Como elaborar o oramento da sua empresa

Estamos em novembro, o ms que aumenta a demanda por planejamento estratgico e oramento empresarial. o tempo que a preocupao, planos, estratgias, idias para o ano seguinte tomam forma atravs de relatrios e planos escritos. De forma resumida, a empresa pode fazer o oramento executando cinco grandes passos: 1. Previso de Vendas 2. Oramento da produo (ou compra de materiais) 3. Oramento dos gastos variveis 4. Oramento dos gastos fixos 5. Oramento dos investimentos 1. A previso de vendas um ponto muito sensvel do oramento, pois a fidelidade de todo o plano intimamente ligada com a previso de vendas. Recomendo fazer a estimativa de vendas de forma consolidada, ou seja, utilizando mais de uma forma de previso, tais como: a. Histrico de Vendas dos perodos anteriores b. Estimativa de crescimento do mercado c. Inflao do perodo d. Consulta a fora de vendas e. Consulta aos diretores de vendas (ou em pequenas empresas os proprietrios) f. Entrada e sada de novos produtos na linha g. Todos os outros fatores que forem relevantes para sua empresa. No existe receita de bolo, onde basta misturar os ingredientes e sai o bolo pronto. Cada oramento empresarial um novo projeto e deve ser tratado com bastante zelo sob pena do mesmo ser mais um relatrio intil, entre os tantos relatrios inuteis que temos. Para que a previso de vendas seja coerente, esperado o envolvimento do time de vendas. bom resaltar que o relatrio de previso de vendas no deve ser utilizado para os planos motivacionais da equipe de vendas. Aqui devemos usar a cautela e conservadorismo, pois os planos de compra e gastos sero feitos com base nessa estimativa. Por outro lado, os planos motivacionais deve ter metas mais ousadas por conta de distribuio de premios e gratificaes aos participantes. Eu gosto de utilizar a tcnica de decomposio para estimar as vendas. Ou seja, analisando cada produto, ou cada linha de produto, depois agrupando os valores por departamentos, setores, divises e por fim teremos a previso de venda total. 2. O Oramento da Produo, como disse anteriormente, tem ligao direta com a previso de vendas, pois sabendo a lista de produtos que espera-se

vender no ano seguinte, possvel estimar os materiais necessrios para sua produo. Se a empresa for indstria e tiver fichas tcnicas dos produtos confiveis, basta utiliz-las para fazer a lista de compras de materiais. Caso no haja fichas tcnicas, ento o processo de oramentao dos materiais ser similar ao passo nmero 1. Tero maiores pesos nesse processo a experincia dos compradores e os histricos passados. Se a empresa for comercial, tudo fica mais fcil, pois os mesmos produtos previstos para vender so aqueles que deveremos comprar. Ento basta fazer a mesma listagem mas considerar o custo dos produtos. Se a empresa tiver muitos itens, como grandes distribuidoras e supermercados, recomenda-se fazer o oramento de compra por grupos, sub-grupos, departamentos, marcas ou fornecedores. 3. Oramento dos gastos variveis. Primeiramente vamos relembrar que os gastos variveis so aqueles que "variam" na mesma proporo das vendas. Ou seja, sua base de clculo so as vendas ou faturamento da empresa. Alguns dos exemplos mais conhecidos de gastos variveis so os impostos, comisses sobre as vendas, fretes de entrega e alguns outros. Neste caso deve se prever o valor percentual que cada despesa representa em relao ao faturamento. Talvez voc tenha que gastar um tempinho no excel para fazer algumas formulas escalonadas, quando no for uma taxa percentual fixa para qualquer valor de faturamento. Exemplo: para empresas que esto no regime tributrio conhecido como SIMPLES FEDERAL, o percentual de impostos sobre as vendas depende do total do faturamento da empresa nos ultimos 12 meses. Ento se a empresa apresenta crescimento nas vendas, no podemos considerar uma taxa fixa para o ano todo. Pode acontecer da taxa de imposto mudar mais de 3 vezes durante o mesmo ano e isso deve ser considerado no seu oramento. O mesmo acontece com comisses. Algumas empresas fazem escalas de comisses por faixa de faturamento, o mesmo exemplo do pargrafo anterior e deve ser considerado. 4. Oramento dos gastos fixos. Vamos antes desmitificar (se que essa palavra existe) um conceito errado, ou mito, sobre gastos fixos. Os gastos fixos so assim chamados porque no tem relao direta e nem varia de acordo com o faturamento da empresa. Gastos fixos no precisam ter obrigatoriamente o mesmo valor todos os meses. Muitas pessoas me perguntam: Nunca pago o mesmo valor de telefone (ou energia, ou refeies, ou despesas de viagens, ou treinamentos, ou folha de pagamento, ou quase tudo na empresa) todos os meses, ento esses so gastos variveis certo? ERRADO! Apesar de poucas despesas terem os mesmos valores mensalmente (aluguel, iptu, mensalidades...) todas aquelas que no variam de acordo com o faturamento so sim consideradas como fixas. claro que o telefone no ser o mesmo valor todos os meses, mas ainda assim

