CENTRO DE FORMAO PROFISSIONAL DE COIMBRA

Curso EFA NS
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CLC 6

Culturas de Urbanismo e

Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia

Portugus Tcnico: Correspondncia Comercial; Comunicaes organizacionais.

O presente caderno informativo encontra-se dividido em duas partes.

A primeira, apoiada em exemplos, correspondncia comercial:

debrua-se

sobre

Pretende-se reflectir sobre a importncia da correspondncia e condicionalismos legais que esta tipologia textual implica. Estabelecer a distino entre linguagem escrita e oral. Sistematizar regras gerais de escrita.

Normalizao aplicada correspondncia NP 5 e NP 5-2.

A segunda parte trata de outras formas de comunicao organizacional e novas formas de comunicao. Elaborao de convocatrias de natureza diversa. Elaborao de actas formais e informais.

Elaborao de relatrios de acompanhamento e relatrios para apoio a decises de gesto.

Tratamento de comunicaes por fax. Tratamento de comunicaes atravs de e-mail.

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I Correspondncia Comercial
A correspondncia comercial o tipo mais habitual de comunicao escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortogrficos e construes gramaticais incorrectas ou rebuscadas. Presentemente, o tom

usual de uma natural e corts conversa: - Uma escrita intencionada, mas agradvel: desencadear no receptor impresses positivas de interesse pelo que se expe. - No confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade. Regras Gerais de Comunicao
A elaborao da comunicao escrita envolve vrios requisitos: A capacidade de se expressar correctamente na lngua que est a utilizar, privilegiando a utilizao de frases curtas, uma ortografia correcta e uma pontuao adequada. A adequao da linguagem situao e ao interlocutor que vai receber a mensagem. O conhecimento dos diversos meios de comunicao para escolher o mais adequado ao tipo de comunicao e situao. Uma redaco inequvoca utilize uma linguagem simples, despida de frases redundantes e/ou vazias de sentido -, uma dactilografia impecvel, sem erros ortogrficos e uma apresentao cuidada. Ordenao das ideias de acordo com o esquema: introduo, desenvolvimento e concluso. A cortesia e boa educao, qualquer que seja a situao.

Organizao do texto
As suas comunicaes devem ser caracterizadas pelo rigor, preciso, correco ortogrfica, estilo e apresentao cuidados.

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia Procure centrar-se sempre nos seus aspectos positivos; mesmo que a comunicao possua aspectos negativos, inicie o seu texto realando os positivos.

Abreviaturas e siglas
Deve utilizar as siglas com precauo e de preferncia explic-las entre parntesis. Relativamente s abreviaturas, apenas utilize as que tem a certeza de serem completamente compreendidas.

Escrita de nmeros
A vrgula serve para separar a parte inteira da parte decimal dos nmeros.

Exemplo: 16,03 420,23 5781,36

Devemos separar os algarismos com um espao em branco em classes de 3 a partir das unidades, da direita para a esquerda, para nmeros inteiros ou parte inteira de um nmero.

Exemplo: 125 765 987 324 817 875 568 987 019

Da esquerda para direita para nmeros decimais ou parte decimal de um nmero.

Exemplo: 0,234 876 Excepo Se o nmero for formado por apenas 4 algarismos e se for para escrever isolado, isto , se no for para escrever em coluna, no se faz a separao em 3 a partir das unidades. Exemplo: 2009 0,1234 1234,9876 1,123 453 133 31 876 876,636

Se os nmeros forem escritos em coluna deve fazer-se sempre o seu alinhamento pelos algarismos das unidades, fazendo-se sempre a

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia separao em classes de 3 algarismos, ainda que o nmero seja constitudo apenas por 4 algarismos. Exemplo: 4 678 1 757 54 765,432 1

escrita de importncias aplicam-se as mesmas regras. Na escrita de nmeros, por vezes surgem dvidas, sobretudo na utilizao de nmeros cardinais, ordinais e partitivos, na indicao de aniversrios e na utilizao da numerao romana. Os nmeros cardinais exprimem a quantidade de um conjunto: dois, dezasseis, cento e dezanove, quinhentos, mil, um milho, Os nmeros ordinais estabelecem uma ordem: segundo, dcimo sexto, centsimo dcimo nono, quingentsimo, milionsimo. Os nmeros partitivos indicam parcelas da unidade: metade, dezasseis avos, dcimo segundo milsimo, tricentsimo milsimo, milionsimo. A numerao romana utiliza-se em especial para representar os sculos, os captulos ou partes de uma obra e a ordem da sucesso dos reis. A numerao romana deve escrever-se sempre em maisculas.

