ARQUIVOLOGIA
1. História da Arquivologia

1.1. Primeira Fase Na Antigüidade, os arquivos eram mantidos nos palácios, como por exemplo o de Assurbanipal, ou nos templos gregos. Tinham como principais características: serem responsáveis pelo valor probatório dos documentos; conservarem apenas os documentos considerados autênticos ou que tinham valor legal; possuírem um caráter eminentemente público e manterem íntima relação com a gestão do poder. Não havia a figura propriamente dita do arquivista e a forma de organização era totalmente atrelada aos desejos e objetivos dos reis;
Segundo Theo Thomassem, citado por Fonseca (2005, p.57) a publicação do Manual dos holandeses revolucionou a arquivologia e estabeleceu um novo paradigma ao desvinculá-la da diplomática, consolidando a tradição administrativa, que definia a necessidade de estabelecer a relação de dependência entre o documento, seu órgão produtor e sua instituição de custódia.

1.2. Segunda Fase Na Idade Média, com a decadência da produção do documento escrito, os arquivos perderam importância. Apenas as instituições religiosas mantinham seus documentos. Segundo Burke (2003, p. 127) “os documentos eram muitas vezes mantidos junto com outros objetos nos acervos e eram constantemente movidos de um lugar para outro, seguindo seus donos”, o que dificultava a constituição de um arquivo do Estado. Os documentos eram organizados de forma descentralizada. As atividades de guarda eram feitas sem procedimentos metodológicos e ainda não existia a figura do arquivista. Aos clérigos cabia o papel de guardiões dos documentos que deveriam ser preservados e seu acesso seria restrito a pessoas autorizadas; 1.3. Terceira Fase A partir do século XVI até o século XIX, os arquivos transformaram-se em arsenais das autoridades e passaram a se caracterizar como: arquivos do poder, arquivos da administração e arquivos da história. “A centralização do governo foi seguida pela centralização dos documentos [...] que eram considerados como pertencentes ao Estado” (BURKE, 2003, p. 128). Os arquivos permaneceram secretos e inacessíveis até a Revolução Francesa, quando foi proclamado seu acesso público. Segundo Certeau (1986, p. 4), em 1847 foi aberta a primeira sala de arquivo para o público realizar consultas. Durante o período analisado, foram desenvolvidas as teorias arquivísticas; textos foram publicados com enfoque na paleografia e na diplomática, que favoreceu o desenvolvimento da prática da análise crítica dos documentos por parte dos historiadores. Surge a figura do arquivista; 1.4. Quarta Fase

Do século XIX até meados do século XX, os arquivos converteram-se em laboratórios da história e tinham como missão preservar os documentos que seriam utilizados pelos historiadores. Nesta visão, arquivos correntes e permanentes são totalmente desvinculados. Durante esse período foram definidas as bases teóricas da arquivologia contemporânea, permitindo que passasse de meramente prática para científica; 1.5. Quinta Fase De meados do século XX à atualidade, o arquivo passou a desempenhar um papel social e a arquivologia, com o desenvolvimento da tecnologia, sofreu mudanças significativas. Atualmente, a informação orgânica e o usuário tornaram-se os principais focos da arquivologia e da prática do arquivista. A missão social do arquivo foi enaltecida. 2. Conceitos Iniciais 2.1. Documento É o objeto que transpõe uma idéia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informação. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato 2.2. Documentação É o processo de receber, coletar, classificar, avaliar e expor documentos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística pode ser: I - Conjunto de documentos. II - Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. 2.3. Arquivologia É a ciência que estuda os Arquivos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. 2.4. Arquivística São as normas, técnicas e princípios utilizados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização de arquivos. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística arquivística é sinônimo de arquivologia. 2.5. Atividade-meio Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora (segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística). 2.6. Atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística (segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística). 2.7. Custódia Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. 2.8. Depósito Entrada de documentos sob custódia temporária, sem a cessão da propriedade. 2.9. Item documental Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos. Unidade documental fisicamente indivisível. 2.10. Dossiê (maço/processo) Conjunto de documentos referentes a um determinado assunto, ou que sejam referentes a uma pessoa física ou jurídica. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento (Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação).

se analisarmos mais profundamente a questão. O valor primário é o funcional e o valor secundário é histórico. audiovisuais ou cartográficos produzidos ou recebidos por pessoa física ou entidades públicas/privadas em decorrência de exercício da função. com exceção das públicas e das de entretenimento. esta é uma das características mais marcantes da distinção do centro de documentação. em decorrência do exercício de atividades específicas. 3. tratamento e difusão das informações registradas em documentos de tipos variados. museu. a conservação e o acesso a documentos. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O centro de documentação também é uma instituição-memória. 15).4. Os documentos de arquivo estão relacionados às funções do órgão (quando recebidos) ou comprovam atividade realizada no órgão (quando produzidos). pública ou privada. A partir da composição de seu acervo.Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia. algumas vezes. Órgãos de documentação 3. acredita que os museus lidam com a preservação e produção das imagens . audiovisuais ou cartográficos armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins culturais. arquivo e. no entanto. probatório ou informativo. gerenciar. voltada para um universo específico da produção humana. Segundo Tessitore (2003. mas foi a partir da década de 1980 que foi estruturado e sistematizado.11. Os documentos ou as referências servirão de apoio para o desenvolvimento de novas pesquisas. 79). Centro de Documentação e Informação O centro de documentação e informação pode ser caracterizado como o local onde são preservados ou referenciados documentos do tema relacionado às atividades-fim da instituição que o organizou. podemos considerar que o centro de documentação é uma mescla de biblioteca.Móvel destinado à guarda de documentos. para os fins desta Lei.Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva. com relação aos arquivos e às bibliotecas. 3. II . que descrevem e permitem acessar. 2. Entretanto.3. pois é responsável pela coleta. também procuram estabelecer políticas de formação de coleção voltadas para determinados assuntos. independentemente da natureza do suporte. Arquivo É um conjunto de documentos impressos. que representam ou compõem o patrimônio cultural de uma determinada organização. Na verdade. citado por Cerávolo (2004. 3. 3. Segundo a lei no 8. mas tornar-se um pólo de atração “da produção documental de pessoas e entidades que atuam ou atuaram no seu campo de especialização”. O estudo sobre museu e museologia já é antigo. Também chamado movimentação ou trâmite. Taborky. p. as evidências materiais de um povo e seu desenvolvimento. conserva.” Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística os arquivos recebem quatro conceitos: I . a função dos documentos que compõem seu acervo difere das demais instituições-memória. A definição do ICOM está voltada para a questão de o museu poder existir apenas num local institucionalizado e não enfatiza a questão da transferência de informação.Instalações onde funcionam arquivos. pessoa ou família.12. educação e divertimento. Por outro lado. pesquisa. III . Tramitação Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.159/1991 “Consideram-se arquivos. comunica e expõe. Metadados Dados estruturados e codificados. o processamento técnico. aberta ao público. bem como por pessoa física. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. organização. no desempenho de suas atividades. que adquire. instituições de caráter público e entidades privadas.2. com propósitos de estudo. veremos que as bibliotecas.1. compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. Museu Museu é uma instituição sem fins lucrativos a serviço da sociedade e de seu desenvolvimento. o papel do centro é não apenas disponibilizar documentos ou referências ao pesquisador.2. IV . Os documentos de arquivo possuem valor (fase) primário(a) ou secundário(a). p. Bibliotecas É um conjunto de documentos impressos.

como sedimentos de estratificações geológicas. O objetivo da museologia é definir a específica relação do homem com a realidade para satisfazer necessidades sociais. mutilação. Critérios  Conteúdo  Finalidade  Quantidade de exemplares  Interdependência dos documentos  Avaliação  Classificação  Descrição Biblioteca Materiais impressos. Funcionais e culturais Único ou quantidade limitada Existência Em conjunto. Culturais Numerosos exemplares Inexistência Peças isoladas. Indivisibilidade ou integridade arquivística Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão. destruição não autorizada ou adição indevida. audiovisuais ou cartográficos produzidos em exercício de função. funções e as atividades da entidade protudora/acumuladora em suas relações internas e externas. no caso o público do museu.3. Características dos registros arquivísticos 4. Até os anos de 1970. . de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas. Baseada no estado físico do material Método pré-determinado (Classificação Decimal Universal) Obra isolada (livro) Arquivo Materiais impressos. e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. predominava a noção do museu tradicional. Proveniência/Respeito aos fundos Os documentos de mesma origem devem ser mantidos juntos no mesmo fundo. Baseada em uma tabela de temporalidade. embora estruturada. alienação.2. pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Autenticidade A autenticidade está ligada ao processo de criação. 4. Organicidade É a qualidade que os arquivos possuem de espelhar a estrutura. Organicidade é a relação natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrência das atividades da entidade produtora. a partir destas rotinas estabelecidas. Depende da estrutura particularidades da entidade. e isto os dota de um elemento de coesão espontânea. Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros. Museologia como ciência tende a esclarecer a realidade social e sua relação com o homem.sociais e delas geram conhecimentos que poderão ser apropriados pelo público de várias maneiras. 4. com o advento da Nova Museologia. caracterizado pelo foco no acervo. 4. os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva.1. Conjunto de documentos (dossiê) e 4. 4. audiovisuais ou cartográficos publicados. Felizmente. manutenção e custódia. ou consecução de alguma atividade. pois essa apropriação depende muito da competência intelectual do interlocutor. O que mais importava era conservar e preservar edificações e objetos. em função dos seus objetivos práticos. Cumulatividade Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente.4. os documentos são produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função. o foco passou da preservação para a educação. Também chamado integridade do fundo. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística é o princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva.5. mas acumulados naturalmente nas administrações.

7. por serem estes considerados bens públicos inalienáveis. d) Comprobatórios: derivam dos anteriores. delegadas ou legitimadoras.6. convênios. instruções normativas. relatórios. documentos que. Diplomática É a área da arquivologia responsável pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental. circulares. ou seja. c) Assentamento: são configurados por registro. à sistematização imposta pelo direito. editais e exposição de motivos. Exemplos: pareceres. decretos. avisos. mas cada cópia é única em seu lugar. 4. cópias autenticadas. ajustes. para efeito de validade. mensagens. comprovando-os. 4. b) Enunciativos: são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos.8. que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência. Inter-relacionamento Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados. 4. portarias. contratos. pessoa ou família que o produziu. cartas.9. cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos. se necessário. porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único. pertinência territorial é o conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo. estatutos. emanados das autoridades supremas.12. os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. autos de infração. Obs1: Os documentos de arquivos devem ser provas de transações passadas e possuírem uma relação orgânica. Exemplos: leis. Exemplos: certidões. ordens de serviço. atestados.10. Exemplos: tratados. Obs3: A classificação dos documentos é dada na origem. 4. os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.1. 4. 5. Obs2: O conjunto de documentos particulares que não possuem relação orgânica formam uma coleção. f) correspondência: derivam de atos normativos. Exemplos: alvarás. Inalienabilidade Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. ao seu significado e sua autenticidade. Exemplos: atas.4. Levantamento de Dados . Unicidade Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. determinando-lhes a execução. medidas provisórias.11. a partir de fatos ou ocorrências. Categorias documentais: a) Normativos: são os de cumprimento obrigatório. resoluções. 4. Reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode ser revertido. representados por acordos de vontade em que pelo menos uma das partes é a administração pública. apostilias. Princípio do respeito à ordem original Princípio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva. sendo de manifestação de vontade de autoridade suprema e devendo ser acatados pelos subordinados. são submetidos. 6. Administração e Áreas da Arquivologia 6. memorandos. à sua capacidade de cumprir seu objetivo. Imprescritibilidade Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos. despachos interlocutórios. e) ajuste: são documentos pactuais. sem limitação de tempo. traslados. termos. Também chamado princípio temático.

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax). 6.2. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 6.3. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. I - Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. II - Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.  Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.  Descentralização A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação. Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: * Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. * Descentralização das atividades de controle e dos arquivos  Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou

reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 6. Classificação dos Arquivos 6.1. Quanto à abrangência (extensão) a) Setorial (núcleo de arquivo) – são arquivos cujos documentos são originados de uma unidade administrativa (gerência, divisão, seção ou setor). b) Geral (central)– são arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais ou que dizem respeito à organização como um todo. 6.2 Quanto à freqüência de uso ou evolução Teoria das três idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. a) Corrente (1ª idade, Movimento, Ativo ou Dinâmico) – é formado por documentos freqüentemente utilizados, estando ou não, em circulação. A utilização e manuseio dos documentos se limitam ao pessoal da Administração que os produziu. b) Intermediário (2ª idade, limbo ou purgatório) – é formado por documentos de pouco uso, de interesse da Administração e que aguardam o destino final (eliminação ou guarda permanente). A propriedade dos documentos desses arquivos é da Administração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e ao pessoal da Administração de Arquivos. c) Permanente (3ª idade, histórico ou de custódia) – são os arquivos constituídos de documentos que deixaram de ter valor para a administração, podendo ser armazenados para fins históricos, documentais, informativos ou probatórios. Esse arquivo é formado por documentos de guarda permanente, ou seja, que não podem ser eliminados. Esse arquivo é incorretamente chamado de arquivo morto. São exclusivos da Administração de Arquivos. Segundo a Lei 8.159/1991 Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística a) Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. b) Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo. c) Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Valor Primário x Valor Secundário Quando um documento é produzido ou recebido por um órgão ou entidade deverá ser mantido em arquivo quando for prova de transação passada (comprova atividade desenvolvida pelo órgão) ou por possuir

relação orgânica (está relacionado às atividades do órgão). Esse valor primário (primeiro) é chamado funcional ou jurídico administrativo. Com o tempo o documento de arquivo perde o interesse da administração, devendo-se assim, realizar o processo de avaliação para verificar se o documento, embora tenha perdido o interesse funcional, ainda possua interesse histórico, probatório ou informativo para organização, o que é chamado de valor secundário do documento. Valores probatórios a) Valor Probatório Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. b) Valor Informativo Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação que contêm. Ciclo Vital dos Documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Eliminação Eliminação

Desarquivamento

Arquivo Corrente

Transferência

Arquivo Intermediário

Recolhimento

Arquivo Permanente

Transferência em uma etapa (Recolhimento)

AVALIAÇÃO => CPAD (Comissão Permanente De Avaliação De Documentos)  Administradores  Arquivistas  Historiadores  Sociólogos  Pessoa especialista na área de atuação da empresa

contudo. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. E por último. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. atendem. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. devem estar em boa ordem e. Legalmente. Arquivo Permanente Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. em termos mais amplos. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. ou. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição”. no mínimo. terceiro. a fim de facilitar sua avaliação. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram.. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. § 1º e art 1º. as descrições. 1º. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. A legislação sobre os documentos públicos. por escrito. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. sem. ser de sua propriedade. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. então. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição.Transferência e Recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. que é sua finalidade primordial. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. devido ao seu valor comprobatório e informativo. pois libera espaço e economiza recursos materiais. contribuindo para a economia do sistema. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. além disso. de um governo. tanto quanto possível. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. Quanto aos arquivos de custódia. de documentos. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. na documentação de um órgão. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. . a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos.

b) Documentos cujos elementos essenciais tenham sido reproduzidos em outros. Os documentos distritais normalmente são considerados federais. . Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos. f) Documentos que se tornem obsoletos. Obs4: Nos Órgãos Públicos a relação final dos documentos a serem eliminados tornar-se-á pública por meio da Imprensa Oficial. conseqüentemente do local de sua guarda. onde deve-se utilizar o processo de incineração. devido à sua utilização. Obs 3: A eliminação pode ser feita por destruição. Obs 2: documentos que não podem ser eliminados: I) Documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do órgão . distritais ou municipais. III) Documentos que encontram-se em tränsito. II) Documentos que comprovem as operações realizadas pela instituição. para possíveis manifestações ou. estaduais. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. informativo ou probatório. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. doação ou venda. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. V) Documentos de valor histórico. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. As instituições do Direito Privado que exercem funções públicas (Sociedades de Economia Mista. em relação aos documentos. Empresas Públicas. d) Cópias cujos originais tenham sido conservados.  conservação  medidas de proteção aos documentos e. 6. c) Documentos impressos em sua totalidade. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:  arranjo  reunião e ordenação adequada dos documentos. IV) Microfilmes. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. quando for o caso possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos particulares.3. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. g) Documentos microfilmados.  referência  política de acesso e uso dos documentos. visando a impedir sua destruição.Segundo.  descrição e publicação  acesso aos documentos para consulta e divulgação. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. Referem-se estes ao arranjo. deve ter. Nos Órgãos Públicos   Arquivo Setorial => Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Geral Arquivo Permanente Obs 1: documentos que podem ser eliminados: a) Documentos cujos textos estejam reproduzidos integralmente em outros. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. exceto no caso de documentos sigilosos. Nos dias atuais é aconselhável a destruição por trituração. OS) Exemplos:  Federal: Arquivo Nacional e Arquivo Nacional do Chile. por diversas circunstâncias. Quanto à Agência Criadora (Mantenedora) a) Público – formado por documentos oriundos de órgãos federais. após a publicação. Será concedido um prazo de 30 dias. e) Documentos de mera formalidade.

.159/1991 a) Arquivo Público Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias.São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. Parágrafo único. § 1 . do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. São considerados.produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais. Art. estaduais. não poderão ser alienados ou enviados para o exterior.246. definidas como tal pela Lei nº 9.produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.073. do Distrito Federal e municipais. 17 – A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. § 1º . § 3 . Exemplos:  Instituições comerciais: Arquivo da Rede Globo. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. Os arquivos privados que forem considerados do interesse público.637. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. estaduais. organizacionais. do Ministério das Relações Exteriores. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I .São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. de 22 de outubro de 1991. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público. no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente. Segundo o decreto nº 4. e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais. legislativas e judiciárias. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. no exercício de suas atividades. 19 – Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. de 15 de maio de 1998. III . Art. por órgãos públicos de âmbito federal. 15.produzidos e recebidos por agentes do Poder Público. também.  Instituições Organizacionais: Arquivo permanente da Fundação Oswaldo Cruz . e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. estadual.   Estadual: Arquivo Histórico Estadual de Goiás. § 2 . DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. Art. 18 – Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. § 4 . bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. do Distrito Federal e municipais.  Pessoais: Arquivo Edgard Leuenroth Segundo a Lei 8.  Familiares: Arquivo da Família Real. em decorrência de suas funções administrativas.São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. Art. Distrital: Arquivo Público do Distrito Federal. 20 – Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções. Parágrafo único – Para o pleno exercício de suas funções. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. II . Municipal: Arquivo Municipal de São Paulo b) Privado – formado por documentos de instituições comerciais. 7 – Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos.produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo. familiares ou pessoais.São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo. instituído pela Lei nº 8. IV . legislativas e judiciárias.

as empresas. conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. Segundo o decreto nº 4. Art. Parágrafo único . 11 – Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. II . 13 .073.Art. Art. de acordo com o art. § 2º São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I . que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização. § 2º Para efeito do disposto neste artigo. em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ. antes de concluído o processo de desestatização. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União. com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. de 29 de janeiro de 1999. Art. na forma prevista na Lei nº 9. ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. a identificação.784. Art. DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. de 1º de janeiro de 1916.Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. 22.159. na forma do parágrafo único do art. b) Arquivo Privado Art. § 4º Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião. por iniciativa própria ou mediante provocação.Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. § 3º Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. § 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o. no prazo máximo de sessenta dias. em decorrência de suas atividades. 17. 23. III . § 5º A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3. de 1991. titular do direito de preferência. parcial ou total. 3º da Lei nº 8. acompanhada de parecer. de 30 de dezembro de 1991.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. nos termos do art. dentro do território nacional. desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. § 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.159. serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas. de 1991. 12 . Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art.os arquivos presidenciais. nem transferidos para o exterior. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. classificação e avaliação do acervo arquivístico. de acordo com o art. 13 da Lei nº 8. Os documentos públicos de valor permanente.394. 25. § 2º A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ.071. O CONARQ. Art. . § 1º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública. na sua esfera de competência. 10 da Lei nº 8. 16 da Lei nº 8. encaminhará solicitação. para que manifeste. enquanto necessários ao desempenho de suas atividades. nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. interesse na aquisição. a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. 16. providenciarão. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos. 24.159. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. Art. de 1991. § 1º O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ.os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público.

