ARQUIVOLOGIA

1. Histria da Arquivologia

1.1. Primeira Fase Na Antigidade, os arquivos eram mantidos nos palcios, como por exemplo o de Assurbanipal, ou nos templos gregos. Tinham como principais caractersticas: serem responsveis pelo valor probatrio dos documentos; conservarem apenas os documentos considerados autnticos ou que tinham valor legal; possurem um carter eminentemente pblico e manterem ntima relao com a gesto do poder. No havia a figura propriamente dita do arquivista e a forma de organizao era totalmente atrelada aos desejos e objetivos dos reis;
Segundo Theo Thomassem, citado por Fonseca (2005, p.57) a publicao do Manual dos holandeses revolucionou a arquivologia e estabeleceu um novo paradigma ao desvincul-la da diplomtica, consolidando a tradio administrativa, que definia a necessidade de estabelecer a relao de dependncia entre o documento, seu rgo produtor e sua instituio de custdia.

1.2. Segunda Fase Na Idade Mdia, com a decadncia da produo do documento escrito, os arquivos perderam importncia. Apenas as instituies religiosas mantinham seus documentos. Segundo Burke (2003, p. 127) os documentos eram muitas vezes mantidos junto com outros objetos nos acervos e eram constantemente movidos de um lugar para outro, seguindo seus donos, o que dificultava a constituio de um arquivo do Estado. Os documentos eram organizados de forma descentralizada. As atividades de guarda eram feitas sem procedimentos metodolgicos e ainda no existia a figura do arquivista. Aos clrigos cabia o papel de guardies dos documentos que deveriam ser preservados e seu acesso seria restrito a pessoas autorizadas; 1.3. Terceira Fase A partir do sculo XVI at o sculo XIX, os arquivos transformaram-se em arsenais das autoridades e passaram a se caracterizar como: arquivos do poder, arquivos da administrao e arquivos da histria. A centralizao do governo foi seguida pela centralizao dos documentos [...] que eram considerados como pertencentes ao Estado (BURKE, 2003, p. 128). Os arquivos permaneceram secretos e inacessveis at a Revoluo Francesa, quando foi proclamado seu acesso pblico. Segundo Certeau (1986, p. 4), em 1847 foi aberta a primeira sala de arquivo para o pblico realizar consultas. Durante o perodo analisado, foram desenvolvidas as teorias arquivsticas; textos foram publicados com enfoque na paleografia e na diplomtica, que favoreceu o desenvolvimento da prtica da anlise crtica dos documentos por parte dos historiadores. Surge a figura do arquivista; 1.4. Quarta Fase

Do sculo XIX at meados do sculo XX, os arquivos converteram-se em laboratrios da histria e tinham como misso preservar os documentos que seriam utilizados pelos historiadores. Nesta viso, arquivos correntes e permanentes so totalmente desvinculados. Durante esse perodo foram definidas as bases tericas da arquivologia contempornea, permitindo que passasse de meramente prtica para cientfica; 1.5. Quinta Fase De meados do sculo XX atualidade, o arquivo passou a desempenhar um papel social e a arquivologia, com o desenvolvimento da tecnologia, sofreu mudanas significativas. Atualmente, a informao orgnica e o usurio tornaram-se os principais focos da arquivologia e da prtica do arquivista. A misso social do arquivo foi enaltecida. 2. Conceitos Iniciais 2.1. Documento o objeto que transpe uma idia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informao. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato 2.2. Documentao o processo de receber, coletar, classificar, avaliar e expor documentos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica pode ser: I - Conjunto de documentos. II - Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. 2.3. Arquivologia a cincia que estuda os Arquivos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. 2.4. Arquivstica So as normas, tcnicas e princpios utilizados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao de arquivos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica arquivstica sinnimo de arquivologia. 2.5. Atividade-meio Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm chamada atividade mantenedora (segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica). 2.6. Atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm chamada atividade finalstica (segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica). 2.7. Custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo de propriedade. 2.8. Depsito Entrada de documentos sob custdia temporria, sem a cesso da propriedade. 2.9. Item documental Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante de dossis ou processos. Unidade documental fisicamente indivisvel. 2.10. Dossi (mao/processo) Conjunto de documentos referentes a um determinado assunto, ou que sejam referentes a uma pessoa fsica ou jurdica. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento (Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao).

2.11. Tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. 2.12. Metadados Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. 3. rgos de documentao 3.1. Arquivo um conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartogrficos produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou entidades pblicas/privadas em decorrncia de exerccio da funo. Os documentos de arquivo esto relacionados s funes do rgo (quando recebidos) ou comprovam atividade realizada no rgo (quando produzidos). Os documentos de arquivo possuem valor (fase) primrio(a) ou secundrio(a). O valor primrio o funcional e o valor secundrio histrico, probatrio ou informativo. Segundo a lei no 8.159/1991 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica os arquivos recebem quatro conceitos: I - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. II - Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos. III - Instalaes onde funcionam arquivos. IV - Mvel destinado guarda de documentos. 3.2. Bibliotecas um conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartogrficos armazenados e ordenados para preservao dos mesmos em decorrncia de seus fins culturais. 3.3. Centro de Documentao e Informao O centro de documentao e informao pode ser caracterizado como o local onde so preservados ou referenciados documentos do tema relacionado s atividades-fim da instituio que o organizou. Os documentos ou as referncias serviro de apoio para o desenvolvimento de novas pesquisas. Segundo Tessitore (2003, p. 15), o papel do centro no apenas disponibilizar documentos ou referncias ao pesquisador, mas tornar-se um plo de atrao da produo documental de pessoas e entidades que atuam ou atuaram no seu campo de especializao. A partir da composio de seu acervo, podemos considerar que o centro de documentao uma mescla de biblioteca, arquivo e, algumas vezes, museu; no entanto, a funo dos documentos que compem seu acervo difere das demais instituies-memria. O centro de documentao tambm uma instituio-memria, pois responsvel pela coleta, organizao, tratamento e difuso das informaes registradas em documentos de tipos variados, que representam ou compem o patrimnio cultural de uma determinada organizao, voltada para um universo especfico da produo humana. Na verdade, esta uma das caractersticas mais marcantes da distino do centro de documentao, com relao aos arquivos e s bibliotecas. Entretanto, se analisarmos mais profundamente a questo, veremos que as bibliotecas, com exceo das pblicas e das de entretenimento, tambm procuram estabelecer polticas de formao de coleo voltadas para determinados assuntos. 3.4. Museu Museu uma instituio sem fins lucrativos a servio da sociedade e de seu desenvolvimento, aberta ao pblico, que adquire, conserva, pesquisa, comunica e expe, com propsitos de estudo, educao e divertimento, as evidncias materiais de um povo e seu desenvolvimento. O estudo sobre museu e museologia j antigo, mas foi a partir da dcada de 1980 que foi estruturado e sistematizado. A definio do ICOM est voltada para a questo de o museu poder existir apenas num local institucionalizado e no enfatiza a questo da transferncia de informao. Por outro lado, Taborky, citado por Cervolo (2004, p. 79), acredita que os museus lidam com a preservao e produo das imagens

sociais e delas geram conhecimentos que podero ser apropriados pelo pblico de vrias maneiras, pois essa apropriao depende muito da competncia intelectual do interlocutor, no caso o pblico do museu. At os anos de 1970, predominava a noo do museu tradicional, caracterizado pelo foco no acervo. O que mais importava era conservar e preservar edificaes e objetos. Felizmente, com o advento da Nova Museologia, o foco passou da preservao para a educao. O objetivo da museologia definir a especfica relao do homem com a realidade para satisfazer necessidades sociais. Museologia como cincia tende a esclarecer a realidade social e sua relao com o homem. Critrios Contedo Finalidade Quantidade de exemplares Interdependncia dos documentos Avaliao Classificao Descrio Biblioteca Materiais impressos, audiovisuais ou cartogrficos publicados. Culturais Numerosos exemplares Inexistncia Peas isoladas. Baseada no estado fsico do material Mtodo pr-determinado (Classificao Decimal Universal) Obra isolada (livro) Arquivo Materiais impressos, audiovisuais ou cartogrficos produzidos em exerccio de funo. Funcionais e culturais nico ou quantidade limitada Existncia Em conjunto. Baseada em uma tabela de temporalidade. Depende da estrutura particularidades da entidade. Conjunto de documentos (dossi) e

4. Caractersticas dos registros arquivsticos 4.1. Provenincia/Respeito aos fundos Os documentos de mesma origem devem ser mantidos juntos no mesmo fundo. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica o princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. 4.2. Indivisibilidade ou integridade arquivstica Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Objetivo decorrente do princpio da provenincia que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado integridade do fundo. 4.3. Autenticidade A autenticidade est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo, ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. 4.4. Organicidade a qualidade que os arquivos possuem de espelhar a estrutura, funes e as atividades da entidade protudora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Organicidade a relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia das atividades da entidade produtora.

4.5. Cumulatividade Os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, e isto os dota de um elemento de coeso espontnea, embora estruturada.

4.6. Pertinncia Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. pertinncia territorial o conceito oposto ao de princpio da provenincia e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. 4.7. Princpio do respeito ordem original Princpio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. 4.8. Reversibilidade Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode ser revertido, se necessrio. 4.9. Inter-relacionamento Os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados; os documentos esto ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua criao e que necessrio sua prpria existncia, sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivsticos so um conjunto indivisvel de relaes. 4.10. Unicidade Cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence; cpias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o complexo de suas relaes com os demais registros do grupo sempre nico. 4.11. Inalienabilidade Princpio pelo qual impedida a alienao de arquivos pblicos a terceiros. 4.12. Imprescritibilidade Princpio pelo qual assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos pblicos, sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos inalienveis. Obs1: Os documentos de arquivos devem ser provas de transaes passadas e possurem uma relao orgnica. Obs2: O conjunto de documentos particulares que no possuem relao orgnica formam uma coleo. Obs3: A classificao dos documentos dada na origem. 5. Diplomtica a rea da arquivologia responsvel pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental, ou seja, documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras, so submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo direito. Categorias documentais: a) Normativos: so os de cumprimento obrigatrio, sendo de manifestao de vontade de autoridade suprema e devendo ser acatados pelos subordinados. Exemplos: leis, decretos, medidas provisrias, estatutos, resolues, portarias, instrues normativas, ordens de servio. b) Enunciativos: so os opinativos e que esclarecem questes vazadas em outros documentos. Exemplos: pareceres, relatrios, despachos interlocutrios. c) Assentamento: so configurados por registro, a partir de fatos ou ocorrncias. Exemplos: atas, termos, apostilias, autos de infrao. d) Comprobatrios: derivam dos anteriores, comprovando-os. Exemplos: certides, traslados, atestados, cpias autenticadas. e) ajuste: so documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que pelo menos uma das partes a administrao pblica. Exemplos: tratados, convnios, contratos, ajustes. f) correspondncia: derivam de atos normativos, determinando-lhes a execuo. Exemplos: alvars, circulares, avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais e exposio de motivos. 6. Administrao e reas da Arquivologia 6.1. Levantamento de Dados

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). 6.2. Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 6.3. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. I - Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. II - Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos. Descentralizao A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: * Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. * Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou

reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 6. Classificao dos Arquivos 6.1. Quanto abrangncia (extenso) a) Setorial (ncleo de arquivo) so arquivos cujos documentos so originados de uma unidade administrativa (gerncia, diviso, seo ou setor). b) Geral (central) so arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais ou que dizem respeito organizao como um todo. 6.2 Quanto freqncia de uso ou evoluo Teoria das trs idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. a) Corrente (1 idade, Movimento, Ativo ou Dinmico) formado por documentos freqentemente utilizados, estando ou no, em circulao. A utilizao e manuseio dos documentos se limitam ao pessoal da Administrao que os produziu. b) Intermedirio (2 idade, limbo ou purgatrio) formado por documentos de pouco uso, de interesse da Administrao e que aguardam o destino final (eliminao ou guarda permanente). A propriedade dos documentos desses arquivos da Administrao que os criou, porm o uso comum aos criadores e ao pessoal da Administrao de Arquivos. c) Permanente (3 idade, histrico ou de custdia) so os arquivos constitudos de documentos que deixaram de ter valor para a administrao, podendo ser armazenados para fins histricos, documentais, informativos ou probatrios. Esse arquivo formado por documentos de guarda permanente, ou seja, que no podem ser eliminados. Esse arquivo incorretamente chamado de arquivo morto. So exclusivos da Administrao de Arquivos. Segundo a Lei 8.159/1991 Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Segundo o dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica a) Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. b) Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao. Tambm chamado pr-arquivo. c) Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. Valor Primrio x Valor Secundrio Quando um documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade dever ser mantido em arquivo quando for prova de transao passada (comprova atividade desenvolvida pelo rgo) ou por possuir

relao orgnica (est relacionado s atividades do rgo). Esse valor primrio (primeiro) chamado funcional ou jurdico administrativo. Com o tempo o documento de arquivo perde o interesse da administrao, devendo-se assim, realizar o processo de avaliao para verificar se o documento, embora tenha perdido o interesse funcional, ainda possua interesse histrico, probatrio ou informativo para organizao, o que chamado de valor secundrio do documento. Valores probatrios a) Valor Probatrio Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. b) Valor Informativo Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. Ciclo Vital dos Documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao.
Eliminao Eliminao

Desarquivamento

Arquivo Corrente

Transferncia

Arquivo Intermedirio

Recolhimento

Arquivo Permanente

Transferncia em uma etapa (Recolhimento)

AVALIAO => CPAD (Comisso Permanente De Avaliao De Documentos) Administradores Arquivistas Historiadores Socilogos Pessoa especialista na rea de atuao da empresa

Transferncia e Recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. Arquivo Permanente Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como contra o rei no h prescrio. A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos. Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Nos rgos Pblicos

Arquivo Setorial => Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Geral

Arquivo Permanente Obs 1: documentos que podem ser eliminados: a) Documentos cujos textos estejam reproduzidos integralmente em outros; b) Documentos cujos elementos essenciais tenham sido reproduzidos em outros; c) Documentos impressos em sua totalidade. d) Cpias cujos originais tenham sido conservados. e) Documentos de mera formalidade. f) Documentos que se tornem obsoletos. g) Documentos microfilmados. Obs 2: documentos que no podem ser eliminados: I) Documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do rgo ; II) Documentos que comprovem as operaes realizadas pela instituio; III) Documentos que encontram-se em trnsito; IV) Microfilmes; V) Documentos de valor histrico, informativo ou probatrio. Obs 3: A eliminao pode ser feita por destruio, doao ou venda. Nos dias atuais aconselhvel a destruio por triturao, exceto no caso de documentos sigilosos, onde deve-se utilizar o processo de incinerao. Obs4: Nos rgos Pblicos a relao final dos documentos a serem eliminados tornar-se- pblica por meio da Imprensa Oficial. Ser concedido um prazo de 30 dias, aps a publicao, para possveis manifestaes ou, quando for o caso possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos particulares. 6.3. Quanto Agncia Criadora (Mantenedora) a) Pblico formado por documentos oriundos de rgos federais, estaduais, distritais ou municipais. Os documentos distritais normalmente so considerados federais. As instituies do Direito Privado que exercem funes pblicas (Sociedades de Economia Mista, Empresas Pblicas, OS) Exemplos: Federal: Arquivo Nacional e Arquivo Nacional do Chile;

Estadual: Arquivo Histrico Estadual de Gois; Distrital: Arquivo Pblico do Distrito Federal; Municipal: Arquivo Municipal de So Paulo

b) Privado formado por documentos de instituies comerciais, organizacionais, familiares ou pessoais. Os arquivos privados que forem considerados do interesse pblico, no podero ser alienados ou enviados para o exterior. Exemplos: Instituies comerciais: Arquivo da Rede Globo; Instituies Organizacionais: Arquivo permanente da Fundao Oswaldo Cruz ; Familiares: Arquivo da Famlia Real; Pessoais: Arquivo Edgard Leuenroth Segundo a Lei 8.159/1991 a) Arquivo Pblico Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Segundo o decreto n 4.073, DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.

Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1 O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2 Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3 Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4 Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991. 5 A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. b) Arquivo Privado Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Segundo o decreto n 4.073, DE 3 DE janeiro DE 2002 Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1 A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2 So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1 O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2 A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3 Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. 6.4. Quanto ao acesso a) Franqueados cujos documentos esto disponibilizados para o pblico. Exemplos: Arquivo Nacional e o Arquivo Histrico da Cmara dos Deputados. b) Restritos cujos documentos so de acesso dos militares e que preservam a segurana nacional. Exemplo: Arquivo Geral da Guerra Civil Espanhola, Arquivo Histrico do Exrcito. c) Confidenciais documentos de posse do Ministrio das Relaes Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado. Exemplo: Arquivo do Ministrio das Relaes Exteriores. 6.5. Quanto natureza a) Especiais cujo documento feito de material especial, que necessitam de cuidados especiais quanto ao manuseio, tramitao, acondicionamento e conservao, como por exemplo: fitas, fotografias, CD, microfilmes, slides e outros. Exemplo: Arquivo da Rede Globo (formado por fitas). b) Especializados cujo contedo trata de assunto especfico, independente do material que so feitos, como por exemplo: arquivo mdico, de engenharia e outros. Conjunto de documentos relacionados a uma determinada rea de conhecimento. Exemplo: Arquivo Brasileiro de Oftalmologia. 6.6. Quanto finalidade a) Funcionais servem Administrao, ou seja, os de 1 e 2 idade. b) Culturais servem Cultura e Histria, ou seja, os de 3 idade. 7. Anlise Documental 7.1. Quanto ao gnero Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliogrficos, documentos cartogrficos, documentos eletrnicos, documentos filmogrficos, documentos iconogrficos, documentos microgrficos, documentos
textuais.

a) Textuais quando seu enfoque baseado em linguagem escrita. Gnero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatrios. Documento bibliogrfico o gnero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e peridicos. b) Audiovisuais gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento e registros sonoros, como filmes e fitas videomagnticas. c) Cartogrficos quando reproduzem em dimenses menores uma rea geogrfica. Gnero documental integrado por documentos que contm representaes grficas da superfcie terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias areas.

d)

Iconogrficos quando seu enfoque em figuras ou imagens estticas. Gnero documental integrado por documentos que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras.

e) Microgrfico - gnero documental integrado por documentos em microforma, como cartes-janela, microfilmes e tab-jacks . f) Documento eletrnico - gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais (documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional). g) Filmogrfico - gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnticas. Tambm chamado documento cinematogrfico 7.2. Quanto ao seu Valor a) Permanentes Vitais so os documentos que devem ser conservados por prazos indefinidos por ser de importncia vital para a organizao, ou seja, sem eles a instituio pode funcionar. b) Permanentes so os documentos que em funo das informaes neles contidos devem permanecer indefinitivamente na organizao. c) Temporrios documentos que possuem um prazo ou uma data para encerramento do valor do documento. 7.3. Quanto espcie Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. a) Ata: Relato ou resenha por escrito de sesso ou cerimnia de alguma corporao, assemblia etc. b) Aviso: Instrumento de comunicao oficial expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. c) Carta: correspondncia entre particulares e/ou entidades. d) Certido: documento legal em que o serventurio oficial certifica alguma coisa de que tem provas; atestado; certificado: Certido de idade, certido de casamento. e) Circular: exemplar de carta, manifesto ou ofcio dirigido a muitas pessoas. f) Decreto: documento de natureza legislativa que pode ser criado pelos trs poderes g) Despacho: documento expedido por autoridade competente que define o cumprimento de deciso. h) Edital: Ordem oficial ou traslado de dito, ou postura, afixado em lugares pblicos ou anunciado na imprensa peridica, que d conhecimento sobre a hora e o lugar de hasta pblica determinada por lei. i) Exposio de Motivos: o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente para: inform-lo de determinado assunto; propor alguma medida; ou submeter a sua considerao projeto de ato normativo. j) Lei: norma jurdica escrita, que cria, altera ou extingue direitos e deveres. Pode ser: I - Lei ordinria: um ato normativo primrio e contm, em regra, normas gerais e abstratas. Embora as leis sejam definidas, normalmente, pela generalidade e abstrao ("lei material"), estas contm, no raramente, normas singulares ("lei formal" ou "ato normativo de efeitos concretos"). II Lei delegada: o ato normativo elaborado e editado pelo Presidente da Repblica em virtude de autorizao do Poder Legislativo, expedida mediante resoluo e dentro dos limites nela traados (Constituio, art. 68, caput e ). III - Leis complementares: constituem um terceiro tipo de leis que no ostentam a rigidez dos preceitos constitucionais, e tampouco comportam a revogao por fora de qualquer lei ordinria superveniente. Com a instituio de lei complementar buscou o constituinte resguardar certas matrias de carter paraconstitucional contra mudanas cleres ou apressadas, sem lhes imprimir uma rigidez exagerada, que dificultaria sua modificao. A lei complementar deve ser aprovada pela maioria absoluta de cada uma das Casas do Congresso (Constituio, art. 69). k) Medida provisria: ato legislativo primrio isto , fundado diretamente na Constituio emanado pelo Presidente da Repblica, com fora de lei (ordinria), condicionada a sobrevida da disciplina normativa nela contida converso da medida em lei formal. l) Memorando: a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma

m)

n) o) p) q)

r) s) t) u)

forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Mensagem: o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao. Ofcio: comunicao oficial entre autoridades pblicas, tendo a finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao. Ordem de servio: documento que autoriza a execuo de um servio. Parecer: documento que demonstra a pinio de tcnico relativa a um caso ou assunto de conhecimento especfico. Portaria: o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instrues sobre a organizao e funcionamento de servio e praticam outros atos de sua competncia. Documento administrativo expedido por chefe de servio aos funcionrios subordinados Regimento: documento que demonstra a estrutura e funcionamento de uma instituio. Regulamento: documento que demonstra a forma de conduta e agir em uma instituio. Requerimento: documento utilizado para solicitar a autoridade compete a execuo de uma ao. Relatrio: documento que demonstra de forma minuciosa e circunstanciada os fatos ocorridos na gerncia de administrao pblica ou de sociedade

7.4. Quanto natureza do assunto Decreto n. 4.553 27/12/2002 (com atualizaes do Decreto n 5.301 09/12/2004) Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. 7.4.1. Categorias a) Documento Sigiloso: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado (CF - art 5 inciso XXXIII), bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas (CF - art 5 inciso X). Os documentos particulares mencionados acima so restritos por um prazo de 100 (cem) anos. Os documentos que tramitam em segredo de justia so considerados sigilosos, sendo o acesso a eles restrito s partes e a seus procuradores legais, mencionados nos autos (CPC art. 155). Alm dos casos acima, as instituies podem definir por ato prprio outros casos de documentos como sigilosos. No TJDF, por exemplo, as provas de desembargadores so consideradas documentos sigilosos b) Documento Ostensivo/Ordinrios/Franqueados: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; 7.4.2. Conceitos a) Grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo, e que limita o acesso aos mesmos; b) Marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; c) Classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; d) Reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; e) Desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; f) Necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos.

g) Credencial de Segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; h) Visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. i) Comprometimento: perda de segurana resultante do acesso no-autorizado; j) Autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; k) Integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; l) Legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; m) Disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; n) Investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; o) Medidas Especiais de Segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; 7.4.3. Classificao Segundo o Grau de Sigilo
Classificao Tipo Responsabilidade Prazos Mximos de Classificao I Presidente da Repblica; 4.553 5.301 II Vice-Presidente da Repblica; III Ministros de Estado e equiparados; e IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. Obs: o decreto 5.301 acrescenta: 50 V- Chefes de Misses Diplomticas e anos 30 anos Consulados Permanentes no Exterior

referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico Ultra-Secreto e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, Secreto programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. so de interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao Confidencial no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. so os que a revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes Reservado ou objetivos neles previstos ou referidos.

I Os anteriores; II - Autoridades que exeram funes de direo, comando ou chefia 30 anos 20 anos

I Os anteriores; II - Servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica. I Os anteriores; II - Servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica.

20 anos

10 anos

10 anos

05 anos

Obs1: O prazo de durao da classificao ultra-secreto poder ser renovado indefinidamente, de acordo com o interesse da segurana da sociedade e do Estado. Os documentos dos tipos secreto, confidencial e reservado, podero ter seus prazos uma nica vez, pelo mesmo perodo.O decreto 5.301 define que todos os documentos sigilosos, inclusive os ultra-secretos, podero ter seus prazos prorrogados uma nica vez pelo mesmo perodo.

Obs2: Na reclassificao, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classificao. O decreto 5.301 define que no caso de reclassificao o prazo ser contado a partir da data de produo. Obs3: Os documentos de valor histrico, probatrio e informativo so de Guarda Permanente, ou seja, devem ser definitivamente preservados (no podem ser eliminados). Obs4: A reclassificao e desclassificao de documentos ultra-secretos s poder ser realizadas pelos responsveis pela classificao. Obs5: A reclassificao e desclassificao de documentos secretos, confidenciais ou reservados poder ser feita pelos responsveis pela classificao ou pessoa com nvel hierrquico superior. 7.4.4. Gesto de Dados ou Informaes Sigilosos a) A marcao, ou indicao do grau de sigilo na classificao, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. b) A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. c) As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. d) A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. e) A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. 7.4.5. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico; III lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Obs: O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Se for de interesse da autoridade classificadora os documentos secretos, confidenciais e reservados podem ser classificados como DSC Obs2: O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo nmero de controle. 7.4.6. Expedio e Comunicao de Documentos Sigilosos I sero acondicionados em envelopes duplos. No envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento. No envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. II o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e III - A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Obs: A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. IV - A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Obs: A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento.

7.4.7. Transporte de Documentos Sigilosos A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas. As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. 7.4.8. Guarda de Documentos Sigilosos A guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. Na impossibilidade da utilizao de cofres, os documentos ultrasecretos devero ser mantidos sob guarda armada. 7.4.9. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS) - Atribuies: I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos; III - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses. Obs: os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. 7.5. Outras formas de Anlise Documental a) Suporte - Material sobre o qual as informaes so registradas. - fita magntica, filme de nitrato, papel b) Forma - Estgio de preparao e de transmisso de documentos. - original, cpia, minuta, rascunho c) Formato - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. - caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme d) Espcie - Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. - boletim, certido, declarao, relatrio, e) Tipo - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. - boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao 8. Arquivamento a operao de guarda dos documentos nos locais devidos segundos um sistema de ordenao previamente estabelecido. Tipos de Arquivamento a) Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros. b) Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros.

9. Instrumentos utilizados pela Arquivologia 9.1. Tabela de Temporalidade (Tabela de Periodicidade) o elemento de destinao que determina os prazos de permanncia dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermedirio ou que devero ser recolhidos para o arquivo permanente, estabelecendo critrios para microfilmagem ou eliminao. Segundo o dicionrio de terminologia arquivstica o instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. Conceitos Importantes I - Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de
acordo com os valores que lhes so atribudos.

II - Comisso de Avaliao e Destinao Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, responsvel pela elaborao de tabela de temporalidade. III - Destinao Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. IV - Plano de Destinao Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. V - Prazo de eliminao Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. VI - Prazo de guarda Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno. VII - Seleo Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. VIII - Arquivamento Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. IX - Termo de doao Instrumento legal particular que define e formaliza uma doao a arquivo. X - Termo de eliminao Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. XI - Termo de encerramento Conjunto de informaes lanadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo constar o nmero de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora. XII - Termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. XIII - Termo de transferncia Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio. XIV Trmite Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao.

Componentes da Tabela de Temporalidade I Assunto: neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio. II Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. III Destinao final: neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. Nos rgos pblicos a guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. IV. Observaes: neste campo so registradas informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. Elaborao da Tabela de Temporalidade Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpios da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana. Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente de Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividadesfim, complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica. A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de: arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso. Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir: 1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao geral, bem como naquelas especficas do rgo (atividades-fim); 2. definio dos conjuntos documentais;

3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que regula as atividades e os prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas; 4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa; 5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela; 6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao para apreciao dos prazos de guarda e destinao. Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever: 1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra; 2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao; 3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao local. Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao. No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica de temporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica. Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do rgo. No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis de consulta no momento da homologao da aposentadoria, sendo: - 35 anos: perodo correspondente ao tempo de contribuio do servidor; - 17 anos:perodo necessrio para o servidor atingir a idade mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos, conforme a Constituio Federal em vigor. Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e provveis descendentes. Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo servio pblico na composio de seus quadros; documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleo, cursos e estgios; apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo que reflete hbitos e costumes do perodo; prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores; reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no servio pblico; documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores. Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneam na fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria previamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomada de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e despesa do rgo.

No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelos rgos e setores especficos da administrao pblica; b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos, redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades. Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: inventrios de material permanente; inventrios de bens imveis, veculos e semoventes; escrituras de bens imveis; desapropriao, tombamento, reintegrao de posse, reivindicaes de domnio; projetos, plantas e obras de bens imveis. Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, considerados permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo. So eles: inventrios de documentao bibliogrfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; poltica interna de acesso aos documentos de arquivo; anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade; termos de eliminao e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informtica. Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seu planejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies. No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, a cpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao. Aplicao da Tabela de Temporalidade A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir: I Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio. II Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso;

3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda; 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente. III Triagem de documentos em fase intermediria O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia. Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Tabela de Temporalidade da Administrao Pblica Resoluo 14 do CONARQ

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 000 ADMINISTRAO GERAL 001 MODERNIZAO E REFORMA ADIMINISTRATIVA 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATRIOS ATIVIDADES DE Enquanto vigora 5 anos 5 anos 5 anos 9 anos 9 anos Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujas informaencontram-se recapituladas em outros. FASE INTERMEDIRIA DESTINAO FINAL OBSERVAES

004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS, CONVNIOS 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 010.1. REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora

10 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente Eliminao

5 anos

Guarda Permanente

010.2. REGIMENTOS, REGULAMENTOS, ESTATUTOS, ORGANOGRAMAS, ESTRUTURAS

Os originais dos atos publicados integraro os arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica, governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser definida quando da elaborao da tabela especfica para suas atividades-fim

010.3. AUDINCIAS, DESPACHOS, REUNIES 011. COMISSES, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHO, JUNTAS, COMITS

2 anos 4 anos 5 anos

Eliminao Eliminao

9.2. Lista de Eliminao a relao especfica de documentos que sero eliminados de uma nica vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente. 9.3. Tabela de Equivalncia (concordncia) o instrumento de pesquisa que mostra a equivalncia entre antigas notaes e as novas adotadas. 9.4. ndice Onomstico o instrumento de pesquisa, utilizado quando for usado o mtodo de arquivamento numrico, que coloca os nomes dos documentos em ordem alfabtica com seus respectivos nmeros de classificao. 9.5. Guia o instrumento de pesquisa que possui a finalidade de proporcionar uma viso de conjunto dos servios de arquivo, sendo um instrumento descritivo para orientar os leitores no conhecimento e explorao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. considerado o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. 9.6. Inventrio o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo, que traz descrio sumria e analtica.