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia 1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7 VI I 8 VI II 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 IX X XI XI I XI II XI V X V X VI 1 9 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 7 0 8 0 XIX XX XX X XL L LX LX X LX XX 90 10 0 10 1 17 0 20 0 26 0 30 0 35 0 XC C CI CL XX CC CC LX CC C CC CL 40 0 41 0 50 0 54 0 60 0 62 0 70 0 78 0 CD CDX D DXL DC DCXX DCC DCCLX XX 80 0 81 7 83 0 90 0 99 0 10 00 10 01 10 10 DCCC DCCCX VII DCCCX XX CM CMXC M MI MX

Escrita de datas
A escrita numrica das datas deve fazer-se pela seguinte ordem: ANO Ms Dia

A separao dos elementos faz-se atravs de um espao ou de um hfen (-) separador. 2003 01 01 2003-01-01

Estrutura da carta Comercial

Cabealho: o identificao do remetente e do ramo de actividade, morada;

telefone, fax, e-mail (estes elementos esto habitualmente inseridos no logtipo da empresa); Localidade e data. Endereo do destinatrio: o nome da empresa (nome, ttulo e cargo do destinatrio, se conhecidos) e endereo; Referncias: o Ex: N/ Ref. 133/01 carta n 133 do ano de 2001;

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia o Ex: V/ Ref. - referncia feita em relao a documentos externos; Assunto: o Breve identificao do assunto - Ex.: Assunto: Devoluo de garantia bancria.); Frmula de saudao: o escreve-se sempre esquerda; o Ex: Exmo(s). Senhor(es) // Exma(s). Senhora(s); Corpo da carta: o desenvolvimento do assunto apresentado; o Ideia(s)-chave, justificao e concluso do assunto; Frmula de encerramento: o Exs: Com os nossos cumprimentos, // Com os nossos melhores cumprimentos, // Agradecemos a ateno prestada, // Sem outro assunto, Assinatura: o habitualmente precedida de uma formula Ex: Atentamente, //l Ao vosso dispor, // Ao seu dispor.

Nota: Depois da assinatura, deve constar dactilografado: Nome, ttulo ou cargo do responsvel pela carta.
Iniciais identificativas de quem redigiu e de quem dactilografou. Identificao do(s) anexo(s), se existirem: o Ex. Anexo: garantia bancria referida; Post Scriptum : o Na forma abreviada: P.S. o Hoje, com a facilidade do processamento de texto

em

computador: o P.S. no pode resultar de um acaso o recurso adequado ao P.S. deve resultar de uma estratgia intencional para vincar algo.

Carta de Encomenda
Podemos servir-nos de uma carta comercial para efectuar uma encomenda de produtos ou esta pode servir para acompanhar a nota de encomenda/venda. A nota de encomenda emitida pela empresa compradora em documento com o seu timbre -, especificando a quantidade, qualidade e condies de transporte, de entrega e de pagamento dos artigos a encomendar.

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia A nota de venda um documento emitido pela empresa vendedora em documento com o seu timbre -, especificando quantidade, qualidade e condies de transporte, de entrega e de pagamento dos artigos a vender. O objectivo o mesmo: registar a encomenda de artigos o que constitui o primeiro passo de um contrato compra e venda.

Carta de Reserva
Habitualmente, uma carta de reserva utilizada para confirmar uma reserva feita por telefone, formalizando assim o contacto. Elementos estruturais: Data de entrada e sada ou, em alternativa, a data de partida pretendida (reserva de hotel). Dados de identificao de quem reserva e nmero de pessoas. Especificao do que se pretende reservar. Pedido de confirmao por escrito da reserva. A forma de pagamento em especial se se tratar de pagamentos a serem facturados a empresas, devendo, nesse caso, indicar-se o nmero de contribuinte da empresa que vai efectuar o pagamento. Pode ainda ser utilizada para reservar espao, num meio de transporte, para a expedio de mercadorias. Neste caso, a empresa vendedora/expedidora escreve ao seu agente transitrio para que reserve espao num navio, avio, camio ou comboio, para uma remessa de mercadoria. Especificamente, neste caso, a carta deve conter mais elementos, como: Tipo de transporte pretendido; Destino; Detalhes sobre a remessa a enviar: tipo de mercadoria, peso e dimenses; Especificaes sobre condies de entrega da mercadoria no destino e respectiva documentao.

