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Conceitos e tcnicas de preparao da organizao para o enfrentamento de crises

Prof. Milton Roberto de Almeida mra030787@yahoo.com.br

Milton Roberto de Almeida


Administrador de Empresas, especializado em Planejamento PolticoEstratgico e Gesto de Recursos de Defesa pela Escola Superior de Guerra. Consultor de Empresas, desde 1990, nas reas de Inteligncia e Segurana de Negcios, Marketing, Vendas e Desenvolvimento Organizacional junto a organizaes multinacionais e nacionais de portes variados, nos setores INDUSTRIAIS (qumico, farmacutico, eletroeletrnico, metalrgico), COMERCIAIS (foto, cine e vdeo) e SERVIOS (transporte rodovirio de cargas, refeio-convnio, consultoria e educao superior). Professor universitrio nas reas de Planejamento Estratgico, Jogos de Empresas, Gesto de Riscos Empresariais, Tcnicas de Negociao e Tomada de Decises. Membro da ADESG Associao dos Diplomados da Escola Superior de Guerra, onde foi Diretor da Expresso Cientfica-Tecnolgica do Poder Nacional e Pesquisador da Diretoria Estadual de Pesquisas e Estudos Estratgicos. Membro instituidor da FAEPE Fundao de Altos Estudos de Poltica e Estratgia de Apoio Escola Superior de Guerra. Oficial R/2 de Cavalaria do Exrcito Milton R. Almeida mra030787@yahoo.com.br

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PROGRAMA
1 PERIGOS QUE NOS AMEAAM Percepo e compreenso das ameaas empresariais. Ameaas internas e externas: principais categorias. Conceitos de segurana e desenvolvimento de negcios. 2 PROTEO DA ORGANIZAO Gesto de Riscos e Continuidade de Negcios: conceitos e fundamentos. Estrutura bsica de um Plano de Continuidade de Negcios. Metodologias e formao de equipes de planejamento de segurana. 3 PREVENO DE RISCOS Identificao de ameaas e probabilidades de ocorrncia. Avaliao do poder destrutivo das ameaas: elaborao de cenrios prospectivos. Anlise de vulnerabilidades empresariais Polticas e estratgias de preveno de riscos 4 REAO A CRISES Estratgias de resposta imediata s emergncias. Plano de Emergncias: um guia para o enfrentamento de crises. 5 CONTINUIDADE DE NEGCIOS Estratgias de continuidade operacional e comercial do negcio. Plano de Continuidade de Negcios: componentes, estrutura, polticas e estratgias.
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Ningum sabe onde nem quando acontecer a prxima crise. Nem de que tipo e gravidade ela ser. Mas devemos ficar preparados e esperar pelo inesperado. Preparados para prevenir e enfrentar a emergncia. Reconstruir o que for destruido. Reiniciar o que foi interrompido. Assegurar a continuidade da vida e dos negcios.

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Parte 1

O mundo um lugar perigoso


Percepo e compreenso dos perigos Ameaas internas e externas: principais categorias

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Sua empresa est preparada para emergncias?

Apenas 6% das empresas que experimentam uma situao de desastre conseguem sobreviver.

Voc est preparado?


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Necessidade de percepo correta


Segurana e Desenvolvimento sustentveis de negcios dependem da percepo que os dirigentes tm dos elementos de perigo e das aes que executam para enfrent-los. Como voc enxerga o ambiente estratgico? Que processos de Inteligncia utiliza? Como toma decises? Como planeja? Como executa as aes planejadas?

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Viver perigoso!

Todos sistemas humanos contm o bem e o mal. A convivncia com a Morte torna-se inevitvel. Apenas naes, organizaes ou pessoas com APTIDES ESTRATGICAS adequadas conseguiro sobreviver. Saber ANTECIPAR OS PERIGOS e preparar-se para REAGIR CORRETAMENTE a eles o que faz a diferena entre o sucesso e o fracasso.

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Manter a mente aberta


O MAIOR ERRO que podemos cometer NO NOS PREPARARMOS para o IMPREVISVEL. Porque o IMPREVISVEL ACONTECE DE REPENTE Se no entendermos os PROCESSOS que esto em curso, no saberemos gerenciar, efetivamente, as potenciais ameaas.

