RELATO DE EXPERINCIA

OS SISTEMAS DE GESTO DA QUALIDADE E A GESTO DE INSTRUMENTOS ARQUIVSTICOS: UM ESTUDO DE CASO1

Carlos Alberto de Souza Vieira2
carlosvieira@ufrj.br
Graduando em Engenharia Civil (EP-UFRJ) Bacharel em Direito

Resumo Com este trabalho, procura-se mostrar a estreita relao entre os Sistemas de Gesto da Qualidade, descritos no conjunto de Normas da famlia NBR ISO 9000:2000, e os Sistemas de Gesto de Documentos, focalizando a Gesto de Instrumentos Arquivsticos, como o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos, subsidiada pela implantao e pela manuteno dos Sistemas de Gesto da Qualidade. Palavras-chave: Arquivo. Documento. Qualidade. Registro.

The quality management systems and the archival instruments management: a case study
Abstract

With this work, it is aimed to show narrow relation between the Quality Management Systems, described in the set of Norms ISO 9000:2000, and the Documents Management Systems, focusing the Archival Instruments Management, as the Documents Classification Code and the Documents Temporality Table, subsidized for the implantation and the maintenance of the Quality Management Systems. Keywords: Archive. Document. Quality. Record.

Artigo originalmente publicado nos Anais do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia, Rio de Janeiro, abr. 2006. 2 Servidor concursado do Tribunal de Justia do Estado do Rio de Janeiro; Bacharel em Direito; Graduando em Engenharia Civil UFRJ.

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Introduo O Brasil membro da International Organization for Standardization (ISO) ou Organizao Internacional de Normalizao, que normaliza, entre outros, Sistemas de Gesto da Qualidade, estabelecendo padres a serem seguidos internacionalmente. Lembram CARDOSO e LUZ (2005) que estudos sobre gesto da qualidade articulados com gesto da informao j so uma realidade, pela constatao de que sem gesto da informao no h gesto da qualidade. Com este trabalho, procura-se mostrar a estreita relao existente entre os Sistemas de Gesto da Qualidade, descritos no conjunto de Normas da famlia NBR ISO 9000:2000, e os Sistemas de Gesto de Documentos, focalizando a Gesto de Instrumentos Arquivsticos, como o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos, subsidiada pela implantao e pela manuteno dos Sistemas de Gesto da Qualidade. 1 Documentos e Informaes nas Normas ISO 9000 1.1 A Gesto por Processos Um dos princpios para implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade a chamada abordagem de processo ou gesto por processos de trabalho. As atividades cotidianamente desempenhadas no mbito de uma organizao integram diversos processos que se interconectam formando uma rede de processos. , portanto, fundamental para a eficcia de um Sistema de Gesto da Qualidade que todos os processos de trabalho sejam mapeados, isto , que sejam todos eles identificados e conhecidos, compreendidos. Tambm fundamental que sejam identificados os documentos com as informaes utilizadas como entrada desses processos e os documentos (registros) com as informaes que so, ento, geradas.

1.2 O Controle dos Documentos A Norma NBR ISO 9001:2000 estabelece que os documentos requeridos pelo Sistema de Gesto da Qualidade devem ser controlados, devendo, entre outras exigncias, ser assegurado que as verses pertinentes dos documentos aplicveis estejam disponveis nos locais de uso, que os documentos permaneam legveis e prontamente identificveis, que os documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuio seja controlada.

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A Norma estabelece os requisitos de documentao, exigindo, portanto, uma documentao obrigatria do Sistema de Gesto da Qualidade, como:

Item 4.2.1 a) declaraes da poltica e dos objetivos da qualidade b) manual da qualidade c) mantidos) d) documentos necessrios organizao para assegurar o planejamento, a operao e o controle eficazes de seus processos, e e) registros da qualidade E, especificamente, quanto aos procedimentos documentados, para: - o controle de documentos (4.2.3 e 4.2.4) - monitorar as informaes relativas satisfao dos clientes (8.2.1) - definir as responsabilidades e os requisitos para planejamento e para execuo de auditorias internas, bem como para relatar os resultados (8.2.2) - medir e monitorar processos e produto (8.2.3 e 8.2.4) - controlar produtos no-conformes (8.3) - verificar a adequao e a eficcia do sistema (8.4) - gerir aes preventivas e corretivas de no-conformidades (8.5.2 e 8.5.3) procedimentos documentados (estabelecidos, implementados e

1.3 O Controle dos Registros

Um registro, de acordo com a Norma NBR ISO 9000:2000 (Sistemas de Gesto da Qualidade Fundamentos e Vocabulrio), um documento que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidncias de atividades realizadas. Registros de um determinado processo de trabalho so, portanto, aqueles documentos com as informaes geradas pelo prprio processo de trabalho que, em dado momento, est sendo focalizado.