Exemplo: Arquivo da Rede Globo (formado por fitas). civil e administrativa. plantas. Documento bibliográfico é o gênero documental integrado por impressos. microfilmes. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições. objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização. documentos iconográficos. os de 1ª e 2ª idade. Arquivo Histórico do Exército. de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ. ficando sujeito à responsabilidade penal. documentos cartográficos. como por exemplo: fitas. tramitação. mediação técnica para acesso. 27. . b) Especializados – cujo conteúdo trata de assunto específico. Quanto à finalidade a) Funcionais – servem à Administração. decretos. b) Restritos – cujos documentos são de acesso dos militares e que preservam a segurança nacional.1. Análise Documental 7.6. acondicionamento e conservação. Quanto ao acesso a) Franqueados – cujos documentos estão disponibilizados para o público. ou seja. independente do material que são feitos. como mapas. 7. folhetos e periódicos. Exemplos: Arquivo Nacional e o Arquivo Histórico da Câmara dos Deputados. livros de registro. documentos textuais. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia. Exemplo: Arquivo do Ministério das Relações Exteriores. que necessitam de cuidados especiais quanto ao manuseio. total ou parcial. 6. por vezes. Exemplo: Arquivo Geral da Guerra Civil Espanhola. fotografias. documentos eletrônicos. Art. b) Culturais – servem à Cultura e História. como por exemplo: arquivo médico. slides e outros. Gênero documental integrado por documentos manuscritos. 26. particularmente o suporte e o formato. Quanto à natureza a) Especiais – cujo documento é feito de material especial. documentos bibliográficos. por seus proprietários ou detentores. b) Audiovisuais – gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento e registros sonoros. datilografados ou impressos. 6. c) Cartográficos – quando reproduzem em dimensões menores uma área geográfica. Exemplo: Arquivo Brasileiro de Oftalmologia. panfletos e relatórios. como documentos audiovisuais. como filmes e fitas videomagnéticas. na forma da legislação em vigor. preservação e divulgação do acervo. a) Textuais – quando seu enfoque é baseado em linguagem escrita. Gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos.Art. CD. os de 3ª idade. e que exigem processamento técnico específico e. 6.4. cartas. Conjunto de documentos relacionados a uma determinada área de conhecimento. Art. c) Confidenciais – documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado. Quanto ao gênero Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. documentos micrográficos. ou seja. 28. como atas de reunião. perfis e fotografias aéreas.5. como livros. A perda acidental. de engenharia e outros. documentos filmográficos.

gênero documental integrado por documentos em microforma. Quanto ao seu Valor a) Permanentes Vitais – são os documentos que devem ser conservados por prazos indefinidos por ser de importância vital para a organização. f) Documento eletrônico . ou seja. e tampouco comportam a revogação por força de qualquer lei ordinária superveniente. normas singulares ("lei formal" ou "ato normativo de efeitos concretos"). microfilmes e tab-jacks . b) Aviso: Instrumento de comunicação oficial expedido exclusivamente por Ministros de Estado. como cartões perfurados. não raramente. f) Decreto: documento de natureza legislativa que pode ser criado pelos três poderes g) Despacho: documento expedido por autoridade competente que define o cumprimento de decisão. assembléia etc. disquetes e documentos digitais (documento codificado em dígitos binários. caput e §§).d) Iconográficos – quando seu enfoque em figuras ou imagens estáticas. folheto. portanto. filme. carta.3. sem lhes imprimir uma rigidez exagerada. Com a instituição de lei complementar buscou o constituinte resguardar certas matérias de caráter paraconstitucional contra mudanças céleres ou apressadas. com ou sem som. d) Certidão: documento legal em que o serventuário oficial certifica alguma coisa de que tem provas. normalmente. como fotografias e gravuras. l) Memorando: é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. que cria. planta. acessível por meio de sistema computacional).gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento. estas contêm. II – Lei delegada: é o ato normativo elaborado e editado pelo Presidente da República em virtude de autorização do Poder Legislativo. disco. fundado diretamente na Constituição – emanado pelo Presidente da República. condicionada a sobrevida da disciplina normativa nela contida à conversão da medida em lei formal. a) Ata: Relato ou resenha por escrito de sessão ou cerimônia de alguma corporação. A lei complementar deve ser aprovada pela maioria absoluta de cada uma das Casas do Congresso (Constituição. desenhadas ou fotografadas. atestado. certidão de casamento. c) Carta: correspondência entre particulares e/ou entidades. afixado em lugares públicos ou anunciado na imprensa periódica. art. memorando. g) Filmográfico . 7. k) Medida provisória: ato legislativo primário – isto é. c) Temporários – documentos que possuem um prazo ou uma data para encerramento do valor do documento. como filmes e fitas videomagnéticas.gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos. ofício. relatório. j) Lei: norma jurídica escrita.2. para autoridades de mesma hierarquia. São exemplos de espécies documentais ata. propor alguma medida. Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas. altera ou extingue direitos e deveres. 69). Pode ser: I . fotografia. em regra.Lei ordinária: é um ato normativo primário e contém. art. impressas. e) Circular: exemplar de carta. sem eles a instituição pode funcionar. como cartões-janela. com força de lei (ordinária). certificado: Certidão de idade. Embora as leis sejam definidas. Trata-se. III . h) Edital: Ordem oficial ou traslado de édito. normas gerais e abstratas. ou postura. expedida mediante resolução e dentro dos limites nela traçados (Constituição. b) Permanentes – são os documentos que em função das informações neles contidos devem permanecer indefinitivamente na organização.Leis complementares: constituem um terceiro tipo de leis que não ostentam a rigidez dos preceitos constitucionais. e) Micrográfico . que dá conhecimento sobre a hora e o lugar de hasta pública determinada por lei. pela generalidade e abstração ("lei material"). que dificultaria sua modificação. manifesto ou ofício dirigido a muitas pessoas. 68. Também chamado documento cinematográfico 7. Quanto à espécie Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo. de uma . i) Exposição de Motivos: é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: informá-lo de determinado assunto. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. decreto.

Quanto à natureza do assunto Decreto nº. tornando ostensivos dados ou informações. a serem adotados por determinado setor do serviço público. 7. Pode ter caráter meramente administrativo.art 5º inciso XXXIII). . apresentar veto. 155). idéias. Os documentos particulares mencionados acima são restritos por um prazo de 100 (cem) anos. 7. Mensagem: é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança. f) Necessidade de conhecer: condição pessoal.4. 4. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada. área ou instalação sigilosos. pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo. Documento administrativo expedido por chefe de serviço aos funcionários subordinados Regimento: documento que demonstra a estrutura e funcionamento de uma instituição. Relatório: documento que demonstra de forma minuciosa e circunstanciada os fatos ocorridos na gerência de administração pública ou de sociedade 7. b) Marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo. área ou instalação. função. as provas de desembargadores são consideradas documentos sigilosos b) Documento Ostensivo/Ordinários/Franqueados: sem classificação. Os documentos que tramitam em segredo de justiça são considerados sigilosos.1.art 5º inciso X). e) Desclassificação: cancelamento. Ordem de serviço: documento que autoriza a execução de um serviço. No TJDF. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. ou ser empregado para a exposição de projetos. Categorias a) Documento Sigiloso: dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado (CF . emprego ou atividade. e dá outras providências. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. por exemplo. documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado.301 – 09/12/2004) Dispõe sobre a salvaguarda de dados.4. enfim.4. Regulamento: documento que demonstra a forma de conduta e agir em uma instituição. documento.2. da classificação. pela autoridade competente. cujo acesso pode ser franqueado. Requerimento: documento utilizado para solicitar a autoridade compete a execução de uma ação. informação. diretrizes. c) Classificação: atribuição. sendo o acesso a eles restrito às partes e a seus procuradores legais. material. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. informação. informações. d) Reclassificação: alteração. etc. inerente ao efetivo exercício de cargo. pela autoridade competente.m) n) o) p) q) r) s) t) u) forma de comunicação eminentemente interna. da classificação de dado. área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. de grau de sigilo a dado. Conceitos a) Grau de sigilo: gradação atribuída a dados. Portaria: é o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência. Ofício: comunicação oficial entre autoridades públicas.553 – 27/12/2002 (com atualizações do Decreto nº 5. no âmbito da Administração Pública Federal. da honra e da imagem das pessoas (CF . e que limita o acesso aos mesmos. informações. Além dos casos acima. mencionados nos autos (CPC art. tendo a finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração. as instituições podem definir por ato próprio outros casos de documentos como sigilosos. tenha acesso a dados ou informações sigilosos. Parecer: documento que demonstra a pinião de técnico relativa a um caso ou assunto de conhecimento específico.

poderão ter seus prazos uma única vez. às relações internacionais do País. programas. no trânsito ou no destino. de acordo com o interesse da segurança da sociedade e do Estado. concedido por autoridade competente. cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. são de interesse do Poder Executivo e das partes. pelo mesmo período.553 5. anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações. a planos e operações militares. 20 anos 10 anos 10 anos 05 anos Obs1: O prazo de duração da classificação ultra-secreto poderá ser renovado indefinidamente.g) Credencial de Segurança: certificado. 4.Chefes de Missões Diplomáticas e anos 30 anos Consulados Permanentes no Exterior referentes à soberania e à integridade territorial nacionais. o) Medidas Especiais de Segurança: medidas destinadas a garantir sigilo. Classificação Segundo o Grau de Sigilo Classificação Tipo Responsabilidade Prazos Máximos de Classificação I – Presidente da República. . devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação Confidencial não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo.3. j) Autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino. a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico Ultra-Secreto e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos. Obs: o decreto 5.Servidores civis e militares. l) Legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino. são os que a revelação não-autorizada possa comprometer planos. k) Integridade: incolumidade de dados ou informações na origem. Também objetivam prevenir. integridade. m) Disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações. n) Investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança. a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes. detectar.Autoridades que exerçam funções de direção. projetos.301 acrescenta: 50 V. instalações. poderão ter seus prazos prorrogados uma única vez pelo mesmo período. I – Os anteriores. II .O decreto 5. III – Ministros de Estado e equiparados.Servidores civis e militares. 7. Os documentos dos tipos secreto.4. inclusive os ultra-secretos. do Exército e da Aeronáutica. e IV – Comandantes da Marinha. autenticidade. em caráter excepcional. i) Comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado. cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. de acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da Presidência da República. referentes a sistemas. legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos.301 define que todos os documentos sigilosos. II . em área sigilosa. h) Visita: pessoa cuja entrada foi admitida. comando ou chefia 30 anos 20 anos I – Os anteriores. operações Reservado ou objetivos neles previstos ou referidos. planos ou operações de interesse da defesa nacional. de acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da Presidência da República. II . inviolabilidade.301 II – Vice-Presidente da República. confidencial e reservado. I – Os anteriores. Secreto programas ou instalações estratégicos.

No envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento. Obs: A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios. deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas. indicação do total de páginas que compõem o documento. 7. mas ao documento. IV . As páginas serão numeradas seguidamente. a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. Gestão de Dados ou Informações Sigilosos a) A marcação. probatório e informativo são de Guarda Permanente. Obs5: A reclassificação e desclassificação de documentos secretos. desde sua classificação ou reclassificação. mensageiro oficialmente designado. d) A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. por sua natureza. 7. e da primeira página. destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento. as seções.5. sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. Obs: A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos. e IV – lavratura de termo de transferência. por sua importância. devendo cada uma conter. será efetuada pessoalmente. Obs3: Os documentos de valor histórico. e) A publicação dos atos sigilosos. em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado. remetente.A expedição. b) A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas. datas de expedição e ementas. considerado DSC.Obs2: Na reclassificação. O decreto 5. incluindo: I – identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios. que indicará.4. no seu todo. redigidas de modo a não comprometer o sigilo.4.6. c) As páginas. II – lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico. necessariamente. II – o envelope interno será fechado. lacrado e expedido mediante recibo. será atribuído o grau de sigilo mais elevado. se houver. Obs4: A reclassificação e desclassificação de documentos ultra-secretos só poderá ser realizadas pelos responsáveis pela classificação.4. devem ser definitivamente preservados (não podem ser eliminados). de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. se for o caso. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário. sendo vedada a sua postagem. confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal. que requeiram tramitação e solução imediatas. conferido a quaisquer de suas partes.4. o prazo de duração reinicia-se a partir da data da formalização da nova classificação. mala diplomática. confidenciais ou reservados poderá ser feita pelos responsáveis pela classificação ou pessoa com nível hierárquico superior. e em todas as suas páginas. quando da difusão. 7. confidenciais e reservados podem ser classificados como DSC Obs2: O DSC também expressará. por agente público autorizado. limitar-se-á aos seus respectivos números. em princípio. se for o caso. sistema de encomendas ou. nas capas. Se for de interesse da autoridade classificadora os documentos secretos. se houver. No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento. as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações. requer medidas adicionais de controle. os parágrafos. condução e entrega de documento ultra-secreto. com opção de registro.301 define que no caso de reclassificação o prazo será contado a partir da data de produção. Documento Sigiloso Controlado (DSC) É aquele que. ou seja. Obs: O documento ultra-secreto é. também. pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores. . desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento.A expedição de documento secreto. se houver. III – lavratura anual de termo de inventário. ou indicação do grau de sigilo na classificação. e III . Expedição e Comunicação de Documentos Sigilosos I – serão acondicionados em envelopes duplos.

mapa.Atribuições: I . e V . sob pena de responsabilidade penal. em conformidade com o disposto no art. Arquivamento É a operação de guarda dos documentos nos locais devidos segundos um sistema de ordenação previamente estabelecido. cópia. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. Parágrafo único. relatório de fiscalização 8.fita magnética. e serão de responsabilidade da empresa contratada. 7.“Configuração que assume uma espécie documental.7.” . nos termos da legislação em vigor.7. os documentos ultrasecretos deverão ser mantidos sob guarda armada.” .5. IV . Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) . alteração ou cancelamento da classificação sigilosa.boletim de ocorrência. para o transporte de material sigiloso. certidão de nascimento. declaração de imposto de renda.9. relatório de atividades.analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação. civil e administrativa. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. A critério da autoridade competente.propor.4.” .caderno. certidão. por meio de cláusulas contratuais específicas. selecionando os documentos para guarda permanente. renovação dos prazos. Outras formas de Análise Documental a) Suporte . a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões. folha.autorizar o acesso a documentos sigilosos. em atendimento ao disposto no art. planta. certidão de óbito. declaração. boletim de freqüência e rendimento escolar.“Estágio de preparação e de transmissão de documentos.determinar o destino final da documentação tornada ostensiva.original. Obs: os documentos permanentes de valor histórico.” .4.boletim. b) Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros. 7. os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos. relatório. II . . Tipos de Arquivamento a) Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros. Transporte de Documentos Sigilosos A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. rolo de filme d) Espécie . rascunho c) Formato . 39.4. minuta. livro.“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Guarda de Documentos Sigilosos A guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior.8. diapositivo. III . de acordo com a atividade que a gerou. Sempre que possível. Na impossibilidade da utilização de cofres. As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios. cartaz. 7. 9º deste Decreto. civis ou militares. poderão ser empregados guardas armados.“Material sobre o qual as informações são registradas. declaração de bens. O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. e) Tipo . papel b) Forma . à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades.propor. probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos. filme de nitrato. .“Configuração física de um suporte.

ao fim do qual a destinação é efetivada. VII .Arquivamento Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento.Termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.Plano de Destinação Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.9. desde a sua produção ou recepção.Prazo de guarda Prazo.Termo de transferência Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos para o arquivo intermediário. aprovado por autoridade competente. quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente. com base na avaliação. II .Comissão de Avaliação e Destinação Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo. Instrumentos utilizados pela Arquivologia 9. .Destinação Decisão. que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência. XII .1. descarte ou eliminação. VIII . até o cumprimento de sua função administrativa. X . cessada a sua tramitação. a data e o nome da autoridade validadora. XIII . descarte ou eliminação de documentos.Prazo de eliminação Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação. que estabelece os prazos de guarda e a destinação. e que o validam. IX . IV . em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário. Segundo o dicionário de terminologia arquivística é o instrumento de destinação. XIV – Trâmite Curso do documento. definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso.Termo de doação Instrumento legal particular que define e formaliza uma doação a arquivo. VI . XI .Avaliação Processo de análise de documentos de arquivo. a finalidade. III . Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. Também referido como tramitação ou movimentação. Tabela de Temporalidade (Tabela de Periodicidade) É o elemento de destinação que determina os prazos de permanência dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermediário ou que deverão ser recolhidos para o arquivo permanente. Conceitos Importantes I . de acordo com os valores que lhes são atribuídos.Seleção Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação.Termo de encerramento Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro. V . responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. recolhimento.Termo de eliminação Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. delas podendo constar o número de folhas.

2. embora à disposição desta. seguindo orientação técnica dos arquivos públicos. preferencialmente. • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista. Incluem-se. segundo o seu potencial de uso. III – Destinação final: neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação. ainda. porém com menor freqüência de uso. e até quitação da dívida. do Distrito Federal e municipais). que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo. orientar sua aplicação. Deverá. complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública. garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente. tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos. identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário). Nos órgãos públicos a guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais. II – Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: • arquivista ou responsável pela guarda da documentação. dirimir possíveis dúvidas. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes. exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança. • profissional da área jurídica. Observações: neste campo são registradas informações complementares e justificativas. Excepcionalmente. levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de administração geral. definição dos conjuntos documentais. informação e pesquisa. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado. O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento. A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos. Os órgãos. engenheiro. em anos. visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou. mencionado. ainda. segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. responsável pela análise do valor legal dos documentos. orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. Entretanto. quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova. • outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. necessárias à correta aplicação da tabela. . bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim). pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos descritos a seguir: 1. promover a avaliação dos documentos relativos às atividadesfim. hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações. • servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados. sociólogo. responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas. podendo ser transferido para depósito em outro local. ao adotar a tabela.Componentes da Tabela de Temporalidade I – Assunto: neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos. orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos. até homologação da aposentadoria. IV. médico e outros). Elaboração da Tabela de Temporalidade Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das três idades. com profundo conhecimento das atividades desempenhadas. • historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo.

