Especialista em Auditoria e Controladoria

Prof Pinheiro

Administrao
Mdulo I: Assistente Administrativo Conceitos e Ferramentas Administrativas
Prof. Pinheiro
Especialista em Auditoria e Controladoria
13/04/2012

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O que administrao?
So tcnicas para planejar, organizar, coordenar e controlar os recursos necessrios para o desenvolvimento das organizaes. Tais tcnicas so conhecidas como funes da administrao.

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Planejar
a ao de administrar, definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como sero alcanadas e quais so seus propsitos e seus objetivos, ou como ferramenta que as pessoas e as organizaes usam para administrar suas relaes com o futuro.

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Organizar
o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realizao de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a diviso de um todo em partes ordenadas; Definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que preciso para a realizao da tarefa.

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Liderar
Influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. Metas traadas, responsabilidades definidas, ser preciso neste momento uma competncia essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcanados, ou seja, fazer com que os recursos trabalhem a nosso favor. A chave para tal, est na utilizao da sua afetividade, na sua interao com o meio ambiente que atua.

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Controlar
utilizar os recursos da melhor maneira possvel com o acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execuo do planejado e a correo de possveis desvios.

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Ciclo PDCA
O ciclo PDCA uma ferramenta que auxilia muito o administrador na resoluo de problemas de gesto. O ciclo comea pelo planejamento, em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so executadas, checa-se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente) e tomase uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execuo.

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Diagrama PDCA

Melhoria Continua do processo

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Funes do PDCA
Plan (planejamento) : estabelecer misso, viso, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessrios para o atingimentos dos resultados. Do (execuo) : realizar, executar as atividades. Check (verificao) : monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes, eventualmente confeccionando relatrios. Act (ao) : Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas. importante lembrar que:
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Melhoria contnua do Processo

A melhoria contnua ocorre quanto mais vezes for executado o Ciclo PDCA, e otimiza a execuo dos processos, possibilita a reduo de custos e o aumento da produtividade. A aplicao do Ciclo PDCA a todas as fases de um processo leva ao aperfeioamento e ajustamento do caminho que o empreendimento deve seguir; As melhorias gradativas e contnuas agregam valor ao processo e asseguram a satisfao dos clientes.

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O que um Processo?
uma atividade continuada e repetitiva, com procedimentos determinado e conhecido.

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Recursos
Podemos considerar como recursos os elementos necessrios para a administrao. Eles podem ser:
Financeiros; Materiais; Tecnolgicos (Potencial Intelectual) Cronolgicos (Tempo).

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Ferramenta 5W2H
O 5W2H, basicamente uma ferramenta de controle, um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o mximo de clareza possvel por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido o que ser feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.)
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Definio do 5W2H
What O que ser feito (etapas) Why Por que ser feito (justificativa) Where Onde ser feito (local) When Quando ser feito (tempo) Who Por quem ser feito (responsabilidade) How Como ser feito (mtodo) How much Quanto custar fazer (custo)

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Profissional da rea Administrativa

Realizar servios de suporte na rea administrativa, comercial, vendas, financeira, contbil, produtiva, de atendimento, entre outras; Organizar entrada e sada de documentos, materiais e mercadorias; Elaborar documentos, planilhas, controles e formulrios; Colher, administrar e enviar informaes; Dar suporte ao planejamento das reas.

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Ferramentas da Administrao

Professor Pinheiro prof_pinheiro@hotmail.com / 8826 - 0663

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