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COMO ELABORAR

PAPÉIS DE TRABALHO

MÓDULO 2
Fevereiro de 2002
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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO..................................................................................................... 03

1. CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO................................. 04

1.1 Evidências das Verificações...................................................................... 04

1.2 Exigências dos Papéis de Trabalho.......................................................... 04

1.3 Codificação dos Papéis de Trabalho........................................................ 05

1.4 Propriedade dos Papéis de Trabalho........................................................ 05

2. TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO............................................................ 06

3. PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO...................................... 08

3.1 Elaboração dos Papéis de Trabalho......................................................... 08

3.2 Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais....................... 10

3.3 Evidências dos Exames............................................................................. 12

4. DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO......................... 16

5. PASTAS DE TRABALHO UNICAMP.......................................................... 18

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INTRODUÇÃO

O auditor não se apossa de documentos originais, registros ou contas do razão para

apoiar suas descobertas.

Ele trabalha com documentos e registros que pertencem à área ou entidade que
está sendo auditada, não podendo, desta forma, utilizá-las como parte dos seus
papéis de trabalho.

Assim, o único registro de suas análises e conclusões são os papéis de trabalho que
devem ser preparados de preferência, na própria entidade ou área auditada.

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1. CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO

Todos os passos executados devem ser anotados nos papéis de trabalho.

Por exemplo, se uma soma de determinado registro foi efetuada, o fato deve ser
anotado nos papéis de trabalho, bem como, observações se foram ou não
encontradas irregularidades.

Esta anotação deve ser conservada como prova de que o auditor fez efetivamente o
trabalho.

As perguntas feitas pelo auditor no transcorrer dos trabalhos, bem como as

respostas recebidas, devem ser também registradas nos papéis de trabalho.

O mais importante na sua elaboração é que ele atenda aos objetivos de auditoria e
seja auto-explicativo.

1.1 Evidências das Verificações

Para indicar a natureza e amplitude das verificações, o auditor utiliza-se de tiques.

Ao pé da folha de trabalho, ele indicará o significado de cada sinal. Para estes

sinais, deve ser utilizado lápis de cor (preferencialmente vermelho).

Os sinais devem ser padronizados, ou seja, devem possuir sempre o mesmo

significado.

1.2 Exigências dos Papéis de Trabalho

Devem ser completos, esclarecedores e conter todas as informações necessárias;

Devem conter referências cruzadas. A informação em um papel pode estar

relacionada com outra, em outro papel;

Devem conter identificação (nome da entidade, da conta, data e assinatura);

Devem ser legíveis e auto-explicativos.

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1.3 Codificação dos Papéis de Trabalho

Existem várias formas para codificar os papéis de trabalho: numeração sequencial,

letras, combinação de letras e números, etc..

Esta codificação deve ser seguida inclusive para arquivamento dos papéis de
trabalho.

1.4 Propriedade dos Papéis de Trabalho

Os papéis de trabalho são de propriedade da auditoria interna. Embora possam

servir como fonte de referência para as áreas ou Unidades/Órgãos auditados, não
devem ser consideradas como parte dos registros ou como substitutos para eles.

Os papéis de trabalho devem ser guardados por um período suficiente para atender
as necessidades da Unicamp.

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2. TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO

Os papéis de trabalho são bastante variados, e vão desde um balancete preparado

pela contabilidade até uma simples folha de notas, onde uma conversa é registrada.

Qualquer registro que um auditor faz é um papel de trabalho. Certos tipos são
comuns, como por exemplo:

Análise de Contas

O maior volume dos papéis de trabalho, em uma auditoria de balanço, é formado

pelas análises de contas. Em um exame normal, todas as contas importantes de
balanço serão analisadas, verificando-se os detalhes que as compõe, integralmente
ou em base de testes.

Lançamentos de Acertos

Se detectados erros, há necessidade de correção. Através de um papel de trabalho

de ajustes e reclassificações, o auditor passa à contabilidade os lançamentos a
serem efetuados, indicando as contas envolvidas, histórico adequado e os valores
corretos.