No que se refere aos documentos relativos a pessoal. que refletem o relacionamento empregadores/empregados no serviço público. com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e prováveis descendentes. em outro veículo de divulgação local. No intuito de fornecer orientação para a definição de valores. procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra. programas de modernização e reforma administrativa. a Comissão Permanente de Avaliação deverá: 1. acordos e convênios. Dos documentos relativos à administração geral. foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: • quadros. Para que a tabela seja aplicada com êxito. bem como normas. • reclamações/ações trabalhistas. • documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores. já que dependem do julgamento dos tribunais de contas. alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela básica de temporalidade relativa às atividades-meio da administração pública. foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a políticas. Por impossibilidade de definição de prazos em anos. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos. cursos e estágios. analisar a proposta. providenciar a divulgação da tabela aprovada. Além da aplicação da tabela. por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou. por refletirem uma possível política de valorização dos servidores. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação. 6. balanços. No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento. estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação. à freqüência de uso dos documentos. projetos. definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária previamente à destinação. tomada de contas. 2. estatutos. pelo caráter punitivo que reflete hábitos e costumes do período. aposentadoria e pensões definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos. conforme a Constituição Federal em vigor. além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades do órgão. planos. a seguir. Cessados os trabalhos. os quais comprovam a receita e despesa do órgão. Para assentamentos individuais. à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição.35 anos: período correspondente ao tempo de contribuição do servidor. ajustes. 3. balancetes. . • documentos que refletem as diretrizes. normas e procedimentos relativos a exames de seleção.17 anos:período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos. e aos prazos de precaução. relatórios de atividades. tabelas e política de pessoal. Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal. será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. organogramas e estruturas. sendo: . . obtendo informações referentes à vigência. apresentam-se. • prêmios. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa. 4. na inexistência desta. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela. adotou-se o prazo de 52 (cinqüenta e dois) anos para os que contêm informações passíveis de consulta no momento da homologação da aposentadoria. cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas. à existência de outras fontes recapitulativas. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação. regulamentações e diretrizes. por refletirem diretrizes adotadas pelo serviço público na composição de seus quadros. acordos e dissídios. conforme a legislação em vigor. foram considerados permanentes os regimentos. estímulos creditícios). Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas. regulamentos. 5. ações judiciais.3. • apuração de responsabilidade e ação disciplinar.

controle e acesso à informação do órgão. • política interna de acesso aos documentos de arquivo. que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas. 7. mediante lei orçamentária. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados. do original dos documentos permanentes. seleção e tabela de temporalidade. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência). reivindicações de domínio. refletem a política de tratamento. • inventários de bens imóveis. procedendo à organização. palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em eventos promovidos por outras instituições. tombamento. 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois. • programas. foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão. b) o orçamento aprovado pelo governo. bem como os discursos. que demonstra a efetiva alocação de recursos. 8. registrando-se a alteração nos instrumentos de controle. • termos de eliminação e guias de recolhimento. • escrituras de bens imóveis. Quanto aos assuntos diversos. atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta orçamentária. manuais e instrumentos. 5. avaliação. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela. 2. considerados permanentes. verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase. II – Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária 1. . 6. muitas vezes. projetos. Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação. 4. reintegração de posse. • normas. redirecionando o orçamento aprovado e criando. • desapropriação. c) a execução orçamentária. se for o caso. Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio. novas prioridades. foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais. 9. uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. 2. Para isso. plantas e obras de bens imóveis. que resguardam direitos patrimoniais: • inventários de material permanente. São eles: • inventários de documentação bibliográfica. No caso de inexistência. Elaborar termo de eliminação. • análise. no que tange ao seu planejamento e programação. devem ser observadas as rotinas a seguir: I – Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente 1. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela. sistemas e manuais de informática. Proceder à eliminação. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento. no órgão. • projetos. procedendo à organização. Aplicação da Tabela de Temporalidade A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos.No que tange aos documentos orçamentários. Operacionalizar a transferência. Separar os documentos a serem destinados. 10. relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e setores específicos da administração pública. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento. neste caso. ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente. veículos e semoventes. seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário. a cópia será recolhida na condição de fonte única de informação. se for o caso.

eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham. alguns critérios deverão ser observados. Proceder à alteração de suporte. Nestes casos. 9º da lei nº 8. Operacionalizar o recolhimento. o arquivo intermediário deverá elaborar listagem dos documentos a serem eliminados. com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. 4. no que concerne ao conteúdo das informações. não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental. na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística. os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente. em conformidade com o art. já se encontram preservados. porém.3. em todos os casos. seguindo orientações da instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência. seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que. Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção para o recolhimento. Para isso. de 8 de janeiro de 1991. 7. . Proceder à eliminação. 9. submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública na sua esfera de competência. não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda. verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase. processo que permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação. recapitulativos ou de mesmo teor. Elaborar termo de eliminação. É igualmente recomendável a seleção por amostragem. segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente. Separar os documentos a serem destinados. III – Triagem de documentos em fase intermediária O conceito de triagem se confunde com o de avaliação. uma vez que outros. ou quando destina conjuntos documentais à eliminação. separando aqueles que. embora corretamente classificados. Proceder ao registro dos documentos eliminados. em relação ao conjunto documental ao qual pertencem. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos. 5. No entanto. 8. se for o caso. 10.159. 6. garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou informativo. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem de recolhimento). conforme a especificidade dos documentos avaliados.

ORGANOGRAMAS.5.2. 9. COMISSÕES. que coloca os nomes dos documentos em ordem alfabética com seus respectivos números de classificação.3. AJUSTES. CONSELHOS. Tabela de Equivalência (concordância) É o instrumento de pesquisa que mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas. a estrutura. DESPACHOS. o período de tempo. AUDIÊNCIAS. CONVÊNIOS 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 010. . que traz descrição sumária e analítica. sendo um instrumento descritivo para orientar os leitores no conhecimento e exploração dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. REGIMENTOS. REUNIÕES 011. 9.3. a natureza. FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 004 ACORDOS.Tabela de Temporalidade da Administração Pública – Resolução 14 do CONARQ PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADIMINISTRATIVA 002 PLANOS. Inventário É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. governadores e prefeitos. REGULAMENTOS. É considerado o instrumento de pesquisa mais genérico. CONTRATOS.4. COMITÊS 2 anos 4 anos 5 anos Eliminação Eliminação 9. Lista de Eliminação É a relação específica de documentos que serão eliminados de uma única vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente.2. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. GRUPOS DE TRABALHO.6. JUNTAS. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS ATIVIDADES DE Enquanto vigora 5 anos 5 anos 5 anos 9 anos 9 anos Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informaçõencontram-se recapituladas em outros. REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora 10 anos 5 anos Guarda permanente Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda Permanente 010. utilizado quando for usado o método de arquivamento numérico. 9. Índice Onomástico É o instrumento de pesquisa.1. ESTRUTURAS Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República. ESTATUTOS. 9. Sua finalidade é informar sobre o histórico. Guia É o instrumento de pesquisa que possui a finalidade de proporcionar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo. cuja temporalidade será definida quando da elaboração da tabela específica para suas atividades-fim 010.

8. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. descritos de forma sumária ou pormenorizada. Órgão responsável 10. onomástico ou geográfico. 9. visando à gestão. Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. órgão colegiado.7. de 8 de janeiro de 1991.promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. Segundo o decreto nº 4. breve notícia histórica sobre a instituição. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. como uma série. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. cronológico.1. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente.159.2. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos . O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. 10. por exemplo. III . Sua elaboração só se justifica em casos específicos. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. cronológico. criado pelo art.SINAR. Conceito É o órgão vinculado ao Arquivo Nacional.2. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos.estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos . bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. segundo um critério temático. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. que definirá a política nacional de arquivos. Catálogo É o instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peças documentais. . pela enumeração de suas unidades de arquivamento. ou que digam respeito a determinada pessoa.CONARQ. explicação sobre o modo de consulta do inventário. através da descrição minuciosa de seu conteúdo.propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos 10. vinculado ao Arquivo Nacional. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente.1.1. ou parte dele.6.6. sendo os itens descritos minuciosamente.1. onomástico ou geográfico. pertencentes a um ou mais fundos. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. de 3 de janeiro de 2002 Conselho Nacional de Arquivos .1. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. 9.SINAR. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. 9. 10.9. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. segundo um critério temático. II .073. Atribuições do CONARQ: I . O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. 26 da Lei nº 8.

promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados.três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino.2. IX . XIV . no mínimo. por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. do Distrito Federal e municipal.1. VI .identificar os arquivos privados de interesse público e social. IX . XII .IV .um representante de associações de arquivistas. dos Estados.estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR. extraordinariamente. 10. cultura. uma vez a cada quatro meses e. respectivamente. III . a declaração de interesse público e social de arquivos privados. X . IV . tecnologia.estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal. em caráter ordinário. preservação ou acesso a fontes documentais. VIII . Obs7: as reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional. XI .dois representantes do Poder Legislativo Federal.3.propor ao Presidente da República. SINAR . XV .subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento. Legislativo e Judiciário da União. estadual. que o presidirá. Obs6: O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios. VII .estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo. XIII . Obs4: o mandato dos Conselheiros será de dois anos. mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. de 1991. Membros do CONARQ: I . ciência. reunir-se-á.073.dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais. sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados.zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. VI .um representante do Arquivo Nacional.dois representantes do Poder Executivo Federal. 12 da Lei nº 8.dois representantes do Poder Judiciário Federal. pesquisa.Sistema Nacional de Arquivos Segundo o decreto nº 4. por deliberação do Plenário ou ad referendum deste. Obs3: os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República. órgão superior de deliberação do CONARQ. conjugar esforços e encadear ações. legislativa e judiciária. para prover e receber elementos de informação e juízo.manter intercâmbio com outros conselhos e instituições. de 3 de janeiro de 2002 . X . Obs5: o Plenário.dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal. produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva. mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. permitida uma recondução. II . VII . V . a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República. nos termos do art.um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia. cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas.159.articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação. informação e informática 10. sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida Obs8: o CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. Obs1: cada Conselheiro terá um suplente Obs2: os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal. V .estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados.recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados.o Diretor-Geral do Arquivo Nacional. bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos. VIII .

V .1. Legislativo e Judiciário. 10. em sua área de atuação. III .os arquivos estaduais dos Poderes Executivo. XII .os arquivos do Poder Executivo Federal.1.possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas. podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. 10. para as devidas providências. bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos.que visam conter as deteriorações dos documentos no início. detentoras de arquivos. IX .propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social. Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. No caso do suporte em papel. VI . garantindo constante atualização. V .os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo. Conceitos Importantes  Preservação é o agir sob procedimentos que levam ao retardamento ou à prevenção de deterioração ou dos estragos nos documentos.colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados. Fatores Ambientais/Externos a) Agentes Físicos  Luz Solar e Lâmpadas Fluorescentes .2. IV . VII . 11. de forma a garantir a integridade do ciclo documental. visando à gestão.apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados.2. Fatores de Deterioração 11.apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR.prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ. a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência.implementar a racionalização das atividades arquivísticas. VIII . 11. II . periódicas ou permanentes . Obs: pessoas físicas e jurídicas de direito privado.causam desbotamento ou escurecimento de alguns papéis e algumas tintas e o seu enfraquecimento.3. XI .os arquivos do Poder Legislativo Federal.proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo. as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central. das estruturas físicas e dos acondicionamentos que possam mantê-lo numa situação de guarda estável. .disseminar.2. III .comunicar ao CONARQ. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central. zelando pelo seu cumprimento.2.promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. X .  Conservação é o conjunto de medidas de caráter operacional . IV .10. isso ocorre por intermédio do controlo do meio ambiente.1.os arquivos do Poder Judiciário Federal.2. VI . atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional. II . câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ. VII .o Arquivo Nacional.garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente.intervenções técnicas e científicas.os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. XIII .2. por meio de controlo ambiental e de tratamentos específicos (higienização. Conceito O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. Componentes I . reparos e acondicionamento). Funções I . Conservação e Preservação 11. Legislativo e Judiciário.promover a gestão.

indústrias. cupins (alimentam-se da celulose da madeira e dos papéis) e piolhos (pequenos insetos de cor amarelo-avermelhado. c) Agentes Biológicos de deterioração do Acervo (Bibliófagos) Bibliófagos são os seres vivos que se alimentam de material impresso. ou pelo manuseio incorreto. torna o papel de baixa qualidade em cor. tecidos. utilizam papéis. entre as quais encontram-se agentes biológicos tidos em suspensão ou postos em movimento pelas correntes aéreas. que não apresentam lignina na sua fibra. úmidos e escuros. dos meios que facilitam a sua proliferação. principalmente na confecção dos ninhos para reprodução. constituídos: podem ser de celulose pura. e inclui poluentes ácidos como o dióxido sulfúrico e poluentes oxidantes. barata/Blatta orientalis (alimentam-se de papel. quentes e úmidos). também pode vir a ocasionar danos aos materiais do acervo. riscos. Fatores Internos São os que estão estritamente relacionados com a composição do mesmo. com melhor acabamento e mais aptos a  .2.provocam a contração e o alongamento das fibras do papel e predispõe a ataques biológicos quando os documentos se encontram sujeitos a níveis desadequados.2. instalando-se me ambientes escuros. Estes causam danos. que produzem acidez e manchas no documento.adaptam-se a quase todas as condições climáticas e alimentam-se de matéria orgânica. Deve-se então realizar controle para constatação da existência e eliminação dos mesmos. ou seja. filmes fotográficos e as fotografias são vulneráveis ao sulfeto de hidrogênio. provocando rasgos. quando não sofre o processo necessário para eliminação da lignina. peróxido de hidrogênio e a certos vapores orgânicos.  Microorganismos – bactérias (aspecto compacto que decompõem o suporte) e fungos (decompõe a celulose. muitas vezes.os tipos de fibra que compõem o papel. O papel.A poeira não só constitui um mal estar para quem cuida dos documentos. como os de trapos de algodão e linho ou de madeira. geralmente restos de alimentos. orgânicas e inorgânicas. provocado manchas no papel). couro. d) Agentes Humanos Ação do Homem é um dos maiores agressores do papel. plásticos picados. dobras.  Sujidade  Acidez do Papel  Tinta . como também é um agente destruidor pela ação cortante da suas pequenas partículas minerais. Esses poluentes também causam danos nos materiais fotográficos. A sua constituição revela os fatores nocivos que contêm.a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. escritos e marcas. papéis e fotografias pela superfície). sobretudo se provêm de estações ferroviárias. alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos e roem as encadernações). pergaminhos e materiais similares. contudo ácidas. Contudo. são freqüentemente encontrados entre as folhas. textura e resistência. torna-se quebradiço e com um aspecto amarelado.A poluição atmosférica. b) Agentes químicos  Poluição Atmosférica . e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária. irreparáveis os documentos dos acervos. assim como. ocasionando danos químicos. em contacto com documentos produz o ácido sulfúrico.  Poeira .  Roedores . oficinas. todos os componentes que fazem parte dele. indústrias e ruas poeirentas. ou seja. A poluição gasosa é causada pela queima de combustíveis. Preferem ambientes quentes. como por exemplo:  Tipo de fibras . O dióxido sulfúrico presente no ar em qualquer concentração. sendo esta agressão provocada pela acidez e gordura do suor das mãos.Temperatura e Umidade Relativa . desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural. vista como uma causa extrínseca. traças/Thysanura (desbastam couros. Desde a Antiguidade que é usada para escrever em papéis. está associada às cidades e às industrias e é uma das causas da degradação química no papel.  Insetos – brocas/anobiídeos/carunchos/besourinho (perfuram as folhas compactas ou de encadernados). A poeira possui partículas quimicamente inertes. Esta acidez é transmitida por contacto com o material documental. é composto basicamente de fibra de celulose e aditivos sendo que estes contribuem para obtenção de papéis mais lisos e homogêneos. Para se manterem aquecidos. é prejudicial ao papel uma vez que. É uma mistura de detritos de substâncias. 11. dióxido sulfúrico. etc. não possuindo acidez na sua estrutura.

