MANUAL DAS BOAS PRTICAS PARA A ORGANIZAO DE EVENTOS

NDICE
1. INTRODUO 2. NOES BSICAS 2.1 DEFINIR EVENTOS 2.2 FACTORES ESSENCIAIS
2.2.1 Actividade Organizada 2.2.2 O Factor Humano 2.2.3 Factores Crticos do xito

4 4 4 6
6 7 8

3. DA PLANIFICAO EXECUO DE EVENTO 3.1. VIABILIDADE. 3.2. PLANEMANTO

3.2.1. FORMULAR OS OBJECTIVOS. 3.2.1. 1 Escrevendo objectivos. 3.2.2. DEFINIR AS ACTIVIDADES E AS TAREFAS. 3.2.3. AFECTAR OS RECURSOS. 3.2.3.1. Afectao de Recursos Humanos. 3.2.3.2. Afectao de Outros Recursos. 3.2.3.4. Registo dos Recursos.

9 10 13
13 13 16 20 20 22 24

3.3. EXECUTAR O EVENTO

3.3.1 VALIDAR O PLANO DE ACO. 3.3.2 IMPLEMENTAR O PLANO DE ACO. 3.3.2.1 Construir a Equipa. 3.3.2.2 Liderar e Motivar. 3.3.2.3. Tomar Decises. 3.3.2.4. Obter Resultados.

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25 25 25 25 26 27

3.4. CONCLUSO DO EVENTO 4. ANEXOS

ANEXO I DESCRIO DO PROBLEMA ANEXO II PROPOSTA DE SOLUO ANEXO III ANLISE DE STAKEHOLDERS NUMA ORGANIZAO ANEXO IV MODELO DE ANLIDE DE FORAS DE CAMPO ANEXO V RELATRIO DE VIABILIDADE

27 28
29 30 32 33 35

ANEXO VI IDENTIFICAO DO PROJECTO ANEXO VII IDENTIFICAR DOS OBJECTIVOS ANEXO VIII IDENTIFICAO DOS OBJECTIVOS ANEXO IX - IDENTIFICAR ACTIVIDADES ANEXO X IDENTIFICA O DAS ACTIVIDADES ANEXO XI IDENTIFICAO DE TAREFAS ANEXO XII TABELA DE CONTAS ANEXO XIII GRFICO DE GANTT ANEXO XIV AFECTAO DE RECURSOS HUMANOS ANEXO XV TABELA LINEAR DE RESPONSABILIDADE ANEXO XVI AFECTAO DE RECURSOS TCNICOS ANEXO XVII MATRIZ DE COMPROMISSOS ANEXO XVIII RECURSOS LOGSTICOS

36 37 38 39 40 42 43 45 46 47 48 49 50

1. INTRODUO
Todos os que so chamados a conceber e desenvolver eventos so confrontados com a necessidade de obterem os melhores resultados a tempo e dentro do oramento disponibilizado. Este desafio exige de cada um dos envolvidos, e em primeiro lugar do gestor, a utilizao de processos, tcnicas e recursos adequados aos objectivos propostos. O presente Manual das Boas Praticas pretende disponibilizar conhecimentos necessrios a uma adequada planificao e execuo de eventos, informaes quanto aos elementos estruturais do planeamento, disponibilizando tabelas de registo e planificao, de suporte elaborao dos Planos de Aco.

2. NOES BSICAS
O presente manual procurar guiar os seus leitores na aquisio de conhecimentos bsicos na arte de conceber e gerir eventos, pelo que ter uma primeira parte mais focada nos conceitos, seguido da apresentao de uma metodologia de planeamento dos eventos e referncias breves execuo e encerramento. Como instrumento de facilitao de todo o processo so presente um conjunto de anexos que permitiro a organizao da informao e estruturao do processo de planeamento.

2.1 DEFINIR EVENTOS

Os eventos, sejam eles polticos, culturais, econmicos, religiosos, so acontecimentos adequadamente planeados e profissionalmente desenvolvidos, para atingir objectivos especficos, previamente fixados, Os eventos ocorrem diariamente, interagem com cada um de ns, gerando impactos positivos e negativos, que devemos considerar. Independentemente dos conceitos tericos, h que analisar o evento quanto sua estrutura, para identificar os seus elementos bsicos e as relaes que se estabelecem, para a partir da sua compreenso identificar os elementos nucleares. Nesta linha de anlise identificamos como elementos nucleares dos eventos: ACTIVIDADES OU ACONTECIMENTOS.

Os eventos exigem a mobilizao e afectao de recursos (logsticos, humanos, financeiros, etc) e o dispndio de energias. H uma aco enrgica, actividade para a produo de um resultado. Exigem trabalho. Produzem resultaods.

TEMTICAS. Os eventos organizam-se em torno de um tema ou assunto, que o qualificando fornecem indicaes organizao quanto natureza e estrutura dos recursos a mobilizar. Recreativas Festas sociais (casamentos, aniversrios, baptizados, Natal, festas de empresas ou instituies, etc) Jogos tradicionais (malha, jogos de sociedade, etc.).

Actividades ldicas ( passeios temticos, concentrao de motociclos, visitas guiadas a uma regio, Carnaval, etc.)

Desportivas Torneios de modalidades (tnis, golfe, , etc.) Promoo de eventos ou modalidades desportivas. Cientficas Congressos (mdicos, econmicos, jurdicos, de classe, etc.) Apresentao ou promoo de obras cientficas, tcnicas, literrias, etc. Comerciais Feiras. Apresentao de produtos e ou servios (vinhos, equipamentos, alimentao, produtos biolgicos Culturais Exposies (pintura, livros, ourivesaria, artesanato, etc.) Congressos (gastronomia, sobre uma personalidade, patrimnio). Festivais (msica clssica ou tradicional, poesia, teatro, cinema etc.)

TEMPORRIAS. O evento decorre durante um determinado perodo de tempo, perfeitamente delimitado e quantificvel. Durante uma ou duas horas (conferncia de imprensa, apresentao de um produto, servio ou obra cultural, etc.) Durante metade do dia manh ou tarde (seminrios, workshops, visitas guiadas, evento desportivo, etc.) Durante um ou dois dias ou fim-de-semana (seminrios, conferncias, feiras, evento desportivo, festivais, etc.) Durante vrios dias (feiras, festivais, competies desportivas. etc.)

ORGANIZADAS Requerem uma estrutura, uma organizao funcional que mobilize e afecte recursos humanos, financeiros, tcnicos e logsticos.

QUANTIFICADAS. sempre disponibilizada, ou sempre possvel obter informao que nos permite saber que quantidades estaro envolvidas no evento. Quantos participantes, Por quanto tempo, Com que recursos.

ESPACIALMENTE REFERENCIADA. O evento ocorre num espao identificado, referenciado e limitado. sempre possvel saber em que local vai ocorrer o evento e que rea especfica lhe vai ficar afecta. Edifcio. Complexo residencial. 5

Parque de exposies. Espao pblico.

Os elementos nucleares so: 1. Actividades (Acontecimentos) 2. Temticas 3. Temporrias 4. Organizadas 5. Quantificadas 6. Espacialmente referenciadas CONCEITO EVENTOS SO ACONTECIMENTOS QUE SE ORGANIZAM EM TORNO DE UM TEMA E OCORREM NUM ESPAO ESPECFICO NO DECURSO DE UM CERTO TEMPO.