devemos considerar como um valor fixo, pois vendendo mais ou menos durante um determinado ms, teremos que pagar o telefone. Ento para fazer o oramento dos gastos fixos temos que, primeiramente, verificar se a previso de vendas feita no item 1 demonstra aumento ou queda no faturamento. Depois devemos entender se essa variao da previso de vendas para o prximo ano ter impacto nos gastos fixos da empresa, tanto para aumento quanto para diminuio. Algumas perguntas podem ajudar: a. Ser necessrio contratar mais pessoas? b. Teremos que mudar de local ou aumentar o espao fsico? c. Nossa estrutura de telefonia, internet, sistemas de computador necessitam de aumento? d. Teremos que aumentar o investimento em treinamento do pessoal? e. Para suportar o aumento nas vendas precisaremos de mais verba para propaganda? Faa ento uma lista de tudo que mudar na estrutura de gastos fixos para o prximo ano. Faa ento uma anlise histrica dos gastos nos anos anteriores. Verifique despesas que no mais existem e despesas que surgiram somente no ltimo ano. Envolva os gerentes e diretores para saber se aqueles gastos continuaro ou no. Considere tambm a inflao esperada para o prximo ano, pois consumindo os mesmo recursos, com certeza a empresa gastar mais pois os mesmos produtos e servios estaro mais caros. importante considerar separadamente o aumento na folha de pagamento, pois essa no segue exatamente o padro da inflao do perodo. Dependendo dos sindicatos envolvidos, os aumentos podem ser alm da inflao e influenciar toda a estrutura do oramento. Entre em contato com os sindicatos para ver as previses ou analise os histricos de aumento nos ltimos anos. Para empresas grandes em forte expanso, faz-se necessrio entender o sistema de aumento de remunerao ou bonificaes. Caso esse plano no esteja formalizado, o responsvel pelo oramento deve entrevistar os dirigentes da empresa para saber quais so as idias para esse ponto. 5. Oramento dos Investimentos: todos os pontos anteriores demanda investimentos na empresa. Principalmente quando estamos falando de expanso, faz-se necessrios mais mquinas e equipamentos. preciso falar com cada setor para verificar as necessidades de investimentos. Depois do levantamento das necessidades no considere ainda no oramento, preciso verificar junto aos diretores e considerar somente aquilo que eles aprovarem. Digo isso pois os gerentes de rea ou de setor tende a relatar muito mais do que precisam ou que realmente tero aprovados. Mais importante que isso, e muitas vezes ignorado, o oramento do aumento do capital de giro. Pois todo aumento de vendas gera aumento de capital de giro. Mudanas na poltica comercial, como aumento do prazo de recebimento dos clientes tambm aumentam ferozmente a necessidade de capital de giro. Veja outros artigos sobre capital de giro aqui.