O uso desta cola evita que a tinta se espalhe por todo o papel. onde poderão ser observados: condições gerais das obras e dos documentos. mantendo o acervo limpo. temperatura ambiental e umidade relativa. d) Higienização Corresponde à retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos. condições gerais de armazenamento. onde é realizado um levantamento detalhado das condições físicas de cada documento/publicação. denominada de higienização mecânica a seco. acondicionamento e proteção. que são fatores que podem acarretar enfraquecimento do papel. A higienização do acervo possibilita identificar qualquer problema de início de contaminação do acervo por microorganismos e insetos. e sinais de atividades de microorganismos e insetos. geralmente os danos são outros. higienização.  Recipientes metálicos utilizados na fabricação do papel . utilizandose baixa potência e com proteção na sucção. Estes aditivos em condições apropriadas de temperatura e umidade reagem entre si formando ácidos que destroem o papel. microorganismos. microorganismos ou outro agente nocivo e avaliando o estado geral dos documentos. provocam reações químicas ácidas. tais como: luz. quando é mole e poroso e.  Tipo de encolagem . fixando-a sem borrões. b) Monitoração das Condições Ambientais É essa fase que realiza-se uma avaliação e controle dos fatores de temperatura e umidade relativa (UR) do ar. A lignina afeta a resistência do papel envelhecendo-o rápido desencadeando um acelerado processo ácido. onde é aplicada uma substância que tem como finalidade fixar a tinta de escrever e de impressão.  Na limpeza das folhas utilizam-se escovas macias e flanelas de algodão. O papel ácido apresenta-se geralmente duro e frágil e em geral escurecido.  Resíduos químicos não eliminados e utilizados no fabrico do papel . Conservação Corretiva É o conjunto de medidas que atuam contra a deterioração do acervo com o objetivo de prevenir danos. direcionando todos os resíduos. c) Vistoria Consiste em examinar todo o acervo pormenorizadamente. Nesta fase é realizada a avaliação técnica do acervo.  Examinar.Quando os produtos químicos não são eliminados totalmente. identificando se aconteceram ações de insetos. ou seja. deverá ser utilizado um pincel. cuidadosamente. que consiste:  Remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com um aspirador de pó. para determinar as providências a serem tomadas.são recipientes que depositam partículas metálicas na polpa durante o processo. todo o material que for incorporado ao acervo. das quais não se removeu a lignina. Cuidados da Higienização  Manter uma política sistemática de limpeza de livros e estantes. compra. no sentido de baixo para cima. para que seja realizada a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. originando a degradação do papel. Este ato de examinar torna-se muito relevante. acondicionamento e reencardenção.impressão. isto é. Deverá ser reavaliado tanto nos livros adquiridos por doação. pois evita a contaminação do acervo por livro ou móvel que esteja infetado. . nos papéis é o uso de fibras não purificadas. O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco. De forma a realizar uma limpeza eficiente e sem riscos deve ser efetuada com pó de borracha através da sua aplicação em pequenas quantidades sobre as superfícies desejadas mediante movimentos suaves e circulares.. pequenos reparos. poeira. Outro fator de deterioração intrínseca. gerando manchas de ferrugem no papel (foxing).a encolagem é o processo sofrido pelo papel.  Posteriormente. além de evitar o acúmulo de pó nos livros e estantes. após o seu processo de fabricação. permuta como também em móveis. sobretudo em mobiliário de madeira. 11. tornando-se catalisadores de reações ácidas. condições gerais da exposição do acervo a diversos fatores. a partir de técnicas apropriadas.3. a partir das seguintes ações: a) Diagnóstico É a primeira etapa de todo o processo de conservação.

cores e tipos de fibras. devendo ser limpos individualmente. no pé (parte de baixo) e na lombada (parte lateral). no decorrer do processo de limpeza.  Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Documentos em grande formato  Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha. d) Reparo Consiste no conserto das rupturas das páginas ou da capa. Os livros que forem incorporados ao acervo devem ter prioridade no processo de higienização. Todo cuidado é pouco. a detecção rápida das áreas sujas. deve ser evitada. testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados. Documentos manuscritos  Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção.  Iniciar a higienização das estantes pela prateleira superior. após testes. Não se recomenda limpar a área pictórica. para evitar que. podem estar soltas ou em estado de pó. não deverão ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. Ao fazer a limpeza de um documento desses. até mesmo na escolha de seu acondicionamento. tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície  desaconselhável. o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. Em mapas impressos. Deve-se segurar o livro pelo centro com a lombada voltada para cima. o pó penetre pelas folhas. com pincel ou trincha. folha a folha.bem enxuto e embebido em álcool. desde que em boas condições. A limpeza deve ser feita com o auxílio de um aspirador de pó doméstico. facilitando assim. conforme o caso. O verso desses documentos retém muita sujidade. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. A limpeza mecânica. Os grandes mapas impressos. com utilização de papel adequado (papel japonês ou outro alcalino) e cola metilcelulose de forma a impedir rasgos maiores.Limpar os livros com trinchas ou pincel nas áreas de cabeça (parte de cima). pois nessas. Para a encadernação de livros. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversas gramaturas. nesses casos. geralmente. As espessas tintas encontradas em partituras de música. Muito sensíveis à água. no centro das folhas do livro. para reparo de encadernações. ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza. obs: os recursos estabelecidos anteriormente. Pode-se também usar um swob – cotonete . podem destruir um documento pelo seu alto índice de acidez.  Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Materiais empregados em reparos Basicamente. são fáceis de “borrar”. o cuidado com as emendas deve ser redobrado.  As tintas ferrogálicas. forrando-se a mesa de trabalho com papel de tonalidade clara. têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens.  Reforçar a limpeza.  . por ser o local preferido pelos microorganismos para se desenvolverem e atacarem o papel. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificações de qualidade arquivística. reencolagem das encadernações ou folhas soltas. para reparos de suporte. O exame dos documentos. gerando degradação. e mistura de metilcelulose e PVA. ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço. Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. visando permitir uma impressão maior. Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido.  Tintas. por exemplo. muitas vezes. Recomenda-se remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento). de flanela ou perflex. como de cópias de carbono.

manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para. pastas.  tecido de linho etc. Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos. a sua reversibilidade ocorre através da umidade.  tubos de PVC. conforme o caso. Há documentos que. porta-fólios. estabilidade e resistência.  fita adesiva dupla neutra. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:  papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. O poliéster é um material muito útil pela transparência. Os papelões são empregados na construção de caixas.  pinça. A PVA já não é tão reversível. Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos:  mesa de trabalho.  pincel fino.  espátula de metal. definir o acondicionamento. porém em certas condições especiais seu uso deve ser restrito.  tiras ou cadarços de algodão. enquanto que os papéis e os cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas.  peso de mármore. mais reversível e ao mesmo tempo com poder de adesão mais alto que a metilcelulose. Nos dias atuais normalmente a encadernação mais usada é feita com cola. Para cumprir sua função. envelopes. o estado de conservação. uma vez seca. Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes). pois esse material está em contato direto com os documentos. em caixas ou envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. folders. deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento.  papel mata-borrão. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas. que é a de proteger contra danos. o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. aquela na qual os . podem ser acondicionados entre papéis. as condições de uso. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos.) em estado precário de conservação. etc. dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte. do tipo capa solta. o tipo de suporte.A cola metilcelulose é solúvel em água e.  pincel chato.  papelões de diversas gramaturas. e) Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados.  filme de poliéster. f) Encadernação e Reencadernação A encadernação e reencadernação são os processos de conservação mais eficientes. poliéster e caixas. porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado.  espátula de osso. armazenando-os de forma segura. porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos. envelopes. em seguida. tintas.  placa de vidro.  filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia). Numa medida adequada.  entretela sem cola. ou seja. Cada situação requer uma análise e depende diretamente das condições em que se apresenta o documento.

 Resposta . que além de serem ácidos. no tamanho e no peso de cada obra. 11. pois poderá ocasionar uma total deformação do suporte. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. fórmica ou outro tipo de metal sem tratamento. baseado nas condições físicas. . plantas e cartazes devem ser armazenados por meio de mapotecas horizontais e quando excedem o tamanho das gavetas devem ser enrolados sobre tubos de 10 cm de diâmetro. obs1: é aconselhável a utilização de produtos alcalinos ou. g) Armazenamento É o processo de guarda de documentos em arquivos.  Umidade: entre 45 a 58%  Temperatura: 20º e 22º . São necessários cuidados especiais para assegurar que a umidade e o ar estagnado não se acumulem nos armários fechados. o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o contacto direto com o interior da obra evitando a acidificação das páginas. restituindo-lhes a condição de estabilidade e capacidade de uso. por escrito. Os mapas. obs3: no caso de material mais recente.procedimento a adotar no caso de ocorrência de acidentes. sem oscilações. utilizando uma camada de adesivo sintético ou cola. em estantes. e em ambientes ventilados.implementação de medidas que eliminem ou reduzam os perigos existentes. onde devem ser considerados os mobiliários. estes devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino. O plano de emergência deverá prever a evacuação de espécies documentais e de pessoas do edifício. ou seja. em área isolada e precaução contra o fogo/  A luz do dia deve ser abolida. Condições do Ambiente  O arquivo deve ser construído em um local elevado.  Reação .6. a obra deverá ser apenas acondicionada.  Prevenção . arejados. não devendo ser guardados em contato direto com as paredes.5. Desta forma. Os documentos de grande dimensão não devem ser colocados em cima de outros cuja dimensão é menor. pois facilita o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel.cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco. Por norma. acessível e concisa. obs2: no documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada. No caso dos documentos soltos sem encadernação como é o caso dos folhetos. de um plano visando a capacidade de resposta e a recuperação.  Recuperação . o plano de emergência contempla cinco fases distintas:  Avaliação do risco . com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. devem estar no mínimo a 7 cm de distância.reabilitação dos locais do acidente e restauro dos materiais danificados. O plano de emergência deve ser redigido em linguagem bastante clara. arquivos e armários.identificação dos perigos inerentes aos edifícios e às coleções que albergam (ameaças internas / externas). os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. deverá ser efetuado o reforço. quando não for possível. sobretudo naqueles encostados em paredes externas. Cuidados no armazenamento  Boa circulação de ar. O empilhamento deverá ser criterioso. com o mínimo de umidade. Os móveis considerados como menos indicados para o armazenamento são os de madeira. e tratando-se de encadernação de época. também chamado de papel permanente.concepção e apresentação. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos (libertam contaminantes químicos). evitando a ocorrência de bolsões de ar úmido. as estantes. h) Plano de Emergência Consiste em definir uma orientação para resguardo em casos de situações inesperadas que coloquem em risco o acervo do arquivo. de cartão alcalino.  Ar ser seco enfraquece as fibras do papel. Os documentos devem ser guardados na posição vertical. Os livros armazenados em armário fechado também devem guardar certa distância da parede de fundo do armário e o próprio armário deve ficar afastado em aproximadamente 7 cm da parede. no máximo de três volumes. além do perigo do fogo. de forma a que seja bem compreendido por todas as pessoas envolvidas. 11.

No caso destes documentos serem frágeis e/ou valiosos. separando-os daqueles com capas em couro. Os pequenos e em bom estado devem ser colocados de pé.como grampos. deixando visíveis as lombadas ou a colocação de um filme de poliéster entre os livros. Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras. como é o caso em um museu . em caixas com tampa articulada de qualidade arquivística (os negativos em placas de vidro constituem uma exceção. entre elas. então. entretanto.  Os documentos em pergaminho são altamente vulneráveis às flutuações de temperatura e de umidade relativa. podendo-se. fluoreto de sódio. Caso as prateleiras não estejam cheias.  Os livros sofrem freqüentemente danos desnecessários durante o processo de reprodução fotostática. clipes e taxas. devem ser utilizados bibliocantos para manter os livros de pé.7. onde é feito o vácuo. Quando for necessário manter as capas à mostra. e as pilhas devem conter apenas dois ou três volumes. Os materiais de plástico adequados à armazenagem são o poliéster. é necessário inserir prateleiras adicionais em intervalos estreitos. Desinfestação/Expurgo É o método de combate aos insetos. substituídos por materiais inoxidáveis. o polipropileno e o polietileno. devendo ser protegidos em uma embalagem.  As encadernações de papel e de tecido não devem ser armazenadas em contato direto com as de couro. DDT. entretanto. sendo aceitáveis os alcalinos e de pH neutro. feitas de papel ou de plástico. Para isso. com superfícies lisas e cantos arredondados. e não por pesquisadores. para que se consiga uma boa imagem. o ideal é que sejam colocadas no máximo de dez a quinze folhas em cada pasta. aplanada. a utilização de suportes que cubram as laterais. que é realizada da seguinte forma:  Introduzir os documentos na câmara de fumigação. Quando isto não for possível. Operações de Conservação 11.existem outras alternativas. A lombada de um livro nunca deve ser apertada para baixo com a mão ou com a tampa da copiadora para assegurar uma imagem de qualidade. numa pilha). Além disso. de acordo com condições específicas. onde o mais eficiente é o da fumigação. pastas de papel. Sempre que possível. As máquinas planas exigem que a encadernação seja forçada. cristais de paradicloro-benzeno) durante um período de 48 a 72 horas.  Aplica-se o produto químico (timol. para evitar o risco de arranhar as encadernações. causadores de danos . Invólucros adequados incluem o encapsulamento em poliéster. Fotocopiar livros de valor especial é uma tarefa que deve ser executada apenas por funcionários. os livros devem estar protegidos em caixas. Os invólucros de papel devem ser livres de ácido. Se um livro está muito quebradiço e frágil para ser fotocopiado com segurança. em vez de 180o. e mesmo assim somente quando puder ser feita sem causar danos aos livros. Estes suportes devem ser à prova de danos. Posição vertical sobre as prateleiras.7. produzir uma cópia em papel a partir do microfilme. pode-se fazer uma opção ao invés da outra. é melhor que cada uma delas tenha a sua própria embalagem. caixas ou uma combinação desses materiais. . que acaba por sujar o papel e o tecido. deve ser microfilmado. A acidez e os óleos que estão no couro migram para o papel e o tecido. Livros muito grandes. deve-se juntar os livros com capas em papel e tecido. 11. sem inclinação para um lado ou outro. a fim de evitar que se inclinem. Os livros devem ser empilhados apenas no caso de absoluta necessidade.1. Devem ser armazenados em posição horizontal.  Os livros não devem ser empilhados nas prateleiras. pesados e estruturalmente fracos ou danificados devem ser armazenados em posição horizontal e não vertical.  Em relação às fotografias. de maneira a evitar o empilhamento. devendo ser guardados em posição vertical a fim de evitar a quebra de placas guardadas embaixo de outras. pois isto força a encadernação.devem ser cuidadosamente removidos e. As caixas devem ser acomodadas em prateleiras ou em armários de metal.  Todos os materiais empregados para fixar . não se deve apertá-los de forma a provocar danos ao retirá-los da estante. para evitar esses problemas. Os documentos devem ser armazenados em pastas de arquivo alcalinas. se absolutamente necessário. As melhores máquinas são aquelas com mesas em ângulo ou outras características que permitem fotocopiar uma página com o livro aberto apenas em 90o. a fim de que encontrem o apoio que requerem. acelerando sua deterioração. rasgar ou amassar as folhas.  Recortes de jornal e outros papéis de qualidade inferior não devem ficar em contato direto com os documentos históricos e manuscritos em papel de melhor qualidade. o couro deteriorado se transforma em uma substância poeirenta.

11. não escrever nos documentos. produzir duplicatas para projeções freqüentes. Ao terminar a operação.2.7. gases). devem ser feitas duplicatas. folha por folha. Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros.  Insufla-se o ar. não usar fitas adesivas. em uma câmara de umidificação. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. Cuidados individuais com documentos  Papel: as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem). também. utilizam-se trinchas. não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido. não dobrar as páginas. removem-se grampos metálicos.3. para maior proteção do documento. as estantes e os móveis. 11. expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%). nas duas faces. a) Banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. não forçar a separação de uma fotografia da outra. o expurgo de pragas. fitas adesivas. corta-se o excesso de poliéster e arredondam-se as extremidades. deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos. devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço.  Disquetes e CD-ROM: usar os disquetes de boa qualidade. evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos. microondas (não recomendado). adaptada com tecido de filó ou gaze. sob pressão média de 7 a 8Kg/cm e temperatura entre 145 a 155ºC e) Encapsulação: o documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. Limpeza É a fase posterior a fumigação. a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos.8.  Retiram-se os documentos. . seco e longe do computador. manter os disquetes em local fresco. umedecido com Kodak Film Cleaner. usar programas antivírus. recomenda-se o emprego de prensa manual sobre pressão moderada. proteger o CD contra arranhões e poeira. reservando uma sala independente para a limpeza. Em seguida. congelamento.  Microfilmes: devem ser armazenados em cofres.  Fotografias: devem receber proteção individual de boa qualidade. Faz-se. pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros. b) Tecido: processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. papéis e cartões ácidos. 11. escovas macias e flanelas de algodão.  Diapositivos: utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno). Para a limpeza das folhas.7. Normalmente é feita da seguinte maneira: Aplica-se uma película protetora em um dos lados do papel. durante uma hora. utilizar mobiliário metálico. colocando-o numa prensa hidráulica. aplicadas com pasta de amido. não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar. escrever o necessário somente no verso. etiquetas. Observar sempre a necessidade de usar máscaras para poeira e luvas como proteção contra os microorganismos. Limpeza do espaço físico – salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso. pragas. arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade. 11. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. que deve ser feita com pano macio. em máquinas elétricas.4. pastilhas de Fosfeto de Alumínio e reencadernação. c) Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade. Repete-se o vácuo. d) Laminação: processo em que se envolve o documento. Caso existam documentos em estado de fragilidade. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. por meio de solução vaporizada. uma escova ou um aspirador de pó. com lápis macio. mas devido ao uso de adesivo à base de amido. muitas vezes nocivos à saúde humana.9. Restauração Consiste em utilizar um método que aumente a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente (mofo. ente o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. Durante a limpeza. 11. através dos seguintes métodos de controle: gás carbônico. são passados a ferro. afeta suas qualidades permanentes.7. imersão ou dos processos de laminação e silking.

qualidade e integridade das imagens por mais de 500 anos. porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. Normalmente. A vantagem deste sistema é que. Entretanto. que autoriza as atividades de microfilmagem no país. passar outro pano seco. As informações são armazenadas em microfilmes. podendo estes serem eliminados após a microfilmagem. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. a proximidade das informações.2. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Microfilmagem 12. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. para documento de tamanho padrão. 12. O Brasil possui legislação federal específica. Assim o posicionamento dos documentos depende do operador. e conseqüentemente a produtividade dependerá da sua habilidade. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado.400 documentos de formato A4. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal. mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Como esse processo é mais trabalhoso. e a baixo custo de armazenagem (possui alto custo para gerar os microfilmes). Além de ser uma solução de baixo custo. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.000 documentos. as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados. jaquetas ou microfibras. pois sua interferência. 12. 1) Planetárias: Nas microfilmadoras planetárias os documentos e o filme permanecem fixos. sem passar pelo papel. Deve-se evitar também a água. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e. por menor que seja. sendo um meio de armazenamento mais racional e prático. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura.1. exigindo. 12.3. com valor médio equivalente ao de um xerox.Tipos de Microfilmadoras: O microfilme pode ser gerado de por dois tipos de equipamentos de entrada. assim. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários . passada com pano muito bem torcido. os custos reduzem significativamente.  Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó. b) Jaqueta: utiliza impressão com os mesmos procedimentos da forma anterior. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. limpo e seguro às informações arquivadas. proporcionando acesso eficiente. para documentos padronizados ou não. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de água + álcool a 50%. A microfilmagem é realizada nos processos rotativo e planetário. 2) Rotativas: As microfilmadoras rotativas possuem um tracionador responsável pelo transporte dos documentos até o seu interior. saída direta do computador para a microficha. Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. Em seguida. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada. fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. c) Microfichas: podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. desequilibra a umidade relativa do ambiente. As microfilmadoras trabalham com microfilmes de 16mm e 35mm. ou seja. estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais. e podem conter até 15. pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. através da fita spool. rápido. pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. desta forma. Não devem ser utilizados produtos químicos.Tipos de Microformas: a) Filme (rolo): é a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. o microfilme garante a segurança. Conceito A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações. que são as microfilmadoras planetárias e as rotativas.

Repetition of image. usar letras e números não serifados. 0080 (*) Texto deteriorado. o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. LEI N° 5. Wrong binding. Original difficult to read. Original in colour. Na ausência da fonte ARIAL. 0491 (*) Continua em outro rolo. Damaged text. 0488 (*) Repetição de imagem. Para os símbolos indicados no item 2. 3) 0490 (*) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos.4.5. Data incorreta. Conforme a situação: Original ilegível. isto é. OBS: As letras e números das mensagens. 12. o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. caso a documentação tenha continuidade: Continuação de outro rolo Continued from another roll. 12. em todo o território nacional. 0075 (*) Início do rolo. em falta. a microfilmagem de documentos particulares e .contínuos. deverão ser apresentados na fonte ARIAL. issues. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. 0081 (*) 0079 (*) (*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984.433. Para os símbolos indicados no item 2. em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Missing pages and/or Incorrect numbering. 1° É autorizada. End of roll. 0077 (*) Original em cores. sem qualquer tipo de adorno. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. O Presidente da República. incluídos na ISO 9878/1990. 0076 (*) 2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos. 10 do CONARQ – ISO 9878/1990 1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: Fim do rolo. Encadernação defeituosa. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. Beginning of roll. DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Continued on another roll. em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Incorrect date. que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1. 0078 (*) Páginas e/ou números Numeração incorreta. Símbolos utilizados na microfilmagem segundo a resolução no.

