Diagnstico da cultura organizacional e informacional Biblioteca Central Sistema de Bibliotecas da UFG

Universidade Federal de Gois Faculdade de Comunicao e Biblioteconomia Curso de Biblioteconomia 7 Perodo Disciplina: Gesto da Informao Professora: Lvia Ferreira de Carvalho Aluna: Rose Mendes da Silva

Introduo
O presente trabalho apresenta o diagnstico da cultura organizacional e informacional da Biblioteca Central, unidade que compe o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Gois (Sibi/UFG). Tambm traz conceitos fundamentais sobre cultura organizacional e informacional e sociedade da informao. Ao final so apresentadas propostas de melhorias no que tange cultura informacional da BC e o que se conclui com a realizao deste diagnstico.

Organograma do Sibi/UFG
(em fase de reestruturao)

Diagnstico da cultura organizacional

Fonte: Sibi/UFG

Cultura organizacional
Misso: Atender com qualidade, rapidez e eficincia as necessidades e expectativas do ensino, pesquisa e extenso na UFG, oferecendo servios e produtos em informao que acompanhem as transformaes tecnolgicas e sociais.
Viso: Ser um centro de referncia em informao local, nacional e internacional para colaborar no desenvolvimento intelectual e cientfico. Valores: respeito, cooperao, excelncia, transparncia, tica, compromisso, inovao, iniciativa, imparcialidade, empatia, unio.

Cultura organizacional
Princpios que regem o funcionamento das bibliotecas: Atender a demanda informacional; Disseminar e facilitar o acesso democrtico informao; Otimizar o tempo e os recursos para os usurios; Ser um espao democrtico e imparcial; Priorizar o interesse coletivo e o bem comum; Zelar pelo patrimnio pblico; Transparncia e tica na prtica das aes.

Cultura organizacional
Princpios que norteiam o atendimento aos usurios: Atender com qualidade as demandas informacionais; Oferecer confiabilidade e padro nos servios e produtos oferecidos; Manter servidores treinados, capacitados e comprometidos; Oferecer acervos atualizados e organizados; Oferecer ambientes limpos, adequados e organizados para estudo e pesquisa.

Cultura organizacional
Na BC so realizados as atividades de administrao do Sibi, recursos humanos, de comunicao e marketing, pessoal, bem como as atividades tcnicas especficas tais como seleo, aquisio, intercmbio e processamento tcnico de materiais. Na BC se renem os dois conselhos deliberativos do Sibi: a Comisso Tcnica (coordenadores de seo e de bibliotecas setoriais) e o Conselho de Bibliotecas (docentes representantes das unidades acadmicas da UFG).

Cultura organizacional
Os cargos e a hierarquia esto intimamente ligados ao organograma, de modo que cada gerncia e/ou seo possui um cargo de chefia. Cada seo da BC possui objetivos e planos de trabalho previamente definidos, os quais, reunidos aos das demais bibliotecas, compem o planejamento estratgico do Sibi. Como unidade do Sibi, a BC utiliza a tecnologia que aplicada em todo o Sistema. Porm, como cada unidade possui caractersticas individuais, em alguns casos o modo de fazer o trabalho pode variar adaptao local.

Cultura organizacional
Observando a BC pela face informal, existem os grupos informais, que so formados a partir da interao e do relacionamento entre os funcionrios, bolsistas, pessoal da limpeza e da vigilncia (estes dois ltimos so terceirizados).
A formao destes grupos acontece de forma independente da organizao formal, assim como tambm existem as lideranas informais, sendo que algumas acabaram por chegar a cargos formais de liderana.

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Cultura organizacional
Percebem-se ainda atitudes, comportamentos e normas de trabalho que no esto escritas, como: atender ao usurio uma prioridade, seja pessoalmente, por telefone ou via correio eletrnico; dar um retorno a ele sempre; deix-lo esperando o mnimo de tempo possvel. informalidade no tratamento entre os colegas de trabalho, porm, mantendo o respeito s chefias e coordenaes; no h discriminao de sexo, cor, nvel educacional ou social entre os colegas, sejam servidores, bolsistas ou pessoal da limpeza e da vigilncia, pelo menos no de modo explcito.