9.6.1. Inventrio sumrio Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados. 9.6.2. Inventrio analtico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo. 9.7. Catlogo o instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peas documentais, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos. 9.8. Repertrio o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra. 10. rgo responsvel 10.1. CONARQ Conselho Nacional de Arquivos 10.1.1. Conceito o rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Segundo o decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. 10.1.2. Atribuies do CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica 10.1.3. Membros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. Obs1: cada Conselheiro ter um suplente Obs2: os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. Obs3: os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. Obs4: o mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. Obs5: o Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. Obs6: O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. Obs7: as reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida Obs8: o CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. 10.2. SINAR - Sistema Nacional de Arquivos Segundo o decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002

10.2.1. Conceito O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. 10.2.2. Componentes I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Obs: pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. 10.2.3. Funes I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. 11. Conservao e Preservao 11.1. Conceitos Importantes Preservao o agir sob procedimentos que levam ao retardamento ou preveno de deteriorao ou dos estragos nos documentos. No caso do suporte em papel, isso ocorre por intermdio do controlo do meio ambiente, das estruturas fsicas e dos acondicionamentos que possam mant-lo numa situao de guarda estvel. Conservao o conjunto de medidas de carter operacional - intervenes tcnicas e cientficas, peridicas ou permanentes - que visam conter as deterioraes dos documentos no incio. Conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controlo ambiental e de tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). 11.2. Fatores de Deteriorao 11.2.1. Fatores Ambientais/Externos a) Agentes Fsicos Luz Solar e Lmpadas Fluorescentes - causam desbotamento ou escurecimento de alguns papis e algumas tintas e o seu enfraquecimento.

Temperatura e Umidade Relativa - provocam a contrao e o alongamento das fibras do papel e predispe a ataques biolgicos quando os documentos se encontram sujeitos a nveis desadequados. b) Agentes qumicos Poluio Atmosfrica - A poluio atmosfrica, vista como uma causa extrnseca, est associada s cidades e s industrias e uma das causas da degradao qumica no papel. A poluio gasosa causada pela queima de combustveis, indstrias, etc. e inclui poluentes cidos como o dixido sulfrico e poluentes oxidantes. O dixido sulfrico presente no ar em qualquer concentrao, prejudicial ao papel uma vez que, em contacto com documentos produz o cido sulfrico. Esses poluentes tambm causam danos nos materiais fotogrficos, filmes fotogrficos e as fotografias so vulnerveis ao sulfeto de hidrognio, dixido sulfrico, perxido de hidrognio e a certos vapores orgnicos. Poeira - A poeira no s constitui um mal estar para quem cuida dos documentos, como tambm um agente destruidor pela ao cortante da suas pequenas partculas minerais. uma mistura de detritos de substncias, orgnicas e inorgnicas, entre as quais encontram-se agentes biolgicos tidos em suspenso ou postos em movimento pelas correntes areas. A sua constituio revela os fatores nocivos que contm, sobretudo se provm de estaes ferrovirias, oficinas, indstrias e ruas poeirentas. A poeira possui partculas quimicamente inertes, contudo cidas. Esta acidez transmitida por contacto com o material documental, ocasionando danos qumicos. Sujidade Acidez do Papel Tinta - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Desde a Antiguidade que usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria. Contudo, tambm pode vir a ocasionar danos aos materiais do acervo. c) Agentes Biolgicos de deteriorao do Acervo (Biblifagos) Biblifagos so os seres vivos que se alimentam de material impresso. Estes causam danos, muitas vezes, irreparveis os documentos dos acervos. Deve-se ento realizar controle para constatao da existncia e eliminao dos mesmos, assim como, dos meios que facilitam a sua proliferao. Microorganismos bactrias (aspecto compacto que decompem o suporte) e fungos (decompe a celulose, provocado manchas no papel). Insetos brocas/anobideos/carunchos/besourinho (perfuram as folhas compactas ou de encadernados), traas/Thysanura (desbastam couros, papis e fotografias pela superfcie), barata/Blatta orientalis (alimentam-se de papel, instalando-se me ambientes escuros, quentes e midos), cupins (alimentam-se da celulose da madeira e dos papis) e piolhos (pequenos insetos de cor amarelo-avermelhado, so freqentemente encontrados entre as folhas, alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos e roem as encadernaes). Roedores - adaptam-se a quase todas as condies climticas e alimentam-se de matria orgnica, geralmente restos de alimentos. Preferem ambientes quentes, midos e escuros. Para se manterem aquecidos, utilizam papis, couro, tecidos, plsticos picados, principalmente na confeco dos ninhos para reproduo. d) Agentes Humanos Ao do Homem um dos maiores agressores do papel, sendo esta agresso provocada pela acidez e gordura do suor das mos, que produzem acidez e manchas no documento, ou pelo manuseio incorreto, provocando rasgos, riscos, dobras, escritos e marcas. 11.2.2. Fatores Internos So os que esto estritamente relacionados com a composio do mesmo, ou seja, todos os componentes que fazem parte dele, como por exemplo: Tipo de fibras - os tipos de fibra que compem o papel, constitudos: podem ser de celulose pura, que no apresentam lignina na sua fibra, no possuindo acidez na sua estrutura, como os de trapos de algodo e linho ou de madeira, quando no sofre o processo necessrio para eliminao da lignina, torna o papel de baixa qualidade em cor, textura e resistncia, ou seja, torna-se quebradio e com um aspecto amarelado. O papel, composto basicamente de fibra de celulose e aditivos sendo que estes contribuem para obteno de papis mais lisos e homogneos, com melhor acabamento e mais aptos a

impresso. Estes aditivos em condies apropriadas de temperatura e umidade reagem entre si formando cidos que destroem o papel. Outro fator de deteriorao intrnseca, nos papis o uso de fibras no purificadas, isto , das quais no se removeu a lignina. A lignina afeta a resistncia do papel envelhecendo-o rpido desencadeando um acelerado processo cido. O papel cido apresenta-se geralmente duro e frgil e em geral escurecido, quando mole e poroso e, geralmente os danos so outros. Tipo de encolagem - a encolagem o processo sofrido pelo papel, aps o seu processo de fabricao, onde aplicada uma substncia que tem como finalidade fixar a tinta de escrever e de impresso. O uso desta cola evita que a tinta se espalhe por todo o papel, fixando-a sem borres.. Resduos qumicos no eliminados e utilizados no fabrico do papel - Quando os produtos qumicos no so eliminados totalmente, provocam reaes qumicas cidas, originando a degradao do papel. Recipientes metlicos utilizados na fabricao do papel - so recipientes que depositam partculas metlicas na polpa durante o processo, tornando-se catalisadores de reaes cidas, gerando manchas de ferrugem no papel (foxing). 11.3. Conservao Corretiva o conjunto de medidas que atuam contra a deteriorao do acervo com o objetivo de prevenir danos, a partir das seguintes aes: a) Diagnstico a primeira etapa de todo o processo de conservao, onde realizado um levantamento detalhado das condies fsicas de cada documento/publicao. Nesta fase realizada a avaliao tcnica do acervo, onde podero ser observados: condies gerais das obras e dos documentos; condies gerais da exposio do acervo a diversos fatores, tais como: luz, poeira, microorganismos, temperatura ambiental e umidade relativa; condies gerais de armazenamento; acondicionamento e proteo; e sinais de atividades de microorganismos e insetos. b) Monitorao das Condies Ambientais essa fase que realiza-se uma avaliao e controle dos fatores de temperatura e umidade relativa (UR) do ar, que so fatores que podem acarretar enfraquecimento do papel. c) Vistoria Consiste em examinar todo o acervo pormenorizadamente, identificando se aconteceram aes de insetos, microorganismos ou outro agente nocivo e avaliando o estado geral dos documentos, para determinar as providncias a serem tomadas, ou seja, higienizao, pequenos reparos, acondicionamento e reencardeno. d) Higienizao Corresponde retirada de poeira e outros resduos estranhos aos documentos, a partir de tcnicas apropriadas, mantendo o acervo limpo. O mtodo mais simples a remoo do p e demais sujidades a seco, denominada de higienizao mecnica a seco, que consiste: Remoo do p das lombadas e partes externas dos livros com um aspirador de p, utilizandose baixa potncia e com proteo na suco. Na limpeza das folhas utilizam-se escovas macias e flanelas de algodo. De forma a realizar uma limpeza eficiente e sem riscos deve ser efetuada com p de borracha atravs da sua aplicao em pequenas quantidades sobre as superfcies desejadas mediante movimentos suaves e circulares. Posteriormente, dever ser utilizado um pincel, no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resduos, para que seja realizada a suco existente na mesa prpria de higienizao de livros. Cuidados da Higienizao Manter uma poltica sistemtica de limpeza de livros e estantes. A higienizao do acervo possibilita identificar qualquer problema de incio de contaminao do acervo por microorganismos e insetos, alm de evitar o acmulo de p nos livros e estantes; Examinar, cuidadosamente, todo o material que for incorporado ao acervo. Dever ser reavaliado tanto nos livros adquiridos por doao, compra, permuta como tambm em mveis, sobretudo em mobilirio de madeira. Este ato de examinar torna-se muito relevante, pois evita a contaminao do acervo por livro ou mvel que esteja infetado.

Limpar os livros com trinchas ou pincel nas reas de cabea (parte de cima), no p (parte de baixo) e na lombada (parte lateral). Deve-se segurar o livro pelo centro com a lombada voltada para cima, para evitar que, no decorrer do processo de limpeza, o p penetre pelas folhas. Os livros que forem incorporados ao acervo devem ter prioridade no processo de higienizao; devendo ser limpos individualmente, folha a folha, forrando-se a mesa de trabalho com papel de tonalidade clara, facilitando assim, a deteco rpida das reas sujas. Reforar a limpeza, com pincel ou trincha, no centro das folhas do livro, por ser o local preferido pelos microorganismos para se desenvolverem e atacarem o papel. Iniciar a higienizao das estantes pela prateleira superior. A limpeza deve ser feita com o auxlio de um aspirador de p domstico, de flanela ou perflex. Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relao aos manuscritos. O exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecnica e critrios de interveno devem ser cuidadosamente realizados. As tintas ferroglicas, conforme o caso, podem destruir um documento pelo seu alto ndice de acidez. Todo cuidado pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em partituras de msica, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de p. Tintas, como de cpias de carbono, so fceis de borrar, ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso fino e quebradio, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfcie desaconselhvel. As reas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados so desenhadas com tintas base de gua que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecnica, nesses casos, deve ser evitada. Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura Os papis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com p de borracha, aps testes. Pode-se tambm usar um swob cotonete - bem enxuto e embebido em lcool. Muito sensveis gua, esses papis podem ter distores causadas pela umidade que so irreversveis ou de difcil remoo. Posters (Cartazes) As tintas e suportes de posters so muito frgeis. No se recomenda limpar a rea pictrica. Todo cuidado pouco, at mesmo na escolha de seu acondicionamento. Mapas Os mapas coloridos mo merecem uma ateno especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condies, o p de borracha pode ser aplicado para tratar grandes reas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, tm vrias folhas de papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impresso maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que podem reter resduos de borracha da limpeza, gerando degradao. Outros mapas so montados em linho ou algodo com cola de amido. O verso desses documentos retm muita sujidade. Recomenda-se remover o mximo com aspirador de p (munido das devidas protees em seu bocal e no documento). d) Reparo Consiste no conserto das rupturas das pginas ou da capa, reencolagem das encadernaes ou folhas soltas, com utilizao de papel adequado (papel japons ou outro alcalino) e cola metilcelulose de forma a impedir rasgos maiores. obs: os recursos estabelecidos anteriormente, no devero ser aplicados em publicaes muito danificadas ou deteriorados. Materiais empregados em reparos Basicamente, os materiais usados para execuo de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papis especiais. Os adesivos se restringem cola metilcelulose e cola de amido, para reparos de suporte, e mistura de metilcelulose e PVA, para reparo de encadernaes. Os papis apropriados para reparos em suportes so constitudos por fibras especiais e de natureza quimicamente neutra. Existe uma variedade enorme de papis orientais e das mais diversas gramaturas, cores e tipos de fibras. Para a encadernao de livros, os papis no precisam obrigatoriamente se enquadrar em especificaes de qualidade arquivstica.

A cola metilcelulose solvel em gua e, uma vez seca, a sua reversibilidade ocorre atravs da umidade. A PVA j no to reversvel, porm pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose e torn-la menos agressiva ao suporte onde aplicado, mais reversvel e ao mesmo tempo com poder de adeso mais alto que a metilcelulose. Os procedimentos e tcnicas para a realizao de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: mesa de trabalho; pina; papel mata-borro; entretela sem cola; placa de vidro; peso de mrmore; esptula de metal; esptula de osso; pincel chato; pincel fino; filme de polister. e) Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteo dos documentos que no se encontram em boas condies ou a proteo daqueles j tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura. Para cumprir sua funo, que a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivstica e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina. A qualidade arquivstica uma exigncia necessria para o acondicionamento, pois esse material est em contato direto com os documentos. Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento so: papis e cartes neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas; papeles de diversas gramaturas; filmes de polister (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia); fita adesiva dupla neutra; tiras ou cadaros de algodo; tubos de PVC; tecido de linho etc. Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos so: caixas, envelopes, pastas, porta-flios. Os papeles so empregados na construo de caixas, enquanto que os papis e os cartes especiais so bastante utilizados para a confeco de folders e pastas. Os polisteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porm em certas condies especiais seu uso deve ser restrito. O polister um material muito til pela transparncia, estabilidade e resistncia, porm tem uma propriedade fsica (a fora eletrosttica) que impede o seu contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precrio de conservao. Os livros em mau estado de conservao podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ou envoltos em papis ou ainda em jaquetas de polister. Cada situao requer uma anlise e depende diretamente das condies em que se apresenta o documento. H documentos que, dependendo do estado de conservao e da natureza do suporte, podem ser acondicionados entre papis, envelopes, folders, polister e caixas. Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o tipo de suporte, o estado de conservao, as condies de uso, manuseio e o armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento. Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critrio. Ele no consiste em apenas uma embalagem do documento: parte do processo de conservao e preservao dos acervos. f) Encadernao e Reencadernao A encadernao e reencadernao so os processos de conservao mais eficientes. Nos dias atuais normalmente a encadernao mais usada feita com cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os