é regulada por este Decreto. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados. para produzir efeitos jurídicos com a terceiros. Art. indicando as autoridades competentes. bem assim a autenticação desses documentos. 3° O Poder Executivo regulamentará. vedada sua saída sob qualquer pretexto. §2° Os documentos microfilmados poderão. 3° da Lei n° 5. sendo permitida a utilização de qualquer microforma. do Distrito Federal e dos Municípios. Judiciário e Legislativo. para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes. por autoridade competente. ser eliminados por incineração. de pessoas físicas ou jurídicas. Art. por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados.oficiais arquivados. 2° A emissão de cópias. de documentos. estaduais e municipais. traslados e certidões extraídas de microfilmes. §3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. da União. §2° Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares. por meios fotográficos ou eletrônicos. no prazo de 90 (noventa) dias. a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele. quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada.433. 84. COSTA E SILVA Luís Antônio da Gama e Silva 12. da Administração Indireta.433. Brasília. de qualquer espécie e em qualquer suporte. de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. e dá outras providências. igualmente. Art. em todo território nacional. da Constituição e tendo em vista o disposto no art. §6° Os originais dos documentos ainda em trânsito. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo. para fins deste Decreto.6. §4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo. que regula a microfilmagem de documentos oficiais. 3° Entende-se por microfilme. 8 de maio de 1968. Art. de 8 de maio de 1968. em livro próprio. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. de 8 de maio de 1968. Art. §1° Os microfilmes de que trata esta Lei. abrange a dos documentos oficiais ou públicos. destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. para que possam produzir efeitos legais. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados. §5° A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. o resultado do processo de reprodução em filme. ou por medida de segurança. inciso IV. 1° A microfilmagem. nas esferas federais. Art. quer os seus traslados e certidões originarias. a presente Lei. dos Estados. Art. A. microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados. estes de órgãos federais. em juízo ou fora dele. assim como as certidões. em diferentes graus de redução. estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais. poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. . DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n° 5433. podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. §7° Quando houver conveniência. a critério da autoridade competente. bem como a dos documentos particulares ou privados. no uso das atribuições que lhe confere o art. §1° O decreto de regulamentação determinará. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. 6° Revogam-se as disposições em contrário. Art. 147° da Independência e 80° da República. quer os microfilmes. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. dados e imagens. autorizada pela Lei n° 5. DECRETO N° 1799.

garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. dar-se-á por meios que garantam sua inutilização. na sua parte superior. de qualquer espécie. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso. em tramitação ou em estudo. garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. poderão. do filme original. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência. quando for o caso. Os documentos. IV .número do microfilme. Art. eventualmente omitidos quando da microfilmagem.Parágrafo único. qualificação funcional. II . qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. cartório ou empresa executora da microfilmagem. por falha de operação ou por problema técnico. a critério da autoridade competente. se for o caso.menção.nome por extenso. a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. III . a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada. 12. cartório ou empresa executora da microfilmagem. qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. Parágrafo único. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos.nome por extenso. VII . imediatamente após o último documento. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo. quando for o caso.identificação do detentor dos documentos microfilmados. 5° A microfilmagem. Art. ser microfilmados. Art.local e a data da microfilmagem. com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição. Em se tratando da utilização de microfichas. VI . por superposição. a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior. § 1° Será obrigatória. não sendo permitido corte ou inserção no filme original. V . IX .identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados. serão reproduzidos posteriormente. com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme. III . Art. c) nome por extenso. de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior. II . qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade. b) descrição das irregularidades constatadas. será feita sempre em filme original. densidade uniforme e durabilidade. 7° Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução. bem como fotogramas destinados à indexação. 10. § 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.nome por extenso. Art. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Art. § 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação. se for o caso. sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme .informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto. após a microfilmagem. VIII . 11.menção. e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados. sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente. Art. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. a extração de filme cópia. Art. com os seguintes elementos: I . área reservada a titulação. IV . com os seguintes elementos: I . A eliminação de documentos. identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados. tanto a original como a cópia terão. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento. para efeito de segurança. ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade.termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto. de modo que se possa identificar. local e data. a microfilmagem poderá ser feita por etapas. além dos procedimentos previstos neste Decreto. cartório ou empresa executora da microfilmagem.registro no Ministério da Justiça.ordenação.identificação do equipamento utilizado. V . da unidade filmada e do grau de redução.

somente terão valor legal. deverá ser emitido termo próprio. 13. fornecerão. 13. com valor de guarda permanente. 17. poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão. Art. No caso de reincidência por falta grave. Art. II . devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções. Parágrafo único. 22. ou necessários à prestação de contas. voz. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização. de que trata o parágrafo anterior. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. Art. Os documentos oficiais ou públicos. as técnicas de fluxo de trabalho (workflow). das quais podemos citar o tratamento digital de imagens. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. extraída de microfilmes de documentos privados. às normas deste Decreto.autenticados por autoridade estrangeira competente. a que se refere este artigo. aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. observada a gravidade do fato. § 1° Em se tratando de cópia em filme. III . às penalidades de advertência ou suspensão do registro. 175° da Independência e 108° da República. 19.que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado. extraída de microfilmes de documentos privados. que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros. As infrações. III . Brasília. que até o momento não possuem . Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos. 15. que vão desde os mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980. deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.cópia. para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele. a multimídia. terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.159. desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e documentação. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. quando: I . Art. 14. Parágrafo único.forem acompanhados de tradução oficial. cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. em juízo ou fora dele. que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos. que combina textos. 16 As empresas e os cartórios. declarando: I . Parágrafo único. obrigatoriamente. Os traslados. além da legislação a que estão sujeitos. II . o registro será cassado definitivamente. deve-se considerar impreterivelmente a questão legal destes arquivos ou documentos. produzidos no exterior.que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator.tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado. em cada folha. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto. § 2° Em se tratando de cópia em papel. de 8 de janeiro de 1991. de 24 de abril de 1969. § 3° A cópia em papel. as empresas e cartórios. Art. Art. no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original. 18. um documento de garantia. a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto. sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados. nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. imagens e movimento. 30 de janeiro de 1996. Art. Revoga-se o decreto n° 64. 9° da Lei n° 8.398.que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto. Os microfilmes e filmes cópia. Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias propiciam. Art. deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. 20. 21. Art.

aquisição de servidor. internet. Documento Digital 13. e garante a durabilidade das suas informações. arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento dos usuários. ajudando na agilidade e no diferencial que garante a competitividade no mercado. através de backup. Conceito a) Unidade de registro de informações. produzido. desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição. Tipos característicos de Documentos Digitais Correspondência eletrônica (e-mail): É um documento arquivístico. por conseguinte. armazenamento em CD. distribuição. informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades. deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio. DVD. DVD. o GED veio como um aliado definitivo as empresas. Através do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento). disponibiliza suas informações para todos.1. inclusive o da perda de negócios. indexação. os documentos são pesquisados em segundos. g) Redução de tempo no acesso a documentos.2.1.regulamentação devido a sua vulnerabilidade e. codificada por meio de dígitos binários. ou seja. aquisição e instalação de software. dinamizando análise de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos. internet. dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. A implantação. Tendo as informações armazenadas em um sistema de GED. e) Agilidade no atendimento e padronização no cadastramento e informações. etc. gravações sonoras.1. mensagens de correio eletrônico. interrupção no processo de deterioração dos documentos. pode-se desfrutar de todas as vantagens que o computador oferece: impressão. b) Possibilidade de maior disseminação da informação. HD. rede. bases de dados. Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED. Outra questão é a durabilidade dos materiais empregados e sua rápida superação no que tange a atualização destes softwares de gerenciamento. através de CD. tramitado e armazenado por sistema computacional. senhas. c) Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários. tramitação. atrasos em respostas e perda do potencial da competitividade. tanto do GED. f) Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e pesquisas. sistemas de gestão e manutenção. quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a garantia no processo de atualização da documentação. redução de área física e moveis para arquivamento. 13. Utilizando o armazenamento eletrônico de arquivos você previne quanto a perda de documento. torna o processo de gerenciamento mais fácil. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos. isso significa que ela já é madura o suficiente para perceber o real valor da informação. d) Rapidez no envio da informação ao usuário final. com um formato digital. sem falar no acesso à informação pela internet e intranet. 13. páginas web. processado por computador. onde as empresas necessitam de informações rápidas. para tomar decisões seguras e eficazes. mais necessário é encontrar uma solução para que a desordem não crie sérios problemas. imagens em movimento. diminui o espaço de armazenamento. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) . Alem de se fazer necessário os procedimentos de recebimento. reprografia e extravio de documentos. computadores para todos os usuários. Em uma economia. e-mail. microfilmagem e distribuição de documentos. e ainda a eliminação do risco de perda do acervo. Para implantação do GED. Algumas vantagens do GED: a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico. interligação dos equipamentos em rede. não asseguram o valor probatório legal dos documentos. imagens fixas. c) Redução de custos provenientes da duplicidade. b) Documento em meio eletrônico.1. Quanto maior o volume das informações.

a impressão em papel é eventual e o documento daí resultante é considerado uma cópia. 14. fitas cassete. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Exemplo: Sistema de Protocolo da Unicamp – permite o registro. tramita e é arquivado eletronicamente. fitas cassete para CD.1. Digitalização Processo de conversão de um documento convencional para o formato digital ou processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner. Para um documento ser original. 13. Se o documento digitado é assinado. 13. Exemplos: Boletim de notas e freqüência de alunos de graduação – emitido pelas unidades pelo Sistema Acadêmico. o original é aquele que é recebido. etc) sem antes. este será considerado original. Se.4. primitivo.Páginas de um “website”: São documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e.: ex. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Documento arquivístico eletrônico original: O primeiro documento completo e efetivo. b) Documentos armazenados somente em meio eletrônico devem possuir uma cópia em um CD ou disquete para facilitar o acesso aos documentos em caso de alguma eventualidade . este será considerado original. ele deve ser completo. deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa. o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurídico. obter autorização da Comissão Setorial de Arquivos de sua Unidade (Diretoria) ou a Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ. não eliminar os documentos convencionais (papel. o controle do trâmite. isto é. o documento armazenado no computador é uma cópia que deve ser eliminada. característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos.1.3 Qualidade de Original Documento transmitido eletronicamente No ambiente eletrônico a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrônico de gestão arquivística. da avaliação e acesso de processos. procure migrar as informações de um suporte menos atualizado para um suporte mais atualizado. Atenção: ao adotar medidas de digitalização de acervos arquivísticos de sua unidade ou órgão. Obs: Eliminações de documentos digitais: As regras são as mesmas adotadas nos planos de destinação de documentos aprovadas pela CCAD/SIARQ. isto é. Neste caso. Sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas. dado sobre o dado) que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqüências. Gestão de documentos 14. servem como fonte de prova dessas atividades. Aviso de Férias – emitido pelo Sistema de RH 13. e) Tomar cuidado no manuseio das mídias digitais especialmente com os CDs que podem riscar comprometendo a inteligibilidade das informações ali registradas. disquetes e CD-ROM. c) Evitar deixar fitas cassete ou de vídeo.3. deve ser capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos). ao contrário. isto é. tramita e é arquivado em papel. e efetivo. que contenham informações importantes para e sobre a unidade e mantê-los em arquivo. do arquivamento. Neste caso. Conceitos . Quando um documento é transmitido eletronicamente. isto é. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) 13. portanto. Isto porque a transmissão acrescenta metadados (informações necessárias para dar significado aos dados armazenados num sistema de computador. o documento digitado é assinado. Recomendações Conservação e Preservação de Informações em Documentos Digitais Recomenda-se: a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico. próximos a campos magnéticos. fitas de vídeo para DVD.2. (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) Documento digitado e depois impresso O original depende do contexto em que se dá a produção do documento. documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescência tecnológica. Neste caso. vhs.

Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos .2 Objetivos  objetivo geral: racionalizar o ciclo documental. 216.  transferência de documentos.  objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente. controle e coordenação dos recursos humanos.000. . assegurando a produção.  seleção e gestão de copiadoras. pelo acesso rápido e disponibilidade da informação governamental e pela utilização adequada de técnicas avançadas.  redução considerável de custos governamentais. evitando-se a produção daqueles que não são essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados. organização. parágrafo 2°.5. Há. realizando:  avaliação de documentos.  melhor organização dos documentos. na forma da lei. já tendo perdido o valor administrativo. outras vantagens:  clareza na distinção dos valores dos documentos. 14. tramitação e arquivamento.000.  objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização.000 por ano em 1980 e quase U$100. ainda. automação.Destinação Deve-se avaliar a massa documental. desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. atendendo às necessidades dos órgãos e administrações.CIA.  centros de arquivamento intermediários. estudos comprovam que a aplicação do Programa de Gestão de Documentos na administração pública federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1. controle de expedição. do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação.  estabelecimento de programas de conservação e preservação de documentos.Produção Deve-se ampliar a utilização dos documentos que são necessários. 14. Gestão de Documentos Correntes É essencial na administração pública o estabelecimento de normas para a gerência dos documentos na fase corrente.  análises de sistemas. da CF de 1988: "cabem à administração pública. esses carecem de um tratamento de classificação.3 F ases do processo de gestão I . Levando em consideração que os documentos correntes estão vinculados aos fins para os quais foram criados. microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrográfica. por meio de:  utilização e conservação dos documentos.  maior consciência do valor dos arquivos.  objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. fiscal e legal. utilização e destinação final do documento. 14. objetivando o acesso rápido e preciso às informações neles contidas.Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos.  identificação e descrição das séries de documentos. 14. a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam".  sistemas de arquivos e de recuperação de informação. controlados e armazenados.  objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos.  gestão de arquivos. III .4. Vantagens As vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização se caracterizam pela economia do custo operacional.  gestão de correios e telecomunicações. II .000 por ano no final em 1998. tramitação. considerando o planejamento. garantindo a preservação dos documentos de valores históricos e científicos para sua guarda permanente.  eliminação dos documentos. materiais e operacionais.Uso/ tramitação É necessário controlar o fluxo documental.

6.5. Sistemas e Métodos de Arquivamento 15. para tanto. desenvolvendo. pode se tomar irreversivelmente perdido. com o número e data do documento. as seguintes atividades:  inspeção: verificar a existência de despachos destinando a documentação ao arquivamento.Todas essas operações técnicas caracterizam os serviços de gestão dos documentos correntes. pois um documento arquivado inadequadamente. 14. racionalizando espaço físico. embora esteja guardado. as seguintes atividades:  recebimento: receber a correspondência.  análise:verificar a classificação atribuída no ato do recebimento. desdobrar folhas e verificar existência de sujeiras. distribuir os documentos. 14.  registro e movimentação: apor carimbo de protocolo. encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários. Sistemas: a) Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente onde está guardado . favorece as condições de utilização de tais documentos pela administração pública. servir à administração e à história. etapa que requer muito cuidado.  empréstimo: atividade nobre dos arquivos. bem como equipamentos que podem ser destinados à gestão de documentos correntes.  expedição: receber a documentação expedida dos setores. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários. 15. promovendo a restauração das folhas em mau estado de conservação. cuja principal função é informar rápida e precisamente a localização exata da documentação em trânsito. por meio do devido controle. 14.  Procedem à aplicação de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminação ou recolhimento. aos destinatários. equipamentos e a recuperação da informação. encaminhando a cópia ao setor remetente. ou seja. indicando data da retirada. conforme o plano de classificação de documentos adotado. mas uma parte relativamente importante destes. deve ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. é a análise e determinação do assunto do mesmo.1 Atividades do protocolo Serviço auxiliar.6. abrir os documentos ostensivos. 14. alguns documentos podem ser eliminados imediatamente.  limpeza: preparar o documento para seu arquivamento. pois corresponde à própria essência de sua formação. classificação e encaminhamento da documentação.2.  Coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos. e expedir o original por correio ou malote. Atividades do arquivo corrente A relação das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar.1. nome e unidade de quem a retirou bem como anotação em controle manual ou sistema informatizado. Além disso. que devem constar em um Programa de Gestão e serem coordenados por um gestor em cada instituição. separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial. Gestão de Documentos Intermediários Encerrado o período de arquivamento na fase corrente. verificando a existência de antecedentes. Aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição ao dossiê. A transferência destes documentos para um depósito de arquivamento intermediário reduz à metade os custos de sua conservação.  atendimento: informar sobre a existência de determinado documento e sua localização/tramitação atual. para tanto. torna disponíveis espaços dispendiosos reutilizáveis para outros fins. ratificando-a ou retificando-a. datando o documento original e cópias. com exatidão.  classificação: operação intelectual que consiste na interpretação do documento. os arquivos intermediários:  Atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes.  Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. verificando a falta de folhas ou anexos. todo o trâmite e conteúdo da documentação produzida e recebida pela unidade administrativa.5. retirando excesso de grampos e clipes de aço.  arquivamento: arquivar a documentação de acordo com o método adotado.1 Atividades Desenvolvidas  Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco freqüente. desenvolvendo. eventualmente.

Quando houver sobrenomes iguais. Carlos 4 – As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. onde o elemento principal considerado é o nome. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira. Exemplo: J. Paulo Villa-Lobos. Obs: Esse método utiliza uma pasta chamada miscelânea onde são armazenados documentos referentes a diversos correspondentes eventuais. com as respectivas letras. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco. chamadas regras de alfabetação. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vítor Teixeira Arquivam-se: Teixeira. Nesse método utiliza-se as regras de alfabetação.2. Pedro Álvares Santos. considera-se o último sobrenome e depois o pronome. Camilo Monte Verde. Waldemar Santo Cristo. Método Alfabético É o método direto. que são as seguintes: 1 – Nos nomes de pessoas físicas. J Vieira. João Cabral.1. É o mais simples de todos. Marilda Teixeira. Métodos: 15. Paulo Teixeira. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita.  Desvantagens: erros de arquivamento REGRAS DE ALFABETAÇÃO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras. Luciano São Paulo. direto.b) Sistema Indireto: a busca do documento é feita a partir de um índice 15.2. onde as fichas ou pastas são dispostas em ordem alfabética através de guias divisórias. Vítor 2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa. Aníbal Teixeira. José . fácil e barato. Jonas Vieira. Maria Luísa Obs. Heitor 3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.  Vantagens: rápido. Paulo Vasconcelos. prevalece a ordem alfabética do pronome.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri. Ricardo d’ Câmara. Esteban . Paul Schmidt. uma. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos. de. Paulo (General) Teixeira. Milton (Ministro) Ferreira. São colocados após o nome completo. Pedro de Andrade. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Antônio Ribeiro Júnior. Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert. Arnaldo do 6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho.) 8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. o. mais não são considerados na ordenação alfabética. um. Jorge Abreu Neto. do. Paulo Vasconcelos Sobrinho. Giulio di De Penedo. da. não são considerados (ver também regra nº 9). e. Pedro (Dr. Exemplo: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho. Lúcia da Couto. entre parênteses. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida. Jorge 9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Georges Churchill. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho.5 – Os artigos e preposições tais como a. d’. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Neto. Jorge 7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. O mais comum é considerálas como parte integrante do nome. Winston Müller. quando escritas com letra maiúscula. Jorge Abreu Sobrinho. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Henrique Obs. André (Professor) Pereira. Joaquim Viana Neto. Júnior.

pois a busca é feita diretamente ao documento.Du Pont. facilitando o manuseio. que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades. reuniões. empresas. porém para fins de ordenação. entre parênteses. Admite-se. por estado. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12 – Os nomes de firmas. Gordon 10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3. Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero. que corresponde ao sobrenome da família do pai. cidade e correspondente: as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar.º) 15. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º. Charles Mac Adam. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. para facilitar a ordenação. não se considerando. Ele também é um método do sistema direto. Vantagens: facilidade para manuseio e direto. Angel del Oviedo y Baños. Francisco de Ríos. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.2.2. John O’Brien. Desvantagens: exige duas classificações: nome do local (cidade. José de Pina de Mello. Antonio de los 11 – Os nomes orientais – japoneses. assembléias e assemelhados os números arábicos. que deverão estas . os artigos e preposições que se constituem. Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. estado ou país) e mais o nome do elemento do documento correspondente. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Método Geográfico É o método onde as fichas ou pastas são organizadas de acordo com a procedência ou Local. Ordenação: a) Nome do Estado. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 – Nos títulos de congressos. Barbosa Santos Ltda. conferências.