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Saber ver com exatido o potencial de perigo das situaes o que nos ensina a Arte da Guerra.

No h nenhum perigo vista!

O pior cego o que est seguro e convicto de que v.


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Parania pode ser coisa boa

Planeje para o pior cenrio

O que aconteceria se seus principais sistemas parassem? E se os equipamentos fossem completamente destrudos? Onde voc conseguiria novos equipamentos? Com que rapidez? De onde viria o dinheiro necessrio? Como voc obteria o dinheiro se seus registros bancrios e contbeis estiverem destrudos? Estime os custos de uma reconstruo, ento assegure-se de ter suficientes fundos ou cobertura de seguro.
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Espere pelo inesperado


A segurana de uma organizao fundamental num mundo incerto.
O planejamento da continuidade de negcios to importante para as pequenas empresas como para as grandes corporaes. Os planos devem ser simples mas eficazes, compreensivos e ajustados s necessidades de cada organizao. responsabilidade dos dirigentes zelar pela segurana e desenvolvimento da organizao e das pessoas que nelas trabalham.
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Prepare-se antecipadamente para no ser surpreendido!

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Ameaas internas e externas

Atividades dolosas Desastres naturais Desastres tecnolgicos

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ATIVIDADES DOLOSAS
FRAUDE ROUBO CHANTAGEM SABOTAGEM VANDALISMO Executadas mais facilmente por pessoas de dentro da organizao, motivadas por ganhos financeiros, insatisfao ou vingana. TERRORISMO O terrorismo um risco real e deve ser previsto nos planos de segurana da organizao. Algumas formas de terrorismo (por exemplo: contaminao qumica ou biolgica) pode deixar intactas as instalaes mas inacessveis por um longo perodo de tempo. Quanto mais cedo um ataque for identificado, melhores sero as chances de preveno, resposta e recuperao dos negcios.
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DESASTRES NATURAIS

FOGO (provocado por raios, calor excessivo, etc.) INUNDAES FORTES TEMPESTADES FURACES TORNADOS Podem provocar perdas de vidas, equipamentos, instalaes e dados.

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DESASTRES TECNOLGICOS
VAZAMENTO DE PRODUTOS QUMICOS FALHAS NAS COMUNICAES OU TELECOMUNICAES FALTA DE ENERGIA ELTRICA FALTA DE GS FALHAS DE EQUIPAMENTOS E MQUINAS FALHAS DE COMPUTADORES E SOFTWARES FALHAS NOS SISTEMAS DE TRANSPORTES AREO, RODOVIRIO, MARTIMO. FALHAS DE FORNECEDORES E PRESTADORES DE SERVIOS POLUIO (AR, GUA, SOLO)

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Parte 2

A proteo da organizao

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Organizaes existem para fornecer produtos e servios para seus clientes. Mas convivem com a possibilidade de enfrentar eventos, de natureza diversificada, que podem interromper suas operaes...

NATURAIS Terremoto Enchente Tempestades Calor elevado Interferncia eltrica HUMANAS Incndios florestais Infestao de roedores/insetos Vazamento Qumico Doenas epidmicas

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AMBIENTAIS

HUMANAS
INTENCIONAIS Sabotagem Espionagem Acesso indevido Roubos Ameaa de bomba Divulgao indevida Extorso NO INTENCIONAIS Erro administrativo Omisso Erro humano

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PLANO DE SEGURANA E DESENVOLVIMENTO SUSTENTVEL DE NEGCIOS Ou, simplesmente,

PLANO DE CONTINUIDADE DE NEGCIOS (PCN)


um guia de ao, por escrito, que estabelece polticas e estratgias para manter ou reiniciar um negcio no caso de uma emergncia ou situao crtica. O PCN varia de uma organizao para outra, devendo cada uma avaliar seu ambiente operacional e circunstncias especficas para desenvolver um adequado Plano de Continuidade.

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Quem faz o plano


Planejamento de continuidade do negcio mais do que proteo e recuperao da tecnologia; a proteo e recuperao global dos negcios. E, se desejamos que a organizao sobreviva e prospere, todas as funes e pessoas devem estar envolvidas e comprometidas com a preveno e resposta s crises e a recuperao da empresa e dos negcios.

