Você está na página 1de 40

MDULO 1 Conceitos, caractersticas e princpios relacionados a arquivos e documentos.

ARQUIVOLOGIA Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)

ARQUIVOLOGIA Texto de Apoio

ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei
8.159, Art. 2)

Prof. Lino Madureira

- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. - Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos. - Instalaes onde funcionam arquivos. - Mvel destinado guarda de documentos.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

DOCUMENTO Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivistica)

ORGOS DE DOCUMENTAO - Arquivo Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. (Marilena
Leite Paes)

- Biblioteca Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite Paes) - Museu Instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. (Marilena Leite Paes)

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Baseado em Schellenberg, sistematizao retirada de Marilena Leite Paes)

GNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Audiovisual Cartogrfico Documentos textuais Audiovisual Cartogrfico

dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. (Lei 8.159, Art. 1)

ORIGEM BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so produzidos e conservados com objetivos culturais. - Os documentos so produzidos e conservados com objetivos funcionais.

Questes de Provas AGU CESPE - 2010 01 - O arquivo de um rgo o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio de suas atividades. Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espcie documental. PF/Escrivo CESPE - 2009 02 - As informaes contidas nos documentos de arquivo so produzidas no ambiente interno da organizao ou so recebidas do ambiente externo e tm uma relao direta ou indireta com a misso dessa organizao. PF/Escrivo CESPE - 2009 03 - Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funes deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio. MPU CESPE - 2010 04 - Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas.

AQUISIO ou CUSTDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. - Os documentos no so objetos de coleo; provm das atividades pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos so produzidos num nico exemplar, ou limitado em nmero de cpias. - H uma significao orgnica entre os documentos.

- Os documentos existem em numerosos exemplares.

- A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si.

MTODO DE AVALIAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades isoladas. - Preserva-se a documentao referente a uma atividade, como um conjunto e no como unidades isoladas. - Os julgamentos so finais e irrevogveis.

Questes de Provas AGU CESPE - 2010 05 - Um documento arquivstico confivel quando ele mantm relaes com os demais documentos do rgo que refletem suas funes e atividades. TRE/BA CESPE - 2009 06 - Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princpios aplicados na organizao das bibliotecas, principalmente no que se refere aos mtodos de classificao. TRE/MT CESPE - 2009 07 - Assinale a opo correta a respeito de arquivo. A) Os documentos de arquivo so produzidos e recebidos com finalidades histricas, culturais e cientficas. B) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica no considerada arquivo. C) O sentido ou significado do acervo documental no depende da relao que os documentos tm entre si. D) Os documentos so produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses documentos. E) O julgamento acerca da preservao dos documentos tem carter revogvel, envolvendo questes de convenincia. PF/Escrivo CESPE 2009 08 - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. MPU CESPE - 2010 09 - Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas.

- O julgamento no tem carter irrevogvel. - O julgamento envolve questes de convenincia, e no de preservao ou perda total.

- A documentao no raro existe em via nica.

MTODO DE CLASSIFICAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza mtodos predeterminados. - Estabelece classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas particularidades.

- Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos a classificar.

- Exige conhecimento da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos.

MTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades Aplica-se documentais. conjuntos documentais.

- As sries (anurios, - As sries so peridicos,...) so consideradas unidades unidades isoladas para para fins de descrio. catalogao. 3

FINALIDADES DO ARQUIVO 1 Servir administrao 2 Servir histria FUNO DO ARQUIVO Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservao - Acessibilidade e pesquisa CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Pblicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Institucionais Comerciais Pessoais

O DIREITO A INFORMAO
(Lei 8.159)

Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei.

NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinrios Documentos cuja divulgao no prejudica a Administrao. - Sigilosos Documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medias especiais de salvaguardar sua custdia e divulgao.
(Decreto 4.553)

(Lei 8.159)

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. Prazos relacionados aos graus de sigilo: - Ultra-Secreto 30 Anos - Secreto 20 Anos - Confidencial 10 Anos - Reservado 5 Anos 4

Conceitos importantes com relao ao sigilo


(Decreto 4.553)

EVOLUO OU FREQUENCIA DE USO 1 Idade Corrente / Ativo Constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. (Marilena Leite Paes). Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. (Dicionrio Brasileiro
de Terminologia Arquivstica).

Art. 4 II - CLASSIFICAO: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;

V - DESCLASSIFICAO: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes;

XV - RECLASSIFICAO: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;

So conservados pela administrao e somente o pessoal dessa administrao tem competncia para sobre o seu trato, classificao e utilizao.

(Lei 8. 159) Art. 23 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.
Questes de Provas DPU CESPE - 2010 10 - O procedimento de desclassificar documentos consiste em A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao. B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno. C) liberar consulta os documentos de natureza especial. D) facultar o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente, com base no plano de classificao da instituio.