Bem, com isso teremos vrias informaes relevantes para "montar" o oramento. Esse post no trata de ferramentas, mas somente dos conceitos. Caso precise de algumas sugestes simples de planilhas para executar o oramento de sua empresa entre em contato comigo. Vou elaborar para a aprxima semana um artigo sobre controle do oramento, que to importante quanto elaborar um. POis sem controle o oramento fica somente um belo relatrio empoirado na gaveta ou na estante do escritrio

Oramento - 10 Etapas Que Podem Fazer A Diferena Na Hora De Driblar A Crise

Publicado em: 21/01/2009 |Comentrio: 1 | Acessos: 4,934 | 1 Anncios Google Ofertas de Emprego As ltimas ofertas esto no Coisas! Vrias reas Profissionais. Veja J Emprego.Coisas.com Obras Projecto/Oramento Preocupamos-nos em adaptar cada soluo ao seu oramento e desejo. www.obrasdarq.com C++ Excel Add-Ins Max. Performance: No VBA or COM. Use Objects in Excel 97+ Worksheets ManagedXLL.com Foras de Vendas Externas Mais clientes e satisfeitos Sucesso garantido www.grupoventaproactiva.com O futuro do seu concorrente a Deus pertence. No o seu! No importa a temperatura do mercado, elaborar um oramento cuidadoso uma atitude prudente que premia o gestor competente que trabalha de forma assertiva pela perpetuao da empresa. Independente do tamanho ou segmento de mercado em que atua a empresa deve obrigatoriamente elaborar um oramento detalhado baseado numa perspectiva de vendas assertiva para o ano fiscal.

Ambos, oramento e previso de vendas, so tarefas elementares e ordinrias. O oramento, na sua definio mais grosseira, a ferramenta que equaciona as fontes de receita versus os custos, despesas e investimentos. portanto, indispensvel na tomada de decises. O responsvel por facilitar este processo deve promover sinergia entre as reas de vendas, marketing, produto e financeira. Para que se obtenha um bom resultado na conduo desta tarefa, atenhase aos fatos histricos da empresa e no maquie a realidade. No permita chutes sobre as perspectivas de vendas e evite tambm atitudes que tentam encontrar pelo em ovo enquanto o elefante passa pela suas costas. Assertividade a virtude a ser alcanada neste processo! Na prtica o oramento elimina o entusiasmo vazio de gestores falastres e preguiosos, transformando esta energia pouco confivel numa equao matemtica eficiente. importante calcificar a idia de que: Planejamento Estratgico e Oramento so ferramentas complementares. O planejamento estratgico traa um caminho que projeta a empresa no mdio-longo prazo enquanto o oramento, materializa cada passo que ser dado neste caminho. Um Planejamento Estratgico sem Oramento tende a ser apenas um sonho. Um Oramento sem Planejamento Estratgico tende a ser apenas uma planilha de despesas elaborada pela tesouraria. Anncios Google

Existem escolas que defendem o planejamento e o oramento, outras que abominam. A primeira defende a previsibilidade e a boa gesto dos recursos humanos e financeiros, a outra defende a intuio e a massa crtica dos diretores da empresa. Qual seguir ento? Se voc julga que sua empresa foi criada para perpetuar-se ao longo de dcadas e sculos e que a liderana e a intuio do brilhante dono, fundador, que a criou no estar presente para sempre, recomendo fortemente que voc opte por um caminho mais tangvel ou seja planeje o futuro da empresa. 10 PASSOS PARA ELABORAO DO ORAMENTO Antes de comear documente as premissas que envolvem o oramento. Faa uma anlise consciente do ambiente que a empresa est inserida listando suas variveis controlveis e incontrolveis. No tente transformar-se como num passe de mgica num analista de mercado nem pai de santo tentando desvendar as incertezas do futuro. Atente-se aos fatos! Passo 1 - Ao: Agrupar os produtos e servios por afinidade. Benefcios: Identificar:

Rentabilidade por famlia de produtos;

"Buracos na famlia de produtos;

Caractersticas de canais de vendas;

Necessidade de investimentos;

Foras da concorrncia.

Passo 2 - Ao: Analisar os volumes de vendas, o custo e a margem por produto. Benefcios:

Elaborar a previso de vendas;

Provisionar compras;

Definir estratgia de custeio.

