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PDCA
• PDCA é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito
de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não só como um problema
surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a
oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os
resultados desejados com mais qualidade e eficiência.
• Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou
seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o
planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se
desenvolva da melhor maneira possível.
Fases do Ciclo
PDCA
• Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa
vez? Por que é preciso resolver essa questão?
Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter
conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais
adequado e assertivo para o projeto em questão.
• Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o
objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o
andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações
relevantes sobre a evolução do projeto observado.
• É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução
de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o
encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.
Planejamento
Exemplo de utilização:
• O Diagrama de Ishikawa apresenta a relação existente entre o resultado indesejado
ou não conforme de um processo (efeito) e os diversos fatores (causas) que podem
contribuir para que esse resultado tenha ocorrido. Sua relação com a imagem de uma
espinha de peixe se dá devido ao fato que podemos considerar suas espinhas as causas
dos problemas levantados, que contribuirão para a descoberta de seu efeito, além do
formato gráfico que muito se assemelha ao desenho de um esqueleto de peixe.
• Para que é utilizado?
• É possível aplicar o Diagrama de Ishikawa a diversos contextos e de diferentes
maneiras, entre elas, destaca-se a utilização:
• para visualizar as causas principais e secundárias de um problema (efeito).
• para ampliar a visão das possíveis causas de um problema, enxergando-o de maneira
mais sistêmica e abrangente;
• para identificar soluções, levantando os recursos disponíveis pela empresa;
• para gerar melhorias nos processos.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa?
Para realizar a análise de causas utilizando o Diagrama de Ishikawa, basta seguir alguns passos. Veja só:
• defina o problema (efeito) a ser analisado;
• desenhe uma seta horizontal apontando para a direita e escreva o problema no interior de um retângulo
localizado na ponta da seta;
• realize um brainstorming para levantar as possíveis causas que possam estar gerando o problema. Para isso,
procure responder a seguinte pergunta: “Por que isto está acontecendo?”;
• divida as causas identificadas em categorias, por exemplo: máquina, mão de obra, método e materiais ou da
forma que for mais coerente com o problema analisado e o contexto da sua empresa;
• logo após, defina as sub-causas, ou seja, os fatores que levaram aquela causa a acontecer.
• Cabe ressaltar que, originalmente, são propostas 6 categorias pelo método, que são: Máquina, Materiais, Mão de
obra, Meio-ambiente, Método e Medidas (os 6Ms). Entretanto nem todos os processos ou problemas utilizam-se de
todos esses fatores, assim é preciso avaliar quais deles estão presentes ou são importantes para a execução.
• É possível que você só avalie 4 deles, como no exemplo utilizado anteriormente no artigo. Não há nenhum
problema com isso, desde que a análise seja feita com base em fatos e dados e nenhum aspecto importante seja
deixado de lado.
Brainstorming (tempestade
de idéias, toró de palpite)
• 3) Geração de idéias, onde o que importa, nesta etapa, é a quantidade de idéias geradas, não importando a
qualidade destas idéias.
• a) O exercício deverá centrar-se sobre um único foco já clara e previamente definido.
• b) As idéias emitidas, nesta etapa, devem ser anotadas pelo facilitador e devem ser isentas de críticas. Pode-
se dizer que quanto mais potencialmente disparata for uma idéia, melhor, pois mais facilmente pode induzir a
criatividade para a solução. O objetivo nesta etapa é emitir idéias que possam ser associadas às outras já
emitidas.
• c) O participante deve emitir qualquer idéia, sem nenhum exercício de censura quanto às próprias e quanto
as idéias dos demais. A idéia deverá ser formulada mesmo que num primeiro instante pareça ridícula.
• d) O secretário deverá anotar as idéias emitidas pelos participantes sem qualquer crítica. Quando emitir
uma idéia, deve expressá-la em voz alta e anotá-la.
• e) Periodicamente, o secretário faz a leitura de todas as idéias até então anotadas. Ao término de um
determinado período de tempo (entre 10 e 20 minutos), as idéias começam a rarear e o secretário poderá propor
o encerramento, passando para a etapa seguinte.
• f) Uma vez selecionadas as idéias em consonância com o foco, estas serão agrupadas por “parentesco” ou
semelhança de conteúdo, de forma a gerar subtítulos ou múltiplas respostas.
Brainstorming
• O que é Diagrama de Pareto? Será que vale a pena eu aplicar Diagrama de Pareto na minha empresa? O que a
empresa ganha aplicando o Pareto?
• Aplicando o Diagrama de Pareto a empresa passa a ter, prioridades, metas, organizar o que fará primeiro. Isso é
fundamental para quem quer chegar ao objetivo.
• Sem meta não existe planejamento, e sem planejamento não existirá resultados.
• PRIORIZAR ACELERA RESULTADOS
• É natural ter mais resultados na medida em que você passa a ter metas. Outra coisa boa é que aplicando energia
em prioridades definidas, diminuímos o tempo gasto para chegar ao resultado.
