Teoria Arquivstica

A Arquivstica
O objecto intelectual da Arquivstica a informao, mais precisamente, os dados que possibilitam a informao. Mas temos que ter em conta alguns objectos fsicos:

O Arquivo os conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas entidades (privadas ou pblicas) sobre os quais a Arquivstica vai aplicar a sua teoria, metodologia e praxis de forma a chegar aos seus objectivos. O Documento em si, ainda que possa parecer paradoxal visto que a Arquivstica funciona e trabalha com conjuntos orgnicos de documentos.A verdade que, sem que se conheam, em sua natureza e elementos, os integrantes dos conjuntos, isto , os documentos-indivduos , no se poder compreender a totalidade. O objectivo da Arquivstica por meio das suas metodologias, teorias e aplicaes prticas dar a conhecer a informao.

A Arquivstica vai funcionar como testemunho do direito dos cidados quando utilizada pelos historiadores para a crtica e explicao das sociedades passadas e que, inclusive independentemente destes usos, permanece como componente de um corpus informacional que permite a transmisso cultural de gerao a gerao. A especificidade da arquivstica relativamente s outras cincias da informao, tais como a biblioteconomia, a museologia e a prpria documentao, reside justamente, na peculiaridade da origem e formao de seus objetos: o arquivo e os documentos de arquivo.

Arquivos
So a evidncia das actividades e direitos legais das instituies e dos indivduos; Um arquivo deve ser conservado integralmente e nunca separado, dividido ou organizado segundo critrios que no os da sua organizao original. Constituem uma fonte de informao insubstituvel relativamente histria dos pases, e sua evoluo demogrfica, poltica, econmica e social. Do Grego Archeion edifcio governamental Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das instituies administrativas (governos) Acaba por se estender aos restantes domnios da vida pblica e privada

 Histria dos Arquivos

Surgem na antiga Mesopotmia: tal como a escrita veio responder s necessidades dos primeiros administradores e contabilistas, antes de responder a necessidades intelectuais e artsticas, a conservao de documentos veio responder s necessidades das crescentemente complexas sociedades urbanas dos vales do Tigre e do Eufrates. As primeiras placas de argila conservam os textos de proclamaes e decretos, listas de inventrios e transaces comerciais entre privados e instituies, ou decises judiciais estes documentos, por sua vez, constituem os primeiros arquivos. Na Grcia e em Roma desenvolve-se a prtica da conservao dos Arquivos, que atingem um alto nvel de perfeio sob a administrao burocrtica dos Imprios Romano e Bizantino. Na Alta Idade Mdia assiste-se a uma decadncia dos Arquivos. No Renascimento: ressurge a prtica da conservao dos arquivos a partir do reinado de Hohenstaufen-Anjou, no sul de Itlia e nas cidades-estado no norte italiano: os arquivos revelam-se uma parte fundamental na afirmao do Estado moderno.Tendncia para a concentrao dos arquivos, antecipando os Arquivos Nacionais:
Arquivos Gerais de Simancas, Espaa (1543); Arquivos da Dinastia, Estado e Corte em Viena (1749)

Com a Revoluo Francesa tem-se a criao do Archive National de France, como depsito dos documentos do governo central, passado e presente; posteriormente, estabelecimento de arquivos regionais nas provncias e departamentos (archives dpartementales). tambm a Revoluo Francesa que reconhece aos cidados o direito a consultarem os arquivos do Estado,frisando que estes so propriedade do povo cujos direitos legais e histria preservam. So heranas desta revoluo o Princpio do Respeito pelos Fundos, formalizado em 1841 pelo historiador-arquivista Natalis de Wailly; esta teoria vai assentar numa base positivista e nesta altura que a Arquivstica se ergue como disciplina auxiliarda Histria, e so formados pela cole Nationale de Chartes os primeiros Arquivistas-Palegrafos e a Poltica de Incorporao em Massa. Aps a Primeira Guerra Mundial a produo documental aumenta exponencialmente, de tal forma, que h uma ruptura das estruturas que os albergam, o que propica o aparecimento de tcnicas de avaliao, seleco e eliminao de documentos. Em 1898 editado o Manual dos Arquivistas Holandeses, um marco gigante a partir do qual a Arquivstica passa a ser vista como uma disciplina de cariz marcadamente tcnico. A criao do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), ratificada em 1950, foi uma marco tambm importante para a contnua afirmao da disciplina, embora este conselho se tenha pautado principalmente pela unio da classe profissional, mais do que pelo desenvolvimento do esprito de investigao e aprofundamento da teoria, essenciais como suporte da tcnica que se procurava apurar.
Em Portugal,as consequncias da Revoluo Liberal de 1820,so semelhantes ao que verificou em Frana: Nacionalizao de bens e documentao respectiva (arquivos e bibliotecas) Transformao do Arquivos da Coroa (Torre do Tombo) em Arquivo do Estado Constitucional, com a designao de Arquivo Nacional, tornando-se num servio destinado a custodiar os documentos nacionalizados e convert-los ao servido do Estado/Nao.

