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Orlando Frizanco
MTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
I
TR-01.1
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Uma estrutura organizacional de qualidade, se seus processos
estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos
requisitos de seus clientes, independente do modelo
organizacional que estiver adotando.
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Presidente
Servios Comercial Adm./Fin.
Administr
.
Mecnica Faturam. Vendas
Prazo Vista
Financeir
o
Caixa Contas
Reviso
CLIENTE
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REPRESENTAES GRFICAS DE MTODOS E SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS.
GRFICOS DE PROCESSAMENTO:
Muitas vezes preciso substituir os relatrios e textos por
uma representao esquemtica, por meio de um grfico de
processamento, para facilitar o entendimento e visualizar
melhor os eventos de um processo organizacional (CURY,
2000).
Objetivo:
Facilitar a exata compreenso de um fluxo de trabalho, de
um formulrio ou de uma rotina.
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GRFICOS DE ORGANIZAO E CONTROLE
- ORGANOGRAMAS
Organograma representa uma organizao formal, na estrutura indicada
no Regulamento da Instituio.
OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA:
Apresenta os setores, suas posies e respectivas interdependncias,
via hierrquica, itinerrio de comunicaes, vinculao e subordinao.
O organograma no elemento totalmente esttico, rgido e
segmentado.
ponto de referncia da estrutura hierrquica da empresa em um dado
momento organizacional.
O organograma possui carter dinmico, flexvel e funcional, permitindo
integrao sistmica e sinrgica entre os setores da empresa.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
a) Organograma em BARRAS
O tamanho do retngulo diretamente proporcional
importncia da Autoridade que o representa
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) :
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So crculos
concntricos, que
representam os
nveis de
autoridade a partir
do crculo central,
onde se localiza a
autoridade maior da
empresa.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
c) Radial (Solar ou Circular)
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Mostra o macro
sistema das
empresas
componentes
de um grande
grupo
empresarial.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
d) Organograma Linear de Responsabilidade OLR
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Mostra o
inter-
relaciona-
mento entre
as diversas
atividades e
os respons-
veis por
cada uma
delas.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
e) Organograma Informativo
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Tem
informaes
de diversas
naturezas
relacionadas
com as
unidades
organizacion
ais.
Administrador.: Pedro Fulano
Cdigo: 1345 Referncia: 30002 Lotao: 45
Sntese da Atribuies:
-Processar o controle de freqncia
-Elaborar o plano de frias
-Elaborar a Folha de Pagamento
-Treinar o pessoal.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
f) Organograma Clssico (Vertical ou Retangular)
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Mais usado e mostra os
rgos de deciso, de
assessoria,
operacionais e a
hierarquia entre eles.
Deciso Superior
Deciso Intermediria
Assessoria
Operacionais Operacionais
Deciso Intermediria
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GRFICOS DE ORGANIZAO E CONTROLE
- FUNCIONOGRAMA
O funcionograma um grfico que amplia as partes setoriais
de um organograma, respeitando as caractersticas
estruturais, tornando claras as atividades.
OBJETIVOS:
Possibilita conhecer a interdependncia dos componentes
do organismo.
conhecido como organograma funcional.
Representa a idia geral da misso dos rgoes da empresa.
Normalmente esto includos no Manual de Organizao.
O funcionograma cria condies de iniciar um processo de
anlise das funes e processos organizacionais.
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GRFICOS DE ORGANIZAO E CONTROLE
- FUNCIONOGRAMA
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GRFICOS DE PROCESSAMENTO
Quando so utilizados os GRFICOS DE
PROCESSAMENTO ?
a) Na implantao e/ou reviso de um sistema qualquer,
para clarear ou melhor compreender as rotinas,
formulrios, mtodos e processos de trabalho;
b) Na anlise de um sistema existente, visando definir e
uniformizar o entendimento do mesmo pela organizao;
c) No planejamento e anlise de rotinas de trabalho,
visando a racionalizao;
a) Na criao, racionalizao e extino de formulrio.
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FLUXOGRAMA
a) O fluxograma uma ferramenta que permite padronizar
processos de trabalho, que tambm pode ser utilizado
Em outras reas, como exemplo o fluxograma produtivo.
b) o grfico de processamento por excelncia, para
trabalhos de anlise administrativa;
c) Representa o fluxo ou a seqncia normal de qualquer
trabalho, produto ou documento;
d) Utiliza smbolos para colocar em evidencia a origem, o
processamento e o destino da informao;
e) Se utilizar smbolos diferentes, deve ter uma legenda.
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VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:
a) Permite verificar como funcionam todos os componentes
de um sistema;
a) Entendimento simples e objetivo;
a) Facilita a localizao das deficincias no sistema;
a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples at o
mais complexo;
a) Facilita o entendimento de alteraes no sistema.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
1) COMUNICAO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser
feito e os objetivos do mesmo.
2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os
executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o
trabalho? O que feito? Quem recebe os resultados? Quantas
unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o
caso)?
3) FLUXOGRAMAO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o
rascunho. Certificar-se da correo dos dados; colher
informaes adicionais (se for o caso); ouvir a opinio dos
executores do processo; ajustar as incoerncias se houverem.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
4) ANLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma,
procurar responder as questes a seguir:
- Qual a utilidade da etapa no processo?
- H vantagem se for alterada a seqncia?
- As operaes so feitas por pessoas adequadas s funes
que ocupam?
- Cada operao est sendo executada de modo eficiente?
- Os formulrios, nmero de vias e campos esto adequados?
5) RELATRIO DE ANLISE: Se for exigido, pode ser feito um
relatrio com os seguintes itens:
a) Situao atual e fluxograma da situao existente;
b) Anlise das condies existentes com a indicao de falhas,
se houverem (morosidade; desperdcio de mo-de-obra; erros;
dificuldade de controle);
a) RECOMENDAES.
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GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaborao do
fluxograma, desde que contenha os smbolos adequados:
FONTE: MsWord
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SOFTWARE
VRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR
A CRIAO DE FLUXOGRAMAS:
Microsoft Visio - Soluo para Windows que faz parte do pacote
Microsoft Office.
DIA - Soluo para Linux
Gliffy - Programa disponvel na Internet, ou seja, no necessita de
instalar software.
Mais leituras:
Pgina sobre fluxogramas na Wikipdia em Portugus
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE http://wikicts.med.up.pt/index.php/Fluxograma
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa.
br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO
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BIBLIOGRAFIA
TADEU, Cruz. Sistemas, Organizao e Mtodos:
estudo integrado das novas tecnologias de
informao. So Paulo: Atlas, 1997.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de.
Organizao, sistemas e mtodos. So Paulo: Atlas,
2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Introduo teoria geral da
administrao. 3 ed. So Paulo: Campus, 1999.
CURY, Antonio. Organizao e Mtodos: uma viso
holstica. So Paulo: Atlas, 2000.