A UTILIZAO DE UM SOFTWARE DE GERENCIAMENTO IMOBILIRIO PARA A MELHORIA DO ATENDIMENTO AO CLIENTE E OTIMIZAO DO PROCESSAMENTO DE INFORMAES

THE USE OF A MANAGEMENT SOFTWARE TO IMPROVE THE CUSTOMER SERVICE AND TO OPTIMIZE THE INFORMATION PROCESSING

LA UTILIZACIN DE UN SOFTWARE DE GERENCIAMIENTO INMOBILIARIO PARA LA MEJORA DEL ATENDIMIENTO AL CLIENTE Y OPTIMIZACIN DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIONES

DBORA ALVES MACHADO1 VIVIAN TOLEDO DOS SANTOS GAMBARATO2

Recebido em agosto de 2010. Aceito em fevereiro de 2011.

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Graduanda do Curso de Informtica para a Gesto de Negcios - Faculdade de Tecnologia de Botucatu. Professora da Faculdade de Tecnologia de Botucatu. 3

Tkhne Lgos, Botucatu, SP, v.2, n,2, fev. 2011.

A UTILIZAO DE UM SOFTWARE DE GERENCIAMENTO IMOBILIRIO PARA A MELHORIA DO ATENDIMENTO AO CLIENTE E OTIMIZAO DO PROCESSAMENTO DE INFORMAES

RESUMO

A Tecnologia da Informao (TI) e os Sistemas de Informao (SI) so ferramentas que auxiliam no difcil processo de aumentar a competitividade das empresas. Esses sistemas controlam a empresa registrando cada mudana que ocorre e distribuindo informao de maneira clara e mais segura em tempo real. So procedimentos que coletam o que acontece na organizao, apresentando de forma simplificada. Por isso, os SIs podem ser vistos como um subsistema do sistema empresa. A satisfao do cliente o principal fator para que as organizaes obtenham sucesso no mercado. Pode-se notar que os clientes esto cada vez mais exigentes e no aceitam problemas como demora na distribuio de produtos e qualidade dos bens e servios.

PALAVRAS CHAVE: Informao. Sistemas de Informao. Tecnologia da Informao.

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THE USE OF MANAGEMENT SOFTWARE TO IMPROVE THE CUSTOMER SERVICE AND TO OPTIMIZE THE INFORMATION PROCESSING

ABSTRACT

Information Technology (IT) and Information Systems (IS) are tools that help in the difficult process of increasing the competitiveness of enterprises. These systems control the company recording every change that occurs and distributing information in a clear and more secure in real time. These are procedures that collect what happens in the organization by presenting a simplified. The SIs can be viewed as a subsystem of the enterprise system. Customer satisfaction is the main factor for organizations to achieve market success. It may be noted that customers are increasingly demanding and do not accept problems like delay in the distribution of products and quality of products and services.

KEYWORDS: Information. Information Systems. Information Technology.

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LA UTILIZACIN DE UN SOFTWARE DE GERENCIAMIENTO INMOBILIARIO PARA LA MEJORA DEL ATENDIMIENTO AL CLIENTE Y OPTIMIZACIN DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIONES

RESUMEN

La Tecnologa de la Informacin (TI) y los Sistemas de Informacin (SI) son herramientas que auxilian en el difcil proceso de aumentar la competitividad de las empresas. Esos sistemas controlan la empresa registrando cada mudanza que ocurre y distribuyendo informacin de manera clara y ms segura en tiempo real. Son procedimientos que recolectan lo que pasa en la organizacin, presentando de forma simplificada. Por eso, los SIs pueden ser vistos como un subsistema del sistema empresa. La satisfaccin del cliente es el principal factor para que las organizaciones obtengan xito en el mercado. Se puede notar que los clientes estn cada vez ms exigentes y no aceptan problemas como la demora en la distribucin de productos y cualidad de los bienes y servicios.

PALABRAS-CLAVE: Informacin. Sistemas de Informacin. Tecnologa de la Informacin.