CEO Produo Finanas Marketing Vendas Logstica

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INTEGRAO E COORDENAO DOS COMPONENTES DO PCN Cada funo pode contribuir, individualmente, para a proteo da organizao e de sua linha de negcio. Entretanto, a obteno de eficincia e eficcia ir exigir a integrao e coordenao de suas aes com as das demais funes, atravs de um programa detalhado de gesto de crises e continuidade do negcio.
DOUTRINAS
TR EIN AM EN TO
O A NIZ GA OR

SO ES P

AS

Cada funo organizacional dever ser estruturada, orientada e receber os recursos adequados para enfrentar as ameaas e riscos dentro de seu ambiente de operao.
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Parte 3

Gesto de Crises e Continuidade de Negcios

Conceitos e fundamentos
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S RE DE L

MATERIAIS

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O TERMO GESTO DE CRISES E CONTINUIDADE DE NEGCIOS


Devido s diversas inconsistncias nas ? terminologias encontradas na rana ios? Segu Negc contempornea literatura de negcios, o de de uida Security? termo hbrido Gesto de Crises e Contin fety? Sa Continuidade de Negcios (Business ento? Desenvolvim Crisis and Continuity Management BCCM) Gesto de Crises? foi criado e introduzido para definir um amplo processo estratgico organizacional. necessrio lembrar que, mesmo com a criao deste termo, muito se usa, na prtica ou em publicaes, os termos gesto de crises ou continuidade de negcios, separada ou alternadamente, para definir as mltiplas funes e processos relacionados preveno, reduo ou resposta s situaes que podem provocar o colapso de uma organizao.

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Organizaes baseadas nos Estados Unidos, como a DRII Disaster research Institute International; ASIS International e a ACP Association of Contingency Planners usam os termos Gesto de Continuidade de Negcios (Business Continuity Management) ou Planejamento de Continuidade de Negcios (Business Continuity Planning) como o guarda-chuva para mltiplas funes e processos abrangendo o gerenciamento de crises. No Reino Unido, o Business Continuity Institute tambm emprega o termo Business Continuity Management em seus programas. Entretanto, especialistas renomados como Ian Mitroff e Stephan Fink enfatizam a gerncia de crise como a estrutura e condies unificadores para a proteo estratgica do negcio, a resposta e recuperao de crises. E incluem a continuidade do negcio como uma das muitas funes suportadas.

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Apesar da diferena entre as terminologias de gesto de crises e continuidade de negcios, h pouca discordncia na literatura sobre a necessidade desses conceitos estarem integrados para assegurar a segurana e desenvolvimento sustentvel da organizao.

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O livro Business Continuity Management: Good Practices Guidelines (Gesto da Continuidade de Negcios: Guia das Boas Prticas) explica as terminologias definindo:

Gesto de Crises? Gesto de Continuidade?

Gesto de Crises e Gesto da Continuidade de Negcios no so vistas como mutuamente restritivas, embora possam ser realizadas isoladamente, dependendo do tipo de evento. totalmente reconhecido que ambas fazem parte de um processo contnuo de negcios e, freqentemente, uma no encontrada sem a outra. (Smith, 2002)

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Em uma tentativa de enfatizar a interrelao e igual importncia da Gesto de Crises e Gesto da Continuidade de Negcios, foi escolhida a denominao Gesto de Crises e Continuidade de Negcios como unificadora dos conceitos, e recebeu a seguinte definio: Gesto de Crises e Continuidade de Negcios Prticas de gesto de negcios que proporcionam o foco e orientao para a deciso e ao necessrias para que um negcio previna-se, prepare-se, responda a, retome, refaa-se e transforme-se diante de um evento ou crise disruptiva, de uma maneira consistente com seus objetivos estratgicos. (Shaw e Harrald, 2004)

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A EVOLUO DA GESTO DE CRISES E CONTINUIDADE DE NEGCIOS


CONCORRENTES FUNCIONRIOS CLIENTES EMPRESA COMUNIDADE FORNECEDORES GOVERNO ALIADOS

A Gesto de Crises e Continuidade de Negcios, hoje uma reconhecida atividade de negcios, evoluiu, nos ltimos vinte anos, de uma tecnologia centrada na recuperao psdesastres e proteo de dados para uma atividade com viso mais ampla de segurana e sustentabilidade de negcios.

