EXERCCIOS ARQUIVOLOGIA Prof.

Junior Grosse

1 Tcnicas de arquivamento: classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo.

(CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_MA_2006) No programa de gesto documental, a respeito das funes do instrumento tabela de temporalidade, julgue os itens: 1. Serve como subsdio para a organizao e o arquivamento dos documentos nos arquivos setoriais. 2. Auxilia nos processos de arquivamento e descrio dos documentos. 3. Indica os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. 4. Auxilia nos processos de registro e distribuio de documentos. 5. Indica os documentos que sero transferidos da fase intermediria para a fase permanente. QUESTO 13 (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_MA_2006) Acerca das medidas preventivas que devem ser adotadas nos acervos arquivsticos, visando a sua preservao, julgue os itens. 6. Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. 7. Devem-se proteger os documentos da incidncia da luz solar, que provoca o enfraquecimento do papel. 8. Na preservao dos documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. 9. No manuseio dos documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. 10. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos. (CESPE_TCNCIO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_PA_2005) No que se refere a preservao, conservao e restaurao de documentos, julgue os itens acerca dos procedimentos adotados nos arquivos. 11. Com o objetivo de minimizar o rudo no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os documentos seja revestido com carpete. 12. Para registro da classificao de documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas. 13. Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de papel branco de tamanho A4 e cola plstica comum. 14. indicado o uso de fungicida como medida profiltica em documentos atacados por fungos. 15. Tanto funcionrios quanto usurios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. (CESPE-TCNCIO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_PA_2005) Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, julgue os itens: 16. O processo de transferncia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. 17. Documentos que esgotaram seus prazos de vigncia devem ser descartados de imediato. 18. Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo. 19. O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. 20. Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o emprstimo de documentos para o usurio externo. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRT_MA_16_2005) Em determinado arquivo corrente optou-se pelo mtodo alfabtico. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas tm sobrenome igual, Joo Villa-Lobos e Otvio Villa-Lobos. Havia tambm trs pessoas com sobrenome Santos, Jos dos Santos, Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais pessoas: uma chamava-se Marcelo da Cmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam tambm situaes de pessoas sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antnio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baos Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observando as regras do mtodo de arquivamento alfabtico e a situao hipottica apresentada, julgue os itens que se seguem. 21. Os autores espanhis devero ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baos e Oviedo, Francisco Carbalhal.

22. Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Assim, na hiptese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, Joo Villa antes de Lobos, Otvio Villa. 23. No arquivo, primeiro vir Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Cmara, pois os artigos e preposies como o de e o da no so considerados no momento de classificar o artigo pelo mtodo alfabtico. 24. No que concerne classificao dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue. 25. Nos locais em que aparecem trs pessoas com sobrenome Santos, a classificao ser na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada ter preferncia s demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos; e o terceiro ser Santos, Jos dos. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TRT_MA_16_2005) Quanto arquivologia, julgue os itens subseqentes. 26. Datas-limites correspondem ao elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. 27. Iconogrficos so documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens, com dimenses e rotaes variveis, contendo registros de imagens no estticas. 28. Repertrio o instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. 29. Tabela de equivalncia corresponde a um instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermedirios, sendo depois recolhidos aos arquivos permanentes. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVO_TRE_AL_2004) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqentes. 30. De acordo com a teoria arquivstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primrio e secundrio. 31. No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. 32. Ocorrendo o emprstimo de documentos do acervo, o profissional responsvel pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento. 33. Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. 34. O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 35. Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 36. De acordo com a teoria arquivstica, os atos de correspondncia, como os ofcios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo classificao de Recebidos, para os documentos encaminhados instituio, e Expedidos, para aqueles produzidos pela instituio. 37. No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. 38. Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituio possuem valor secundrio e, na terceira fase do ciclo vital, so de guarda permanente. 39. Somente sero aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trmite, possurem o indicativo arquive-se, aposto pela autoridade competente. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) O arquivo intermedirio uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Acerca do objetivo do arquivo intermedirio, julgue os itens: 40. Evita a manuteno de documentos por um longo perodo nos escassos espaos dos setores de trabalho. 41. Guarda os documentos histricos. 42. Diminui os custos com a duplicao de documentos. 43. Mantm os documentos de maneira descentralizada. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, julgue os itens: 44. Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. 45. Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

46. Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. 47. Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. 48. Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total. 49. Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm. 50. A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) Acerca de arquivos correntes, julgue os prximos itens. 51. Documentos correntes possuem valor primrio em seu nvel mximo. 52. Para ser considerado corrente, um documento deve ter uma possibilidade de uso pequena. 53. O acesso aos documentos do arquivo corrente ainda restrito aos acumuladores. 54. Classificao, ordenao, transferncia, expedio, preparao de inventrios e catlogos, reformatao, tramitao e distribuio so atividades tpicas do arquivo corrente. 55. O apoio s atividades cotidianas a justificativa para a conservao dos documentos correntes. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) Acerca de arquivos intermedirios, julgue os itens subseqentes. 56. Arquivos intermedirios so tambm conhecidos como pr-arquivos. 57. Documentos intermedirios, mesmo armazenados em outros lugares, permanecem como propriedade exclusiva do setor de trabalho que os acumulou. 58. correto que a organizao de documentos transferidos a arquivos intermedirios seja modificada sem o consentimento de quem os acumulou. 59. Para a transferncia de documentos ao arquivo intermedirio, o prazo de guarda e a destinao final definidos na tabela de temporalidade so prescindveis. 60. Documentos correntes devem passar obrigatoriamente pelo arquivo intermedirio antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 61. A forma mais econmica de manuteno fsica do arquivo intermedirio a centralizada. 62. A principal motivao para a criao da idade intermediria de arquivos foi a econmica. 63. So objetivos do arquivo intermedirio: evitar a manuteno de documentos por um longo perodo nos setores de trabalho e o recolhimento prematuro de documentos ao arquivo permanente, garantir a reduo dos custos de conservao de documentos e potencializar o acesso informao. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) O registro e o controle da tramitao de documentos so atividades desenvolvidas por unidades especficas, que figuram nas estruturas organizacionais com as denominaes de protocolo, protocolo e arquivo, comunicao administrativa, documentao e comunicao administrativa, entre outras. A respeito desse assunto, julgue os itens que se seguem. 64. A expedio, a tramitao e a distribuio de documentos so atividades de protocolo. 65. O registro de documentos o curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. 66. O modelo tradicional de protocolo foi alterado em decorrncia da ampliao e da modificao das portas de entrada e sada das informaes (correio eletrnico, aparelho de fac-smile) nas organizaes. 67. A crescente informatizao dos sistemas de protocolo no garantiu maior qualidade a essas atividades, pois foi desenvolvida a partir de rotinas burocrticas e inoperantes. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) Com referncia ao arranjo dos arquivos permanentes, julgue os prximos itens. 68. Para Schellenberg, arranjo o processo de agrupamento dos documentos em unidades e o agrupamento de tais unidades entre si em relao significativa, a qual entendida como o princpio da organicidade. 69. Arranjo e classificao so operaes distintas. 70. O arranjo de documentos de arquivo concretiza-se no respeito total e absoluto gnese do documento ou do grupo de documentos gerados por uma instituio. 71. A operao do arranjo resume-se ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente.