2 Idade Intermedirio / Semi-Ativo Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. (Marilena
Leite Paes).

Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

Saem do domnio exclusivo da administrao que os produziu e tornam-se passivos de ao comum desta e da Administrao de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.

3 Idade Permanente / Inativo Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. (Marilena Leite
Paes).

Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. (Dicionrio


Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

So de competncia exclusiva Administrao dos Arquivos.

da

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENSO / ATUAO - Setoriais So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes). - Gerais / Centrais So os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes).

CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razo merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle e conservao.
(Marilena Leite Paes).

Questes de Provas DPU CESPE 2010 11 - Com relao aos procedimentos adotados nos arquivos permanentes, assinale a opo correta. A) vedada a reproduo parcial ou total dos documentos em suporte papel. B) A pesquisa facultada ao pblico externo. C) Os documentos existentes so passveis de eliminao. D) Os documentos pblicos posteriormente sero transferidos para o Arquivo Nacional. E) comum o emprstimo de documentos, inclusive para rgos externos. PF/Escrivo CESPE 2009 12 - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. MPU CESPE - 2010 13 - Dada a importncia da preservao dos documentos que compem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor.

- Documento Especial Documento em linguagem no-textual, em suporte no convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem.
(Marilena Leite Paes).

CARACTERSTICAS Conforme suas caractersticas os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo. (Janice Gonalves)

SUPORTE Definio

Exemplos

Material sobre o qual - Acetato as informaes so - Papel registradas. - Fita Magntica - Disco ptico

FORMATO Definio Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

TIPO Exemplos - Caderno - Diapositivo - Folha - Folhas avulsas - Mapa - Planta - Rolo de filme - Cartaz - Livro Definio Exemplos

Configurao que - Boletim de assume uma espcie Ocorrncia documental, de acordo com a atividade que a - Boletim Mdico gerou - Boletim Escolar - Contrato de Locao

FORMA Definio

Exemplos

Questes de Provas AGU CESPE - 2010 14 - Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. AGU CESPE - 2010 15 - Ofcio, memorando e aviso so exemplos de tipologias documentais.

Estgio de preparao - Original e de transmisso de - Cpia documentos. - Rascunho/Minuta

GNERO Definio Configurao que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.

Exemplos - Audiovisual - Sonoro - Iconogrfico - Textual - Cartogrfico - Microgrfico - Informtico

TRE/BA CESPE - 2009 16 - Os ofcios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes. PF/Escrivo CESPE - 2009 17 - Ofcios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails so tipologias documentais. PF/Escrivo CESPE - 2009 18 - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. MPU CESPE - 2010 19 - Os documentos do gnero iconogrfico tm suporte sinttico, em papel emulsionado ou no, e contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras.

ESPCIE Definio Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.

Exemplos - Boletim - Certido - Declarao - Relatrio - Contrato

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica) Questes de Provas TRE/BA CESPE - 2009 20 - O estgio de evoluo dos arquivos conhecido como princpio de respeito aos fundos, que o principal fundamento da arquivologia. TRE/MT CESPE - 2009 21 - O princpio de respeito aos fundos ou princpio da provenincia um dos pilares da arquivologia. Com relao a esse princpio, assinale a opo correta. A) A aplicao do princpio de respeito aos fundos separa o arquivo em trs fases: a corrente, a intermediria e a permanente. B) Esse princpio designa um conjunto de operaes que, a partir da avaliao de documentos, promove a guarda temporria ou permanente dos documentos. C) Esse princpio permite a elaborao de um instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. D) Esse princpio um elemento de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, que permite a localizao dos documentos. E) Esse princpio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos. PF/Escrivo CESPE - 2009 22 - Um dos critrios para que uma instituio pblica ou privada constitua um fundo de arquivo possuir atribuies precisas e estveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar. PF/Escrivo CESPE - 2009 23 - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto.

Fundo Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo

Provenincia Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Organicidade Relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da entidade produtora.

Unicidade Os documentos so nicos em decorrncia de sua gnese.

Pertinncia Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.

Ordem Original Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.

GABARITO DAS QUESTES (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 C C C C E E B C E D B E 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 E C E E E E C E E C E

MDULO 2 Gesto documental; avaliao e temporalidade.

GESTO DE DOCUMENTOS Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159, Art. 3)

Questes de Provas AGU 2010 (CESPE) 24 O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente denominado gesto de documentos. TRE-BA 2009 (CESPE) 25 A gesto de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. MPU 2010 (CESPE) 26 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

BIBLIOGRAFIA CITADA BRASIL. Lei 8159. Brasil. Decreto 4.553 DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf>. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponvel em: <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec ao_como_fazer/cf2.pdf>. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. ver. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

DIAGNSTICO DE ARQUIVOS Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).

