XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

Anlise da incorporao do gerenciamento de riscos em projetos de delineamento de experimentos

Eduardo da Silva Oliveira (Unifei) edu@yahoo.com.br Carlos Eduardo Sanches da Silva, Dr. (Unifei) sanches@unifei.edu.br Eduardo Gomes Salgado (Unifei) egsalgado@yahoo.com.br

Resumo: Este trabalho apresenta a anlise da elaborao e execuo de procedimentos experimentais sob o enfoque do gerenciamento de riscos em projetos com base no modelo Project Management Body of Knowledge (PMBoK). O processo de planejamento do gerenciamento de riscos analisado em um projeto envolvendo a aplicao do DOE (Design of Experiments) para a inovao de um forno a gs. So abordados os riscos relacionados elaborao e execuo do projeto experimental propondo-se algumas questes que constituiriam um check list que serve para compor uma estrutura analtica de riscos para projetos que envolvam o delineamento de experimentos. As tcnicas de anlise de riscos podem ser conduzidas de forma rpida e econmica auxiliando no planejamento e execuo de projetos de experimentos mais eficientes e eficazes. Palavras-chave: Gerenciamento de projetos; Gerenciamento de riscos; DOE. 1. Introduo O desenvolvimento de produtos uma atividade vital dentro do plano estratgico de uma empresa para que ela perdure no mercado. Dedicar-se preveno dos possveis problemas durante o processo de desenvolvimento do produto uma atitude mais eficaz do que direcionar a maior parte dos esforos fase de manufatura como ocorre normalmente (PRATA, 2004). Dentro dessa tica parece ser imperativa a busca de metodologias de desenvolvimento de produtos mais robustas, sendo que o DFSS (Design for Six Sigma), ainda que pouco explorado na literatura, apresenta um modelo de grande potencial para suprir esta necessidade, propondo um leque de ferramentas analticas para obteno de projetos livres de defeitos. Ainda, tendo em vista que o desenvolvimento de produtos tem caractersticas de projeto, um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo (PMI, 2004), fundamental a adoo de prticas adequadas de gerenciamento de projetos para obter eficincia e eficcia no desenvolvimento de produtos. Portanto, interessante analisar a aplicao de ambos modelos em um caso de desenvolvimento de produtos uma vez que as metodologias apresentam mais complementariedades do que divergncias (COSSI, 2003). Atentando para o fato de que o DFSS e o gerenciamento de projetos constituem matrias extensas e complexas este artigo limita-se a tratar da aplicao de uma ferramenta do DFSS, o DOE (Design of Experiments) e de um dos processos de gerenciamento de projetos propostos pelo guia PMBOK, o planejamento do gerenciamento de riscos em uma etapa do desenvolvimento de um forno alimentcio em uma empresa do sul de minas a PRTICA TECHNICOOK. A motivao para essa abordagem surgiu das dificuldades encontradas durante a realizao de experimentos para se determinar e padronizar os parmetros mais adequados para se assar frangos em um modelo de forno da empresa, tendo ficado evidente que a anlise de riscos pode contribuir para se evitar o comprometimento dos resultados dos experimentos.

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2. Planejamento do gerenciamento de riscos em projetos O guia PMBOK tem como objetivo apresentar uma viso geral do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos aplicados na maioria dos projetos e na maior parte do tempo (PMI, 2004). As prticas em gerenciamento de projetos podem ser organizadas como processos sistemticos como mostra a FIGURA 1. Esses processos ocorrem de forma interativa e sistemtica e so constitudos de subprocessos ou reas de conhecimento, a saber gerenciamento: de integrao; do escopo; de tempo; de custos; da qualidade; de recursos humanos; das comunicaes; de riscos; de aquisies. O objetivo deste trabalho explorar a rea de conhecimento em gerenciamento de riscos do projeto. O risco do projeto um evento ou condio incerta que, se ocorrer, ter um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade (PMI,2004). Gerenciar os riscos consiste basicamente em maximizar a probabilidade e o impacto de eventos positivos e minimizar a probabilidade e o impacto de eventos negativos atravs de um processo de identificao, anlise e resposta aos riscos.

