5´s - Melhorias

Contínuas
1
5´S

SEIRI

2
 5´S
Senso de utilização

“ utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio,

evitando ociosidades e carências”.

Em sentido restrito, para possibilitar ação imediata, significa:

“manter, no ambiente considerado, somente os recursos
necessários”.

Benefícios do senso de utilização:

 Liberação de espaços para diversos fins;
 Reciclagem de recursos escassos;
 Re-alocação de pessoas que não estejam sendo bem utilizadas;
 Combate ao excesso de burocracia;
 Diminuição de custos etc. 3
 5´S
Como Aplicar o Senso de Utilização, Imediatamente?

1- Seguir o fluxograma da próxima página, para as ações de curto prazo.

2- Persistir na educação a longo prazo, principalmente por meio da identificação

e solução de problemas em equipe.

Desenvolver este senso a longo prazo significa, simultaneamente,

desenvolver o senso da autodisciplina.

4
 5´S
COLOCAR MAIS
PRÓXIMO
USADOS POSSÍVEL
CONSTANTEMENTE DO LOCAL DE
TRABALHO

COLOCAR UM
OBJETOS E USADOS POUCO AFASTADO
DADOS OCASIONALMENTE DO LOCAL DE
NECESSARIOS TRABALHO

COLOCAR
SEPARADOS
USADOS NUM LOCAL
RARAMENTE, MAS DETERMINADO
CLASSIFICAÇÃO NECESSÁRIO

VENDER OU
SEM USO
DISPOR
OBJETOS POTENCIAL
IMEDIATAMENTE
E DADOS
DESNECESSÁRIOS

POTENCIALMENTE TRANSFERIR
ÚTEIS OU PARA ONDE
VALIOSOS FOREM ÚTEIS

5
 5´S
Pontos para refletir

Com está o senso de utilização no setor sob sua responsabilidade?

Considere, entre outros, os seguintes itens:
 Equipamentos e materiais desnecessários;
 Adequações das informações;
 Burocracia
 Disponibilidade operacional dos equipamentos;
 Utilização do tempo;
 Desperdício no dia-a-dia;
 Existência de padrões operacionais.

6
 5´S
Exemplo de folha de verificação 5S para escritório
Avaliação Pontuação
5S Nº Assunto Lembrete 0 1 2 3 4
Descarte de objetos sem Pastas,Papéis.Folhetos,
1 serventia Quadros,Canetas,Desenhos,
etc.
Porte de objetos de uso De acordo com o orgão
2 pessoal permitidos no local responsável pelo assunto
Senso de utilização

Guarda de objetos não Observar se existem objetos

3 utilizados para determinado não utilizados no local de
trabalho trabalho.
Informações e dados Verificar arquivos, pastas,
4 atualizados deliberações, desenhos, etc.

Somente objetos para uso

imediato estão sobre as
5 mesas e em quantidade
mínima. 7
 5´S
CHECK-LIST - 5S para escritório

Foto antes do 5´S Foto depois do 5´S

Setor:
Responsável: PLANO DE AÇÃO Periodicidade
Data:
5S Nº Assunto O que fazer Quem vai fazer Quando fazer Onde fazer Porque fazer Como fazer 1S 2S 3S 4S
Eliminar itens desnecessários
1

Adequação das informações

2
Senso de utilização

analisar a eliminação de
3 gorduras no processo e
burocracias
Lay-out deve estar em ordem
4

Somente objetos para uso

imediato estão sobre as
5 mesas e em quantidade
mínima.
8
5´S

Setor da
produção
ANTES do
início do
processo de
organização

9
5´S

Setor da
produção
APÓS o
processo de
organização
5 SENSOS

10
5´S

Setor de
Estoque
ANTES do
início do
processo de
organização

11
5´S

Setor de
Estoque
DEPOIS do
processo de
organização
5 SENSOS

12
5´S

SEITON

13
 5´S
Senso de Ordenação

Sentido Amplo Adotado

“ dispor de recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente
sistema de comunicação visual para rápido acesso a eles”.

A comunicação desse senso dentro das organizações é feita com

algumas frases do tipo:
 Mantenha cada coisa no seu lugar;
 Um lugar para cada coisa; cada coisa no seu lugar;
 Deixe tudo à vista;
 Encontre em trinta segundos;

14
 5´S
Benefícios:
 Economia de tempo;
 Diminuição do cansaço físico por movimentação
desnecessária;
 Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
 Rapidez na movimentação e resgate de pessoas em caso de
emergência;
 Diminuição do estresse por buscas mal sucedidas etc.