72. A teoria de fundos e a abordagem das trs idades documentais so embasamentos metodolgicos do arranjo e da ordenao dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. 73. Uma diviso que pode ser corretamente adotada para o fundo de arquivo a seo, que a subdiviso do quadro de arranjo e corresponde a uma primeira frao lgica do fundo, reunindo, em geral, documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competncias especficas. 74. Subfundos so quase fundos, a que, em razo do critrio de autonomia financeira, no se pode atribuir o status de fundo. 75. O princpio da provenincia norteia a sistemtica da preservao e da avaliao dos documentos. 76. O arranjo inicia-se, materialmente, com a transferncia dos documentos aos arquivos permanentes. 77. Para que o conjunto documental seja reconhecido como fundo de arquivo, necessrio que o sujeito acumulador (pessoa jurdica) apresente duas condies: unicidade e autenticidade. (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_REA ADMINISTRATIVA_TST_2008) Considere que, apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras. 78. Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 79. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de 80. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza (CESPE_TCNICO JUDICIRIO_REA ADMINISTRATIVA_TST_2008) Acerca das tcnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens seguintes. 81. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 82. Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. (CESPE_AUXILIAR JUDICIRIO_REA ADMINISTRATIVA_TJPA_2006)Arquivo pode ser conceituado como o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organizao pblica ou privada e conservados para fins de consulta. Acerca das noes de arquivamento, julgue os itens a seguir. 83. Em arquivos denominados intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 84. Documentos classificados como confidenciais no necessitam de alto grau de segurana, mas seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode criar embaraos administrativos ou danos segurana da sociedade. 85. Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber. 86. Acerca do local para instalao de arquivo, correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luz direta do sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. (CESPE_AUXILIAR JUDICIRIO_REA ADMINISTRATIVA_TJPA_2006)Ainda acerca das noes de arquivamento, julgue os itens. 87. Caso se tenha atribudo um grau de sigilo a parte de determinado documento, s demais partes desse documento no poder ser atribudo grau de sigilo inferior. 88. A publicao de atos sigilosos se restringe aos seus nmeros, datas de expedio e ementas elaboradas, de forma a no comprometer o sigilo das informaes neles contidas.

89. Entre as regras para tramitao de documentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope duplo. 90. Documentos classificados como ostensivos no apresentam restries quanto divulgao de seu contedo.

91 Um dos elementos essenciais da definio de arquivo a razo pela qual os documentos foram produzidos e acumulados. 92Os valores pelos quais os arquivos so preservados so elementos secundrios na definio de arquivo. 93A Arquivstica necessita ampliar sua interface com outras reas do conhecimento humano, abandonando a Histria e a Administrao, tradicionais parceiras. 94 A gesto de documentos tem como objetivo a interveno arquivstica logo na primeira idade dos documentos, isto , na fase de sua produo e tramitao nos servios administrativos, com a finalidade de aplicar mtodos de economia e eficcia.

Diagnstico da situao arquivstica ou anlise das necessidades um mtodo que permite estudar uma situao referente informao arquivstica em uma administrao. A elaborao de solues realistas requer um diagnstico, que se elabora a partir do conhecimento dos arquivos e das pessoas que geram ou utilizam as informaes. A busca de solues adequadas s necessidades deve ser feita a partir da compreenso e delimitao dos problemas existentes e da cultura organizacional. A respeito do diagnstico da situao arquivstica, julgue os itens a seguir. 95 Na fase de diagnstico, no necessrio, ainda, coletar informaes sobre o funcionamento (funes, atividades e estrutura) da organizao, o que pode ser feito no momento da elaborao do projeto de trabalho. 96 O levantamento das quantidades de documentos em seus variados suportes uma atividade fundamental do diagnstico. Os mapas e plantas, por exemplo, devem ser quantificados por unidade. TCNICO DE ARQUIVO DO ARQUIVO NACIONAL 97 Os conjuntos documentais podem ser organizados em diferentes nveis; a sua menor unidade de arquivamento : (A) dossi; (B) item documental; (C) processo; (D) srie; (E) arquivo. 98 O volume de documentos produzidos pelas instituies pblicas, no desenvolver de suas atividades, no pode ser organizado a partir dos valores sociais dos seus profissionais. Nesse sentido, o instrumento tcnico utilizado para objetivar a organizao dos documentos com critrios da prpria instituio denomina-se: (A) plano de organizao; (B) tabela de avaliao e descartes; (C) tabela de temporalidade; (D) plano de vigncias e prescries; (E) plano de classificao.
(CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) Em relao aos arquivos correntes, julgue os itens 99. os documentos tm valor secundrio. 100. o acesso aos documentos aberto.