2.2 FACTORES ESSENCIAIS

2.2.1 Actividade Organizada
A realizao de eventos tem vindo a registar um crescimento exponencial, desde o pequeno evento local aos mega eventos, quotidianamente somos confrontados com a sua ocorrncia. Neste espao competitivo, o xito do evento, exige a adopo de tcnicas e ferramentas de planeamento, que racionalizem a utilizao de recursos, facilitem o desenvolvimento das actividades, monitorizem o desempenham e facultem feedback de avaliao. Para se obterem estes desempenhos, torna-se necessria a utilizao das tcnicas e metodologias da gesto de projectos. Organizar eventos, procedendo a uma planificao sob a forma de projecto poder exigir tempo e capacidade, mas os resultados provaram a acertada escolha do procedimento. IDENTIFICAR AS CARACTERSTICAS-CHAVE DOS EVENTOS CARACTERSTICAS PONTOS A NOTAR Incio e fim bem definidos. Alguns projectos repetem-se mas no so processos Todos os projectos tm uma fase de porque tm um incio e um fim bem definidos. arranque e de encerramento O trabalho de rotina distingue-se dos projectos porque contnuo e o processo no tem um fim claro. Um plano organizado. Um bom planeamento permite que o projecto se Usa-se uma abordagem planeada e conclua a tempo e dentro do oramento, depois de metdica para atingir os objectivos alcanar resultados esperados. Um plano eficaz fornece um formato que orienta o projecto e pormenoriza o trabalho a realizar. Recursos prprios. Alguns projectos operam fora da rotina normal de Aos projectos so distribudos trabalho, outros dentro, mas todos eles exigem tempo, pessoas e dinheiro prprio. recursos prprios. Trabalhar de acordo com os recursos vital para o xito. Trabalho de equipa. As equipas de projecto so responsveis pela 6

Os projectos exigem normalmente uma equipa para realizar o trabalho

definio de objectivos prprios e ganham satisfao coma a sua prossecuo, ao mesmo tempo que contribuem para o xito da organizao coo um todo. Os projectos oferecem aos trabalhadores desafios e experincias. Um projecto resulta frequentemente numa nova forma de trabalhar ou criar algo que no existia antes. preciso identificar objectivos para todos os envolvidos no projecto.

Objectivos definidos. Os projectos levam a resultados em termos de qualidade e/ou desempenho.

2.2.2 O Factor Humano

A planificao e execuo de um evento exigem a apreenso, anlise e avaliao, dos objectivos presentes na motivao de um conjunto diversificado de interessados (stackholders) na sua ocorrncia. As suas motivaes e expectativas so diversas, e no raramente conflituantes, pelo que o gerente, para assegurar o xito da iniciativa, deve: Identificar 1 adequadamente os principais interessados (stackholders) 2, Registar, para cada um dos interessados, o seu posicionamento face ao evento. O que espera com a ocorrncia do evento e de que forma pode contribuir para que os objectivos prosseguidos possam ser atingidos. A compreenso da agenda das partes interessadas, possibilita o planeamento e execuo do evento, no sentido de obter os melhores resultados. NOTA: Para a avaliao das motivaes dos Stackeholders, podemos utilizar ficha anexa. PRINCIPAIS STACKEHOLDERS (PARTES INTERESSADAS) STACKEHOLDERS FUNES Gerente do projecto. Facilitar o trabalho em equipa Assegura que a equipa atinge os Desenvolver e monitorizar o projecto objectivos do projecto, dentro do Gerir as pessoas em funo das suas competncias e oramento e com a qualidade dos objectivos definidos. requerida. Solucionar os problemas emergentes. Gerir os stackholders Fomentar a cooperao e a produtividade da equipa. Patrocinadores Estabelece forma de cooperao com a realizao Pessoa ou grupo que estabelece uma do evento. relao funcional com a realizao Promove o evento. do evento. Cede ou obtm notoriedade. Acompanha o desenvolvimento do projecto. Fixam objectivos prprios, para o evento. Cliente Define ou valida as caractersticas do evento e os
Johnny Allen, William OToole, Ian McDonnell e Robert Harris Organizao e Gesto de Eventos. O gerente de eventos bem sucedido tem que ser capaz de identificar a srie de parceiros em um evento e gerenciar suas necessidades individuais, que algumas vezes podero ser coincidentes ou conflituantes 2 Stakeholders so pessoas individuais ou colectivas que interagem e influenciam o desempenho do evento. Tendo algo a ganhar ou a perder com a sua realizao contribuem positiva ou negativamente para o seu xito.
1

Elemento interno ou externo que beneficia com os resultados produzidos pelo evento.

resultados esperados. Pode acompanhar e orientar o desenvolvimento do evento. Assegura a afectao dos recursos necessrios Define ou valida as opes estratgicas Avalia a qualidade do produto desenvolvido Desempenha tarefas segundo orientao do gestor. Responsabiliza-se pelos resultados das aces desempenhadas. Pode desempenhar funes especficas. Pode ter diversos graus de envolvimento, e em diferentes fases do evento. Fornece bens e servios, com as especificaes definidas. Fornecessem assessoria tcnica especializada. Divulga iniciativas. Promove as iniciativas, enquanto suporte s aces de publicidade. Emite juzos crticos. Expressam objectivos de realizao do evento. Impem normas e comportamentos. Facilitam ou inibem os desempenhos. Criam contextos 3.

Equipa do projecto Grupo de profissionais, funcionalmente orientados para as tarefas do evento Fornecedor e terceiros Fornece materiais, produtos e servios necessrios concretizao do evento. Terceiros incluem consultores. Comunicao Social Jornais, rdios, televiso, Internet, etc. Comunidade Local Conjunto de cidados, empresas, organizaes, etc., que interferem com o evento

2.2.3 Factores Crticos do xito

Um desempenho excelente depende da conjugao de um conjunto de factores estruturantes: PRINCIPAIS FACTORES CRTICOS FACTORES FUNES Os objectivos fornecem orientao aos agentes do projecto, identificando as mudanas a produzir, o Objectivos bem definidos. resultado a alcanar, fornecendo valores objectivos de desempenho, que possibilitam a monitorizao constante do desempenho. Identificar as entregas 4 A planificao e realizao de um evento d sempre lugar a uma ou mais entregas. Esta consiste na realizao de uma componente tangvel de trabalho do evento: plano de aco, contratos, plano de comunicaes, relatrios, licenas, etc. A entrega consiste, assim, na realizao de uma componente do trabalho a realizar para se obter o bem ou servio prosseguido pelo evento.

O gerente do evento deve possuir um conhecimento aprofundado das dinmicas existentes nas comunidades locais, nomeadamente ao nvel social, econmico e cultural. S conhecendo os valores estruturantes da comunidade possvel avaliar da receptividade ou oposio da comunidade ocorrncia do evento.

Planear e comunicar eficazmente.

