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SISTEMAS ERP: ANLISE DA IMPLANTAO DE SISTEMAS DE GESTO E RESULTADOS OBTIDOS NA GRANDE BELM
Monna Cleide Fonseca Rodrigues dos Santos, Rubens Antunes Cordeiro de Godoi, Wellington Jos Figueiredo de Lima, Ivete Teixeira da Silva
A principal vantagem de um sistema deste tipo dentro de uma corporao a sua maleabilidade e a sua preciso: os sistemas de gesto empresarial tem uma vasta gama de mdulos e ferramentas administrativas planejadas minuciosamente para os mais variados tipos de aplicao, podendo gerir perfeitamente qualquer tipo de empresa, seja ela de qual ramo for, servindo para controle de estoque, custos, avaliao de gastos e investimentos, e para o planejamento de investimentos futuros. Entretanto, sistemas ERP costumam ter grandes ndices de falha quando mal aplicados ou quando sua implantao no bem estruturada; nesses casos, a empresa pode passar por srios apuros, perdendo tempo e dinheiro em uma empreitada que enfrenta srios riscos de falha. [1] O presente artigo visa avaliar vrios sistemas ERP utilizados na Regio Metropolitana de Belm, bem como fatores que auxiliaram ou atrasaram sua implantao, assim como pontoschave determinantes para o sucesso destes sistemas e para a produo dessas empresas e servir como um guia para os vrios modelos de sistema ERP disponveis no Mercado, para facilitar a escolha das empresas na alocao do modulo correto. II. ABRANGNCIA DA PESQUISA A primeira parte da pesquisa consiste em caracterizar as empresas participantes, demarcando seu ramo de atuao e os nichos de mercado em que ela atua, assim como nmero de funcionrios e outras variveis crticas relevantes ao bom funcionamento do sistema ERP. A segunda parte trata do processo de seleo do sistema que foi implantado, suas caractersticas, vantagens e desvantagens para aquela corporao, fora a relao entre as caractersticas do ERP e da empresa que tenham tornado relevante a escolha daquele software. Em seguida, as perguntas tratam da implementao do sistema, os pontos fortes e fracos e as influncias dessa fase para a empresa, bem como a reao dos usurios ante o novo processo. Por fim, o questionrio foca como se d a relao entre usurio e software no atual momento da empresa, passada a fase de adaptao do sistema, assim como avalia-se benefcios e vantagens do novo processo da empresa j com a ferramenta administrativa devidamente instalada e plenamente operacional.

Resumo Este trabalho um estudo das caractersticas dos sistemas ERP presentes em estabelecimentos comerciais da Regio metropolitana de Belm, bem como seus processos de escolha, implementao e utilizao, assim como seus benefcios e possveis impactos na vida dessas organizaes. O objetivo deste estudo colaborar para o aprofundamento do conhecimento sobre esses sistemas e para o desenvolvimento de um modelo terico de anlise sistemtica para otimizao do processo de escolha e implantao desta ferramenta, atravs de um levantamento detalhado de cada mdulo e software utilizados. Abstract This article consists in an evaluation of the whole ERP systems being currently used in department stores and other business areas within the downtown region of Belm do Par, along with its processes of choosing, implementation and operation, as long as the possible impacts in the corporate life of these organizations. The objective of this research is is to contribute to deepen the actual knowledge on management systems, and also to create a new model of systemic analysis to improve the methods to choose the best tool to implant in each case, through a detailed inquiry of each module and/or software being used. Palavras-chave Anlise de empresas, Pesquisa, Sistemas ERP, ERP systems, business analysis, research.

