NOES DE ARQUIVOLOGIA

SUMRIO 1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA ........................................................... 2 IMPORTNCIA DO ARQUIVO................................................................................................3 FINALIDADE DO ARQUIVO ..................................................................................................3 DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA ...............................................................3 TIPOS DE DOCUMENTOS ....................................................................................................4 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS .........................................................................................5 MTODOS DE ARQUIVAMENTO .......................................................................................... 10 2. O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS........................... 16 GESTO DE DOCUMENTOS................................................................................................ 16 DIAGNSTICOS .............................................................................................................. 17 ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIO.......................................................................... 18 PROTOCOLO ................................................................................................................... 21 AVALIAO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 22 3. DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS .................................................................... 23 GRAUS DE SIGILO ........................................................................................................... 23 MICROFILMAGEM ............................................................................................................ 24 PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS........................................ 25 TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA ......................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico 1 . No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: Qualquer informao registrada em um suporte. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos. Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. 2 Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores 3 e que para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue 4 . Desse conceito importante destacar: 1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; 2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte 5 e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) 6 , ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; 3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de
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Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 3, item 1 desta apostila). Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004, (questo 1 item 2 desta apostila). Cespe-UnB Cohab/Bauru 2004, (questo 2 item 1 desta apostila). 3 Item de concurso: Cespe-UnB Seteps-PA 2004 (questo 2 item 2 desta apostila). 4 Item de concurso: Cespe-UnB FUB 2004, (questo 2 item 3 desta apostila). 5 Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 1 item 1 desta apostila). 6 Item de concurso: Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 6 item 2 desta apostila).

prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa. IMPORTNCIA DO ARQUIVO A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. FINALIDADE DO ARQUIVO Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente 7 ; 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas; Alem destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalaes e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria 8 . Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda 9 . DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

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Questo de concurso: Cesgranrio Assistente Legislativo PE 1998 (questo 4 desta apositla). Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 3 item 4 desta apostila). 9 Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 3 item 5 desta apostila).

Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas 10 e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio 11 . Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural 12 , embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades 13 . TIPOS DE DOCUMENTOS Quanto ao gnero Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo. Podemos destacar: - Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. - Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras 14 . - Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). - Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. - Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas 15 . - Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.
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Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 1 item 3 desta apostila). Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 23 item 4 desta apostila). 12 Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 2 item 2 desta apostila). 13 Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 3 item 3 desta apostila). 14 Questes de concurso: Cespe-UnB STJ 2004 Arquivista (questo 6 item 1 desta apostila). Cespe-UnB CAESB 1997 (questo 7 desta apostila). 15 Questo de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 6 desta apostila).

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) 16 ; extenso de sua atuao (setorial e central). Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificao segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc 17 . Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia 18 . Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades 19 ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso 20 . Por documentos em curso entenda-se que,
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Questes de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2004 (questo 23 item 1 desta apostila). Cespe-UnB TRT 6a Reg 2002 (questo 27 desta apostila). Empasial Memorial da Amrica Latina SP 1999 (questo 35 desta apostila). 17 Questo de concurso: Empasial Memorial da Amrica Latina SP 1999. (questo 9 desta apostila). 18 Questo de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 8 desta apostila). 19 Questes de concurso: Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 24 item 1 desta apostila). Cespe-UnB FEDF 1997 (questo 37 desta apostila). 20 Questes de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 11 desta apostila). Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 13 item 3 desta apostila). Cespe-UnB FUNCAP-PA 2004 (questo 16 item 4 desta apostila). Cespe-UnB Min Educao 2003 (questo 22 desta apostila).

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nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados 21 . Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los 22 , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase 23 . Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo 24 . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitva.