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Elementos do Planejamento da Continuidade de Negcios

EMERGNCIA

Preveno Preveno

Reao Reao

Resposta Resposta

Recuperao Recuperao

POLTICAS LIDERANA
Comprometimento e responsabilidade Orientaes a serem seguidas

ORGANIZAO
Estrutura e processos

CULTURA
Valores e comportamentos

Estrutura de desempenho RECURSOS


Materiais, humanos, financeiros

TREINAMENTO
Melhoria da prtica

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Parte 4

Preveno de Crises
Identificao de ameaas e de seu potencial destrutivo Elaborao de Estratgias preventivas

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PREVENO DE CRISES

Nossas organizaes esto preparadas?


Em seu livro GERENCIANDO CRISES ANTES QUE ELAS ACONTEAM, de 2001, Mitroff atualizou suas concluses e estabeleceu que: A grande maioria das organizaes e instituies no foram desenhadas para antecipar crises ou gerenci-las efetivamente, uma vez que venham a ocorrer. Nem a mecnica nem as habilidades e conhecimentos bsicos esto estabelecidos para a correta e eficaz gesto de crises. (Mitroff, 2001) As concluses de Mitroff so fundamentadas por pesquisa realizada pela Gartner Inc. e pela Society for Information Management, onde se observou que: Menos de 25% das 2000 empresas globais (Global 2000) investiram num compreensivo plano de continuidade de negcios. (Gartner, 2002)

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Mas a tendncia na aceitao dos conceitos de Gesto de Riscos e Continuidade de Negcios est mudando. As novas ameaas naturais, tecnolgicas e humanas, a complexidade do ambiente competitivo, a necessidade de novas formas de gesto empresarial e a presso da opinio pblica exigem uma nova abordagem de Administrao de Empresas e, em conseqncia, uma nova abordagem na gesto de crises e continuidade de negcios. Furaces (Andrew, 1992; Katrina, 2005), terremotos, maremotos (Tsunami, 2004), derramamento de leo (Exxon Valdez, 1989), liberao qumica (Bhopal, 1984), ataques terroristas (World Trade Center, 1993/2001; Metr Espanhol, Metr Ingls, 2005), caso do envenenamento do Tylenol, 1982, enfatizam a necessidade de preparar as organizaes para o enfrentamento de perigos diversos e para a necessidade de coordenao e cooperao dentro e entre organizaes privadas e governamentais, de todas as reas e nveis.
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As organizaes devem desenvolver cenrios com ameaas reais que possam provocar o colapso do negcio, incapacitando seus processos de trabalho e competncias para atender s necessidades de seus clientes, internos e externos, e outros parceiros de negcios. Ameaas podem assumir vrias formas, incluindo atividades dolosas, desastres naturais ou tecnolgicos.

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O importante o impacto sobre a sua organizao.


Onde for possvel, as ameaas devem ser avaliadas com base em seu impacto sobre a organizao, no com base em sua natureza. Por exemplo, os efeitos de certos cenrios de ameaas podem ser minimizados como perigos para a organizao por afetarem apenas reas geogrficas, reas de trabalho, instalaes ou sistemas especficos Adicionalmente, a magnitude do colapso empresarial deve considerar uma ampla variedade de cenrios de ameaa, baseado em conhecimentos prticos e potenciais eventos e circunstncias.
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Anlise de ameaas
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 VANDALISMO

uma fase crtica de avaliao e ter efeitos significativos na continuidade do planejamento. Se os cenrios de ameaas forem muito limitados, o resultado ser um PCN inadequado.

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Conseqncias ou vtimas

As perguntas-chave Para que tipos de acontecimentos devemos estar preparados? Quais suas probabilidades de ocorrncia e poder de danos?

TERREMOTO

A fase de Anlise de Ameaas identifica os potenciais impactos de eventos no especficos, no controlados, sobre as atividades da organizao.

Probabilidade de ocorrncia

FALTA DE ENERGIA

AMEAAS
VAZAMENTO QUMICO

ROUBOS

INCNDIO

ENCHENTES

GUERRA

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Parte 5

Reao a Crises

Estratgias de respostas e neutralizao de perigos


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Nova percepo da Segurana de Negcios

Os trgicos eventos de 11 de setembro de 2001 e as implicaes, diretas e indiretas, para os negcios. Reforaram ainda mais a necessidade empresarial da ampla e integrada coordenao das mltiplas funes para a Gesto de Crises e Continuidade Negcios.