OS TRS MOMENTOS (FASES) DA GESTO DE DOCUMENTOS


IEDA PIMENTA BERNARDES Produo dos Documentos Inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Marilena Leite Paes

Questes de Provas TRE-MT 2009 (CESPE) 27 A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de A) produo e destinao. B) emulao e migrao. C) conservao e restaurao. D) eliminao e preservao. E) criao e aquisio. MPU 2010 (CESPE) 28 Na fase de produo de documentos, o arquivista deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir a criao ou extino de modelos e formulrios. AGU 2010 (CESPE) 29 A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. MPU 2010 (CESPE) 30 A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. TRE-BA 2009 (CESPE) 31 A fase de destinao de documentos, em um programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte.

Produo Elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicao e emisso de vias desnecessrias; sugerir a criao e a extino de modelos e formulrios; participar da seleo dos recursos humanos que devero desempenhar tarefas arquivsticas e afins.

Manuteno e Uso Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local.

Utilizao Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao), de expedio, de organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, bem como a elaborao de normas de acesso documentao e recuperao da informao.

AVALIAO DE DOCUMENTOS Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

Destinao Final dos Documentos Programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo.

Destinao Anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. (Ieda
Pimenta Bernardes)

OBJETIVO DA AVALIAO DE 10

DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) - Preservao Documental - Reduo da massa documental - Liberao de espao fsico - Melhor conservao dos documentos de guarda permanente - Incremento pesquisa - Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes - Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (tramite) - Eficincia administrativa

Arquivstica)

Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Valor Fiscal Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.

Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

VALOR PRIMRIO Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

Valor Probatrio Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio.

VALOR SECUNDRIO Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

Valor Intrnseco Valor que um documento possui em razo de seu contedo, das circunstncias de sua produo, de suas assinaturas ou selos.

Valor Permanente Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Tambm chamado valor arquivstico ou valor histrico.

Valores (Dicionrio Brasileiro de Terminologia

PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO 11

DE AVALIAO . (Ieda Pimenta Bernardes) Prazo de Vigncia Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.

PF ESCRIVO 2009 (CESPE) 35 A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importncia para a avaliao de documentos, no permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou da permanente.

Prazo de Prescrio Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrio: Extino dos prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.
(Dicionrio Arquivstica). Brasileiro de Terminologia

Prazo de Precauo Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Questes de Provas AGU 2010 (CESPE) 32 O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final. AGU 2010 (CESPE) 33 Uma das principais funes do arquivo intermedirio armazenar temporariamente os documentos que no so mais movimentados. PF ESCRIVO 2009 (CESPE) 34 Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio.

A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. (Conarq
Res. 14)

Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.). A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, e devido as mudanas que eventualmente ocorrem na legislao e podem implicar em mudana nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes).
* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental em Anexo

12

TRANSFERNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

Questes de Provas AGU 2010 (CESPE) 36 Os documentos, aps cumprirem o prazo determinado para sua permanncia no arquivo corrente, so recolhidos ao arquivo especializado. MPU 2010 (CESPE) 37 Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas. DPU 2010 (CESPE) 38 Assinale a opo correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos. A) Os documentos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. B) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos sero transferidos ao arquivo central. C) O emprstimo de documentos facultado somente para o produtor do documento. D) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivo permanente. E) O procedimento de microfilmagem indicado apenas para os processos que estejam em pssimo estado de conservao. MPU 2010 (CESPE) 39 A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequncia, devem ser mantidos, por questes legais, fiscais, tcnicas ou administrativas. TRE-BA 2009 (CESPE) 40 Os documentos que no apresentam mais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem ser eliminados, pois no so mais necessrios como prova de uma atividade desenvolvida pela organizao. MPU 2010 (CESPE) 41 O arquivo permanente uma extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a nica funo de evitar a transferncia prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente.

RECOLHIMENTO Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes, com competncia formalmente estabelecida. Operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

ELIMINAO Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor permanente. Tambm chamada expurgo de documentos.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.

13

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS DE AVALIAO . (Ieda Pimenta


Bernardes).

- Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel. - Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao. - Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades. - Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel da seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades. - Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite. - Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico. - Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

- profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); - outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso.

Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo dos procedimentos metodolgicos

ATIVIDADES DAS COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (Ieda Pimenta


Bernardes).