A carta de envio, transporte e entrega de mercadorias

Estrutura: Especifique correctamente o assunto refira a que nota de encomenda/venda diz respeito ao envio; Fornea detalhes sobre o envio: Informao sobre documentao anexa ao envio: guia de remessa, factura, conhecimento de embarque, senha

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia Confirmao das condies de venda/ pagamento acordadas (Ex. Conforme o acordado, o pagamento ser efectuado mediante as seguintes condies: 30% p.p., 70% com letra aceite com vencimento a 60 dias. De acordo com as condies que acordmos, sacmos uma letra com o valor total da mercadoria, c/vencimento a 90 dias, a qual agradecemos que nos devolvam, devidamente aceite, o mais rapidamente possvel.); Encerramento. Relativamente s mercadorias, a carta deve conter os seguintes elementos: A sua descrio; Quantidade e qualidade; Preo unitrio acordado. Quanto ao transporte, deve ter-se em conta: A designao do meio de transporte a utilizar: Condies e local de entrega envolvendo as despesas de frete e o seguro de transporte. Quanto ao pagamento, a carta deve mencionar: Condies especiais de pagamento (ex. descontos); Forma de pagamento (ex. cheque, letra, transporte, transferncia bancria); Prazo de pagamento (ex. 30, 60, 90 dias).

A carta de Cobranas
Aviso de rotina nesta fase limite-se a lembrar ao seu cliente que o prazo acordado para efectuar o pagamento j foi ultrapassado. Incumprimento do prazo de pagamento se o cliente habitualmente cumpridor, mas no efectuou o pagamento no prazo acordado, pode estar a passar dificuldades, pelo que, em nome do seu comportamento passado, h que delicadamente abordar a situao, enviando uma carta onde se sugere ajuda e no se pressiona demasiado. Incumprimento do prazo de pagamento o contencioso quando o incumprimento do prazo de pagamento j ultrapassou todas as fases e no se obtiveram quaisquer resultados, h que enviar uma carta em tom mais duro, onde se pode chegar ameaa de cobrana por meios judiciais.

Carta de Reclamao

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia Uma carta um texto cuja organizao e linguagem so condicionadas pela inteno de quem comunica (remetente) com algum que se encontra ausente (destinatrio). Nesta situao especfica da carta de reclamao, pretende-se reclamar, ou seja, apresentar queixa contra uma situao incorrecta. Estrutura: -Identificao do remetente; -Identificao do destinatrio; -Data; -Resumo do assunto da carta (numa linha s e em poucas palavras); -Corpo da carta: -Descrio da situao que levou ao envio da carta; -Exposio clara do que se pretende. -Assinatura; -Referncia a documentos em anexo (se for necessrio). CUIDADOS A TER: Guarde cuidadosamente uma cpia (uma fotocpia da carta j assinada) e, se a entregar em mo, pea que o destinatrio a assine, com a meno Recebi em ___/___/___. Se se tratar de uma empresa ou outra entidade, tambm dever ser carimbada.

Circular Informativa
As situaes que do origem a circulares informativas so: A abertura de uma sucursal; A renovao das instalaes; A introduo de novos servios ou acessibilidades; As mudanas de instalaes; As alteraes de horrio; A divulgao da situao financeira da empresa; O recrutamento de algum;

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia O despedimento colectivo.

Estrutura:
Enquadrar o acontecimento se referir um melhoramento do servio da empresa, deve valorizar o facto e realar as vantagens para os clientes e colaboradores; Informar pormenorizadamente em que consiste a mudana; Encerrar com uma nota de optimismo, se houver motivo para congratulaes.

II Outras formas de comunicao organizacional

Convocatria
As convocatrias so o meio atravs do qual se convidam e informam os participantes de uma reunio acerca do dia, hora, local e ordem de trabalhos. Tipos de convocatrias: Formais; Informais; Call for papers.