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1 INTRODUO Segundo Laudon e Laudon (apud Atualmente as empresas necessitam de um diferencial competitivo para que assim possam garantir um lugar no mercado. Tais empresas precisam MORAES, 2005), pode-se conceituar um SI como sendo um conjunto de elementos relacionados entre si, trabalhando juntos para efetuar a coleta, recuperao, e o

desenvolver estratgias, e a TI capaz de contribuir grandemente para o

processamento, disseminao da

armazenamento informao com

desenvolvimento dessas estratgias. Porm pequenas e mdias empresas, geralmente no possuem sistemas informatizados, optando pela utilizao de SIs manuais, ou seja, papeladas o interminveis acesso, segurana que e

propsito de tornar mais fcil o processo decisrio. sua funo tornar a

informao til para ser utilizada para coordenar os fluxos de trabalho.

dificultam

2.1.1 Dados e informaes Segundo OBrien (2004), dados so observaes ou fatos crus, ou seja, em sua forma primria, que so normalmente sobre fenmenos fsicos ou transaes de negcios podem tambm ser definidos como matria-prima dos SIs, possuem um valioso recurso organizacional. Sob a viso de Rosini e Palmisano

distribuio das informaes (BERALDI; FILHO, 2000). Os SIs processam as informaes retornando-as simplificada, a de forma clara pode e ser

informao

entendida como um conjunto de dados que passaram por um processo de

transformao para atender a um objetivo especfico. Com o desenvolvimento deste

(2003), pode-se conceituar a informao, como um elemento bsico dos sistemas, so conceitos bsicos que fornecem as caractersticas da pretende trabalhar. informao que se

trabalho, pretendeu-se alcanar a melhoria do atendimento ao cliente e a otimizao dos procedimentos imobilirios de uma empresa, reduzindo o tempo de

processamento das informaes. 2.1.2 A importncia do uso dos SIs 2 REVISO DE LITERATURA Os SIs tornaram-se elementos para 2.1 Sistemas de informao
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que as empresas possam obter sucesso no

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mercado,

conhecimento

de

SI

2.2 Tecnologia da informao Furtado (2002) define a TI como todo recurso tecnolgico e computacional

necessrio para pessoas que pretendem ocupar cargos como gerente, empresrio ou profissional de negcios (OBRIEN, 2004). Para Sperb e Neto (2006), a utilizao de ferramentas computacionais e metodologias para o gerenciamento de informaes de grande importncia, a integrao entre os sistemas faz com que, em apenas uma tela, se possa ter acesso a todas as reas da empresa, tendo como consequncia a reduo do custo de produo, alm de agilizar e incrementar vendas.

com a funo de coletar, armazenar e processar dados ou informaes dentro da empresa. Pode-se considerar a TI como uso para desenvolvimento de SIs atravs de recursos computacionais. Para que a utilizao da TI possa refletir de forma deve positiva haver nas um

microempresas,

planejamento antes de adquirir estes recursos, os proprietrios e usurios destas ferramentas devem ter conhecimento das

2.1.3 Tipos de SIs

mudanas dos novos processos (SILVA, 2004).

Existem vrios tipos de SIs que podem ser utilizados em empresas de acordo com suas necessidades. Os SIs foram divididos de acordo com seus objetivos e tipo de informao processadas (OBRIEN, 2004): Sistema de apoio a operaes; Sistemas de apoio de A iniciou-se intermediao informalmente imobiliria no perodo 2.3 Imobilirias

colonial, contava com os servios dos chamados agentes imobilirios, que tinham como dever descobrir os proprietrios dos terrenos ou moradias, para que pudessem ser vendidos ao aos estrangeiros Os que

processamento de transaes; Sistemas processos; Sistemas de apoio gerencial; Sistemas de apoio deciso; Sistemas executivos.
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de

controle

de

chegavam

Brasil.

agentes

imobilirios no obtinham uma profisso regular, mas sim como uma atividade econmica sem vnculo empregatcio

de

informao

(INEDI, 2005).
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Nas imobilirias so oferecidas vrias informaes tcnicas e ticas que geram fechamento de negcios com terrenos e imveis como ou casas, apartamentos, rurais

localizao rende muito mais a uma imobiliria, ao invs de um imvel situado na periferia, dependendo da localidade, o imvel pode ser vendido de forma muito mais rpida (ARAJO, 2004).

condomnios

propriedades

(EBRAE, 1999). As operaes imobilirias envolvem todas as atividades desenvolvidas pelas empresas imobilirias, podendo citar dentre elas (COHAB, 2009): Atendimento ao pblico. Comercializao. Contratao. Financiamento de imveis. Locao de imveis. Venda de imveis. Ageo um software para gerenciamento imobilirio, possui recursos como: cadastro de clientes, imveis, 2.4.1 Ageo 2.4 Tecnologias e sistemas utilizados em imobilirias

corretores, emisso de recibos, impresso, agenda, divulgao de imveis cadastrados e backup. O Ageo um programa de fcil utilizao que permite o cadastro de dados

