DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LOCAO

FEV/2.014
Quem compe o Departamento?

Gerncia Administrativa de Locao

Auxiliares Administrativas e
Vistoriador
 Gerncia

Acompanha e auxilia toda a

equipe do Administrativo.
 Acompanha, controla e encerra atendimentos;
Confere as faturas mensais dos seguros fiana /

Principais
incndio, contratos novos e pastas de

tarefas:
desocupao antes do envio para o arquivo
morto;
Emite Informe de Rendimentos (DIMOB);
Sana dvidas dos clientes;
Intermedia as solicitaes da diretoria para os
funcionrios e vice-versa;
Efetua lanamentos para locadores / locatrios e
pagamento de locadores;
Recebe os atestados mdicos e acompanha as
ausncias no departamento;
 Auxiliares

Suporte Gerncia e todas

as tarefas do Departamento.
 Entregam a via de documentos para locador ou
locatrio;
Solicitam bonificaes de aluguel e autorizaes

Comuns:
(data vencimento, notificao, etc);

Tarefas Fazem aditamentos, notificaes em geral

(desocupao, infrao contratual, etc) e arquivo
de documentos de locadores e locatrios;
Alteram data de vencimento de aluguel e endereo
de correspondncia;
Negociam a renovao de contratos;
Fazem etiquetas para pastas dos locatrios e
locadores.
 Tarefas Direcionadas:
Locao / Administrao

Servios de Transio entre Depatamentos;

Vistorias;
Desocupao/Locao

- Atendimento a locadores para assinatura de contrato novo;

- Impresses de etiquetas para envio dos demonstrativos de pagamento;
- Envio das cartas de reajuste de aluguel;
- Intermediao de locadores e locatrios com relao reparos nos
imveis;
- Agendamento de vistorias de entrada, sada e peridicas;
- Resciso de contrato de locao com acompanhamento dos dbitos finais,
at final quitao e encerramento da pasta;
 Tarefas Direcionadas:
Administrao de Contratos / Atendimento

Administra tudo o que ocorre dentro dos contratos de locao;

Feitura, Cadastro e Impresso de Contratos e Vistorias;
Seguros Fiana e Incndio.

- Consultas Segan para feitura de contratos novos e renovaes;

- Contratao e renovao dos seguros fiana e incndio, lanamento dos
mesmos e atualizao do nmero e vigncia das aplices;
- Informao aos locatrios sobre a renovao dos seguros (fiana /
incndio);
- Controle das etiquetas do arquivo morto, do material de escritrio e sua
solicitao;
- Efetua a troca da garantia da locao (Ex: seguro fiana por fiador);
 Tarefas Direcionadas:
Financeiro / Cobrana

Administra boletos de aluguel;

Controla a inadimplncia dos alugueiso.

- Efetua a baixa dos boletos de aluguel;

- Faz o fechamento p/ pagamento dos locadores e emite os demonstrativos;
- Emite e envia boletos de aluguel e cartas de cobrana (locatrio e fiador);
- Cancela os sinistros e seguros e aciona novos sinistros;
- Efetua ligaes de cobrana e passa posio do pagamento p/ locadores;
- Faz incluso de pastas no arquivo morto;
Caminho das Pedras:

No Realty, o Departamento Administrativo de

Locao tem acesso pasta de Procedimentos.
Embora em constante atualizao, muitas
tarefas encontram-se descritas passo passo,
facilitando assim o trabalho de todos.

Pblico / Adm. Locao

/ Procedimentos
 Organizao:

A Gerncia do Departamento Administrativo de Locao

leva ao conhecimento da Diretoria da Empresa, o
andamento do Departamento.

Para que a Gerente possa responder satisfatoriamente pelo

Departamento, suas Auxiliares precisam ter o mximo de
organizao possvel nas tarefas, utilizando as ferramentas
que lhe so atribudas para o dia dia, Outlook e o Realty.

Uma boa sugesto manter sempre os atendimentos

atualizados no Realty, simultaneamente com tarefas
agendadas no Outllok, evitando assim acmulo de
atendimentos abertos.
 Lembre-se:

Se uma pea
no funciona,

Todas as outras
PARAM!!
 Atendimento ao Cliente:

VOC SERIA SEU PRPRIO CLIENTE?

 O bom profissional de atendimento.

Ao profissional de atendimento aconselhamos estar sempre informado sobre sua

Empresa e concorrentes, perceba a importncia de ser profissional. O contato com
o cliente pessoalmente ou no, o transforma em carto de visita da corporao .
Seja qual for o setor em que trabalha, domine as informaes sobre seus produtos
e/ou servios, pois mesmo que no lide com clientes externos, sua chefia e
colegas de trabalho so seus clientes internos e a interao e exposio de seu
conhecimento importante para seu crescimento profissional.
No deve tratar com descortesia ou enganar as pessoas, mesmo estando
insatisfeito ou desmotivado com a empresa ou com problemas pessoais, o cliente
no o causa de seus problemas!
 O bom profissional de atendimento.

Esteja sempre apresentvel e motivado, leia bastante para ampliar seu vocabulrio,
isto ir auxiliar na hora de argumentar. Faa cursos, informe-se, pesquise, existe
hoje uma enorme gama de cursos, palestras e at nvel superior que tratam sobre
o bom atendimento ao cliente.
Portanto, no perca tempo e a oportunidade de crescer! Esta satisfao ser
apenas sua, ento se entregue, atenda com elegncia e seja um profissional de
sucesso!
Requesitos bsicos para um
bom atendimento:

Conhecer - o primeiro requisito do atendimento. A

segurana ao transmitir informaes depende do
conhecimento que voc possui sobre a funo, as
normas, os procedimentos, a empresa, seus produtos e
servios;

Falar - Depois de ouvir atentamente, necessrio falar,

para se estabelecer o processo de comunicao.
Quando um atendente transmite uma informao ao
cliente, deve utilizar-se de uma linguagem adequada,
evitando termos tcnicos, siglas, grias, enfim ser claro,
objetivo, respeitando o nvel de compreenso do cliente;
Requesitos bsicos para um
bom atendimento:

Ouvir - No possvel atender sem antes saber o que

atender. necessrio ouvir o que o cliente tem a dizer
para estabelecer uma comunicao sem desgastes;

Perceber - Os gestos, as expresses faciais e a postura

do cliente so ricos em mensagens, que se percebidas
auxiliaro a sua compreenso. As pessoas so
diferentes uma das outras. Por esta razo a percepo
um fator fundamental. atravs dela que conseguimos
captar as diferentes reaes e assim dispensar um
tratamento individual e nico.
 Aprendizado:

Satisfazer um cliente resulta, na maioria das

vezes, em ter um cliente fiel como fregus,
palavra pouco usada ultimamente que traduz
bem essa noo de fidelidade. Alm disso, o
cliente satisfeito torna-se um divulgador da
qualidade do servio. O que alis, timo
para a imagem e o marketing da empresa.