Comisso Central de Avaliao (Comisso Permanente de Avaliao) - Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo. - Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao. - Orientar a execuo das decises registradas na Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo). - Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. - Aprovar as amostragens. - Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

COMPETNCIA PARA DOCUMENTOS (Conarq Res. 14)

AVALIAR

A Comisso Permanente de Avaliao compor-se de: - arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; - servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; - historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; - profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos;

14

Comisso Setorial de Avaliao de Documentos (Grupos de Trabalho) - Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo. - Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD. - Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume. - Acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente. - Propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio. - Elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. - Coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes. - Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

GABARITO DAS QUESTES (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 C C C A C C E C E C 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 E E E C A C E E C C

BIBLIOGRAFIA CITADA BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponvel em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c olecao_como_fazer/cf1.pdf>. BRASIL. Lei 8159. CONARQ Resoluo 14. Disponvel Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf>. DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion %20Term%20Arquiv.pdf>. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

Questes de Provas PF ESCRIVO 2009 (CESPE) 42 Uma das funes do diagnstico da situao arquivstica reunir informaes suficientes para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. MPU 2010 (CESPE) 43 O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento.

15

16

EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE rea Responsvel Item Documental Folha N Data / / Observaes

Tempo de arquivamento e Destinao Final Corrente Intermedirio Destinao Final

RECRUTAMENTO E SELEO - Constituio de bancas examinadoras; 6 Anos - Editais; - Exemplares nicos de provas; - Gabaritos; - Resultados - Recurso 5 Anos opcional a seleo por amostragem das provas dos Guarda Permanente candidatos, segundo critrios estabelecidos pela Comisso Permanente de Avaliao.

LICENAS - Acidente em servio - afastamento do cnjuge/companheiro - Atividade poltica - Capacitao profissional - Gestante - Paternidade

5 Anos

47 Anos

Eliminao

17

MDULO 3 Prticas arquivsticas: classificao, ordenao, protocolo.

(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

CLASSIFICAO (Janice Gonalves)


O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem respeito s funes/atividades detectadas.

Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades do gerador e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes.

O Plano de Classificao pode seguir o critrio FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL. Critrio Funcional: que tem por eixo as funes desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo

Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionrio e Benefcios RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionrios Benefcios Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade. RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionrios documentos pessoais Benefcios alimentao sade

Um Plano de Classificao deve possuir trs caractersticas (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

ORDENAO (Janice Gonalves) Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: N do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor) Data Local de procedncia Nome do emissor ou do destinatrio

A classificao esquema no qual a subclasses aparece esse esquema Classificao.

geralmente traduzida em hierarquia entre as classes e representada espacialmente, chamado de Plano de

PLANO DE CLASSIFICAO (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica) Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. QUADRO DE ARRANJO

Para a definio do critrio de ordenao devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.

18

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009 44 O mtodo de arquivamento documentos de arquivo deve definido a partir da natureza documentos e da estrutura organizao que os produz recebe.

dos ser dos da ou

Sistema Indireto: para se localizar um documento necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.

ORDENAO ALFABTICA Existem dois tipos de ordenao alfabtica. Letra por Letra Considera cada letra como elemento de ordenao. (desconsiderar o espao entre as palavras). Palavra por Palavra Considera a palavra como elemento de ordenao. Letra por Letra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai Palavra por Palavra Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro

DPU CESPE - 2010 45 O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de A) descarte. B) reteno. C) arquivamento. D) avaliao. E) classificao.

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO (Marilena Leite Paes) ALFABTICO GEOGRFICO NUMRICOS Simples Dgito Terminal Cronolgico IDEOGRFICOS (Assunto) Alfabtico enciclopdico dicionrio Numricos duplex decimal * As partculas no devem ser consideradas no momento da ordenao (de, da, dos, e,...)

MTODO ALFABTICO O elemento considerado para ordenao o Nome. Regras de Alfabetao 1) Para pessoa fsica considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Alfabetado Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira Jos Antunes Andrade Andrade, Jos Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo

Sistema Direto: a busca do documento realizada diretamente no local onde o documento est guardado.

19

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabtica do prenome. Alfabetado Joo Antunes Paulo Antunes Anbal Antunes Antunes, Anbal Antunes, Joo Antunes, Paulo

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Alfabetado Mario Vargas Llosa Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del Vargas Llosa, Mario

3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.


Alfabetado Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor

8) Os nomes orientais (japons, chins, rabe) so registrados como se apresentam, sem inverso Alfabetado Tsutomu Kato Tadashi Osanai Ikutaro Kakehashi Ikutaro Kakehashi Tadashi Osanai Tsutomu Kato

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam.


Alfabetado
Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva So Bento Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar So Bento, Luis Carlos da Silva

9) Nomes de empresas e instituies (pessoa jurdica) devem ser transcritos como se apresentam, porm, os artigos iniciais no devem ser considerados para alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
Alfabetado EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda. Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.

5) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ltimo sobrenome e no so separados na inverso.
Alfabetado Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastio de Pdua Jnior Antonio de Brito Neto Almeida Filho, Wilson de Brito Neto, Antonio de Oliveira Sobrinho, Oscar de Pdua Jnior, Sebastio de

10) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, os nmeros arbicos, romanos ou escrito por extenso devero aparecer no final entre parnteses.
Alfabetado II Conferncia da Sade Quarto Encontro de Turismo 3 Congresso de Direito Penal Conferncia da Sade (II) Congresso de Direito Penal (3) Encontro de Turismo (Quarto)

6) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses. Alfabetado


Prof. Jos Cludio de Souza Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.) Souza, Jos Cludio de (Prof.)

20

MTODO GEOGRFICO Utiliza informaes do aspecto geogrfico do documento. Existem 3 (trs) formas de arquivamento

2 FORMA: CIDADE ESTADO Os documentos so agrupados por Cidade Ex: Brejinho Brejinho Caic Limoeiro Mossor Natal Olinda Recife Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Ex: Brejinho Pernambuco Brejinho Rio Grande do Norte Caic Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossor Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco

1 FORMA: ESTADO CIDADE Os documentos so agrupados por Estados Ex: Pernambuco Rio Grande do Norte

Dentro das divises estaduais seguem as divises por cidades, ficando a primeira subdiviso para a capital Ex: PERNAMBUCO Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caic Rio Grande do Norte Mossor

3 FORMA: PAS CIDADE Os documentos so agrupados por Pas Ex: Frana Portugal

Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL Ex: FRANA Frana Paris Frana Lorena PORTUGAL Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto

21

MTODO NUMRICO SIMPLES O Mtodo numrico simples considera um nmero j existente no documento (ex: n de matrcula do funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um nmero ao documento. Importante: Controle da numerao para no atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes. O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para a realizao de uma busca. Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de Matrcula.

MTODO DGITO-TERMINAL A base do mtodo consiste subdividir um nmero de seis dgitos em trs grupos de dois dgitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hfen. Sendo o primeiro par da direita denominado grupo primrio, seguido pelo grupo secundrio, e grupo tercirio. Ex: Decompondo o nmero Teremos: 829319 82-93-19

Sendo o grupo primrio para ordenao 19, seguido do grupo secundrio, 93, e do grupo tercirio 82.

Pastas Dossis de Funcionrios 41737 40072 30095 30021 20241

Se o nmero apresentar apenas cinco dgitos o grupo tercirio dever ser complementado com um nmero 0 (zero). Ex: 56212 Ex: Numrico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Dgito Terminal 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

05-62-12

NDICE ALFABTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhes, Joo - 20241 Tenrio, Edilson 30021

22

MTODO NUMRICO CRONOLGICO Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

ASSUNTO - ALFABTICO - ENCICLOPDICO

Assuntos correlatos so agrupados sob um ttulo geral. EX: CONTABILIDADE Conta de gua Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de sada PESSOAL Atestado Mdico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admisso

INFORMAO CRONOLGICA DIA MS ANO 1 Janeiro / jan. /01 ... 2 Fevereiro / fev / 02 ... 3 Maro / mar. / 03 1940 4 Abril / abr. / 04 ... 5 Maio / maio / 05 ... ... Junho / jun. / 06 1965 ... Julho / jul / 07 1966 ... Agosto / ago. /08 ... ... Setembro / set. / 09 ... 29 Outubro / out. /10 1999 30 Novembro / nov. / 11 2000 31 Dezembro / dez. / 12 2001

1 ANO Seqncia da 2 MS Ordenao 3 DIA

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX Os assuntos so divididos em classes e subclasses. O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que exige cuidado para que no sejam criadas pastas com assuntos j includos em sub-pastas. Para cada assunto principal atribudo um nmero

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica. EX: ATESTADO MDICO CONTA DE GUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SADA TESTE DE ADMISSO

CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivises CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

23

Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises.


CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 1-2-3

0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia O nmero de classificao composto por uma parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou no ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Aps o ponto podem existir quantos nmeros forem necessrios. Lembrando que cada novo nmero um nvel de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: No h uma classificao universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espcie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a tcnica e no o sistema de classificao.
100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.211 113.212 113.22 113.23 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Pr Pago Ps Pago Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Sada PESSOAL

Para a utilizao do mtodo duplex fundamental utilizar um plano de classificao (que contm toda estrutura numrica utilizada) + ndice (para identificao do cdigo numrico que dever ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de gua 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Sada NDICE Conta de gua Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Sada NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificao Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada para assuntos gerais.

A desvantagem que para cada nvel temos um nmero de subdivises limitado (0-9).

24

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009 46 A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. ANAC CESPE - 2009 47 Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. ANAC CESPE - 2009 48 A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. ANATEL CESPE - 2008 49 A diviso da documentao em classes, conforme os temas, caracteriza o mtodo de arquivamento dgito-terminal. ANTAQ CESPE - 2008 50 O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 5263-19. ANTAQ CESPE - 2008 51 Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. DPU CESPE - 2010 52 Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se A) por assunto. B) onomstico. C) geogrfico. D) ideogrfico. E) alfabtico.