15
 5´S
Como praticar?
 Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas;
 Identificar todos os locais e recursos de forma bem visível;
 Dispor os itens de acordo com a freqüência de uso, por exemplo:
- colocar ao alcance da mão o que se usa a toda hora;
- colocar próximo ao local de trabalho o que se usa todo dia;
- colocar no almoxarifado o que se usa toda semana;
- colocar à disposição o que não tem uso previsível.

 Padronizar os termos importantes de uso comum na organização.

 Usar rótulos e cores vivas para identificar os itens, seguindo as regras já existentes
para o uso de cores.
 Guardar os objetos semelhantes no mesmo local.
 Expor visualmente todos os pontos críticos, tais como locais perigosos, partes das
maquinas que exigem atenção especial etc.
 Cuidar para que a comunicação seja fácil e rápida, por exemplo:
-não escrever frases longas;
16
 5´S
Pontos para refletir

Como está o senso de ordenação no setor sob sua responsabilidade? Considere, entre
outros, os seguintes itens:
 Layout das instalações;
 Layout dos equipamentos;
 Sistema de guarda das ferramentas;
 Sistema de informações gerenciais;
 Arquivos;
 Comunicação visual;
 Desobstrução de corredores e passagens;
 Existência de coisas fora do lugar;
 Delimitação clara de responsabilidade por área.

17
 5´S
Exemplo de folha de verificação 5S para escritório
Avaliação Pontuação
5S Nº Assunto Lembrete 0 1 2 3 4
Existência de local
1 determinado para cada objeto
Senso de ordenação

ou documento.
Existência de critérios de Pode-se encontrar qualquer
2 classificação para guarda de objeto ou informação
objetos e documentos rapidamente.
Identificação de corredores, Utilização de faixas e placas
3
passagens e áreas indicativas.
As mesas, arquivos e Controle visual
4
prateleiras estão ordenados

18
 5´S
Exemplo de CHECK-LIST - 5S para escritório

Foto antes do 5´S Foto depois do 5´S

Setor:
Responsável: PLANO DE AÇÃO Periodicidade
Data:
5S Nº Assunto O que fazer Quem vai fazer Quando fazer Onde fazer Porque fazer Como fazer 1S 2S 3S 4S
Identificar todos os locais
1
Senso de ordenação

Padronizar os termos comuns

utilizados na organização,
2 com a finalidade de facilitar o
entendimento de todos.

Identificação de corredores,
3
passagens e áreas
As mesas, arquivos e
4
prateleiras estão ordenados

19
5´S

Organização do setor

20
5´S

Identificação
das caixas,
nos armários
e nas
estantes

21
5´S

SEISO

22
 5´S
Senso de Limpeza
Portanto, ter um senso de limpeza, equivale a :

“praticar a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo,

não sujar”.

Num sentido mais restrito, a limpeza consiste em:

“ eliminar o pó e a sujeira do ambiente e dos equipamentos”

Algumas frases típicas usadas para divulgar a idéia são:

 Jogue limpo;
 Mais importante do que limpar é não sujar;
 Ser limpo é estar limpo;
23
 Limpeza é educação.
 5´S
Benefícios da limpeza

 Sentimento de bem-estar nos empregados;

 Sentimento de excelência transmitido aos clientes;
 Prevenção de acidentes;
 Manutenção dos equipamentos etc.

Como fazer acontecer?

 Definindo responsáveis por áreas e criando tabelas de rodízio. Essa
prática poderia ser estendida às escolas, induzindo-se os alunos a
sugeri-la e a adotá-la como um ato de carinho.
 Estabelecendo horário definido, lembrado por um sinal sonoro, para que
todos façam suas limpezas durante períodos de 5 minutos diários.
 Treinando todos os operadores para que sejam capazes de conhecer
completamente o equipamento que usam, de dentro pra fora, e
estabelecer periodicidade para inspeções detalhadas durante a limpeza. 24
 5´S
Pontos para refletir

Como está o senso de limpeza/higiene no setor sob sua responsabilidade? Faça com
que o ambiente reflita o que você é, por dentro. Considere, entre outros, os seguintes
itens:
 Banheiros;
 Postos de trabalho;
 Áreas comuns;
 Equipamentos;
 Pisos;
 Emissão de pó;
 Vestuário dos empregados;
 Comportamento ( não sujar ).