Estrutura: Nome da empresa ou organismo que convoca; Data da reunio: dias, ms, hora e local; Ordem de trabalhos/agenda: assuntos a debater; Quem convoca; Data da convocatria.

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia As convocatrias formais podem ser publicadas em jornais, no Dirio da Repblica, e devem ser enviadas aos convocados antecipadamente, em carta registada (eventualmente com aviso de recepo). As convocatrias informais so utilizadas para informar os elementos de uma empresa da realizao de uma reunio e da respectiva ordem de trabalhos. A convocatria feita atravs de call for papers solicita a presena e a participao de convidados para discutirem um determinado assunto.

Acta
A acta um documento escrito de valor jurdico em que se regista de forma vigorosa, precisa e metdica as ocorrncias, resolues e deliberaes de uma reunio ou assembleia. PARTES DE UMA ACTA Nmero. Ttulo da acta. Dia, ms, ano, hora e local da reunio. Identificao do presidente e do secretrio. Registo de ocorrncias (discusses, votaes, deliberaes). Fecho. Assinatura.

AS NORMAS GERAIS EXIGEM QUE: A redaco seja feita sempre por extenso. A aprovao suceda leitura, em voz alta, pelo secretrio, ocorrendo antes das assinaturas. A assinatura seja feita por todos os presentes, conforme o caso, ou pelo presidente e pelo secretrio. As rasuras, omisses ou aditamentos sejam ressalvados em devido tempo.

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia Todos os espaos em branco sejam trancados, qualquer que seja o tipo de acta.

Requerimento
D-se o nome de requerimento a uma petio geralmente escrita, segundo as normas legais, dirigida a uma entidade oficial, da justia ou da administrao. Intencionalidade comunicativa - Solicitar algo a que se tem direito ou se julga ter: obter informaes sobre determinado assunto; solicitar providncias; convocar uma ou mais sesses; obter determinado documento;

Obedece a uma estrutura formal e lingustica, normalizada por formulrios dos servios competentes. Deve: - ser preenchido com clareza e perfeio; - ser apresentado numa folha branca, ou formulrio fornecido para o efeito; - separar os diferentes pontos do texto por um espao em branco. Frequentemente obedece a um texto designado por minuta ( o modelo) e, depois de preenchido, o original fica nos servios competentes e a cpia entregue ao requerente, aps autenticao com o selo do estabelecimento. Estrutura - vocativo ou destinatrio/ entidade a quem se dirige ( parte superior direita da folha); - indicao do seu cargo ou funo, com a forma de tratamento adequada/ rgo a que se dirige; - identificao o mais completa possvel do requerente: nome completo, nacionalidade, profisso, endereo, n de BI, n de contribuinte; - assunto: pedido e sua justificao; pode ser fundamentado recorrendo a leis, decretos, portarias e outros documentos legais;

ABERTURA

ENCADEAME NTO ( ou texto principal)

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FECHO

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Formadora: Marta Perptua e Carla Manaia - frmula final, do lado direito da folha: pedido de deferimento; - local; - data; - assinatura do requerente ou seu representante legal.

Novas formas de comunicao Fax

O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulrios para este tipo de correspondncia que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se ao mximo para que a mensagem seja clara e concisa. Em princpio, no necessrio acusar a recepo, que feita automaticamente. Mas o fax no deve ser utilizado para substituir as cartas. Se for uma correspondncia formal ou oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cpia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.

Correio Electrnico E-mail

Por ser o meio de comunicao mais usado e mais rpido que a nova tecnologia digital permite, tem geralmente um tom menos formal que uma carta; mas este obedece tambm s regras daquela: Indicao do assunto a que se refere a mensagem; A frmula que introduz a mensagem; A mensagem, que se divide em:

Introduo; Apresentao do assunto; A sua concluso.

A frmula que termina a mensagem. A assinatura digital

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Bibliografia: Santos, Fernando Saber Escrever, A Arte e a Tcnica da Escrita, Chambel Edies, 1998 Sequeira, Arminda S Moreira - Correspondncia em Portugus, Comunique de forma eficiente, Porto Editora, 2006 http://www.portugalprotocolo.com/COMUNICACAO_CORRESPONDENCI A.php