Segundo a Norma ISO NBR 9001:2000 (Sistemas de Gesto da Qualidade Requisitos),

registros devem ser institudos e mantidos para prover evidncias da conformidade com requisitos e da operao eficaz do sistema de gesto da qualidade. Registros devem ser mantidos legveis,

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prontamente identificveis e recuperveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios para identificao, armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e descarte dos registros. (grifo nosso)

2 A Gesto por Processos de Trabalho e a Gesto Arquivstica das Informaes Uma das exigncias de um sistema de gesto o controle dos processos. CARDOSO e LUZ (Op. Cit.) alertam para o fato de que no h controle sem informao, e que, portanto, no h sistema de gesto da qualidade sem controle de informaes. Destacam os registros como aqueles documentos que dizem respeito, diretamente, ao trabalho dos arquivistas, j que o fato de fornecerem evidncia objetiva de atividades realizadas faz lembrar a noo, que lhes to familiar, de organicidade, e argumentam sobre a importncia vital dos trabalhos de gesto das informaes e dos arquivos em um sistema da qualidade. Lanando mo de conceitos prprios da Arquivstica, apontam caminhos para a execuo eficaz de trabalhos de gesto das informaes e dos arquivos em um sistema de gesto da qualidade, ressaltando a importncia da classificao, da avaliao, da definio dos prazos de guarda e destinao dos registros, bem como a importncia da adoo de tabelas de temporalidade e destinao preparadas e executadas como procedimentos operacionais padro, preconizados pela Norma. 3 O Caso da Gesto do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Judicirio do Estado do Rio de Janeiro

O Poder Judicirio do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), que se encontra em processo de certificao NBR ISO 9001:2000, aprovou por Ato Normativo Conjunto, assinado pelo Presidente do PJERJ e pelo Corregedor-Geral da Justia do Estado do Rio de Janeiro de 08 de janeiro de 2003, a atual Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e o Cdigo de Classificao de Documentos (CCD), elaborados, entre os anos de 2000 e 2002, pela arquivista Maria Rosa Torres Susana (e equipe), e avalizados por Comisso Permanente de Avaliao Documental. Esses dois instrumentos arquivsticos, que de forma pioneira no pas abarcaram os documentos judiciais e administrativos do primeiro e segundo graus de jurisdio, classificando-os por assunto e estabelecendo os respectivos prazos de guarda, vm sendo revisados e ampliados, tendo sido mapeada a imensa maioria dos itens documentais do

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acervo. Devido grande abrangncia documental conseguida, conferiram segurana ao processo de avaliao documental. So as seguintes as classes de documentos do CCD e TTD, adotados no PJERJ: - Classe 0 Administrao Geral; - Classe 1 Foro Judicial Processos; - Classe 2 Foro Judicial Outros Documentos; - Classe 3 Servios Notariais e de Registro; - Classe 4 Formao, Aperfeioamento, Especializao; - Classe 5 Outros Assuntos. 3.1 Os documentos exigidos pela NBR ISO 9001:2000 e a gesto dos instrumentos arquivsticos O CCD e a TTD do PJERJ, instrumentos dinmicos estruturados por assunto, vm passando por atualizaes subsidiadas pela gesto dos documentos exigida pela NBR ISO 9001:2000. Os documentos requeridos pela Norma tm sido criados e, em seguida, devidamente classificados, integrando o CCD e a TTD. Essa classificao, em funo da caracterstica do documento, isto , se o documento mais geral, abrangente, ou se o documento especfico de um processo de trabalho, pode ser quase que imediata ou ocorrer aps a anlise (com foco na documentao) dos diferentes processos de trabalho da instituio. Documentos como os manuais da qualidade (ou documento estratgico da qualidade), as declaraes da poltica e dos objetivos da qualidade, os de monitoramento das informaes relativas satisfao dos clientes, os de planejamento e execuo de auditorias internas, os de controle de produtos no-conformes e os de gesto das aes preventivas e corretivas, ou seja, documentos com caractersticas mais gerais do sistema, puderam integrar mais rapidamente o CCD e a TTD do PJERJ. Mesmo nos casos em que ainda no havia um cdigo adequado, a criao do mesmo para a codificao do novo item documental pde ser relativamente rpida. Alguns exemplos so apresentados no ANEXO I. Outros documentos, mais especificamente aqueles que contm as informaes de sada dos processos de trabalho, isto , aqueles que nos quais so registradas as informaes geradas pelos processos, e que a Norma categorizou como registros da qualidade, tm sua classificao relativamente mais lenta, inclusive nos casos em que se

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faz necessria a criao de um novo cdigo. Por serem documentos (registros) gerados pelos inmeros processos de trabalho, das inmeras unidades organizacionais que compem o PJERJ, ocorrem, obviamente, em muito maior quantidade que aqueles de carter mais geral.

