomano, Jos Benedito, Enterprise Resources Planning: Evoluo, Conceitos e Estrutura, XX Encontro Nacional de Engenharia de Produo, Universidade de So Paulo, So Paulo, 2000. Wood Jr., Thomaz; Caldas, Miguel P. Modismos em Gesto: Pesquisa Sobre a Adoo e Implementao de ERP, So Paulo, FVG, 1999.

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