A Organizao de Documentos essencial para que a empresa possa desenvolver suas atividades com mais eficincia e eficcia e para

a que os resultados sejam alcanados com maior rapidez. muito importante nos servios, ajuda o profissional a ter uma melhor estruturao das atividades que pretende realizar.

Documento: a unidade constituda pela informao (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base) produzida em decorrncia do cumprimento de uma atividade. TIPOS: FORMATO: Formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, mapa. ESPCIE: Ata, relatrio, carta, oficio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma. GNERO: Audiovisual(filmes), fonogrfico (discos,fitas), iconogrfico(obra de arte, fotografias, negativos, slides), Textual(documentos escritos de uma forma geral).

Ambiente de trabalho organizado e limpo, tudo em seu devido lugar, ajuda no melhoramento do trabalho; A organizao e informatizao de arquivos um servio que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e trfego de documento nas empresas.

Ambiente de Trabalho Organizado

A organizao e informatizao de arquivos um servio que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e trfego de documentos nas empresas, por intermdio da implantao de sistemas de organizao e gerenciamento de arquivos.

Impresso dos rtulos das caixas e pastas; Criao da central de atendimento; Histrico das solicitaes e devolues; Realizao de consultas com possibilidade de filtragem em variados nveis; VANTAGENS: Disponibilizao de espao fsico; Organizao fsica adequada; Sistema de identificao visual; Padronizao dos mtodos de arquivamento;

 a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; O Protocolo realiza as seguintes atividades: o Recebimento, Registro, Distribuio, Tramitao e Expedio de documentos.

Recebimento: Receber os documentos produzidos pela instituio ou aqueles produzidos por outras instituies, que para la foram encaminhados ;

Registro: Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsicos do documento; So Cadastrados em um sistema (Manual ou Informatizado); Os dados so utilizados para mais fcil localizao do documento;

Distribuio/Expedio : Enviar os documentos para seus destinatrios. Distribuio: Remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo. Expedio: Remessa de documentos para outro rgo.

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Expedio de documentos, destacam-se: Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo.

Controle de Movimentao ou Tramitao: a atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos.

fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio.

Workflow ou fluxo de trabalho o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de trabalho dentro de uma organizao. Workflow a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializandoos por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Transforma radicalmente a maneira de toda empresa executar processos, atividades, tarefas, polticas e procedimentos.

Algumas Vantagens: o Reduzir os tempos de ciclo; o Minimizar erros; o Melhorar as condies de trabalho e aumentar a eficincia operacional, distribuindo automaticamente a documentao necessria diversas etapas do seu processo. Link; o Direcionamento automtico dos documentos necessrios a cada ponto da cadeia de produo, chamando a ateno das pessoas envolvidas ao desempenho de atividades especficas; o Gerenciar o processo completo desde a simulao, modelagem, desenho, formulao de regras e anlise de mtricas.

Consiste em Prover meios eficientes para geral controlar, controlar, armazenar e disponibilizar informaes.sistema de GED permitem que os usurios tenham acesso aos dados de maneira organizada, segura e gil, reduzindo o tempo de buscar de informaes, aumentando a produtividade e a velocidade de tomada decises.

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Objetivo: Converso dos documentos, cujos originais esto na forma de papel ou microfilme , para o meio eletrnico de forma que possa ser consultado atravs da rede. A implantao de um sistema de armazenamento eletrnico de documentos (Imaging) tem como metas: Uniformizar a fonte de consulta de documentos, papel, microfilme, ou arquivos gerados em computadores ; Economizar espao de armazenamento de papel; Permitir a consulta simultnea de pastas de documentos por diversas pessoas; Manter a integridade dos Documentos.

Competncia Previdenciria

Comprovantes de exerccio de atividade remunerada doas segurados e contribuintes individuais . * Tempo de guarda -> Indeterminado. Comprovantes de pagamento (Cpias) ou declarao representada pelo contribuinte individual para fins de apresentao INSS. *TEMPO DE Guarda -> 10 anos. Documentos das entidades isentas de contribuio previdenciria (Livro Razo, Balano Patrimonial) e demonstrao de resultados do exerccio etc.) Livro Dirio. *Tempo de Guarda -> 10 anos Permanente. Folha de Pagamento. *Tempo de Guarda 10 anos.

Atestado de sade ocupacional. *Tempo de Guarda. -> Tempo de Validade. Contrato de trabalho. *Tempo de Guarda. ->10 anos . Programa de Integrao social PIS, e programa de formao do Patrimnio do Servidor Publico PASEP. *Tempo de Guarda. -> 10 anos. Recibos de Pagamentos 13 salrio. *Tempo de Guarda. -> 10 Anos

 Contrato

de seguro de bens. *Tempo de Guarda. -> 5 anos.

do imposto sobre a propriedade Territorial Rural- ITR. *Tempo de Guarda. -> 5 anos.

Declarao

Administradora de Carto de Crdito ou de Dbito Arquivo Magntico . * Tempo de Guarda. -> 5 Anos Guia Nacional de Informao e Apurao do ICMS. Substituio Tributria GIA SI. *Tempo de Guarda. -> 5 anos.

Declarao Anual do Movimento Econmico. (DAME). * Tempo de Guarda -> 5 Anos. Declarao Eletrnica de Servios - DES. *Tempo de Guarda. -> 5 Anos. Taxa de Fiscalizao de Estabelecimentos TFE. *Tempo de Guarda. -> 5 Anos.
O Patrimnio mais precioso de uma empresa ou organizao de qualquer espcie com certeza so os seus dados .