MCT CESPE - 2008 53 Na alfabetao de nomes espanhis, o registro feito pelo prenome.

ORGANIZAO DA DOCUMENTAO
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Arranjo Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Notao Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G), equivale a cdigo de referncia. Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou ficha-fantasma.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Guia Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquivos. Inventrio Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos. Catlogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica. 25

Repertrio Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos.

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica)

INSTRUMENTOS DE AUXILIAR (Dicionrio Terminologia Arquivstica)

PESQUISA Brasileiro de

b) Servio encarregado do recebimento, registro, autuao, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Tambm referido como unidade protocolizadora
(Conarq Res. 14)

ndice Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao. Tabela de Equivalncia Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes.

c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificao; Registro e Movimentao.
A) Recebimento; Registro; Classificao; Distribuio; B) Recebimento; Registro; Classificao; Distribuio; C) Recebimento; Registro; Classificao; Movimentao.

Controle da Controle da tramitao e tramitao e expedio de expedio de documentos. documentos; Autuao.

26

ROTINAS DE PROTOCOLO
(Marilena Leite Paes)

Registro e Movimentao Funciona como uma atividade de distribuio de documentos. Faz o registro do documento anotando dados de identificao, e encaminha os documentos aos setores a que se destinam.

Recebimento e Classificao Receber a correspondncia; Separar a correspondncia oficial da particular; Distribuir a correspondncia particular; Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da correspondncia de carter sigiloso; Encaminha a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios; Abrir a correspondncia ostensiva; Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, verificando a existncia de antecedentes; Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada; Interpretar e classificar a correspondncia, com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento; Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo; data de entrada; procedncia, espcie, nmero e data do documento; cdigo e resumo do assunto; primeira distribuio; Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso; Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, arquivando-as em seguida; Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica; Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos; anotar nas respectivas fichas o novo destino; Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Autuao Formao de Processos

Expedio Controle de Documentos Emitidos

27

Questes de Provas

ANATEL CESPE - 2008 54 O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. MCT CESPE - 2008 55 Aps o cadastramento do processo e(ou) documento, deve ser feito um controle das movimentaes, conhecidas como tramitao, visando a sua localizao fsica e a prestao de informaes s partes interessadas. MI CESPE - 2009 56 O recebimento, o registro, a movimentao e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade do setor de protocolo. MI CESPE - 2009 57 A autuao mencionada na situao descrita o termo que caracteriza a abertura do processo. MI CESPE - 2009 58 O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. MMA CESPE - 2009 59 A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.

MS CESPE - 2008 60 O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. MTE CESPE - 2008 61 A entrada de um documento em um ministrio, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro realizado com o objetivo de se extrair informaes especficas de acesso (data, nmero do documento, destinatrio, origem, assunto etc.) do documento para seu controle. DPU CESPE - 2010 62 As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. B) recebimento, classificao, registro e movimentao de documentos. C) recebimento, eliminao emprstimo de documentos. D) ordenao, classificao avaliao de documentos. e

E) registro de processos, classificao e avaliao de documentos. PF/ESCRIVO CESPE - 2009 63 O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

28

DPU CESPE - 2010 64 A finalidade da adoo da guiafora nos arquivos consiste em A) possibilitar a identificao dos documentos arquivados equivocadamente. B) indicar os documentos que foram retirados do arquivo. C) facilitar o rearquivamento dos documentos. D) registrar os descartes efetuados no acervo arquivstico. E) indicar os documentos que esto destinados a restaurao.

BIBLIOGRAFIA CITADA BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponvel em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c olecao_como_fazer/cf1.pdf>. CONARQ Resoluo 14. Disponvel Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf>. DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf>. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponvel em: <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec ao_como_fazer/cf2.pdf>. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

GABARITO DAS QUESTES (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 C E E C E E E C C E C 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 C C C C C C C B C C

29

MDULO 4 Tecnologias aplicadas gesto documental (GED e Microfilmagem).

Termo genrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. Principais Bitolas

MICROFILMAGEM Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996). Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei 5.433/68. Portaria n 12 de 8 de junho de 2009 Secretaria Nacional de Justia - dispe sobre o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos.

16mm (at A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme

O rolo de microfilme a microforma bsica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de informaes sujeitas a atualizaes constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqencial numrico ou cronolgico. As larguras mais usadas so 16mm para documentao administrativa e os de 35mm para arquivos tcnicos de plantas, mapas, livros, etc.