A era da revoluo tecnolgica veio forjar, inevitavelmente, a mudana de paradigma. Com efeito, a emergncia de uma nova perspectiva j se fazia sentir desde o sculo XX; a simbiose entre a informao e a tecnologia digital veio pr em causa a noo esttica e duradoura de documento como conceito operatrio e como obejcto de estudo, e marcou a entrada dos Arquivos na chamada era ps-cutodial. Mas esta mudana de paradigma (cientfico-informacional) vai exigir uma formao em conformidade e da que nesta nova era a Arquivstica seja colocada em estudo como uma cincia social, encarada no como uma tcnica com especificidades prprias mas como uma disciplina aplicada da rea da Cincia da

Informao.

Princpios Arquivsticos

Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentais. So eles:

Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Segundo este princpio, os arquivos devem ser organizados obedecendo competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princpio da Provenincia

As relaes administrativas orgnicas refletem-se nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora nas suas relaes internas e externas.

Princpio da Organicidade

No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam o seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

Princpio da Unicidade

Princpio da Cumulatividade

Teoria das Trs Idades

A teoria das trs idades, sistematizada pelos norte americanos nos anos 70 do sculo XX, um ponto de chegada natural dos estudos arquivsticos que, desde o sculo XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentao de gesto e a documentao destinada a ser preservada para fins de pesquisa. Corresponde sistematizao do ciclo vital dos documentos de arquivo. uma denominao que corresponde ao uso dos documentos.

Arquivos Correntes ou Administrativos

Asseguram o funcionamento das instituies e a aplicao dos direitos legais e das polticas institucionais e governamentais. As funes ou tarefas arquivsticas desta fase so o apoio produo e destinao, a classificao, o servir consulta administrativa (que frequente), a primeira guarda, a conexo do documento com seus prazos de destinao, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade.

Arquivos Intermdios

Contm documentos que ainda podem ser teis na vida dos cidados e das instituies, e cujo destino final, dependendo do seu valor intrnseco, poder ser a eliminao ou a passagem para o arquivo

histrico. Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando:

Economia de espao, pessoal, equipamento e tempo; Maior e melhor colaborao entre arquivistas e administradores; Racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais; Resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao; Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.

Arquivos Histricos ou Permanentes

Contm a informao indispensvel ao reconhecimento da histria dos pases, possibilitando a compreenso da evoluo e dos problemas contemporneos So o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor secundrio. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao A passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente denomina-se recolhimento.

Tipos de arquivos (quanto s instituies que produzem os documentos)

Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de

ministrios de escolas, de entidades administrativas variadas so indispensveis para a proteco da propriedade e outros direitos legais dos cidados)

Arquivos empresariais Arquivos de famlia ou privados Arquivos eclesisticos

Tipos de Arquivos (quanto tipologia dos documentos)

Arquivos audiovisuais Arquivos fotogrficos Arquivos digitais

Arquivos importantes no mundo

Arquivos do Vaticano (arquivos secretos abertos ao pblico erudito em 1881 pelo Papa Leo XIII) National Archives and Records Service (EUA) Arquivos do Museu do Palcio de Pequim Organizao internacional: International Archives Council, fundada em 1948.

 A Organizao dos Arquivos

A anlise de cada Arquivo tem de ser feita em termos indutivos, isto , parte observao emprica dos casos concretos para chegar a interferncias de carcter geral. Assim, o mtodo de Estudos dos Arquivos o Mtodo Quadripolar, que consiste em substituir os velhos princpios arquivistas, promovendo antes a interdisciplinaridade e a sustentao na interaco global e interdependncias dos 4 plos.

Plo Epistemolgico

Plo Terico

MTODO ARQUIVSTICO

Plo Tcnico

Plo Morfolgico

No plo epistemolgico, instncia superior inserida no aparato terico e institucional a comunidade cientifica dos arquivistas, as suas escolas, institutos, locais de trabalho, com os seus ideais polticos, ideolgicos e culturais onde se processa a permanente construo do objecto cientifico e a limitao dos problemas da investigao. Assim d-se a reformulao constante da linguagem envolvida no processo cientfico que traduz, atravs de simbologias verbais ou no verbais, as crenas e os valores partilhados por um grupo de investigadores, de forma objectiva, fiel e vlida, que orientam todo o processo de investigao. No plo terico o sujeito racional conhece, relaciona-se com o objecto, h a respectiva postulao de leis, formulao de conceitos operatrios, hipteses e teorias e a verificao ou refutao do contexto terico. Neste plo, ajustado investigao arquivstica, surge, a racionalidade indutiva e h um vasto material que, pode ser convertido em contexto terico disponvel para os projectos de investigao presentes e futuros. Este conjunto de leis ou princpios so os seguintes:

Princpio da aco estruturante todo o Arquivo resulta de um acto fundador, individual ou colectivo, formal ou informal, que adapta a estrutura da organizao e a sua funcionalidade, de forma dinmica; Princpio da integrao dinmica todo o Arquivo integra e integrado pela dinmica de outros sistemas que o envolve (interligao e relao com outros sistemas); Princpio da grandeza relativa todo o Arquivo se desenvolve como estrutura orgnica simples (unicelular) ou complexa (pluricelular); Princpio da pertinncia todo o Arquivo disponibiliza informao que pode ser recuperada segundo a pertinncia da estrutura da organizao.

