Você está na página 1de 32

Organizao de arquivos digitais

Professor: Anderson Paulo da Cruz 22/08/2013


1

Objetivo Geral Oferecer conhecimentos tcnicos e capacitar os participantes para atuarem na organizao de arquivos administrativos e empresariais; identificar a importncia de arquivos organizados, para rapidez do resgate da informao. Verificar a importncia dos recursos humanos que operam neste setor.

2 22/08/2013

Introduo

A rea de gerenciamento de arquivos est crescendo muito, com bilhes de documentos impressos, trilhes de mensagens eletrnicas. Todos esses dados devem ser gerenciados levando em considerao os aspectos:

Conformidade e exposio jurdica Privacidade e segurana Disaster Recovery Acesso s informaes Limitaes de espao Controle de custos
3 22/08/2013

Informao

Ato ou efeito de informar, dados acerca de algum ou algo, instruo, direo, conhecimentos extrados dos dados. E, informar como: instruir, documentar, avisar, comunicar, inteirar, dar parecer, notificar (Ferreira,1993, p. 306)

4 22/08/2013

Informao
Segundo Guinchart e Menu (1994, p.41) Documento um suporte material do saber e da memria da humanidade. Para Medeiros e Hernandes (1999, p.131), Documentao um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio dos documentos.

5 22/08/2013

Os documentos do sentidos a administrao e asseguram a memria de um rgo privado ou pblico.

6 22/08/2013

Decises seguras dependem de documentos que:


a- clara - apresentar o fato com clareza, no o mascarando entre fatos acessrios; b- precisa - deve ser de um alto padro de preciso. c- rpida - chegar ao ponto de deciso em tempo hbil para que surta efeito na referida deciso. d-dirigida - a quem tenha necessidade dela e que ir decidir com base nessa informao.
7 22/08/2013

Arquivo

Origem A origem do termo arquivo, no se apresenta com preciso, alguns tericos afirmam ter surgido na Grcia Antiga, outros defendem que o termo precede de achivum, palavra de origem latina, que significa guarda de documento.
8 22/08/2013

Arquivos

Definio Para Paes (1997, p.16), o arquivo representa uma Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
9 22/08/2013

Avaliao de documentos e arquivos

Para armazenar sua qualquer produo, qualquer tipo de rgo seja ele pblico ou privado ter que disponibilizar um local apropriado para acomodao dessa produo. invivel o armazenamento de tudo que produzido; Para viabilizar tal processo indispensvel que se estabelea uma poltica intensa de avaliao.
10 22/08/2013

Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Levantamento da Produo documental: So os documentos produzidos e desenvolvidos por funes, atividades e rotinas objetivando o contexto em que os documentos se inserem e a interrelao entre os produzidos e os recebidos pelos rgos de uma instituio.
11 22/08/2013

Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos


Tabela de temporalidade: So instrumentos bsico de destinao documental so elas que determinam o controle de vida til dos documentos, ou seja, indicar o tempo de guarda do material, definindo prazos de reteno.

12 22/08/2013

Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Sua elaborao feita pelos profissionais dos arquivos, junto aos profissionais da instituio, que baseados na legislao em geral, nas normas internas da organizao e, sobretudo, na prpria finalidade dos documentos em questo, fixam critrios e justificativas para que possam tambm descartar certos papis 13 desnecessrios.
22/08/2013

Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Plano de Destinao dos Documentos: Este instrumento deve mostrar a inter-relao dos documentos produzidos por um rgo. Relaes essas que so entre as funes, as polticas administrativas e as dos documentos produzidos dos vrios nveis da administrao.
14 22/08/2013

Conservao dos arquivos


O cuidado com a avaliao e com a seleo da massa documental, perder o sentido e a finalidade se o espao destinado para o armazenamento no for adequado. necessrio o investimento em infra estrutura; necessrio criar polticas para o resgate dos arquivos.

15 22/08/2013

Tipos de documentos eletrnicos

Textos, filmes, sons, imagens.

16 22/08/2013

Armazenamento
Disquete, cd, dvd, flash card, fita, disco rgido.

17 22/08/2013

Tecnologias de armazenamento
San Nas SCSI IDE SATA RAID Shadow copies

18 22/08/2013

SAN

Storage Area Network

19 22/08/2013

NAS
Network attached storage

20 22/08/2013

Diferena entre SAN e NAS

21 22/08/2013

DAS

22 22/08/2013

scsi

23 22/08/2013

IDE

24 22/08/2013

SATA

25 22/08/2013

Diferena SATA / IDE

26 22/08/2013

RAID

Redundant acess independent disks

27 22/08/2013

Mdias de backup

Cartucho nas capacidades 40, 80 e 120GB

28 22/08/2013

Mdias de backup

Fita DAT

29 22/08/2013

Mdia de backup

Fita DLT

30 22/08/2013

Mdias de backup

CD / DVD

31 22/08/2013

32 22/08/2013