Vantagens da Microfilmagem Integridade das informaes. Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas atravs de Leitores de Microfilme. Segurana: Duas vias de microfilme, original e cpia, proporcionando Microfilmagem total segurana. Rapidez de acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de ndices em banco de dados, busca das informaes em poucos minutos e cpias em papel se necessrio. Reduo do espao ocupado: at 98% de reduo de espao fsico dos arquivos. Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao prpria. Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com as mdias magnticas e pticas. MICROFORMAS

30

Jaqueta

Microficha

A jaqueta formada por duas folhas de polister especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde sero inseridas as tiras de microfilme. As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padro de uma jaqueta 105mm x 148mm. Suas principais vantagens so a possibilidade de atualizao por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminao da informao e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexao, possvel por meio de vrios recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc.

A microficha nada mais que uma folha de filme, normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padro e a mais usada a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns so: - Duplicando uma jaqueta - Montando tiras de filmes - Utilizando uma cmara planetria tipo Step & Repeat - Utilizando uma cmara C.O.M.

EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM Microfilmadoras Planetrias

Composta de uma base fixa onde est o campo fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o documento quanto o filme esto parados no momento da microfilmagem.

31

Microfilmadoras Rotativas

Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da mquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme esto em movimento no momento da microfilmagem.

Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores Processadoras

Aps a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visveis. Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem. Duplicadores Scanner de Microfilme

Utilizado para fazer cpias das microformas.

Utilizado para digitalizar diretamente da pelcula com alta capacidade de produo Leitores Simples

32

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital.

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010 65 O microfilme de substituio aquele que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. AGU CESPE - 2010 66 O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo. TRE/MT CESPE - 2009 67 Assinale a opo correta com relao microfilmagem e ao uso das novas tecnologias. A) A microfilmagem permite a reduo do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda restrito devido no aceitao do microfilme como prova legal. B) A migrao de suportes uma tcnica importante para combater a rpida obsolescncia dos software e hardware, que compromete a preservao de documentos digitais. C) A digitalizao de documentos vantajosa, pois permite o acesso mltiplo e simultneo aos documentos e, alm disso, possui ampla aceitao legal. D) A opo pelo uso da microfilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego. E) A microfilmagem, por limitaes tcnicas, restrita aos documentos em suporte papel.

Document Imaging o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos digitalizados. Os documentos originalmente em mdias analgicas (papel, mirofilme,...) devero ser convertidos atravs de processos de digitalizao. A principal vantagem o armazenamento e a diminuio do volume fsico dos documentos. 13.000 pginas A4 digitalizadas cabem em 1 CD-ROM. (700 MB). Outro aspecto importante com relao disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida atravs de senhas. Workflow Ferramenta para armazenamento, recuperao e tramitao de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos so processados. Com os documentos convertidos para imagens, era preciso uma tecnologia que substitusse o processo humano de trmite de documentos em papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decises onde necessrio um intenso trmite de documentos muitas vezes at em cidades e pases diferentes. Vantagens: - Incremento ao Tramite - Informao just in time.

33

PF/ESCRIVO CESPE - 2009 68 A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. MPU CESPE - 2010 69 Os documentos originais considerados de guarda permanente somente podero ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados. MPU CESPE - 2010 70 O problema relacionado obsolescncia dos equipamentos e dos programas de informtica, que compromete a preservao de documentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminao.. TRE-GO CESPE - 2008 71 Com relao alterao do suporte da informao em arquivos, assinale a opo correta. A) A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. B) Qualquer proposta de alterao de suporte das informaes arquivsticas deve levar em considerao as questes legais, garantias jurdicas, normalizao de procedimentos, padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira. necessrio considerar, ainda, as peculiaridades de cada rgo, alm de realizar estudos de viabilidade econmica.

C) As vantagens da alterao do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informaes por tornar desnecessria a organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com outras entidades; proporcionar acesso s informaes em redes; reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do espao; reduzir custos de manuteno. D) Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo.

GABARITO DAS QUESTES (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) 65 67 69 71 C B E B 66 68 70 E C E

BIBLIOGRAFIA CITADA AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED gerenciamento eletrnico de documentos BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968. BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996. DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo: CENADEM.

34

35

MDULO 5 Preservao Documental

CARACTERSTICAS DO PAPEL O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras. O controle do conjunto de elementos ambientais fundamental para a preservao dos acervos.

PRESERVAO
Norma Cianflone Cassares Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.

um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.

FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve ser mantido, pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferao de fungos e bactrias, bem como garante caractersticas propcias para infestao por animais. J a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradio. importante fazer o monitoramento do ambiente atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa circulao do ar.

CONSERVAO
Norma Cianflone Cassares Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica Promoo da preservao e da restaurao dos documentos.

um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).

Radiao da Luz O Controle da luminosidade um elemento que contribui para a preservao dos documentos. A incidncia luz natural ou artificial sobre os documentos causa danos de forma irreversvel, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel.