Conciliações

Ao estabelecer uma relação entre vários tipos de informações, o auditor deve

preparar algumas análises de conciliações. Normalmente a contabilidade prepara e
fornece cópias dessas conciliações.

Extratos e Anotações

Cláusulas importantes de contratos devem constar dos papéis de trabalho,

principalmente se lançamentos de ajustes foram propostos com base nesses
contratos.

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Com isso o auditor deve obter cópia dos mesmos. Da mesma forma, ele deve obter
cópia de resoluções importantes da Diretoria, dos Acionistas, etc., que podem
constituir-se em provas a certas afirmações no relatório.

Balancete Contábil

Comumente conhecido como balancete, é a base fundamental dos papéis de

trabalho em uma auditoria de balanço, e todas as outras análises com ele se
relacionam de alguma forma.

Dele são preparadas as demonstrações contábeis, as quais compõe a parte mais

importante do relatório final.

Programas de Auditoria

Trata-se do programa a ser seguido pelo auditor, no seu esforço para reunir provas
suficientes, que lhe permitam oferecer uma relatório fundamentado.

Num programa bem feito, estará demonstrado não só o que deve ser feito, mas
também a pessoa e o visto de quem o executou.

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3. PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

Para maior eficácia dos trabalhos de auditoria, devemos utilizar procedimentos

padrões para a elaboração de papéis de trabalho e evidência de exames.

Os papéis de trabalho representam o instrumento de maior importância para o nosso

trabalho, pois nele estarão documentados e evidenciados todos os exames
efetuados que irão servir de suporte para o objetivo final da auditoria.

Damos a seguir os itens essenciais que deverão ser levados em considerações:

3.1 Elaboração dos papéis de trabalho

a) Cabeçalho:

Será da seguinte forma:

- Nome da Unidede/Órgão;
- Data Base do Trabalho;
- Área e Trabalho Executado;

b) Sistema de Referência:

- Será utilizada a seguinte seqüência:

A

A-1 A-2 A-3 1ª Subsidiária

A-1 A-1 A-2 A-2 A-3 A-3

1 2 1 2 1 2 2ª Subsidiária

A-1 A-1 A-2 A-2 A-3 A-3 3ª Subsidiária

1-1 2-1 1-1 2-1 1-1 2-1

2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3

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c) Numeração das Folhas

Todas as folhas de um memorando, folhas de PT com a mesma referência,

várias folhas de circulares anexas em um PT , sempre deverão ser
numeradas a sua sequência, ou seja:

1 2/10 3/10 ...........

/
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Nº de folhas

Seqüência

d) Referência de PT

Serão considerados a título de sugestão, tendo em vista que o ideal é adaptar

ao balanço patrimonial e demonstração de resultados, objetivando facilitar a
conferência, as seguintes referências:

ATIVO/PASSIVO

A Disponível
B Contas a Receber
C Estoques
D Livre
E Livre
F Despesas do Exercício Seguinte
G Realizável a Longo Prazo
M Investimentos
N Imobilizado
U Diferido
AA Fornecedores
BB Obrigações Sociais e Tributárias
CC Empréstimos e Financiamentos
DD Provisões
EE Livre
FF Livre
GG Exigível a Longo Prazo
HH Livre
SS Patrimônio Líquido

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RESULTADOS - DR

DR-1 Vendas
DR-2 Deduções de Vendas
DR-3 Custos dos Produtos/Mercadorias Vendidas
DR-4 Despesas Administrativas
DR-5 Despesas Comerciais
DR-6 Despesas Financeiras
DR-7 Receitas Financeiras
DR-8 Outras Despesas Operacionais
DR-9 Livre
DR-10 Resultado não Operacional
DR-11 Imposto de Renda e Contribuição Social
DR-12 Participações

Os índices de resultados serão o mesmo que para o ativo e passivo, ou seja:

DR

DR-1 DR-2 DR-3

DR-1 DR-1 DR-2 DR-2 DR-3 DR-3

1 2 1 2 1 2

3.2 Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais

Os principais sistemas operacionais comumente analisados são:

Ref. Ciclo Operacional

CP Compras, Contas a Pagar e Pagamentos

VR Vendas, Contas a Receber e Recebimentos

FP Folha de Pagamento

CE Custos e Estoques

TE Tesouraria

O procedimento inicial para se analisar os sistemas operacionais, dentro dos

objetivos normais de auditoria, é efetuar o levantamento de seus procedimentos e
controles internos. Esta prática é conhecida como auditoria analítica ou operacional.

