Teoria Organizacional Curso de Mestrado em Administrao

Tcnicas de Gesto Aplicadas nas Organizaes

Sumrio
I - Introduo.......................................................................................... 01 Tcnicas Administrativas....................................................................... 01 1 Administrao por Objetivos(APO)............................. 01 2 Benchmarking................................................................ 02 3 Brainstorming................................................................ 02 4 Custeio ABC(Activity-based costing)........................... 03 5 Desenvolvimento Organizacional(DO)......................... 03 6 Downsizing.................................................................... 04 7 Energizao(empowerment).......................................... 05

8 Gerenciamento da Qualidade Total(TQM).................... 06 9 Reengenharia.................................................................. 06 10 Terceirizao................................................................ 07

Tcnicas

de

Gesto

Aplicadas

nas

Organizaes
I INTRODUO Estudar as tcnicas administrativas analisar a relao dinmica e interdependente existente entre a teoria e a prtica na Administrao. Portanto, vamos analisar criticamente a prxis gerencial identificando conceitos e concepes inerentes s diferentes abordagens no trabalho realizado pelos administradores no seu dia-a-dia.

Tcnicas Administrativas mais utilizadas na ltima dcada.

1-) Administrao por Objetivos (APO) uma tcnica que incentiva os subordinados a participarem da fixao dos objetivos organizacionais, contrariando a concepo clssica de que os objetivos devem ser definidos pelo topo da pirmide. Na APO, o superior d as diretrizes da empresa e pede ao subordinado que elabore suas prprias metas. Estas so discutidas por ambos e postas em prtica. Esta tcnica, se aplicada com o envolvimento dos participantes e sem m-f, pode ter efeitos motivacionais positivos. Alm disso, os objetivos tornam-se claros para todos, pois foram discutidos previamente. A APO tem sido aplicada nas empresas com outros nomes, porm com o mesmo esprito participativo. O sucesso depende da habilidade do gerente. 2-) Benchmarking

O termo Dantotsu criado pelos japoneses, que definia o objetivo de todas empresas e organizaes do mundo, significa buscar ser o melhor dos melhores ou obter a mxima performance empresarial. A americanizao desse termo criado pelos japoneses, deu origem ao que conhecemos hoje chamado de Benchmarking. condio de superioridade no mercado. necessitam de mudanas, objetivando produtividade. Para um O processo uma atividade competir incremento as do organizaes desempenho e contnua que estabelece metas, alvos e objetivos que dem organizao uma

3-) Brainstorming Essa tcnica muito utilizada, porque tem como objetivo principal estimular a criatividade dos participantes de uma reunio, visando facilitar os processos de soluo de problemas. A sesso de brainstorming, coletar idias de todos os participantes acerca de um tema, estando proibidas crticas ou juzos de valores. Ento tem incio a apresentao do problema a ser resolvido e termina quando todas as idias forem registradas. Pode-se em seguida proceder uma votao das propostas ou fazer uma discusso sobre o problema. O Brainstorming, no funciona se algum dos participantes estiverem tensos, desconfortveis ou oprimidos.

4-) Custeio ABC (Activity-Based Costing) Para entendermos o que o ABC, importante esclarecermos algumas definies bsicas da administrao financeira

Preo e sua formao o preo de um produto mais os custos de produo, comercializao e impostos, incluindo-se a margem de lucro esperada; Custo direto matria prima e mo-de-obra direta; Custo indireto valor rateado para que se estruture o preo do produto, como manuteno de mquinas, depreciao de equipamentos e mo-de-obra indireta. Esse sistema consegue medir todos os valores a serem agregados ao custo

final do produto. A desvantagem que com as inovaes tecnolgicas dos ltimos

3

anos, os custos indiretos passaram a representar uma grande porcentagem(cerca de 35%) dos custos. O sistema ABC de custeio baseado em atividades, chamado de estratgia gerencial que define a porcentagem dos custos indiretos que cada produto consome, como cortar desperdcios, incrementar a qualidade dos servios, avaliar a qualidade e impulsionar a empresa para o aperfeioamento contnuo.