Sendo que. já que o nome da pessoa a que o processo se refere não é destacado no arquivamento. entre outros. c) Método numérico dígito-terminal Esse método também se aplica aos casos em que o elemento principal de identificação é o número. a numeração obedece à seqüência natural. o documento é autuado . os nomes estão relacionados em ordem alfabética. A partir daí. em função dos critérios adotados. sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. As guias divisórias apresentam notações indicativas dos nomes dos estados.colocado em uma capa de cartolina. No índice. quando o documento dá entrada no serviço de protocolo. pois a numeração dada às pastas ou fichas facilita a localização do documento no arquivo. que fornecerá o número sob o qual o documento foi arquivado. fotografias. onde cada número corresponde a um nome. fitas sonoras (Multimeios) ou a arquivos especializados. então. 15. primeiramente coloca-se a capital e depois em ordem alfabética as outras cidades do país. precisamos observar a ordem numérica e também a data. é necessário preparar um índice alfabético-onomástico (nomes próprios em ordem alfabética) ou. Sendo necessária a utilização de um índice remissivo para localização dos documentos. etc. Cada elemento pode ser um cliente (pessoa física ou jurídica). ele recebe um número de registro como por exemplo: 05/0328/97 Depois. a matrícula do funcionário. Método Numérico É o método indireto.dispostas após as capitais. b) Método numérico cronológico Nesse método (muito utilizado em repartições públicas). organizado em fichas. por exemplo. Uma diferença existente. seguido da capital e correspondente. para ajudar na pesquisa ao arquivo. necessitamos recorrer a um índice alfabético. embora a disposição física das pastas nas gavetas ou estantes do arquivo possa apresentar características próprias a cada um.  Desvantagem: exige a consulta de mais de um dado para localizar o processo. obedecendo às regras de ordenação e de alfabetação. Obs1: é o único método que não utiliza a pasta miscelânea. Nesse caso. um empregado. prontuários médicos. o número de registro do documento. Obs2: outra característica desse método é que permite utilizar a numeração de pastas que venham a vagar. Assim. As guias não apresentam os estados.  Vantagem: Em um arquivo organizado pelo método numérico simples. um fornecedor. estado e correspondente: ordena-se primeiramente por ordem alfabética por cidades. fichas de procedência e de assunto. enquanto que no método numérico são de 10 a 20 correspondentes. onde é anotados o seu número de protocolo e outras informações tais como o assunto ou a matrícula do funcionário. Para facilitar a pesquisa e recuperação da documentação. pois para localizarmos um documento no arquivo. podem ser o próprio número do processo e o número de matrícula do requerente. o método numérico simples pode ser aplicado a arquivos especiais como o de discos. Obs3: se forem feitas algumas adaptações. cadastros de funcionários. b) Nome da cidade.  Desvantagem: O método numérico simples exige um índice alfabético remissivo. nos três métodos. dados esses que variam de uma instituição para outra. Os processos são arrumados no arquivo em ordem numérica. c) De outros países: primeiro o país. Os números obedecem a um critério previamente determinado e pode ser. Ao adotarmos o método numérico precisamos fazer a opção entre o método numérico simples. Sendo adotado para os casos em que o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. não há necessidade de guias divisórias. filmes. constituídos de projetos de engenharia. o cronológico ou o dígito-terminal. Obs1: assim como no método alfabético utilizamos a pasta miscelânea para correspondentes eventuais.3.  Vantagem: é o sigilo. é que no método alfabético cada pasta era formada por no máximo 5 correspondentes. Obs2: nesse método só pode ser aproveitado o número de registro se for da mesma data. ele passa a se denominar processo. a) Método numérico simples No método numérico simples atribuímos um número a cada elemento. projetos de financiamento.2. .

depois. O maior ou menor grau de detalhamento dessa classificação será determinado pelas necessidades de cada serviço. que obedece a uma seqüência numérica natural. uma vez que trabalhamos com grupos de dois dígitos. vão ordenados para o arquivo. É errado. Esses documentos.4. companhias de seguro.  Desvantagens: gera uma certa dificuldade na identificação pela primeira vez. podemos escolher métodos mais ou menos complexos. Instituições como INSS. Métodos por Assuntos (Ideográfico) É o método utilizado para arquivamento de documentos relacionados à administração. bancos e hospitais apresentam graves problemas dessa natureza. 15. o par de números mais à direita é denominado grupo primário. Como exemplo: Um cliente de uma companhia de seguros dá entrada em vários documentos. correspondência recebida e expedida. portanto. capazes de atender às diferentes necessidades. Por isso é necessário que cada instituição elabore seu plano de classificação de assuntos. em diferentes dias.  Vantagem: esse processo reduz o erro de arquivamento. e esses subdivididos em títulos específicos. telegramas. Nesses métodos é necessário não confundir assunto com o tipo físico (espécie do documento). Dependendo da quantidade de documentos a serem guardados por assunto. e agiliza a localização do documento. Dicionária Cursos de Doutorado Cursos de Graduação Cursos de Mestrado Pesquisas de Alfabetização Pesquisas de Educação de Adultos Pesquisas de Educação Fundamental Pesquisas de Ensino Tecnológico Enciclopédica Cursos Doutorado Graduação Mestrado Pesquisas Alfabetização Educação de Adultos Educação Fundamental Ensino Tecnológico .  Ordem dicionária: nela os assuntos são ordenados em ordem alfabética. pareceres. mas que podem ser reduzidos com a adoção desse método. acordos. quando o volume de documentos é muito grande. Numeração Inicial Numeração especial Ordenação para arquivamento 057 698 05-76-98 13-60-97 126 197 12-61-97 42-60-97 136 097 13-60-97 12-61-97 277 698 27-76-98 65-75-98 279 799 27-97-99 05-76-98 426 097 42-60-97 27-76-98 657 598 65-75-98 27-97-99 Nesse tipo de numeração. sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. classificar assuntos como atas. pois utiliza um método de leitura não habitual. finalmente. partindo-se dos conceitos gerais para os particulares. eles são registrados e recebem um número inicial.Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento. Os assuntos devem ser agrupados sob títulos principais. de acordo com suas peculiaridades. telex. A medida que a empresa recebe os documentos.2. recebem uma numeração especial em função do método de arquivamento adotado pela companhia e. a) Método Alfabético por Assunto É o método aconselhável para uma quantidade pequena de documentos e dos assuntos.  Ordem enciclopédica: nela os assuntos foram agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. contratos. o do meio é o grupo secundário e o mais à esquerda é o grupo terciário.

embora não habilitados nos termos dos itens anteriores. com carga horária mínima de 1.aos que.100 hs.aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia. pelo menos. que possibilite a localização do documento no arquivo. também aqui. IV . Outros Métodos a) Alfanumérico: usam-se letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões. Portanto. A aplicação do método numérico à classificação dos assuntos simplifica as operações de arquivamento. na data do início da vigência desta Lei. há necessidade de um esquema ou plano de classificação.Preços A1-2 Correio b) Mnemônico: utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto. daí o nome decimal. não há a limitação na quantidade de classes. V . do Ministério do Trabalho. indispensável que seja preparado um índice alfabético remissivo. DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. nas disciplinas específicas. legislativa Ap Administração do pessoal c)Orgânico: utiliza símbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabeçalhos de assunto. 1° O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. A ADMINISTRAÇÃO A1 COMUNICAÇÕES A1-1 Telégrafo . Art.  Método Duplex: é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em classes de acordo com a necessidade. contem. Cada subdivisão só pode ser feita de 10 em 10. cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei. A ADMINISTRAÇÃO Ae Administração de edifícios e terrenos Ag Administração geral Agl Administração geral. Ética Arquivística e Funções do Arquivista LEI N° 6. III .b) Método Numérico por assunto Nesse método. com as atribuições estabelecidas nesta Lei.aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia. cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados. reconhecido na forma da lei. Esse método facilita o arquivamento e a localização dos documentos. E ELECTRICAL DIVISION (Divisão de eletricidade) ER Resistance Measurements Section (Seção de Medidas de Resistência) EE Electrical Instruments Section ( Seção de Instrumentos Elétricos) 16.5. ou seja.2. pois facilita a localização exata do documento arquivado. e dá outras providências O Presidente da República. onde cada assunto recebe uma cor específica. II . 15.  Método Decimal: é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em 10 classes principais que são numeradas. só será permitido: I .546. nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 2° São atribuições dos Arquivistas: . Dentro de cada classe podemos criar 10 subclasses. c) Método Variadex Esse método é uma variação do método ideográfico alfabético.aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra. cada assunto recebe um número sob o qual os documentos são arquivados.Taxas Telegráficas . Além disso.aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau.

aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra. cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados. 4 de julho de 1978. IX . 8º Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação. com carga horária mínima de 1. de 4 de julho de 1978. VI . do Ministério do Trabalho. IV . cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei. XII .assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa. só será permitido: I .546. descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos. com dispensa da exigência constante do art. bem como controle de sua movimentação.planejamento. com as atribuições previstas no art. da Constituição.recebimento. Art. assim como prestação de informações relativas aos mesmos. 3º. nos termos previstos no regulamento desta Lei. que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo.planejamento.590. será permitido. IV . item III.planejamento. da Lei nº 6. enquanto o Poder Executivo não dispuser em contrário.classificação. . depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I . 7º Esta Lei será regulamentada no prazo de noventa dias. reconhecido na forma da lei. ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto DECRETO Nº 82. X . 6° O exercício da profissão de Técnico de Arquivo.110 horas nas disciplinas específicas.desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. 3° São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I . 5° Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos. Art. Art.orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos. V . organização e direção de serviços de Arquivo. III . XI . O PRESIDENTE DA REPÚBLICA . de férias. Art.promoção de medidas necessárias à conservação de documentos. embora não habilitados nos termos dos itens anteriores.orientação da avaliação e seleção de documentos. arranjo e descrição de documentos. 9º Revogam-se as disposições em contrário. para fins de preservação.preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.aos que. Brasília. II .planejamento. IV .planejamento. registro e distribuição dos documentos.I . Art. usando da atribuição que lhe confere o artigo 81.aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia.546. III . 1º. a contar da data de sua vigência.orientação quanto à classificação. contem. com as atribuições estabelecidas nos artigos 2º e 3º deste Decreto. pelo menos. Art.elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos. por correspondência ou avulsos. de 4 de julho de 1978. VII . organização e direção de serviços de Arquivo. organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos. orientação e acompanhamento do processo documental e informativo.aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia. V . nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo. item III. III . 157° da Independência e 90° da República. VIII . simplificados ou intensivos.aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau. em 5 de julho de 1978. arranjo.planejamento. II .preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme. DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978 Regulamenta a Lei nº 6. II . 4° O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias. DECRETA: Art 1º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo. e tendo em vista o disposto no artigo 7º. Art. organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos.

organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos. II . III . Art 8º .assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa.São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I . b) Carteira de Trabalho e Previdência Social.preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados. § 1º . § 1º . Art 7º .O requerimento mencionado neste artigo deverá conter. simplificados ou intensivos. e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda. caso comprove a inexistência de cursos em determinadas cidades ou regiões.para Arquivista: a) diploma mencionado no item I ou no item II do artigo 1º.desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. por correspondência ou avulsos.orientação da avaliação e seleção de documentos.para Técnico de Arquivos: a) certificado mencionado no item III do artigo 1º. Art 3º . descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos. 3º. IV .orientação quanto à classificação. 157º da Independência e 90º da República. III . de férias. X . orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias. VI . II . incluindo as de magistério no campo de Arquivologia. até 5 de julho de 1978. § 2º . o exercício.II . durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados. os endereços residencial e profissional.Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação. instruído com a Carteira de Trabalho e Previdência Social e declaração.orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos. o local e data de nascimento. podendo ser esse prazo prorrogado. DF. do Ministério do Trabalho. IX . irrefutavelmente. o número da Carteira de Identidade. XII . assim como prestação de informações relativas aos mesmos. do empregador ou da empresa interessada na sua contratação.O registro provisório será efetuado a requerimento do interessado. a filiação.elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos.preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização de microfilme. V .Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos. revogadas as disposições em contrário.classificação. depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. ou certificado de conclusão de curso de treinamento específico previsto no item V do artigo 1º. XI . ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto . Art 4º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo.O registro provisório de que trata este artigo terá validade de 5 anos. § 2º .planejamento. arranjo e descrição de documentos. até 5 de julho de 1978.recebimento. organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos. orientação e acompanhamento do processo documental e informativo. por ato do Ministro do Trabalho. depende de registro provisório na Delegacia Regional do Trabalho. b) Carteira de Trabalho e Previdência Social. Art 5º O regime a que se refere o artigo anterior será efetuado a requerimento do interessado. com as atribuições previstas no artigo 3º e dispensa do certificado de conclusão de ensino de 2º grau.O exercício da profissão de Técnico de Arquivo. ou documentos comprobatórios do exercício das atividades mencionadas no art. VII . o estado civil. durante o período mencionado no item IV do artigo 1º. registro e distribuição dos documentos. par fins de preservação. Brasília.promoção de medidas necessárias à conservação de documentos. instruído com os seguintes documentos: I . Art 6º . IV . seu órgão expedidor e a data. o interessado deverá juntar documentos que demonstrem.planejamento. em 06 de novembro de 1978. ou documentos comprobatórios de atividade profissional de Arquivista.Para comprovação das atividades profissionais de Arquivista e de Técnico de Arquivo. arranjo.planejamento. de que se encontra desempenhando ou em condições de desempenhar as atribuições previstas no artigo 3º.planejamento. VIII . durante cinco anos ininterruptos. bem como controle de sua movimentação. além do nome do interessado.

8º . do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. nem transferidos para o exterior. da vida privada. intermediários e permanentes.Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social.Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. legislativas e judiciárias. 4º . ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. tramitação. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. § 1º . desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 13 . 11 . Art. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. uso. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Art. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social . 9º .Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. § 1º . probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.Consideram-se documentos intermediários aqueles que. sob pena de responsabilidade. por razões de interesse administrativo. em decorrência de suas atividades. DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art.Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. Art. Parágrafo único . § 2º . Legislação Arquivística – Principais LEI Nº 8. estadual. na sua específica esfera de competência. constituam objeto de consultas freqüentes. em decorrência do exercício de atividades específicas. Art.Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. da honra e da imagem das pessoas. mesmo sem movimentação.A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art.Os documentos públicos são identificados como correntes.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.159. 5º .Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.Consideram-se arquivos. 7º . bem como à inviolabilidade da intimidade.É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos. no exercício de suas atividades. 6º .São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. instituições de caráter público e entidades privadas. 12 . os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. 2º .A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. como instrumento de apoio à administração. Art.17. Art. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º . à cultura. civil e administrativa. 1º . para os fins desta Lei. por órgãos públicos de âmbito federal. 14 . bem como por pessoa física. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. Art.Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. Art. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Art. 10 .Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. sem prejuízo das ações penal. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. § 2º .

18 . o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 20 . e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. 22 . determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. Art. por uma única vez. podendo esse prazo ser prorrogado.Legislação Estadual. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. por igual período. . órgão vinculado ao Arquivo Nacional.O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos.Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 26 . do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 15 . bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável. do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha.A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. Art. 19 . 23 . § 3 .Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.CONARQ . Art. na forma da legislação em vigor. § 4 . Parágrafo único .São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. 17 . 21 . restringir o disposto neste artigo. Art. DISPOSIÇÕES FINAIS Art. que definirá a política nacional de arquivos. da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções.poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art.Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções. Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos . § 5 . aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo. em qualquer instância. estaduais.Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. bem como a gestão e o acesso aos documentos.Para o pleno exercício de suas funções. § 2 .Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. a contar da data de sua produção. por qualquer forma. § 2 . Art. observado o disposto na Constituição Federal. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. civil e administrativa.O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. do Distrito Federal e municipais. 24 . a contar da data de sua produção. da vida privada.Poderá o Poder Judiciário. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.SINAR. Parágrafo único . 25 . Art. do Ministério das Relações Exteriores. também. § 1 .Ficará sujeito à responsabilidade penal. § 3 .Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos . e nesta Lei. ou doados a instituições arquivísticas públicas. 16 . Art.São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. São considerados. § 1 .