2.3.1 Mercado imobilirio

mercado

imobilirio

da imobiliria, possui interface agradvel, o que facilita a sua utilizao para usurios. Este software gratuito quando utilizado em uma estao, o custo para colocar em rede de R$ 30,00 por estao (D&D CONSULTORIA, 2009).

conceituado como um local em que vendedores e compradores se encontram para obter informaes sobre

oportunidades de moradia com qualidade, essas informaes quando aceitas, podem gerar contratos de ttulo de compra-venda ou de locao (EBRAE, 1999). No mercado de imveis, uma imobiliria pode atuar em qualquer rea da cidade, mas que se existem fazem direcione reas mais a

2.4.2 Gesto imobiliria (GIM)

um software utilizado para gesto de imobilirias, com vrias funcionalidades como: controle de clientes, imveis com possibilidade de insero de fotos, cadastro de proprietrios, corretores, visitas,
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valorizadas, imobiliria

com que para

uma

determinada rea. Um imvel de boa

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preferncias dos clientes, impresso de documentos. O software GIM ainda

durante quinze dias, o preo do sistema de R$ 180,00 (ZIGGI, 2009).

disponibiliza controle financeiro completo, inclui estatsticas variadas, como, por exemplo, probabilidade de negcio e curva ABC, disponibiliza ferramentas como O presente trabalho teve como base terica a pesquisa em livros, artigos cientficos, teses e dissertaes, bem como revistas e sites especializados no setor imobilirio e de tecnologias para esta rea. Alm da reviso, foi realizado um levantamento de dados sobre a Imobiliria Machado 2.4.3 Sistema de controle imobilirio (SCI) e detalhamento de seus 3 MATERIAL E MTODOS

gerador de Site. O custo deste programa varia entre R$ 189,00 e R$ 609,90 de acordo com a licena escolhida, a empresa que desenvolveu o sistema a Sorio Dev, sistemas 2009). personalizados (SORIODEV,

processos, a fim de propor a utilizao de um SI que promova a integrao dos dados utilizados pela empresa e gere as

um sistema para a gesto e automao de imobilirias, controla as atividades da empresa e as atividades de sua rotina. Possibilita a insero de vrias informaes pertencentes imobiliria, possibilita um cadastro dinmico rpido e intuitivo. Permite a incluso de um ou mais proprietrios do imvel, assim como um ou mais corretores responsveis pela locao, informando a porcentagem de comisso sobre a locao atual. O sistema de controle imobilirio permite o cadastro de locadores, locatrios e fiadores. Este software disponibilizado em uma verso Demo para avaliao

informaes necessrias ao proprietrio, funcionrios e clientes quando solicitadas. Para isso, foi feita a anlise do sistema Ageo para testar a sua eficincia e eficcia.

3.1 A empresa

A empresa fica localizada no centro da cidade de Botucatu, est inserida recentemente no mercado, completando pouco mais de um ano de existncia no acirrado ramo imobilirio. Devido grande concorrncia na cidade de Botucatu, a empresa busca um diferencial para que possa garantir e manter um lugar no mercado imobilirio.
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forma 3.2 Situao anterior

otimizada,

consequentemente,

trazendo melhoria na administrao dos imveis e fornecendo aos clientes

Foi analisado e testado o atual mtodo de armazenamento de dados da Imobiliria Machado para verificar as suas funcionalidades. Os cadastros de clientes e imveis so efetuados no aplicativo Excel, e para elaborao aplicativo de recibos, Este utiliza-se mtodo o de

informaes rpidas e seguras. A anlise do programa

computacional Ageo foi efetuada da seguinte forma: foram feitas vrias

inseres de

imveis

e proprietrios

preenchendo com informaes de acordo com o campo exigido. Aps o trmino dessas inseres, iniciou-se um

Word.

armazenamento dos dados dificulta o acesso s informaes quando solicitadas por clientes ou corretores. Foram efetuados testes de pesquisa de imveis, onde se constatou que algumas pesquisas encontradas, especficas embora no foram

procedimento para que fossem testadas as funes do programa, para identificar erros que pudessem ocorrer. Foram encontradas diversas

vantagens com a utilizao do programa Ageo, como o aumento da eficcia em pesquisas de imveis, podendo ser

estivessem

devidamente cadastradas. Isto se deve ao fato de no haver uma padronizao na filtragem dos dados, que devem ser pesquisados, escrevendo-se da mesma forma como foi cadastrado, caso contrrio, o sistema encontrar problemas ao efetuar uma pesquisa de imveis. No h

realizadas atravs do nome do cliente, tipo do imvel (apartamento, casa, terreno), modalidade arrendamento), industrial ou (venda, categoria locao ou

(comercial, status

residencial),

(vendendo, alugando, vendido, alugado), endereo do imvel, bairro, valor mnimo ou valor mximo. Aps efetuar os testes do software

integrao das informaes.