A Organizao de Arquivos um procedimento fundamental na vida de uma empresa seja pblica ou privada.Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Todo documento de arquivo requer tratamento especializado, dentro das mais recentes e rigorosas normas da arquivologia moderna.

Nunca Aconteceu com Voc ? Necessitar de uma informao relacionada com um processo que est em andamento h um ano e no encontra a informao no arquivo ? Ser Transferido e o seu sucessor no encontra os documentos ? Sua Mesa est parecendo um campo de batalha da Segunda Guerra Mundial ? (Os documentos mais importantes esto na trincheiras da mesa ); Encontrar documentos um ato de herosmo ?

Baguna ?

Arquivo um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou individuo, que os mantm ordenadamente como fonte de informaes para a execuo de suas atividades, considerado um dos principais recursos estratgicos das instituies no mundo. Organizao da informao, Armazenamento, e disseminao da informao .

Informao: Idia, mensagem ou conhecimento; Suporte: Meio no qual a informao est registrada; Documento: toda informao registrada em um suporte material. INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Nem s de informtica vive o Homem! O Acesso a memria da humanidade permitido pelo arquivista quando ele coleciona, classifica e preserva com segurana documentos que serviro de subsdios para a histria da humanidade.No o simples fato de dar entrada e sada de documentos que ir levar a empresa ao sucesso. Se no forem cuidados os documentos, podem perder-se ou destruir-se. Alguns jamais sero recuperados outros podero s-lo, mais com grande esforo e a um custo muito elevado .

Natureza dos Documentos Especiais ou Especializados; Especiais: So Arquivos em que os documentos cuja forma fsica exija cuidados especiais; Ex.:Foto, Filma, Microfilme, etc.

Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento. Ex.:Arquivo Mdico, arquivo cartogrfico, arquivos de engenharia.

Arquivo Corrente: So os arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio;

Extenso de sua atuao: Podem se Arquivos Setoriais ou centrais; Arquivos Setoriais: So aqueles instalados nos setores que utilizam os Documentos, onde ficam os documentos do dia a dia.

Arquivos Centrais: So Aqueles localizados fora do local de trabalho ,e acumulam em um nico local.

Mtodo de Arquivamento: o conjunto de operaes destinados ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma os documentos sero armazenados , visando a sua localizao futura. So ele: Mtodo Alfabtico; Mtodo Numrico; Mtodo Cronolgico; Mtodo Geogrfico; Mtodo Ideolgico; Mtodo Alfanumrico; Mtodo Horizontal; Mtodo Vertical.

Mtodo Numrico: Quando o principal elemento a ser considerado em um documento seu nmero. dado um nmero para cada documento.

Mtodo Cronolgico : Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento. o mtodo ideal para arquivar documento contbeis;

Mtodo Geogrfico: Os Documentos sero arquivados de acordo com o local, lugar ou setor. considerado a origem, a procedncia do documento; Podendo ser: Pas; Estado; Cidade.

Mtodo Ideolgico: Organiza os documentos por assunto. Exemplo: 1. FINANCEIRO 1.1- Contas a Pagar 1.2 Contas a Receber 2 MATERIAL 2.2 Material Permanente 3- PESSOAL 3.1 Abono 3.2 Admisso 3.3 Frias

Mtodo Alfanumrico : Esse sistema procura Utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. Mtodo Horizontal: Os Documentos so dispostos uns sobre os outros. Indicados para Arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses como planta, mapa, e desenho.

Conservao: Conjunto de Aes que interrompem o processo de degradao de documentos de arquivos . Ex.: Higienizao, pequenos reparos e acondicionamento.

Fatores Ambientais :Os fatores ambientais so os mais importantes na conservao de documentos. Eles so responsveis pelas reaes qumicas altamente nocivas ao papel, alm de favorecerem a presena de outros agentes igualmente responsveis pela destruio de documentos.

Fatores de Degradao: Agentes Fsicos: Iluminao, Temperatura,e Umidade Relativa ; Agentes Qumicos: Poluo atmosfrica; Agentes Biolgicos: Fungos, Insetos, e Roedores. Agentes Humanos: Manuseio

Agentes Fsicos Iluminao: Iluminao: excesso de raios ultra violetas pela exposio dos documentos luz artificial e natural; processo de amarelamento das pginas;

Agentes Qumicos Poluio Atmosfrica Agentes Biolgicos Fungos/ Insetos e Roedores.

Descarte de Documentos: Gerencia o descarte dos documentos com a implantao de termo de eliminao que instrumento onde deve constar a relao dos documentos a serem eliminados e a aprovao dos responsveis. Ciclo Vital dos Documentos/ Teoria das Trs Idades: A Arqueologia adota a teoria das 3 idades ou ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro de uma instituio.

ARQUIVO DA PRIMEIRA IDADE: Alto grau da freqncia de uso; Documentos em Curso; Serve a Administrao. ARQUIVO DA SEGUNDA IDADE: Serve a administrao; Aguardam destinao final; A permanncia nessa fase transitria. ARQUIVO DA TERCEIRA IDADE : Permitem conhecer a Histria da instituio ; Revelam a origem e constituio da instituio; Serve a Histria