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Curso de Ps-Graduao em Gesto Pblica

CURSO GESTO PBLICA Disciplina Gesto de Processos


Regras de Trnsito
Respeitar as normas internas;

proibido fumar nas dependncias; Celulares no modo silencioso;

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GESTO DE PROCESSOS - Aula 6


Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Porter => a forma de uma organizao obter vantagem competitiva obtida mediante agregao de valor; Benefcios do controle de processos somente sero incorporados a vantagens competitivas em condies disciplinada e metodicamente na implementao de aes para melhoria dos processos; Ferramentas gerenciais apropriadas habilitam, facilitam e sustentam o aprimoramento continuo dos processos; Pessoas e organizaes tem problemas => s no cemitrio que no os tem. Ambiente organizacional favorvel soluo racional dos problemas, promove trs recursos: Recursos humanos treinados, metodologia de trabalho e infraestrutura adequada.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Aceitar a existncia de um problema, se existir duas condies: Existncia de padro documentado descrevendo situao desejada;

Medidas / inspees e o resultado com indcio de afastamento entre a realidade da situao e o objetivo desejado.
O homem tende a perder a capacidade de identificar os problemas.

Para organizaes esta perda conhecida como cegueira do ambiente, uma das grandes causas da deteriorizao organizacional.
Alguns estimuladores de desenvolvimento congressos, viagens, consultoria, etc. gerencial: benchmarking,

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos A sequncia de atividades para anlise e soluo de problemas deve ter um mtodo capaz de organizar o planejamento e a soluo do problema. Pelo menos trs ferramentas so de uso indispensvel: brainstorming, diagrama de causa e efeito e Pareto. A anlise baseada em dados objetivos o caminho mais confivel e mais rpido para as melhores solues.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos

Ciclo do PDCA
Act (ao) Plan (planejamento)

Check (verificao)

Do (execuo)

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos
Passo 1 Passo 8
Implementar as solues escolhidas Especificar o problema Definir objetivos a serem alcanados

1 8
Passo 7
Decidir (escolher as solues e serem implementadas)

Passo 2

2 Estrela Decisria

Selecionar os fatores de anlise Coletar dados e informaes

3
Passo 3
Organizar e analisar os dados

6
Passo 6
Avaliar as possveis solues

4 5

Passo 4 Passo 5
Elaborar as possveis solues Estabelecer as causas do problema

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Fatores importantes da Estrela Decisria: Passo 1: especificar o problema e definir objetivos a) quando no se tem clareza da natureza do problema porque ainda no existe; b) quando se precisa com clareza o problema, boa parte de sua soluo j ter sido delineada; Passo 2: selecionar fatores de anlise, coletar dados e informaes a) identificar todos os fatores razes que interagem com o problema, estes geram o sistema de causas que produzem o efeito; b) para cada um dos fatores razes identificados, coletar dados e informaes necessria para anlise nos passos seguintes;

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Passo 3: organizar e analisar dados e informaes a) trata-se de proporcionar um tratamento estruturado e objetivo (se possvel estatstico). O uso de ferramentas grficas e modelagem matemtica ser muito enriquecedor; Passo 4: estabelecer as causas do problema a) a partir da anlise do passo 3, executar a sntese do comportamento do problema. Inicialmente analisar os fatores razes separadamente. Em seguida definir seus interrelacionamentos. Geralmente as causas no agem sozinhas, mas superpostas ou combinadas; Se as causas j identificadas forem todas eliminadas, o problema (efeito) desaparecer completamente? Um problema s pode ser considerado solucionado quando suas causas forem todas erradicadas ou, pelo menos, bloqueadas.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Passo 5: elaborar as possveis solues a) espera-se que um problema tenha mais do que uma soluo. Da a importncia de se identificar todas as alternativas e depois optar pela melhor; Passo 6: avaliar as possveis solues a) Trata-se de simular novas situaes para cada soluo. A avaliao das solues deve levar em considerao os seguintes fatores: Tecnolgico (h tecnologia disponvel para implementar a soluo?) Econmico (h recursos econmicos suficientes?) Tempo (o prazo para implementao aceitvel?) Poltico (os reflexos da implementao no relacionamento do grupo so aceitveis?);

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Passo 7: decidir a) como regra geral considerar a relao custo / benefcio, ou seja pensar sobre o retorno que a ao pode representar em prazos mais longos; b) decidir por consenso do grupo; Passo 8: implementar as solues escolhidas a) utilizar a ferramenta 5W2H (o bvio s bvio para o olho preparado); b) para evitar surpresas deve haver uma preparao criteriosa, com treinamento adequado a todos os envolvidos. Aps o incio do passo 8, estaremos diante de uma nova situao e como sugerido no PDCA, devemos reiniciar a aplicao da Estrela Decisria.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos 5W2H
Inicial da Palavra Ingls What Who Where Whem Portugus O que Quem Onde Quando Finalidade Especificar o que ser feito Especificar o responsvel para executar ou coordenar a ao Especificar o local onde ser executada a ao ou a sua abrangncia Especificar o prazo para executar a ao