FIGURA 1: Processos de gerenciamento de projetos Fonte: PMI (2004) 3. Delineamento de experimentos O DFSS uma metodologia baseada em ferramentas analticas que fornecem aos usurios a capacidade de prevenir e prever defeitos no projeto de um produto, servio ou processo. Igualmente ao DMAIC, no DFSS necessrio seguir etapas analticas, que esto inseridas nas seguintes fases: Definir, Medir, Analisar, Desenhar/Projetar e Verificar/Validar (PRATA, 2004) conforme apresentado na FIGURA 2. Cada uma das fases do DFSS executada com base em ferramentas analticas. Neste trabalho ser abordado DOE ou delineamento de experimentos, utilizada na fase de anlise do DFSS, que permite identificar as relaes de causa e efeito entre as variveis de um determinado processo. A Figura 3 apresenta um esquema do que pode ser considerado um processo e as variveis relacionadas. Os fatores controlveis consistem em variveis que podem, evidentemente, ser ajustadas pelo dono do processo. Os chamados rudos so variveis que afetam o processo de forma aleatria e no so, a princpio, passveis de controle. As sadas so as variveis de interesse do processo, sendo que o objetivo verificar quais fatores causais afetam de forma significativa essas sadas, com que intensidade e se h interaes entre os fatores. O resultado de um projeto de DOE uma equao que quantifica as relaes entre as variveis de processo e as possveis variaes do produto (PRATA, 2004).

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Medir

Analisar

Inovar/ Melhorar Sim

Controle

Sim

Definir

O processo j existe ?

A melhora foi suficiente?

No

No Desenhar/ Projetar Verificar/ Validar Transferir

Medir

Analisar

FIGURA 2: DMADV versus DMAIC Fonte: Prata (2004)

FIGURA 3: Esquema de processo Fonte: Adaptado de Rotondaro (2002)

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4. Elaborao e execuo do projeto A realizao de um DOE pode ser caracterizada como um projeto e portanto pode, e aconselhado, ser conduzido com as prticas de gerenciamento de projetos. Como a proposta deste trabalho o gerenciamento de riscos, ser realizado sobre o projeto a identificao, anlise e planejamento de respostas aos riscos. O roteiro bsico para realizao de um DOE consiste na definio do problema, identificao das variveis de interesse, a escolha do projeto experimental, a anlise dos dados e as concluses e recomendaes (Montgomery, 2001). Os recursos necessrios so definidos com base nas caractersticas especficas de cada projeto. No caso do projeto com frangos assados pode-se identificar as seguintes atividades: Definir necessidades do projeto Planejar experimento Definir recursos necessrios Preparar bancada de testes Realizar os testes Analisar os resultados

Concluir o projeto A partir dessas atividades deve-se identificar os riscos relacionados a cada uma delas. interessante utilizar como base para esse levantamento a EAR (Estrutura analtica dos riscos), como a mostrada na FIGURA 4. A EAR facilita a identificao dos riscos e traz informaes de projetos anteriores, ajudando a no esquecer de riscos que poderiam ser negligenciados, no devendo-se, no entanto, limitar-se a esta estrutura. Os riscos considerados no projeto em questo esto listados na

FIGURA 4: Estrutura analtica de riscos Fonte: PMI (2004)

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TABELA 1: Riscos e respectivas estratgias de gesto

Atividade Identificar necessidades Planejar experimentos Risco Probabilidade Grau Impacto Muito Alto Muito Alto Muito Alto Muito Alto Alto Alto Alto Muito Alto Alto Alto Alto Muito Alto Muito Alto Alto Mdio Muito Alto Interveno Evitar Mitigar Evitar Mitigar Mitigar Mitigar Mitigar Evitar Mitigar Mitigar Mitigar Evitar Evitar Mitigar Aceitar Evitar

Escolha de respostas incorretas Mdia Tcnica inadequada Baixa

Variveis ocultas significativas Muito Alta Definir recursos necessrios Tecnologia inexistente/invivel Remota Preparar bancada de testes Falta de equipamento Falta de pessoal Mdia Baixa

Desacordo com o procedimento Mdia Fontes de variao no abordadas Muito Alta Realizar os testes Quebra de equipamentos Falta de pessoal Falta de material Material inadequado Dados pobres Analisar os resultados Perda de dados Erros de digitao Concluir o projeto Insatisfao do cliente Baixa Baixa Mdia Alta Mdia Baixa Baixa Mdia

TABELA 2: Matriz de probabilidade e impacto

Muito alta Probabilidade Alta Mdia Baixa Remota Muito Baixo Baixo Mdio Grau de impacto Alto Muito Alto Aceitar Mitigar Evitar

Tendo sido identificados os riscos associados ao projeto, so avaliadas as probabilidades de ocorrncia dos eventos e os respectivos impactos sobre o projeto. Duas formas de anlise so utilizadas: a anlise qualitativa e a anlise quantitativa de riscos. A anlise quantitativa representa uma forma rpida e econmica para priorizao dos riscos enquanto a anlise quantitativa, mais dispendiosa, deve ser realizada sobre os riscos que foram priorizados na anlise qualitativa pelo potencial em afetar o projeto. Este trabalho limita-se aplicao do processo de anlise quantitativa uma vez que o projeto apresenta baixa complexidade e seria invivel alocar recursos para a anlise mais elaborada exigida para quantificar os efeitos dos eventos que constituem riscos no projeto.