Passo 3 - Ao: Definir os canais de vendas para cada grupo de produto. Benefcios:

Elaborar plano de gerao de demanda por tipo de canal de vendas;

Definir investimentos em marketing.

Passo 4 - Ao: Definir o percentual de crescimento ms a ms para cada produto. Benefcios:

Provisionar recursos financeiros;

Provisionar capacidade de produo;

Provisionar necessidade de recursos humanos.

Passo 5 - Ao: Analisar o faturamento e a rentabilidade mensal e anual. Benefcios:

Controlar previsto versus realizado;

Identifica possveis ameaas;

Definir plano de ao preventivo.

Passo 6 - Ao: Definir o ciclo operacional para cada produto. Benefcios:

Definir exigncia de fluxo de caixa;

Controlar fluxo de caixa.

Passo 7 - Ao: Definir a estratgia de captao de recursos financeiros. Benefcios:

Definir nvel desejado de alavancagem;

Definir fontes de financiamento.

Passo 8 - Ao: Mapear projetos estratgicos que exigem investimentos. Benefcio:

Foco nos projetos que trazem diferencial competitivo.

Passo 9 - Ao: Elaborar relatrios de controle. Benefcio:

DRE projetado com anlise vertical e horizontal;

Balano projetado.

Passo 10 - Ao: Definio das metas por rea. Benefcio: Com foco absoluto no plano:

Definir mtricas quantitativas e qualitativas para cada rea da empresa;

Definir plano de remunerao conforme mtricas.

Budget um termo j muito usado tambm nos paises de lngua portuguesa. Significa oramento. Tipicamente refere-se a uma relao de receitas e despesas previstas num plano de contas, com abrangncia anual. O Budget ou Oramento Anual, quase como um ritual, elaborado regularmente nas proximidades do fim de cada ano. Na maioria absoluta das grandes empresas. Na totalidade das empresas coletivas (com vrios donos). Em algumas pequenas empresas. Em raras micro-empresas. O Budget ainda muito visto, entendido e considerado como um mero planejamento financeiro sobre receitas e despesas previsveis. Muito comumente atribudo apenas Contabilidade ou Controladoria. Na maioria absoluta das micro-empresas. Em algumas pequenas empresas. Raras vezes nas grandes empresas

Porque? Um fato que, de maneira geral, elaborar Budget ou Oramento Anual no obrigatrio. Nunca ser. Porque no deve ser. Outro fato que, semelhana das pessoas, no so todos que tm metas, objetivos. Muitos no gostam de parar para pensar sobre isso. Muitos no consideram importante ou no tm sequer conscincia.

Budget como fazer Relacione as despesas e receitas. As previsveis e as planejadas. O horizonte usual um ano. A participao da Contabilidade ou da Controladoria imprescindvel. Ningum domina melhor as receitas e despesas usuais e previsveis. Incluindo suas variaes ao logo do tempo, ms a ms. Nas grandes empresas... Faa, ou melhor consolide e incorpore Anlises Custo-Benefcio no seu Budget. Apresente o seu Plano de Negcios Anual. o mesmo conceito do Plano de Negcios tradicional que mais comumente se faz para abrir um negcio novo, uma empresa. Expe as novas idias, os argumentos, as justificativas convence. Mostra o caminho, as metas, os objetivos. Mostra as solues, as novidades, o vigor do negcio, da empresa. Budget como utilizar Esse outro ponto que merece muita ateno, e reflexo. Ainda comum ver-se as correrias de fim de ano. E, no raro, o motivo principal sendo o prprio uso da verba, porque se no usada at 31 de dezembro, babau... , e ainda o histrico tambm pode ser prejudicado... Ou ento perder uma tima oportunidade porque a verba j foi gasta... O importante aqui ter em mente que o Budget ou Oramento Anual um planejamento - um compromisso. Deve ser considerado como tal, nem mais, nem menos. Em casos de real necessidade ou convenincia, o bom senso nos recomenda reavaliar, discutir, e se for o caso, renegociar ou reconsiderar nossos planos e compromissos. Afinal, o melhor "resultado" deve ser o objetivo maior sempre.