5-) Desenvolvimento Organizacional (DO) Trata-se de uma tcnica que busca a renovao organizacional por meio da mudana, num processo amplo, demorado e custoso. O processo de DO geralmente so conduzidos por consultores externos. A maior parte das tcnicas envolvidas num processo de DO, envolve dinmicas de grupo, nas quais os participantes so convidados a expor seu trabalho, seus sentimentos e suas relaes. A sensibilizao, uma tcnica de treinamento em habilidades pessoais. A anlise transacional, uma tcnica que visa melhorar a comunicao interpessoal. J o Grid Gerencial, compara a preocupao do gerente com a produo e as pessoas. O DO trabalha com feedback de dados, pesquisando os empregados sobre fatores como o moral, o estilo pessoal, o relacionamento interpessoal, etc. O desenvolvimento de equipes, envolve auto-avaliaes dos membros de grupos e seus comportamentos e desenvolvimento de habilidades para trabalhar em grupo. Essa tcnica no possui eficcia garantida, por lidar com pessoas os resultados podem variar muito, alm do alto custo.

6-) Downsizing O downsizing, uma tcnica administrativa que consiste na reduo dos nveis hierrquicos da organizao, em especial da mdia gerncia, buscando agilizao da atividade administrativa, alm de melhorias da comunicao e reduo de custos. Aplica-se nas organizaes inchadas com muitos nveis hierrquicos e pirmides muito agudas. O downsizing, inevitavelmente provoca cortes de pessoal, principalmente na mdia gerncia, o que costuma incorporar esse processo a recolocao (outplacement). A aplicao do downsizing visando meras redues de custos, pode ter efeitos negativos bastante srios, cria um clima de insegurana, a empresa perde
4

bons empregados, motivao, qualidade e solidez da cultura organizacional, em troca de ganhos de produtividade que raramente se prolongam.

7-) Energizao (empowerment) A energizao no mais um dos modismos da administrao, uma funo gerencial das mais importantes, pois contribui para o aumento da produtividade, reduo de custos e principalmente maior humanizao das organizaes. Energizar uma organizao, significa aumentar a participao dos membros na vida da empresa. Encontrando o melhor meio de realizar suas tarefas, os funcionrios recebem um estmulo para trabalhar, e isto gera um aumento da produtividade. Para que uma organizao possa ser energizada, necessrio que os gerentes, chefes de equipes, superintendentes, utilizem algumas tcnicas: Delegar poder e responsabilidades s pessoas capacitadas; Manter a auto-estima elevada dos empregados; Ouvir e responder com empatia as sugestes de todos os membros da organizao; Buscar nos funcionrios solues e sugestes para os problemas da organizao; Apoiar as iniciativas e idias das pessoas, fazendo com que as prprias pessoas assumam a responsabilidade pela implantao dessas idias; Deixar que as pessoas gerenciem seu comportamento e nvel de produtividade; Criar equipes de trabalho autnomas e integradas, com poder, responsabilidade, misso e metas definidas. Investimentos em recursos humanos, conversas de motivao, aumento de salrios, melhor comunicao, garantia de estabilidade, treinamentos e vrios outros programas so aproveitados quando os empregados esto dispostos a aumentar a produtividade.

8-) Gerenciamento da Qualidade Total (TQM) Nos ltimos anos o tema tem ressurgido nos ambientes organizacionais, em programas que garantam a qualidade de seus produtos. Clientes e consumidores finais exigem produtos com certificao de qualidade e garantia. Consultorias criam manuais e normas que visam defeito zero. So utilizadas vrias ferramentas na aplicao dos processos de qualidade como: Memory jogger, Fluxograma, Folha de
5

verificao, Diagrama de Pareto, Diagrama de causa e efeito, Carta de tendncia, Histograma, Diagrama de disperso, Cartas de controle, Capabilidade do Processo, etc. Total Quality Management(TQM), um conceito que tem sido responsvel pelo sucesso de muitas empresas no mercado atual. Segundo Thomaz Wood Jr., uma interao dinmica entre trs variveis: o produto, cliente e o uso. Segundo Peter Mears, um sistema permanente e de longo prazo, voltado para alcanar a satisfao do cliente atravs da melhoria contnua da qualidade dos servios e produtos da empresa.