3.1.1 Os registros da qualidade e a gesto dos instrumentos arquivsticos A gesto dos registros gerados com a execuo dos processos de trabalho do PJERJ tem proporcionado o maior volume de atualizaes do CCD e da TTD. Nas rotinas administrativas que descrevem os processos de trabalho, devidamente mapeados, foram inseridas tabelas de gesto de registros nas quais so contemplados os parmetros de controle (identificao, armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno [prazo de guarda] e descarte dos registros [destinao]) exigidos pela NBR ISO 9001 e, ainda, o cdigo CCD, o responsvel pelo registro e o acesso. A conferncia e a reviso de tais itens foram reguladas em rotina administrativa do sistema de gesto da qualidade, que vem sendo gradualmente implantado, e centralizadas na unidade organizacional que assessora e apia a gesto de documentos nos arquivos correntes e que desenvolve suas atividades intimamente ligada unidade que realiza a gesto dos instrumentos arquivsticos, consultando-a, nos casos concretos que suscitam dvidas, acerca da necessidade de criao de item documental novo ou de modificao de item j existente, e, em decorrncia de tais consultas, fornecendo-lhe subsdios para atualizao do CCD e da TTD. Dessa maneira, as atualizaes desses dois instrumentos arquivsticos podem ser rapidamente realizadas, sendo submetidas, trimestralmente, aprovao pela Comisso Permanente de Avaliao Documental (COPAD). A seguir, apresenta-se a tabela de gesto de registros inserida em cada processo de trabalho (rotina administrativa) documentado no PJERJ:

IDENTI FICAO

CDIGO CCD*

RESPON SVEL

ACESSO

ARMAZE NAMENT O

RECUPERAO

PROTE O

PRAZO DE GUARDA NA

UO** (ARQUIVO CORRENTE)

DESTINA O

* CCD = Cdigo de Classificao de Documentos. ** UO = Unidade Organizacional.

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Um curso interno de gesto de documentos nos arquivos correntes, que fornece um contedo bsico sobre gesto de arquivos e documentos, incluindo os registros da qualidade requeridos pela Norma ISO 9001, ministrado para os responsveis pelos arquivos correntes das unidades organizacionais do PJERJ. Nesse curso, so fornecidas orientaes para auxiliar o preenchimento da tabela de gesto de registros, tais como as seguintes explicaes acerca dos parmetros de controle: - Identificao: para que um documento seja adequadamente classificado, so importantes: uma denominao, independentemente do suporte, que o identifique com clareza; sua contextualizao no processo de trabalho. Todos (e somente) os registros do processo de trabalho da RAD em questo devem ser citados. - Cdigo CCD: conjunto de sinais que correspondem ao sistema de classificao adotado (duplex). - Responsvel: a unidade organizacional, o responsvel pela mesma, ou o funcionrio por este designado. O responsvel por instituir o registro nem sempre o responsvel por mant-lo. - Acesso: o acesso aos registros da qualidade, assim como aos demais documentos, pode ser restrito ou irrestrito. O acesso aos documentos gerados ou recebidos pela Administrao Pblica , de forma geral, irrestrito. Podem, entretanto, ocorrer situaes em que o instrumento legal, visando ao interesse pblico ou garantia de direitos individuais, disponha de forma diversa em relao a determinado documento e lhe restrinja o acesso. - Armazenamento: Suporte papel: pastas classificadoras AZ, pastas suspensas, caixas-arquivo, estanteria ou outras tecnicamente aceitveis. Registros eletrnicos: disco rgido (HD), disco flexvel (disquete), fita digital (DAT), CD, DVD etc., mais a caixa ou pasta apropriada, quando for o caso. Outros suportes: fita magntica, microfilme etc., mais a caixa ou pasta apropriada. Sistemas informatizados: conforme rotinas das redes de dados,

estabelecidas pela Diretoria Geral de Tecnologia da Informao.

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- Recuperao: informa-se o caminho a ser seguido para a rpida localizao (e recuperao) do registro. Ex.: Cdigo de classificao, assunto, ttulo, nmero, data, unidade de arquivamento etc. - Proteo: envolve tanto a proteo ao suporte quanto ao local de guarda. Considera-se condies apropriadas o nvel bsico de proteo, tanto para o suporte quanto para o local de guarda, que contempla os seguintes sistemas: contra enchentes e infiltraes, de preveno e extino de incndios, de controle da incidncia de luz solar sobre os documentos, de controle de pragas. Para os documentos eletrnicos, h, ainda, a proteo por meio de cpias de segurana (backups). - Tempo de reteno (prazo de guarda): o perodo de tempo pelo qual o registro deve permanecer na unidade organizacional. indicado na TTD. - Destinao: determinados documentos sero eliminados na prpria unidade (arquivo corrente). Outros cumpriro prazos de guarda em arquivo intermedirio, aps os quais sero tambm eliminados ou guardados permanentemente.