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Probabilidade de ocorrncia

VAZAMENTO QUMICO

INCNDIO

ENCHENTES

A empresa deve estabelecer prioridades de recuperao para os processos do negcio, identificando o pessoal essencial, as tecnologias, a infra-estrutura, os sistemas de comunicaes, registros e dados vitais.

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BAIXO MDIO NECESSIDADE DE RECURSOS

ALTO

TERREMOTO

GUERRA

Determinao de recursos para enfrentar as ameaas

VANDALISMO

FALTA DE ENERGIA

AMEAAS

ROUBOS

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VANDALISMO

Probabilidade de ocorrncia

FALTA DE ENERGIA

Determinao de custos

AMEAAS
VAZAMENTO QUMICO

ROUBOS

INCNDIO

ENCHENTES

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CUSTOS

BAIXO MDIO

NECESSIDADES DE RECURSOS

ALTO

TERREMOTO

GUERRA

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Parte 6

Simulaes
Desenvolvimento e conduo de exerccios para a prtica de gerenciamento de crises e continuidade de negcios Criao e conduo de um cenrio simulado de interrupo de negcios Reviso e aperfeioar o Plano de Continuidade de Negcios baseado nos resultados das simulaes.
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Importncia da simulao
Ter um Plano de Continuidade de Negcios no testado pode ser pior que no ter plano algum. E o meio de uma crise no o melhor momento para descobrir que o plano existente no atende s necessidades da empresa.

Condies realsticas
O PCN deve ser testado dentro de modelos que representem as condies reais de sua aplicao para que seja funcional diante de uma crise real.

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Abordagem
importante que todas as partes crticas das operaes da organizao estejam includas no PCN e sejam arduamente testadas. As polticas e procedimentos estabelecidas para cada funo empresarial devem ser testadas para que se assegure sua validade e relevncia. Isso significa que devem ser modeladas e simuladas diferentes situaes de interrupes de negcios.

Tcnicas de Simulao
Dentre as vrias tcnicas para testar o PCN, usaremos: Sala de Situao Jogos de Crises (Wargaming)

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Sala de Situao
Neste exerccio os participantes aprendem a criar uma Sala de Situao para solucionar crises. Utilizando vrias dinmicas de grupo para obteno de informaes e gerao de decises, discutem a situao crtica apresentada e verificam se o PCN est devidamente ajustado para responder ao tipo de crise em discusso. A simulao da Sala de Situao testa a necessidade de INCLUSO de novas polticas e procedimentos para enfrentar a situao apresentada. Exemplo: a organizao deseja incluir em seu PCN polticas e procedimentos para situaes de incndio em seus escritrios. Como devem agir os funcionrios? Como ser o plano de abandono de reas? Quem sero os responsveis?

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Jogos de Crises (Wargaming)


Simulam a ocorrncia de situaes ou potenciais ameaas e avaliam a EFICCIA das polticas e processos estabelecidos no PCN atual. Exemplo: Uma forte epidemia de gripe afetou 50% dos funcionrios da organizao e interrompeu suas operaes. O PCN prev este tipo de situao e contm instrues sobre como os demais funcionrios devem continuar trabalhando? Se sim, o PCN ser eficaz caso este tipo de situao venha a ocorrer? Se no, como o PCN dever ser modificado para tornar-se adequado ao enfrentamento da situao?

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Diferenas entre Salas de Situao e Jogos de Crises


As Salas de Situao imaginam a existncia ou ocorrncia de potenciais ameaas e criam antecipadamente normas e procedimentos para enfrent-las. Os Jogos de Crises avaliam a eficcia das atuais polticas e procedimentos do PCN simulando a ocorrncia das ameaas. Proporcionam uma avaliao mais detalhada que as Salas de Situao pois colocam os participantes diante de situaes crticas mais reais. Exemplos Num exerccio de falha de computadores, no exerccio de Sala de Situao os participantes imaginam a situao de colapso. No Jogo de Crise os participantes vo at s instalaes, simulam a parada do equipamento e o retorno normalidade operacional.

