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ARQUIVO - Significado
O que é?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).
PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca
ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
SETORIAL
• Receber, registrar e controlar a tramitação e
a expedição dos documentos de acordo com
as normas e procedimentos estabelecidos p/
o gerenciamento corporativo dos documentos.
• Organizar e manter os documentos nos
padrões estabelecidos
• Selecionar os documentos para transferi-los
ao Arquivo Central, de acordo com os prazos
de guarda fixados.
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL
- Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL
Documentos
Informações
Conhecimento
DOCUMENTOS TÊM SUA
HISTÓRIA
DOCUMENTO
DOCUMENTO
NÃO INDEXADO FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
Gavetão
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS 07
DDDDDDDHFAA
08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
PARA QUÊ?
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
Métodos: alfabético
numérico
alfa-numérico
geográfico
assunto
e por cores
Regras de alfabetação
• João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares
• Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …
Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetação
Regras de alfabetação
• Documentos geográficos – principal elemento a ser
considerado é a procedência ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas
são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
• Documentos geográficos
- Nome do estado, cidade e correspondente
Fichas guias
Silva
AL
A
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD por Área
por Espécie Documenta
por Temporalidade
por Referência legal
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
Conhecer 2 5 Planejamento
Não
Atividade
Pegunta Ação
Sim
Gestão
Cultura 3
Ação
6
Ação
4 7
Ação Pegunta Não
Sim
8
Inicio
RELATÓRIO:
Visa retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisando
a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a
longo prazo.
DIAGNÓSTICO
Coleta de dados:
- Observação
- Entrevista ou questionário sobre: volume,
forma de armazenamento, organização,
recuperação/acessibilidade, como
descarta, o que pode ser melhorado...etc
Diagnóstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
AÇÃO CORRETIVA:
1.1 Elaboração da Tabela Determinação dos prazos Dar consistência legal ao Através de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislação
Documental descarte do acervo documentos com
documental anuência do Cliente
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental CC/
Coamo
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as não documentos obsoletos
4. Triagem da obsoletos conformidades
documentação
PLANO DE AÇÃO - Modelo
PLANO DE AÇÃO
O QUE É?
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.
TTD – ELABORAÇÃO
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.
AVAL
Transferência
Controle:
-Entrada;
-Saída; • Fase Corrente / Intermediária
Gestão de Documentos
-Eliminação
•Fase Permanente Manutenção e
Guarda de Documentos
PARTE VII - PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
• cadastar documentos
armazenados nos Arquivos
• gerenciar informações de
texto e de imagens
Consiste:
1. Preparação dos documentos
2. Indexação
3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices
GED X GDE
Gestão
Tradicional de
Arquivo
Todos os Arquivos Eletrônicos Gestão de
suportes, (somente documentos em Documentos
inclusive papel meio eletrônico) Eletrônicos
MANUAL AUTOMATIZADO
PARTE VIII - NORMAS E
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
NORMAS
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporações, Pessoas e
Famílias
• LEI 8.159/1991
Âmbito Federal
• DECRETO 4.553/2000