Why
How How much

Por que
Como Quanto custa

Explicar a razo pela qual a ao deve ser feita


Especificar a forma pela qual (mtodo) a ao dever ser feita Prover informaes sobre o custo (oramento) necessrio para executar a ao.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Brainstorming Tcnica de criatividade em grupo, na qual se busca gerao de idias, isoladas ou conjugadas, que estimulem a soluo de problemas;

Para organizar e registrar idias, pode e deve ser documentado mediante algumas ferramentas de relacionamento (diagrama de causa e efeito) ou de priorizao (GUT ou Pareto)
Tipo de Brainstorming
Aberto Brainwriting Com recuperao

Vantagem
Riqueza de interaes Organizao Aprofundamento

Desvantagem
Desorganizao Lentido / fadiga Perda de pegada (punch)

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos
Condio Manter clima favorvel s sugestes Manter dinamismo e objetividade das sugestes Finalidade / comentrios Para que os participantes se sintam estimulados a dar sugestes. Devem ficar a vontade e serem desafiados para o exerccio. Manter as pessoas estimuladas sobre o assunto apreciado. Se o exerccio for arrastado, logo o grupo perder o interesse.

Assegurar a mesma oportunidade para todos


Assegurar respeito de todas as idias (nunca criticar)

Os mais tmidos devem ser estimulados e os mais impulsivos contidos, sem ferir as pessoas.
Mesmo as idias aparentemente desconexas inicialmente podem tornar-se muito teis num outro nvel de considerao.

S terminar o processo com a exausto do grupo

O grupo s no pode se limitar s primeiras investidas de entusiasmos. necessrio aprofundar enquanto houver perspectivas de novas idias.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos GUT Mtodo opcional ao Pareto na priorizao de aes, para quando os dados no so quantificveis.

G (gravidade) refere-se ao custo, o quanto se perderia, pelo fato de no se tomar uma ao para solucionar o problema. U (urgncia) refere-se ao prazo em que necessrio agir para evitar o dano. T (tendncia) refere-se a tendncia que o problema poder assumir no futuro breve, se a ao no for tomada.
Atribui-se valores numricos (pesos) de 1 a 5 para as variveis e tomar o produto como a ponderao relativa da ao.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Fluxograma Para conhecer o processo precisamos enxerg-los. Vantagens: viso de conjunto e integrada do processo, visualizao de detalhes crticos do processo, identificao do fluxo do processo e interaes entre os subprocessos, identificao dos pontos de controle potenciais, identificao das inconsistncias e pontos frgeis. - Incio e fim do processo - atividade - Direo ou fluxo - Conexo de atividades

- deciso

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Diagramas de causa e efeito / Ishikawa / espinha de peixe
Matria Prima Medida Meio Impossibilidade Erro Intermitncia Papel Ribon Insumos MCP Cadastro Sem Qualidade da gua Sazonalidade Baixa de consumo no Grupo Idade Doena Falta de Treinamento Peso do equip. Improdutividade Absentesmo Hidro Quebrado Quebrado Falta de ateno Risco de Vida Procedimentos Apontamentos Sem Hidro Vazando Arame Sem lacre Hidro Fraudado Mo de Obra Mtodo Mquina Cpula perfurada Cavalete Exame predial Padres de trabalho Idade do Hidro Intupido Hidro inclinado Sem Filtro Leitura Data Mdia Erro Chuva Imvel fechado Cachorro Acesso ao Hidro Cliente no autoriza Sem acesso Topografia rea verticalizada rea Rural

reas de Risco

Condioes Fsicas

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos Pareto Regra 80-20 80% de causas triviais respondem por cerca de apenas 20% dos resultados mais significativos; 20% de causas essenciais respondem por 80% dos resultados mais importantes. Se em uma anlise surgir algo muito diferente (por exemplo vrias causas igualmente importantes), desconfie.

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Ferramentas para Avaliao e Melhoria de processos
Bairro Consumo (m) Porcentage m (%) P. Acumulada (%) 21,10% 41,50% 57,87% 68,67% 76,91% 83,80% 90,64% 94,52% 100,00%

Bairro 1 Bairro 2 Bairro 3 Bairro 4 Bairro 5 Bairro 6 Bairro 7 Bairro 8 Outros TOTAL

154,741 149,615 120,107 79,245 60,435 50,511 50,133 28,470 40,215 733,474

21,10% 20,40% 16,38% 10,80% 8,24% 6,89% 6,84% 3,88% 5,48% 100,00%

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Exerccio Considerando o subprocesso de Execuo de Tapa Buraco, dentro do processo de Prestao de Servios ao Cliente (muncipe), identificar as provaveis causas do no cumprimento da meta de executar o preenchimento de 6 m de massa asflatica por dia. Utilizar a ferramenta Diagrama de Causa e Efeito (Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe).

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Materiais Mtodo Mo de Obra

Problema / Efeito

Mquina

Meio Ambiente

Medida