3.1.2 A Comisso Permanente de Avaliao Documental (COPAD) O Servio de Gesto de Instrumentos Arquivsticos (SEGIA), unidade organizacional responsvel pela manuteno/atualizao do Cdigo de Classificao de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, submete as atualizaes desses dois instrumentos aprovao da COPAD, nas reunies ordinrias trimestrais dessa comisso. Alm de serem submetidas aprovao pela COPAD as atualizaes que, sem maior grau de dificuldade, o SEGIA implementa diretamente no CCD e na TTD, o so tambm aquelas outras que, por maior grau de complexidade, necessitam de maior cuidado, maior detalhamento, sendo para as mesmas utilizado formulrio criado para este fim. Para os documentos que se enquadram neste segundo caso, os prazos de guarda em arquivo corrente e em arquivo intermedirio, bem como a destinao final, so estabelecidos pela unidade organizacional responsvel, juntamente com um membro especialista da COPAD, por meio do referido formulrio, o Formulrio de Temporalidade de Documentos (ANEXO II), que contempla, de acordo com a estrutura da TTD, prazos diferentes para as diferentes vias/cpias dos documentos, em funo de cada via ou cpia poder permanecer em um arquivo corrente distinto: unidade competente, unidade geradora e/ou apenas unidade interessada.

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Consideraes Finais Com o estudo de caso apresentado neste trabalho de integrao do Sistema de Gesto da Qualidade (Normas NBR ISO 9000:2000) com a Gesto de Documentos focalizando a Gesto dos Instrumentos Arquivsticos (Cdigo de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos), pretende-se divulgar uma experincia que vem se mostrando bem sucedida, tanto por propiciar a melhoria da qualidade de gesto dos arquivos correntes, como por propiciar, em conseqncia, a melhoria da gesto dos arquivos intermedirios do PJERJ. Tais melhorias tm, obviamente, impacto positivo tambm na estruturao, em curso, do arquivo permanente do PJERJ.

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REFERNCIAS ABNT (ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS). NBR ISO 9000: Sistemas de Gesto da Qualidade fundamentos e vocabulrio. Rio de Janeiro: 2000. ______. NBR ISO 9001: Sistemas de Gesto da Qualidade requisitos. Rio de Janeiro: 2000. CARDOSO, Julio Cesar e LUZ, Andr Ricardo. Os Arquivos e o Sistema de Gesto da Qualidade. Arquivstica.net www.arquivistica.net, Rio de Janeiro, v.1, n.1, p.51-64, jan./jun. 2005.

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ANEXO I CLASSE 0 ADMINISTRAO GERAL SubClasse 0-1 Organizao e Funcionamento (Exemplo ilustrativo)

Via / UO* 0-1 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

Corrente

Intermedirio

E**

GP** *

a Normas, regulamentaes, diretrizes, mensagens legislativas (Sistema Integrado de Gesto Administrativo SIGA, rotinas administrativas - RAD )

1 / Unidade competente

2 anos aps vigncia 2 anos aps vigncia vigncia

5 anos

2 / Unidade geradora

----

3 / Unidades interessadas

----

b No conformidades (quadro de controle)

1 / Unidade competente 2 / Unidade geradora 3 / Unidades interessadas

1 ano

----

2 anos

1 ano

2 anos

1 ano

c Relatrio de aes corretivas, aes preventivas e melhorias RACAP (inclui planilha de controle)

1 / Unidade competente 2 / Unidade geradora

2 anos

----

1 ano

----

(...) * UO = Unidade Organizacional ** E = Eliminao *** GP = Guarda Permanente

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ANEXO II FORMULRIO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

SERVIO DE GESTO DE INSTRUMENTOS ARQUIVSTICOS Formulrio de Temporalidade de Documentos no ___ / _____

Unidade Organizacional Responsvel (nome e sigla):

________________________________________________________________ Nome do documento: Nome padronizado: Cdigo de classificao: _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

TEMPORALIDADE e DESTINAO FINAL:

Arquivo corrente Arquivo Intermedirio Destinao Final Unidade competente

( ) Eliminao ( ) Guarda Permanente Unidade geradora*

Eliminao
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Unidades interessadas

--Eliminao

* Ignorar esta linha caso a unidade geradora seja tambm a competente.

RESPONSVEL PELA DOCUMENTAO: Identificao: _____________________________________________________ Assinatura: ___________________________ Data: ____ /____ /_______

MEMBRO DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DOCUMENTAL:

Identificao: _____________________________________________________ Assinatura: ___________________________ Data: ____ /____ /_______

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