I. INTRODUO S inmeros avanos obtidos na rea de Tecnologia da Informao nos permitiram trabalhar modos diferentes de coleta e processamento de dados dentro das grandes empresas. Sistemas em larga escala esto sendo cada vez mais utilizados e difundidos de maneira geral, no s em ambientes de grande porte, mas tambm em outras empresas minoritrias, onde a mera necessidade e a busca por modernidade tem sido fator determinante para a escolha de novas tecnologias. Os sistemas do tipo ERP (Enterprise Resource Planning), BI (Business Intelligence), CRM (Custom Relation Management), dentre outros, tem ganhado fora mundialmente por sua organizao e centralizao dos dados, que permitem no s auxiliar um bom administrador ou investidor, mas tambm melhorar a performance da empresa de um modo geral.
1 Monna Cleide Fonseca Rodrigues dos Santos, monnacs@gmail.com, Tel +5591-81524032; Rubens Antunes Cordeiro de Godoi, rubinhogodoi@gmail.com, Tel +55-91-81159188.

0] III. PESQUISA E AVALIAO DOS DADOS O primeiro passo foi estudar a implantao de sistemas ERP, tanto em artigos cientficos, tanto em estudos de caso, para entender as principais partes que afetam o processo de deciso, implantao e operao deste tipo de sistema. Aps a anlise de alguns sistemas, foram avaliados os principais critrios que seriam usados na pesquisa. Tendo como base outros artigos envolvendo pesquisas com sistemas ERP, foram selecionados os principais aspectos, e assim, montado um questionrio inicial. Para melhor aceitao por parte das empresas, o questionrio foi todo adaptado para perguntas objetivas e de mltipla escolha, deixando como tpicos subjetivos apenas as perguntas que no cabiam adequao a um modelo pronto, onde uma resposta individual era necessria para o balano da pesquisa. Para o incio da coleta de dados, foram selecionadas apenas micro e pequenas empresas, situadas ou operando na Regio Metropolitana de Belm do Par. A justificativa para o foco neste tipo de empresa est no fato de que empresas de pequeno e mdio porte constituem o atual foco de mercado das fornecedoras de sistemas ERP. Parcerias entre fornecedores desses sistemas e outras empresas fizeram com que a oferta e a distribuio desses software de gerncia se tornasse mais ampla, podendo atingir um melhor mercado. [2] Realizados todos esses passos, a pesquisa comeou a ser distribuda nas empresas de interesse que estavam dentro deste escopo de trabalho. Ao final da pesquisa, foram apurados os dados de 06 empresas, que foram as mais concisas ao responder as perguntas e repassar os dados tcnicos. Vale ressaltar que, devido s questes de mltipla escolha, alguns itens selecionados podem atingir somatrio diferente de 100%, o que no necessariamente implica em erros na anlise da pesquisa. IV. DIFICULDADES Apesar de um grupo contendo mais de 20 empresas ter sido selecionado para a pesquisa, nem todas puderam se comprometer a participar ou no deram respostas precisas sobre seus sistemas. Infelizmente, estes dados, por estarem incompletos ou no serem concisos o suficiente para o nvel dessa pesquisa, tiveram que ser desconsiderados do estudo. Um dos fatores que mais apresentaram problemas no momento da coleta de dados foi a dificuldade de encontrar um especialista tcnico do sistema dentro das empresas. A maioria dos estabelecimentos trabalha com este tipo de sistema de forma terceirizada, onde a fornecedora instala o software e passa as instrues bsicas a poucos funcionrios, sendo que estes operam o programa de forma quase mecnica, sem saber em como podem utiliz-lo como uma ferramenta para melhorar a gerncia da empresa. Alm disso, a prpria acessibilidade da empresa ao participar do estudo tornou-se um empecilho, pois algumas corporaes evitavam passar informaes importantes para o estudo por receio de divulgar informaes internas que pudessem ser mal utilizadas por concorrentes ou pessoas de m f.
Sistema ERP RM Sistemas Microsiga Senior

2 V. RESULTADOS DA PESQUISA Abaixo, segue um resumo de alguns dos principais fatores apontados pela pesquisa dentre os sistemas ERP includos no estudo: Caracterizao das empresas