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra 25 , e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente 26 . Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma 27 , e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria 28 . Quando perde o vaCespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 23 item 5 desta apostila). Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 24 item 2 desta apostila). Empasial Memorial da Amrica Latina SP 1999 (questo 36 desta apostila). Cespe-UnB Caesb 1997 (questo 41 desta apostila). Cespe-UnB FEDF 1996 (questo 43 desta apostila). 21 Item de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 13 item 2 desta apostila). 22 Item de concurso: Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003 (questo 23 item 2 desta apostila). 23 Questes de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 19 desta apostila). Cespe-UnB TJDF 1997 (questo 42 desta apostila). 24 Item de concurso: Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 24 item 4 desta apostila). 25 Item de concurso: Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 24 item 5 desta apostila). 26 Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 10 item 2 desta apostila). 27 Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 1 item 2 desta apostila). 28 Questes de concurso: Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 15 item 1 desta apostila). Cespe-UnB Funcap-PA 2004 (questo 16 item 2 desta apostila).

lor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor 29 . Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente 30 . - Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou - Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico. natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: - Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? - Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? - Como saber se o documento tem ou no valor histrico? Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente) 31 . A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo 32 para que possa ser aplicada na instituio.

Cejspe-UnB TST 2003 (questo 20 item 1 desta apostila). Questo de concurso: Cespe-UnB MME/CPRM (questo 14 desta apostila). 30 Questo de concurso: Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 38 desta apostila). 31 Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 10 item 1 desta apostila). Esaf ANEEL 2004 (questo 12 desta apostila). Cespe-UnB FUB 2004 (questo 13 item 4 desta apostila). Cespe-UnB FUNCAP 2004 (questo 17 item 4 desta apostila). Cespe-UnB TRF 6a Reg 2002 (questo 25 desta apostila). Empasial Assemblia Legislativa de SP 2002 (questo 30 desta apostila). Cesgranrio BNDES 2001 (questo 31 desta apostila). Cespe-UnB TJDF 2000 (questo 32 desta apostila). Cespe-UnB STF 1999 (questo 33 desta apostila). 32 Item de concurso: Cespe-UnB TRT 6a Regio 2002 (questo 27 desta apostila).
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Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela 33 . Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos: Cd. 031. 1 023. 2 045. 4 010. 1 InDestinaAssunto do Corrente term. o FiDocumento nal Requisio 2 anos Eliminade Material o Termo de 5 anos 95 EliminaPosse anos o Normas e 5 anos 10 PermaRegulaanos nente mentos Regimento EnPermaInterno quanto nente vigorar

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente. A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro situaes em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital dos documentos, que seriam as seguintes: - 1a situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1)

Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina 34 . Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para todos os documentos. Na verdade, a nica fase em todo documento, obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado. - 2a situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2)
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Itens de concurso: Cespe-UnB MME/CPRM 2004 (questo 13 item 5 desta apostila). Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 15 iten 2 desta apostila). Cespe-UnB FUNCAP-PA 2004 (questo 17 item 3 desta apostila). Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 24 item 3 desta apostila). 34 Itens de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 13 item 1 desta apostila). Cespe-UnB TST 2003 (questo 20 item 2 desta apostila). Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 21 item 3 desta apostila).

Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade. - 3a situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4)

Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos. - 4a situao (exemplo do documento classificado no cdigo 010.1)

Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio). A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e seus detalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos, destacadamente as elaboradas pelo Cespe-UnB, razo pela qual recomenda-se especial ateno neste assunto.

Destaque para as seguintes informaes:

1) Todo documento ser criado na fase corrente 35 ; 2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente) 36 ; 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente) 37 ; 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados 38 ; 6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente) 39 ; Tipos de arquivos correntes Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes 40 . Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. Seleo de Documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras. transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos 41 . O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.

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Itens de concurso: Cespe-UnB Funcap-PA 2004 (questes 16 item 3 e 17 item 2 desta apostila). Itens de concurso: Cespe-UnB Funcap-PA 2004 (questo 17 item 1 desta apostila). Cespe-UnB STJ 2004 (questo 18 item 5 desta apostila). Cespe-UnB TST 2003 (questo 20 itens 3 e 4 desta apostila). 37 Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 10 item 3 desta apostila). 38 Questes de concurso: Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 16 item 3 desta apostila). Cespe-UnB TRF 6a Regio 2002 (questo 26 desta apostila). Cesgranrio BNDES 2002 (questo 29 desta apostila). Cespe-UnB STJ 1999 (questo 34 desta apostila). Cespe-UnB CAESB 1997 (questes 39 e 40 desta apostila). 39 Item de concurso: Cespe-UnB STJ 2004 (questo 18 item 2 desta apostila). 40 Questo de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 21 desta apostila). 41 Item de concurso: Cespe-UnB SGA Adm 2004 (questo 64 item 1 desta apostila).

Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos 42 : a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes); b) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-termimal 43 ; c) mtodo geogrfico (pelo local de produo); d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento). Vejamos detalhadamente cada um destes mtodos: Mtodo Alfabtico o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica 44 . Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos de questes aplicadas pelo Cespe, como veremos adiante. Regras de Alfabetao O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes 45 : 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome 46 . Exemplo: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome 47 .

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Questes de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 65 item 1 desta apostila). Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 72 desta apostila). 43 Itens de concurso: Cespe-UnB SGA Adm 2004 (questo 64 item 5 desta apostila). Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 67 item 1 desta apostila). 44 Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 63 item 1 desta apostila). Cespe-UnB SGA 2004 (questo 64 item 3 desta apostila). 45 Questo de concurso: Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 73 desta apostila). 46 Item de concurso: Cespe-UnB Sespa/PA 2004 (questo 67 item 2 desta apostila). 47 Itens de concurso: Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 67 item 6 desta apostila). Cesgranrio BNDES 2004 (questo 69 item A desta apostila).

Exemplo: Carmem Miranda Fbio Miranda Luciano Miranda Veneza Miranda Arquivam-se: Miranda, Carmem Miranda, Fbio Miranda, Luciano Miranda, Veneza 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam 48 , quando transpostos para o incio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem 49 . Exemplo: Ricardo Santa Rita Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados 50 . Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia de Cmara Arnaldo do Couto
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Itens de concurso: Cespe-UnB Sespa/PA 2004 (questo 67 item 3 desta apostila). Cesgranrio BNDES 2004 (questo 69 item B desta apostila). 49 Item de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 69 item C desta apostila). 50 Item de concurso: Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 67 item 4 desta apostila).

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do Ou ainda, Jos Ferreira Silva Jos dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem 51 . Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao 52 . So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emrson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emrson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11). Exemplos: George Walker Bush Charles C aplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
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Item de concurso: Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 67 item 5 desta apostila). Item de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 69 item D desta apostila).

Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo 10. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - so registrados como se apresentam 53 . Exemplo: Li Yutang -> (chins) Osama Bin Laden -> (rabe) Sasazaki Yonoyama -> (japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome 54 . Exemplo: Embratel Antonio Silva & Cia. Fundao Bradesco A Tentao The Washington Post Companhia Petrolfera Nacional Associao dos Jornalistas Associao Educacional do DF El Pas Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A) Washington Post (The) 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses 55 . Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3. Curso de Cincias Contbeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3.)
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Item de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 69 item E desta apostila). Questes de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 70 desta apostila). Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 74 desta apostila). 55 Questo de concurso: Cesgranrio BNDES 2004 (questo 68 desta apostila).

Encontro Nacional de Arquivistas (II) Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples 56 . Mtodo Numrico-cronolgico Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. Mtodo Geogrfico Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia) 57 . o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. Mtodo Ideogrfico (Por Assunto) O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto58 . No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta. Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s instituies pblicas do poder Executivo Federal: 012.3 Campanhas institucionais 022.11 Cursos promovidos pela instituio 024.111 Salrio-famlia 025 Apurao de Responsabilidade 034.1 Controle de estoque 042 Manuteno de Veculos Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo.

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Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 63 item 3 desta apostila). Itens de concurso: Cespe-UnB SGA Adm 2004 (questo 64 item 4 desta apostila). Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 65 item 4 desta apostila). 58 Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 63 item 2 desta apostila). Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 66 item 2 desta apostila).

Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto 59 , devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Como determinar o mtodo a ser aplicado Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada 60 . Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade 61 , podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento destes documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico cronolgico). Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos 62 , podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados 63 . Por guia-fora entendese um formulrio onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do Arquivo. O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS GESTO DE DOCUMENTOS A Lei 8.159/91, em seu pargrafo 3o define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente 64 .

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Item de concurso: Cespe-UnB STJ 2004 (questo 18 itens 3 e 4). Item de concurso: Cespe-UnB Funcap-PA 2004 (questo 65 item 2 desta apostila). 61 Questes de concurso: Cespe-UnB SGA Adm 2004 (questo 64 item 2 desta apostila). Cespe-UnB Sespa-PA 2004 (questo 65 item 3 desta apostila). Cesgranrio Assistente Legislativo PE 1998 (questo 71 desta apostila). 62 Questes de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 1 item 5 desta apostila). Cespe-UnB TRE-AL 2004 (questo 66 item 3 desta apostila). Cesgranrio Assistente Legislativo PE 1998 (questo 71 desta apostila). 63 Item de concurso: Cespe-UnB TRE/AL 2004 (questo 66 item 1 desta apostila). 64 Questes de concurso: Esaf MPU Arquivista 2004 (questo 44 desta apostila). Cespe-UnB SGA Arquivista 2004 (questo 45 item 1 desta apostila). Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 45 item 4 desta apostila). Cespe-UnB TST 2004 (questo 48 desta apostila). Cespe-UnB STJ 1999 (questo 49 desta apostila).

Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos 65 : assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. Fases As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao 66 . 1 Fase (Produo) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo 67 . 2 Fase (Utilizao) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3 Fase (Avaliao e Destinao) Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. DIAGNSTICOS a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: 1. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);
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Questo de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 1993 (questo 46 desta apostila). Questo de concurso: Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 47 desta apostila). 67 Item de concurso: Cespe-UnB STJ 2004 (questo 45 item 2).

2. condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); 3. condies de armazenamento; 4. estado de conservao do documento; 5. espao fsico ocupado; 6. volume documental; 7. controle de emprstimos (freqncia de consultas); 8. recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); 9. acesso informao; 10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); 11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); 12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.). De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIO Gesto de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc. Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o metro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao. Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s con-

sultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos 68 . Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental, contra elementos que possam danifica-los, como incndios, inundaes, poluio atomosfrica, excesso de umidade e de luz solar. A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91, descrita a seguir. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

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Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 10 item 4 desta apostila).

 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura polticojurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho PROTOCOLO Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao 69 . A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante 70 . O protocolo realiza as seguintes atividades 71 : - Recebimento
69 70

Questo de concurso: Cespe-UnB Infraero 1997 (questo 59 desta apostila). Itens de concurso: Cespe-UnB Funcap-PA 2004 (questo 54 item 3 desta apostila). Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 56 item 1 desta apostila). 71 Questes de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 54 item 1 desta apostila). Cespe-UnB STJ 2004 (questo 54 item 2 desta apostila). Esaf ANEEL 2004 (questo 51 desta apostila). Esaf MPU 2004 Arquivista (questes 52 e 53 desta apostila). Cespe-UnB MEC 2003 (questo 55 item 1 desta apostila). Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 56 itens 3 e 4 desta apostila). Cespe-UnB TRF 6a Reg 2002 (questo 57 desta apostila). Cespe-UnB FEDF 1997 (questo 58 desta apostila). Cespe-UnB CAESB 1997 (questo 60 desta apostila).

Registro e Autuao Classificao Expedio / Distribuio Controle / Movimentao

Recebimento: Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao). Classficao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos 72 . Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. Expedio / Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio. Controle da tramitao / Movimentao a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. AVALIAO DE DOCUMENTOS o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.

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Questes de concurso: Cespe-UnB MEC 2003 (questo 55 item 2 desta apostila). Cespe-UnB CNPq 2003 (questo 56 item 2 desta apostila). Cespe-UnB CAESB 1997 (questo 62 desta apostila).

Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio 73 : arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc). Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. Vantagens da avaliao para a instituio: - possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio 74 , trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico 75 ; - diminui os gastos com recursos humanos e material 76 , uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; - facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo 77 , uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca. DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos 78 . A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao 79 . Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. GRAUS DE SIGILO Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: - ultra-secreto; - secreto; - confidencial; e - reservado. A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
73 74

Item de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 79 item 4). Item de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 80 item II desta apostila). 75 Item de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 79 item 3). 76 Itens de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 79 item 1 desta apostila). Esaf ANEEL 2004 (questo 80 item IV desta apostila). 77 Item de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 79 item 2 desta apostila). 78 Questes de concurso: Cespe-UnB Cohab/Bauru 2004 (questo 55 item 3 desta apostila). Cespe-UnB FEDF 1997 (questo 61 desta apostila). 79 Questo de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 50 desta apostila).

So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. MICROFILMAGEM Microfilmagem um tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha).

Microfilme A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.

Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios como mostrado na figura a seguir. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice. Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.

Arquivo de microfilmes Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: - Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; - Reduo sensvel de espao; - Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; - Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros; - Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; - Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente. PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos Fsicos: - Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) 80 e ainda reproduo 81 , pois tais fatores causam o envelhecimento do papel.

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Itens de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 76 item 1 desta apostila). Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 76 item 2 desta apostila). 81 Item de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 76 item 3 desta apostila).

- Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal. - Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribuem para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos). Qumicos: - Poluio atmosfrica - A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa. - Tintas A prpria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui para sua deteriorao. - Gordura e oleosidade O prprio manuseio dos documentos acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo recomendado a utilizao de luvas de algodo ao manuse-los. - Objetos metlicos Deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqentemente, acabaro por danificar os documentos. A opo, sempre que possvel, dever recair sobre objetos de plstico, que no causam tal problema 82 . Biolgicos: - Insetos: Vrios so os insetos que atacam os documentos, causando a deteriorao dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traas e brocas. - Microorganismos Fungos. - Roedores Ratos. - Homem Danifica os documentos, por utiliz-lo constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conserv-lo. A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores: manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo; evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; substituir os vidros quebrados das janelas; arejar os armrios onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas.

Cuidados gerais na conservao dos documentos: Documentos em papel: - As estantes e arquivos devem ser de metal pintado 83 (para evitar ferrugem); - Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; - Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
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Questes de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 1 desta apostila). Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 77 item 2 desta apostila). 83 Item de concurso: Cespe-UnB Polcia Federal 2004 (questo 76 item 1 desta apostila).

- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado 84 ; - No escrever nos documentos; - No dobrar as pginas; - No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; - No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido. - Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento. - Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo. - Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos. - Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio 85 . Fotografias: - Devem receber proteo individual de boa qualidade; - Devem ser manuseadas com as luvas de algodo 86 e arquivadas em mobilirio de ao; - No forar a separao de uma fotografia da outra; - Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. Diapositivos: - Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); - Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes. Microfilmes: - Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; - Devem ser feitas duplicatas; - A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: - Usar os disquetes de boa qualidade; - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - Usar programas antivrus; - Proteger o CD contra arranhes e poeira. Caixas de arquivo: - Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos 87 e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas 88 ; - Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas 89 impressas eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou esferogrficas 90 .

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Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 2 desta apostila). Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 3 desta apostila). Esaf ANEEL 2004 (questo 78 item I desta apostila). 86 Itens de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 5 desta apostila). Cespe-UnBCREA-DF 2003 (questo 77 item 1 desta apostila). 87 Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 4 desta apostila). 88 Item de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 78 item IV). 89 Item de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 78 item III). 90 Item de concurso: Esaf ANEEL 2004 (questo 78 item II).

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revislo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento91 . Limpeza do assoalho - Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua 92 ; - A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo. - Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra.

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Item de concurso: Cespe-UnB CREA-DF 2003 (questo 77 item 3 desta apostila). Item de concurso: Cespe-UnB STM 2004 (questo 75 item 6 desta apostila).