Envolver e motivar as pessoas mais competentes. Monitorizar o desempenho

Um plano no tudo, mas sem plano no possvel um desempenho excelente. Depois de elaborado o plano, essencial comunicar eficaz os objectivos, os desempenhos, as adequaes e alteraes e os resultado. Para o efeito necessrio eleger uma metodologia de feedback: relatrios, reunies, sistemas informticos, tec. As pessoas so o elemento nuclear de qualquer organizao, pelo que o gestor do evento deve A fixao de indicadores de realizao e de resultado possibilitam o acompanhamento permanente do desempenho. Sempre, que pela sua dimenso e durabilidade, se justifique, devem elaborar-se relatrios de progresso, que comparando o realizado com o planeado permitem a adopo de medidas correctivas, essenciais ao xito do projecto. Gerir um evento antes que tudo gerir pessoas e acontecimentos, pelo que necessrio flexibilidade para ajustar mudana,

Ser flexvel e negociar

3. DA PLANIFICAO EXECUO DE EVENTO

Antes de promovermos um qualquer evento, de uma simples conferncia de imprensa a um grande festival de msica, necessitamos de um plano escrito e completo, que identifique todas as tarefas e recursos necessrios ao xito do evento, pormenorizando o que ser feito, quando, por quem e a que custo. O xito do evento depende da qualidade do plano. As fases de um evento so, normalmente, as quatro que seguidamente se descrevem: a) Viabilidade / Avaliao Nesta fase avalia-se o interesse da realizao do evento, procurando-se identificar as necessidades que o memo procura colmatar, identificando solues alternativas e verificando a viabilidade da soluo proposta. b) Planeamento Decidida a realizao do evento passa-se ao seu planeamento, identificando-se os objectivos a prosseguir. Faz-se a decomposio das actividades que necessrio realizar para a ocorrncia do evento. Para cada actividade estimada a sua durao e custos e calendarizada a sua realizao em funo da sua natureza, sequencia e recursos passveis de afectao. Seleccionam-se os recursos humanos, tcnicos e logstica necessrios ao xito. Constri-se o oramento e garante-se o seu financiamento.

Para a identificao das entregas utiliza-se a metodologia da Estrutura de Ruptura do Trabalho WBS, melhor explicitada na pgina 25 e seguintes

c) Execuo Na fase de execuo estabelece-se a organizao das equipas afectas ao evento, afectam-se os recursos e procura-se que o plano se desenvolva conforme o planeado, adoptando-se as medidas correctivas que se manifestarem necessrias. d) Concluso Na fase de concluso, uma vez realizado o vento, libertam-se os recursos, documenta-se os resultados e encerra-se o contrato com os promotores.

3.1. VIABILIDADE.
Para iniciarmos a construo do nosso plano deveremos concentrar-nos em primeiro lugar na descrio do problema, que queremos solucionar com a realizao do evento. A definio objectiva e precisa do problema ir criar o quadro de referncia, no limite do qual deveremos conter toda a actividade de planeamento. A primeira questo que nos devemos colocar esta: que problema procura o evento/projecto solucionar? Vejamos alguns exemplos prticos: No projecto Turirrede foi colocado como problema: Como atrair turistas ao concelho para que utilizem os bens e servios tursticos que este dispe? No projecto Frum para a Qualidade, foi identificado o problema: As unidades de alojamento e restaurao prestam servios com baixa qualidade, que determina insatisfao dos clientes e degradao da imagem do concelho como Capital do turismo Rural.

No projecto Rio dEmoes, procurou-se encontrar resposta para o problema: Os empresrios tursticos necessitam aumentar as suas taxas de ocupao e venda de bens e servios.

A identificao objectiva do problema que queremos superar com a realizao do projecto essencial para uma correcta avaliao da probabilidade da sua superao, bem como correcta afectao de recursos. Se no sabemos bem qual o problema que esperam que ns superemos, poderemos propormo-nos a realizar algo, que est para alem das nossas capacidades, bem como desperdiar recursos valiosos na construo de uma soluo que no se apresenta como a mais adequada, face ao problema em concreto.

A forma como definido um problema determina as possibilidades de soluo

NOTA: Para ajudar identificao do problema utilize o modelo do anexo 1. Preencha-o na totalidade. O tempo gasto na definio do problema essencial ao xito do projecto. Nunca tenha certezas absolutas. 10

Identificado o problema h que procurar a sua soluo. possvel encontrar uma soluo para o problema colocado? Normalmente a resposta no simples, desde logo porque h problemas para os quais encontramos vrias solues. Ao que acresce que a soluo a implementar tem que respeitar constrangimentos de diversa ordem: expectativa do cliente, custos, oportunidade, etc. Solucionar o problema a nossa misso, pelo que o passo seguinte consiste em identificar as solues propostas. Que solues podemos formular?

Existe um problema? Sim Esto estabelecidas todas as limitaes? No Sim Problema com uma nica soluo

Problema com Vrias solues

A identificao das solues requer a considerao prvia de algumas variveis: QUEM SO OS CLIENTES (STAKEHOLDERS 5) DO EVENTO? QUE RESULTADOS SE PRETENDEM? QUAIS OS PRESSUPOSTOS DE VIABILIDADE?

QUEM SO OS CLIENTES (STAKEHOLDERS) DO EVENTO?

A identificao dos clientes (stakeholders) do evento, bem como a compreenso das suas expectativas e contributos essencial delimitao do quadro de referncia e avaliao preliminar das foras e obstculos associadas ao desenvolvimento do evento. So stakeholders de um qualquer evento, entre outros: Os clientes promotores. Aqueles que encomendaram a realizao do eventos, que iro pagar o preo que lhe est associado e de cuja satisfao pode depender o futuro dos promotores. Os clientes consumidores. Aqueles a quem o evento se destina, pois quanto maior e melhor for o conhecimento sobre o pblico alvo, mais fcil se torna adequar o evento s suas preferncias e motivaes. Gestor do Projecto. O responsvel pela gesto do projecto. A equipa de execuo do projecto. Grupo de pessoas que est directamente envolvida na execuo do projecto. Integram ainda a categoria dos stakeholders, autoridades, locais e nacionais, entidades associativas, empresas, cidados, etc. A identificao dos stakeholders necessria construo da matriz de avaliao 6, dos contributos e expectativa. NOTA: Para a abordagem dos stakeholders devemos registar o que eles esperam com a realizao do evento e de que forma podem colaborar para o xito do mesmo.

Para a anlise dos stakeholders do evento utilizamos uma ficha, junta com anexo III.

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QUE RESULTADOS SE PRETENDEM?

Que resultados so esperados aps a sua realizao? Onde estamos e onde pretendemos estar aps a sua concluso? A aquisio de uma imagem clara do que se pretende realizar com o evento essencial sua planificao e consequentemente ao seu xito. Para obter esta primeira linha de rumo essencial uma anlise cuidadosa dos elementos disponibilizados, nomeadamente termos de referncia, cadernos de encargos, anlise dos stakeholders, etc.

As respostas obtidas devem habilitar-nos a definir os objectivos do evento, bem como a identificar a sua finalidade.

QUAIS OS PROSSUPOSTOS DE VIABILIDADE? Avaliar se h uma boa probabilidade de o evento ser bem sucedido. PARA ISSO AVALIAMOS:
SENTIDO DE OPORTUNIDADE. Por muito interessante que o evento se apresente sempre aconselhvel perguntarmo-nos: Por que iremos realizar o evento? Devem existir razes muito fortes que confirmem a sua importncia. Quando iremos realizar o evento? H tempo para planear e realizar o evento? o melhor momento para o realizar? A ocorrncia de eventos similares nas proximidades; a menor adequao do tempo ou do espao; o clima; so factores, que se ignorados, podem condicionar o xito da iniciativa. Qual o contedo ou produto do evento? O contedo deve corresponder s necessidades e expectativas das entidades e das populaes locais. Deve contribuir para a realizao de objectivos colectivos. AS FORAS MOTORAS 7. A realizao do evento pretende corresponder a necessidades identificadas. Tem como objectivo contribuir para a superao de um problema identificado. As motivaes do evento so partilhadas por instituies, grupos e pessoas, que urge identificar e avaliar da sua disponibilidade e intensidade de adeso ao evento. Para o bom desempenho do projecto crucial identificar as foras motoras e testar a sua potncia construtiva AS FORAS DE RESISTNCIA. Mas se a realizao do evento entusiasma uns, tambm mobiliza oposio no seio da sociedade, que v na sua ocorrncia prejuzos de natureza diversa: econmica ambiental, moral, etc. PREVISO DO XITO 8. Identificados e avaliados os pressupostos de viabilidade do evento possvel concluir pelo seu grau de xito.