3.3 Situao proposta

Ageo, deu-se incio ao cadastro de imveis e proprietrios, para que o sistema

Implantao do programa Ageo, que oferece recursos de emisso de recibos, agenda, contratos, integrando as informaes que podem ser acessadas de

comeasse a ser realmente utilizado e iniciou-se o processo de migrao dos dados para o novo sistema.

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4 RESULTADOS E DISCUSSO

sistema, SIs e hardwares adequados so necessrios porm no suficientes, trata-se

4.1 Implantao

de um conjunto de fatores em que o fator humano deve ser devidamente preparado

O processo de implantao foi simples. A princpio, no foi preciso comprar novos equipamentos, foi realizado o download do software, foi instalado e, aps a realizao dos testes, comeou a insero dos dados no sistema. A migrao dos dados que esto armazenados no antigo mtodo de armazenamento ser que efetuada todas as

para lidar com um novo sistema. O uso incorreto do software pode gerar informaes inconsistentes, que pode acarretar uma srie de problemas para a empresa, cabe ao usurio estar atento na manipulao do sistema a fim de evitar erros na insero dos dados. O treinamento foi realizado por cerca de quarenta minutos por dia, durante uma semana a um nico funcionrio que dever efetuar os cadastros. Este

(aplicativo gradualmente,

Excel) at

informaes estejam no novo sistema de gerenciamento. Est prevista a compra de novos equipamentos medida que a empresa for se desenvolvendo e o volume de dados aumentando.

treinamento foi feito de forma rpida, pois o software Ageo de interface amigvel e fcil utilizao.

4.3 Vantagens e benefcios para a empresa

4.2 Treinamento Segundo Silva (2004), as condies bsicas para que possa alcanar o sucesso no uso dos recursos de TI utilizar SIs e hardwares que sejam adequados s reais necessidades da empresa, alm da 4.4 Problemas encontrados na empresa Melhoria no atendimento ao cliente. Controle de imveis. Otimizao do hardware otimizado. Reduo do tempo na obteno de informaes.

capacitao das pessoas que devero manipular o sistema. Tendo como base a citao de Silva (2004), percebe-se a importncia do

Um comunicao

dos mais

mecanismos utilizados

de na

processo de capacitao dos usurios do

Imobiliria Machado o telefone, a

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necessidade frequente de realizar ligaes, interurbanas, locais, ou at mesmo

Comunidades esclarecimentos de dvidas.

para

internacionais. O gasto com telefonia gera um alto custo s despesas da empresa. Pensando em minimizar este fator to significativo nas despesas, foi proposto o mtodo de telefonia Skype, a fim de causar uma diminuio nos gastos da empresa. O plano sugerido de 400 minutos de ligaes para telefones fixos com o valor mensal de R$ 23,95.

Panfletos, anncios em jornais, cartes ou brindes

personalizados.

5 CONCLUSO

Com a elaborao deste trabalho, pode-se confirmar como o uso de Sis, informatizados e adequados para empresas imobilirias, pode auxiliar nos

4.5 Ferramentas para a divulgao da empresa

procedimentos imobilirios, porm, antes de ser efetuada a implantao, importante que sejam identificadas as verdadeiras

Conforme citado por Silva (2004), a utilizao da TI fundamental para que as micros e pequenas empresas possam competir de maneira mais equilibrada, a TI pode contribuir de vrias formas na melhoria de tais empresas como: reduo de custos, ganhos de produtividade e facilitar o relacionamento entre clientes e fornecedores. Investimentos importantes para em que as TI so

necessidades da empresa, desta forma, os SIs podem proporcionar um melhor

controle em cadastros de imveis e melhorar a qualidade de atendimento aos clientes, acelerando e o tempo de das

processamento informaes.

distribuio

REFERNCIAS empresas

imobilirias estabeleam contato entre o cliente e os corretores. A partir da identificao dessa necessidade, foram proposta algumas alternativas para

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