cadernos ou folhas soltas so presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sinttico ou cola, que alm de serem cidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. obs1: aconselhvel a utilizao de produtos alcalinos ou, quando no for possvel, o material cido dever ser isolado com papel alcalino para evitar o contacto direto com o interior da obra evitando a acidificao das pginas. obs2: no documento que apresentar folhas soltas ou a encadernao estiver fragilizada, dever ser efetuado o reforo. obs3: no caso de material mais recente, e tratando-se de encadernao de poca, a obra dever ser apenas acondicionada. g) Armazenamento o processo de guarda de documentos em arquivos, onde devem ser considerados os mobilirios, ou seja, as estantes, arquivos e armrios. Os mveis considerados como menos indicados para o armazenamento so os de madeira, frmica ou outro tipo de metal sem tratamento. Desta forma, os mveis mais adequados so os de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos (libertam contaminantes qumicos), alm do perigo do fogo. Os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes, e em ambientes ventilados, arejados. No caso dos documentos soltos sem encadernao como o caso dos folhetos, estes devem ser armazenados em gavetas na posio horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, tambm chamado de papel permanente. Os documentos de grande dimenso no devem ser colocados em cima de outros cuja dimenso menor, pois poder ocasionar uma total deformao do suporte. Os mapas, plantas e cartazes devem ser armazenados por meio de mapotecas horizontais e quando excedem o tamanho das gavetas devem ser enrolados sobre tubos de 10 cm de dimetro, de carto alcalino. O empilhamento dever ser criterioso, baseado nas condies fsicas, no tamanho e no peso de cada obra, no mximo de trs volumes. h) Plano de Emergncia Consiste em definir uma orientao para resguardo em casos de situaes inesperadas que coloquem em risco o acervo do arquivo. O plano de emergncia deve ser redigido em linguagem bastante clara, acessvel e concisa, de forma a que seja bem compreendido por todas as pessoas envolvidas. O plano de emergncia dever prever a evacuao de espcies documentais e de pessoas do edifcio. Por norma, o plano de emergncia contempla cinco fases distintas: Avaliao do risco - identificao dos perigos inerentes aos edifcios e s colees que albergam (ameaas internas / externas); Preveno - implementao de medidas que eliminem ou reduzam os perigos existentes; Resposta - concepo e apresentao, por escrito, de um plano visando a capacidade de resposta e a recuperao; Reao - procedimento a adotar no caso de ocorrncia de acidentes; Recuperao - reabilitao dos locais do acidente e restauro dos materiais danificados, restituindo-lhes a condio de estabilidade e capacidade de uso. 11.5. Condies do Ambiente O arquivo deve ser construdo em um local elevado, com o mnimo de umidade, em rea isolada e precauo contra o fogo/ A luz do dia deve ser abolida, pois facilita o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel; Ar ser seco enfraquece as fibras do papel; Umidade: entre 45 a 58% Temperatura: 20 e 22 , sem oscilaes; 11.6. Cuidados no armazenamento Boa circulao de ar, no devendo ser guardados em contato direto com as paredes; devem estar no mnimo a 7 cm de distncia, evitando a ocorrncia de bolses de ar mido. Os livros armazenados em armrio fechado tambm devem guardar certa distncia da parede de fundo do armrio e o prprio armrio deve ficar afastado em aproximadamente 7 cm da parede. So necessrios cuidados especiais para assegurar que a umidade e o ar estagnado no se acumulem nos armrios fechados, sobretudo naqueles encostados em paredes externas.

 Posio vertical sobre as prateleiras, sem inclinao para um lado ou outro, pois isto fora a encadernao. Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras, a fim de evitar que se inclinem; entretanto, no se deve apert-los de forma a provocar danos ao retir-los da estante. Caso as prateleiras no estejam cheias, devem ser utilizados bibliocantos para manter os livros de p. Estes suportes devem ser prova de danos, com superfcies lisas e cantos arredondados, para evitar o risco de arranhar as encadernaes, rasgar ou amassar as folhas. As encadernaes de papel e de tecido no devem ser armazenadas em contato direto com as de couro. A acidez e os leos que esto no couro migram para o papel e o tecido, acelerando sua deteriorao. Alm disso, o couro deteriorado se transforma em uma substncia poeirenta, que acaba por sujar o papel e o tecido. Sempre que possvel, os livros devem estar protegidos em caixas, para evitar esses problemas. Quando isto no for possvel, deve-se juntar os livros com capas em papel e tecido, separando-os daqueles com capas em couro. Quando for necessrio manter as capas mostra, como o caso em um museu - existem outras alternativas, entre elas, a utilizao de suportes que cubram as laterais, deixando visveis as lombadas ou a colocao de um filme de polister entre os livros. Os livros no devem ser empilhados nas prateleiras. Os pequenos e em bom estado devem ser colocados de p. Livros muito grandes, pesados e estruturalmente fracos ou danificados devem ser armazenados em posio horizontal e no vertical, a fim de que encontrem o apoio que requerem. Para isso, necessrio inserir prateleiras adicionais em intervalos estreitos, de maneira a evitar o empilhamento. Os livros devem ser empilhados apenas no caso de absoluta necessidade, e as pilhas devem conter apenas dois ou trs volumes. Os livros sofrem freqentemente danos desnecessrios durante o processo de reproduo fotosttica. As mquinas planas exigem que a encadernao seja forada, aplanada, para que se consiga uma boa imagem. As melhores mquinas so aquelas com mesas em ngulo ou outras caractersticas que permitem fotocopiar uma pgina com o livro aberto apenas em 90o, em vez de 180o. Fotocopiar livros de valor especial uma tarefa que deve ser executada apenas por funcionrios, e no por pesquisadores, e mesmo assim somente quando puder ser feita sem causar danos aos livros. A lombada de um livro nunca deve ser apertada para baixo com a mo ou com a tampa da copiadora para assegurar uma imagem de qualidade. Se um livro est muito quebradio e frgil para ser fotocopiado com segurana, deve ser microfilmado, podendo-se, ento, produzir uma cpia em papel a partir do microfilme. Recortes de jornal e outros papis de qualidade inferior no devem ficar em contato direto com os documentos histricos e manuscritos em papel de melhor qualidade. Todos os materiais empregados para fixar - como grampos, clipes e taxas, causadores de danos - devem ser cuidadosamente removidos e, se absolutamente necessrio, substitudos por materiais inoxidveis. Os documentos devem ser armazenados em pastas de arquivo alcalinas. No caso destes documentos serem frgeis e/ou valiosos, o ideal que sejam colocadas no mximo de dez a quinze folhas em cada pasta. Os documentos em pergaminho so altamente vulnerveis s flutuaes de temperatura e de umidade relativa, devendo ser protegidos em uma embalagem. Invlucros adequados incluem o encapsulamento em polister, pastas de papel, caixas ou uma combinao desses materiais. Em relao s fotografias, melhor que cada uma delas tenha a sua prpria embalagem, feitas de papel ou de plstico. Os invlucros de papel devem ser livres de cido, sendo aceitveis os alcalinos e de pH neutro; entretanto, de acordo com condies especficas, pode-se fazer uma opo ao invs da outra. Os materiais de plstico adequados armazenagem so o polister, o polipropileno e o polietileno. Devem ser armazenados em posio horizontal, em caixas com tampa articulada de qualidade arquivstica (os negativos em placas de vidro constituem uma exceo, devendo ser guardados em posio vertical a fim de evitar a quebra de placas guardadas embaixo de outras, numa pilha). As caixas devem ser acomodadas em prateleiras ou em armrios de metal. 11.7. Operaes de Conservao 11.7.1. Desinfestao/Expurgo o mtodo de combate aos insetos, onde o mais eficiente o da fumigao, que realizada da seguinte forma: Introduzir os documentos na cmara de fumigao, onde feito o vcuo; Aplica-se o produto qumico (timol, DDT, fluoreto de sdio, cristais de paradicloro-benzeno) durante um perodo de 48 a 72 horas;

 Repete-se o vcuo; Insufla-se o ar; Retiram-se os documentos. 11.7.2. Limpeza a fase posterior a fumigao, que deve ser feita com pano macio, uma escova ou um aspirador de p. 11.7.3. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sobre presso moderada. 11.7.4. Restaurao Consiste em utilizar um mtodo que aumente a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente (mofo, pragas, gases). Normalmente feita da seguinte maneira: Aplica-se uma pelcula protetora em um dos lados do papel, por meio de soluo vaporizada, imerso ou dos processos de laminao e silking. a) Banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. b) Tecido: processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. c) Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. d) Laminao: processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica, sob presso mdia de 7 a 8Kg/cm e temperatura entre 145 a 155C e) Encapsulao: o documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; ente o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. Ao terminar a operao, corta-se o excesso de polister e arredondam-se as extremidades. 11.8. Cuidados individuais com documentos Papel: as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; no usar fitas adesivas; no escrever nos documentos; no dobrar as pginas; no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido. Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento. Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo. Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos. Faz-se, tambm, o expurgo de pragas, atravs dos seguintes mtodos de controle: gs carbnico, congelamento, microondas (no recomendado), pastilhas de Fosfeto de Alumnio e reencadernao. Fotografias: devem receber proteo individual de boa qualidade; devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; no forar a separao de uma fotografia da outra; escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. Diapositivos: utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes. Microfilmes: devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; devem ser feitas duplicatas; a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: usar os disquetes de boa qualidade; manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; usar programas antivrus; proteger o CD contra arranhes e poeira. Observar sempre a necessidade de usar mscaras para poeira e luvas como proteo contra os microorganismos, muitas vezes nocivos sade humana, reservando uma sala independente para a limpeza. 11.9. Limpeza do espao fsico salas de acervo A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espao fsico abrange especialmente o piso, as estantes e os mveis.

Piso a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso com aspirador de p, pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras reas. Qualquer tipo de solvente ou cera no recomendado. Deve-se evitar tambm a gua, pois sua interferncia, por menor que seja, desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam em espaos no adequados, que apresentam elevado ndice de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o ndice de umidade nas salas de acervo. Estantes as estantes tambm podem ser limpas com aspirador de p. Caso seja necessrio remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfcie pode ser usada uma soluo de gua + lcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco. preciso estar atento umidade relativa do ar. No devem ser utilizados produtos qumicos, porque estes exalam vapores que geralmente so compostos de elementos de natureza cida. As estantes mais adequadas so as de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo tratamento se aplica aos mveis de madeira ou metal.

12. Microfilmagem
12.1. Conceito A microfilmagem um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo de armazenagem (possui alto custo para gerar os microfilmes). Alm de ser uma soluo de baixo custo, com valor mdio equivalente ao de um xerox, o microfilme garante a segurana, qualidade e integridade das imagens por mais de 500 anos. O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem. A microfilmagem realizada nos processos rotativo e planetrio, para documentos padronizados ou no. As informaes so armazenadas em microfilmes, jaquetas ou microfibras. 12.2.Tipos de Microfilmadoras: O microfilme pode ser gerado de por dois tipos de equipamentos de entrada, que so as microfilmadoras planetrias e as rotativas. As microfilmadoras trabalham com microfilmes de 16mm e 35mm, e podem conter at 15.000 documentos. 1) Planetrias: Nas microfilmadoras planetrias os documentos e o filme permanecem fixos. Assim o posicionamento dos documentos depende do operador, e conseqentemente a produtividade depender da sua habilidade. 2) Rotativas: As microfilmadoras rotativas possuem um tracionador responsvel pelo transporte dos documentos at o seu interior. A vantagem deste sistema que, para documento de tamanho padro, os custos reduzem significativamente. 12.3.Tipos de Microformas: a) Filme (rolo): a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. b) Jaqueta: utiliza impresso com os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. c) Microfichas: podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios

contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. 12.4. Smbolos utilizados na microfilmagem segundo a resoluo no. 10 do CONARQ ISO 9878/1990 1) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos: Fim do rolo. End of roll. 0075 (*) Incio do rolo. Beginning of roll. 0076 (*) 2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade: Continuao de outro rolo Continued from another roll. 0491 (*)

Continua em outro rolo. Continued on another roll.

3)

0490 (*) Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, Conforme a situao: Original ilegvel. Original difficult to read. 0077 (*)

Original em cores. Original in colour. 0488 (*) Repetio de imagem. Repetition of image. 0080 (*)

Texto deteriorado. Encadernao defeituosa. Damaged text. Wrong binding. 0078 (*)

Pginas e/ou nmeros Numerao incorreta. em falta. Data incorreta. Missing pages and/or Incorrect numbering. issues. Incorrect date. 0081 (*) 0079 (*) (*) Nmeros de referncia da Norma ISO 7000/1984, includos na ISO 9878/1990. OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros. 12.5. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e

oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora dele. 2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. 4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de ser arquivados. 7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides originais de microfilmagem de documentos oficiais. 1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos em juzos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originarias. 2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para autenticao de reprodues realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos com a terceiros. Art. 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes. Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva 12.6. DECRETO N 1799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.

Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme

cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica. 13. Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da dcada de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funes, que vo desde os mais simples editores de texto at os mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vm apresentando solues para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as tcnicas de fluxo de trabalho (workflow), a multimdia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na rea da informao e documentao. Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias propiciam, deve-se considerar impreterivelmente a questo legal destes arquivos ou documentos, que at o momento no possuem

regulamentao devido a sua vulnerabilidade e, por conseguinte, no asseguram o valor probatrio legal dos documentos. Outra questo a durabilidade dos materiais empregados e sua rpida superao no que tange a atualizao destes softwares de gerenciamento. Para implantao do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessria a sua implantao: cabeamento do prdio, aquisio de servidor, computadores para todos os usurios, interligao dos equipamentos em rede, aquisio e instalao de software. Alem de se fazer necessrio os procedimentos de recebimento, indexao, tramitao, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento dos usurios. Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED, isso significa que ela j madura o suficiente para perceber o real valor da informao. Quanto maior o volume das informaes, mais necessrio encontrar uma soluo para que a desordem no crie srios problemas, inclusive o da perda de negcios, atrasos em respostas e perda do potencial da competitividade. Algumas vantagens do GED: a) Interao com outros sistemas como correio eletrnico, sistemas de gesto e manuteno; b) Possibilidade de maior disseminao da informao, dinamizando anlise de documentos e reduzindo o tempo de tramitao dos mesmos; c) Reduo de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de documentos; d) Rapidez no envio da informao ao usurio final; e) Agilidade no atendimento e padronizao no cadastramento e informaes; f) Economia com a reduo de tempo de resposta para auditorias e pesquisas; g) Reduo de tempo no acesso a documentos, reduo de rea fsica e moveis para arquivamento. A implantao, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a garantia no processo de atualizao da documentao, interrupo no processo de deteriorao dos documentos, e ainda a eliminao do risco de perda do acervo, atravs de backup, microfilmagem e distribuio de documentos, sem falar no acesso informao pela internet e intranet. Atravs do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documento), os documentos so pesquisados em segundos. Tendo as informaes armazenadas em um sistema de GED, pode-se desfrutar de todas as vantagens que o computador oferece: impresso, e-mail, senhas, distribuio, internet, armazenamento em CD, DVD, HD, etc. Utilizando o armazenamento eletrnico de arquivos voc previne quanto a perda de documento; diminui o espao de armazenamento; torna o processo de gerenciamento mais fcil; disponibiliza suas informaes para todos, atravs de CD, DVD, rede, internet; e garante a durabilidade das suas informaes. Em uma economia, onde as empresas necessitam de informaes rpidas, para tomar decises seguras e eficazes, o GED veio como um aliado definitivo as empresas, ajudando na agilidade e no diferencial que garante a competitividade no mercado.