Realizada a anlise preliminar e concluda pela viabilidade do projecto procede-se contratualizao mediante a subscrio, pelo gestor do projecto e promotor, de um documento sntese do projecto.

7 8

Proceda ao registo das foras de resistncia e motivadoras utilizando o Anexo IV A previso do xito poder ser avaliado recorrendo ficha Anexo V.

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3.2. PLANEAMENTO
Obtida a aceitao do documento preliminar, o gestor do projecto est legitimado para dar incio ao processo de planeamento do evento, devendo para o efeito utilizar um conjunto de processos e reas do conhecimento que de seguida iremos expor. NOTA: A primeira regra do planeamento estar preparado para planear de novo 9.

3.2.1. FORMULAR OS OBJECTIVOS.

Identificado o problema e o resultado que se pretende com a realizao do evento, estamos em condies de passamos construo do seu plano de execuo. Para o efeito torna-se necessrio proceder identificao clara dos objectivos que se pretende atingir com a sua realizao. Os objectivos estabelecem as metas, fornecendo-se a mtrica da realizao, dizem-nos onde deveremos estar quando o projecto estiver concludo. Os objectivos definem os resultados que nos comprometemos alcanar, com a realizao do evento. O objectivo: Identifica claramente a meta, Orienta a actividade, Avalia o resultado alcanado

Tendo como horizonte o resultado que se pretende obter com a realizao do evento, devemos elaborar uma lista dos objectivos necessrios sua concretizao. A pergunta bsica que nos devemos colocar esta: o que necessrio fazer para produzir as mudanas necessrias concretizao do propsito do evento?

NOTA: Uma tcnica possvel para o desenvolvimento do trabalho de formulao dos objectivos pode consistir em registar em post-it os resultados que se pretendem atingir. um primeiro exerccio de criatividade, sem preocupaes de rigor ou lgica. Pura criatividade. Tente escrever o mximo de post-its que puder. Quando tiver esgotado as ideias chegada a hora de as reescrevermos seguindo as regras prprias dos objectivos. Elimine a suprfluo e concentre-se nas metas que quer atingir. So os seus objectivos.

3.2.1. 1 Escrevendo objectivos.

Como elemento estrutural do plano e sua condio de sucesso, a definio dos objectivos deve obedecer a regras precisas. Umas das tcnicas mais comuns denominada de SMART 10, Ao formular os objectivos devemos ser objectivos quanto ao texto, utilizando preferencialmente uma forma verbal no infinitivo e dotando-o de indicadores que permitam avaliar o progresso na execuo do projecto.

FORMULAR OBJECTIVOS. ESPECFIOS. MENSURVEIS. TEMPORIZVEIS. EXEQUVEIS

OS

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James P. Lewis, Manual Prtico da Gesto de Projectos. Em ingls: Specific, Measurable, Agreeable; Realistic e Time Specific.

13

Assim os objectivos devem ser: ESPECFICOS Um objectivo deve ser formulado com clareza, no deixando margem para ambiguidades ou possveis interpretaes subjectivas que possibilitem interpretaes diversas e contraditrias quanto aos resultados que se pretende obter com a sua concretizao. O objectivo deve transmitir uma imagem clara do resultado que se pretende. Quanto mais claro e preciso for o resultado mais motivador se torna o objectivo. Na escrita do objectivo devemos utilizar linguagem clara, comum e objectiva, para que a mesmo permita uma compreenso, o mais uniforme possvel. Devem pois serem afastadas expresses pouco usuais, frases extensas e adjectivao. O objectivo dever ser sempre iniciado por uma forma verbal, no infinitivo, para que expresse uma ideia de aco. Formulao Incorrecta Tentar incrementar as vendas Formulao Adequada Incrementar as vendas em 10% no 1 semestre de 2007

Na formulao incorrecta manifesta-se uma tentativa de obter um resultado, sem sabermos qual o valor desse resultado nem quando o mesmo deve ser avaliado. Na formulao adequada a forma verbal transmite uma vontade de atingir um alvo, claramente identificado: aumentar as vendas em 10%. O desempenho tem que ser conseguido num determinado espao de tempo: 1 semestre de 2007. Com a formulao do presente objectivo possvel chegar ao final do 1 semestre de 2007 e verificar se o objectivo foi ou no atingido Formulao Incorrecta Melhorar a gesto da frota automvel Formulao Adequada Reduzir, em 2007, os custos da frota automvel em 5% atravs da renegociao do contrato de manuteno

Na formulao incorrecta manifesta-se uma inteno, sem que se consiga apreender com objectividade a meta proposta. No final, sempre possvel concluir pelo cumprimento do objectivo, mesmo que o desempenho tenha sido claramente insuficiente. Na formulao adequada no s objectivamente quantificada a meta fixada, reduo em 7% dos custos de manuteno, como se indica j o instrumento privilegiado para a concretizao do objectivo: renegociao do contrato de manuteno.

MENSURVEIS Os objectivos so instrumentos de enquadramento usadas para das actividades, possuindo como misso identificar os resultados que se Indicadoresos objectivos quantificar pretende alcanar. Para cada objectivo deve ser constitudo indicadores de realizao 11 e Unidades de tempo Prazos de resultado 12, que dotados de metas, permitam a monitorizao e Propores avaliao do seu desempenho. Reduo de custos Os indicadores so instrumentos de medio, devendo, por isso, Percentagens respeitar algumas regras: Mdias 13 Quantidades Devero ser os mais adequados funo de monitorizao . Graus de satisfao Devero ter a correspondente quantificao, atravs da definio Volumes de metas a atingir e respectivo prazo, em funo da natureza do Fases objectivo: curto, mdio ou longo prazo. Unidades de produo Devero merecer o conhecimento e aprovao dos clientes do evento e dos membros da equipa do projecto, pois o consenso facilitar o xito do evento/projecto. .
Indicadores de realizao so metas estabelecidas para conjunto de actividades a desenvolver como pressupostos dos resultados pretendidos pelo evento. Exemplo. Na realizao de uma feira de produtos locais o nmero de conferncias
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Medir comparar, pelo que s comparando os valores inscritos no objectivo com o que resulta da actividade desenvolvida possvel concluir pela obteno do resultado

Formulao Incorrecta Tentar incrementar as vendas

Formulao Adequada Incrementar as vendas em 10% no 1 semestre de 2007

Utiliza-se como indicador de desempenho o aumento das vendas em 10% 14, no primeiro semestre de 2007, quando comparado com os resultados obtidos em igual perodo de 2006 Formulao Incorrecta Formulao Adequada Diminuir o tempo de imobilizao dos Reduzir, em 2007, o tempo mdio de automveis em manuteno. imobilizao dos automveis em manuteno, de 10 para 7 dias. A formulao incorrecta, apesar de clara, no passa de boas intenes, no podendo ser objecto de uma qualquer avaliao de desempenho. Pelo contrrio, a formulao alternativa permite-nos identificar claramente a meta proposta, reduzir em 3 dias o tempo mdio de imobilizao.