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Auditoria Analítica ou Operacional

A Auditoria Analítica foi idealizada com ênfase principalmente na análise intensa dos
sistemas usados na empresa. A verificação detalhada ficará restrita àquelas áreas
onde forem reveladas falhas através da análise.

Após intensas pesquisas realizadas pela Clarkson, Gordon & Co., do Canadá,
verificou-se que o melhor meio para efetuar essa análise é a forma padronizada de
gráficos de fluxos, conhecidos como fluxogramas. Em primeiro lugar, essa é a
maneira mais concisa de registrar os sistemas da empresa e a sua revisão; em
segundo, é o instrumento mais eficiente para fazer o trabalho de análise.

Os gráficos ou fluxogramas mostram claramente como o sistema está funcionando,

e fornecem um método fácil e prontamente compreensível para localizar falhas nos
sistemas ou áreas onde melhorias podem ser introduzidas. Determina-se, então,
através da avaliação dos fluxogramas, as áreas de controle interno deficientes, as
quais serão verificadas detalhadamente.

Na Auditoria Analítica, os fluxogramas tornam-se a chave de uma análise

aperfeiçoada dos sistemas e essa análise, por sua vez, é a chave de um programa
de verificação mais cuidadosa e de uma auditoria mais útil.

Vantagens da Auditoria Analítica

Em virtude de sua concentração na análise dos sistemas operacionais, a Auditoria

Analítica oferece vantagens não só para a empresa, mas também para o auditor,
nas seguintes áreas:

• Sugestões sobre os sistemas operacionais;

• Distribuição do esforço despendido na auditoria;
• Eliminação de tempo perdido com a substituição de auditores;

a) Sugestões sobre os sistemas operacionais

A aplicação desses processos permitirá fazer recomendações mais valiosas e

realistas para melhorar o controle interno e a eficiência dos sistemas.

O controle interno deve ter sempre importância capital para a empresa, a fim
de salvaguardar o seu patrimônio e, também, para que se possa planejar uma
auditoria apropriada. Um dos propósitos fundamentais da Auditoria Analítica é,
portanto, avaliar, de modo completo e com rapidez, o controle interno. Também
as considerações sobre a eficiência não são menos importantes. Sugestões
viáveis sobre como melhorar a eficiência dos sistemas ou eliminar despesas
desnecessárias, trarão certamente vantagens para a empresa. Ainda que seja

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demais esperar que as análises para fins de auditoria produzam os mesmos

resultados de uma investigação de vulto, que vise melhorar a eficiência dos
sistemas, constatou-se que algumas sugestões úteis sobre a eficiência
aparecem como decorrência do trabalho. Essas sugestões fazem parte
integrante do serviço normal de auditoria.

b) Distribuição do esforço despendido na auditoria

A Auditoria Analítica permite a distribuição racional das horas de auditoria,

através da análise dos sistemas, por todas as áreas que requerem atenção.

A maior concentração no conhecimento das atividades da empresa e na

análise do sistema proporcionará uma auditoria muito mais inteligente. O
auditor faz uma avaliação muito mais ampla do sistema de controle em vigor e
será encorajado a usar mais iniciativa e imaginação. O volume de trabalho
pormenorizado será reduzido. A redução de detalhes não criará quaisquer
riscos adicionais, pois o completo conhecimento, acrescido de um programa de
testes bem escolhidos e concisos, proporcionará maior confiança do que um
conhecimento imperfeito, acrescido de um número indiscriminado de testes.

c) Eliminação do tempo perdido com novos auditores

Um dos problemas comuns nos serviços de auditoria é aquele ocasionado

pelas substituições frequentes de equipes de auditores. As novas equipes
necessitam inteirar-se dos métodos de trabalhos da área ou empresa, a qual,
não raro, reclama com certa razão o fato de que cada ano é obrigado a dar
conhecimento dos sistemas em operação ao novo pessoal.