13.1. Documento Digital 13.1.1. Conceito a) Unidade de registro de informaes, codificada por meio de dgitos binrios. b) Documento em meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador. c) Documento arquivstico digital: documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente. 13.1.2. Tipos caractersticos de Documentos Digitais Correspondncia eletrnica (e-mail): um documento arquivstico, desde que contenha informaes produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituio, ou seja, informaes que se constituem em fontes de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos)

Pginas de um website: So documentos arquivsticos na medida em que tais pginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Documento arquivstico eletrnico original: O primeiro documento completo e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efetivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos). Exemplos: Boletim de notas e freqncia de alunos de graduao emitido pelas unidades pelo Sistema Acadmico; Aviso de Frias emitido pelo Sistema de RH 13.1.3 Qualidade de Original Documento transmitido eletronicamente No ambiente eletrnico a qualidade de original dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados (informaes necessrias para dar significado aos dados armazenados num sistema de computador, dado sobre o dado) que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Documento digitado e depois impresso O original depende do contexto em que se d a produo do documento. Se o documento digitado assinado, tramita e arquivado em papel, este ser considerado original. Neste caso, o documento armazenado no computador uma cpia que deve ser eliminada. Se, ao contrrio, o documento digitado assinado, tramita e arquivado eletronicamente, este ser considerado original. Neste caso, a impresso em papel eventual e o documento da resultante considerado uma cpia. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) 13.2. Digitalizao Processo de converso de um documento convencional para o formato digital ou processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado como uma scanner. Ateno: ao adotar medidas de digitalizao de acervos arquivsticos de sua unidade ou rgo, no eliminar os documentos convencionais (papel, fitas cassete, vhs, etc) sem antes, obter autorizao da Comisso Setorial de Arquivos de sua Unidade (Diretoria) ou a Comisso Central de Avaliao de Documentos do SIARQ. 13.3. Sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo. (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) Exemplo: Sistema de Protocolo da Unicamp permite o registro, o controle do trmite, do arquivamento, da avaliao e acesso de processos; 13.4. Recomendaes Conservao e Preservao de Informaes em Documentos Digitais Recomenda-se: a) Imprimir os documentos gerados em meio eletrnico, que contenham informaes importantes para e sobre a unidade e mant-los em arquivo. b) Documentos armazenados somente em meio eletrnico devem possuir uma cpia em um CD ou disquete para facilitar o acesso aos documentos em caso de alguma eventualidade . c) Evitar deixar fitas cassete ou de vdeo, disquetes e CD-ROM, prximos a campos magnticos. d) Devido a fragilidade do suporte e a obsolescncia tecnolgica, procure migrar as informaes de um suporte menos atualizado para um suporte mais atualizado.: ex. fitas de vdeo para DVD, fitas cassete para CD. e) Tomar cuidado no manuseio das mdias digitais especialmente com os CDs que podem riscar comprometendo a inteligibilidade das informaes ali registradas. Obs: Eliminaes de documentos digitais: As regras so as mesmas adotadas nos planos de destinao de documentos aprovadas pela CCAD/SIARQ. 14. Gesto de documentos 14.1. Conceitos

Conjunto de mtodos e procedimentos administrativos referentes s atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criao at sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organizao, controle e coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais. 14.2 Objetivos objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; objetivo especfico: garantir a disponibilidade da informao governamental na hora e local exatos, atendendo s necessidades dos rgos e administraes; objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, pargrafo 2, da CF de 1988: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; objetivo referente preservao: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, j tendo perdido o valor administrativo, fiscal e legal. objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalizao, automao, microfilmagem): assegurar o uso adequado da microgrfica, do processamento automatizado de dados e de outras tcnicas avanadas na rea de gesto da informao. 14.3 F ases do processo de gesto I - Produo Deve-se ampliar a utilizao dos documentos que so necessrios, evitando-se a produo daqueles que no so essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados. II - Uso/ tramitao necessrio controlar o fluxo documental, por meio de: utilizao e conservao dos documentos; sistemas de arquivos e de recuperao de informao; gesto de arquivos; gesto de correios e telecomunicaes; seleo e gesto de copiadoras; anlises de sistemas; centros de arquivamento intermedirios. III - Destinao Deve-se avaliar a massa documental, realizando: avaliao de documentos; eliminao dos documentos; transferncia de documentos. identificao e descrio das sries de documentos; estabelecimento de programas de conservao e preservao de documentos; 14.4. Vantagens As vantagens da aplicao da gesto de documentos numa organizao se caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a produo, tramitao, utilizao e destinao final do documento; pelo acesso rpido e disponibilidade da informao governamental e pela utilizao adequada de tcnicas avanadas, garantindo a preservao dos documentos de valores histricos e cientficos para sua guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, estudos comprovam que a aplicao do Programa de Gesto de Documentos na administrao pblica federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998. H, ainda, outras vantagens: clareza na distino dos valores dos documentos; melhor organizao dos documentos; maior conscincia do valor dos arquivos; reduo considervel de custos governamentais. 14.5. Gesto de Documentos Correntes essencial na administrao pblica o estabelecimento de normas para a gerncia dos documentos na fase corrente. Levando em considerao que os documentos correntes esto vinculados aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificao, controle de expedio, tramitao e arquivamento, objetivando o acesso rpido e preciso s informaes neles contidas.

Todas essas operaes tcnicas caracterizam os servios de gesto dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gesto e serem coordenados por um gestor em cada instituio. 14.5.1 Atividades do protocolo Servio auxiliar, cuja principal funo informar rpida e precisamente a localizao exata da documentao em trnsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: recebimento: receber a correspondncia, separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de carter sigiloso aos destinatrios, abrir os documentos ostensivos, verificando a existncia de antecedentes; classificao: operao intelectual que consiste na interpretao do documento; a anlise e determinao do assunto do mesmo, conforme o plano de classificao de documentos adotado; registro e movimentao: apor carimbo de protocolo, com o nmero e data do documento, classificao e encaminhamento da documentao, por meio do devido controle, aos destinatrios; expedio: receber a documentao expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cpias, e expedir o original por correio ou malote, encaminhando a cpia ao setor remetente; atendimento: informar sobre a existncia de determinado documento e sua localizao/tramitao atual. 14.5.2. Atividades do arquivo corrente A relao das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar, com exatido, todo o trmite e contedo da documentao produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: inspeo: verificar a existncia de despachos destinando a documentao ao arquivamento; limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso de grampos e clipes de ao, desdobrar folhas e verificar existncia de sujeiras, promovendo a restaurao das folhas em mau estado de conservao; anlise:verificar a classificao atribuda no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a; arquivamento: arquivar a documentao de acordo com o mtodo adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado; emprstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde prpria essncia de sua formao, ou seja, servir administrao e histria. Aconselha-se a utilizao de guia-fora em substituio ao dossi, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotao em controle manual ou sistema informatizado. 14.6. Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao. A transferncia destes documentos para um depsito de arquivamento intermedirio reduz metade os custos de sua conservao, torna disponveis espaos dispendiosos reutilizveis para outros fins, bem como equipamentos que podem ser destinados gesto de documentos correntes. Alm disso, favorece as condies de utilizao de tais documentos pela administrao pblica. 14.6.1 Atividades Desenvolvidas Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: Atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; Coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; Procedem aplicao de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminao ou recolhimento; Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. 15. Sistemas e Mtodos de Arquivamento 15.1. Sistemas: a) Sistema Direto: a busca do documento feita diretamente onde est guardado

b) Sistema Indireto: a busca do documento feita a partir de um ndice 15.2. Mtodos: 15.2.1. Mtodo Alfabtico o mtodo direto, onde as fichas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. o mais simples de todos, onde o elemento principal considerado o nome. Nesse mtodo utiliza-se as regras de alfabetao. Obs: Esse mtodo utiliza uma pasta chamada miscelnea onde so armazenados documentos referentes a diversos correspondentes eventuais. Vantagens: rpido, direto, fcil e barato. Desvantagens: erros de arquivamento REGRAS DE ALFABETAO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: 1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o pronome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do pronome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vtor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor 2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4 As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos

5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban

Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien, Gordon 10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los 11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.) 15.2.2. Mtodo Geogrfico o mtodo onde as fichas ou pastas so organizadas de acordo com a procedncia ou Local. Ele tambm um mtodo do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento, facilitando o manuseio. Vantagens: facilidade para manuseio e direto. Desvantagens: exige duas classificaes: nome do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do elemento do documento correspondente. Ordenao: a) Nome do Estado, cidade e correspondente: as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estas

dispostas aps as capitais. As guias divisrias apresentam notaes indicativas dos nomes dos estados. b) Nome da cidade, estado e correspondente: ordena-se primeiramente por ordem alfabtica por cidades. As guias no apresentam os estados. c) De outros pases: primeiro o pas, seguido da capital e correspondente. Nesse caso, primeiramente coloca-se a capital e depois em ordem alfabtica as outras cidades do pas. 15.2.3. Mtodo Numrico o mtodo indireto, pois para localizarmos um documento no arquivo, necessitamos recorrer a um ndice alfabtico, organizado em fichas, que fornecer o nmero sob o qual o documento foi arquivado. Sendo adotado para os casos em que o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero. Ao adotarmos o mtodo numrico precisamos fazer a opo entre o mtodo numrico simples, o cronolgico ou o dgito-terminal. Sendo que, nos trs mtodos, a numerao obedece seqncia natural, embora a disposio fsica das pastas nas gavetas ou estantes do arquivo possa apresentar caractersticas prprias a cada um. a) Mtodo numrico simples No mtodo numrico simples atribumos um nmero a cada elemento. Cada elemento pode ser um cliente (pessoa fsica ou jurdica), um fornecedor, um empregado, etc. Os nmeros obedecem a um critrio previamente determinado e pode ser, por exemplo, o nmero de registro do documento, a matrcula do funcionrio, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. Sendo necessria a utilizao de um ndice remissivo para localizao dos documentos. Vantagem: Em um arquivo organizado pelo mtodo numrico simples, no h necessidade de guias divisrias, pois a numerao dada s pastas ou fichas facilita a localizao do documento no arquivo. Desvantagem: O mtodo numrico simples exige um ndice alfabtico remissivo, onde cada nmero corresponde a um nome, para ajudar na pesquisa ao arquivo. No ndice, os nomes esto relacionados em ordem alfabtica, obedecendo s regras de ordenao e de alfabetao. Obs1: assim como no mtodo alfabtico utilizamos a pasta miscelnea para correspondentes eventuais. Uma diferena existente, que no mtodo alfabtico cada pasta era formada por no mximo 5 correspondentes, enquanto que no mtodo numrico so de 10 a 20 correspondentes. Obs2: outra caracterstica desse mtodo que permite utilizar a numerao de pastas que venham a vagar. Obs3: se forem feitas algumas adaptaes, o mtodo numrico simples pode ser aplicado a arquivos especiais como o de discos, fotografias, filmes, fitas sonoras (Multimeios) ou a arquivos especializados, constitudos de projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios, entre outros. b) Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo (muito utilizado em reparties pblicas), precisamos observar a ordem numrica e tambm a data. Assim, quando o documento d entrada no servio de protocolo, ele recebe um nmero de registro como por exemplo: 05/0328/97 Depois, o documento autuado - colocado em uma capa de cartolina, onde anotados o seu nmero de protocolo e outras informaes tais como o assunto ou a matrcula do funcionrio. A partir da, ele passa a se denominar processo. Os processos so arrumados no arquivo em ordem numrica. Para facilitar a pesquisa e recuperao da documentao, necessrio preparar um ndice alfabtico-onomstico (nomes prprios em ordem alfabtica) ou, ento, fichas de procedncia e de assunto. Vantagem: o sigilo, j que o nome da pessoa a que o processo se refere no destacado no arquivamento. Desvantagem: exige a consulta de mais de um dado para localizar o processo, dados esses que variam de uma instituio para outra, em funo dos critrios adotados, podem ser o prprio nmero do processo e o nmero de matrcula do requerente. Obs1: o nico mtodo que no utiliza a pasta miscelnea. Obs2: nesse mtodo s pode ser aproveitado o nmero de registro se for da mesma data. c) Mtodo numrico dgito-terminal Esse mtodo tambm se aplica aos casos em que o elemento principal de identificao o nmero.

Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento, quando o volume de documentos muito grande. Instituies como INSS, companhias de seguro, bancos e hospitais apresentam graves problemas dessa natureza, mas que podem ser reduzidos com a adoo desse mtodo. Como exemplo: Um cliente de uma companhia de seguros d entrada em vrios documentos, em diferentes dias. A medida que a empresa recebe os documentos, eles so registrados e recebem um nmero inicial, que obedece a uma seqncia numrica natural. Esses documentos, depois, recebem uma numerao especial em funo do mtodo de arquivamento adotado pela companhia e, finalmente, vo ordenados para o arquivo. Numerao Inicial Numerao especial Ordenao para arquivamento 057 698 05-76-98 13-60-97 126 197 12-61-97 42-60-97 136 097 13-60-97 12-61-97 277 698 27-76-98 65-75-98 279 799 27-97-99 05-76-98 426 097 42-60-97 27-76-98 657 598 65-75-98 27-97-99 Nesse tipo de numerao, o par de nmeros mais direita denominado grupo primrio, o do meio o grupo secundrio e o mais esquerda o grupo tercirio. Vantagem: esse processo reduz o erro de arquivamento, e agiliza a localizao do documento, uma vez que trabalhamos com grupos de dois dgitos. Desvantagens: gera uma certa dificuldade na identificao pela primeira vez, pois utiliza um mtodo de leitura no habitual. 15.2.4. Mtodos por Assuntos (Ideogrfico) o mtodo utilizado para arquivamento de documentos relacionados administrao, sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. Dependendo da quantidade de documentos a serem guardados por assunto, podemos escolher mtodos mais ou menos complexos, capazes de atender s diferentes necessidades. Por isso necessrio que cada instituio elabore seu plano de classificao de assuntos, de acordo com suas peculiaridades. Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais, e esses subdivididos em ttulos especficos, partindo-se dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento dessa classificao ser determinado pelas necessidades de cada servio. Nesses mtodos necessrio no confundir assunto com o tipo fsico (espcie do documento). errado, portanto, classificar assuntos como atas, correspondncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex. a) Mtodo Alfabtico por Assunto o mtodo aconselhvel para uma quantidade pequena de documentos e dos assuntos. Ordem dicionria: nela os assuntos so ordenados em ordem alfabtica. Ordem enciclopdica: nela os assuntos foram agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. Dicionria Cursos de Doutorado Cursos de Graduao Cursos de Mestrado Pesquisas de Alfabetizao Pesquisas de Educao de Adultos Pesquisas de Educao Fundamental Pesquisas de Ensino Tecnolgico Enciclopdica Cursos Doutorado Graduao Mestrado Pesquisas Alfabetizao Educao de Adultos Educao Fundamental Ensino Tecnolgico

b) Mtodo Numrico por assunto Nesse mtodo, cada assunto recebe um nmero sob o qual os documentos so arquivados. Portanto, tambm aqui, h necessidade de um esquema ou plano de classificao. Alm disso, indispensvel que seja preparado um ndice alfabtico remissivo, que possibilite a localizao do documento no arquivo. A aplicao do mtodo numrico classificao dos assuntos simplifica as operaes de arquivamento, pois facilita a localizao exata do documento arquivado. Mtodo Decimal: o mtodo ideogrfico numrico onde os assuntos so divididos em 10 classes principais que so numeradas. Dentro de cada classe podemos criar 10 subclasses. Cada subdiviso s pode ser feita de 10 em 10, da o nome decimal. Mtodo Duplex: o mtodo ideogrfico numrico onde os assuntos so divididos em classes de acordo com a necessidade, ou seja, no h a limitao na quantidade de classes. c) Mtodo Variadex Esse mtodo uma variao do mtodo ideogrfico alfabtico, onde cada assunto recebe uma cor especfica. Esse mtodo facilita o arquivamento e a localizao dos documentos. 15.2.5. Outros Mtodos a) Alfanumrico: usam-se letras do alfabeto para designar os cabealhos principais e a letra correspondente a este cabealho combinada com a numerao do sistema numrico duplx para as subdivises. A ADMINISTRAO A1 COMUNICAES A1-1 Telgrafo - Taxas Telegrficas - Preos A1-2 Correio b) Mnemnico: utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto. A ADMINISTRAO Ae Administrao de edifcios e terrenos Ag Administrao geral Agl Administrao geral, legislativa Ap Administrao do pessoal c)Orgnico: utiliza smbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabealhos de assunto. E ELECTRICAL DIVISION (Diviso de eletricidade) ER Resistance Measurements Section (Seo de Medidas de Resistncia) EE Electrical Instruments Section ( Seo de Instrumentos Eltricos) 16. tica Arquivstica e Funes do Arquivista LEI N 6.546, DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras providncias O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, com as atribuies estabelecidas nesta Lei, s ser permitido: I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei; II - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; III - aos Tcnicos de Arquivo portadores de certificados de concluso de ensino de 2 grau; IV - aos que, embora no habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, na data do incio da vigncia desta Lei, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Tcnica de Arquivo; V - aos portadores de certificado de concluso de curso de 2 grau que recebam treinamento especfico em tcnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mo-de-Obra, do Ministrio do Trabalho, com carga horria mnima de 1.100 hs. nas disciplinas especficas. Art. 2 So atribuies dos Arquivistas:

I - planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo; II - planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientao e direo das atividades de identificao das espcies documentais e participao no planejamento de novos documentos e controle de multicpias; IV - planejamento, organizao e direo de servios ou centro de documentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos; V - planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos; VII - orientao quanto classificao, arranjo e descrio de documentos; VIII - orientao da avaliao e seleo de documentos, para fins de preservao; IX - promoo de medidas necessrias conservao de documentos; X - elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivsticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. Art. 3 So atribuies dos Tcnicos de Arquivo: I - recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem como controle de sua movimentao; II - classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefas necessrias guarda e conservao dos documentos, assim como prestao de informaes relativas aos mesmos; III - preparao de documentos de arquivos para microfilmagem e conservao e utilizao do microfilme; IV - preparao de documentos de arquivo para processamento eletrnico de dados. Art. 4 O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho. Art. 5 No ser permitido o exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados ou intensivos, de frias, por correspondncia ou avulsos. Art. 6 O exerccio da profisso de Tcnico de Arquivo, com as atribuies previstas no art. 3, com dispensa da exigncia constante do art. 1, item III, ser permitido, nos termos previstos no regulamento desta Lei, enquanto o Poder Executivo no dispuser em contrrio. Art. 7 Esta Lei ser regulamentada no prazo de noventa dias, a contar da data de sua vigncia. Art. 8 Esta Lei entrar em vigor na data de sua publicao. Art. 9 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 4 de julho de 1978; 157 da Independncia e 90 da Repblica. ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto DECRETO N 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978 Regulamenta a Lei n 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de tcnico de Arquivo. O PRESIDENTE DA REPBLICA , usando da atribuio que lhe confere o artigo 81, item III, da Constituio, e tendo em vista o disposto no artigo 7, da Lei n 6.546, de 4 de julho de 1978, DECRETA: Art 1 O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, com as atribuies estabelecidas nos artigos 2 e 3 deste Decreto, s ser permitido: I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei; II - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; III - aos Tcnicos de Arquivo portadores de certificados de concluso de ensino de 2 grau; IV - aos que, embora no habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, em 5 de julho de 1978, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Tcnica de Arquivo; V - aos portadores de certificado de concluso de curso de 2 grau que recebam treinamento especfico em tcnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mo-de-Obra, do Ministrio do Trabalho, com carga horria mnima de 1.110 horas nas disciplinas especficas. Art 2 So atribuies dos Arquivistas: I - planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo;

II - planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientao e direo das atividades de identificao das espcies documentais e participao no planejamento de novos documentos e controle de multicpias; IV - planejamento, organizao e direo de servios ou centros de documentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos; V - planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos; VII - orientao quanto classificao, arranjo e descrio de documentos; VIII - orientao da avaliao e seleo de documentos, par fins de preservao; IX - promoo de medidas necessrias conservao de documentos; X - elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivsticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. Art 3 - So atribuies dos Tcnicos de Arquivo: I - recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem como controle de sua movimentao; II - classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefas necessrias guarda e conservao dos documentos, assim como prestao de informaes relativas aos mesmos; III - preparao de documentos de arquivo para microfilmagem e conservao e utilizao de microfilme; IV - preparao de documentos de arquivo para processamento eletrnico de dados; Art 4 O exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho. Art 5 O regime a que se refere o artigo anterior ser efetuado a requerimento do interessado, instrudo com os seguintes documentos: I - para Arquivista: a) diploma mencionado no item I ou no item II do artigo 1; ou documentos comprobatrios de atividade profissional de Arquivista, incluindo as de magistrio no campo de Arquivologia, durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados, at 5 de julho de 1978; b) Carteira de Trabalho e Previdncia Social. II - para Tcnico de Arquivos: a) certificado mencionado no item III do artigo 1; ou certificado de concluso de curso de treinamento especfico previsto no item V do artigo 1; ou documentos comprobatrios do exerccio das atividades mencionadas no art. 3, durante cinco anos ininterruptos, at 5 de julho de 1978; b) Carteira de Trabalho e Previdncia Social. 1 - O requerimento mencionado neste artigo dever conter, alm do nome do interessado, a filiao, o local e data de nascimento, o estado civil, os endereos residencial e profissional, o nmero da Carteira de Identidade, seu rgo expedidor e a data, e o nmero de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas do Ministrio da Fazenda. 2 - Para comprovao das atividades profissionais de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, durante o perodo mencionado no item IV do artigo 1, o interessado dever juntar documentos que demonstrem, irrefutavelmente, o exerccio. Art 6 - O exerccio da profisso de Tcnico de Arquivo, com as atribuies previstas no artigo 3 e dispensa do certificado de concluso de ensino de 2 grau, depende de registro provisrio na Delegacia Regional do Trabalho, do Ministrio do Trabalho. 1 - O registro provisrio de que trata este artigo ter validade de 5 anos, podendo ser esse prazo prorrogado, por ato do Ministro do Trabalho, caso comprove a inexistncia de cursos em determinadas cidades ou regies. 2 - O registro provisrio ser efetuado a requerimento do interessado, instrudo com a Carteira de Trabalho e Previdncia Social e declarao, do empregador ou da empresa interessada na sua contratao, de que se encontra desempenhando ou em condies de desempenhar as atribuies previstas no artigo 3. Art 7 - No ser permitido o exerccio das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados ou intensivos, de frias, por correspondncia ou avulsos. Art 8 - Este Decreto entrar em vigor na data da sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Braslia, DF, em 06 de novembro de 1978; 157 da Independncia e 90 da Repblica. ERNESTO GEISEL Arnaldo Prieto

17. Legislao Arquivstica Principais LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social

poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA RESOLUO CFM N 1.821, DE 11 DE JULHO DE 2007

Aprova as normas tcnicas concernentes digitalizao e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos pronturios dos pacientes, autorizando a eliminao do papel e a troca de informao identificada em sade. O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe confere a Lei n 3.268, de 30 de setembro de 1957, alterada pela Lei n 11.000, de 15 de dezembro de 2004, regulamentada pelo Decreto n 44.045, de 19 de julho de 1958, e CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar um pronturio para cada paciente a que assiste; CONSIDERANDO que o Conselho Federal de Medicina (CFM) a autoridade certificadora dos mdicos do Brasil (AC) e distribuir o CRM-Digital aos mdicos interessados, que ser um certificado padro ICP-Brasil; CONSIDERANDO que as unidades de servios de apoio, diagnstico e teraputica tm documentos prprios, que fazem parte dos pronturios dos pacientes; CONSIDERANDO o crescente volume de documentos armazenados pelos vrios tipos de estabelecimentos de sade, conforme definio de tipos de unidades do Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade, do Ministrio da Sade; CONSIDERANDO os avanos da tecnologia da informao e de telecomunicaes, que oferecem novos mtodos de armazenamento e transmisso de dados; CONSIDERANDO o teor das Resolues CFM nos 1.605, de 29 de setembro de 2000, e 1.638, de 9 de agosto de 2002; CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n 30/02, aprovado na sesso plenria de 10 de julho de 2002, que trata de pronturio elaborado em meio eletrnico; CONSIDERANDO que o pronturio do paciente, em qualquer meio de armazenamento, propriedade fsica da instituio onde o mesmo assistido - independente de ser unidade de sade ou consultrio -, a quem cabe o dever da guarda do documento; CONSIDERANDO que os dados ali contidos pertencem ao paciente e s podem ser divulgados com sua autorizao ou a de seu responsvel, ou por dever legal ou justa causa; CONSIDERANDO que o pronturio e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponveis, de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cpias autnticas das informaes pertinentes; CONSIDERANDO que o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivduo, deve estar sujeito s normas estabelecidas na legislao e no Cdigo de tica Mdica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no pronturio, quer eletrnico quer em papel; CONSIDERANDO o disposto no Manual de Certificao para Sistemas de Registro Eletrnico em Sade, elaborado, conforme convnio, pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informtica em Sade; CONSIDERANDO que a autorizao legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de pronturios de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nvel de garantia de segurana 2 (NGS2)", estabelecidos no referido manual; CONSIDERANDO que toda informao em sade identificada individualmente necessita de proteo em sua confidencialidade, por ser principio basilar do exerccio da medicina; CONSIDERANDO os enunciados constantes nos artigos 102 a 109 do Captulo IX do Cdigo de tica Mdica, o mdico tem a obrigao tica de proteger o sigilo profissional; CONSIDERANDO o preceituado no artigo 5, inciso X da Constituio da Repblica Federativa do Brasil, nos artigos 153, 154 e 325 do Cdigo Penal (Decreto-Lei n 2.848, de 7 de dezembro de 1940) e no artigo 229, inciso I do Cdigo Civil (Lei n 10.406, de 10 de janeiro de 2002); CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em sesso plenria de 11/7/2007, resolve:

Art. 1 Aprovar o Manual de Certificao para Sistemas de Registro Eletrnico em Sade, verso 3.0 e/ou outra verso aprovada pelo Conselho Federal de Medicina, anexo e tambm disponvel nos sites do Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informtica em Sade (SBIS), respectivamente, www.portalmedico.org.br e www.sbis.org.br. Art. 2 Autorizar a digitalizao dos pronturios dos pacientes, desde que o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedea a norma especfica de digitalizao contida nos pargrafos abaixo e, aps anlise obrigatria da Comisso de Reviso de Pronturios, as normas da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo. 1 Os mtodos de digitalizao devem reproduzir todas as informaes dos documentos originais. 2 Os arquivos digitais oriundos da digitalizao dos documentos do pronturio dos pacientes devero ser controlados por sistema especializado (Gerenciamento eletrnico de documentos - GED), que possua, minimamente, as seguintes caractersticas: a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados; b) Mtodo de indexao que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente; c) Obedincia aos requisitos do "Nvel de garantia de segurana 2 (NGS2)", estabelecidos no Manual de Certificao para Sistemas de Registro Eletrnico em Sade; Art. 3 Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de pronturios de pacientes e para a troca de informao identificada em sade, eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do "Nvel de garantia de segurana 2 (NGS2)", estabelecidos no Manual de Certificao para Sistemas de Registro Eletrnico em Sade; Art. 4 No autorizar a eliminao do papel quando da utilizao somente do "Nvel de garantia de segurana 1 (NGS1)", por falta de amparo legal. Art. 5 Como o "Nvel de garantia de segurana 2 (NGS2)", exige o uso de assinatura digital, e conforme os artigos 2 e 3 desta resoluo, est autorizada a utilizao de certificado digital padro ICP-Brasil, at a implantao do CRM Digital pelo CFM, quando ento ser dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado. Art. 6 No caso de microfilmagem, os pronturios microfilmados podero ser eliminados de acordo com a legislao especfica que regulamenta essa rea e aps anlise obrigatria da Comisso de Reviso de Pronturios da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo. Art. 7 Estabelecer a guarda permanente, considerando a evoluo tecnolgica, para os pronturios dos pacientes arquivados eletronicamente em meio ptico, microfilmado ou digitalizado. Art. 8 Estabelecer o prazo mnimo de 20 (vinte) anos, a partir do ltimo registro, para a preservao dos pronturios dos pacientes em suporte de papel, que no foram arquivados eletronicamente em meio ptico, microfilmado ou digitalizado. Art. 9 As atribuies da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em todas as unidades que prestam assistncia mdica e so detentoras de arquivos de pronturios de pacientes, tomando como base as atribuies estabelecidas na legislao arquivstica brasileira, podem ser exercidas pela Comisso de Reviso de Pronturios. Art. 10 Estabelecer que o Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informtica em Sade (SBIS), mediante convnio especfico, expediro selo de qualidade dos sistemas informatizados que estejam de acordo com o Manual de Certificao para Sistemas de Registro Eletrnico em Sade, aprovado nesta resoluo. Art. 11 Ficam revogadas as Resolues CFM nos 1.331/89 e 1.639/02, e demais disposies em contrrio. Art. 12 Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao. EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE Presidente do Conselho LVIA BARROS GARO Secretria-Geral DECRETO N 4.850, DE 2 DE OUTUBRO DE 2003. Institui Comisso Interministerial com a finalidade de obter informaes que levem localizao dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio Federal, e