Fig. 1 Sistemas includos na pesquisa e sua utilizao

As empresas que fizeram parte do estudo constituem em 66% empresas que comercializam produtos no varejo ou no atacado, contra 33% que trabalham com servios, conforme pode ser visto na figura 1. Todas elas apresentam pelo menos 3 filiais. Metade das empresas buscadas utilizam ERPs da RM sistemas, contra 33% de usurios Microsiga e 16% dos sistemas utilizam sistemas Senior. As empresas costumam ter entre 1 a 5 servidores, dependendo do porte, e trabalham em sua maioria com SQL Server e Windows. A seguir, podemos ver uma tabela comparativa entre os 3 sistemas ERPs avaliados no estudo.
TABELA 1 RELAO ENTRE SISTEMAS ERP Tempo de Implantao 2 a 5 anos Suporte Bom Satisfao do cliente Mdia

2 a 5 anos Menos de 2 anos

Bom Excelente

Alta Alta

Atravs da figura 2, pode-se perceber que os mdulos de ERP mais utilizados para essas empresas so os mdulos financeiro e contbil, com quase 100% de uso. 66% dessas empresas tambm usam mdulos para gerenciar Recursos Humanos (mdulos de RH). O tempo mdio de implantao dos sistemas ERP entre 2 a 5 anos. Essas empresas (84%) normalmente no possuem um setor de TI organizado, contando com no mximo 10 funcionrios para atender pequenas demandas que possam surgir. Este fato se d pela prpria caracterstica comercial da empresa, por se tratar de micro e pequenas empresas. Apenas uma firma do estudo possui um setor de TI bem organizado, por se tratar de uma empresa que presta servios

0] na rea, tendo 15 funcionrios nesse setor divididos em suporte de software, de hardware e de TI. As outras costumam trabalhar em modo terceirizado, recorrendo a esses profissionais esporadicamente para pequenas instalaes e manutenes.

3 Os principais benefcios buscados pelas empresas ao utilizar os ERPs foram reduzir a mo-de-obra de processos (100%), obter maior controle sobre a operao da empresa (66%), obter acesso em tempo real s informaes do sistema (66%), melhorar a qualidade da informao (33%) e unificar todos os sistemas da empresa (16%), conforme grficos da figura 3. Quase a totalidade das empresas no definiu estes pontos de melhoria no incio do projeto, e no houve nenhuma organizao de etapas para a escolha do fornecedor. Essa mesma totalidade afirma que a diretoria a principal responsvel pela escolha do sistema, e que os principais fatores considerados ao comparar as alternativas, descritos tambm na figura 4, foram custos (100%), desempenho (66%), facilidade de manuteno (33%), possibilidade de customizao (16%) e at mesmo a facilidade na migrao do sistema anterior para uma base Windows.

Fig. 2 Mdulos mais utilizados dentre as empresas pesquisada

O nmero de usurios do sistema costuma variar entre 10 a 30 funcionrios para 50% dessas empresas, e de 60 a 100 nas outras. Por padro, nenhuma dessas empresas tinha algum outro tipo de sistema sendo utilizado antes do ERP, apenas pequenos bancos de dados, como por exemplo, feitos em Access, sem conexo nenhuma com outros setores da empresa. Deciso e Seleo As empresas consultadas afirmaram que a utilizao de sistemas ERP deu-se principalmente para otimizar a qualidade e o fluxo de informao, gerenciar melhor o tempo de resposta para anlises e atividades, e reduzir o tempo dos processos. Para elas, as alternativas mais favorveis ante o uso dos ERPs seriam software de banco de dados ou sistemas de apoio deciso como BI (Business Intelligence) e CRM (Custom Relation Management). O principal argumento para terem descartado essas possiblidades foi o de concentrar todos os dados numa nica base.