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Lies aprendidas
Como parte do processo de avaliao do Plano de Continuidade de Negcios, os participantes fazem uma reavaliao do PCN e das falhas e acertos ocorridos durante as simulaes. Tambm sero consideradas a realidade e relevncia dos testes efetuados. Os resultados ajudaro a estruturar testes mais eficientes para o futuro e melhorar o Plano de Continuidade de Negcios.

Manuteno do PCN
Realizar apenas um teste para avaliar o PCN no suficiente, mesmo que tenha sido realstico, relevante e includo um grande nmero de tipos de interrupes de negcios

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Atualizao constante do Plano de Continuidade de Negcios


Para manter seu PCN Plano de Continuidade de Negcios atualizado, voc dever realizar testes peridicos. Sua organizao no est parada. Mudanas ocorrem a todo momento. Produtos e servios mudam, assim como seus mtodos de entrega. necessrio que o PCN esteja sintonizado com essas mudanas para que possa ser utilizado na ocorrncia de uma interrupo do negcio. A atualizao parte crtica do Plano de Continuidade de Negcios e deve ser programada regularmente.

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Exerccios Situacionais
O propsito das simulaes aperfeioar a prtica de aes estabelecidas no PCN Plano de Continuidade de Negcios e avaliar a eficcia das polticas e estratgias propostas. Por aproximadamente duas horas simularemos o enfrentamento de alguns eventos que podem provocar a parada e colapso de uma organizao.

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Orientao para as simulaes


O cenrio de interrupo de negcios ter trs fases: reao ao evento, resposta e recuperao do negcio. 1 - Reao (3 a 5 minutos) Cada participante tomar conhecimento da situao em seu escritrio e dever reagir simulando como se estivesse numa situao real. Isto poder incluir abandonar o prdio, se necessrio, se houverem condies ou instrues para isso. Quando instrudo, leia a continuao do cenrio e responda situao de emergncia como normalmente o faria. 2 Resposta (10 minutos) Voc deve reagir de modo pessoal (cuidando de suas necessidades pessoais) tanto como profissional (cuidando dos interesses da organizao) 3 Recuperao (45 minutos) Os membros do grupo devem determinar que medidas tomariam para restabelecer a normalidade do ambiente de trabalho. Voc ler a continuao da situao e escrever suas decises para restabelecer a normalidade do negcio.

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Aps as respostas individuais, o grupo discutir as respostas apresentadas, os problemas encontrados e como o PCN Plano de Continuidade de Negcios poder auxili-los a prevenir e reagir diante situaes de emergncia e como restabelecer a normalidade do negcio. O sucesso deste exerccio depende de suas respostas abertas e sinceras s situaes dos cenrios apresentados, alm de sua clareza e objetividade para explanar o que aconteceu e o que poderia ter sido feito. Grato por sua colaborao e participao.

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Simulao 1 - Enchente
Uma enchente atingiu sua empresa e afetou todos os sistemas e equipamentos localizados no andar trreo e sub-solo. Nenhum dos equipamentos ou sistemas relacionados podero ser utilizados durante os testes. Assuma, tambm, que vrios cabos eltricos e de comunicaes tambm foram afetados e esto inoperantes. No esquea de verificar se os procedimentos de evacuao existentes na empresa so adequados para este tipo de situao. O que voc dever fazer?
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Outros exerccios simulados


TORNADO FURACO TERREMOTO TEMPESTADES ELTRICAS INCNDIO CONTAMINAO ALIMENTAR CONTAMINAO QUMICA OU RADIOATIVA EPIDEMIA ATOS DE TERRORISMO PERDA DE REGISTROS OU DADOS PUBLICIDADE NEGATIVA ATO DE SABOTAGEM ROUBO SEQESTRO FALTA DE ENERGIA ELTRICA (BLECAUTE) GREVE DE TRANSPORTES FALTA DE GUA FALHA NOS SERVIOS DE COMUNICAES FALHA INTERNA DE ENERGIA CYBERCRIME VIZINHANA PERIGOSA

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THEEsperamos que os ensinamentos aqui apresentados sejam teis QUEST FOR SAFE HEALTH CARE

nas suas atividades pessoais e profissionais, ajudando a perceber os perigos existentes em todas as atividades humanas e a determinar as maneiras de evit-los ou super-los.

Esteja sempre alerta e preparado!

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