Organizao de arquivos digitais

Professor: Anderson Paulo da Cruz 22/08/2013

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Objetivo Geral Oferecer conhecimentos tcnicos e capacitar os participantes para atuarem na organizao de arquivos administrativos e empresariais; identificar a importncia de arquivos organizados, para rapidez do resgate da informao. Verificar a importncia dos recursos humanos que operam neste setor.

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Introduo

A rea de gerenciamento de arquivos est crescendo muito, com bilhes de documentos impressos, trilhes de mensagens eletrnicas. Todos esses dados devem ser gerenciados levando em considerao os aspectos:

Conformidade e exposio jurdica Privacidade e segurana Disaster Recovery Acesso s informaes Limitaes de espao Controle de custos
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Informao

Ato ou efeito de informar, dados acerca de algum ou algo, instruo, direo, conhecimentos extrados dos dados. E, informar como: instruir, documentar, avisar, comunicar, inteirar, dar parecer, notificar (Ferreira,1993, p. 306)

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Informao
Segundo Guinchart e Menu (1994, p.41) Documento um suporte material do saber e da memria da humanidade. Para Medeiros e Hernandes (1999, p.131), Documentao um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio dos documentos.

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Os documentos do sentidos a administrao e asseguram a memria de um rgo privado ou pblico.

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Decises seguras dependem de documentos que:

a- clara - apresentar o fato com clareza, no o mascarando entre fatos acessrios; b- precisa - deve ser de um alto padro de preciso. c- rpida - chegar ao ponto de deciso em tempo hbil para que surta efeito na referida deciso. d-dirigida - a quem tenha necessidade dela e que ir decidir com base nessa informao.
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Arquivo

Origem A origem do termo arquivo, no se apresenta com preciso, alguns tericos afirmam ter surgido na Grcia Antiga, outros defendem que o termo precede de achivum, palavra de origem latina, que significa guarda de documento.
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Arquivos

Definio Para Paes (1997, p.16), o arquivo representa uma Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
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Avaliao de documentos e arquivos

Para armazenar sua qualquer produo, qualquer tipo de rgo seja ele pblico ou privado ter que disponibilizar um local apropriado para acomodao dessa produo. invivel o armazenamento de tudo que produzido; Para viabilizar tal processo indispensvel que se estabelea uma poltica intensa de avaliao.
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Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Levantamento da Produo documental: So os documentos produzidos e desenvolvidos por funes, atividades e rotinas objetivando o contexto em que os documentos se inserem e a interrelao entre os produzidos e os recebidos pelos rgos de uma instituio.
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Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Tabela de temporalidade: So instrumentos bsico de destinao documental so elas que determinam o controle de vida til dos documentos, ou seja, indicar o tempo de guarda do material, definindo prazos de reteno.

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Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Sua elaborao feita pelos profissionais dos arquivos, junto aos profissionais da instituio, que baseados na legislao em geral, nas normas internas da organizao e, sobretudo, na prpria finalidade dos documentos em questo, fixam critrios e justificativas para que possam tambm descartar certos papis 13 desnecessrios.
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Instrumento bsicos de avaliao de arquivos e documentos

Plano de Destinao dos Documentos: Este instrumento deve mostrar a inter-relao dos documentos produzidos por um rgo. Relaes essas que so entre as funes, as polticas administrativas e as dos documentos produzidos dos vrios nveis da administrao.
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Conservao dos arquivos

O cuidado com a avaliao e com a seleo da massa documental, perder o sentido e a finalidade se o espao destinado para o armazenamento no for adequado. necessrio o investimento em infra estrutura; necessrio criar polticas para o resgate dos arquivos.

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Tipos de documentos eletrnicos

Textos, filmes, sons, imagens.

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Armazenamento
Disquete, cd, dvd, flash card, fita, disco rgido.

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Tecnologias de armazenamento
San Nas SCSI IDE SATA RAID Shadow copies

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SAN

Storage Area Network

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NAS
Network attached storage

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Diferena entre SAN e NAS

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DAS

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scsi

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IDE

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SATA

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Diferena SATA / IDE

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RAID

Redundant acess independent disks

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Mdias de backup

Cartucho nas capacidades 40, 80 e 120GB

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Mdias de backup

Fita DAT

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Mdia de backup

Fita DLT

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Mdias de backup

CD / DVD

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