Fig. 4 Fatores para a escolha da implantao de sistemas ERP

Fig. 3 Benefcios esperados com o uso de sistemas ERP

Implementao A parte de implementao foi uma das que mais apresentou complicaes de acordo com as empresas do estudo. A maioria das empresas (66%) afirma que no houve uma definio prtica da metodologia a ser utilizada na implantao do ERP, nem a estruturao de uma equipe de projeto. Entretanto, acreditamos que esses dados informados representem apenas uma viso do estabelecimento, podendo, por exemplo, haver uma equipe de implantao concentrada no fornecedor com apenas poucos membros efetivamente trabalhando na central do cliente. As principais dificuldades apontadas foram a adaptao da estrutura da empresa ao sistema ERP (50%), e a dificuldade no gerenciamento da implantao, provavelmente devido aos fatores citados no pargrafo anterior. Um dos empresrios argumenta tambm que, durante pequenas discrepncias entre os modelos de uso j habituados dentro da empresa e os novos modelos impostos pelo sistema, que tanto os hbitos das empresas tanto quanto alguns pequenos pontos do sistema poderiam ser mudados, contribuindo assim para uma melhor adaptao, entretanto a fornecedora no cedia na hora das mudanas em seu software,

0] e que a responsabilidade da mudana sempre caa nas mos do cliente. Utilizao Apesar de no terem sido formalmente definidos no projeto para quase a totalidade das empresas, pode-se observar de acordo com a figura 5 que os benefcios mais vistos entre elas aps a implantao do ERP foram o ganho de escala em desenvolvimento (100%), a melhora do controle de operaes da empresa (66%) e a melhoria da qualidade de informao (33%). Em compensao, os problemas mais citados, presentes na figura 6, foram a adaptao da estrutura da empresa ao sistema ERP (100%), o alto custo (100%) e a necessidade de contratao de consultoria (66%) .

4 Utilizao dos usurios A maioria das empresas (84%) afirma que os custos e os prazos planejados para a implantao do ERP foram extrapolados, e que um custo muito comum que aparece despois desse prazo o de treinamento dos funcionrios. Dentre as dificuldades tecnolgicas encontradas durante a utilizao, a mais apontada (66%) a comunicao. Na figura 7, pode-se constatar que 50% dos usurios afirmaram que a porcentagem estimada de adaptao do sistema empresa sem necessidade de mudanas maiores foi de 10% a 25%. 34% das empresas afirmaram que esse ndice ficou entre 25% a 50%, e 16% alegaram que o ndice de 75% a 100%. A principal mudana percebida dentro dos departamentos de TI quando havia foi no nmero de pessoas.

Fig. 7 Taxa de adaptao das empresas ao sistema ERP

Fig. 5 Benefcios obtidos na utilizao de sistemas ERP

CONCLUSO Este trabalho abordou algum dos pontos necessrios para a avaliao dos sistemas ERP dentro da Regio Metropolitana de Belm. Dentro das linhas de estudo deste artigo, esto a anlise dos fatores de escolha e implantao de cada sistema dentro das corporaes selecionadas para avaliao. Nota-se que, dentro da rea de TI, os sistemas ERP induzem a uma grande mudana em todos os comportamentos da empresa, e que uma implantao bem sucedida e, acima de tudo, amigvel para o cliente, traz melhoras significativas dentro dos processos da organizao, sendo em agilidade, melhora nos processos, facilidade para interpretao de dados e at mesmo na economia; entretanto, os altos custos com treinamento e consultoria, sem falar no preo do prprio sistema, acabam afastando o cliente de uma poderosa ferramenta de gesto. Em cidades onde a tecnologia ainda no um diferencial competitivo para todos, alguns empresrios de vrios ramos acreditam que um gasto de grandes propores, como os que um sistema de grande porte tal qual o ERP trazem, torne-se mais um custo que pode ser evitado; entretanto, o bom gestor, aquele com viso de mercado abrangente, nota a informatizao de seus servios e dos dados de sua empresa como um investimento que certamente trar retorno no momento certo. Este tipo de investimento tem bastante mercado dentro da regio, mas preciso ainda preparar o consumidor para esse mercado, mostrando cuidadosamente todas as vantagens e benefcios que o novo modelo trar. Alm disso, cultivar uma relao de confiana com o novo cliente, sempre cuidando