Estes princpios inserem-se no paradigma da Arquivstica cientfica, tal como os princpios do respeito pelos fundos e do respeito pela ordem original se inseriam no anterior paradigma dos conceitos tcnicos. Este patrimnio tem de ser includo necessariamente na formulao dos conceitos e operaes, das hipteses e

das teorias explicativas dos casos, abordados por induo, e revistos obrigatoriamente.

No plo tcnico o investigador toma contacto, por via instrumental, com a realidade do objecto. No domnio da arquivstica descritiva, desenvolvida ao longo deste sculo acumularam-se procedimentos tcnicos canalizados para a representao formal da documentao arquivstica, dita histrica e para o armazenamento, transferncia, recuperao e difuso de arquivos activos. Impe-se, porm, a reviso destas tcnicas dispersas e avulsas, porque neste plo se verifica a capacidade de prova (verificao/refutao do contexto terico) do mtodo utilizado. Neste plo destacam-se ainda duas operaes de grande importncia:

1 Observao casual ou de variveis: recolhe-se exaustivamente os dados histrico-institucionais,

normativos e regulamentares, e descreve-se a natureza e o funcionamento interno do arquivo, atravs de vrias tcnicas ou procedimentos concebidos de modo a reunir todos os elementos pertinentes para o conhecimento do sistema.

2 Avaliao retrospectiva e prospectiva: sujeitam-se os resultados da observao a um rigoroso

exame que permite reconhecer e caracterizar o essencial da estrutura de cada arquivo (avaliao retrospectiva) ou antecipar situaes potenciais (avaliao prospectiva); quer no que respeita ao contexto orgnico (contexto de produo), quer na sua orientao funcional (de servio), isto , a rede dos circuitos por onde transita a informao e dos diversos instrumentos que permitem transferi-la, recuper-la e difundi-la. Decorre deste investimento operacional a confirmao ou infirmao dos conceitos em uso, das hipteses e teorias preparadas para cada projecto de investigao e das leis postuladas ou a postular.

No plo morfolgico, mais at que no terico, reflecte-se a eficcia destas operaes. Aqui assume-se por inteiro a anlise dos dados recolhidos e se parte no apenas para a configurao do objecto cientfico, mas tambm para a exposio de todo o processo que permitiu a sua construo, relativamente funo de comunicao. Trata-se da organizao e da apresentao dos dados, devidamente criticados no plo terico e harmonizado no plo epistemolgico, o que ilustra o pendor interactivo da investigao quadripolar. Daqui resulta uma posio atomista na explicao e uma posio holista na compreenso e explicao. O conhecimento arquivstico pressupe ambas as posies, assumidas em conjunto, porque, a dinmica da investigao no campo dos arquivos visa isolar pela explicao, invariveis ou leis, enquanto que pela compreenso e pelo esforo interpretativo, de cariz qualitativo, procura alcanar um significado total do processo de informao.

Plano de Aco para o Estudo e Organizao de um Arquivo

Anlise rigorosa dos Estatutos, Regulamentos internos e Legislao sobre o funcionamento e objectivo da entidade em causa. Anlise e evoluo histrica da instituio; Realizao de inquritos aos funcionrioscom vista determinao das prticas administrativas em vigor; Caracterizao da estrutura produtora, com base nas informaes recolhidas, atendendo estrutura orgnica e distribuio das funes.

Elaborao de organigramas e esquemas de circuitos documentais. Caracterizao do conjunto documental e do estado em que se encontra, se est muito alterado ou intacto e locais de conservao. Anlise de toda a documentao com o objectivo de uma identificao rigorosa das sries e das sub-sries documentais. Elaborao do quadro organizacional no qual se efectuar o acondicionamento definitivo dos documentos; Criao de instrumentos de pesquisa, segundo a anlise sistmica estabelecida pelo conhecimento cientfico e da sua contextualizao global.

Descrio/A norma Isad(g)

Trata-se de um conjunto de normas de descrio estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.

rea de identificao (nome e nvel da unidade que est a ser descrita; datas de
produo ou datas-limite, de acordo com o caso; dimenso e codificao, se houver);

rea de contexto de produo (nome da entidade/pessoa fsica, histria

administrativa/biografia, histria custodial (ou arquivstica) e origem do recolhimento/aquisio);

rea de contedo e estrutura (os assuntos tratados e as espcies documentais

componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informaes sobre alteraes na dimenso do conjunto);

rea de acesso e uso (condies legais, estado fsico do suporte, idiomas, outras
descries j publicadas); descritos)

rea de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados com os rea de notas (outras informaes importantes que no se acham nas outras reas).