TEMPORIZVEIS A obteno de um resultado identificado no objectivo deve ocorrer num espao de tempo adequado estrutura do projecto, pelo o objectivo, sempre que a sua natureza o torne possvel, deve identificar o tempo necessrio sua concretizao. A definio de uma moldura temporal essencial para a avaliao do desempenho e igualmente para a monitorizao e controlo do projecto. Formulao Incorrecta Formulao Adequada Identificar e caracterizar os recursos tursticos Identificar e caracterizar, at final do 1 existentes. trimestre de 2007, os recursos tursticos existentes no concelho. A formulao adequada do objectivo define um espao temporal para a realizao do objectivo: 1 trimestre de 2007. A definio do prazo limite, vai permitir um planeamento rigoroso do projecto e um desempenho adequado meta fixada no objectivo. EXEQUVEIS Na definio dos objectivos devemos sempre propormo-nos a obteno do resultado ptimo. Mas o ptimo, consideradas as diferentes e complexas condicionantes que sempre esto presentes. Assim em nada contribui a definio de objectivos excepcionais se os mesmos no so realizveis. No vale a pena prometer a lua, quando no dispomos dos meios necessrios sua obteno.
NOTA: A escrita adequada de um objectivo pode assumir-se como de difcil concretizao, pelo que ma metodologia alternativa possvel, pode consistir na utilizao de uma ficha de registo do tipo da aqui proposta 15.

de imprensa realizadas um indicador de realizao, j o nmero de notcias produzidas pela comunicao, referentes a esse evento, um indicador de resultado. O nmero de convites endereado a expositores um indicador de realizao, j o nmero de expositores que aderirem ao evento um resultado. 12 Indicadores de resultado, medem os resultados obtidos com a realizao do evento. 13 Exemplo de indicadores adequados funo. Na perspectiva financeira: taxa de crescimento do volume de negcios (%); vendas por trabalhador (). Na perspectiva do cliente: ndice de clientes satisfeitos (%); n. de clientes; 14 Utilizou-se como medida de quantificao do objectivo a percentagem. 15 Para o efeito deve utilizar a ficha Anexo B

15

Objectivo

Indicador

Meta 10 300 250

Criao de actividades de animao turstica n. de actividades Integrar, organizar e gerir informao com n. recursos identificados interesse turstico. n. recursos disponibilizados na Texto do WWW objectivo Cada objectivo pode ter Um valor mais que um indicador mensurvel

Tolernci a 15% 15% 10%

3.2.2. DEFINIR AS ACTIVIDADES E AS TAREFAS.

Mas o objectivo no tudo, uma meta, uma manifestao de vontade, identifica o resultado a atingir com o projecto. Sabendo-se onde devemos chegar, que resultado se tem que atingir, h que decompor o objectivo num conjunto coerente e articulado das actividades e tarefas, que pela sua aproximao realidade nos permite uma melhor avaliao do que necessrio fazer, quanto tempo necessrio para a sua realizao, com que meios e a que custo.

OBJECTIVO

ACTIVIDADE D

TAREFA ACTIVIDADE A ACTIVIDADE C TAREFA ACTIVIDADE B TAREFA TAREFA TAREFA TAREFA TAREFA

Para o desenvolvimento da actividade de planeamento, e este nvel, podemos utilizar a metodologia da Estrutura de Ruptura do Trabalho WBS 16. A WBS pode apresentar diversos nveis, mas para a presente problemtica da organizao e gesto de A WBS fornece a estrutura em que realiza o eventos vamos considerar somente quatro nveis: seguinte: Todas as tarefas que vo ser realizadas projecto, objectivos, actividades e tarefas. podem ser identificadas e os recursos A metodologia para construir uma WBS recorre necessrios s mesmas. formulao de uma pergunta: O que Assim que se distriburem os nveis de necessrio fazer para conseguir..? recursos para as tarefas, podem-se fazer as Para tornar a problemtica mais objectiva vamos estimativas das duraes das tarefas. socorrer-nos da anlise de um projecto, por ns Todos os custos e distribuio de recursos desenvolvido, denominado e-busines, com o qual podem ser somadas para desenvolver o se procedeu ao desenvolvimento de servios oramento total do projecto. tursticos. Esto as duraes das tarefas podem ser 1 Nvel e-busines (projecto). usadas no desenvolvimento de um programa de trabalho para o projecto. 2 Nvel Mobilizar para a adeso ao projecto um mnimo de 50% dos empresrios tursticos do A perfomance pode ser comparada com o custo, programa e distribuio de recursos concelho no prazo de 90 dias (objectivo). que foram identificadas. 3 Nvel Identificar, em 15 dias, as empresas A atribuio de responsabilidades para cada tursticas existentes no concelho (actividade). 17
elemento pode ser feito.
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WBS, do ingles Work Breakdown Structure.

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4 Nvel Pesquisar na lista telefnica empresas ligadas restaurao, alojamento, animao, transportes, etc. (tarefa). P Qual a misso do projecto? 1 R Criar uma empresa web 18 que disponibilize contedos e servios de informao e Nvel venda na rea da actividade turstica. P O que necessrio fazer para o conseguir? R Mobilizar para a adeso ao projecto um mnimo de 50% dos empresrios tursticos do 2 concelho no prazo de 90 dias. Nvel Temos assim um segundo nvel: o objectivo. J sei que resultado pretendo atingir.. P O que necessrio fazer para atingir o resultado fixado? R (Actividades a desenvolver para obter o resultado ou meta fixado no objectivo, nomeadamente atravs dos seus indicadores de realizao e de resultado) I.1 Identificar, em 15 dias, as empresas tursticas existentes no concelho. I.2 -Publicitar, na primeira semana, a iniciativa mediante a divulgao de notcias junto dos rgos de comunicao local e regional. 3 I.3 Realizar contactos junto dos empresrios para adeso ao projecto. Nvel I.4 Desenvolver aces de venda dos servios associados e-busines e dos espaos publicitrios da pgina WWW I.5 Contratualizar com os empresrios aderentes ao projecto. Para a concretizao do objectivo foram identificadas cinco actividades.

Mobilizar para a adeso ao projecto um mnimo de 50% dos empresrios tursticos do concelho no prazo de 90 dias

OBJECTIVO

Identificar, em 15 dias, as empresas tursticas existentes no concelho

Actividades
Publicitar, na primeira semana, a iniciativa mediante a divulgao de notcias junto dos rgos de comunicao local e regional

Realizar contactos, junto dos empresrios, durante os primeiros 35, para adeso ao projecto.

Desenvolver aces de venda dos servios associados ebusines, bem como dos espaos publicitrios da pgina WWW

Contratualizar com os empresrios aderentes ao projecto.

James P. Lewis, Manual prtico da Gesto de Projectos, cit., pg.75 Empresa web aqui utilizada no sentido de uma empresa que desenvolve todos os seus servios de front office via Internet.
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17

17

Mas uma adequada planificao, sempre necessria ao xito do projecto, no se deve conter ao nvel da actividade, tornando-se necessrio identificar as tarefas necessrias sua concretizao. Declinadas da actividade, as tarefas representam um nvel de desagregao adequado afectao de recursos, fornecendo, em simultneo, indicadores precisos sobre o tempo necessrio concretizao do projecto e custos financeiros associados.