9-) Reengenharia A reengenharia surgiu em 1993, com a publicao do livro Reengineering the Corporation, a manifesto for Business Revolution, de Michael Hammer e James Champy, os quais afirmavam as empresas possuam estruturas obsoletas, incapazes de sobreviver a trs grandes foras que estariam dominando o mundo dos negcios neste fim de sculo: o poder dos clientes, o acirramento da concorrncia e o aumento na velocidade das mudanas no ambiente empresarial. A produo em massa estereotipada pelo fordismo j se esgotou para estes autores, pouca concorrncia e poucas opes oferecidas ao consumidor. Por ltimo, enfatizam as intensas mudanas, o avano tecnolgico e a globalizao dos mercados, sendo o tempo uma dimenso importantssima dentro das organizaes. Dentro do contexto das mudanas, a reengenharia seria o caminho para sobrevivncia empresarial no novo cenrio. As premissas da reengenharia so a quebra da departamentalizao e da burocratizao das empresas, por meio da nfase nos processos ao invs de nas atividades que produza valor para o cliente. Para Hammer e Champy, o caminho esquecer as atividades atuais, perguntandose apenas: Por que fazemos o que fazemos? e Qual a melhor maneira de faz-lo?. A reengenharia sofreu diversas crticas, muitas devido sua m aplicao; como grandes cortes de pessoal sem a menor preocupao com a verdadeira essncia da reengenharia que era o repensar dos processos organizacionais.

10-) Terceirizao Terceirizao no uma idia nova, remonta ao sculo passado tendo sido incrementada durante e a partir da Segunda Guerra Mundial. Nos EUA, na Europa e
6

no Japo, a terceirizao muito difundida e largamente utilizada, no s como forma de descentralizao de comandos e operaes, mas sobretudo como forma eficaz na reduo dos custos das organizaes. Abaixo iremos aprofundar-nos no tema, o qual o objeto principal deste estudo.

II - JUSTIFICATIVA Escolhemos e reas, o tema Terceirizao, pelo fato de ser uma tcnica administrativa amplamente utilizada pelas empresas de diversos portes, segmento por estar em expanso principalmente na Amrica Latina, prtica essa largamente utilizada na Europa, Japo e EUA na ltima dcada. Portanto, um assunto de interesse das empresas, dos trabalhadores(que procuram tirar vantagem com a abertura de sua prpria empresa de prestao de servios), contribui para a melhoria da qualidade e produtividade das empresas, alm de ser objeto de estudo acadmico, pois poder ser melhor enfocado para desmistificar o trauma da implantao dessa tcnica nas empresas.

III DESENVOLVIMENTO DO TEMA 1-) Terceirizao O que Terceirizao? Nada mais do que atribuir a terceiros servios e produtos que podem ser perfeitamente executados longe das vistas e do controle efetivo do tomador principal, desde que dentro dos padres de qualidade contratados. Terceirizao ou outsourcing, a transferncia para outras empresas da execuo das atividades complementares ou no essenciais de seus negcios. Terceirizando as atividades no essenciais, uma empresa pode concentrar toda sua energia na atividade-fim, cujas conseqncias so: maior dedicao atividade essencial, simplificao do planejamento, flexibilizao da produo, implementao de programas de qualidade e produtividade, reduo de custos e maior competitividade.

Com

adoo

dessa

prtica

pelas

empresas,

deixam

de

existir

departamentos inteiros, dando lugar a empresas prestadoras de servios, em reas

7

de limpeza, jardinagem, alimentao, vigilncia e transporte. Pode-se terceirizar partes do processo produtivo, como a produo de componentes. A empresa terceirizada, obter simplificao administrativa e economia de recursos, podendo investir na sua especializao e maior agilidade empresarial, elevando a produtividade e qualidade do produto, atendendo as exigncias de competitividade internacional. Com a abertura de mercado, as empresas precisam ficar mais geis ento a sada terceirizar para economizar recursos, pois o terceiro encontra solues mais criativas e menos onerosas para seu negcio, alm de evitar desperdcio o que as empresas por comodismo ou vcio comum no o faz normalmente. A principal justificativa para terceirizao de uma atividade adjacente ou de apoio, o custo, porm por trs disso est uma insatisfao da empresa , com a quantidade de recursos despendidos para execuo do servio ou com sua qualidade. Alm de atender ao seu objetivo principal, a terceirizao ainda viabiliza mudanas necessrias s organizaes como:

Estabelecimento de parceria ambos so beneficiados prestador e tomador, o que garante a relao de ganha-ganha Reverter processos de Verticalizao quando a empresa cresce demais perde o controle sobre a estrutura e passa a ter custos fixos elevados. A responsabilidade de fabricao transferida a um fornecedor especialista, que garantir melhor qualidade e menor custo.

