INTRODUÇÃO

Com o crescimento explosivo dos dados armazenados, organizar arquivos e

pastas com documentos impressos e eletrônicos tornou-se uma missão insana.

Com isso, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, incorporando

aos arquivos digitalizados informações de indexação conhecidas como metadados.

Gestão eletrônica de documentos é a tecnologia que utiliza recursos de hardware e

software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações
(impressas ou digitais) existentes em documentos de empresas e outras organizações.

De modo geral podemos descrever o GED como um conjunto de processos

interligados que possibilita qualquer empresa gerenciar seus documentos na forma física ou
digital.

Esses dados podem estar contidos em documentos impressos ou arquivos, podendo ter
origens diversas, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos
de texto.
METADADOS

Metadados são ponteiros armazenados junto com o documento digitalizado que

fornecem detalhes importantes sobre o mesmo, como o nome do autor, a data de criação, o
tamanho, descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser encontrado
em eventuais buscas.

Os metadados são muito importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos,

pois acrescentam informações quem facilitam a busca dos mesmos dentro de grandes sistemas
de armazenamento, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias
associativas.

OBJETIVOS DA GESTÃO DE ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

 Padronizar procedimentos para classificação, transferência, guarda e descarte de

documentos;
 Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa;
 Melhorar a segurança ao acesso das informações;
 Proporcionar economia ao racionalizar a produção documental;
 Agilizar e melhorar o processo decisório;
 Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos;
 Preservar o patrimônio documental histórico;
 Agilidade na busca de documentos;
 Acompanhamento do status de documentos (workflow de documentos);
 Redução de falhas operacionais (controle automático de revisões e versões);
 Colaboração de profissionais geograficamente dispersos (sistema web);

PRINCIPAIS COMPONENTES DE GED

OS GED basicamente possuem componentes de captura, onde documentos impressos

são digitalizados, sendo armazenados em sistemas de armazenamento como storages NAS.( É
um computador ou sistema de armazenamento conectado a uma ou mais redes locais para
armazenar, compartilhar, gerenciar e fazer backup de dados)

Sistemas modernos de captura contam com scanners de alta velocidade equipados com
OCR (optical character recognition), que transformam imagens em arquivos de texto e
registram metadados para buscas futuras.

PRINCIPAIS VANTAGENS DE GED NA ENGENHARIA

Ambiente Colaborativo para Projetos
Oferece suporte colaborativo entre projetistas, construtoras, gerenciadoras,
fornecedores de equipamentos, suprimentos, clientes, entre outros, controlando o acesso e
atualizações de informações compartilhadas, notificando as partes interessadas sobre as
mudanças e mantendo um histórico completo de todas as ações realizadas. Os usuários
possuem acesso controlado às funcionalidades do sistema, como: download, impressão,
visualização e comentários. Ele também permite a pesquisa inteligente de documentos,
através dos atributos e do conteúdo dos documentos.
 Integridade de Informações
Permite o relacionamento entre documentos, alertando quando um documento
predecessor é alterado. Armazena as cópias de verificação, em formato digital, permitindo a
consultas e auditorias futuras.

Gerencia as emissões de documentos, considerando as diferentes finalidades de

emissão: Para Aprovação, Para Construção, Para Compra, entre outras. Mantém histórico de
auditoria das atividades realizadas pelos usuários nos documentos

Acesso Flexível à Informações

Engenheiros e técnicos podem acessar informações e realizar suas tarefas diárias por
meio de um acesso internet simples, usando uma ampla variedade de funcionalidades,
incluindo: relatórios, processos de trabalho e notificações de mudança, visualização de
desenhos e modelos 3D. Cada usuário possui o acesso controlado às informações necessárias.
O acesso intuitivo às informações acelera a adaptação ao sistema e reduz os custos e os
requisitos de treinamento.

Processos de Trabalho Simplificados

Processos impõem procedimentos obrigatórios, como aprovações e assinaturas
necessárias, enquanto permanece flexível para fluxos de trabalho. A solução entrega tarefas
aos usuários autorizados, registrando as tarefas e as ações resultantes realizadas.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DE GED NA ENGENHARIA

 Oferece dado preciso e apropriado para suporte rápido à decisão em situações críticas e
ajuda a gerenciar inconsistências e reduzir erros;

 Fornece um repositório seguro e de alta integridade para informações e documentação de

projetos, com rastreabilidade auditável;

 Melhora a qualidade da transferência de dados técnicos e de engenharia dos projetos

 Permite que os usuários encontrem informações de forma rápida e fácil por meio de muitas
rotas diferentes (consulta, pesquisa, navegação, recuperação de texto completo) com base
no conhecimento que possuem;

 Promove análise remota de clientes e reguladores por meio de um portal para minimizar o
tempo dos projetos;

 Fornece gerenciamento de conteúdo de engenharia comprovado, incluindo gerenciamento e

controle de documentos e desenhos, além de intercâmbio com fornecedores;

 Oferece integração com soluções de engenharia, a fim de aumentar a qualidade de

informação dos projetos enquanto reduz o cronograma;

 Reduz custos e erros associados a várias fontes de informação, eliminando os limites entre
elas.
FUNCIONALIDADES ESSENCIAIS DE GED

Total Mobilidade: Acesso aos documentos de qualquer computador, tablet e smartphone

com internet.