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TABELA 3: Exemplos de respostas a riscos

Atividade Identificar necessidades Planejar experimentos Variveis ocultas significativas Definir recursos necessrios Preparar bancada de testes Falta de pessoal Verificar disponibilidade, lista de pessoas alternativas Realizar os testes Desacordo com o procedimento Quebra de equipamentos Falta de pessoal Manuteno preventiva e instrues de trabalho Verificar disponibilidade, lista de pessoas alternativas Falta de material Check-list Reprogramao das atividades Material inadequado Elaborar especificaes Adquirir material dentro das especificaes Analisar os resultados Perda de dados Dados pobres Seguir procedimento experimental Realizar back-up Realizar exprimentos substitutos Erros de digitao Revisar as planilhas Corrigir de acordo com originais Concluir o projeto Insatisfao do cliente Participao do cliente em todo o projeto Negociar soluo Novo projeto Designar outra pessoa Reparo ou compra Instrues claras Repetir os experimentos Tecnologia inexistente/invivel Falta de equipamento Consultar especialistas durante o planejamento Check-list Reunies e pr-testes Risco Escolha de respostas incorretas Tcnica inadequada Ao Preventiva Definir necessecidades do cliente Consultar especialista Ao corretiva Novo planejamento de experimentos Novo planejamento de experimentos Novo planejamento de experimentos Novo planejamento de experimentos Acelerar a aquisio do equipamento Designar outra pessoa

XXVI ENEGEP - Fortaleza, CE, Brasil, 9 a 11 de Outubro de 2006

Basicamente, o processo de anlise qualitativa de riscos constitui-se na avaliao da probabilidade e impacto dos riscos identificados atravs de dados histricos, da experincia da equipe envolvida no projeto e consulta especialistas e na utilizao de uma matriz de probabilidade para priorizao dos riscos como a apresentada na Tabela 2. A partir dessa matriz determina-se a estratgia mais indicada para o planejamento do gerenciamento dos riscos segundo seu grau de influncia nos objetivos do projeto. Na pode-se ver as estimativas de probabilidade e impacto para os riscos identificados, bem como as estratgias determinadas de acordo com a matriz de probabilidade consideradas na Tabela 2. A priorizao dos riscos e as estratgias apontadas no processo de avaliao qualitativa de riscos so entradas para o processo de planejamento de respostas aos riscos no qual sero estabelecidas aes preventivas, aes corretivas ou revises no projeto como apresentado na Tabela 3. 5. Concluses As tcnicas de anlise de riscos podem ser conduzidas de forma rpida e econmica auxiliando no planejamento e execuo de projetos de experimentos mais eficientes e eficazes. Vrios aspectos abordados neste trabalho so comuns em DOE e constituem um check list que serve de incremento estrutura analtica de riscos do projeto. Aps cada projeto de DOE as dificuldades devem ser acrescentadas na estrutura analtica de riscos de forma a registrar as lies aprendidas e contribuir para a melhor conduo dos prximos projetos. Espera-se que este trabalho sirva de estmulo adoo dos conhecimentos em gerenciamento de projetos nas aplicaes do DOE e realizao de outros trabalhos com este enfoque. 6. Referncias Bibliogrficas
COSSI, R. C. & FERREIRA, A. G. Construindo um projeto seis sigma com base no PMBOK: O melhor de dois mundos. Seminrio Gesto de Projetos, SUCESU-SP, 2003. PMI Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 3 ed. Project Management Institute, Inc., 2004. PRATA, R. F.; FERNANDES, T.; SILVA, C. E. S. & TURRIONI, J. B. Fundamentos do Design for Six Sigma. XI SIMPEP, Bauru, 2004. ROTONDARO, R. G. Seis Sigma: estratgia gerencial para melhoria de processos, produtos e servios. So Paulo: Atlas, 2002. MONTGOMERY, D. C. Design and analysis of experiments. New York: John Wiley and Sons, 2001.