Considerando que o Pas vive hoje a plenitude do Estado de Direito e do Regime Democrtico, de que so o o marcos a Lei de Anistia (Lei n 6.683/79), a Constituio Cidad de 1988 e a Lei n 9.140, de 1995, que expressamente proclamou o princpio de reconciliao e de pacificao nacional; Considerando o direito dos familiares que tiveram parentes mortos na denominada Guerrilha do Araguaia de obterem informaes acerca da localizao da sepultura de seus parentes, bem como o direito ao traslado dos restos mortais e ao seu sepultamento, alm das informaes necessrias lavratura das certides de bito; e Considerando que a incumbncia de envidar esforos para a localizao dos corpos de pessoas desaparecidas em razo de participao em atividades polticas, no perodo de 2 de setembro de 1961 a 5 de o o outubro de 1988, passou a ser do Poder Pblico, por fora da Lei n 9.140, de 1995, na redao dada pela Lei n 10.536, de 2002; DECRETA: o Art. 1 Fica constituda Comisso Interministerial, com a finalidade de obter informaes que levem localizao dos restos mortais de participantes da Guerrilha do Araguaia, para que se proceda sua identificao, traslado e sepultamento, bem como lavratura das respectivas certides de bito. o o Art. 2 A Comisso Interministerial a que se refere o art. 1 ser integrada: I - pelos seguintes Ministros de Estado: a) da Justia, que a coordenar; b) Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; c) da Defesa; d) Advogado-Geral da Unio; e II - pelo Secretrio Especial dos Direitos Humanos da Presidncia da Repblica. o 1 Os integrantes da Comisso podero indicar representante, que atuar em seu nome. o 2 O Ministro da Justia poder delegar a coordenao da Comisso a qualquer dos seus integrantes. o 3 A Comisso ser assistida pelos Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica, ou por representantes por eles designados. o Art. 3 A Comisso requisitar aos rgos do Poder Executivo Federal as diligncias, dados, documentos, informaes, materiais e servios necessrios ao desempenho de suas atividades. o 1 As requisies objeto deste artigo tero tratamento preferencial e sero atendidas no prazo nelas assinalado. o 2 A Comisso poder convocar e indicar servidores pblicos para o desempenho de atividades especficas, relativas s suas finalidades. o 3 Nenhuma norma legal ou de organizao administrativa ser interpretada de modo e por qualquer forma a restringir ou criar oposio ao atendimento das requisies da Comisso. o o Art. 4 Aplica-se Comisso o disposto no Decreto n 4.553, de 2002, no que couber, e, especialmente: I - as atividades da Comisso se desenvolvero em carter sigiloso; II - fica conferida aos integrantes da Comisso credencial de segurana que os habilite a ter acesso a dados, informaes, documentos, materiais e reas ou instalaes, que sejam pertinentes finalidade da Comisso, independentemente do grau de sigilo que lhes tenha sido atribudo; III - os dados, informaes, documentos e materiais obtidos e produzidos pela Comisso sero classificados, ao final de seus trabalhos, de acordo com o documento classificado com o mais alto grau de sigilo, dentre os coligidos pela Comisso, e ficaro sob a guarda do Ministrio da Justia. o 1 A credencial de segurana conferida no inciso II deste artigo supre o certificado a que se refere o inciso o o IV do art. 4 do Decreto n 4.553, de 2002, e viger enquanto durarem os trabalhos da Comisso. o 2 Os dados, informaes e documentos requisitados pela Comisso ser-lhe-o entregues, mediante cpia, o ou, se assim solicitado, mediante extrato, devidamente autenticados, nos termos do Decreto n 4.553, de 2002, o independentemente do consentimento ou da autorizao a que se referem o art. 17 e o 1 do art. 32 do referido Decreto. o 3 O Coordenador poder conferir credencial de segurana a pessoa que no integre a Comisso, que seja designada ou contratada para o desempenho de atividade especfica, relativa s suas finalidades, aplicando-se, o o neste caso, o disposto no 1 do art. 37 e nos arts. 62 e 65, todos do Decreto n 4.553, de 2002. o 4 Ao final dos trabalhos, o Ministro de Estado da Justia poder classificar, reclassificar ou desclassificar documentos produzidos pela Comisso. o Art. 5 s pessoas que se dispuserem a prestar informaes ou depoimentos Comisso fica assegurada a o proteo legal garantida pela Lei n 9.807, de 13 de julho de 1999, em especial: I - preservao de identidade, imagem e dados pessoais; II - apoio e assistncia social, mdica e psicolgica; e III - sigilo em relao aos atos praticados em virtude da proteo concedida. o Art. 6 As funes dos integrantes da Comisso sero consideradas misso de servio relevante e no sero remuneradas.

Art. 7 O prazo para concluso dos trabalhos da Comisso de cento e vinte dias, contados a partir da publicao deste Decreto, prorrogveis por mais sessenta, se necessrio, findo o qual a Comisso divulgar o o resultado de seus trabalhos, nos estritos limites do disposto no art. 1 deste Decreto. (Prorrogao de prazo) o o Pargrafo nico. O disposto no 1 do art. 37 do Decreto n 4.553, de 2002, no se aplica divulgao de que trata o caput deste artigo. o Art. 8 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o o Braslia, 2 de outubro de 2003; 182 da Independncia e 115 da Repblica. LUIZ INCIO LULA DA SILVA Jos Dirceu de Oliveira e Silva lvaro Augusto Ribeiro Costa Marcos Thomaz Bastos Jos Viegas Filho LEI N 9.140, DE 04 DE DEZEMBRO DE 1995. Reconhece como mortas pessoas desaparecidas em razo de participao, ou acusao de participao, em atividades polticas, no perodo de 2 de setembro de 1961 a 15 de agosto de 1979, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
o

Lei:

Art. 1 So reconhecidos como mortas, para todos os efeitos legais, as pessoas que tenham participado, ou tenham sido acusadas de participao, em atividades polticas, no perodo de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988, e que, por este motivo, tenham sido detidas por agentes pblicos, achando-se, deste ento, desaparecidas, sem que delas haja notcias. (Redao dada pela Lei n 10.536, de 2002) Art. 2 A aplicao das disposies desta Lei e todos os seus efeitos orientar-se-o pelo princpio de reconciliao e de pacificao nacional, expresso na Lei n 6.683, de 28 de agosto de 1979 - Lei de Anistia. Art. 3 O cnjuge, o companheiro ou a companheira, descendente, ascendente, ou colateral at quarto grau, das pessoas nominadas na lista referida no art. 1, comprovando essa condio, podero requerer a oficial de registro civil das pessoas naturais de seu domiclio a lavratura do assento de bito, instruindo o pedido com original ou cpia da publicao desta Lei e de seus anexos. Pargrafo nico. Em caso de dvida, ser admitida justificao judicial. Art. 4 Fica criada Comisso Especial que, face s circunstncias descritas no art. 1 desta Lei, assim como diante da situao poltica nacional compreendida no perodo de 2 de setembro de 1961 a 5 de outubro de 1988, tem as seguintes atribuies: (Redao dada pela Lei n 10.875, de 2004) I - proceder ao reconhecimento de pessoas: a) desaparecidas, no relacionadas no Anexo I desta Lei; b) que, por terem participado, ou por terem sido acusadas de participao, em atividades polticas, tenham falecido por causas no-naturais, em dependncias policiais ou assemelhadas; (Redao dada pela Lei n 10.875, de 2004) c) que tenham falecido em virtude de represso policial sofrida em manifestaes pblicas ou em conflitos armados com agentes do poder pblico; (Includa pela Lei n 10.875, de 2004) d) que tenham falecido em decorrncia de suicdio praticado na iminncia de serem presas ou em decorrncia de seqelas psicolgicas resultantes de atos de tortura praticados por agentes do poder pblico; (Includa pela Lei n 10.875, de 2004) II - envidar esforos para a localizao dos corpos de pessoas desaparecidas no caso de existncia de indcios quanto ao local em que possam estar depositados; III - emitir parecer sobre os requerimentos relativos a indenizao que venham a ser formulados pelas pessoas mencionadas no art. 10 desta Lei. Art. 5 A Comisso Especial ser composta por sete membros, de livre escolha e designao do Presidente da Repblica, que indicar, dentre eles, quem ir presidi-la, com voto de qualidade. 1 Dos sete membros da Comisso, quatro sero escolhidos: I - dentre os membros da Comisso de Direitos Humanos da Cmara dos Deputados; II - dentre as pessoas com vnculo com os familiares das pessoas referidas na lista constante do Anexo I; III - dentre os membros do Ministrio Pblico Federal; e 2 A Comisso Especial poder ser assessorada por funcionrios pblicos federais, designados pelo Presidente da Repblica, podendo, ainda, solicitar o auxlio das Secretarias de Justia dos Estados, mediante convnio com a Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidncia da Repblica, se necessrio. (Redao dada pela Lei n 10.875, de 2004) Art. 6 A Comisso Especial funcionar junto Secretaria Especial dos Direitos Humanos da Presidncia da Repblica, que lhe dar o apoio necessrio.(Redao dada pela Lei n 10.875, de 2004)

Art. 7 Para fins de reconhecimento de pessoas desaparecidas no relacionadas no Anexo I desta Lei, os requerimentos, por qualquer das pessoas mencionadas no art. 3, sero apresentados perante a Comisso Especial, no prazo de cento e vinte dias, contado a partir da data da publicao desta Lei, e sero instrudos com informaes e documentos que possam comprovar a pretenso. (Vide Lei n 10.536, de 2002) 1 Idntico procedimento dever ser observado nos casos baseados na alnea b do inciso I do art. 4. 2 Os deferimentos, pela Comisso Especial, dos pedidos de reconhecimento de pessoas no mencionadas no Anexo I desta Lei instruiro os pedidos de assento de bito de que trata o art. 3, contado o prazo de cento e vinte dias, a partir da cincia da deciso deferitria. Art. 8 A Comisso Especial, no prazo de cento e vinte dias de sua instalao, mediante solicitao expressa de qualquer das pessoas mencionadas no art. 3, e concluindo pela existncia de indcios suficientes, poder diligenciar no sentido da localizao dos restos mortais do desaparecido. Art. 9 Para os fins previstos nos arts. 4 e 7, a Comisso Especial poder solicitar: I - documentos de qualquer rgo pblico; II - a realizao de percias; II - a colaborao de testemunhas; IV - a intermediao do Ministrio das Relaes Exteriores para a obteno de informaes junto a governos e a entidades estrangeiras. Art. 10. A indenizao prevista nesta Lei deferida s pessoas abaixo indicadas, na seguinte ordem: I - ao cnjuge; II - ao companheiro ou companheira, definidos pela Lei n 8.971, de 29 de dezembro de 1994; III - aos descendentes; IV - aos ascendentes; V - aos colaterais, at o quarto grau. 1 O pedido de indenizao poder ser formulado at cento e vinte dias a contar da publicao desta Lei. No caso de reconhecimento pela Comisso Especial, o prazo se conta da data do reconhecimento. (Vide Lei n 10.536, de 2002 e Lei n 10.875, de 2004) 2 Havendo acordo entre as pessoas nominadas no caput deste artigo, a indenizao poder ser requerida independentemente da ordem nele prevista. 3 Reconhecida a morte nas situaes previstas nas alneas b a d do inciso I do art. 4 desta Lei, as pessoas mencionadas no caput podero, na mesma ordem e condies, requerer indenizao Comisso Especial. (Redao dada pela Lei n 10.875, de 2004) Art. 11. A indenizao, a ttulo reparatrio, consistir no pagamento de valor nico igual a R$ 3.000,00 (trs mil reais) multiplicado pelo nmero de anos correspondentes expectativa de sobrevivncia do desaparecido, levando-se em considerao a idade poca do desaparecimento e os critrios e valores traduzidos na tabela constante do Anexo II desta Lei. 1 Em nenhuma hiptese o valor da indenizao ser inferior a R$ 100.000,00 (cem mil reais). 2 A indenizao ser concedida mediante decreto do Presidente da Repblica, aps parecer favorvel da Comisso Especial criada por esta Lei. Art. 12. No caso de localizao, com vida, de pessoa desaparecida, ou de existncia de provas contrrias s apresentadas, sero revogados os respectivos atos decorrentes da aplicao desta Lei, no cabendo ao regressiva para o ressarcimento do pagamento j efetuado, salvo na hiptese de comprovada m-f. Art. 13. Finda a apreciao dos requerimentos, a Comisso Especial elaborar relatrio circunstanciado, que encaminhar, para publicao, ao Presidente da Repblica, e encerrar seus trabalhos. Pargrafo nico. Enquanto durarem seus trabalhos, a Comisso Especial dever apresentar trimestralmente relatrios de avaliao. Art. 14. Nas aes judiciais indenizatrias fundadas em fatos decorrentes da situao poltica mencionada no art. 1, os recursos das sentenas condenatrias sero recebidos somente no efeito devolutivo. Art. 15. As despesas decorrentes da aplicao desta Lei correro conta de dotaes consignadas no oramento da Unio pela Lei Oramentria. Art. 16. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 4 de dezembro de 1995; 174 da Independncia e 107 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Nelson A. Jobim

Grupo de exerccios 1
1. Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do princpio da provenincia. 2. O entendimento sobre a vida funcional ativa de uma pessoa em uma instituio est contido no dossi desta pessoa, com informaes sobre: contratao, avaliao, promoo, formao, remunerao etc. Assim, a qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser definida como valor secundrio. 3. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de avaliao. 4. Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da classificao. 5. Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de destinao. 6. Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos denominam-se triagem. 7. A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a definio de mao. 8, O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela preveno. 9. Na administrao pblica, so vrias as instituies que deixam de existir por diversos motivos, como trmino da atividade, incorporao por outra instituio, falncia etc. Ocorrendo a cessao de atividade de uma instituio pblica de carter pblico, haver transferncia da sua documentao a organismos governamentais; 10. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos so restritos por um prazo mximo de 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; 11 - Os usurios dos arquivos acessam os documentos de diversas maneiras: pela data, pelo assunto, pela espcie documental, etc. No entanto, a ordenao dos conjuntos documentais em arquivos permanentes no deve ser baseada na temtica, na cronologia ou na geografia, pois tal ordenao faria desaparecer apercepo da razo de ser do documento. Essa ordenao deve ser baseada na forma administrativa. 12. Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento eletrnico. 13. A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. 14. O cidado brasileiro rene, ao longo de sua existncia, documentos importantes que contam a trajetria de sua vida, de uma poca ou de uma regio. Esses documentos, de uma forma geral, so mantidos em seu poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados de interesse pblico e histrico. 15. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR; 16. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o sistema de arquivamento. 17. Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos correntes.

18. A Classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em nove classes principais e uma classe geral. 19. De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NO so considerados na ordenao alfabtica. 20. Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo enciclopdico. 21. Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo funcional. 22. O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de destinao. 23. O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento, utilizando critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O instrumento que deve ser elaborado o ndice. 24. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do Pblico e da Vida. 25. So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor permanente. 26. O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 anos e ficar no arquivo permanente. 27. Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de periodicidade. 28. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se climatizao. 29. O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional de arquivos o SINAR. 30. Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos so competncia do Arquivo Histrico.

Gabarito
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. C E. Valor primrio e no secundrio E. Classificao e no avaliao E. Avaliao e no classificao C E. O nome do procedimento arranjo e no triagem. C. Pode ser mao, processo ou dossi E. Responsveis pela deteriorao E. Haver recolhimento da sua documentao instituio arquivstica pblica; E. So 30 anos a partir da data de produo C C C E. Podem ser declarados de interesse pblico e social E. Tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. E. Mtodo de arquivamento e no sistema de arquivamento C C C E. Mtodo numrico E. Do arquivo intermedirio e no funcional E. Tabela de Equivalncia E. Repertrio e no ndice. E. Do Estado e da Sociedade C E. Embora sejam 100 anos ficar este tempo em arquivo intermedirio. C C E. O rgo o CONARQ e no o SINAR E. No Arquivo Nacional

Grupo 2
1. A utilizao e manuseio dos documentos existentes nos Arquivos Correntes se limita ao pessoal da Administrao que os produziu. 2. Quando documentos do Arquivo Intermedirio so avaliados como de valor probatrio, informativo ou histrico devero ser transferidos para o Arquivo Permanente, de acordo com a determinao da tabela de temporalidade. 3. Os arquivos correntes esto nos setores em funo das atividades e da necessidade de mantlos nestes locais por motivos administrativos e tcnicos tendo como principal caracterstica serem essenciais ao funcionamento de quem os acumula. 4. GED uma das tcnicas fundamentais de planejamento, organizao e manuteno informatizada de documentos que pode ser utilizada por qualquer tipo de instituio pblica ou privada. 5. Durante o processo de eliminao de documentos inservveis para a instituio, o arquivista deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, chamado tabela de periodicidade. 6. A funo principal do Arquivo Permanente assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo. 7. ndice remissivo, utilizado pela Arquivologia o instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo. 8. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do pblico e da vida. 9. A seo de protocolo tem como uma de suas funes o estabelecimento dos prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios. 10. Os documentos que demonstrem a estrutura e funcionamento do rgo, documentos que comprovem as operaes realizadas pela instituio, documentos que encontram-se em trnsito; documento oficiais de valor probatrio que foram microfilmados no podem ser eliminados. 11. A chamada teoria das trs idades nada mais que a sistematizao da passagem dos documentos da condio de arsenal da administrao para a de celeiro da histria. 12. A primeira fase do ciclo vital dos documentos compreende geralmente um perodo de 1 ano, passando dali para um arquivo central do respectivo rgo gerador, segunda fase, onde permanecero por um prazo de 5 a 10 anos. 13. No Arquivo Intermedirio permanecem por um prazo habitual de aproximadamente 20 anos, os documentos que ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo. 14. Nos Arquivos Permanentes ficam documentados os direitos e deveres do Estado para com o cidado e desse com o Estado que servem de provas e testemunhos. 15. O Arquivo Intermedirio centraliza documentos de vrios rgos que sero posteriormente, no Arquivo Permanente, separados por rgos de origem, mantendo assim, o princpio da provenincia. 16. Os documentos que apresentam valor primrio so os que so necessrios para consecuo dos fins explcitos a que se propem. Os documentos de valor secundrio, so os que ultrapassaram o prazo de funcionalidade e por isso, so mantidos em Arquivo Intermedirio para definio do destino final, ou seja, guarda permanente ou eliminao. 17. As tabelas de temporalidade so redigidas pelas Comisses de Avaliao, sendo essas formadas por arquivistas, administradores, juristas e historiadores. 18. Os Arquivos Dinmicos devem situar-se junto ao produtor, sendo gil e seguindo a classificao de acordo com as funes administrativas. 19. Os limbos, ao contrrio dos Arquivos Correntes,so totalmente abertos pesquisa, sendo assim, so localizados em locais afastados dos produtores dos documentos. 20. A terceira idade aberta normalmente aos 25 ou 30 anos, contados a partir da data de produo do documento ou do fim de sua tramitao.