25
 5´S
Exemplo de folha de verificação 5S para escritório
Avaliação Pontuação
5S Nº Assunto Lembrete 0 1 2 3 4
Mesas e cadeiras são limpas
1
diariamente
Objetos, Máquinas de Marcar os horários de limpeza
escrever e demais
2
Senso de limpeza

equipamentos são limpos ao

início e termino de trabalho.
As tarefas de limpeza são Verificar listas de distribuição
3 distribuídas para cada de tarefas
empregado
Ao final do expediente os
4 cinzeiros são deixados limpos
A limpeza do chão é feita
5 diariamente

26
 5´S
Exemplo de CHECK-LIST - 5S para escritório

Foto antes do 5´S Foto depois do 5´S

Setor:
Responsável: PLANO DE AÇÃO Periodicidade
Data:
5S Nº Assunto O que fazer Quem vai fazer Quando fazer Onde fazer Porque fazer Como fazer 1S 2S 3S 4S
Mesas e cadeiras devem ser
1
limpas diariamente
Objetos, Máquinas de
escrever e demais
2 equipamentos devem ser
limpos ao início e termino de
Senso de limpeza

trabalho.
As tarefas de limpeza são
3 distribuídas para cada
empregado
Ao final do expediente os
4 cinzeiros devem ser deixados
limpos

A limpeza do chão deve ser

feita de acordo com um
5 cronograma definindo as 27
áreas e responsáveis
5´S

28
5´S

SEIKETSU

29
 5´S
Senso de Saúde

Em uma frase, significa:

“manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à
saúde”.

Algumas frases para transmitir a idéia, ainda que de forma

incompleta, poderiam ser:
 Mantenha um ambiente agradável e seguro;
 Esteja atento às condições de segurança e de saúde;
 Trabalhe seguro;
 Mantenha-se saudável

30
5´S
Como a organização pode estimular o senso de saúde?
 Trabalhando para manter e melhorar os sensos de utilização, ordenação
e limpeza.
 Mapeamento e eliminando, sistematicamente, as situações inseguras.
 Mantendo excelentes condições de higiene nos banheiros,restaurantes
etc.
 Garantindo que todos os seus dependentes tenham uma alimentação
balanceada
 Difundindo material educativo sobre saúde em geral.
 Incentivando a pratica de esportes.
 Estimulando o embelezamento do local de trabalho.
 Promovendo atividades rápidas para restauração do equilíbrio físico,
mental e emocional.
 Distribuindo as tarefas de forma racional, de modo que elas sejam
efetuadas naturalmente, mesmo que em ritmo forte.
 Estimulando um clima de confiança, amizade e solidariedade.
31
 Pagando, se possível, salários dignos..
 5´S
Pontos para refletir

Como está o senso de saúde na sua organização? Considere, entre outros, os seguintes
itens:
 Situação atual em relação aos sensos de utilização, ordenação e limpeza;
 Condições de iluminação;
 Ruído e vibração;
 Temperatura;
 Cuidado com materiais tóxicos,voláteis e/ou explosivos;
 Outras fontes de perigo para a saúde;
 Promoção de atividades práticas e educacionais em relação à saúde;
 Comportamento das pessoas em relação à própria saúde.

32
5´S
Exemplo de folha de verificação 5S para escritório
Avaliação Pontuação
5S Nº Assunto Lembrete 0 1 2 3 4
A ventilação nas salas é
1
adequada
Não existe pó e sujeira nas Verificar atrás das mesas e
2
Senso de saúde

salas armários
3 As áreas comuns são limpas
As salas ou locais de
4
recepção são adequados
Os funcionários preocupan-se
5 com a própria sáude (física
mental, emocional )
O aspecto geral do escritório
6
é agradável

33
 5´S
Exemplo de CHECK-LIST - 5S para escritório

Foto antes do 5´S Foto depois do 5´S

Setor:
Responsável: PLANO DE AÇÃO Periodicidade
Data:
5S Nº Assunto O que fazer Quem vai fazer Quando fazer Onde fazer Porque fazer Como fazer 1S 2S 3S 4S
A ventilação nas salas deve
1
estar adequada
Não deve existir pó e sujeira
2
nas salas
Senso de saúde

As áreas comuns devem

3
estar limpas
As salas ou locais de
4
recepção estão adequados
Os funcionários preocupan-se
5 com a própria sáude (física,
mental e emocional )
O aspecto geral do do
6
escritório esta agradável

34
5´S

Vamos
cuidar da
saúde física
e mental...