Verificou-se, contudo, que quando for necessária uma mudança de pessoal, os

substitutos estarão melhor instruídos como resultado das informações
explanatórias sobre os negócios da empresa e dos amplos fluxogramas de
seus sistemas operacionais, os quais serão incorporados, em caráter
permanente, aos papéis de trabalho.

3.3 Evidência de Exames

a) Tiques sugeridos

√√ - Conforme PT do ano anterior.

S - Soma
R - Confrontado com o Razão
Y - Calculado
SHV - Somado Horizontal e Vertical

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b) Exames documentais e explicações específicas

√1 os tiques serão utilizados para evidenciar exames documentais e

sempre que possível, colocados no lado esquerdo do PT no sentido
√ ≠ “de baixo para cima”.

a as letras minúsculas em vermelho e circundadas serão

utilizadas para explicar um número ou seja informações adicionais
b
ao exame ou explicações genéricas de uma conta.
c Serão colocadas sempre que possível no lado direito do PT no
sentido “de cima para baixo”.

c) Referências cruzadas

Externas (de PT p/ PT)

As referências cruzadas serão indicadas somente pela referência do PT.

Internas

As referências internas de números serão feitas por números em vermelho e

circundados ou seja:

R$ 3.506,00 1 Composição do Saldo

-----------------------------
2.706,00
800,00
-----------
1 3.506,00

d) Expressões desaconselháveis

Deverão ser evitadas:

“Documentos verificados”- sempre que possível deve ser explicado o documento

examinado.

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e) “Para Referência”

Freqüentemente ocorre de necessitarmos em um PT, acumular vários números para

referenciar com outros PT’s. Desta forma, faremos a composição desses valores e
acima utilizaremos a expressão “Para Referência”.

Ex. 1
Imobilizado

Depreciação - Edifícios 100 1

“ - Móveis 50 2 Para Referência
“ - Máquinas 80 3 Depreciações
1 100
2 50
3 80
DR-1 230
K

Resultado
-----------------
Custo das Vendas

Depreciação 230 K

DR-1

f) Análises e Circulares recebidas

• Análises:

Todas as análises recebidas da área ou da empresa auditada e utilizadas nos

exames, deverão sempre ser anexadas em PT e confrontadas com as “fontes de
origem” e indicados:

• PPA (preparação pela área):

Não anexar nos PT’s, análises que não serão utilizadas nos trabalhos e que
somente fazem volume, ou quando já descritos no PT e que dispensa anexar as
análises.

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g) Conclusão sobre os trabalhos efetuados

Todas as análises deverão conter a conclusão sobre os trabalhos executados na

seção ou área auditada.

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4. DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO

A relação abaixo apresenta deficiências de papéis de trabalho muitas vezes

encontradas na revisão pelo Coordenador da Auditoria. O sênior é responsável pela
correção e esclarecimentos desses tipos de deficiências, antes da revisão da
coordenação.