21. Segundo a teoria dos fundos, os documentos s tem sentido se retratarem a infra-estrutura e as funes dos rgos geradores, ou seja, devero obrigatoriamente refletir as atividades-fim da instituio. 22. Administradores e arquivistas possuem funes distintas, sendo assim, os administradores no devem opinar sobre assuntos de condies de acondicionamento de documentos, assim como os arquivistas no devem opinar sobre a elaborao de um formulrio. 23. Fundo o conjunto de documentos provenientes de uma determinada instituio ou pessoa. 24. A diplomtica responsvel pela estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial, ou seja, de documentos emanados de autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras, so submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo direito. 25. Os documentos normativos so os opinativos e que esclarecem questes vazadas em outros documentos. 26. Os documentos de assentamento so os configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrncias. 27. Organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora em suas relaes internas e externas. 28. O princpio da cumulatividade garante que o arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. 29. O princpio da indivisibilidade garante que os fundos de arquivos devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no-autorizada ou adio indevida. 30. Catlogo o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes de um fundo. 31. Segundo o decreto 4.553 os documentos reservados so os que a revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos, possuindo um prazo obrigatrio de 10 anos contados a partir da data de produo. 32. Os documentos que comprometem a segurana da Sociedade ou do Estado, os que so necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, ou seja, os documentos sigilosos, possuem prazos definidos pelo decreto 4.553 de acordo com o grau de sigilo, podendo esses, ser prorrogados uma nica vez pelo mesmo perodo. 33. Na reclassificao de documentos sigilosos, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classificao.

34. A microfilmagem um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico, utilizado para reduzir o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento, que possibilita acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo.
35. Nas microfilmadoras rotativas os documentos e o filme permanecem fixos. Assim o posicionamento dos documento depende do operador, e conseqentemente a produtividade depender da sua habilidade.

36. O smbolo rolo.

utilizado pela microfilmagem para indicar a continuao de outro

37. O smbolo indica que a pgina o incio de um novo captulo. 38. Os microfilmes de que trata esta Lei 5.433, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora dele. 39. A microfilmagem s pode ocorrer com documentos que forem arquivados. 40. A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 150 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 41. O setor de protocolo deve receber a correspondncia para a expedio, verificando se no faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento.

42. No setor de arquivamento realizada a inspeo que consiste em proceder leitura do ltimo despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se dever obedecer a uma rotina de trmite pr-estabelecida. 43. O guia-fora utilizado em substituio do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado. 44. Ordenao o ato de determinar sob que codificao dever ser arquivado o documento e que referncias cruzadas sero necessrias. 45. No protocolo, durante o processo de recebimento e classificao, os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios. 46. Em livros de valor significativo os nmeros de chamada no devem ser marcados a tinta e nem utilizadas etiquetas ou fitas- adesivas. 47. Os livros devem ser mantidos limpos, aumentando assim a vida til dos mesmos, para tanto o cho deve ser varrido periodicamente. 48. A melhor maneira de limpar as prateleira utilizando flanelas magnticas, pois as mesmas atraem e seguram a poeira atravs de uma carga eletrosttica. Deve-se remover a poeira pesada, atravs de um aspirador com filtro. 49. Alcalinizao o processo utilizado para remoo dos resduos qumicos que ficam no papel, atravs da lavagem. 50. Passe-partout uma proteo utilizada para proteo de artefatos de papel e tambm para o armazenamento de obras de arte. 51. Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So no se separam. 52. Uma das desvantagens do mtodo geogrfico que exige duas classificaes: nome do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do elemento do documento correspondente. 53. Em um arquivo organizado pelo mtodo numrico simples, no h necessidade de guias divisrias, pois a numerao dada s pastas ou fichas facilita a localizao do documento no arquivo. 54. Processo o nome dado ao documento no mtodo cronolgico, quando o mesmo autuado, e depois colocado em uma capa de cartolina, onde anotados o seu nmero de protocolo e outras informaes tais como o assunto ou a matrcula do funcionrio. 55. O mtodo dgito-terminal utilizado quando o elemento principal assunto, em casos onde deve-se atribuir um dgito para cada assunto, sendo feita essa atribuio em ordem contrria ordem alfabtica. 56. O mtodo ideogrfico utilizado para arquivamento de documentos relacionados administrao, sendo indicado para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. 57. O Mtodo Duplex o mtodo ideogrfico numrico onde os assuntos so divididos em classes de acordo com a necessidade, ou seja, no h a limitao na quantidade de classes. 58. O mtodo alfanumrico consistem em usar letras do alfabeto para designar os cabealhos principais e a letra correspondente a este cabealho combinada com a numerao do sistema numrico duplx para as subdivises. 59. O mtodo orgnico utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto. 60. No mtodo ideogrfico enciclopdico os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles.

Gabarito Arquivologia
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. C. E. O ato de enviar para Arquivo Permanente chamado Recolhimento e no Transferncia. C. C. Esse o conceito de GED Gesto Eletrnica de Documentos. C. E. Arquivo Intermedirio e no Arquivo Permanente. E. Tabela de Concordncia ou Equivalncia. E. ... imprescindvel segurana do Estado e da Sociedade. E. Comisso de Avaliao de Documentos. C. C.

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

26. 27. 28. 29. 30.

31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

56. 57. 58. 59. 60.

E. O perodo de 5 a 10 no caracteriza a segunda fase. C. C. E. O princpio da Provenincia no acontece apenas na fase permanente. E. Valor secundrio corresponde ao Arquivo Permanente. C. C. E. No so abertos pesquisa, salvo com licenas especiais, podendo ou no estar afastados. C. E. Podem refletir as atividades-meio da instituio. E. Se os arquivistas participarem do processo de criao formal de documentos, o fluxo documental ser mais lgico, racional e eficiente. C. C. E. Documentos normativos so os de cumprimento obrigatrio, sendo de manifestao de vontade de autoridade suprema, ou seja, leis, decretos.. O conceito dado foi de documentos enunciativos, como exemplo, pareceres, informaes, relatrios, votos, despachos, quando interlocutrios. C. C. C. C. E. Esse o conceito de inventrio. Catlogo o instrumento que descreve unitariamente as peas documentais de uma srie ou mais sries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou no a ordem de classificao. E. O prazo de 10 anos no obrigatrio e sim o prazo mximo. E. Os documentos ultra-secretos podem ter seus prazos prorrogados por tempo indeterminado. C. C. E. O conceito mencionado o das planetrias. C. E. Indica repetio de imagem. C. E. Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados desde que autorizados por autoridade competente. E. O mnimo de 180 linhas por milmetro. E. Essa funo do setor de expediente. C. C. E. Esse conceito o de Anlise. Ordenao dispor os documentos de acordo com a codificao, separando-os por guias de ordenao (fichas), em escaninhos ou classificadores. C. C. E. No deve ser varrido e sim aspirado. C. C. C. E. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do pronome. C. C. C. E. Esse mtodo tambm se aplica aos casos em que o elemento principal de identificao o nmero. Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros no arquivamento, quando o volume de documentos muito grande. C. C. C. E. O mtodo mencionado o Mnemnico. C.

Grupo III 1. ( ) Todo documento audiovisual dever ser guardado em Arquivo Especial. 2. ( ) Os memorandos e atas so exemplos de documentos textuais. 3. ( ) O Arquivo Especial responsvel por armazenar documentos que necessitam de cuidados diferenciados de conservao e higienizao devido a seus suportes serem distintos dos documentos textuais normais. 4. ( ) Os Arquivos Franqueados so compostos por documentos de carter irrestrito. 5. ( ) Os documentos do Arquivo Restrito so de uso exclusivo do Ministrio das Relaes Exteriores ou por pessoas credenciadas por este. 6. ( ) O Arquivo Especializado pode conter documentos feitos de material especial que necessitaram de tratamento diferenciado. 7. ( ) Os documentos arquivados em pastas suspensas utilizam o mtodo de arquivamento horizontal. 8. ( ) O processo de guarda de documentos em um arquivo recebe o nome de arquivamento, podendo ser horizontal, alfabtico, numrico, ideogrfico ou vertical. 9. ( ) O mtodo ciclo, que todo documento passa em uma empresa, consiste na transferncia dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermedirio, por ter deixado de ser de uso freqente mas servindo ainda para consulta de assuntos correlatos, e posteriormente o recolhimento para o Arquivo Permanente, quando de valor secundrio, ou mesmo a eliminao. 10. ( ) Os Arquivos privados declarados de interesse pblico tero automaticamente seus documentos franqueados consulta da sociedade devido a sua relevncia histrica. 11. ( ) Circular e memorando so correspondncias internas, enquanto ofcios e cartas so externas. 12. ( ) A correspondncia entre ministros de estados chamada aviso. 13. ( ) O cdigo de tica dos servidores pblicos considerado um documento do tipo regimento pois mostra a estrutura e funcionamento dos rgos e entidades pblicas, assim como, a forma correta de atendimento dos usurios dos servios pblicos e o comportamento dos servidores pblicos. 14. ( ) Os documentos que tem por finalidade justificar o porqu da execuo de uma ao ou no encaminhada pelos Ministros de Estado ao Presidente recebem o nome de Exposio de Motivos. 15. ( ) O documento oficial que tem por finalidade demonstrar a opinio de autoridade competente sobre determinado assunto chamado Parecer. 16. ( ) Os documentos que provam como a instituio foi organizada e de como funciona, assim como, os que correspondem a questes tcnicas relativas s operaes da organizao devem ser mantidos para guarda permanente. 17. ( ) Os documentos particulares cuja divulgao comprometa a vida privada da pessoa possuem sigilo garantido legalmente. o 18. ( ) O art. 155 do CPC institui acesso resguardado apenas s partes e seus procuradores legais registrados nos autos. o 19. ( ) O art. 5 inciso XXXIII da CF garante a legalidade da impossibilidade de consulta restrita a documentos sigilosos ditos ultra-secretos. o 20. ( ) Pelo princpio da publicidade existente no art. 37 da CF os atos administrativos, salvos os sigilosos, tero que ser publicados em imprensa oficial. 21. ( ) A classificao e o processo, por autoridade competente, de atribuir um grau de sigilo ao documento, limitando assim, o acesso ao mesmo. 22. ( ) Visita a pessoa autorizada, em carter excepcional, a ter acesso a documentos de rea sigilosa. 23. ( ) Necessidade de conhecer a condio nica de pessoas terem acesso a documentos sigilosos, como conseqncia do exerccio de funo, cargo, emprego ou atividade. 24. ( ) As CPADS so estruturas criadas nos rgos pblicos que possuem a funo de expedir credencial de segurana, analisar e avaliar periodicamente os documentos sigilosos. 25. ( ) A indicao da classificao, reclassificao e desclassificao dever obrigatoriamente constar na capa, se houver, e na primeira pgina do documento. 26. ( ) A expedio dos documentos secretos, confidenciais e reservados poder ser feita por servio postal simples, sistema de encomendas, por mensageiro oficialmente designado ou por mala diplomtica. 27. ( ) A guarda de todo documento sigiloso ser feita obrigatoriamente em cofres ou mecanismos que ofeream segurana igual ou superior, sendo que no caso de impossibilidade ser utilizada guarda armada.

28. ( ) Todo documento ultra-secreto ter que receber lavratura anual em termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidora e pelo rgo ou entidade receptora, mesmo que reclassificado. 29. ( ) Os documentos secretos possuem um prazo mximo de permanncia nesta categoria de 40 anos. 30. ( ) Os documentos cuja divulgao causem danos graves segurana nacional podero ser classificados como ultra-secretos pelo Presidente, Vice-Presidente, comandantes do exrcito, marinha e aeronutica, chefes de misses diplomticas, consulados permanentes no exterior ou por Ministros de Estados e equiparados.

Gabarito 1. C. Os documentos audiovisuais so feitos de material especial e por isso sero armazenados em arquivos especiais. 2. C. 3. C. 4. C. Esse item conceitual, sendo assim no imps impedimento para armazenamento de documentos sigilosos e no afirmou que so apenas documentos de carter irrestrito. 5. E. Os arquivos restritos so os de acesso das foras armadas ou por motivos de segurana nacional. 6. C. Os arquivos Especializados podem conter arquivos especiais. 7. E. Utilizam o mtodo vertical. 8. E. Pode ser apenas horizontal ou vertical. 9. E. Nem todo documento completa o ciclo, pois existem documentos que so eliminados a partir de fase corrente e documentos que so recolhidos sem ter passado pelo arquivo intermedirio. 10. E. Declarados de interesse pblico permanecem sendo privados e sendo necessria autorizao do proprietrio para acesso. 11. C. 12. C. 13. E. classificado quanto a espcie como sendo regulamento. 14. C. 15. C. 16. C. 17. C. Pela prpria CF no art 5 18. C. So os processos que tramitam em segredo de justia. 19. E. Os documentos do art 5 inciso XXXIII so os que comprometem a segurana da sociedade e do Estado e por isso possuem consulta restrita e no a impossibilidade de consulta restrita. 20. C. Na constituio vedada a publicao de atos sigilosos. Segundo o decreto 4.553 o ato publicado e teor do mesmo no. 21. C. 22. E. Tem o direito ao acesso ao local sigiloso, mas no o habilita a ter acesso aos documentos l existentes. 23. E. Existem duas condies para acesso a documentos sigilosos: necessidade de conhecer e credencial de segurana. 24. C. 25. C. Embora a indicao de classificao deva constar tambm nas demais pginas. 26. E. No servio postal simples e sim com opo de recebimento. 27. E. A obrigatoriedade apenas para documentos ultra-secretos ou secretos. 28. C. Os documentos ultra-secretos, mesmo os que forem reclassificados, so considerados DSC e por isso exigem as medidas especiais de controle. 29. E. O prazo de 20 anos prorrogveis por mais 20. 30. E. Esses documentos podem ser classificados como secretos, pois os ultra-secretos so os que a divulgao acarreta dano excepcionalmente grave.