P - O que necessrio fazer para identificar, em 15 dias, as empresas tursticas existentes no concelho? R (Tarefas a desenvolver para proceder identificao das empresas)

I.1.1 Pesquisar na lista telefnica empresas ligadas restaurao, alojamento, animao, transportes, etc. I.1.2 Solicitar RTVM listagem dos restaurantes e alojamento existentes no concelho. I.1.3 Solicitar Cmara Municipal listagem dos restaurantes e alojamento existentes 4 no concelho. Nvel I.1.4 Constituir base de dados em Outlook. I.1.5 Publicao da iniciativa mediante a divulgao de notcias junto dos rgos de comunicao Realizada a WBS, a um nvel que consideramos suficiente 19, torna-se necessrio proceder a uma hierarquizao lgica das actividades e tarefas, bem como estimativa de tempo necessrio para a sua concretizao. Devemos iniciar o nosso trabalho pela construo de uma Tabela de Contas que relacione hierarquicamente objectivos, actividades e tarefas. Ao objectivo dever ser atribuda a unidade, que ser subdividida para que a dezena identifique a actividade e a centena a tarefa. Exemplo da sequncia hierarquizada. I Mobilizar para a adeso ao projecto um mnimo de 50% dos Objectivo empresrios tursticos do concelho no prazo de 90 dias. I.1 Identificar, em 15 dias, as empresas tursticas existentes no Uma actividade do concelho objectivo I.1.1 Pesquisar na lista telefnica empresas ligadas restaurao, Primeira tarefa alojamento, animao, transportes, etc. objectivo I e actividade 1 do da

A WBS dever ser realizada at ao nvel que for considerado adequado para se proceder a uma precisa afectao de recursos.

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18

Modelo de Tabela de Contas 20 para o projecto Um Rio dEmoes

Objectivo Actividade Tarefa Cada tarefa possui um nmero que a identifica com o objectivo e actividade

1. CRIAO DE ACTIVIDADES DE ANIMAO TURSTICA. 1.1 Desenvolver novos percursos pedonais 1.1.1 Seleccionar os temas e os territrios objecto de percursos pedonais. 1.12 1.1.3 Numero de conta 1.1.4 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 Proceder ao levantamento fotogrfico do territrio e dos recursos. Investigar e recolher informao sobre os temas e os territrios selecionados. Identificar o percurso em cartografia, com curvas de nvel Definir o design e layout de templet . Traar o perfil longitudinal dos percursos. Seleccionar as fotografias a utilizar. Compor os textos de apoio.

1.1.10 Editar os roteiros 1.1.11 Disponibilizar os roteiros no site. 1.1.12 Conceber e editar placas de identificao dos percursos. 1.1.13 Colocar as placas de identificao dos percursos.

1.2 Desenvolver novos percursos pedonais 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9 Seleccionar os temas e os territrios objecto de percursos de bicicletas. Proceder ao levantamento fotogrfico do territrio. Investigar e recolher informao sobre os temas e os territrios seleccionados. Identificar o percurso em cartografia, com curvas de nvel Definir o design e layout de templet . Traar o perfil longitudinal dos percursos. Seleccionar as fotografias a utilizar. Compor os textos de apoio. Editar os roteiros

1.2.10 Disponibilizar os roteiros no site. 1.2.11 Conceber e editar placas de identificao dos percursos. 1.2.12 Colocar as placas de identificao dos percursos.

NOTA: Para procedermos roptura do trabalho devemos continuar a utilizar a tcnica do postit, e quando procedermos escrita das tarefas devemos proceder sua diviso em trs reas de identificao: tarefa, recurso e tempo. Proceder ao levantamento fotogrfico do territrio Tarefa 5 dias Prazo

Mquina fotogrfica Computador porttil Recursos

A Tabela de Contas tem como objectivo facilitar uma identificao precisa de cada uma das tarefas identificadas, suportando a construo de outros modelos de fichas de programao em que relevante a identificao de funes de relao de recursos.

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19

Construda a Tabela de Conta possvel proceder a uma calendarizao precisa que permita determinar o tempo de execuo, bem como o seu incio e fim. Esta tarefa poder ser desempenhada recorrendo-se metodologia do Grfico de Gantt, que consiste na elaborao de uma tabela de dupla entrada, em que se colocam na vertical as actividades ou tarefas e na horizontal o calendrio atribudo execuo do evento, procedendo-se relao tarefa/tempo, segundo a sua sequncia.

3.2.3. AFECTAR OS RECURSOS.

Atingido o nvel adequado de desagregao do trabalho 21, constituda a Tabela de Contas e estimada a durao das actividades, passamos fase de afectao dos recursos e oramento necessrios realizao do evento em conformidade com os objectivos estabelecidos.

3.2.3.1. Afectao de Recursos Humanos.

Analisando as actividades e tarefas identificadas, procedesse a uma caracterizao das competncias tcnicas e funcionais necessrias concretizao do trabalho. Vamos precisar de quem fale idiomas? De quem proceda a pequenas obras de manuteno? De quem produza contedos multimdia? O que se pretende com o presente exerccio identificar as competncias necessrias para que cada uma das tarefas identificadas seja realizada com sucesso. Elencadas as competncias crticas necessrias concretizao das tarefas, segue-se uma segunda fase que consiste em identificar as pessoas necessrias realizao das tarefas. Esta identificao decorre da comparao entre as competncias identificadas como necessrias e as competncias prprias dos recursos humanos do universo de recrutamento. Identificadas as competncias e as pessoas habilitadas ao desempenho das tarefas, segue-se o exerccio de estimar o tempo necessrio ao desempenho da funo e respectivo custo.

Que tipo de competncias so necessrias

De que pessoas necessito?

Por quanto tempo

Para o desempenho da tarefa de afectao dos recursos humanos, clculo do tempo necessrio ao desempenho das tarefas atribudas e clculo do custo associado, podemos utilizar uma tabela similar que se apresenta:

CONSIDERE:
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RECURSOS HUMANOS.

A desagregao do trabalho resulta da aplicao da tcnica do WBS - do ingles Work Breakdown Structure ao problema em concreto a que o evento pretende dar resposta.

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 COMO OS RECRUTAR? No interior da prpria organizao. Junto de empresas de trabalho temporrio. Como prestadores de servios. Recrutando-as para integrar a organizao. Contrato a prazo. Contrato sem terno. Associativismo, amizade, solidariedade. (voluntariado) CAPACIDADES OU COMPETNCIAS? Apresentao cuidada, agradvel e calma. Capacidade de iniciativa e de trabalho em grupo. Conhecimentos sobre a natureza e objectivos do evento. Conhecimentos especficos e competncias associadas ao desempenho da funo (lnguas, informtica, competncias fsicas ou desportivas, etc.) Secretariado. o centro nevrlgico de qualquer organizao, dele irradiando as diferentes actividades que asseguram o funcionamento prtico do evento. dirigido por um coordenador ou gestor que deve possuir as seguintes caractersticas: Bom organizador; Metdico; Calmo e objectivo; Ter tacto e ser agradvel. Deve integrar um conjunto de elementos em nmero, e com as competncias adequadas ao evento, de entre os quais se destaca, pela sua funo especfica, o tesoureiro. Secretariado. O conjunto das suas funes agrupa em duas grandes classes. Execuo de instrues O secretariado executa as instrues que recebe da organizao. Fornecimento de informao O secretariado desempenha funes de ligao entre a organizao e a sociedade. Execuo de instrues: Escolha do local do evento (sala, auditrio, praa, galeria, roteiro, livraria, etc.) Expedio, recepo e tratamento da correspondncia. Realizao de todas as diligncias legais e burocrticas associadas realizao do evento: obteno de autorizaes, pagamento de taxas e licenas, seguros, assistncia mdica, policial, etc. Preparao do local do evento. Organizao da documentao e outra informao a disponibilizar. Fornecimento de informao Expedir e difundir propaganda sobre o evento. Prestar informao especfica sobre o evento (local, dia, hora, custo, agenda, acessos, alojamento, transportes.) Assegurar o funcionamento de um servio de apoio aos participantes e a imprensa. 21

Pessoal Tcnico. A realizao de muitos dos eventos est dependente da participao de recursos humanos com qualificaes tcnicas e cientficas, das mais comuns grande especializao: Conferencistas. Especialistas culturais. Artistas. Atletas. Tcnicos. Motoristas. Tcnicos de som e luz. Tcnicos de animao social, cultural ou desportiva. Gestor.

