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Aula de Instruo Projeto Gente Grande

ARQUIVAR: para qu?

Fernando Medeiros

ideia

suporte

maro/2014

Refletindo sobre o conceito; Analisando o passado O conceito atual de arquivo; As finalidades de um arquivo; Estabelecendo uma relao
DINMICA Meu nome Meu sonho

Definindo os termos
Os tipos de arquivo Classificao Quando os arquivos podem trazer problemas Arquivamento digital ou na internet

roteiro

Vamos refletir sobre o

A palavra arquivar me faz pensar em qu?

O que eu arquivo?
Aonde eu arquivo? Por que eu arquivo?

Ento refletimos que arquivar : ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ Refletindo sobre o conceito

No passado:
H pouco sobre a histria dos arquivos;

No perodo que antecede a escrita; registrar se comunicar;


Locais de registro do homem evolui com a escrita ;
(Pedra - Tabletes de argila - Papiro - Pergaminho)

Papiro, origem vegetal (Egpcios)

Pergaminho, origem animal (Gregos)

Origem histrica na civilizao Grega com os atenienses (sculos V e IV a. C.)

Analisando o passado

E o que seria o arquivo no presente?


[...] o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Slon Buck

Complementando:
[...] acumulao ordenada dos documentos em sua maioria textuais por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando sua utilidade que podero oferecer no futuro.
Marilena Leite Paes

Lei n 8.159, de 08/01/91 (art. 2 - Captulo I)

O conceito atual de arquivo

Numa empresa, o arquivo de documentos importante porque:

Vivemos em uma SOCIEDADE DA INFORMAO

Assim a anlise e a manuteno documental correspondem a: - Registrar; -Classificar; - Ordenar; - Conservar; - Procurar; - Difundir/divulgar.

Ideias Conhecimentos

Organizados

Armazenados

Disseminados Consultados Avaliados

O conceito atual de arquivo

Dessa forma, FINALIDADES:

arquivo

tem

como

Organizao interna; Revelar o que j foi feito/resultados obtidos; Revelar o que est para ser feito; Evitar repeties de experincias; Avaliar (por partes e como um todo); Exigncia de legislao pblica.
assim que o arquivo serve para GUARDAR os documentos, GARANTIR A SUA PRESERVAO e ATENDER A PEDIDOS DE CONSULTA - permitir o acesso = modalidade de emprstimo.

As finalidades de um arquivo

Quando refletimos inicialmente sobre o conceito de arquivo, respondemos a:


O que ; O que; Aonde; Por que.

Ento, qual relao a gente poderia fazer entre a reflexo do comeo com os termos mais usados na rea de arquivo?
(a) O que (b) O que (c) Aonde (d) Por que ( ( ( ( ) DOCUMENTO / INFORMAO ) SUPORTE ) ACESSO/EMPRSTIMO ) ARQUIVAMENTO

Estabelecendo uma relao

Definindo os termos:
Documento: toda informao registrada em um suporte (material, digital ou virtual);

Informao: ideia ou conhecimento;


Suporte: aonde a informao registrada (papel, CD, DVD, microfilme, etc.); Acesso / modalidade de emprstimo: permisso da consulta; Arquivamento: operao armazenar o documento. de acondicionar e

Definindo os termos

Os arquivos podem ser:


Pblico: Federal, Estadual ou Municipal; Institucional: escolas, igrejas, etc.; Comercial: empresas, companhias, etc.; Pessoal: fotos de famlia, e-mails, documentos pessoais em geral, etc.

Os tipos de arquivo

A classificao dos arquivos


CLASSIFICAO: organizar produzidos e recebidos; os documentos

Para classificar um arquivo - preciso conhecer os TIPOS DE DOCUMENTOS;


A classificao pode ser feita num meio: - Fsico (papel, pastas) - Digital (computador, pendrive) - Online (internet); Os tipos de classificao: - Alfabtica e direta: nomes; - Numrica (simples e cronolgica) e indireta; - Geogrfica: local de produo; - Ideogrfica: assunto do documento. Classificao

Exemplos de classificao
ALFABTICA: ordenao pelas letras do alfabeto atravs de uma palavra chave.

Coincidncias levam definio de uma nova palavra chave (critrio subjetivo).

NUMRICA: inteiros.

ordenao

atravs

dos

nmeros

utilizado com outros sistemas de classificao (normalmente o alfabtico) e precisa de ndice para localizao dos documentos.

Classificao

ALFA-NUMRICA: combinao sistemas alfabtico e numrico.

Classificao

Quando os arquivos podem ser um problema?


Armazenagem errada (iluminao, higienizao e disposio); Classificao errada; Registro que no corresponde s normas que a empresa disse que iria cumprir. ventilao,

Arquivos como um problema

Arquivamento digital e na web


Digital - Computador

Arquivamento digital e na web

Arquivamento digital e na web


Web - Nuvem

Arquivamento digital e na web

Arquivamento digital e na web


O Google Drive (nuvem)

Arquivamento digital e na web

Escolhe um trabalho de que gostes, e no ters que trabalhar nem um dia na tua vida.
(Confcio, filsofo e pensador chins)

Mensagem final

Obrigado!
Fernando Medeiros dkofernando@gmail.com

fim