Racionalizar Estruturas o organograma da empresa reduzido em seus nveis hierrquicos e aumento do quadro de empregados especializados. Melhora a Administrao dos estoques nas parcerias, o fornecimento de produtos e servios, permite uma adequao dos prazos de entrega a uma logstica de produo e demanda. Com estoques reduzidos, evita-se: perda por obsolescncia, custo em controle, manuteno e ocupao de reas teis.

Para que um processo de terceirizao seja efetivo, so necessrios alguns cuidados como: definir a verdadeira vocao da empresa; calcular os custos dos servios e compar-los; procurar parceiros idneos e confiveis, garantindo um maior engajamento na parceria e maior adequao dos resultados; a parte jurdica deve ser cuidadosamente elaborada; visando eficincia necessrio fazer um acompanhamento da execuo do contrato e a verificao do cumprimento dos padres de qualidade exigidos.

Esse acompanhamento peridico deve observar os aspectos jurdicos, sociais, trabalhistas, previdencirios, contbeis e de segurana no trabalho de cada contrato. Vantagens da terceirizao: Concentrao de esforos na atividade fim; Concentrao de recursos(capital e recursos humanos); Aumento na participao do mercado; Melhoria de qualidade e competitividade; Busca de parceiros para as atividades-meio com melhor qualidade e menor prazo de entrega; Reduo de custos administrativos e operacionais; Economia de recursos; Aumento da flexibilidade; Agilidade nas decises; Diminuio dos nveis de hierarquia; Reduo do controle; Simplificao da estrutura empresarial; Desburocratizao da administrao.

Desvantagens da terceirizao: Dificuldade de implantao; Escolha de parceiros; Resistncia interna a mudanas; Demisses na fase inicial; Realizao de auditoria peridica; Aumento da dependncia de terceiros; Perda do controle da qualidade e na formao de preos; Riscos do parceiro fornecer para os concorrentes; Conflito com a atual CLT em relao s aes trabalhistas (a legislao Brasileira incisiva ao tratar do tema). Grandes empresas conseguiram sucesso no processo de terceirizao,

passando para terceiros os servios prestados de vigilncia, limpeza, telefonia, transporte, alimentao, manuteno, jurdico e comunicao social, os quais foram sendo incorporados s empresas terceirizadas. Os riscos existem principalmente se escolher mal o parceiro, ou de administrar mal a dependncia desse fornecedor. Ao se adotar a postura de terceirizar produtos e servios, ganha-se uma maior agilidade, produtividade e especializao no seu ramo de negcio, podendo ter um acrscimo de lucro e melhoria da imagem institucional.

2-) Resultado da Pesquisa de Campo

O trabalho baseia-se em uma pesquisa de campo, feita junto aos setor de produo de uma empresa de equipamentos de telecomunicaes, de mbito mundial com atuao na cidade de So Paulo (anexo I). De acordo com a pesquisa realizada entendemos que a empresa optou pela tcnica administrativa de terceirizao, para obter ganhos no seu processo de produo e reduo de custos. No momento desta pesquisa, os respondentes mostraram estar contentes com os resultados da tcnica utilizada, pois, detectou-se reduo substancial no custo do produto. Os respondentes colocaram em suas respostas uma diminuio no custo do produto da ordem de 30% 50% nos custos de produo. Esta reduo deu-se pelo fato de agilidade no processo de produo, pois antes da terceirizao a empresa tinha um lead time (atendimento as necessidades do processo produtivo), numa ordem de 45 90 dias, e aps a adoo da referida tcnica, este prazo reduziu-se para no mximo 30 dias. Ora como isto foi possvel ? Segundo as respostas dadas, este ganho substancial foi obtido devido ao fato de a empresa passar a adquirir matrias primas em forma de itens j montados, os itens pais, deixando a montagem dos mesmos para empresas terceirizadas, desta forma a empresa em questo passou a preocupar-se com a montagem do produto final. Sendo assim a visualizao de ganhos para este setor, foram ganhos do tipo financeiros e ganhos na agilidade do processo. No incio do processo de terceirizao a empresa sentiu alguns problemas com relao a qualidade do produto, mas com o refinamento do processo de parceria aos poucos a qualidade foi sendo melhorada e hoje j se adequou a qualidade da empresa, que uma qualidade considerada tima. As reas do setor estudado que foram terceirizadas, so montagem de cabos, bastidores entre outras. Em suma, percebemos que para a empresa a tcnica administrativa de terceirizao, foi considera muito boa, pois reduziu custos, melhorou processos e adequou a qualidade do produto ao que a empresa considera timo. Porm h um outro aspecto a ser considerado, que o aspecto relativo aos funcionrios, neste caso o relacionamento empresa funcionrio. Neste item podemos discorrer sobre a forma que os funcionrios esto vendo e sentindo o processo de terceirizao. De acordo com as respostas dadas, percebe-se que os funcionrios vm este processo com certo receio, talvez pelo crescente aumento nos ndices de desemprego, talvez pela falta de qualificao dos empregados em relao as exigncias do mercado e outros aspectos internos relativos ao relacionamento do funcionrio com a empresa durante a implantao e refinamento do processo de