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Cultura informacional
Davenport (1998) diz que o comportamento em relao informao que forma a cultura informacional de uma organizao. No Sibi, compartilhar as informaes parte da cultura organizacional. E elas so compartilhadas de todas as formas possveis visando atingir o grupo ou parte dele, dependendo da informao. Na estrutura da BC que funciona o departamento especfico para selecionar, filtrar e disseminar as informaes.

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Cultura informacional
O atual Setor de Comunicao do Sibi foi criado na

estrutura da BC na dcada de 1990, com o nome de Assessoria de Relaes Pblicas, a partir de um projeto de TCC de um grupo de estudantes do curso de Relaes Pblicas da UFG. Durante alguns anos o setor foi coordenado por um bibliotecrio de referncia. Desde 1994 vem sendo coordenado por um jornalista. A partir de 1999 o setor passou a atuar em nome do sistema, e no somente da BC.

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Fluxos informacionais
No Setor de Comunicao se concentra a maior parte das atividades de compartilhamento e disseminao de informao no sentido: Diretoria/gerncia/seo Sibi Sibi Unidades Sibi UFG Sibi Fora da instituio

E tambm seguindo o caminho inverso.

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Fluxos informacionais
As informaes so transmitidas por meio de canais formais, tais como: correio eletrnico, memorandos, atas de reunies, processos, site da biblioteca, site da UFG, meios de comunicao da UFG rdio, TV, boletim eletrnico e jornal.

E tambm por canais informais: conversas via telefone, contato pessoal, software Boltuha (mensagem instantnea) em teste na BC, reunies, murais e rede social Facebook.

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Fluxograma
FUNCIONAMENTO AOS SBADOS (informao)

Funcionrios do Sibi Bolsistas Pessoal da limpeza /vigilncia

A quem Interessa a informao? DCE

rgos envolvidos

Ascom

Boletim eletrnico UFG

UFG Pessoal da limpeza /vigilncia

Sibi

Rdio Universitria
Rdio

Site UFG
Jornal UFG

E-mail

Canais a serem usados

Canais prprios/ informais

Mural

Site Sibi

Facebook

FEEDBACK

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Concluses
O comportamento informacional o de compartilhar as informaes que so de interesse coletivo e/ou que tm a ver com o negcio da biblioteca. A maioria do grupo, em particular aqueles que esto nos cargos de chefia, entende que ter informao uma necessidade e que fazer circular a informao importante para o trabalho realizado na biblioteca. Mas nem sempre o comportamento informacional, ou seja, a atitude pessoal, corresponde cultura informacional. H indivduos de vrios tipos: que no buscam a informao, que no a utilizam, que no a compartilham e ainda aqueles que ignoram os informes.

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Concluses
A partir deste diagnstico conclui-se que a BC possui uma cultura organizacional bem delineada, com as duas faces formal e informal. Tambm possui uma cultura informacional definida e forte ao ponto de influenciar positivamente, pelo menos em sua maioria, quem entra no grupo que atua na unidade. Em toda organizao sempre h o que melhorar. Porm, percebe-se que os pontos positivos no que diz respeito comunicao informacional pesam muito mais que os negativos.

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Sugestes
Tendo em vista que a maior parte da transmisso das informaes na BC realizada via correio eletrnico e agora tambm se utilizando o Boltuha, a proposta a de capacitar os servidores (maior pblico da BC) que ainda no utilizam este canal de comunicao para que passem a utiliz-lo. Como so poucos os que esto nesta situao, no uma tarefa complicada. Outra ideia e ampliar o uso do Boltuha, de forma que tambm seja possvel comunicar com os servidores das outras unidades do Sibi atualmente o software est em teste somente na BC. A ferramenta, agiliza o contato, permite que se fale com os colegas distncia sem ter que utilizar o telefone, o que evita gastos para a UFG.

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Referncias
CHIAVENATO, Idalberto. A cultura organizacional. In: Administrao dos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. p. 157-188. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informao: porque s a tecnologia no basta para o sucesso na era da informao. So Paulo: Futura, 1998. TARAPANOFF, Kira; ARAJO JNIOR, Rogrio Henrique de; CORMIER, Patricia Marie Jeanne. Sociedade da informao e inteligncia em unidades de informao. Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 3, p. 91-100, set./dez. 2000. VALENTIM, Marta Lgia Pomim. Inteligncia competitiva em organizaes: dado, informao e conhecimento. DataGramaZero Revista de Cincia da Informao, v. 3 n. 4, ago./2002.