101. a sua localizao fsica tem de ser fora do setor de trabalho. 102. a conservao justificada por apoiar as atividades cotidianas. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) Em relao aos arquivos intermedirios, julgue os itens. 103. Os documentos tm valor primrio. 104. O acesso aos documentos restrito aos acumuladores ou s pessoas autorizadas. 105. A justificativa para sua conservao est em razes administrativas, tcnicas, legais ou fiscais. 106. Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes. (CESPE_ANALISTA JUDICIRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) O protocolo desempenha uma srie de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, julgue os itens 107. curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. 108. remessa do documento aos setores de trabalho que decidiro sobre a matria. 109. unidade encarregada da expedio de correspondncia. 110. reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. Mtodos de Arquivamento 111 - Os mtodos de arquivamento pertencem a dois sistemas bsicos de acesso, que so: (A) direto e indireto; (B) objetivo e subjetivo; (C) pblico e privado; (D) secreto e pblico; (E) ostensivo e sigiloso. 112 - Obedecendo s regras de alfabetao (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo : 1-Maria Alvinegra, 2-Maria Benedita, 3-Maria Bravata, 4-Marianna Mesquatra, 5-Mariene Ferreira. (A) 1, 2, 3, 4 e 5; (B) 1, 2, 3, 5 e 4; (C) 1, 3, 5, 2 e 4; (D) 2, 1, 5, 4 e 3; (E) 5, 1, 2, 3 e 4. 113 - Considere a organizao dos documentos abaixo, atravs do mtodo geogrfico que tem a cidade como referncia: 1-Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga 2-Itabora / Rio de Janeiro / Antonio Marcos 3-Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco 4-Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lucia 5-So Paulo / So Paulo / Brbara Santos e Silva A ordem correta : (A) 1, 2, 3, 4 e 5; (B) 2, 3, 4, 5 e 1; (C) 4, 3, 2, 5 e 1; (D) 5, 3, 1, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 114 - A ordenao correta dos nomes abaixo, sob o critrio palavra por palavra da regra de alfabetao, : 1-Francisco Alves, 2-Francisco Alvarenga, 3-Francisco Silva, 4-Francisco Bernardo, 5-Francisco das Almas (A) 2, 3, 4, 5 e 1; (B) 4, 3, 2, 5 e 1; (C) 5, 2, 1, 4 e 3; (D) 5, 3, 1, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 115 - A ordenao numrica pressupe um ndice alfabtico denominado: (A) ideogrfico; (B) remissivo; (C) assistemtico; (D) equivalente; (E) classificatrio. 116 Considere que um conjunto de correspondncias deve ser organizado, respeitando-se as regras de alfabetao, com a utilizao do critrio de palavra por palavra, a partir de seus remetentes, que tm os seguintes nomes: 1 - Thiago Silva Monte Mor 2 - Alberto Montenegro 3 - Cristina Maria Monteiro 4 - Zlia de Monte Sinai

5 - Carlos Henrique Monte Alegre 6 - Juliana Silveira Monte Branco A ordenao decorrente deste critrio ter a seguinte seqncia: (A) 1, 2, 3, 4, 5 e 6 (B) 2, 3, 5, 6, 1 e 4 (C) 2, 5, 3, 6, 1 e 4 (D) 5, 6, 1, 4, 3 e 2 (E) 6, 4, 2, 3, 1 e 5 117 Uma universidade realizou, por meio de sua faculdade de msica, concertos em vrias cidades brasileiras. No entanto, para a confirmao desses eventos, foram trocados vrios documentos entre a universidade e as pessoas responsveis nas cidades que contrataram os concertos. Assim, visando a organizao das informaes, foi constitudo, na faculdade de msica, um arquivo especfico com os seguintes correspondentes: 1 - Carlos Alberto de S Minas Gerais Belo Horizonte 2 - Julia Silva Minas Gerais Arax 3 - urea Alves Minas Gerais Barbacena 4 - Clio Boaventura Minas Gerais So Joo Del Rei 5 - Cludia de Abreu Minas Gerais Tiradentes Sabendo que a organizao obedeceu ao mtodo geogrfico, na modalidade estado-cidade-correspondente, a ordenao correta : (A) 1, 2, 3, 4 e 5 (B) 3, 1, 4, 5 e 2 (C) 4, 3, 2, 1 e 5 (D) 5, 4, 1, 3 e 2 (E) 5, 4, 3, 2 e 1