• Uma vez tendo metas você já saberá onde concentrará suas energias para alcançar o resultado esperado desejado,
e com isso, economizará também recursos financeiros. Isso acontecerá porque empresa saberá investir para
alcançar o resultado.
• E o que o profissional ganha aplicando o Diagrama de Pareto?
• Motivação: Do ponto de vista motivacional é muito importante saber se está conseguindo resultados, uma vez
conseguindo resultados, naturalmente vem o reconhecimento por parte de seus superiores.
• Reconhecimento: O reconhecimento nem sempre vem com um tapinha nas costas, mas vem dos superiores
saberem que aquele profissional é importante para empresa.
Diagrama de Pareto
• 1° Tenha um objetivo claro: Se for aplicar o princípio de Pareto primeiro tem que eleger um objetivo, exemplo,
pode aplicar na quantidade de acidentes de trabalho que ocorrem na empresa.
• Pode aplicar sobre a quantidade de doenças ocupacionais que ocorre na empresa, ou quem sabe aplicar com olhar
multifocal sobre toda gestão de segurança do trabalho como um todo. Nesse caso olharia de cima para o PPRA,
PCMSO, mapa de risco, ordem de serviço, etc.
• DUAS CABEÇAS PENSAM MELHOR DO QUE UMA
• Talvez no momento de definir a prioridade seja interessante conversar com a CIPA (se houver), com os demais
membros do SESMT (se houver), ou com as demais lideranças da empresa para saber baseado nos dados, onde irão
aplicar o diagrama primeiro.
• 2° Levantamento de dados: Sabendo que irei aplicar sobre a quantidade de acidentes de trabalho ocorridos na
minha empresa, obviamente precisarei levantar a quantidade de acidentes que ocorreram na empresa.
• Será preciso avaliar em cada função e setor os tipos de acidentes. levantar quantos acidentes ocorreram em cada
tipo, por exemplo, acidentes com corte no pé, acidente com corte na mão, queda de altura, queda de nível, e por
aí vai. Preciso de dados precisos para que eu possa aplicar o Diagrama de Pareto.
• 3° Definir categorias: Posso organizar por categorias, por exemplo, categorias 1, 2, 3, 4, 5, 6, ou a, b, c, d, posso
também organizar por setor, enfim, você tem uma gama possibilidades para trabalhar.
Diagrama de Pareto
• Usaremos como exemplo oito tipos de acidente que, aconteceriam na construção civil:
• 1 – quedas de materiais.
• 2 – choque elétrico causado por gambiarras uso de ferramenta inadequada, etc.
• 3 – intoxicação de trabalhadores.
• 4 – lesões envolvendo pregos, furo nos pés cortes e arranhões.
• 5 – queda no nível por falta de organização, por conta de pisos salientes, aquele
material fora do lugar.
• 6 – lesões por transporte de cargas manuais por carregar cimento e barras de ferro.
• 7 – acidentes por vergalhões cortes, lesões.
• 8 – alergias por contato com argamassa, contato com cimento.
Diagrama de Pareto
• O 5W2H, basicamente, é um checklist de
determinadas atividades que precisam ser
desenvolvidas com o máximo de clareza
possível por parte dos colaboradores
da empresa. Ele funciona como um
mapeamento destas atividades, onde
ficará estabelecido o que será feito, quem
fará o quê, em qual período de tempo, em
qual área da empresa e todos os motivos
pelos quais esta atividade deve ser feita.
Em um segundo momento, deverá figurar
nesta tabela (sim, você fará isto em uma
tabela) como será feita esta atividade e
quanto custará aos cofres da empresa tal
processo.
Por que 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das
diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao
“How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas
elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as
características individuais.
Como utilizar o 5W2H?
• DO (EXECUTAR), ou seja,
DESENVOLVA
• Coloque em prática seu Plano de
Ação;
• Proceda conforme o planejado;
• Cumpra cada meta de sua
jornada;
• Registre as informações para que
você possa medir seus avanços;
• Gerencie seu tempo com foco nas
suas metas e objetivo;
• Seja proativo;
DO (Executar)
• Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim,
a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de
qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.
• Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo
tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É
necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.
• Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do
projeto pode impactar todas as demais. Então defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe
para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode
aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos
custos ou no prazo do projeto.
• O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode
ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria
contínua.
Adoção do Ciclo PDCA
• Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de
projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de
melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda
contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.
• Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time,
desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um
aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional
da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da
empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.
• Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir
seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o
significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa
e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.
Adoção do ciclo PDCA
• No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só utilizando
métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir.
• Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. E
tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento que você experimenta essa
ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.
• O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que
devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz
e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.
• E VOLTE NOVAMENTE AO COMEÇO DO CICLO!
• A cada volta do ciclo PDCA sempre acontece um progresso, mesmo pequeno, por isso nunca se volta ao mesmo
ponto.
• Cada mudança dá início a um novo ciclo que tem como base o ciclo anterior, caracterizando desta forma a espiral
da Melhoria Contínua.
OBRIGADO!