CONSIDERANDO. alterada pela Lei nº 11. CONSIDERANDO o crescente volume de documentos armazenados pelos vários tipos de estabelecimentos de saúde. aprovado na sessão plenária de 10 de julho de 2002. a quem cabe o dever da guarda do documento.638. e CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar um prontuário para cada paciente a que assiste. quer eletrônico quer em papel.268. em qualquer meio de armazenamento. finalmente. CONSIDERANDO que as unidades de serviços de apoio. independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário. pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde.Revogam-se as disposições em contrário. elaborado. CONSIDERANDO o teor das Resoluções CFM nos 1. ou por dever legal ou justa causa. de 29 de setembro de 2000. Art. que será um certificado padrão ICP-Brasil. e 1. inciso I do Código Civil (Lei nº 10. no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3. inciso X da Constituição da República Federativa do Brasil. regulamentada pelo Decreto nº 44.O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas. deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica. resolve: .406. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA RESOLUÇÃO CFM Nº 1. o decidido em sessão plenária de 11/7/2007. de 30 de setembro de 1957. que trata de prontuário elaborado em meio eletrônico. CONSIDERANDO que o Conselho Federal de Medicina (CFM) é a autoridade certificadora dos médicos do Brasil (AC) e distribuirá o CRM-Digital aos médicos interessados. conforme convênio. CONSIDERANDO os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações. 28 . de 15 de dezembro de 2004.§ 1 .848.605. por ser principio basilar do exercício da medicina. do Ministério da Saúde. conforme definição de tipos de unidades do Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. diagnóstico e terapêutica têm documentos próprios. § 2 .Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. nos artigos 153.821.A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. de 19 de julho de 1958.independente de ser unidade de saúde ou consultório -. que visa preservar a privacidade do indivíduo. 27 . estabelecidos no referido manual. CONSIDERANDO que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis. é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido . Brasília. de 7 de dezembro de 1940) e no artigo 229. o médico tem a obrigação ética de proteger o sigilo profissional. CONSIDERANDO que a autorização legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes. CONSIDERANDO o preceituado no artigo 5º. em 08 de janeiro de 1991. autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/02. CONSIDERANDO que o sigilo profissional. CONSIDERANDO os enunciados constantes nos artigos 102 a 109 do Capítulo IX do Código de Ética Médica. CONSIDERANDO que o prontuário do paciente. que fazem parte dos prontuários dos pacientes. que oferecem novos métodos de armazenamento e transmissão de dados.045. CONSIDERANDO o disposto no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.000. públicas e privadas. 170 da Independência e 103 da República. de 10 de janeiro de 2002). CONSIDERANDO que os dados ali contidos pertencem ao paciente e só podem ser divulgados com sua autorização ou a de seu responsável. de 9 de agosto de 2002. DE 11 DE JULHO DE 2007 Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes. 154 e 325 do Código Penal (Decreto-Lei nº 2. Art. O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. CONSIDERANDO que toda informação em saúde identificada individualmente necessita de proteção em sua confidencialidade.

br. 3º Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde. estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico. versão 3. anexo e também disponível nos sites do Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). no uso das atribuições que lhe confere o art. 1º Aprovar o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. 10º Estabelecer que o Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). Art. 84. Art. 8º Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos. Art.org. 12º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação. podem ser exercidas pela Comissão de Revisão de Prontuários. por falta de amparo legal. as normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.sbis. exige o uso de assinatura digital. 9º As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários de pacientes. Art. DE 2 DE OUTUBRO DE 2003. Art. que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico. 4º Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização somente do "Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)". considerando a evolução tecnológica. a partir do último registro. Institui Comissão Interministerial com a finalidade de obter informações que levem à localização dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia. desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". da Constituição Federal. minimamente. c) Obediência aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". e dá outras providências. e demais disposições em contrário.GED). tomando como base as atribuições estabelecidas na legislação arquivística brasileira. Art. www. os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.0 e/ou outra versão aprovada pelo Conselho Federal de Medicina.portalmedico. após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários.639/02. Art. Art. microfilmado ou digitalizado. eliminando a obrigatoriedade do registro em papel. possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente. aprovado nesta resolução. microfilmado ou digitalizado. e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução. 6º No caso de microfilmagem. EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE Presidente do Conselho LÍVIA BARROS GARÇÃO Secretária-Geral DECRETO Nº 4.331/89 e 1. e .850.Art. 11º Ficam revogadas as Resoluções CFM nos 1. mediante convênio específico. incisos IV e VI. está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil. 2º Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes. desde que o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma específica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e. b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado. quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado. 7º Estabelecer a guarda permanente. § 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário dos pacientes deverão ser controlados por sistema especializado (Gerenciamento eletrônico de documentos . estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. Art. as seguintes características: a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados. para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel. Art. respectivamente. que possua. 5º Como o "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)". O PRESIDENTE DA REPÚBLICA.br e www. expedirão selo de qualidade dos sistemas informatizados que estejam de acordo com o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. Art. até a implantação do CRM Digital pelo CFM. § 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais.org.

que atuará em seu nome. de 2002. 1 será integrada: I . aplicando-se. o o Art. de 2002. mediante cópia. o § 3 A Comissão será assistida pelos Comandantes da Marinha. de 2002. que expressamente proclamou o princípio de reconciliação e de pacificação nacional. e vigerá enquanto durarem os trabalhos da Comissão. no que couber.553. 2 A Comissão Interministerial a que se refere o art. que a coordenará. e III . ou por representantes por eles designados. c) da Defesa. 6 As funções dos integrantes da Comissão serão consideradas missão de serviço relevante e não serão remuneradas.sigilo em relação aos atos praticados em virtude da proteção concedida. documentos e materiais obtidos e produzidos pela Comissão serão classificados. o § 2 Os dados. passou a ser do Poder Público.pelo Secretário Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. o independentemente do consentimento ou da autorização a que se referem o art. o § 1 A credencial de segurança conferida no inciso II deste artigo supre o certificado a que se refere o inciso o o IV do art. traslado e sepultamento.553. materiais e serviços necessários ao desempenho de suas atividades.apoio e assistência social. 37 e nos arts. relativas às suas finalidades. o Art. bem como o direito ao traslado dos restos mortais e ao seu sepultamento. reclassificar ou desclassificar documentos produzidos pela Comissão. d) Advogado-Geral da União.140. especialmente: I . informações.536. de acordo com o documento classificado com o mais alto grau de sigilo. e Considerando que a incumbência de envidar esforços para a localização dos corpos de pessoas desaparecidas em razão de participação em atividades políticas.683/79). 4 Aplica-se à Comissão o disposto no Decreto n 4. documentos. nos termos do Decreto n 4. independentemente do grau de sigilo que lhes tenha sido atribuído. o Art.807. o § 2 O Ministro da Justiça poderá delegar a coordenação da Comissão a qualquer dos seus integrantes. 1 Fica constituída Comissão Interministerial. no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de o o outubro de 1988. do Exército e da Aeronáutica. b) Chefe da Casa Civil da Presidência da República. o ou. III . o Ministro de Estado da Justiça poderá classificar.Considerando que o País vive hoje a plenitude do Estado de Direito e do Regime Democrático. DECRETA: o Art.preservação de identidade.as atividades da Comissão se desenvolverão em caráter sigiloso.fica conferida aos integrantes da Comissão credencial de segurança que os habilite a ter acesso a dados. o § 4 Ao final dos trabalhos. documentos. bem como à lavratura das respectivas certidões de óbito. II . o o neste caso.pelos seguintes Ministros de Estado: a) da Justiça. de 2002. informações e documentos requisitados pela Comissão ser-lhe-ão entregues. o § 2 A Comissão poderá convocar e indicar servidores públicos para o desempenho de atividades específicas. na redação dada pela Lei n 10. médica e psicológica. 3 A Comissão requisitará aos órgãos do Poder Executivo Federal as diligências. por força da Lei n 9. materiais e áreas ou instalações.553. para que se proceda à sua identificação. o disposto no § 1 do art. e. que seja designada ou contratada para o desempenho de atividade específica. devidamente autenticados. além das informações necessárias à lavratura das certidões de óbito. ao final de seus trabalhos. todos do Decreto n 4. o § 3 O Coordenador poderá conferir credencial de segurança a pessoa que não integre a Comissão. de 1995. de 1995. se assim solicitado. relativa às suas finalidades. e II . a Constituição Cidadã de 1988 e a Lei n 9. de 13 de julho de 1999.553. o Art. de 2002. imagem e dados pessoais. 5 Às pessoas que se dispuserem a prestar informações ou depoimentos à Comissão fica assegurada a o proteção legal garantida pela Lei n 9. o o Art. 4 do Decreto n 4. o § 3 Nenhuma norma legal ou de organização administrativa será interpretada de modo e por qualquer forma a restringir ou criar oposição ao atendimento das requisições da Comissão. informações.140. 17 e o § 1 do art.os dados. e ficarão sob a guarda do Ministério da Justiça. em especial: I . dentre os coligidos pela Comissão. o § 1 As requisições objeto deste artigo terão tratamento preferencial e serão atendidas no prazo nelas assinalado. de que são o o marcos a Lei de Anistia (Lei n 6. mediante extrato. Considerando o direito dos familiares que tiveram parentes mortos na denominada Guerrilha do Araguaia de obterem informações acerca da localização da sepultura de seus parentes. o § 1 Os integrantes da Comissão poderão indicar representante. informações. que sejam pertinentes à finalidade da Comissão. II . dados. . com a finalidade de obter informações que levem à localização dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia. 62 e 65. 32 do referido Decreto.

de 2004) I . tem as seguintes atribuições: (Redação dada pela Lei nº 10. o o Brasília. 10 desta Lei. 3º O cônjuge. O disposto no § 1 do art. designados pelo Presidente da República. se necessário. o Art. em atividades políticas. mediante convênio com a Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. 1 São reconhecidos como mortas. III .dentre as pessoas com vínculo com os familiares das pessoas referidas na lista constante do Anexo I.Lei de Anistia. em dependências policiais ou assemelhadas. com voto de qualidade. de 2002) Art. Reconhece como mortas pessoas desaparecidas em razão de participação. dentre eles. expresso na Lei nº 6. poderão requerer a oficial de registro civil das pessoas naturais de seu domicílio a lavratura do assento de óbito. (Redação dada pela Lei nº 10. de 2004) d) que tenham falecido em decorrência de suicídio praticado na iminência de serem presas ou em decorrência de seqüelas psicológicas resultantes de atos de tortura praticados por agentes do poder público. tenham sido detidas por agentes públicos. por terem participado. 1º desta Lei.683. 1 deste Decreto. o companheiro ou a companheira.536. III . achando-se. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA José Dirceu de Oliveira e Silva Álvaro Augusto Ribeiro Costa Marcos Thomaz Bastos José Viegas Filho LEI Nº 9. que indicará. § 1º Dos sete membros da Comissão. e que.dentre os membros da Comissão de Direitos Humanos da Câmara dos Deputados. solicitar o auxílio das Secretarias de Justiça dos Estados. e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte o o T Lei: Art. Art. para todos os efeitos legais. II . 5º A Comissão Especial será composta por sete membros.emitir parecer sobre os requerimentos relativos a indenização que venham a ser formulados pelas pessoas mencionadas no art.875. ou tenham sido acusadas de participação. em atividades políticas. Art. de 2002. (Redação dada pela Lei nº 10.(Redação dada pela Lei nº 10. de 2004) II . as pessoas que tenham participado. Parágrafo único.875. findo o qual a Comissão divulgará o o resultado de seus trabalhos. ou por terem sido acusadas de participação.envidar esforços para a localização dos corpos de pessoas desaparecidas no caso de existência de indícios quanto ao local em que possam estar depositados. de 28 de agosto de 1979 . de 2004) Art.Art. 182 da Independência e 115 da República.875. e § 2º A Comissão Especial poderá ser assessorada por funcionários públicos federais.proceder ao reconhecimento de pessoas: a) desaparecidas. de 2004) c) que tenham falecido em virtude de repressão policial sofrida em manifestações públicas ou em conflitos armados com agentes do poder público. (Redação dada pela Lei nº 10.875. comprovando essa condição. quem irá presidi-la. podendo. descendente. ou colateral até quarto grau. contados a partir da publicação deste Decreto. (Incluída pela Lei nº 10. tenham falecido por causas não-naturais.875. em atividades políticas. 1º. no período de 2 de setembro de 1961 a 15 de agosto de 1979. (Incluída pela Lei nº 10. sem que delas haja notícias. 7 O prazo para conclusão dos trabalhos da Comissão é de cento e vinte dias. ascendente. ainda. prorrogáveis por mais sessenta. ou acusação de participação. Em caso de dúvida. quatro serão escolhidos: I . face às circunstâncias descritas no art. 4º Fica criada Comissão Especial que. no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988. nos estritos limites do disposto no art. desaparecidas. 8 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. (Prorrogação de prazo) o o Parágrafo único.553. 2 de outubro de 2003. 6º A Comissão Especial funcionará junto à Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República. se necessário. por este motivo.140. deste então. de livre escolha e designação do Presidente da República. 2º A aplicação das disposições desta Lei e todos os seus efeitos orientar-se-ão pelo princípio de reconciliação e de pacificação nacional. não relacionadas no Anexo I desta Lei. de 2004) . DE 04 DE DEZEMBRO DE 1995.dentre os membros do Ministério Público Federal. 37 do Decreto n 4. das pessoas nominadas na lista referida no art. Art. b) que. que lhe dará o apoio necessário.875. não se aplica à divulgação de que trata o caput deste artigo. instruindo o pedido com original ou cópia da publicação desta Lei e de seus anexos. será admitida justificação judicial. assim como diante da situação política nacional compreendida no período de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988.

a colaboração de testemunhas. Parágrafo único.ao companheiro ou companheira. Jobim . IV .00 (cem mil reais).a realização de perícias.971. a Comissão Especial deverá apresentar trimestralmente relatórios de avaliação. § 1º Em nenhuma hipótese o valor da indenização será inferior a R$ 100. II . § 1º O pedido de indenização poderá ser formulado até cento e vinte dias a contar da publicação desta Lei. No caso de reconhecimento pela Comissão Especial. de 2002 e Lei nº 10. no prazo de cento e vinte dias.875.536. 16. e encerrará seus trabalhos. (Redação dada pela Lei nº 10. 3º. IV . 4º. e concluindo pela existência de indícios suficientes. 4º e 7º. serão revogados os respectivos atos decorrentes da aplicação desta Lei. contado o prazo de cento e vinte dias. de pessoa desaparecida. Art. Art. Finda a apreciação dos requerimentos. Art. na mesma ordem e condições. (Vide Lei nº 10. II . A indenização prevista nesta Lei é deferida às pessoas abaixo indicadas. 3º. 12.ao cônjuge. II . mediante solicitação expressa de qualquer das pessoas mencionadas no art. 4º desta Lei. por qualquer das pessoas mencionadas no art.536. poderá diligenciar no sentido da localização dos restos mortais do desaparecido. 8º A Comissão Especial. os recursos das sentenças condenatórias serão recebidos somente no efeito devolutivo. após parecer favorável da Comissão Especial criada por esta Lei. requerer indenização à Comissão Especial.aos descendentes. 4 de dezembro de 1995.000. 7º Para fins de reconhecimento de pessoas desaparecidas não relacionadas no Anexo I desta Lei. e serão instruídos com informações e documentos que possam comprovar a pretensão. 1º. No caso de localização. Art. As despesas decorrentes da aplicação desta Lei correrão à conta de dotações consignadas no orçamento da União pela Lei Orçamentária. de 2002) § 1º Idêntico procedimento deverá ser observado nos casos baseados na alínea b do inciso I do art. 11. a Comissão Especial poderá solicitar: I . FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Nelson A. Art.Art. pela Comissão Especial. no prazo de cento e vinte dias de sua instalação. salvo na hipótese de comprovada má-fé. até o quarto grau. § 2º A indenização será concedida mediante decreto do Presidente da República. 174º da Independência e 107º da República. a partir da ciência da decisão deferitória. dos pedidos de reconhecimento de pessoas não mencionadas no Anexo I desta Lei instruirão os pedidos de assento de óbito de que trata o art. Brasília. Art. levando-se em consideração a idade à época do desaparecimento e os critérios e valores traduzidos na tabela constante do Anexo II desta Lei. Art. as pessoas mencionadas no caput poderão. Nas ações judiciais indenizatórias fundadas em fatos decorrentes da situação política mencionada no art. a Comissão Especial elaborará relatório circunstanciado. de 2004) Art.aos ascendentes. para publicação. na seguinte ordem: I . (Vide Lei nº 10.aos colaterais. de 29 de dezembro de 1994. ou de existência de provas contrárias às apresentadas. 14. a indenização poderá ser requerida independentemente da ordem nele prevista. 3º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. consistirá no pagamento de valor único igual a R$ 3. § 2º Os deferimentos.875. 9º Para os fins previstos nos arts. não cabendo ação regressiva para o ressarcimento do pagamento já efetuado.documentos de qualquer órgão público.a intermediação do Ministério das Relações Exteriores para a obtenção de informações junto a governos e a entidades estrangeiras. serão apresentados perante a Comissão Especial.000. contado a partir da data da publicação desta Lei. V . ao Presidente da República. 10. III . com vida. o prazo se conta da data do reconhecimento. os requerimentos.00 (três mil reais) multiplicado pelo número de anos correspondentes à expectativa de sobrevivência do desaparecido. § 3º Reconhecida a morte nas situações previstas nas alíneas b a d do inciso I do art. Art. definidos pela Lei nº 8. Enquanto durarem seus trabalhos. 13. de 2004) § 2º Havendo acordo entre as pessoas nominadas no caput deste artigo. a título reparatório. 15. que encaminhará. A indenização.

Na administração pública. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos correntes. pela espécie documental. temperatura e umidade relativa do ar. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. visando não apenas a eliminação. O cidadão brasileiro reúne. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da proveniência. mas principalmente. 7. Assim. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. 3. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. como término da atividade. sem critérios técnicos ou científicos. com informações sobre: contratação.Os usuários dos arquivos acessam os documentos de diversas maneiras: pela data. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da classificação. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. remuneração etc. na maioria. localizar o código. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. ou seja. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. isto é. obedecendo aos prazos estabelecidos pela tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR.Grupo de exercícios 1 1. de um estabelecimento. 8. aumentar o índice de recuperação da informação. para uma investigação acadêmica. evento. a ordenação dos conjuntos documentais em arquivos permanentes não deve ser baseada na temática. eles podem ser declarados de interesse público e histórico. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de avaliação. ao longo de sua existência. Receber o documento. 12. falência etc. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de 20 anos. assegurar a preservação de certos documentos. como também os que possuem valor. referentes à segurança da sociedade e do Estado. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. sendo seu autor identificável por meio de um código. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela prevenção. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. 4. a cultura e o desenvolvimento nacional. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Essa noção remete à interpretação do plano de destinação. utilizando o índice. incorporação por outra instituição. 15. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. na cronologia ou na geografia. civil e administrativa. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. de uma época ou de uma região. haverá transferência da sua documentação a organismos governamentais. avaliação. 6. formação. agregar documentos por fundos. Assim. a contar da data de seu arquivamento. a sua cobertura deve ser total. 16. Essa é a definição de maço. 10. Em qualquer arquivo. “Documento elaborado por meio de um computador. na forma da legislação em vigor. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se triagem. O pesquisador do arquivo precisa acessar. 5. No entanto. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. de uma família ou de um indivíduo. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. promoção. 17. em memórias eletrônicas de massa”. pelo assunto. No entanto. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. pois tal ordenação faria desaparecer apercepção da razão de ser do documento. etc. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser definida como valor secundário. Esses documentos. . O entendimento sobre a vida funcional ativa de uma pessoa em uma instituição está contido no dossiê desta pessoa. de uma forma geral. assunto etc”. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. 14. 2. segundo Bellotto (2004). 13. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. é o documento eletrônico. Paes e Bellotto. 9. são mantidos em seu poder. 11 . A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o sistema de arquivamento. alguns documentos classificados como sigilosos. quando necessário. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. Essa ordenação deve ser baseada na forma administrativa. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo.