RESTAURAO
Norma Cianflone Cassares Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.

Qualidade do Ar importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurana dos documentos, os gases que provocam reaes qumicas formando cidos que danificam os documentos, e as partculas slidas que se encontram em suspenso.

36

AGENTES BIOLGICOS Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene.

PROCEDIMENTOS TCNICOS
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso.

climatizao Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos.

INTERVENO HUMANA O homem um dos maiores agentes de deteriorao dos documentos.

Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos so atos intencionais que podem ser minimizados com uma poltica de acesso e segurana dos documentos.

controle ambiental Conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua.

desacidificao Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas sua preservao.

Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais prprios para cada suporte documental. Essa prtica vai garantir a proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar o mobilirio e invlucros com padro arquivstico. A utilizao de forma correta dos invlucros (envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes para garantir a integridade documental, visto que a prtica mais comum a superlotao dos invlucros, danificando os documentos na sua manipulao de retirada e guarda. desinfeco Processo de destruio ou inibio da atividade de microorganismos.

desinfestao Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos.

desumidificao Reduo da umidade relativa do ar em reas determinadas, por meio de processos mecnicos ou qumicos.

37

encapsulao Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas.

umidificao Procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do vapor d'gua.

fumigao Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos.

velatura Processo de restaurao que consiste na aplicao de reforo de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

higienizao Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos, com vistas preservao dos documentos. Questes de Provas laminao Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semisinttico ou sinttico, por meio de diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas. TRE-MT CESPE 2009 72 A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Com referncia conservao e restaurao de documentos de arquivo, assinale a opo correta. A) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel. B) A temperatura ideal para conservao dos documentos em um depsito de arquivo deve ser superior a 24o C. C) O alisamento um mtodo eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel. D) A limpeza dos documentos em papel, fase posterior fumigao, pode ser feita em mesas higienizadoras ou com um pano macio, uma escova ou um aspirador. E) A desinfestao consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, aumentando, assim, a resistncia das fibras do papel. 38

planificao Aplainamento mediante presso, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substncia adesiva original perdida.

secagem a vcuo Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevao de temperatura.

secagem por congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqente secagem mediante vcuo e gradual elevao de temperatura. Tambm chamado liofilizao ou secagem a frio.

PF/ESCRIVO CESPE 2009 73 A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. MPU CESPE - 2010 74 O alisamento uma das operaes de restaurao de documentos mais utilizadas em pases tropicais. ANAC CESPE - 2009 75 O ar seco e a alta umidade so fatores de enfraquecimento do papel. ANAC CESPE - 2009 76 A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. ANAC CESPE - 2009 77 O processo qumico mais efetivo para a desinfestao e desinfeco de materiais arquivsticos a emulao. MS CESPE - 2008 78 A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. MS CESPE - 2008 79 A higienizao de documentos um procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados em uma atmosfera mida para readquirirem flexibilidade. MS CESPE - 2008 80 A higienizao e acondicionamento so aes conservao dos documentos.

MS CESPE - 2008 81 O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel. TRE/GO CESPE - 2008 82 A respeito da preservao da integridade dos documentos, assinale a opo correta. A) Preservao o nome dado ao processo de exposio de uma pea documental a vapores qumicos, dentro de cmaras especiais a vcuo, para destruio de insetos e fungos, resultando na polimerizao do documento. B) Denomina-se conservao o conjunto de atividades que visam preservao dos documentos, isto , aes realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradao por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos, como higienizao, acondicionamento, reparos e outros. C) A limpeza do depsito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; o cho deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de gua, solventes, cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura. D) A luz natural e o calor so prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilizao de lmpadas fluorescentes, por no produzirem calor nem radiao ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incndio. 39

o de

TRE/MA CESPE - 2009 83Quanto preservao, conservao e restaurao de documentos, assinale a opo correta. A) A desinfestao e o alisamento so tcnicas de restaurao de documentos. B) A higienizao dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina. C) O silking um mtodo de desinfestao que combate os insetos e apresenta maior eficincia que a fumigao. D) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. E) A luz do dia e a umidade so prejudiciais conservao do acervo documental. TRE/MG CESPE - 2008 84 A respeito da preservao, conservao e restaurao de documentos, assinale a opo correta. A) Todos os documentos transferidos ao arquivo intermedirio devem ser higienizados e restaurados. B) A laminao uma das tcnicas de higienizao mais utilizada na conservao de documentos. C) A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel.

D) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. E) A luz solar menos nociva que a luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo.

GABARITO DAS QUESTES (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) 72 74 76 78 80 82 84 D E C E C B D 73 75 77 79 81 83 C C E E C E

BIBLIOGRAFIA CITADA CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 70 p. DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

40