10

terceirizao. Outros aspectos listados seriam aspectos familiares e sociais que se transformam em presses para o funcionrio que esta envolvido neste processo. Um dado positivo, com relao a referida empresa, que de acordo com as respostas dadas, ficou claro que houve o aproveitamento de ex-funcionrios como prestadores de servios terceirizados.

3-) Concluso: Vimos com isto que o processo de terceirizao que se prope a reduzir custos, melhorar desempenho, e fazer com que a empresa se preocupe basicamente com sua atividade fim, passando atividades decorrentes do processo para outras empresas, uma tcnica muito vantajosa para a empresa, e que hoje vem sendo largamente utilizada por empresas de diferentes portes e ramos de atividade. Porem, para os funcionrios que se vm envolvidos neste processo, os ganhos no so to grandes assim, pois sofrem grandes presses pelo medo da perda do emprego e as perspectivas futuras. Fica claro que a necessidade da constante atualizao profissional, o relacionamento com a empresa e os pares neste momento crucial, pois as relaes trabalhistas esto mudando e todos devem estar atentos para as mudanas que trazem consigo novas tecnologias, novos padres e novas formas de relacionamento entre as pessoas e as empresas.

IV - Bibliografia PARK, H. Kill et alli, 1999, Introduo ao Estudo de Administrao, So Paulo, Pioneira. GIOSA, L. A, 1997, Terceirizao uma abordagem estratgica, So Paulo, Pioneira. Mestrado em Administrao de Empresas Universidade So Marcos - UNIMARCO Joo Celo Del Rio Rodrigues RGM 3367 So Paulo, 03 de Junho de 2000.

11

ANEXO I 1. Por que a empresa decidiu-se pela terceirizao? MO DE OBRA MAIS BARATA AGILIDADE NO PROCESSO. (Reduo dos custos com agilidade no processo). 2. Quais os benefcios que a terceirizao trouxe para o seu setor ? CUSTO DO PRODUTO (reduo no custo do produto, reduo de estoque de insumos e menor quantidade de itens para controlar, comprar - devido a aquisio de parte j trabalhada, ex: em vez de adquirir cabo, conectores, porcas parafusos, fita, solda, etc, adquirimos somente o item pai cabo montado, painel montado etc.). 3. Houve alguma economia da empresa ao optar pela terceirizao? Que tipo? TIPO FINANCEIRO , AGILIDADE (Houve uma reduo sensvel nos custos +/30% a 50%, englobando a demora no processo interno para aquisio dos insumos, via Suprimentos, e o ganho em agilidade no prazo para atendimento das necessidades do nosso processo produtivo. ex: "lead time" de 45 a 90 dias, reduzido para no mximo 30 dias. 4. A empresa est satisfeita com a terceirizao? SIM , pois houve uma melhoria na qualidade, reduo dos prazos e dos custos. 5. Quanto a qualidade dos produtos hoje oferecidos algo mudou? NO INCIO SE TEM PROBLEMAS, MAS COM O DECORRER DO TEMPO SE NORMALIZA, podendo consider-la dentro dos padres de qualidade da empresa, ou seja, tima.

6. Quais as atividades de sua reas foram terceirizadas? MOTAGEM DE CABOS / BASTIDORES E OUTROS 7. Como visto o processo de terceirizao pelos funcionrios? COM CERTO RECIO 8. Ex funcionrios passaram a prestar servios a empresa como terceiros? SIM
12