16. é a tabela de destinação. Método de arquivamento e não sistema de arquivamento C C C E. 26. 25. 28. O órgão é o CONARQ e não o SINAR E. 24. 17. 4. Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. 6. 10. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do Arquivo Histórico. No Arquivo Nacional . por meio de instrumentos. 18. Do Estado e da Sociedade C E. São 30 anos a partir da data de produção C C C E. 23. 30. processo ou dossiê E. 24. utilizando critérios temáticos. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o SINAR. C E. Podem ser declarados de interesse público e social E. 27. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor permanente. 20. 21. De acordo com as regras de alfabetação. o arquivista deve utilizar o método enciclopédico. 28. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. O nome do procedimento é arranjo e não triagem. denomina-se climatização. Tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. E. 25. 19. 5. 23.18. O art. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na ordenação alfabética. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 anos e ficará no arquivo permanente. O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. que é a tabela de periodicidade. 11. Método numérico E. 12. Haverá recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. 13. 22. 15. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. 8. E. Do arquivo intermediário e não funcional E. 19. 3. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do Público e da Vida. 20. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. Valor primário e não secundário E. C. O controle de temperatura. 30. de umidade relativa e de poluentes. 27. 29. 21. 14. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 7. visando a incluí-los num instrumento. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo funcional. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. 9. sob pena de responsabilidade. O instrumento que deve ser elaborado é o índice. Repertório e não índice. 26. cronológicos. E. C C E. Gabarito 1. 2. Avaliação e não classificação C E.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. 4º da Lei 8. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. onomásticos etc. Responsáveis pela deterioração E. Tabela de Equivalência E. 29. 22. Pode ser maço. Classificação e não avaliação E. A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em nove classes principais e uma classe geral. Embora sejam 100 anos ficará este tempo em arquivo intermediário.

documentos que comprovem as operações realizadas pela instituição. chamado tabela de periodicidade. Os documentos de valor secundário. utilizado pela Arquivologia é o instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do público e da vida. documento oficiais de valor probatório que foram microfilmados não podem ser eliminados. administradores. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. Os arquivos correntes estão nos setores em função das atividades e da necessidade de mantêlos nestes locais por motivos administrativos e técnicos — tendo como principal característica serem essenciais ao funcionamento de quem os acumula. 14. sob pena de responsabilidade. 4. 10. o princípio da proveniência. sendo ágil e seguindo a classificação de acordo com as funções administrativas. 16. 17.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. 15. 8. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo. Índice remissivo. guarda permanente ou eliminação. Nos Arquivos Permanentes ficam documentados os direitos e deveres do Estado para com o cidadão e desse com o Estado que servem de provas e testemunhos. de acordo com a determinação da tabela de temporalidade. o arquivista deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. passando dali para um arquivo central do respectivo órgão gerador.são totalmente abertos à pesquisa. 19. A utilização e manuseio dos documentos existentes nos Arquivos Correntes se limita ao pessoal da Administração que os produziu. A chamada teoria das três idades nada mais é que a sistematização da passagem dos documentos da condição de arsenal da administração para a de celeiro da história. 5. 3. Quando documentos do Arquivo Intermediário são avaliados como de valor probatório. . A função principal do Arquivo Permanente é assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. 12. No Arquivo Intermediário permanecem por um prazo habitual de aproximadamente 20 anos. contados a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação. juristas e historiadores. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. Durante o processo de eliminação de documentos inservíveis para a instituição. 18. são os que ultrapassaram o prazo de funcionalidade e por isso. sendo essas formadas por arquivistas. 20. A terceira idade é aberta normalmente aos 25 ou 30 anos. A primeira fase do ciclo vital dos documentos compreende geralmente um período de 1 ano. são mantidos em Arquivo Intermediário para definição do destino final. ao contrário dos Arquivos Correntes. 4º da Lei 8. Os documentos que apresentam valor primário são os que são necessários para consecução dos fins explícitos a que se propõem. Os Arquivos Dinâmicos devem situar-se junto ao produtor. Os limbos. 9. 2. separados por órgãos de origem. informativo ou histórico deverão ser transferidos para o Arquivo Permanente. O Arquivo Intermediário centraliza documentos de vários órgãos que serão posteriormente.Grupo 2 1. GED é uma das técnicas fundamentais de planejamento. 11. sendo assim. organização e manutenção informatizada de documentos que pode ser utilizada por qualquer tipo de instituição pública ou privada. ou seja. onde permanecerão por um prazo de 5 a 10 anos. 13. são localizados em locais afastados dos produtores dos documentos. os documentos que ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo. 7. As tabelas de temporalidade são redigidas pelas Comissões de Avaliação. Os documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do órgão. O art. no Arquivo Permanente. segunda fase. de acordo com os valores informativos e probatórios. A seção de protocolo tem como uma de suas funções o estabelecimento dos prazos de vida do documento dentro da instituição. 6. documentos que encontram-se em tränsito. mantendo assim.

preparar os envelopes. operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Nas microfilmadoras rotativas os documentos e o filme permanecem fixos. deverão obrigatoriamente refletir as atividades-fim da instituição. Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura. ser prorrogados uma única vez pelo mesmo período. 22. numerar e datar a correspondência no original e nas cópias. assim como os arquivistas não devem opinar sobre a elaboração de um formulário. Os microfilmes de que trata esta Lei 5. alienação. utilizado para reduzir o volume dos arquivos. 34. à sistematização imposta pelo direito. são submetidos. podendo esses. Os documentos de assentamento são os configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências. sendo assim. ou seja. 41. 35. 25. Os documentos que comprometem a segurança da Sociedade ou do Estado. e conseqüentemente a produtividade dependerá da sua habilidade. mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. natural e orgânica. A microfilmagem só pode ocorrer com documentos que forem arquivados. da honra e da imagem das pessoas. 24. 26. garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. O setor de protocolo deve receber a correspondência para a expedição. Segundo a teoria dos fundos. 28. delegadas ou legitimadoras. Fundo é o conjunto de documentos provenientes de uma determinada instituição ou pessoa. destruição não-autorizada ou adição indevida. 33. A microfilmagem. ou seja. Segundo o decreto 4. 38. Na reclassificação de documentos sigilosos. rápido. Assim o posicionamento dos documento depende do operador. 31. 29. 32. assim como as certidões.433. os documentos só tem sentido se retratarem a infra-estrutura e as funções dos órgãos geradores. com o mínimo de 150 linhas por milímetro de definição. e a baixo custo.553 de acordo com o grau de sigilo. possuem prazos definidos pelo decreto 4. para efeito de validade. 30. o prazo de duração reinicia-se a partir da data da formalização da nova classificação. expedir o original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento. Administradores e arquivistas possuem funções distintas. O símbolo rolo. os que são necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada. mutilação. que possibilita acesso eficiente. os documentos sigilosos. 36. .553 os documentos reservados são os que a revelação não-autorizada possa comprometer planos. A diplomática é responsável pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. O princípio da indivisibilidade garante que os fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão. O princípio da cumulatividade garante que o arquivo é uma formação progressiva. sendo um meio de armazenamento. O símbolo indica que a página é o início de um novo capítulo. verificando se não faltam folhas ou anexos. Catálogo é o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes de um fundo. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. Os documentos normativos são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos.21. será feita sempre em filme original. é utilizado pela microfilmagem para indicar a continuação de outro 37. ou seja. de documentos emanados de autoridades supremas. limpo e seguro às informações arquivadas. possuindo um prazo obrigatório de 10 anos contados a partir da data de produção. 39. 23. 40. funções e atividades da entidade produtora em suas relações internas e externas. 27. A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações. os administradores não devem opinar sobre assuntos de condições de acondicionamento de documentos. de qualquer espécie.

47. 57. 60. através da lavagem. sendo feita essa atribuição em ordem contrária à ordem alfabética. Santo ou São não se separam. Ordenação é o ato de determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. 56. E. O guia-fora é utilizado em substituição do documento. indicando para quem foi emprestado. 45. O ato de enviar para Arquivo Permanente é chamado Recolhimento e não Transferência. O método dígito-terminal é utilizado quando o elemento principal é assunto.. 50. Em livros de valor significativo os números de chamada não devem ser marcados a tinta e nem utilizadas etiquetas ou fitas. durante o processo de recebimento e classificação.. 53. E. . Passe-partout é uma proteção utilizada para proteção de artefatos de papel e também para o armazenamento de obras de arte. 55. 8. C. E. Uma das desvantagens do método geográfico é que exige duas classificações: nome do local (cidade. aumentando assim a vida útil dos mesmos. Arquivo Intermediário e não Arquivo Permanente. 54. 9. O Método Duplex é o método ideográfico numérico onde os assuntos são divididos em classes de acordo com a necessidade. A melhor maneira de limpar as prateleira é utilizando flanelas magnéticas. quando o mesmo é autuado. 43. em casos onde deve-se atribuir um dígito para cada assunto. No método ideográfico enciclopédico os assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. 2. 11. pois as mesmas atraem e seguram a poeira através de uma carga eletrostática. sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. E. não há a limitação na quantidade de classes. 10. através de um aspirador com filtro. para tanto o chão deve ser varrido periodicamente. onde é anotados o seu número de protocolo e outras informações tais como o assunto ou a matrícula do funcionário. . 3. 44. E. Comissão de Avaliação de Documentos. data e setor ou a que outro processo foi juntado. No setor de arquivamento é realizada a inspeção que consiste em proceder à leitura do último despacho verificando se. 59. 46. os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários. 49. O método ideográfico é utilizado para arquivamento de documentos relacionados à administração.42. C. Os livros devem ser mantidos limpos. Gabarito Arquivologia 1. pois a numeração dada às pastas ou fichas facilita a localização do documento no arquivo. o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. O método alfanumérico consistem em usar letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões. Alcalinização é o processo utilizado para remoção dos resíduos químicos que ficam no papel. e depois colocado em uma capa de cartolina. C. C. C. O método orgânico utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto. estado ou país) e mais o nome do elemento do documento correspondente. Esse é o conceito de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Processo é o nome dado ao documento no método cronológico. imprescindível à segurança do Estado e da Sociedade. No protocolo. de fato. 51. 48. não há necessidade de guias divisórias. 58. Em um arquivo organizado pelo método numérico simples. 4. C. Tabela de Concordância ou Equivalência. Sobrenomes formados com as palavras Santa. Deve-se remover a poeira pesada. 5. 6. ou seja.adesivas. 7. 52.

46. C. quando interlocutórios. C. 22. ou ainda de um conjunto de documentos. 33. como exemplo. 13. 24. E. C. 34. E. poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. E. E. Podem refletir as atividades-meio da instituição. 57. 51. E. 27. O mínimo é de 180 linhas por milímetro. Os documentos ultra-secretos podem ter seus prazos prorrogados por tempo indeterminado. 36. 60. 32. C. E.. O conceito mencionado é o das planetárias. 21. Esse método também se aplica aos casos em que o elemento principal de identificação é o número. E. C. C. O prazo de 10 anos não é obrigatório e sim o prazo máximo. C. Catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries. despachos. 30. respeitada ou não a ordem de classificação. 28. E. C. leis. ou por medida de segurança. C. O período de 5 a 10 não caracteriza a segunda fase. em escaninhos ou classificadores. E. E. 41. 39.12. E. 38. Ordenação é dispor os documentos de acordo com a codificação. C. 45. 59. C. O método mencionado é o Mnemônico. informações. 43. 54. racional e eficiente. E. C. votos. C. E. 26. 18. O princípio da Proveniência não acontece apenas na fase permanente. 58. C. Quando houver conveniência. C. Não são abertos à pesquisa. ou seja. 23. 42. C. C. 50. salvo com licenças especiais. E. 48. 29. 55. 25. 15. 49. podendo ou não estar afastados. relatórios. 19. Valor secundário corresponde ao Arquivo Permanente. C. sendo de manifestação de vontade de autoridade suprema. pareceres. Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento. C. separando-os por guias de ordenação (fichas). C. E. C. C. 47. 35. Esse é o conceito de inventário. C. O conceito dado foi de documentos enunciativos. C. Documentos normativos são os de cumprimento obrigatório. C. o fluxo documental será mais lógico. 37. E. C. E. prevalece a ordem alfabética do pronome. Não deve ser varrido e sim aspirado. Quando houver sobrenomes iguais. 40. C. 52. 31. 17. Se os arquivistas participarem do processo de criação formal de documentos. quando o volume de documentos é muito grande. 20. 44. Indica repetição de imagem. 16. E. Essa função é do setor de expediente. E. Esse conceito é o de Análise. decretos. 14. C. . E. 53. 56. C.

21. 23. ( ) A guarda de todo documento sigiloso será feita obrigatoriamente em cofres ou mecanismos que ofereçam segurança igual ou superior. ( ) O Arquivo Especial é responsável por armazenar documentos que necessitam de cuidados diferenciados de conservação e higienização devido a seus suportes serem distintos dos documentos textuais normais. 9. como conseqüência do exercício de função. 2. ideográfico ou vertical. 16. ( ) O processo de guarda de documentos em um arquivo recebe o nome de arquivamento. consiste na transferência dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermediário. ( ) Os documentos que tem por finalidade justificar o porquê da execução de uma ação ou não encaminhada pelos Ministros de Estado ao Presidente recebem o nome de Exposição de Motivos. confidenciais e reservados poderá ser feita por serviço postal simples. sendo que no caso de impossibilidade será utilizada guarda armada. ( ) Os documentos que provam como a instituição foi organizada e de como funciona. ( ) O método ciclo. o 19. alfabético. a ter acesso a documentos de área sigilosa. ( ) A classificação e o processo. analisar e avaliar periodicamente os documentos sigilosos. a forma correta de atendimento dos usuários dos serviços públicos e o comportamento dos servidores públicos. ( ) Os documentos do Arquivo Restrito são de uso exclusivo do Ministério das Relações Exteriores ou por pessoas credenciadas por este. 24. limitando assim. 15. reclassificação e desclassificação deverá obrigatoriamente constar na capa. ( ) Os memorandos e atas são exemplos de documentos textuais. ( ) A correspondência entre ministros de estados é chamada aviso. ( ) Os documentos particulares cuja divulgação comprometa a vida privada da pessoa possuem sigilo garantido legalmente. assim como. 13. em caráter excepcional. 5 inciso XXXIII da CF garante a legalidade da impossibilidade de consulta restrita a documentos sigilosos ditos ultra-secretos. podendo ser horizontal. assim como. por autoridade competente. o 20. 26. quando de valor secundário. ( ) O documento oficial que tem por finalidade demonstrar a opinião de autoridade competente sobre determinado assunto é chamado Parecer. ( ) Os documentos arquivados em pastas suspensas utilizam o método de arquivamento horizontal. emprego ou atividade. ( ) Circular e memorando são correspondências internas. ( ) Pelo princípio da publicidade existente no art. 5. ( ) A expedição dos documentos secretos. 17. ( ) Os Arquivos privados declarados de interesse público terão automaticamente seus documentos franqueados à consulta da sociedade devido a sua relevância histórica. cargo. os que correspondem a questões técnicas relativas às operações da organização devem ser mantidos para guarda permanente. e na primeira página do documento. 11. ( ) O art. 12. por mensageiro oficialmente designado ou por mala diplomática. ( ) Todo documento audiovisual deverá ser guardado em Arquivo Especial. sistema de encomendas. 22. ( ) O art. 4. por ter deixado de ser de uso freqüente mas servindo ainda para consulta de assuntos correlatos.Grupo III 1. 27. ( ) As CPADS são estruturas criadas nos órgãos públicos que possuem a função de expedir credencial de segurança. ( ) Os Arquivos Franqueados são compostos por documentos de caráter irrestrito. ( ) A indicação da classificação. 10. 3. enquanto ofícios e cartas são externas. ( ) Visita é a pessoa autorizada. terão que ser publicados em imprensa oficial. 25. 14. . que todo documento passa em uma empresa. ( ) Necessidade de conhecer é a condição única de pessoas terem acesso a documentos sigilosos. ( ) O código de ética dos servidores públicos é considerado um documento do tipo regimento pois mostra a estrutura e funcionamento dos órgãos e entidades públicas. 8. o 18. de atribuir um grau de sigilo ao documento. ( ) O Arquivo Especializado pode conter documentos feitos de material especial que necessitaram de tratamento diferenciado. e posteriormente o recolhimento para o Arquivo Permanente. 37 da CF os atos administrativos. o acesso ao mesmo. salvos os sigilosos. 6. ou mesmo a eliminação. se houver. 7. 155 do CPC institui acesso resguardado apenas às partes e seus procuradores legais registrados nos autos. numérico.

C. 20. consulados permanentes no exterior ou por Ministros de Estados e equiparados. 28. 27. Gabarito 1. C. C. E. 19. mesmo que reclassificado. ( ) Todo documento ultra-secreto terá que receber lavratura anual em termo de inventário. 22. 6. 8. Os documentos ultra-secretos. E. E. 14. Não é serviço postal simples e sim com opção de recebimento. 5.28. 15. pois os ultra-secretos são os que a divulgação acarreta dano excepcionalmente grave. C. C. 25. ( ) Os documentos cuja divulgação causem danos graves à segurança nacional poderão ser classificados como ultra-secretos pelo Presidente. 10. Esses documentos podem ser classificados como secretos. Na constituição é vedada a publicação de atos sigilosos. Pode ser apenas horizontal ou vertical. Tem o direito ao acesso ao local sigiloso. E. C. 4. E. sendo assim não impôs impedimento para armazenamento de documentos sigilosos e não afirmou que são apenas documentos de caráter irrestrito. 9. C. Os arquivos Especializados podem conter arquivos especiais. C. 23. são considerados DSC e por isso exigem as medidas especiais de controle. 13. E. 30. O prazo é de 20 anos prorrogáveis por mais 20. E. São os processos que tramitam em segredo de justiça. chefes de missões diplomáticas. E. 2. C. . comandantes do exército.553 o ato é publicado e teor do mesmo não. marinha e aeronáutica. C. Embora a indicação de classificação deva constar também nas demais páginas. pois existem documentos que são eliminados a partir de fase corrente e documentos que são recolhidos sem ter passado pelo arquivo intermediário. E. Os documentos audiovisuais são feitos de material especial e por isso serão armazenados em arquivos especiais. C. 24. Declarados de interesse público permanecem sendo privados e sendo necessária autorização do proprietário para acesso. Os documentos do art 5 inciso XXXIII são os que comprometem a segurança da sociedade e do Estado e por isso possuem consulta restrita e não a impossibilidade de consulta restrita. Nem todo documento completa o ciclo. 16. E. C. 30. 3. mesmo os que forem reclassificados. Segundo o decreto 4. C. Utilizam o método vertical. ( ) Os documentos secretos possuem um prazo máximo de permanência nesta categoria de 40 anos. C. 17. Esse item é conceitual. C. 21. E. E. mas não o habilita a ter acesso aos documentos lá existentes. pelo órgão ou entidade expedidora e pelo órgão ou entidade receptora. 12. É classificado quanto a espécie como sendo regulamento. E. 29. Pela própria CF no art 5 18. C. 29. 11. C. Vice-Presidente. 7. Os arquivos restritos são os de acesso das forças armadas ou por motivos de segurança nacional. A obrigatoriedade é apenas para documentos ultra-secretos ou secretos. 26. Existem duas condições para acesso a documentos sigilosos: necessidade de conhecer e credencial de segurança.

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