35
5´S

Shitsuke

36
 5´S
Senso de Autodisciplina

Em amplo sentido, o senso de autodisciplina pode ser expresso, no 5S, como:

“ter todas as pessoas comprometidas com o cumprimento dos padrões técnicos e éticos e
com a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional”.

Pra efeito de divulgação imediata, ele poderia ser apresentado por frases do tipo:
 Tome a iniciativa;
 Cumpra os padrões técnicos e éticos da organização;
 Pense por si mesmo;
 Pratique os 4Ss;
 Melhore sempre.

O senso de autodisciplina se inicia no berço, é reforçado na escola e, eventualmente, no

serviço militar, e deve continuar sendo reforçado no ambiente de trabalho e outros
ambientes sociais.
37
 5´S
Em sentido restrito, ele poderia ser monitorado, nas auditorias 5S, com itens
como:
 Absenteísmo;
 Cumprimento de acordos;
 Iniciativa de autodesenvolvimento;
 Iniciativa para identificar e resolver problemas;
 Índice de participação espontânea em equipes de trabalho etc.

38
 5´S
Como estimular a autodisciplina?

Algumas lições podem ser aprendidas com as melhores organizações

do mundo e, principalmente, com os grandes educadores e lideres de
todos os tempos. São elas:
 Compartilhar missão,visão e princípios fundamentais;
 Educar para a criatividade;
 Ter padrões simples;
 Melhorar as comunicações em geral;
 Atribuir responsabilidades e dar autoridade;
 Criar um clima de confiança, amizade e solidariedade;
 Lançar desafios compatíveis com as habilidades;
 Ter paciência e perseverança na educação e treinamento etc.
39
 5´S
Pontos para refletir

Como está o senso de autodisciplina na organização sob sua responsabilidade?

Considere, entre outros, os seguintes aspectos:
 Cumprimento dos padrões técnicos e éticos;
 Relações humanas em geral;
 Entusiasmo dos membros da organização com suas atividades;
 Interesse pelo melhoramento contínuo;
 Percepção que o empregado tem da organização.

40
 5´S
Exemplo de folha de verificação 5S para escritório
Avaliação Pontuação
5S Nº Assunto Lembrete 0 1 2 3 4
Todos os empregados usam
1
uniforme
Todos cumprem horários
2
estabelecidos para reuniões
Senso de autodisciplina

O telefone é utilizado
3
adequadamente
Todos se preparam Verificar se algo está fora do
4 adequadamente antes de sair lugar
do escritório
Os documentos confidenciais
5 são utilizados somente pelos
empregados autorizados
Todos estão motivados e
6 preocupan-se com a melhoria
contínua do local de trabalho
41
 5´S
Exemplo de CHECK-LIST - 5S para escritório

Foto antes do 5´S Foto depois do 5´S

Setor:
Responsável: PLANO DE AÇÃO Periodicidade
Data:
5S Nº Assunto O que fazer Quem vai fazer Quando fazer Onde fazer Porque fazer Como fazer 1S 2S 3S 4S
Todos os empregados devem
1
usar uniforme e EPIS
Todos devem cumprir horários
2
estabelecidos para reuniões
O telefone deve ser utilizado
adequadamente e deve
Senso de autodisciplina

3 existrir regras e
procedimentos para um
controle.
Todos devem preparar-se
4 adequadamente antes de sair
do escritório
Os documentos confidenciais
devem ser utilizados somente
5
pelos empregados
autorizados
Todos estão motivados e 42
6 preocupan-se com a melhoria
contínua do local de trabalho
5´S

43
5´S

Sob o ponto de vista apresentado, o 5S deve ser entendido como

“Qualidade Simples”, e deve ser usado como uma arma poderosa de
mobilização de equipes para a criação de uma “cultura da
qualidade”. Esse movimento, intenso nos primeiros 2 ou 3 anos,
poderá continuar com os mesmos objetivos, mas, eventualmente,
sem apego à terminologia 5S, pois todo rótulo se desgasta com o
tempo.

44
 5´S

Conforme já foi dito, não é conveniente, nem necessário, fazer uma

separação nítida entre os cinco sensos, pois todos estão interligados,
compondo um sistema. Idealmente, sua prática deveria ocorrer de
maneira informal, sendo incorporada como um estilo de vida.

45
• “ Sábio não é aquele que
conhece muitas coisas, mas
o que conhece coisas úteis ”

• Obrigado pela atenção de todos.

» fim

46