Web App (PWA): Todas funcionalidades de um app, sem consumir espaço.

Comparativo: Compare revisões e versões de documentos e veja as mudanças de forma fácil.

Pesquisa Avançada: Pesquisa de documentos pelo seu conteúdo e criação de pesquisas com
qualquer atributo.

Assinatura Digital e Eletrônica: Assine seus documentos dentro da plataforma, sem

necessidade de download. Sem limite de assinaturas.

Business Intelligence: Integração com Power BI e outras ferramentas de inteligência de

negócios para informações dinâmicas.

Planilhas: Integração com Microsoft Excel para acesso automatizado em tempo real à
informações

Integração com Scanner: Integração com scanners e multifuncionais para cadastro de

documentos para o sistema, conforme seus requisitos.

Edição de Documentos: Edição de documentos integrados à softwares instalados na máquina

do usuário (Office, AutoCAD, Revit, Photoshop e outros).

Comentários e Anexos: Cadastramento de comentários e anexos relacionados aos

documentos.

Pré-Visualização: Veja uma pré-visualização de um documento sem necessidade de abrí-lo,

totalmente online.

Visualização: Veja documentos online: AutoCAD, Word, PowerPoint, Excel, Project, PDF,
imagem, modelos 3D (BIM) e muito mais!

Integrações: Com o Web Service realizar integrações simples e facilmente com outros
sistemas.

Plug-in Navisworks: Acesso rápido à informação e comentários em documentos.

Compartilhamento com QR Code: Gere PDFs com QR codes, vinculando o documento

físico ao visualizador online da versão atual.

Controle de Acervo: Controle e copie documentos de acervo, referência com a função de

cópia de documentos.

Portifólio: Controle múltiplos projetos, contratos, unidades, localidades, áreas, departamentos

em um único sistema.

Controle Automático de Versões: Garantia da última versão do documento. Impede a edição

simultânea dos documentos.

Workflow de Atividades: Fluxo de atividades (em paralelo e opcionais). Notifica

responsáveis e controla prazo.
Avanço Automático: Siga fluxos automaticamente com a ferramenta de avanço automático e
não perca prazos.

Codificação Automática: Gere o código de seus documentos automáticamente de forma

padronizada para identificação.

Controle de Prazo: Atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos.

Checklists de Verificação: Checklist (técnico e qualidade) dos documentos. Ranking dos

erros por profissional.

Acesso Controlado e Rastreável: Permissão definida para cada usuário. Rastreabilidade das
ações realizadas.

Templates: Criação de documentos a partir de templates cadastrados no projeto.

Relatórios e Indicadores: Um conjunto de relatórios e indicadores permite a gestão online do

desempenho dos projetos.

Visualização de Documentos: Visualize documentos CAD (2D e 3D), Office, PDFs e mais
diretamente no navegador, sem necessidade de programas instalados.

Relacionamento Automático: Relacionamento automático de docs, com envio de alerta caso

haja alteração de docs relacionados.

Envio de Notificações: Exemplos de notificações: inclusão ou revisão de documentos,

controle de prazo…

Emissão de Documentos: Emita documentos, listas e guias de remessas online.

Revisões e Comentários: Crie anotações, desenhos, comentários e revisões em documentos

CAD, Office ou PDF diretamente no navegador.

Ações em Lote: Realize as funções do sistema em lote, sem necessidade de mexer

individualmente nos itens.

Controle de Cópias: Controle a emissão de cópias físicas dos documentos dirto na

plataforma.
Marca D'água: Adicione marcas d'água aos seus documentos de forma instantânea.

Segurança e Backup:Backups e segurança de nossos ambientes hospedados na Amazon Web

Services.

Controle de Emissão e Markup:Controle das emissões dos documentos e dos comentários

dos clientes

Customização: Adicione o logo da sua empresa às emissões realizadas no sistema.

Integração Azure AD:Gerenciamento de usuários integrado ao Azure Active Directory

(AAD) da Microsoft

Integração Active Directory: Gerenciamento de usuários integrado ao Active Directory da

Microsoft
Integração LDAP: Gerenciamento de usuários com protocolo LDAP para integração com
outras plataformas

Integração Google Workspace: Gerenciamento de usuários integrado ao Google Workspace

(antigo G Suite)

Hospedagem AWS: Ambiente de hospedagem na Amazon Web Services, fornecendo

confiança e segurança
 CONCLUSÃO

Essa tecnologia foi especialmente importante para que empresas pudessem unificar o
gerenciamento de dados dos arquivos disponíveis em servidores e os documentos impressos
da área de arquivamento que foram digitalizados. Alguns sistemas voltados para o GED
mapeavam a localização física das informações impressas em grandes organizações,
facilitando a busca de documentos.

O GED permite gerenciar com eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de

documentos e arquivos, permitindo verificar informações como a data de criação, autoria,
revisão, versão, segurança, busca e se o documento possui versões anteriores.

Com a evolução da tecnologia, o GED passou a gerenciar processos na criação

e organização de documentos dentro de grandes empresas, estabelecendo prazos e garantindo
que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.