A funo do gestor de coordenador de toda actividade desenvolvida no contexto do projecto. So funes do gestor: Coordenar as actividades de: Planeamento, Implementao, e Controlo. Adaptao da estratgia e da estrutura especificidade do evento. Optimizar a utilizao dos recursos. Existem dois nveis de responsabilidade: 1. O nvel de apoio tomada de deciso, que exige conhecimentos especficos, tais como gesto de recursos humanos, tcnica e financeiros. 2. O nvel de tomada de deciso, que exige do gestor conhecimento de gesto de eventos.

3.2.3.2. Afectao de Outros Recursos.

Embora os recursos humanos sejam habitualmente os mais valiosos e os mais dispendiosos, a realizao de um evento exige a afectao de recursos de outra natureza, nomeadamente equipamento, instalaes, logstica, etc. A mobilizao de todos estes recursos exige ao panificador a considerao rigorosa dos custos associados. Os recursos so habitualmente agrupados em trs categorias: logsticos, tcnicos e financeiros.

Que instalaes so necessrias?

Identifique para cada tarefa que instalaes so requeridas.

Que equipamentos so requeridos

Identifique para cada tarefa os equipamentos crticos.

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Precisamos de informao e tecnologia?

Identifique o que existe e o que deve adquirir.

CONSIDERE: RECURSOS LOGSTICOS. Alojamento. Restaurao. Transportes. Animao cultural, social e turstica. Alojamento e Restaurao. Inventariao dos alojamentos existentes: tipologia, preos, servios, localizao. Divulgao da informao e servios conexos. Negociao das condies de utilizao. Realizao das reservas Transportes. Inventariao dos meios de transporte existentes, (tipologia, preos, horrios, locais de ingresso, para acesso ao evento), de fora e no interior do territrio. Divulgao da informao disponvel e de outras formas de divulgao Negociao das condies de utilizao. Realizao das reservas. Organizao de servios afectos ao evento. Animao social, cultural e turstica. Promovida pela organizao do evento. Funo de organizao. Existente na rea de influncia do evento. Funo de divulgao e agendamento.

RECURSOS TCNICOS. Equipamentos audiovisuais. Sistema de som. Sistema de luz. Computadores. Fotocopiadores. Telefones e faxes. Retroprojectores e telas. Projector de vdeo. Mquina fotogrfica. Digitalizador. Equipamento desportivo, em funo da actividade que se pretende desenvolver. Equipamento de escalada. Equipamento de paint-ball. Bssola, mapa e caderno para orientao. 23

Raquete de tnis e ou sequash. Fatos e skis. Botas, luvas e capacetes de equitao.

Material de publicitao do evento. Desdobrveis, mails e e-mails. Cartazes, out-doors e video-halls. Stio na WWW. Lpis, cadernos, copos e similares. Sponserizao de eventos e materiais.

Identificados os recursos necessrios organizao do evento, estamos em condies de produzir um oramento. Na elaborao do oramento devemos identificar todos os custos identificados, bem como a disponibilizao dos recursos necessrios.

CONSIDERE: RECURSOS FINANCEIROS. A organizao de um evento exige sempre a mobilizao e afectao de recursos financeiros. Esses recursos podem provir: Dos promotores. De patrocinadores. Das inscries dos participantes. Da venda de equipamento e produtos de marchadising.

3.2.3.4. Registo dos Recursos.

Identificados os recursos a afectar organizao do evento torna-se necessrio proceder ao seu registo integrado, produzindo um documento que implique todos os envolvidos no processo. Quando abordamos as diferentes categorias de recursos fomos sugerindo fichas de registo para apoio dos planificadores. Concludo o exerccio conveniente construir a matriz final, que integrando todas as informaes produzidas possa orientar o trabalho de todos. Esta matriz poder apresentar diversas configuraes, pelo que propomos, em anexo, um modelo que consideramos adequado ao objectivo. NOTA: Para efectuar o registo dos recursos utilize as fichas

3.3. EXECUTAR O EVENTO

Concluda a planificao do evento, materializada num Plano de Aco, que considera as diversas variveis, passamos fase da sua implementao, que pode ocorrer pela equipa que procedeu planificao, o que sempre desejvel, ou adjudicada a equipa diversa.

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3.3.1 VALIDAR O PLANO DE ACO.

Independentemente da opo, o prximo passo validar o Plano de Aco. O processo de validao inicia-se pela validao interna. Definidos os objectivos, calendarizadas as actividades, identificados e distribudos os recursos, deve promover-se uma reunio com toda a equipa, para em conjunto discutir o plano e introduzir as modificaes que se manifestarem adequadas. Aps a validao interna, o gestor deve promover igual procedimento com o cliente, para que este tambm valide o plano, expresso formalmente na assinatura do Plano de Aco

3.3.2 IMPLEMENTAR O PLANO DE ACO.

Com o plano validado chegado o momento da sua implementao. Fase crtica do processo, a implementao requer do gestor: A percepo clara dos processos necessrios implementao. A responsabilidade de seleco das pessoas certas para o desempenho das diversas tarefas. A capacidade de definir as responsabilidades de cada um dos elementos que integram a equipa. Liderar e motivar. Obter resultados.

3.3.2.1 Construir a Equipa.

A equipa a construir tem como objectivo a implementao do evento, Forme uma equipa pelo que devemos privilegiar a tarefa como elemento identificador da com membros que funo a desempenhar e das capacidades tcnicas a identificar. Na tirem partido das seleco da equipa no devemos procurar as pessoas que nos parecem suas prprias mais adequadas, mas preferencialmente olhar para a tarefa a desenvolver potencialidades. e procurar a pessoa dotada das capacidades necessrias sua concretizao. Para o desempenho desta funo deve utilizar as matrizes tabela linear de responsabilidade e matriz de distribuio de tarefa. Crie um pequeno ncleo duro de gesto. Muitos dos membros a integrar a equipa participam temporariamente na implementao do evento, mas para que tudo possa correr como o planeado necessria que alguns elementos estejam em permanncia ao servio do projecto. A dimenso do ncleo duro depende da dimenso e natureza do evento.

3.3.2.2 Liderar e Motivar.

H muitos estilos de liderana, mas na implementao de eventos, considerada a sua natureza temporria e a natureza dos recursos humanos devem ser privilegiadas lideranas que promovam consensos e privilegiem a iniciativa.