Muitas empresas (66%) acham que o aspecto do sistema ter sido desenvolvidos por terceiros atrapalha na utilizao, por exigir um tempo de adaptao e apresentar mais dificuldade em caso de erros ou falhas, posto que teoricamente apenas a fornecedora pode consertar problemas em seu prprio ERP. Entretanto, 16% das empresas acham que a terceirizao do sistema no influencia no manuseio da ferramenta.

Fig. 6 Dificuldades apresentadas na utilizao de sistemas ERP

84% das empresas entrevistas afirmam existe uma relao direta entre o uso do sistema ERP e a melhoria no desempenho da empresa. Dentre elas, o aspecto que indica melhor essa melhoria a agilidade.

0] para que a implantao do ERP seja to suave e menos suscetvel a erros quanto possvel, especialmente em um projeto que acaba tornando-se a vida inteira da corporao, faz com que todo o processo seja vantajoso para ambas as partes. Esse cuidado evita problemas por parte do fornecedor ao enfrentar crticas e rejeio de usurios, e do cliente ao ver sua empresa funcionando normalmente, porm com o auxlio de uma ferramenta que certamente alavancar a gerncia de seu comrcio. AGRADECIMENTOS Primeiramente, agradecemos a Deus, posto que sem Ele nada disso teria se concretizado. Agradecemos tambm a nossas famlias, pelo suporte moral e pelo incentivo que nos deram mesmo nas horas mais difceis. Gostaramos de agradecer tambm aos amigos da X4MA e X4TA, pelos bons momentos de amizade e companheirismo durante todo o curso. Agradecemos em especial a Marcelo, Rafael, Pedro (Henrique e Thiago), Lucas, Pablo, Daniely, Ronedo, Eliane, Karla e a nossa companheira Solange, que nos deixou para trilhar outros caminhos na companhia do senhor Jesus, mais especificamente em Santa Catarina. Estende-se esse agradecimento aos amigos de So Paulo e Rio de Janeiro da Monna (Las, Felipe, Eric, Lucas, Leonardo, Daniel e Vincius), aos grandes companheiros do primeiro ano de Engenharia de computao (Lene, Douglas, Roberto e Marcos, que j se graduou), aos amigos da aiTi.net (sendo eu alguns j foram citados) e os estagirios do Iesam (Diowattson, Enilson, e Rodolfo), bem como Raquel (noiva do Rubens) e os amigos da Igreja Batista da Pedreira. REFERNCIAS
[1] [2] [3] LEITE, Marcos Augusto Netto: Anlise de implantao e resultados obtidos com sistemas ERP Pginas 11 e 12. Londrina, 2002. PADILHA, Thais Cssia Cabral et ali: Sistemas ERP: caractersticas, custos e tendncias. Revista Produo, v. 15, n. 1, p. 102-113. 2005. SOUZA, Cesar Alexandre: Sistemas Integrados de Gesto Empresarial: estudos de caso de implementao de sistemas ERP. Anexo 2. So Paulo, 2000. MEIRELLES, Fernando: Administrao de Recursos de Informtica: Resumo dos principais resultados da 20 Pesquisa anual.So Paulo, 2009. SACCOL, et ali: The impact of ERP systems on organizational strategic variables in Brazilian companies. So Leopoldo, 2002. OBRIEN, James: Sistemas de informao e as decises gerenciais na era da internet. So Paulo, 2007. PADILHA, Thais Cssia Cabral et ali: Tempo de implantao de sistemas ERP: Anlise da influncia de fatores e aplicao de tcnicas de gerenciamento de projetos. Guaratinguet, 2004. Sigma Services: Tutorial de utilizao do Software de gerenciamento da Manuteno So Paulo, 2005.

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