- Falta de memorandos técnicos sobre problemas relevantes de auditoria e

contábeis.
- Falta de conclusões sobre as operações analisadas.
- Falta de liquidação dos pontos encontrados nos papéis de trabalho ou a
transferência dos mesmos para uma lista de assuntos pendentes.
- Assuntos pendentes não esclarecidos de forma definitiva e auto-explicativa.
- Fornecimento dos dados de forma incompleta (nomes, datas, importâncias)
exigindo follow-up.
- Tarefas executadas mecanicamente, sem que a finalidade global do
procedimento de auditoria tenha sido entendida.
- Falta de detalhes e referência dos valores apresentados em resumos,
particularmente dos incluídos no relatório.
- Referência a conversas ao invés de apresentação de fatos comprobatórios.
- Utilização do formato de papéis de trabalho de anos anteriores e quando estes
não oferecem a abordagem mais adequada.
- Atualização e revisão inadequada das pastas permanentes.
- Informações inúteis transcritas nos papéis de trabalho.
- Fonte de informação não indicada nos papéis de trabalho onde apropriado.
- Indexação inadequada dos papéis de trabalho; alteração do número de alguns
papéis de trabalho mas não das respectivas referências cruzadas; numeração
confusa.
- Registro inexato ou ilegível das informações e dos dados que deverão ser
usados nos pedidos de confirmação e relatórios. Informações, tais como,
números de série, nomes, datas, descrições de ativos e valores deverão ser
apresentadas correta e adequadamente nos papéis de trabalho a fim de que
possam ser incluídas nos relatórios.
- Deixar de informar o sênior sobre exceções e comentários que devem ser
incluídos no relatório para que este dê instruções a respeito ou as discuta com a
gerência da área. Todos os fatos deverão ser documentados (por exemplo:
números de contas, nomes). Todos os comentários e recomendações deverão
ser rascunhados e submetidos à gerência do serviço para revisão, juntamente
com a seção correspondente ou respectivos papéis de trabalho.

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- Falta de comunicação de exceções ao cliente e falta de confirmação de que ele

tomou conhecimento das mesmas.
- Itens que devam constar do relatório espalhados por todos os papéis de
trabalho. Esses itens devem ser relacionados em uma lista mestra e
referenciados para os rascunhos e papéis de trabalhos suportes.
- Estatísticas preparadas sem os devidos cuidados (somas erradas, percentagens
incorretas, valores inadequadamente arredondados, etc.).
- Falta de conferência de todos os cálculos importantes constantes dos papéis de
trabalho.
- Papéis de trabalho preparados pelos assistentes não revisados.
- Cabeçalhos incompletos dos papéis de trabalho.
- Papéis de trabalho não assinados ou datados.
- Análises preparadas pela área auditada não somadas ou testadas quanto a
cálculos.
- Tiques não explicados nos papéis de trabalho.
- Relatórios semanais sobre o andamento do trabalho não preparados.
- Orçamento e resumo de horas não completados adequadamente e/ou
distribuição inadequada das horas por área.

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5. PASTAS DE TRABALHO UNICAMP

Pasta Permanente

Na Pasta Permanente devem ser arquivados todos os dados históricos da

Unidade/Órgão, como:

a) memorando de conhecimento das atividades da Unidade/Órgão, envolvendo

principais processos, número de funcionários, etc.;
b) organograma funcional;
c) atas de diretoria, conselhos, etc.;
d) informações orçamentárias;
e) matérias de jornais, revistas, periódicos e outros, julgados importantes;
f) contratos de operações relevantes como financiamentos, royalties, aluguéis, etc.;
g) ações judiciais trabalhistas, etc.;
h) modelos de carta de circularização.

Pasta de Levantamento de Processos

Na Pasta de Levantamento de Processos devem ser arquivados papéis como:

a) fluxogramas ou descrição dos procedimentos e controles internos dos principais

ciclos operacionais;
b) documentos e formulários relacionados aos fluxos levantados;
c) legislação e normas internas relacionadas aos fluxos relacionados;
d) registro das entrevistas realizadas.

Pastas de Testes

Na Pasta de Testes devem ser arquivados papéis como:

a) programas de auditoria;
b) papéis de trabalhos;
c) documentos e memorandos coletados durante a realização dos testes;
d) comentários da Unidade/Órgão sobre os pontos de controle interno detectados;
e) rascunho do relatório de auditoria interna;
f) controle do tempo orçado versus realizado.

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Pastas de Trabalhos Especiais

Na Pasta de Trabalhos Especiais devem ser arquivados os papéis mencionados nas

pastas anteriormente descritas, conforme o trabalho que estiver sendo realizado.

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