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ALGUMAS DEFINIES DE LIDERANA TIPOS CARACTERSTICAS O Grande Homem. A liderana incide sobre as caractersticas da personalidade. Acredita-se que alguns indivduos possuem qualidades natas que os habilitam liderana. A liderana carismtica. O lder janusiano Um lder centrado nos comportamentos Duas dimenses de liderana Orientado para as pessoas e para os resultados O especialista situacional. A capacidade do lder depende das caractersticas da situao. Diferentes perfis de lderes so necessrios para diferentes situaes. A eficcia da liderana resulta da correcta articulao entre as capacidades do lder e as caractersticas da situao. Lder camalenico O lder adapta o seu comportamento s caractersticas da situao. Actua como um camaleo. fortemente instrumental, adopta qualquer estilo desde que adequado situao. O lder ntegro Praticam uma liderana inclusiva. Canalizam a ambio e os esforos para a organizao. So autnticos e determinados. O Coach Ajuda os outros a se desenvolverem. Orienta-se por valores, tais como a outodesenvolvimento, respeito e autonomia. Procura desenvolver competncias de liderana nos seguidores. Para ele as pessoas so um fim em si mesmo.

3.3.2.3. Tomar Decises.

Quando se planifica e elabora o Plano de Aco, procede-se construo lgica dos processos, que uma vez implementados asseguram o xito do evento. Se bem que nesta fase j tomaram decises importantes, na presente fase de implementao que as decises mais importantes sero tomadas diariamente. Para a tomada de deciso eficaz h que considerar: A deciso mais eficaz aquela que tomada em equipa, pois considera os diversos contributos e comunica previamente aos envolvidos no processo uma imagem concreta dos resultados a obter. Considere todas as alternativas antes de tomar a deciso. Todos os problemas podem ser resolvidos com recurso a diversos processos e recursos. Considere-os, avalie-os e procure a soluo mais equilibrada. Decida somente quando est em posse de todos os dados essenciais tomada racional de deciso.

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3.3.2.4. Obter Resultados.

O evento promove-se para obter resultados. A planificao processa-se para assegurar que os processos necessrios obteno de resultados so considerados. Temos assim os resultados que pretendemos obter e o meio para o conseguir, mas isso pode se manifestar insuficiente se no construirmos uma metodologia de monitorizao de desempenho que permita, permanentemente, medir os resultados em funo do programado. Os objectivos fixam-nos os resultados a atingir. As tarefas e os recursos disponibiliza-nos os instrumentos para a obteno do xito, mas no podemos ficar-nos

3.4. CONCLUSO DO EVENTO

O evento foi realizado, pelo que os bens e servios que o integravam foram realizados conforme o contratado e planificado. O evento pode estar completo, mas o trabalho da equipa que o planificou e produziu somente estar concludo quando proceder ao seu encerramento. Em que consiste o encerramento? Consiste no seguinte conjunto de processos: Encerramento de contratos Todos os contratos devem ser encerrados independentemente do seu grau de execuo, assegurando-se assim que as obrigaes contratuais foram compridas. Registar as lies aprendidas Todas as aces de planificao e execuo de eventos geram conhecimentos que podem ser incorporados em futuros projectos, pelo que o que foi aprendido deve ser registado e integrar o processo de aprendizagem da organizao. Actualizar registos As organizaes envolvidas nos processos de concepo e execuo de eventos devem proceder actualizao dos seus arquivos de eventos e projectos; informao histrica; competncias adquiridas; parcerias estabelecidas, etc. Avaliar satisfao dos principais stackeholders. Libertar recursos que estiveram envolvidos no evento

O encerramento do evento somente ocorre quando festejamos o sucesso. Celebremos o sucesso!

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4. ANEXOS

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ANEXO I DESCRIO DO PROBLEMA

Regista uma descrio geral do problema em anlise.

Agora, completa as descries seguintes sobre o problema:

Tambm poderia definir o problema como..

Mas o principal aspecto ..

Aquilo que realmente gostaria de fazer

O problema por outro lado poderia ser

Outra forma, ainda mais estranha de considerar o problema poderia ser

Agora volte a definir o problema, da mesma forma ou alterado

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ANEXO II PROPOSTA DE SOLUO

Descrio do problema

A soluo ideal era:

Mas para isso era necessrio que acontecesse isto:

No possvel assegurar os elementos:

Pelo que a soluo a adoptar deve ser:

Porque esto assegurados os elementos:

Agora volte a definir a soluo, da mesma forma ou alterada

30

31

ANEXO III ANLISE DE STAKEHOLDERS NUMA ORGANIZAO

Stakeholder

O que espera da organizao

O que a organizao espera dele

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ANEXO IV MODELO DE ANLIDE DE FORAS DE CAMPO

Grau de intensidade
FORAS MOTIVADORAS 1 2 3 4 5

Grau de intensidade
FORAS DE RESISTNCIA -1 -2 -3 -4 -5

33

FORAS DE RESISTNCIA

FORAS MOTIVADORAS

-5

-4

-3

-2

-1

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ANEXO V RELATRIO DE VIABILIDADE

Grau de oportunidade

Envolvimento dos stakeholders

Superao dos elementos de risco

Grau de afectao de recursos

FINANCEIROS HUMANOS TECNICOS LOGISTICOS

Concluso

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ANEXO VI IDENTIFICAO DO PROJECTO

DENOMINAO

PROMOTOR

PATROCINADOR

DESTINATRIOS

ORAMENTO

DATA DE INCIO

DATA DE CONCLUSO

TOTAL DE DIAS

GESTOR

DESCRIO

OBJECTIVOS

36

ANEXO VII IDENTIFICAR DOS OBJECTIVOS

PROJECTO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

OBJECTIVO

37

ANEXO VIII IDENTIFICAO DOS OBJECTIVOS

Anexo B

N.

OBJECTIVO

Indicador

Meta

Tolerncia

38

ANEXO IX - IDENTIFICAR ACTIVIDADES

PROJECTO

OBJECTIVO

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

OBJECTIVO

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

39

ANEXO X IDENTIFICA O DAS ACTIVIDADES

N.

OBJECTIVO

Indicador

Meta

Tolerncia

ACTIVIDADES

N.

OBJECTIVO

Indicador

Meta

Tolerncia

ACTIVIDADE

40

41

ANEXO XI IDENTIFICAO DE TAREFAS

PROJECTO

OBJECTIVO

ACTIVIDADE

TAREFA

TAREFA

TAREFA

ACTIVIDADE

TAREFA

TAREFA

TAREFA

TAREFA

42

ANEXO XII TABELA DE CONTAS

Projecto
N. Conta

Descrio da actividade e tarefa

43

44

ANEXO XIII GRFICO DE GANTT

PROJECTO

Tarefas N. Conta
Janeiro Fevereiro Maro Abril

ANO de
TEMPO (ano/mese/semanas)
Maio Junho Julho Agosto Setem. Outubro Novem. Dezem. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

45

ANEXO XIV AFECTAO DE RECURSOS HUMANOS

(1) Responsvel (2) Colabora

N. Conta

Descrio da actividade e tarefa

Competncias Tcnicas

Tempo estimado

Recursos Humanos

Resp.

Custo estimado

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ANEXO XV TABELA LINEAR DE RESPONSABILIDADE

PROJECTO OBJECTIVO ACTIVIDADE

Anexo J RECURSOS HUMANOS Codigo de responsabilidade 1 2 3 4 Responsabilidade efectiva Superviso Geral Deve ser informado Colabora

N. Conta

Tarefa

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ANEXO XVI AFECTAO DE RECURSOS TCNICOS

N. Conta

Descrio da actividade e tarefa

Recursos Tcnicos

Custo estimado

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ANEXO XVII MATRIZ DE COMPROMISSOS

PROJECTO RECURSOS

Tarefa

Humanos
Quem Responsvel Quem est envolvido Custos

Tcnicos
Descrio Custos

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ANEXO XVIII RECURSOS LOGSTICOS

RECURSOS LOGISTICOS
Actividade s IDENTIFICAO / DESCRIO

50